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Vous entendez ça ?
Le silence ennuyeux qui règne pendant vos conférences Zoom ?
Vous constatez un manque d'engagement chez les membres de votre équipe ?
…🦗🦗🦗…
Si tel est le cas, il est probablement temps de revoir votre stratégie de communication au sein de votre équipe virtuelle. 👀
Le télétravail étant devenu la nouvelle norme, les chefs d'équipe doivent trouver des méthodes créatives et innovantes pour instaurer un environnement de travail plus coopératif.
Le télétravail comporte des défis particuliers tant pour les employés que pour les managers, notamment des obstacles à la communication, la fatigue au travail, des difficultés techniques, etc.
Une étude de la Harvard Business Review a été menée pendant la pandémie de COVID-19 afin de comprendre les défis liés à la gestion d'équipes virtuelles. Elle montre que la plupart des managers d'équipes à distance ont du mal à communiquer efficacement et à établir un climat de confiance avec leurs équipes virtuelles.
Que cela vous plaise ou non, ces deux facteurs ont une influence considérable sur la productivité, la motivation et le rendement des employés, et les conséquences de les ignorer vont bien au-delà d'une simple baisse de productivité et d'erreurs commises.
Alors, que faut-il pour instaurer la confiance et une coopération efficace au sein des équipes virtuelles, et quel rôle jouent-elles dans la performance des employés ? Découvrons-le.
Prêt à faire taire les grillons ? 🧨
Comment une bonne communication au sein d'une équipe virtuelle stimule-t-elle la productivité ?
Certains d'entre nous ont déjà effectué du travail dans un environnement négatif, où les collègues sont peu fiables, distants et peu réactifs.
Dans de telles situations, les employés ont tendance à retenir leur énergie, leurs compétences, leur passion et leur motivation, car ils ressentent un manque de confiance, d'assistance et de connexion avec leurs équipes.
Alors, comment la confiance peut-elle venir à la rescousse ?
1. Plus de confiance = moins de conflits
La confiance est un super-pouvoir qui permet de résoudre les problèmes de communication au sein des équipes virtuelles. 💪
La confiance interpersonnelle entre les employés et les managers permet de réduire et de résoudre les malentendus de manière plus harmonieuse.
Partagez l'esprit de confiance pour accélérer les processus de négociation et établir des relations personnelles plus étroites au sein des équipes virtuelles. Même si vous devez rester professionnel, pensez à établir progressivement une base solide de confiance afin d'éviter autant que possible les conflits futurs.
Comment cela fonctionne-t-il ? 🤔
Lorsque les employés partagent une certitude mutuelle envers leurs collègues et leurs responsables, ils se sentent en sécurité dans leur environnement de travail.
Cela les rendra ainsi plus ouverts aux négociations, aux discussions et aux dialogues constructifs avec l'équipe.
2. La confiance crée une aura du type « Tu as un ami en moi ! »
L'un des éléments clés d'une excellente performance des employés est une collaboration encore plus étroite au sein des équipes. Avec le télétravail, où la communication en face à face est réduite au minimum, la gestion d'une équipe collaborative à distance est devenue encore plus difficile.
Des relations de travail douteuses nuisent à la coopération, tandis que des liens de confiance permettent de renforcer facilement les partenariats entre les employés et les responsables. ✊
Une étude menée par Harvard Business Review montre que les personnes travaillant dans des environnements où règne une grande confiance sont 50 % plus productives. Cela prouve que la confiance est l'ingrédient numéro un pour construire des équipes virtuelles solides. 🥗
En termes simples, une communication basée sur la confiance au sein des équipes motivera les membres à réfléchir ensemble et à trouver des idées plus innovantes.
Roulement de tambour, s'il vous plaît...🥁 pour les paroles charmantes de Randy Man. 🎶
Bonus : modèles de plans de communication
3. Réduit le stress et l'isolement
Aujourd'hui, la plupart des entreprises sont passées à un environnement de travail hybride et à une culture de télétravail à 100 %, ce à quoi tous les employés et dirigeants n'étaient pas préparés.
Les nouveaux défis et les nombreux obstacles liés au télétravail peuvent être source de stress important et favoriser l'isolement ou le cloisonnement entre vos employés.
D'un autre côté... 😍
Des relations ouvertes, transparentes et dignes de confiance avec les équipes virtuelles aident les employés à surmonter la pression au travail, à se sentir plus motivés à s'engager et à réduire toute la pression liée au télétravail.
Bonus 👉 Découvrez cette liste de citations inspirantes sur le travail d'équipe!
7 astuces pour améliorer la communication au sein des équipes virtuelles et renforcer la confiance
Heureusement, il existe plusieurs moyens pour les managers hors pair d'instaurer la confiance et une communication transparente au sein des équipes virtuelles. 🥳
Découvrez ces conseils pratiques pour créer des équipes collaboratives, alignées et autonomes.
1. Faites preuve de souplesse en matière de communication au sein des équipes virtuelles
De nos jours, de plus en plus d'entreprises adoptent une mentalité ouverte et une perspective plus flexible en matière de travail d'équipe. En particulier avec les équipes virtuelles, où il est un peu plus complexe de socialiser efficacement, il est devenu essentiel de privilégier la simplicité.
Les responsables d'équipes virtuelles doivent être accessibles et amicaux afin que les employés se sentent libres de poser des questions, de discuter des problèmes et d'exprimer leur opinion. 🗣️
Garder l'esprit ouvert aux changements aidera les responsables à rester flexibles et agiles face à des changements constants. De plus, une culture d'entreprise transparente favorise une communication plus efficace entre les membres.
2. Fixer des objectifs communs précis
Le télétravail a indéniablement bouleversé l'équilibre entre notre vie personnelle et notre vie professionnelle.
Ce qui, à son tour, rend difficile l'établissement des priorités.
C'est pourquoi les responsables d'équipes virtuelles doivent définir clairement les objectifs de l'entreprise pour chaque employé.
Les membres peuvent parfois se sentir déconnectés simplement parce qu'ils sont géographiquement éloignés. Ainsi, que vous travailliez pour une entreprise SaaS ou une boulangerie, en tant que manager, votre tâche consiste à définir une destination commune avec des cibles clairement définies.
Lorsque chacun connaît ses tâches pour la journée/semaine/mois, les délais et autres exigences, la communication devient plus facile.
De plus, définissez des objectifs communs afin d'établir des valeurs d'entreprise solides auxquelles chaque membre peut contribuer. Réalisez cela de manière plus simple grâce à la fonctionnalité spéciale de gestion des tâches de ClickUp.
3. Dites « merci » à votre équipe virtuelle
Admettons-le : en tant qu'êtres humains, nous souhaitons tous nous sentir reconnus et appréciés. 😌
Lorsqu'il s'agit de travailler avec des équipes virtuelles, l'évaluation et la reconnaissance se perdent souvent dans le flux constant de visioconférences, de discussions rapides et de projets sans fin. C'est pourquoi le fait d'utiliser le pouvoir de la reconnaissance et de l'appréciation sincères vous donne l'avantage d'améliorer la communication avec votre équipe virtuelle.
Selon Glassdoor, 53 % des employés admettent qu'ils resteraient plus longtemps dans leur entreprise s'ils se sentaient suffisamment appréciés.
Voici donc quelques pratiques créatives pour reconnaître le travail des employés :
- Mettez en place un programme de reconnaissance des employés. Vous pouvez par exemple attribuer des points pour les tâches les plus insignifiantes achevées ou pour la ponctualité. Ces points peuvent ensuite être échangés contre des avantages tels que des congés supplémentaires.
- Reconnaissez les réalisations individuelles afin de mettre en avant les employés à haute productivité. Lorsque les managers soulignent les petites victoires de leurs membres et les remercient par un appel téléphonique personnel, ces derniers se sentent valorisés et s'investissent davantage.
- Célébrez même les échecs des employés en fournissant de l’assistance pour la prise de risques et la détermination. De plus, tirez parti des échecs pour motiver les autres membres à essayer de nouvelles choses.
- Partagez les réalisations de l'équipe via les réseaux sociaux et d'autres plateformes. Utilisez des hashtags Instagram spéciaux (par exemple #employédu mois) et exprimez votre gratitude dans une simple publication Facebook pour que les membres de votre équipe se sentent spéciaux.
Les membres d'une équipe virtuelle peuvent souvent se sentir déconnectés de l'entreprise. Fournir de la reconnaissance contribuera donc à mieux les impliquer et les motiver.
4. Les réunions individuelles forment une excellente communication au sein des équipes virtuelles
Une partie de la réussite de la communication réside dans l'approche individuelle adoptée envers les membres de votre équipe virtuelle.
Organiser des réunions régulières est un moyen de suivre l'avancement du travail et les performances globales des employés, ainsi que de faire le point avec les membres de l'équipe virtuelle.
Cependant, si vous souhaitez établir une base solide de confiance et un environnement collaboratif, réservez également du temps pour des réunions individuelles. 🤝
Il est assez facile de nouer des relations personnelles lorsque l'on travaille au bureau. Un simple « Salut » ou discuter pendant la pause café permettent de briser la glace.
Même si vous communiquez par e-mail marketing ou par messages texte groupés avec plus d'une centaine d'employés, la présence physique reste importante.
Si le télétravail a apporté son lot de défis en matière de communication interpersonnelle, il est toujours possible de se faire des amis dans le monde virtuel. 🧑💻
Voici quelques conseils rapides pour organiser des réunions individuelles de réussite avec vos télétravailleurs :
- Suivez un calendrier régulier
- Interrogez les membres sur les défis auxquels ils sont confrontés.
- Prenez des notes pour suivre la progression réalisée.
- Veillez à réduire les bruits de fond et à éliminer les autres problèmes techniques.
- Préparez quelques questions informelles
- Soyez à l'écoute
Les chefs d'équipe qui organisent des réunions en face à face avec chaque membre sont plus susceptibles de gagner leur confiance et d'améliorer les relations amicales.
Une empathie honnête et sincère montre à quel point vous respectez et vous souciez de votre équipe virtuelle. Cela permet en retour d'améliorer les connexions au sein de l'équipe.
En outre, vous devez créer un environnement propice au fait de discuter et d'échanger des opinions. Que vous décidiez d'utiliser un logiciel de réunion ou des applications mobiles, veillez à choisir le meilleur moment, à éliminer les bruits de fond et à instaurer une atmosphère conviviale.
ClickUp deviendra rapidement votre outil préféré pour améliorer tous les types de communication au sein de votre équipe. Ces outils et fonctionnalités sont particulièrement utiles pour les équipes virtuelles qui travaillent à distance, car ils permettent d'organiser toutes les activités de votre entreprise. Des cartes de projet visualisées et du suivi du travail en temps réel aux diagrammes de sprint et aux listes de priorités, vous pouvez créer, achever et gérer vos tâches depuis un seul et même endroit !
5. Permettez à votre équipe virtuelle de partager et de réfléchir ensemble
L'échange d'informations est le Saint Graal de la communication.
(Quelques effets sonores ici, s'il vous plaît... 🙌)
Une expérience collaborative telle qu'un brainstorming aidera votre équipe virtuelle à s'ouvrir et à partager ses idées et suggestions, ses opinions sur un sujet donné et ses solutions à tout problème existant.
Comme l'échange d'idées est un effort collaboratif, il contribue à renforcer les équipes et à créer des liens de productivité.
Il est particulièrement important pour les chefs d'équipes virtuelles d'organiser des sessions de brainstorming où les participants se sentent écoutés et appréciés, même pour leurs « mauvaises » idées. 🧠
6. Il y a une vie en dehors du travail !
Discuter de sujets hors du cadre du travail est le moyen le plus simple de nouer des relations de confiance avec votre équipe virtuelle.
Cela renforce encore une fois la transparence et l'ouverture de votre entreprise envers les employés travaillant à distance.
Une étude réalisée par Gallup montre que 50 % des employés quittent leur emploi parce qu'ils sont insatisfaits et se sentent déconnectés de leurs responsables.
La véritable raison derrière cela est que les gens recherchent simplement des interactions humaines authentiques.
Et, lorsque les temps sont durs, ils veulent simplement s'éloigner de l'épuisement lié au travail, des délais de projet et des rapports interminables.
Avoir un leader avec lequel ils peuvent discuter de projets de travail de la même manière qu'ils parlent de leur amour pour les chiens est une véritable bénédiction.
7. N'oubliez pas le plaisir
Enfin, tout le monde aime s'amuser. 💃
Même au travail. 🤫
Compte tenu du niveau de stress auquel sont soumis les télétravailleurs, les managers doivent prévoir des moments de détente pour les équipes virtuelles. Si les activités de team building sont souvent considérées comme une façon de se déconnecter du travail, elles contribuent en réalité à renforcer les liens entre les membres de l'équipe.
Comment s'amuser à distance ?
- Jouez à des jeux vidéo virtuels et à des jeux-questionnaires (vous avez certainement des gamers parmi vos membres ).
- Répondez à des quiz virtuels comme le Virtual Happy Hour Trivia
- Résolvez une escape room en ligne
- Créer et résoudre des scénarios difficiles
- Jouez à « deux vérités et un mensonge » : un grand classique
Et bien plus encore !
Dans le cas particulier des équipes virtuelles, proposer des activités ludiques permet de maintenir leur connexion et leur motivation. De plus, cela aidera les membres isolés à se sentir plus proches et plus confiants envers leurs responsables.
Conclusion !
Il n'est pas facile d'améliorer la confiance et la coopération en tant que chef d'équipe virtuelle, mais nos conseils simples et pratiques vous aideront à vous lancer et à faire passer vos relations de travail au niveau supérieur. ↗️
N'oubliez pas : en fin de compte, tout repose sur l'appréciation, le respect et l'attention accordés aux équipes virtuelles.
Faites-nous part de votre expérience de travail avec ou au sein d'une équipe virtuelle.
Mon avis sur ClickUp
Nous avons commencé à utiliser ClickUp lorsque le télétravail est devenu la nouvelle norme. Avec autant de nouveaux outils à gérer (Zoom, TeamViewer, etc.), ClickUp nous a apporté un niveau de simplicité supplémentaire. Nous l'avons principalement utilisé pour la gestion des tâches. Même si l'équipe était petite, nous avions tout de même besoin d'un outil facile à utiliser. Avec ClickUp, nous n'avions plus besoin de rechercher les tâches ou les échéances. Nous pouvions également utiliser le système spécial de codage par couleur, qui rendait tout encore moins confus.
Personnellement, j'ai beaucoup aimé les boîtes de tâches dans lesquelles on pouvait déplacer toutes les tâches vers leurs différentes étapes (En cours, Terminé, À déterminer, etc.). Cela m'a aidé à comprendre visuellement où j'en étais dans la gestion de mes tâches et où en était mon équipe. Ainsi, si je pouvais aider en quoi que ce soit, je pouvais le voir directement depuis le tableau de bord.