Si presque tout le monde se retrouve à un moment ou à un autre dans un rôle de leadership, la gestion de projet implique des responsabilités uniques et parfois imprévisibles.
En tant que chef de projet et chef d'équipe, vous devez respecter les procédures et les opérations acceptées par votre entreprise, mais vous devez également être réceptif aux commentaires et adapter votre flux de travail si nécessaire.
C'est là que les modèles de gestion de projet s'avèrent utiles !
Dans cet article, nous aborderons certaines méthodologies et astuces de gestion de projet qui vous aideront à relever tous les défis qui se présenteront à vous. Nous vous proposerons également un formidable modèle de gestion de projet dans ClickUp pour vous aider à y parvenir.
1. Définissez vos responsabilités
C'est Monday matin et vous avez trois entretiens avec des candidats potentiels.
Vous avez également 13 réunions avec les employés actuels, et le nombre d'e-mails dans votre boîte de réception dépasse le point de non-retour.
Comment faire pour rester cohérent ?
Commencez par visualiser vos principaux axes d'action en tant que manager. Décomposez systématiquement votre rôle global en éléments plus petits et plus faciles à gérer.
La hiérarchie de ClickUp simplifie ce processus. Vous pouvez créer des projets pour chaque groupe que vous gérez au sein d'un espace central. Ensuite, utilisez vos listes dans chaque projet pour décomposer les différentes composantes du projet. Voici un exemple :
Espace : Gestion > Projet : Personnel > Listes : Employé 1, Employé 2, etc.
La plateforme propose même des modèles de projet prêts à l'emploi que vous pouvez directement intégrer à votre équipe pour vous lancer :
2. Suivez votre progression en temps réel
Parfois, fixer une date d'échéance pour un projet ou une tâche ne suffit pas. Lorsque vous devez gérer plusieurs missions déléguées à de grands groupes de personnes, il peut être très difficile de savoir où en est chaque projet.
La solution ? Trouvez un moyen d'obtenir des mises à jour instantanées de toute votre équipe au fur et à mesure que les changements se produisent.
Dans ClickUp, vous pouvez facilement configurer cela à l'aide de champs personnalisés.
Créez des colonnes de tâches uniques pour gérer les coordonnées, l'état d'avancement, les liens vers des documents importants, etc.
À mesure que les personnes assignées à la gestion des tâches mettent à jour ces entrées, vous pourrez obtenir un aperçu des flux de travail de chacun en un seul endroit :
Vous pouvez même créer des flux de travail de statut personnalisés pour chacun de vos projets. Vos collègues peuvent faire passer les tâches d'une phase à l'autre, ce qui vous permet de toujours savoir si tout se déroule comme prévu :
Une autre fonctionnalité importante de ClickUp à découvrir est les rapports.
Les rapports vous permettent de suivre facilement la progression de vos coéquipiers sous différents angles, dans une période donnée. Découvrez les tâches qui ont été réalisées, les éléments en retard, et bien plus encore :
Enfin, n'oubliez pas de vous intéresser à la fonctionnalité Portfolios de ClickUp. Les portfolios vous permettent de regrouper tous ces excellents plans dans un aperçu ultime et de haut niveau, afin que vous puissiez facilement suivre la progression et la santé de tout ce qui concerne votre équipe.
3. Planifiez toujours à l'avance
Une partie du travail de gestionnaire consiste à traiter de nombreuses demandes disparates. Que vous soyez responsable du recrutement et de la formation des nouvelles recrues, de la supervision d'une équipe commerciale ou de la planification d'un grand évènement, il est probable que vous soyez dans une position où beaucoup de vos collègues comptent sur vous pour agir.
Alors, comment répondre à toutes ces demandes en temps opportun, tout en continuant à faire preuve de la clarté et de la détermination dont vos coéquipiers ont besoin ?
Vous devez anticiper et prévoir le temps nécessaire pour mener à bien les tâches à faire. Déterminez quand un projet doit commencer, se terminer et tout ce qui se passe entre les deux.
Avec la vue temporelle de ClickUp, vous pouvez glisser-déposer des tâches non planifiées pour ajouter des dates de début et d'échéance directement dans votre Calendrier.
Vous pouvez également les classer par couleur en fonction de leur statut ou filtrer le Calendrier par personne assignée pour voir qui travaille sur quoi.
Vous ne savez pas quand planifier une tâche donnée ?
Essayez d'ajouter une estimation de durée pour indiquer combien de temps vous pensez que cela prendra pour achever la tâche. Cela vous aidera à mieux placer la tâche dans votre Calendrier lorsque vous serez prêt.
Conclusion
Quelle que soit l'étendue de vos responsabilités en matière de gestion, il existe toujours des outils que vous pouvez mettre en œuvre pour vous aider à en faire plus, plus rapidement. Au lieu d'essayer de suivre chaque tâche et chaque réunion sur des post-it (ou pire, dans votre tête), pourquoi ne pas synchroniser vos flux de travail sur une plateforme cohérente ?