Gérer efficacement des projets ne se limite pas au suivi des tâches : il s'agit d'assurer une collaboration fluide, une responsabilité claire et une amélioration continue.
Prenons l'exemple d'une équipe de développeurs logiciels qui jongle entre plusieurs projets clients. Le chef de projet décide de mettre en place un tableau Kanban pour organiser les tâches, et soudain :
✅ Le suivi visuel des tâches réduit la confusion✅ La charge de travail est répartie de manière égale entre les membres de l'équipe✅ Les délais sont respectés de manière plus cohérente
Cela pourrait intéresser votre équipe ?
Dans ce guide, nous vous montrerons comment configurer et optimiser un tableau Kanban dans Microsoft Teams afin d'améliorer la gestion des tâches, la collaboration et l'efficacité.
⏰Résumé en 60 secondes
Vous pouvez configurer un tableau Kanban dans Microsoft Teams à l'aide de Planner ou Azure DevOps pour gérer visuellement les tâches (mais cela comporte certaines limitations)
- Commencez par créer une équipe dans Microsoft Teams et intégrez Azure DevOps
- Ajoutez un tableau Kanban et configurez des colonnes telles que « En attente », « En cours » et « Terminé »
- Défis : Personnalisation limitée, absence de rapports avancés et problèmes d'intégration externe
- ClickUp comme alternative : ClickUp offre un nombre illimité de tableaux, l'automatisation et des rapports avancés
- Gagnez du temps grâce aux modèles ClickUp pour une installation plus rapide et des flux de travail optimisés
Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?
Un tableau Kanban est un outil visuel et agile permettant de gérer les tâches et les flux de travail. Il aide les équipes à rester organisées et à suivre leur progression.
En général, les tâches sont représentées sous forme de cartes et se déplacent dans des colonnes libellées « À faire », « En cours » et « Terminé ». Ce système garantit la transparence et permet de voir facilement qui travaille sur quoi.
Les tableaux Kanban sont particulièrement appréciés des équipes Agile, car ils :
- Évitez la surcharge liée au multitâche en limitant le nombre de travaux en cours
- Identifiez rapidement les goulots d'étranglement pour améliorer l'efficacité
- Adaptez-vous facilement à différents flux de travail dans tous les secteurs
À lire également : Guide ultime de la gestion de projet avec Microsoft Teams
Comment créer un tableau Kanban dans Microsoft Teams
La configuration d'un tableau Kanban dans Microsoft Teams peut transformer la façon dont votre équipe gère les tâches et collabore sur les projets.
Il existe de nombreuses façons d'en créer un directement dans Teams. Vous pouvez choisir entre des options gratuites et payantes, les outils Kanban de Microsoft et des modules complémentaires tiers qui offrent des fonctionnalités similaires.
L'écosystème dispose d'outils gratuits tels que Microsoft Planner et Azure DevOps qui permettent de créer un tableau Kanban dans Teams. Étant donné qu'Azure Boards s'intègre parfaitement à Microsoft Teams, explorons-le pour créer un tableau Kanban.
🧠 Anecdote : Le mot « Kanban » vient du japonais et signifie « signal visuel » ou « carte », ce qui reflète la façon dont les cartes représentent les tâches sur le tableau pour suivre leur progression !
1. Ouvrez Microsoft Teams et créez une nouvelle équipe
Commencez par vous connecter à Microsoft Teams, puis créez une nouvelle équipe ou choisissez-en une existante pour héberger votre tableau Kanban.
- Cliquez sur l'icône Teams dans la barre latérale gauche
- Sélectionnez « Rejoindre » ou « Créer une équipe » en bas de la page
- Sélectionnez Créer une équipe et suivez les invites, instructions pour nommer votre équipe. Ajoutez une description et ajoutez des membres
- Sélectionnez le type d'équipe : privée ou publique. Vous pouvez également sélectionner le libellé de confidentialité de votre équipe
Si vous avez déjà une équipe, vous êtes prêt à commencer ! Ce nouvel espace dédié à l'équipe sera le hub central pour la gestion des tâches et la collaboration sur les projets.
2. Configurez votre projet Azure DevOps
En parallèle, vous devez configurer votre projet Azure DevOps pour créer votre tableau Kanban.
- Connectez-vous à votre compte Azure DevOps
- Cliquez sur Nouveau projet et donnez-lui un nom pertinent pour votre équipe ou votre projet
- Choisissez vos paramètres de visibilité (privé ou public) et cliquez sur Créer un projet
3. Configurez votre tableau Kanban
Une fois votre projet sur Azure DevOps, il est temps de configurer votre tableau Kanban.
- Accédez à l'onglet Tableaux dans le menu de gauche à l'intérieur de votre projet
- Sélectionnez Kanban pour accéder au tableau par défaut
- Personnalisez les colonnes de vos cartes Kanban pour refléter le flux de travail de votre équipe (par exemple, En attente, En cours et Terminé)
Ce tableau servira de représentation visuelle de vos tâches et de leur progression.
4. Ajoutez le connecteur Azure DevOps à Microsoft Teams
Maintenant, intégrons votre tableau Kanban dans Microsoft Teams.
- Dans Microsoft Teams, accédez à l'équipe ou au canal où vous souhaitez ajouter le tableau
- Cliquez sur l'onglet « + » en haut du canal
- Recherchez Azure DevOps dans le répertoire des applications et cliquez sur Ajouter
- Authentifiez votre compte Azure DevOps en tapant « @Azure Boards Sign in » (Connexion aux tableaux Azure)
- Enfin, connectez-vous à votre projet en tapant « @Azure Boards link » suivi de l'URL de votre projet pour lier le projet spécifique au canal de votre équipe
Une fois configuré, votre équipe peut interagir avec le tableau directement dans MS Teams.
5. Ajoutez et attribuez des éléments de travail
Vous pouvez désormais ajouter facilement des éléments de travail depuis Microsoft Teams à votre outil Kanban en suivant ces étapes :
- Cliquez sur le bouton + Nouvel élément de travail pour créer des tâches, des bugs ou des récits d'utilisateurs
- Attribuez ces tâches aux membres de l'équipe, fixez des délais et ajoutez des détails pertinents
- Glissez-déposez les tâches entre les colonnes au fur et à mesure de leur progression
Ces étapes garantissent que chaque tâche spécifique est suivie et gérée efficacement.
6. Suivez la progression et collaborez
Le tableau étant désormais configuré, vous pouvez suivre la progression de votre équipe et collaborer directement dans MS Teams.
- Utilisez l'onglet Tableaux dans Teams pour afficher le statut actuel de vos tâches et apporter les ajustements nécessaires
- Configurez des notifications pour les mises à jour des tâches en configurant le bot Azure DevOps dans Teams
- Ajoutez des commentaires ou des pièces jointes à des tâches individuelles pour une collaboration plus détaillée
Votre Tableau Kanban est désormais configuré et pleinement fonctionnel. Vous pouvez également maximiser son potentiel en intégrant d'autres outils de l'écosystème Microsoft, tels que SharePoint et Power Automate.
Les fonctionnalités avancées ne sont pas disponibles dans le forfait Free, mais vous pouvez toujours utiliser certains outils avancés essentiels pour améliorer continuellement votre flux de travail.
👀 Le saviez-vous ? Alors que le Kanban a été initialement développé comme système de production chez Toyota, David J. Anderson a adapté ses principes au travail intellectuel, en particulier dans le domaine du développement logiciel et des opérations informatiques.
Limites de l'utilisation de Microsoft Teams
Bien que Microsoft Teams offre des fonctionnalités Kanban de base, il présente certains inconvénients :
- Personnalisation limitée : Teams offre une flexibilité limitée en matière de personnalisation des dispositions et des flux de travail pour répondre à des besoins spécifiques, par rapport aux outils Kanban dédiés
- Manque d'intégrations avancées : l'intégration de Microsoft Teams à des outils externes pour améliorer les fonctionnalités Kanban peut s'avérer difficile et limitée
- Pas de suivi du temps : contrairement à la plupart des autres outils Kanban, Microsoft Teams ne propose pas d'outils intégrés pour suivre le temps, ce qui rend plus difficile la mesure du temps consacré aux tâches
- Dépendances d'intégration : certaines intégrations, telles que Azure Boards, nécessitent une organisation Azure DevOps associée. Cela peut ne pas convenir aux équipes qui n'utilisent pas encore les outils DevOps
- Aucune gestion des dépendances : les tableaux Kanban dans Teams ne prennent pas en charge les dépendances entre les tâches. Cela signifie que vous ne pouvez pas facilement lier des tâches qui doivent être achevées dans un ordre précis, ce qui peut être crucial dans le cadre de projets complexes
À lire également : Méthodologie Scrumban : comment la mettre en œuvre à l'aide d'exemples et de modèles
Créez un tableau Kanban avec ClickUp
Ces limitations de la création de tableaux Kanban sur Microsoft Teams sont-elles rédhibitoires ? Vous serez heureux d'apprendre qu'il existe une solution qui permet de surmonter ces obstacles : ClickUp.
C'est l'application tout-en-un pour le travail qui combine la gestion de projet, la gestion des connaissances et le chat, le tout optimisé par l'IA pour vous aider à travailler plus intelligemment et plus rapidement.
La vue Tableau de ClickUp dispose d'une interface conviviale qui rend les tableaux Kanban faciles à utiliser pour tous les membres de votre équipe. Elle est également polyvalente et s'adapte à la complexité de votre projet, quelle que soit sa taille.
Voici comment configurer votre tableau Kanban dans ClickUp :
Configurez votre environnement de travail dans ClickUp
Commencez par créer un environnement de travail adapté aux besoins de votre équipe.
- Connectez-vous à ClickUp ou créez un compte gratuit
- Créez un nouvel espace en cliquant sur le bouton + Nouvel espace, puis nommez-le en fonction de votre projet ou de votre équipe
- Ajoutez des membres à l'environnement de travail pour une collaboration fluide
Contrairement à Microsoft Teams, il n'y a pas de limite au nombre de tableaux ou d'espaces que vous pouvez créer, ce qui est idéal pour les projets à grande échelle.
Choisissez un modèle Kanban
Évitez les tracas liés à la création d'un tableau Kanban à partir de zéro en déployant l'un des modèles prêts à l'emploi de ClickUp.
- Sélectionnez un modèle Kanban dans le centre de modèles
- Choisissez le modèle de tableau Kanban ClickUp. Il simplifie la gestion de projet grâce à des flux de travail personnalisés, des dépendances entre les tâches, des libellés de priorité et des outils d'automatisation pour rationaliser les tâches
- Vous pouvez également explorer le modèle de gestion de projet agile ClickUp. Il rationalise les flux de travail agiles grâce à des tableaux personnalisables, des outils de planification de sprints et des dépendances entre les tâches
- Cliquez sur « Utiliser le modèle » pour importer n'importe quel modèle directement dans votre environnement de travail
Ces modèles éliminent le temps d'installation et sont préconfigurés avec des colonnes, des cartes de tâches et des flux de travail.
📮ClickUp Insight : 92 % des travailleurs du savoir risquent de perdre des décisions importantes dispersées dans des discussions, des e-mails et des feuilles de calcul. Sans système unifié pour saisir et suivre les décisions, les informations commerciales critiques se perdent dans le bruit numérique.
Grâce aux fonctionnalités et aux vues de gestion des tâches de ClickUp, vous n'aurez plus jamais à vous en soucier. Créez des tâches à partir de discussions, de commentaires sur des tâches, de documents et d'e-mails en un seul clic ! Affichez-les toutes dans des tableaux de bord personnalisables.
Personnalisez votre tableau Kanban
- Ajoutez des colonnes pour refléter les étapes de votre flux de travail, telles que « En attente », « En cours » et « Achevé »
- Créez des cartes Kanban pour les tâches et attribuez-leur des niveaux de priorité, des étiquettes et des délais
Avec ClickUp, vous avez un contrôle total sur l'apparence de votre tableau, avec des options pour personnaliser les champs des tâches et même intégrer des outils externes, autant de choses avec lesquelles Microsoft Teams a du mal.
Attribuez et automatisez les tâches
Attribuez des tâches aux membres de votre équipe en quelques clics.
- Ouvrez n'importe quelle carte de tâche et utilisez le champ Assigné pour attribuer une responsabilité.
- Automatisez les tâches récurrentes et les notifications à l'aide des automatisations ClickUp, ce qui vous permet de gagner du temps et d'économiser vos efforts
Contrairement à Teams, ClickUp offre des options d'automatisation robustes pour minimiser le travail manuel.
Collaborez et suivez la progression
La communication et le suivi sont faciles avec ClickUp.
- Ajoutez des commentaires, des pièces jointes et des checklists à chaque carte de tâche pour que tout soit regroupé au même endroit
- Utilisez les vues intégrées telles que la vue Tableau et la vue Liste pour suivre la progression de votre équipe
- Accédez à des mises à jour en temps réel grâce au flux d'activité de ClickUp, qui vous permet de ne jamais manquer les mises à jour importantes
Dites adieu aux limitations des notifications : ClickUp vous garantit de toujours rester informé.
Rapports et informations avancés
Les fonctionnalités avancées de ClickUp peuvent vous aider à suivre la progression de votre équipe.
- Générez des rapports pour analyser les taux d'achèvement des tâches, les délais et les tendances en matière de productivité
- Utilisez des tableaux de bord pour visualiser les indicateurs Kanban clés et identifier les goulots d'étranglement dans votre flux de travail
Grâce à ces outils, vous constaterez une amélioration continue de l'efficacité et du flux de travail de vos équipes.
💡Conseil de pro : Utilisez les limites de travail en cours (WIP) de ClickUp pour limiter le nombre de tâches dans des colonnes spécifiques. Cela permettra à votre équipe d'éviter le multitâche et de se concentrer davantage sur l'achèvement des tâches en cours avant d'en commencer de nouvelles.
Pourquoi utiliser ClickUp pour créer des tableaux Kanban ?
ClickUp est une application tout-en-un qui répond aux limitations courantes auxquelles les utilisateurs sont confrontés avec Microsoft Teams :
- Aucune limite sur les canaux, les tâches ou les intégrations
- Assistance complète pour l'étiquetage des métadonnées et la catégorisation des tâches
- Automatisation robuste et outils de collaboration en temps réel
- Une bibliothèque de modèles pour accélérer votre processus d'installation
L'interface de ClickUp est bien plus raffinée que celle de Trello. De la présentation visuelle générale au niveau de contrôle dont dispose l'utilisateur sur l'interface... C'est bien plus qu'un tableau Kanban, mais même sa vue Kanban est plus claire.
L'interface de ClickUp est bien plus raffinée que celle de Trello. De la présentation visuelle générale au niveau de contrôle dont dispose l'utilisateur sur l'interface... C'est bien plus qu'un tableau Kanban, mais même sa vue Kanban est plus claire.
À lire également : Scrum vs Kanban : dévoilement de la stratégie agile supérieure
Configurez vos tableaux Kanban avec ClickUp
Un tableau Kanban ne doit pas se contenter d'organiser les tâches, il doit également rationaliser le travail, éliminer les goulots d'étranglement et améliorer l'efficacité. Bien que Microsoft Teams offre une installation de base, ses limites en matière d'automatisation, de rapports et de personnalisation peuvent ralentir votre équipe.
ClickUp est une excellente alternative aux tableaux Kanban dans Microsoft Teams et passe au niveau supérieur avec :
✔ Automatisation basée sur l'IA pour des flux de travail plus fluides
✔ Tableaux personnalisables qui s'adaptent à tous les projets
✔ Des informations en temps réel pour suivre la progression sans effort
Pourquoi se contenter de moins ? Essayez ClickUp gratuitement et créez dès aujourd'hui un système Kanban plus intelligent et plus efficace.