Du désert au bureau : la prolifération du travail est un phénomène universel
Il y a peu, je me suis rendu en Arabie saoudite pour participer à une réunion avec les dirigeants du premier constructeur de véhicules électriques du pays et du plus grand fonds souverain au monde. Ces organisations mènent des projets d'une ampleur difficilement imaginable : des stations de ski à 20 milliards de dollars, des villes de la forme cubique de la taille de douze Empire State Buildings. C'est fou, et c'est inspirant.
Mais ce qui m'a le plus frappé, ce n'est pas l'ampleur de leurs projets, mais l'ampleur de leurs défis. Où que vous soyez dans le monde, la prolifération des tâches est une force silencieuse qui freine les équipes. Que vous construisiez une ville futuriste ou que vous dirigiez une équipe commerciale aux États-Unis, les symptômes sont les mêmes : trop d'applications, de processus et de contextes qui s'échappent entre eux.
Il est incroyable de voir ClickUp fonctionner dans une partie du monde complètement différente, mais la réalité est que la dispersion du travail est omniprésente.
Nommer le problème : qu'est-ce que la dispersion du travail ?
La prolifération des tâches désigne la fragmentation des applications, des processus, du contexte et désormais de l'IA sur le lieu de travail entre des systèmes déconnectés, un défi de plus en plus courant pour les équipes modernes. Il s’agit d’un frein caché à la productivité, à l’innovation et à l’engagement. Nous estimons que cela coûte plus de 2 500 milliards de dollars à l’échelle mondiale en perte de productivité. Mais le coût réel est plus difficile à mesurer : la frustration, la fatigue et le sentiment que le travail est plus difficile qu’il ne devrait l’être.
Le caractère insidieux de la prolifération du travail réside dans le fait qu'elle se manifeste rarement de manière évidente. La plupart des gens ne la nomment pas ainsi, ils en ressentent simplement les symptômes : retards, frustration, chaos. Il faut une éternité pour terminer les tâches. Les gens sont frustrés. Il règne un sentiment général de fatigue et de retard. Mais derrière tout cela, la cause profonde est toujours la même : des outils déconnectés, des processus incohérents, un contexte manquant.
Ma première bataille contre la prolifération du travail : les années Snowflake
J'ai découvert le travail dispersé chez Snowflake.
Notre équipe commerciale évaluait toutes sortes de projets : tarification localisée, nouveaux flux de travail, etc. Mais chaque projet était géré dans Wrike, tandis que les dépendances se trouvaient dans Salesforce et que l'équipe de développement suivait son travail dans Jira. Il n'y avait pas à synchroniser. Chaque semaine, nous nous réunissions pour vérifier si les priorités étaient alignées. C'était pénible.
Cela a pour résultat une frustration énorme au sein des équipes, des conflits interpersonnels et un calendrier rempli de réunions qui ne résolvaient rien. Tout le monde tirait dans des directions différentes.
La technologie était censée nous aider à aller plus vite, mais elle nous a en fait ralentis. Je me souviens de la frustration que je ressentais lors de ces réunions, sachant que le manque d'intégration nous coûtait non seulement du temps, mais aussi du moral.
La pile de l'équipe commerciale moderne : quand chaque minute compte
De nos jours, diriger une équipe commerciale implique de jongler avec une multitude d'outils technologiques : Outreach, Salesforce, ZoomInfo, Clari, LinkedIn Sales Navigator... La liste est longue. Les commerciaux passent d'un outil à l'autre juste pour envoyer un simple e-mail. Or, dans le domaine de la vente, le temps, c'est littéralement de l'argent. Si l'envoi d'un e-mail prend dix minutes au lieu de deux, vous perdez de l'argent.
Chaque fois qu'un nouvel outil ou une nouvelle fonctionnalité est introduit, ou que quelqu'un souhaite acheter ou intégrer quelque chose, ma première réaction est de demander où et comment nous pouvons le faire dans le cadre de nos systèmes actuels. Je ne veux pas ajouter quoi que ce soit d'autre, sauf si c'est absolument nécessaire.
Tout cela peut-il et doit-il être regroupé dans un seul et même écran ? La meilleure question à se poser est la suivante : que faudrait-il pour que cela soit possible ?
La vérité ? Chaque nouvel outil ajoute davantage de bruit, davantage de « travail fantôme », davantage d'angles morts et davantage de complexité à gérer. Le travail est déjà compliqué : chaque équipe a des processus que l'équipe commerciale doit suivre. Donc, plus nous pouvons simplifier le travail, mieux c'est.
Le coût caché de la dispersion du travail du point de vue du client : symptômes vs cause profonde
La plupart des clients ne viennent pas nous voir en disant : « Nous croulons sous la charge de travail. » Ils décrivent plutôt les symptômes : « Le travail semble chaotique. » « Il faut une éternité pour terminer les tâches. » « Les gens sont frustrés. » Le mal profond est toujours la charge de travail excessive, mais il est difficile à nommer car il revêt de nombreux visages.
Lorsque je m'entretiens avec des cadres dirigeants, je leur pose la question suivante : si vous pouviez revenir cinq ou huit ans en arrière, concevriez-vous vos systèmes de la même manière ? Tous ont la même révélation : non, je ne referais pas les choses de cette façon.
Ils se rendent compte qu'une approche plus réfléchie des silos d'informations, du transfert de données et de la collaboration leur aurait évité des années de friction. Mais la plupart des organisations ont laissé leurs systèmes se développer de manière organique, chaque équipe choisissant ses propres outils (tableaux blancs, outils de gestion de projet, etc.) et les dirigeants n'intervenant que très peu, voire pas du tout.
Aujourd'hui, alors qu'ils cherchent à développer leur pile technologique IA, ils sont confrontés à un choix : répéter les erreurs du passé ou adopter une approche plus stratégique et unifiée. La réponse est toujours claire : être réfléchi, être intentionnel et ne pas laisser la prolifération du travail se reproduire.
Alors que l'IA devient la norme sur le lieu de travail, l'absence d'un environnement de travail unifié et d'un contexte en temps réel commence à limiter son impact réel. L'IA n'est efficace que dans la mesure où elle a accès au contexte. Si vos données sont dispersées dans 18 outils différents, ce que nous appelons la dispersion contextuelle, vous ne pourrez pas profiter des avantages cumulés que l'IA peut offrir.
Surmonter le sentiment d'être dépassé : le pouvoir d'une étoile polaire
Alors, comment commencer à remédier à la prolifération du travail, surtout lorsque le problème semble insurmontable ? Pour moi, il s'agit avant tout d'avoir un objectif clair.
Le contexte est cette étoile polaire.
La puissance de l'IA ne se révèle pleinement que lorsqu'elle dispose d'un contexte complet. Mais y parvenir n'est pas facile, surtout si vous êtes enlisé dans un enchevêtrement de systèmes. En fait, comme nous l'avons vu dans d'innombrables transformations réelles, surmonter la prolifération des tâches nécessite des étapes audacieuses mais progressives : choisir un flux de travail à la fois, le consolider et créer une dynamique vers une véritable convergence.
J'ai appris qu'il faut prendre les choses une par une, mais être déterminé et audacieux dans chaque étape.
Prenons l'exemple de la gestion de projet. « Il suffit de tout transférer » semble simple, jusqu'à ce que vous vous retrouviez face à des documents éparpillés et des forfaits à moitié élaborés. Que vous procédiez par étapes ou que vous basculiez d'un coup, le véritable travail consiste à faire passer le contexte avec audace et à l'intégrer dans le système. Les demi-mesures dispersent les connaissances ; les mesures audacieuses donnent à l'IA une vue d'ensemble.
Je partage souvent notre expérience interne concernant le passage de Slack à ClickUp Chat. Tout le monde traînait les pieds. Nous avons échoué la première fois, en essayant de migrer une équipe à la fois. Cela n'a tout simplement pas fonctionné. Puis, dès que nous avons fait preuve d'audace et de détermination, en annonçant sans ambiguïté qu'à une date précise, Slack serait abandonné et que tout le monde passerait à ClickUp Discuter, cela s'est réellement produit ! Slack a disparu, tout le monde a migré, et c'était génial. Aujourd'hui, nous bénéficions dans ClickUp Discuter d'expériences magiques grâce à l'IA, que nous n'aurions pas pu avoir autrement.
Je comprends, l'inertie du statu quo est forte. Mais l'avenir du travail exige un forfait audacieux et intentionnel. En tant que dirigeants, nous devons toutefois reconnaître que c'est l'absence de directives descendantes qui a créé la prolifération des tâches au départ.
The Matrix : un plan d'action pour la transformation par l'IA
J'utilise un cadre, une sorte de matrice pour la transformation par l'IA. Il ne s'agit pas de courir après des objets brillants ou d'ajouter davantage d'outils. Il s'agit plutôt de :
- unifier votre environnement de travail : *les données fragmentées sont la kryptonite de l'IA. Regroupez votre travail en un seul endroit : un véritable espace de travail convergent basé sur l'IA
- *priorité au contexte : /IA a besoin de contexte pour apporter de la valeur. Assurez la connexion de vos données, de vos processus et de vos discussions
- Donner les moyens d'agir aux champions opérationnels : Identifiez les personnes de votre organisation qui pensent en termes de systèmes et donnez-leur une plateforme pour conduire le changement
- Un leadership audacieux et descendant : définir la vision, prendre les décisions et communiquer sans relâche le « pourquoi »
- Assistance ascendante : Le changement est un sport d'équipe. Donnez à vos équipes les moyens d'expérimenter, de construire et de partager ce qui fonctionne
- Itérer et évoluer : commencez modestement, mesurez l'impact et développez ce qui fonctionne
Lorsque l'IA est superposée à des données fragmentées et cloisonnées, c'est comme demander à un chef de cuisiner un repas avec des ingrédients dispersés dans 18 cuisines différentes. Mais lorsque vous unifiez votre environnement de travail et votre contexte (un véritable environnement de travail convergent basé sur l'IA), l'IA peut enfin tenir ses promesses : faire émerger des informations, automatiser des tâches et libérer votre équipe afin qu'elle puisse se concentrer sur l'essentiel. C'est pourquoi résoudre la prolifération des tâches grâce à l'IA n'est pas seulement une question d'efficacité, mais aussi de découverte de méthodes de travail entièrement nouvelles.
La différence ClickUp : une IA qui travaille réellement pour vous
Lorsque je parle d'IA aux équipes, le plus grand défi n'est pas l'enthousiasme, mais la mise en œuvre. Tout le monde veut des outils plus intelligents. Mais sans accès au contexte réel (ce sur quoi votre équipe travaille, ce qui a déjà été discuté, ce qui doit être fait ensuite), la plupart des IA finissent par sembler déconnectées et décevantes.
C'est là que ClickUp Brain entre en jeu. Comme il réside dans votre environnement de travail, il comprend réellement ce qui s'y passe. Il s'appuie sur vos tâches, vos documents, vos discussions et vos objectifs pour fournir des réponses fondées sur la réalité, et non sur des suppositions.
Et c'est flexible. Vous pouvez passer d'un modèle d'IA à l'autre, comme ChatGPT, Claude, Gemini et bien d'autres, en fonction de vos besoins du moment. Une ébauche rapide ? Un résumé intelligent ? Un raisonnement plus approfondi ? Vous avez le choix, sans jamais perdre votre flux.
Il y a ensuite ClickUp Brain MAX, un compagnon IA de bureau, qui va encore plus loin. Vous pouvez lui parler, et il vous écoute, littéralement. Grâce à sa fonctionnalité Talk to Text, vous pouvez dire ce que vous avez en tête et le transformer en mise à jour, en tâche, en document, selon vos besoins. Il est sensible au contexte, toujours actif et devient plus intelligent à mesure que vous l'utilisez.
Il ne s'agit pas seulement d'IA pour l'IA. Il s'agit d'une IA qui améliore réellement votre travail.
La révolution culturelle : constituer une équipe 10 fois plus performante
L'avenir du travail ne repose pas seulement sur de meilleurs outils, mais aussi sur un nouvel état d'esprit. Je crois que l'avenir sera celui où les humains géreront les humains, et où les collaborateurs géreront les agents. C'est ainsi que vous multiplierez par dix votre main-d'œuvre.
Mais la technologie seule ne suffit pas. Il s'agit d'une véritable révolution culturelle. Chez ClickUp, nous consacrons une heure chaque vendredi à nos commerciaux pour qu'ils développent l'IA. C'est un concept absurde : retirer les commerciaux du terrain, les éloigner des activités génératrices de revenus, pour développer l'IA. Mais c'est le seul moyen de permettre à chacun d'automatiser 30 à 40 % de son travail et de libérer du temps pour ce qui compte vraiment.
Il s'agit là d'une véritable révolution culturelle. Les entreprises et les dirigeants qui s'engagent à faire cela verront leur entreprise croître dix fois plus vite et remporteront la victoire.
Les technologies de l'information ne peuvent à elles seules mener à bien cette tâche. Seuls les utilisateurs finaux connaissent les détails de leur travail. Les entreprises qui réussiront seront celles qui donneront à chaque employé les moyens de penser comme un fondateur, en créant leurs propres flux de travail et agents, et en stimulant l'innovation à partir de la base.
Surmonter la résistance : le rôle des pairs champions
Le changement est difficile. Je reviendrai sur l'exemple du passage de Slack à ClickUp Chat. Oui, il y a eu de la résistance : les gens voulaient conserver leurs emojis personnalisés et leur interface familière. Ce n'est que lorsque nous avons pris une décision définitive à l'échelle de l'entreprise que le changement s'est imposé. Et une grande partie du crédit revient aux personnes qui ont mené ce changement avec enthousiasme et conviction.
Vous devez identifier les personnes de votre entreprise qui ont naturellement une approche systémique et leur fournir une plateforme pour aider votre entreprise à aller de l'avant. Donner les moyens d'agir aux champions opérationnels était la clé. Ils sont devenus des ambassadeurs, aidant leurs collègues à s'adapter et à s'épanouir dans le nouvel environnement. La gestion du changement n'est pas seulement une directive descendante, c'est un mouvement qui nécessite à la fois le soutien de la direction et celui de la base.
Résultats concrets : de la frustration au flux
Depuis que ces changements ont été mis en place, j'ai pu constater la transformation de mes propres yeux. Les réunions qui servaient auparavant à harmoniser les efforts sont désormais axées sur l'action. L'IA me fournit des informations avant même que je ne les demande. Les commerciaux passent moins de temps à jongler entre différents outils et consacrent davantage de temps à la vente. La frustration a laissé place au flux.
Et nos clients ? Ceux qui adoptent cette approche obtiennent les mêmes résultats. Ce n'est pas facile, car il n'est jamais facile de remédier à des années de dispersion du travail. Mais avec une vision claire, un leadership audacieux et une volonté d'investir dans la culture, c'est possible.
et les nombres le prouvent. Selon une étude Forrester Total Economic Impact™, les équipes utilisant ClickUp ont enregistré un retour sur investissement de 384 % et économisé 92 400 heures au bout de trois ans. *
Conclusion : c'est maintenant qu'il faut agir
La dispersion du travail est le plus grand problème du monde du travail moderne. Mais elle n'est pas inévitable. Grâce à un environnement de travail unifié, à des systèmes riches en contexte et à des flux de travail alimentés par l'IA, les équipes peuvent gagner du temps, booster leur productivité grâce à l'IA, libérer leur potentiel d'innovation et créer des lieux de travail adaptés à tous.
Je recommande de commencer par une réflexion : où le travail dispersé se manifeste-t-il dans votre organisation ? Quelle mesure audacieuse pouvez-vous prendre ce trimestre pour unifier le contexte et responsabiliser votre équipe ?
L'avenir appartient à ceux qui résolvent le problème de la dispersion du travail : une plateforme, un hub d'IA, un changement culturel à la fois.