La plupart des équipes n'ont pas de problème de communication.
Ils sont confrontés à un problème de fragmentation de la communication.
Les mises à jour se font sur Slack. Les décisions se prennent par messagerie privée. Les fichiers sont envoyés par e-mail. Le statut est dans la tête de quelqu'un. Et d'une manière ou d'une autre, la seule chose que vous ne trouvez jamais est le message dont vous avez réellement besoin.
Les équipes consacrent 60 % de leur temps à des tâches administratives : vérification du statut des projets, recherche de contexte, changement d'outils et suivis répétés. La dispersion des communications est ce qui fait que ce nombre devient peu à peu la norme.
À propos de moi : ClickUp Verified Consultant et expert en architecture de solutions
Je m'appelle Christopher Day, je suis le fondateur et l'architecte en chef d'Upicent , une agence d'architecture de solutions spécialisée dans la création d'environnements de travail ClickUp pour les entreprises de toutes tailles.
Lors d'un récent webinaire de la communauté ClickUp, j'ai partagé comment mon équipe utilise ClickUp Chat pour remédier à la dispersion des communications.
Ce point de vue est le fruit de plusieurs années passées à créer des environnements de travail et des modèles ClickUp pour de vraies équipes, et non pas seulement de la théorie. Notre approche du chat est donc fondée sur la conception de flux de travail.
Le problème : fragmentation des communications entre les outils et les canaux
Comme beaucoup d'équipes, notre agence a commencé par utiliser Slack. Les messages, les mises à jour et les décisions circulaient entre les fils de discussion, tandis que le travail proprement dit se faisait ailleurs.
Cela signifiait :
- Les informations cruciales étaient dispersées entre plusieurs outils (et nous étions confrontés à une prolifération des tâches ).
- Les discussions n'étaient pas reliées de manière fiable aux tâches et aux modèles auxquels elles avaient une incidence.
- Les membres de l'équipe travaillant à distance dans différents fuseaux horaires avaient du mal à savoir qui était disponible et à quel moment.
L'approche : migrer vers une plateforme unifiée de communication et de collaboration pour les équipes
Lorsque ClickUp Chat a été lancé, je l'ai examiné en détail et j'ai rapidement compris tout le potentiel qu'il représentait pour regrouper la communication et les tâches, les documents et les modèles sur une même plateforme. Nous avons provisoirement migré de Slack vers ClickUp Chat, et nous ne l'avons jamais regretté.
Si vous êtes curieux, voici un aperçu du fonctionnement de ClickUp Chat :
Mais le véritable avantage pour nous ne réside pas simplement dans le fait d'avoir notre « chat intégré à ClickUp ». Non, c'est bien plus que cela.
ClickUp nous a offert un environnement de travail convergent basé sur l'IA , où les discussions, le travail et le contexte sont tous connectés par défaut.
Dans un tel système, un message n'est pas seulement un message. Il peut renvoyer directement à une tâche, extraire un document, déclencher une automatisation ou devenir le point de départ d'un travail concret. Personne n'a à perdre de temps à copier des liens entre différents outils ou à répéter cinq fois le même contexte.
Et grâce à l'IA contextuelle de ClickUp, ClickUp Brain, votre environnement de travail n'est plus seulement un lieu de stockage des communications. C'est un lieu où l'IA comprend réellement les communications, les résume et aide votre équipe à agir plus rapidement.
C'est là toute la différence entre une simple application de chat et une application conçue pour éliminer à la racine la fragmentation des communications.
Bien faire les choses : commencez par l'architecture de l'environnement de travail, pas par les canaux de discussion
L'architecture de l'environnement de travail est à la fois le point de départ et le point d'arrivée de votre expérience ClickUp.
L'architecture de l'environnement de travail est à la fois le point de départ et le point d'arrivée de votre expérience ClickUp.
Mon mantra est simple : l'architecture de votre environnement de travail doit déterminer votre stratégie de chat.
Si vous n'êtes pas encore un ClickUp Power User, voici la manière la plus simple d'appréhender l'architecture de ClickUp (ou hiérarchie de projet ) :
- Un espace correspond à un service ou à une fonction principale (marketing, livraison, produit, travail client).
- Un dossier est comparable à un programme ou à un flux de travail au sein de cet espace (campagnes, Sprints, intégration).
- Une liste est l'endroit où le travail réel est organisé (backlog, demandes, tâches, bugs).
La plupart des équipes font l'inverse. Elles commencent par le chat. Elles créent une longue liste de canaux tels que #annonces, #bugs, #aléatoire, #demandes-clients... et ce n'est que plus tard qu'elles essaient de relier ces discussions au travail.
C'est ainsi que commence la dispersion des communications.
Associez la hiérarchie de projets intégrée à ClickUp à Chat.
Dans ClickUp, l'hiérarchie et ClickUp Chat cohabitent dans une seule barre latérale.
Chaque espace, dossier et liste peut disposer de son propre canal de discussion dédié.
Il est « inactif » par défaut, mais il est là quand vous en avez besoin. Dès que vous cliquez sur Ajouter un canal, cet emplacement précis devient le lieu d'une discussion ciblée liée au travail réel.
Voici pourquoi cela est important :
- Les canaux héritent automatiquement du partage et des permissionsSi une personne n'a pas accès au travail, elle ne voit pas le canal. Pas d'invitations séparées. Pas de contrôle manuel.
- Les bonnes personnes reçoivent les bonnes mises à jour, comme prévuVous suivez l'espace/le dossier/la liste dans lequel/laquelle vous travaillez réellement, et les membres du canal correspondent naturellement aux personnes qui peuvent agir.
- Le chat reflète enfin la structure du travailLa communication fait désormais partie intégrante de l'environnement de travail, et non plus un univers parallèle où les décisions sont prises puis oubliées.
Lorsque vous organisez le chat en fonction de la forme du travail, les équipes passent moins de temps à trier les messages et plus de temps à faire avancer les projets.
Transformez les emplacements importants en canaux dédiés
Au cours du webinaire, nous avons fait une démonstration à l'aide de la section Produits numériques de notre environnement de travail, qui est essentiellement l'endroit où l'équipe crée et gère nos modèles ClickUp.
Normalement, les équipes gèrent cela en créant un canal général #product-announcements dans Slack (ou tout autre outil de chat qu'elles utilisent). Le problème est que ce canal est éloigné du travail réel. Il devient un autre flux d'informations que les gens parcourent rapidement, manquent ou oublient de relier aux tâches.
Nous avons donc opté pour une solution plus simple au sein de ClickUp :
- Création d'une liste dédiée aux annonces dans notre espace Produits numériques.
- Cliquez sur Ajouter un canal dans cette liste pour créer instantanément un canal de discussion associé à celle-ci.
- Il a ajouté les bonnes personnes en tant qu'abonnés, afin que seule l'équipe responsable de ce travail puisse le voir.
Désormais, toutes les annonces concernant nos produits numériques apparaissent au même endroit que celui où le travail sur les produits est structuré.
Faites en sorte que les membres du canal correspondent à ceux qui peuvent agir sur les messages.
Les canaux étant liés à des emplacements, les personnes qui peuvent voir et suivre un canal sont déjà définies par les paramètres de partage de l'environnement de travail. Nous utilisons cette fonctionnalité pour que les communications restent à la fois ciblées et faciles à trouver :
- Toute personne ayant accès à l'espace, au dossier ou à la liste peut suivre le canal.
- Une fois ajoutés en tant qu'abonnés, ils voient toutes les mises à jour sans avoir besoin d'un canal Slack séparé accessible uniquement sur invitation.
- Les nouveaux membres de l'équipe peuvent immédiatement se familiariser avec le contexte historique en parcourant le canal lié à l'emplacement auquel ils viennent d'accéder.
💡 Conseil de pro : lorsque de nouvelles personnes rejoignent un canal, ne les obligez pas à faire défiler des semaines de messages pour essayer de comprendre la situation. Utilisez AI CatchUp dans ClickUp Chat pour résumer instantanément ce qu'elles ont manqué (décisions clés, priorités actuelles et fils de discussion ouverts) afin qu'elles puissent rapidement comprendre le contexte et commencer à contribuer sans avoir à demander un récapitulatif à l'équipe.
Comment associer les discussions au travail grâce aux relations entre tâches dans ClickUp
Nous nous appuyons sur les relations entre les tâches pour nous assurer que le chat reste connecté au travail dont il est question.
Si vous découvrez ClickUp, voici une version simplifiée : une relation entre tâches est simplement un moyen de relier deux éléments de travail afin que le contexte reste cohérent. Au lieu d'une discussion isolée dans un outil de chat, ClickUp vous permet de relier cette discussion à la tâche concernée, afin que le message ne se perde pas dès que le fil de discussion s'arrête.
Dans ce webinaire, vous me verrez me plonger dans un environnement de travail en version alpha où mon équipe assemble des modèles avancés pour notre future place de marché, allant des environnements Scrum agiles avec feuilles de route et cérémonies aux systèmes de tickets internes et hubs d'assistance.
Lorsqu'un membre de l'équipe enregistre une mise à jour vidéo sur un modèle (par exemple, un guide détaillé de démarrage pour un modèle de projet Scrum agile), nous :
- Partagez la mise à jour vidéo dans le canal de discussion approprié.
- Utilisez Relations pour lier ce message directement à la tâche spécifique (par exemple, la tâche Guide de démarrage).
- Laissez ClickUp regrouper ces messages dans le flux d'activité de la tâche.
Cela signifie que toute personne ouvrant la tâche plus tard voit :
- Les détails et les champs des tâches
- Messages et mises à jour vidéo connexes au même endroit
- Un compte rendu clair de ce qui a été discuté, de ce qui a changé et pourquoi.
C'est l'un des moyens les plus simples de réduire à long terme la dispersion des communications. Cela transforme le chat d'une discussion éphémère en un contexte durable qui accompagne le travail.
📮ClickUp Insight : 75 % des personnes interrogées déclarent que le fait d'ouvrir leur messagerie chaque matin leur permet de se mettre plus facilement dans le bain. Les autres décrivent cette tâche comme un deuxième travail !
Le paradoxe ? Le chat semble avoir une certaine productivité jusqu'à ce que vous réalisiez que vous passez la moitié de votre journée à faire défiler, rechercher ou relire de longs fils de discussion décousus.
Nous avons rendu le chat trop rapide pour le contexte et trop fragmenté pour permettre un suivi clair. ClickUp Chat permet de recentrer l'attention. Il ancre les discussions dans le travail réel, où un message peut instantanément devenir une tâche, un suivi ou un point de décision. ClickUp Brain les résume également, car votre travail et votre chat sont enfin connectés !
Comment utiliser les automatisations et l'IA pour ne plus avoir à vous répéter dans ClickUp Chat
⚡️ Voici l'un de mes meilleurs conseils (même s'il est un peu sournois !) : laissez les automatisations et l'IA de ClickUp se charger de résumer, notifier et répondre dans la mesure du possible dans vos canaux de chat. Ainsi, votre équipe pourra se concentrer sur les décisions à prendre plutôt que de passer son temps à rechercher des informations.
Deux schémas se dégagent :
Documents alimentés par l'IA à partir de mentions
Nous pouvons créer de petites « équipes IA » ou des règles qui surveillent la mention d'un document IA spécifique dans une tâche. Lorsque cela se produit, ClickUp génère un résumé pour cette tâche, rassemblant les détails clés et les activités réalisées jusqu'à présent.
Cela s'avère particulièrement utile lorsqu'une tâche nécessite de nombreux échanges. Au lieu de faire défiler les mises à jour et les commentaires, vous obtenez un document clair qui reprend l'essentiel.
Agents Autopilot dans les canaux
Dans certains canaux (par exemple, un canal dédié au développement web), nous pouvons activer les agents Autopilot afin que, lorsqu'un message est publié, l'agent y réponde automatiquement.
Cette réponse pourrait :
- Mettez en évidence ce qui se passe dans les tâches connexes.
- Réponses aux questions fréquentes
- Dirigez quelqu'un vers le bon document ou la prochaine étape
Ainsi, les gens obtiennent de l'aide sur le moment, sans que quelqu'un de l'équipe ait besoin d'interrompre ce qu'il est en train de faire pour répondre.
📚 En savoir plus : Ces modèles s'inscrivent dans la vision plus large de ClickUp en matière de gestion du travail basé sur l'IA, où des fonctionnalités telles que ClickUp Super Agents et ClickUp Brain aident les équipes à travailler de manière plus productive et à rester au fait des discussions qui évoluent rapidement.
Si vous envisagez de suivre cette voie, ces analyses approfondies vous seront utiles :
Comment utiliser ClickUp pour remédier à la dispersion des communications au sein des équipes à distance : le rituel des journaux quotidiens
Notre agence fonctionne entièrement à distance, avec des membres répartis sur plusieurs fuseaux horaires. Et dans une configuration distribuée, la dispersion des communications apparaît rapidement. Pour réduire les allers-retours et les messages du type « tu es là ? », nous avons mis en place un système de journaux quotidiens dans ClickUp.
Voici comment cela fonctionne :
- Dans notre espace Ressources humaines, nous avons créé une liste Journaux quotidiens dans le dossier Équipe.
- Chaque membre de l'équipe a une tâche spécifique dont il est responsable de la mise à jour.
- Cette tâche comprend des statuts personnalisés tels que En ligne, Travail intensif, En déplacement, Congés et Pause.
- Les automatisations surveillent les changements de statut et envoient un message à un canal de discussion dédié aux journaux quotidiens.
Ainsi, si je définis mon statut sur « Pause » pendant trente minutes, l'automatisation publie une mise à jour conviviale dans le canal « Daily Logs » (Journaux quotidiens) avec le nom de la tâche, son statut et sa durée, indiquant essentiellement : « Je suis en pause pour le moment, merci de ne pas me déranger. »
📌 Résultat : tous les membres de l'équipe peuvent voir instantanément qui est disponible pour un appel rapide, qui est concentré sur son travail et qui est hors ligne, sans inonder les canaux aléatoires de mises à jour de statut.
Pourquoi cela fonctionne si bien pour les équipes à distance
Ce modèle offre aux équipes à distance comme la nôtre un moyen simple de :
- Respectez le temps de concentration et les limites personnelles de chacun.
- Évitez de vous demander si quelqu'un est disponible pour un appel
- Conservez les mises à jour de statut dans un seul endroit prévisible au lieu de les disperser dans des messages privés.
Nous utilisons même ces statuts lorsque nous planifions des suivis dans d'autres canaux. Si quelqu'un est en pause ou absent du bureau, nous pouvons programmer un message pour son retour. Cela permet de garder une communication essentielle plutôt que constante.
Des messages éparpillés à un système de communication interne intentionnel : copiez cette installation ClickUp Chat
Notre approche de ClickUp Chat ne consiste pas tant à utiliser « un nouvel outil de messagerie » qu'à mettre en place un système de communication intentionnel qui reflète la structure de notre travail. Et vous pouvez vous aussi l'adopter !
- Commencez par concevoir une architecture claire de l'environnement de travail.
- Transformez les emplacements clés en canaux ciblés
- Utilisez une liste de journaux quotidiens pour assurer une présence à distance.
- Associez les messages clés aux tâches à l'aide des relations.
- Transformez les questions répétitives en un flux de travail wiki basé sur l'IA.
Ce système nous a aidés à passer d'une fragmentation de type Slack à une clarté optimisée par ClickUp.
Mais ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas besoin d'adopter tous les modèles à la fois. Commencez par vous poser la question suivante :
- Où disposons-nous déjà d'une hiérarchie solide (Espaces, Dossiers, Listes) qui mérite son propre canal ?
- Comment une liste de journaux quotidiens pourrait-elle aider notre équipe à distance à respecter les temps de concentration et de disponibilité ?
- Quels canaux à fort trafic pourraient bénéficier des relations entre tâches ou des agents automatiques afin que nous n'ayons pas à nous répéter constamment ?
Ensuite, répétez l'opération à partir de là.
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Christopher est le fondateur d'Upficient, un fournisseur indépendant de solutions ClickUp qui propose des solutions ClickUp performantes à des entreprises de toutes tailles à travers le monde. L'entreprise dispose également d'une boutique en ligne proposant des modèles ClickUp (des systèmes d'exploitation OKR et EOS aux environnements de projet agiles et aux hubs d'assistance internes) destinés aux utilisateurs Business Plus et Enterprise.