Si presque tout le monde se retrouve à un moment ou à un autre dans un rôle de leadership, être chef de projet implique des responsabilités uniques et parfois imprévisibles.
En tant que chef de projet et chef d'équipe, vous devez respecter les procédures et les opérations acceptées par votre entreprise, mais vous devez également être réceptif aux commentaires et adapter votre flux de travail si nécessaire.
C'est là que les modèles de gestion de projet s'avèrent utiles !
Dans cet article, nous aborderons quelques méthodologies de gestion de projet et vous donnerons des conseils pour vous aider à relever tous les défis qui se présenteront à vous. Nous vous offrirons également un modèle de gestion de projet exceptionnel dans ClickUp pour vous aider à atteindre vos objectifs.
1. Définissez vos responsabilités
C'est lundi matin et vous avez trois entretiens avec des candidats potentiels.
Vous avez également 13 réunions avec des employés actuels, et le nombre d'e-mails dans votre boîte de réception dépasse le point de non-retour.
Comment faire pour y voir clair ?
Commencez par visualiser vos principaux axes d'action en tant que manager. Décomposez systématiquement votre rôle global en tâches plus petites et plus faciles à gérer.
La hiérarchie de ClickUp simplifie ce processus. Vous pouvez créer des projets pour chaque groupe que vous gérez au sein d'un espace central. Ensuite, utilisez vos listes dans chaque projet pour décomposer les différentes composantes du projet. Voici un exemple :
Espace : Gestion > Projet : Personnel > Listes : Employé 1, Employé 2, etc.
La plateforme propose même des modèles de projet prêts à l'emploi que vous pouvez ajouter directement à votre équipe pour vous lancer :
2. Suivez votre progression en temps réel
Parfois, définir une date d'échéance pour un projet ou une tâche ne suffit pas. Lorsque vous devez gérer plusieurs missions déléguées à de grands groupes de personnes, il peut être très difficile de savoir où en sont toutes les tâches.
La solution ? Trouvez un moyen d'obtenir des mises à jour instantanées de toute votre équipe au fur et à mesure que les changements surviennent.
Dans ClickUp, vous pouvez facilement configurer cela à l'aide de champs personnalisés.
Créez des colonnes de tâches uniques pour gérer les coordonnées, l'état d'avancement, les liens vers des documents importants, etc.
À mesure que les personnes assignées à une tâche mettent à jour les entrées de ces champs, vous obtenez un aperçu global des flux de travail de chacun en un seul endroit :
Vous pouvez même créer des flux de travail personnalisés pour chacun de vos projets. Vos collègues peuvent déplacer les tâches d'une phase à l'autre afin que vous sachiez toujours si tout se passe comme prévu :
Une autre fonctionnalité importante de ClickUp à découvrir est celle des rapports.
Les rapports facilitent le suivi de la progression de vos coéquipiers sous différents angles, au cours d'une période donnée. Découvrez les tâches qui ont été effectuées, les éléments en retard, et bien plus encore :
Enfin, n'oubliez pas de jeter un œil à la fonctionnalité Portfolios de ClickUp. Les portfolios vous permettent de regrouper tous ces excellents forfaits dans un aperçu global et détaillé, afin que vous puissiez facilement suivre la progression et la santé de tout ce qui se passe au sein de votre équipe.
3. Toujours planifier à l'avance
Une partie du travail d'un manager consiste à traiter de nombreuses demandes disparates. Que vous soyez responsable du recrutement et de la formation des nouvelles recrues, de la supervision d'une équipe commerciale ou de la planification d'un grand évènement, vous êtes probablement dans une position où beaucoup de vos collègues se tournent vers vous pour agir.
Alors, comment répondre à toutes ces demandes en temps voulu, tout en faisant preuve de la clarté et de la détermination dont vos coéquipiers ont besoin ?
Vous devez anticiper et prévoir le temps nécessaire pour accomplir les tâches. Déterminez quand un projet doit commencer, se terminer et tout ce qui se passe entre les deux.
Avec la vue Temps de ClickUp, vous pouvez glisser-déposer des tâches non planifiées pour ajouter des dates de début et d'échéance directement dans votre calendrier.
Vous pouvez également les coder par couleur en fonction de leur statut ou filtrer le calendrier par assigné pour voir qui travaille sur quoi.
Vous ne savez pas quand planifier une tâche donnée ?
Essayez d'ajouter une estimation de la durée nécessaire pour achever la tâche. Cela vous aidera à mieux la placer dans votre calendrier lorsque vous serez prêt.
Conclusion
Quelle que soit l'étendue de vos responsabilités en matière de gestion, il existe toujours des outils que vous pouvez mettre en œuvre pour vous aider à en faire plus, plus rapidement. Au lieu d'essayer de garder une trace de chaque tâche et réunion sur des notes autocollantes (ou pire, dans votre tête), pourquoi ne pas synchroniser vos flux de travail sur une plateforme cohérente ?