La gestion de projet peut être une tâche intimidante, même lorsque tout semble « aller pour le mieux » dans le monde.
Toutes les équipes souhaitent respecter leurs délais et assurer le bon déroulement de leurs projets. Mais même avec le plan le plus détaillé, des problèmes imprévus peuvent souvent vous faire prendre du retard.
C'est là qu'intervient la marge de manœuvre dans la gestion de projet.
En améliorant votre efficacité et en identifiant les tâches prioritaires, vous serez en mesure de gérer les retards ou les contretemps qui pourraient survenir. En bref, vous aurez l'assurance que votre projet sera livré dans les délais impartis.
Dans cet article, nous vous expliquons en détail ce qu'est la marge de manœuvre en gestion de projet, ses nombreux avantages et comment l'utiliser pour maintenir vos projets dans la cible. 🎯
Qu'est-ce que la marge de manœuvre en gestion de projet ?
La marge de gestion de projet, également appelée « Slack », correspond au délai pendant lequel un projet peut être retardé avant de ne plus pouvoir respecter son échéance. En général, ce délai dépend des tâches à accomplir et de la marge autorisée pour chacune d'entre elles.
Cependant, certaines tâches spécifiques peuvent ne pas permettre une grande flexibilité et avoir une incidence directe sur la date d'achèvement d'un projet. Les tâches qui ne peuvent pas être commencées avant l'achèvement d'une autre tâche sont placées sur ce que l'on appelle le chemin critique du projet.
Ces tâches doivent être achevées dans un ordre précis avant qu'un projet puisse être terminé. Les tâches du chemin critique ne peuvent tolérer aucun retard sans que cela ait une incidence directe sur la date limite du projet.
Vous pouvez voir un exemple dans l'image ci-dessous. Les quatre tâches en gris : cloisons sèches, armoires, plomberie et électricité, et pose des sols doivent toutes être achevées dans l'ordre dans lequel elles apparaissent, sans aucun retard possible. Elles se trouvent sur le chemin critique. Les autres tâches répertoriées (peinture et décoration) offrent une plus grande flexibilité et peuvent être réalisées à différents moments. Elles ont donc une marge plus importante.
Importance de la marge de manœuvre dans la gestion de projet
Vos chefs de projet sont de véritables rockstars. Ils jonglent avec de multiples variables, équipes, missions et une main-d'œuvre à distance dans des environnements agiles.
La marge de manœuvre donne aux chefs de projet un peu de répit pour faire face aux perturbations et aux retards dans le monde réel. La marge de manœuvre dans la gestion de projet aide les chefs de projet à surveiller l'échéancier actuel d'un projet et à hiérarchiser les tâches les plus critiques.
Ils peuvent mieux gérer les ressources et les réaffecter à des tâches urgentes afin de garantir que le projet soit achevé dans les délais.
Avantages de la marge de manœuvre dans la gestion de projet
La marge de manœuvre dans la gestion de projet ne se limite pas à maintenir votre entreprise à flot. Elle apporte de nombreux avantages, notamment en vous aidant à ne jamais manquer une échéance et en permettant à votre équipe de rester concentrée sur ce qui doit être fait.
Examinons les quatre principaux avantages de l'introduction de la marge de manœuvre dans votre gestion de projet.
1. Aide au suivi de la progression
Les chefs de projet peuvent utiliser la marge de manœuvre pour suivre avec précision l'avancement d'un projet. Ils peuvent identifier les tâches en retard ou celles qui seront directement affectées par tout retard. Cela leur permet d'ajuster les attentes et les délais en conséquence.
2. Améliore l'efficacité et la productivité
La marge de manœuvre sert de feuille de route pour la phase de planification de tout projet. Les chefs de projet peuvent utiliser toute marge de manœuvre ou absence de marge pour s'assurer que les tâches les plus urgentes restent dans les délais. Elle permet également d'éviter tout oubli lors de l'établissement de l'ordre des tâches.
3. Détermine les priorités
La marge dans la gestion de projet sert également d'outil de hiérarchisation. Les projets dont le calendrier est flexible peuvent être repoussés afin que les tâches courtes ou sans marge puissent être achevées en premier. Les responsables peuvent transmettre ces informations grâce à des fonctionnalités de communication intégrées à l'équipe, telles que la vue Chat de ClickUp ou une plateforme telle que Microsoft Teams Voice.
4. Améliore le moral au travail
Nous sommes tous confrontés au syndrome du « lundi » (ou du mardi, du mercredi, etc.). Utiliser les bons outils pour le travail peut aider à remonter le moral de tout le monde et faciliter la vie professionnelle. La gestion de projet permet aux responsables et aux membres de l'équipe de bénéficier d'une meilleure visibilité sur les tâches critiques et non critiques.
Par exemple, un chef de projet peut réaffecter des ressources à des tâches retardées afin de garantir le respect des délais du projet. Dans une autre instance, il peut informer à l'avance les équipes concernées par d'éventuels retards.
Choisir le bon type de marge pour une meilleure gestion de projet
Il existe différents types de marge dans la gestion de projet. Chacun a ses avantages et son utilité. L'un peut permettre à une équipe de connaître le temps dont elle dispose pour une tâche, tandis qu'un autre informe le chef de projet du temps de marge encore disponible.
Les 5 différents types de marge
La marge dans la gestion de projet se divise en plusieurs catégories, mais voici les cinq types différents que vous rencontrerez :
1. Marge totale
Durée totale pendant laquelle une tâche planifiée peut être retardée ou prolongée avant d'affecter la date d'achèvement d'un projet.
Comment calculer
Pour calculer la marge totale, vous devez soustraire la « date la plus proche » de la « date la plus éloignée ». Il peut s'agir soit de la date de début, soit de la date de fin, mais les deux doivent provenir du même côté chronologique d'une tâche. Ne confondez pas les dates proches et éloignées, car vous vous exposeriez à de sérieux problèmes !
Il s'agit donc soit :
Marge totale = (début tardif) - (début précoce ou marge totale) Marge totale = (fin tardive) - (fin précoce)
2. Float libre
La marge libre est similaire à la marge totale en termes de calculs. La différence réside dans le fait que la marge totale concerne l'achèvement du projet, tandis que la marge libre correspond au délai pendant lequel une tâche peut être retardée sans affecter la tâche suivante dans le chemin.
Tout retard ou extension au-delà du flottement libre d'une tâche retardera directement la date de début anticipée de la tâche suivante.
Prenons l'exemple d'un développeur travaillant sur un logiciel de gestion des contacts. Le codage backend doit être achevé avant que l'équipe concernée puisse commencer à concevoir l'interface utilisateur graphique (GUI).
Comment calculer
Pour calculer le flottant libre, prenez la date de fin anticipée de la tâche actuelle et soustrayez-la de la date de début anticipée de la tâche dépendante suivante.
Flottement gratuit = (début anticipé de la tâche dépendante) – (fin anticipée de la tâche actuelle)
3. Marge de manœuvre dans la gestion du projet
Le temps total pendant lequel un projet peut être retardé ou prolongé avant de dépasser le délai fixé par un client est appelé « marge de projet ». Pour les entreprises, il s'agit probablement du nombre le plus important à suivre, mais cela nécessite l'utilisation d'un tableau de bord pour surveiller toutes les tâches liées au projet.
Le client peut imposer une contrainte de temps dans le cadre des conditions générales, ou la date limite peut simplement être celle convenue par l'entreprise. Dans tous les cas, les entreprises comme la vôtre ne peuvent pas se permettre de manquer la date de fin d'un projet.
Comment calculer
La marge de temps d'un projet est calculée de la même manière que la marge de temps totale. Les entreprises utilisent souvent ces deux termes de manière interchangeable, mais aujourd'hui, nous allons faire une distinction simple : la marge de temps totale concerne une seule activité ou tâche, tandis que la marge de temps d'un projet est liée à l'achèvement global du projet.
Pour calculer la marge du projet, nous suivrons un processus similaire, mais nous devrons d'abord connaître la date la plus proche à laquelle un projet peut être terminé. Ce nombre dépend donc d'une planification efficace des chemins critiques et non critiques.
Cette fois-ci, nous prenons la date de fin la plus proche ou prévue du projet et la soustrayons de la date limite la plus tardive, imposée ou validée.
Marge du projet = (date d'achèvement la plus tardive) – (date d'achèvement la plus précoce)
4. Interférence du float
Le temps pendant lequel une tâche peut être retardée sans dépasser la date limite fixée pour le projet est appelé « marge d'interférence ». En d'autres termes, dépasser ce délai alloué interférera avec le projet.
Lorsqu'une tâche est retardée, cela peut avoir deux conséquences. Tout d'abord, cela réduit votre marge totale, ce qui signifie que les autres tâches disposent de moins de flexibilité en termes de temps.
Cela affectera à la fois les tâches critiques et non critiques. Cela peut également être la goutte d'eau qui fait déborder le vase, en épuisant votre marge de manœuvre, de sorte que toutes les tâches restantes deviennent critiques et ne disposent plus d'aucune marge de manœuvre.
Deuxièmement, cela peut retarder une tâche critique ultérieure. Cela entraînera un retard dans l'achèvement du projet. Le temps disponible restant détermine si le projet peut encore être achevé dans les délais.
Comment calculer
Pour calculer la marge d'interférence, nous prenons la marge totale et soustrayons la marge libre.
Marge d'interférence = (marge totale) – (marge libre)
5. Marge indépendante
Malgré son nom, la marge indépendante concerne à la fois les activités précédentes et suivantes. Elle est définie comme le délai pendant lequel le début d'une activité peut être retardé sans affecter la date de début la plus proche de toute activité suivante.
La marge indépendante correspond donc au retard dans les tâches d'un projet qui n'ont aucune incidence sur la date d'achèvement anticipée du projet. En ce sens, cette catégorie de marge est véritablement indépendante.
Comment calculer
Pour calculer la marge indépendante, nous prenons la fin tardive des tâches précédentes et soustrayons le début précoce des tâches suivantes. Ensuite, nous soustrayons la durée réelle de la tâche.
Marge indépendante = (début anticipé de la tâche suivante) - (fin tardive de la tâche précédente) - (durée totale de la tâche précédente)
Comment la marge de manœuvre dans la gestion de projet contribue à l'efficacité et à la productivité du travail de votre équipe
La marge de manœuvre dans la gestion de projet peut sembler être une approche réservée aux grandes entreprises et aux industries technologiques telles que l'ingénierie et les microservices d'entreprise. Ce n'est tout simplement pas le cas.
La marge dans la gestion de projet fonctionne également pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les secteurs tels que la construction ou tout autre domaine. La marge est une tactique qui peut être utilisée en complément de vos stratégies de gestion de projet existantes. Elle est facile à utiliser avec des solutions de gestion de flux de travail et de projet telles que ClickUp.
Cela signifie qu'il fonctionne bien avec des outils et des méthodes agiles tels que les tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt, les tableaux Scrum et d'autres types de solutions de gestion des flux de travail. L'utilisation du flottement dans la gestion de projet fournira à vos chefs de projet une feuille de route simple pour l'allocation des ressources et la hiérarchisation des priorités.
Cela est particulièrement vrai lorsque l'on tient compte des dépendances. Les dépendances sont des tâches qui ne peuvent être achevées avant la fin d'une tâche précédente ou qui doivent être achevées avant qu'une autre tâche puisse être commencée.
Avec ClickUp, vous pouvez créer des liens entre les tâches et définir des dépendances, afin que votre équipe sache exactement ce qui doit être fait ensuite. C'est un concept très facile à intégrer dans votre entreprise ! Votre gestion de projet bénéficiera des effets apaisants de savoir exactement à tout moment le temps disponible pour un projet. Et votre équipe pourra collaborer plus facilement pour rattraper le retard et respecter les délais de votre projet.
Utilisez la marge de manœuvre pour une meilleure gestion de projet
Qui ne souhaite pas améliorer la gestion de projet ? Montez à bord du train du flottant et profitez d'un trajet fluide et régulier, que vous travailliez sur un projet d'acquisition ou que vous appreniez à héberger un site web.
Une fois les mesures mises en œuvre, vous disposerez d'un système d'autocorrection qui guidera toutes les décisions importantes relatives au projet. Les membres de l'équipe apprécieront l'orientation et la transparence offertes par le projet Slack.
Si le pire ou l'imprévu se produit, les chefs de projet peuvent annoncer la mauvaise nouvelle aux membres de l'équipe et aux clients dès que possible. Cela permet d'atténuer la déception et permet à vos équipes du service client et de la réussite de prendre une longueur d'avance pour réparer les dégâts.
Commencez dès maintenant à mettre en œuvre une stratégie et, avant même de vous en rendre compte, vous et votre équipe célébrerez la réussite d'un autre projet en dégustant des root beer floats après le travail.
Guest Writer :
Richard Conn est directeur principal de la génération de la demande chez 8×8, une plateforme de communication de premier plan proposant des solutions de centre d'appels basées sur le cloud et des fonctionnalités voix, vidéo et chat.