Les grands projets sont complexes. Avec de multiples variables, le suivi des tâches, des responsabilités et des délais peut rapidement tourner au chaos.
C'est là qu'intervient le système de collaboration d'entreprise, qui n'est pas seulement un mot à la mode dans le monde des affaires, mais qui fait la différence entre le chaos et la réussite coordonnée. Lorsqu'il est bien utilisé, il transforme les efforts dispersés en flux de travail rationalisés, remplaçant la question « Où est ce fichier ? » par « Voici ce dont vous avez besoin. » ✨*
Explorons la collaboration en entreprise, pourquoi elle est plus importante que jamais et comment la mettre en œuvre efficacement.
⏰Résumé en 60 secondes
- La collaboration d'entreprise rationalise le travail d'équipe grâce à des outils de communication, de gestion des tâches et de partage de documents.
- La collaboration interne améliore la communication au sein de l'organisation ; la collaboration externe permet de réaliser des connexions avec les fournisseurs, les clients et les partenaires.
- La collaboration permet une prise de décision plus rapide, des flux de travail plus fluides et une réduction de la surcharge de communication.
- Les défis courants comprennent le manque de stratégie, la résistance au changement et une mauvaise gouvernance.
- Pour atteindre la réussite, il faut des objectifs clairs, les bons outils, une formation des équipes et un suivi de la progression.
- Choisissez des plateformes telles que ClickUp qui s'intègrent aux systèmes existants et offrent des fonctionnalités essentielles.
- Formez vos équipes aux compétences techniques et à l'utilisation pratique afin de leur donner confiance.
- Mesurez la progression en suivant le suivi des tâches achevées et en recueillant des commentaires.
- Pour instaurer une culture collaborative, il faut aborder les problèmes de confiance, fixer des objectifs clairs et guider les équipes à travers les différentes étapes.
Comprendre la collaboration d'entreprise
La collaboration d'entreprise rationalise le travail d'équipe. Elle établit un cadre solide de partage des connaissances entre les équipes locales et distantes, ce qui permet d'achever les tâches et d'atteindre les jalons rapidement et efficacement.
Qu'est-ce que la collaboration d'entreprise ?
La collaboration d'entreprise vise à harmoniser le travail des équipes, des fournisseurs et des clients afin d'améliorer la communication interne et externe. Il ne s'agit pas seulement d'outils, mais aussi de créer une culture où le flux de communication est assuré, les idées prospèrent et tout le monde travaille vers les mêmes objectifs.
Grâce à des outils adaptés et à des processus d'entreprise optimisés, la collaboration entre les équipes devient fluide, ce qui facilite le partage d'informations et stimule la productivité.
Vous souhaitez connaître les meilleurs outils à utiliser pour la collaboration en équipe ? Regardez notre compilation de vidéos :
Types de collaboration d'entreprise
1. Collaboration interne au sein de l'entreprise
L'accent est mis sur l'amélioration de la communication organisationnelle, la gestion des tâches et le partage d'informations afin de favoriser le travail d'équipe et une gestion de projet efficace. La collaboration interne au sein de l'entreprise s'appuie sur des outils tels que les logiciels de communication d'entreprise, les tableaux d'action et les portails de documents centralisés.
2. Collaboration externe entre entreprises
Garantit des espaces sécurisés et dédiés pour partager des échéanciers, suivre des rapports de statut et gérer des actifs avec des entités externes telles que des clients, des fournisseurs et des partenaires. L'objectif de la collaboration d'entreprise externe est d'éviter les retards ou les malentendus.
| Aspect | Collaboration interne au sein de l'entreprise | Collaboration externe entre entreprises |
| Objectif principal | Renforcer le travail d'équipe et le partage des connaissances au sein de l'organisation | Coordination avec des entités externes pour atteindre des objectifs communs |
| Participations | Employés et équipes internes | Clients, fournisseurs, partenaires et autres parties prenantes externes |
| Outils utilisés | Logiciels de communication d'entreprise, tableaux d'action, portails de documents | Plateformes de partage sécurisées, portails clients, suites collaboratives |
| Propriété des données | Entièrement contrôlé au sein de l'organisation | Partagé ou négocié entre les parties prenantes internes et externes |
| Avantages | Réduit les cloisonnements, favorise la transparence dans les flux de travail | Évitez les malentendus, assurez des mises à jour en temps opportun. |
Avantages de la collaboration d'entreprise
Une collaboration efficace ne se contente pas d'améliorer la dynamique de l'équipe, elle stimule également la productivité et la prise de décision.
Voyons comment cela peut faire la différence.
- Restez informé : garantissez la cohésion de tous grâce à une collaboration en temps réel, afin de toujours savoir ce qui se passe, qui travaille sur quoi et où en sont les choses.
- Amélioration du travail d'équipe : dites adieu aux réunions interminables pour maintenir la connexion et la confiance de votre équipe hautement performante.
- Moins de surcharge de communication : évitez la fatigue liée à Zoom et la surcharge de votre boîte de réception. Les outils de collaboration vous permettent de faire le tri et vous évitent d'avoir à rechercher constamment des informations.
- Accélérez la réalisation des tâches : identifiez les problèmes à un stade précoce afin de pouvoir réaffecter les ressources et assurer le bon déroulement des opérations.
Pour en savoir plus : Les 10 meilleurs outils de collaboration d'entreprise
Principaux défis liés à la mise en œuvre de la collaboration d'entreprise
Même avec les meilleures intentions, les stratégies de collaboration d'entreprise se heurtent à des obstacles. Voici comment les surmonter.
1. Pas de stratégie à l'échelle de l'entreprise
Les équipes adoptent souvent des outils technologiques à la volée, en commençant par une application pour les tâches à faire, puis en ajoutant une plateforme de prise de notes, etc. Au fil du temps, cela crée un mélange d'outils de collaboration IA qui peuvent se chevaucher mais ne s'intègrent pas bien, ce qui entraîne des inefficacités et un cloisonnement des données.
Solution : auditez votre infrastructure technologique existante, éliminez les redondances et standardisez les processus de collaboration.
2. Résistance au changement
Avez-vous déjà entendu quelqu'un dire : « Je n'ai pas le temps d'essayer quelque chose de nouveau » ? Les employés qui ne voient pas la valeur d'adopter un nouvel outil ou une nouvelle méthode y seront réfractaires.
Solution : identifiez les points faibles et introduisez des outils qui s'intègrent facilement dans les flux de travail existants.
3. Manque de gouvernance
L'un des défis les plus difficiles à relever pour mettre en place une collaboration efficace consiste à trouver le juste équilibre entre flexibilité, gouvernance, sécurité et conformité. Par exemple, autoriser le partage illimité de fichiers sans contrôles appropriés peut entraîner des violations de données.
Solution : Créez une équipe composée de responsables informatiques, de conformité et d'équipe pour présélectionner les outils. Fournissez une liste de logiciels approuvés avec des directives de personnalisation et planifiez des audits réguliers pour garantir la conformité.
Comment mettre en œuvre avec succès une stratégie de collaboration d'entreprise
La réussite de la collaboration ne dépend pas uniquement du choix des outils : elle nécessite également l'alignement des objectifs, des processus structurés et l'adhésion de l'équipe.
Voyons ensemble les étapes à suivre pour y parvenir.
1. Définissez des objectifs organisationnels clairs
Avant de vous lancer dans les outils ou les processus, posez-vous la question suivante :
- Quels problèmes essayez-vous de résoudre ?
- Vous souhaitez réduire les délais de réponse du service client ou accélérer les livraisons de produits ?
- L'amélioration de l'efficacité inter-équipes pendant les périodes de pointe est-elle une priorité ?
Basez votre stratégie sur des objectifs clairs et réalisables. Par exemple, si l'objectif est d'améliorer l'intégration des employés, visez quelque chose comme « Réduire le temps d'intégration des nouveaux employés de 3 semaines à 2 semaines au cours du prochain trimestre ».
Utilisez ClickUp Objectifs pour achever cette tâche.
Grâce à des fonctionnalités telles que « Task Targets », vous pouvez lier des tâches ou des listes à un objectif, ce qui permet de mettre à jour automatiquement la progression à mesure que les membres de votre équipe achevent les tâches.
De même, les « objectifs chiffrés » et les « objectifs financiers » vous permettent de suivre des objectifs tels que « Créer 5 e-mails de promotion de produits en une semaine » ou « Atteindre 50 000 dollars de ventes ce mois-ci ».
Pour les tâches plus simples, comme vérifier si les actions clés sont terminées, les « objectifs vrai/faux » garantissent que rien n'est oublié. Vous pouvez mener de courts sondages ou entretiens avec vos équipes ou vos clients afin d'identifier les points faibles communs et de définir des objectifs en conséquence.
Nous devions nous assurer que nos processus internes étaient adaptés pour réussir. ClickUp nous a été recommandé : son prix était très intéressant, la collecte d'informations correspondait exactement à nos besoins et cette plateforme semblait pouvoir évoluer avec l'entreprise.
Nous devions nous assurer que nos processus internes étaient adaptés pour réussir. ClickUp nous a été recommandé : son prix était très intéressant, il nous permettait de collecter exactement les informations dont nous avions besoin et semblait être une plateforme capable d'évoluer avec l'entreprise.
2. Choisissez le bon logiciel de collaboration d'entreprise
La pile technologique que vous choisissez peut faire ou défaire votre stratégie de collaboration d'entreprise.
Suivez ces conseils pour assurer la réussite : 🎯
✅ Choisissez une plateforme de collaboration d'entreprise qui correspond aux objectifs, aux flux de travail et à l'évolutivité de votre organisation afin de vous mettre sur la voie de la réussite.
✅ Recherchez des outils qui s'intègrent facilement aux systèmes existants, offrent un accès mobile et incluent des fonctionnalités clés telles que le suivi du temps, la synchronisation du Calendrier et le stockage cloud.
✅ Optez pour des alternatives avancées aux e-mails pour la communication de l'entreprise, telles que les outils de visioconférence et de partage d'écran, afin de rendre la communication plus claire et plus efficace.
✅ Utilisez les tableaux blancs ClickUp pour créer, organiser et mettre en œuvre vos idées dans un seul et même espace. Ils sont directement connectés à vos tâches, documents et chats. Vous pouvez intégrer des documents dans le tableau blanc pour des mises à jour en direct, lier des tâches pour suivre la progression ou discuter des idées sur les performances de l'équipe grâce à des chats intégrés.
Bonus : une fois votre travail achevé, vous pouvez partager le Tableau blanc : intégrez-le dans ClickUp, exportez-le au format PDF ou convertissez-le en un projet entièrement exploitable en un seul clic.
✅ Optimisez le processus de révision des images, vidéos et PDF grâce à ClickUp Proofing. Vous pouvez annoter directement ces fichiers, fournissant ainsi des commentaires clairs et exploitables. Cela s'avère particulièrement utile pour les mises à jour de contrats juridiques ou les validations de contenus marketing, où une collaboration précise au sein de l'entreprise est essentielle.
✅ Utilisez le modèle de Tableau blanc « Plan de communication » de ClickUp pour préciser les messages que vous devez diffuser, les personnes que vous devez cibler et le canal à utiliser. Vous pouvez définir la fréquence des communications et déterminer si des suivis sont nécessaires pour tenir tout le monde informé.
Ce modèle de plan de communication améliore la visibilité entre les équipes et les services, garantissant que tout le monde travaille ensemble pour atteindre les objectifs du projet et ceux de l'organisation.
✅ Définissez les rôles et les responsabilités pour chaque projet, établissez des lignes directrices pour les résumés rapides réguliers et créez un échéancier pour les projets à venir grâce au modèle de matrice de communication et de réunion d'équipe de ClickUp.
💡 Conseil de pro : évitez de choisir des outils uniquement en fonction de leur popularité. Évaluez plutôt les défis auxquels sont confrontées vos équipes sur site ou virtuelles et présélectionnez quelques outils qui pourraient fonctionner au mieux. Créez une matrice comparative des fonctionnalités, des coûts, des intégrations et de la facilité d'utilisation pour prendre rapidement une décision.
3. Formez et éduquez votre équipe
Selon un rapport de PwC, 90 % des cadres supérieurs estiment que leur organisation tient compte des besoins des employés lorsqu'elle introduit de nouvelles technologies.
Cependant, seuls 53 % des employés sont d'accord. Par conséquent, pour aider votre équipe à se sentir en confiance, concentrez-vous sur la formation au-delà des aspects techniques.
Avez-vous déjà ressenti la frustration de déployer un nouvel outil, pour finalement voir votre équipe se débattre avec celui-ci ?
Vous avez investi du temps et de l'argent, mais sans formation adéquate, l'outil ressemble davantage à un obstacle qu'à une solution. C'est là que ClickUp Brain peut vous aider en créant des ateliers de formation structurés. Vous pouvez définir des tâches pour chaque module de formation, suivre la progression et attribuer des objectifs d'apprentissage spécifiques aux membres de l'équipe.
💡Instructions à essayer :
✅ Définissez des tâches pour chaque module de formation et fixez des délais pour rester sur la bonne voie.
✅ Donnez à chaque membre de l'équipe des objectifs d'apprentissage clairs et suivez leur progression.
✅ Créez des quiz ou des tâches rapides pour vérifier la compréhension après chaque phase.
✅ Créez un espace de discussion pour que tous les membres de l'équipe puissent partager leurs questions et leurs idées.
Que vous organisiez des ateliers ou informiez votre équipe sur les tests de fonctionnalités innovantes, cet outil vous aide à créer facilement du contenu. Vous pouvez également utiliser des modèles pour créer rapidement des sessions de formation reproductibles et les organiser dans un environnement de travail dédié.
Bonus : si votre équipe est répartie à travers le monde, ClickUp Brain traduit également les supports de formation en plusieurs langues afin de les rendre facilement accessibles à des équipes diverses.
4. Suivez et mesurez votre collaboration
Le déploiement d'outils n'est que la partie émergée de l'iceberg en matière de collaboration d'entreprise. Vous devez savoir s'ils font une différence. Les employés les adoptent-ils ? Les tâches sont-elles achevées plus rapidement ? Utilisez les outils d'analyse intégrés à vos outils pour mesurer la progression. Ensuite, combinez le nombre de tâches achevées avec les commentaires des employés.
Utilisez la vue Formulaire de ClickUp pour recueillir rapidement les commentaires de votre équipe. À partir de la même plateforme, vous pouvez créer des formulaires personnalisés pour suivre la progression ou recueillir des informations sur votre formation.
Créer une culture collaborative : des cadres pour guider votre entreprise
Pour instaurer une culture collaborative, il ne suffit pas d'avoir de bonnes intentions, il faut également adopter une approche structurée.
Découvrons quelques cadres qui peuvent vous aider.
1. Les 5 dysfonctionnements d'une équipe
Selon l'ouvrage « Les cinq dysfonctionnements d'une équipe » de Patrick Lencioni, le manque de confiance, la peur des conflits, le manque d'engagement, le refus de la responsabilité et l'inattention sont des obstacles courants qui poussent les équipes à fonctionner en silos, fragmentant ainsi les processus à l'échelle de l'entreprise.
Comment mettre en place une gestion collaborative du travail?
➡️ En évaluant la dynamique actuelle de votre équipe et en tirant parti des technologies appropriées pour combler les lacunes. Par exemple, si votre équipe manque de confiance, introduisez des outils de communication tels que les commentaires anonymes qui permettent une libre circulation des idées.
⚠️ À éviter : ne négligez pas les causes profondes du désalignement. Il est pratiquement impossible d'améliorer l'alignement des équipes à distance si la confiance, la communication et la responsabilité ne sont pas prises en compte.
2. Modèle d'objectifs, de rôles, de processus et d'interactions
La collaboration commence par la clarté : définir les objectifs, attribuer les tâches, rationaliser les flux de travail et assurer une communication fluide. C'est l'essence même du modèle GRPI.
Ainsi, lorsque vous lancez un projet, élaborez un plan d'action reposant sur ces quatre piliers.
➡️ Commencez par une session d'alignement de l'équipe afin de définir clairement vos objectifs.
Par exemple, si votre objectif est « d'augmenter la fidélisation des clients de 15 % en six mois », décomposez-le en tâches réalisables :
- Réussite client : lancez un programme de fidélité pour vos clients de longue date.
- Responsable produit : livrer une mise à jour majeure dans un délai de trois mois.
- Marketing : créez et mettez en œuvre des campagnes d'e-mails personnalisées.
➡️ Définissez les rôles et les responsabilités en fonction de l'expertise et de l'expérience de chacun.
Créez des référentiels structurés et faciles à parcourir pour partager vos connaissances, tels que des wikis ou des documents imbriqués avec ClickUp Docs. Utilisez des options de mise en forme avancées telles que des signets, des tableaux et des widgets pour une meilleure compréhension visuelle.
➡️ Rassemblez des informations sur les processus afin d'assurer la cohérence et l'accessibilité de la prise de décision, des flux de travail et de la remontée des problèmes.
Utilisez la collaboration instantanée et en direct sur ClickUp pour avertir lorsqu'un membre de l'équipe consulte simultanément une tâche ou ajoute un commentaire au document. Partagez vos commentaires, attribuez des tâches et suivez les idées en toute simplicité.
➡️ Encouragez la cohésion de l'équipe au-delà du travail. Formez vos collaborateurs à la résolution constructive des conflits grâce à des discussions ouvertes et des échanges réguliers en dehors du travail.
3. Formation, confrontation, normalisation et performance
Pour favoriser la collaboration au sein de l'entreprise, guidez votre équipe à travers les étapes du développement d'un groupe définies par Tuckman: formation, confrontation, normalisation et performance.
Formation : intégrez les membres de l'équipe issus de différents services et clarifiez leur objectif. Par exemple, harmonisez les services informatiques, opérationnels et marketing autour d'un projet de transformation numérique centré sur le client. Utilisez une plateforme de travail collaborative pour centraliser la communication.
Storming : encouragez les discussions structurées grâce à des outils de réunion collaboratifs tels que ClickUp Chat. Les notifications et les suivis personnalisables vous permettent de rester informé uniquement des discussions qui comptent. Épinglez les discussions importantes, organisez les discussions en sections et utilisez les messages directs pour les discussions en tête-à-tête.
ClickUp Chat synchronise également toutes les informations entre les appareils et fonctionne parfaitement, même hors ligne. De plus, réduisez la « taxe de basculement » (la perte de productivité causée par le passage d'une plateforme à l'autre) en hébergeant des appels audio et des visioconférences (avec jusqu'à 200 participants) directement dans ClickUp Chat.
Normalisations : concentrez-vous sur la standardisation des flux de travail et créez une liste des bonnes pratiques pour une collaboration interfonctionnelle.
Performance : reconnaissez et célébrez les jalons franchis par l'équipe afin de renforcer le sentiment de partage de l'accomplissement.
📮ClickUp Insight : Près de 60 % des travailleurs répondent aux messages instantanés dans les 10 minutes.
Si ces réponses rapides sont souvent synonymes d'efficacité, elles perturbent la concentration et nuisent au travail approfondi. Centralisez vos projets, vos tâches et vos fils de discussion dans ClickUp pour rationaliser vos interactions et réduire les changements de contexte. Obtenez les informations dont vous avez besoin sans sacrifier votre concentration !
4. Les 8 étapes pour mener le changement
Le changement commence par les dirigeants qui donnent le ton. Pour briser les silos et favoriser la collaboration, suivez le modèle de changement en 8 étapes de Kotter.
Tout d'abord, créez un sentiment d'urgence. Montrez les coûts réels d'une mauvaise coordination, comme les retards dans le lancement de produits, afin de souligner pourquoi le changement est crucial.
Ensuite, formez une coalition de leaders issus de différents services, capables de favoriser la collaboration. Équipez-les d'outils tels que des tableaux de bord partagés ou des réseaux sociaux internes afin d'améliorer la transparence.
Enfin, encouragez les ateliers conjoints où les équipes, telles que la R&D et le marketing, collaborent tout en gardant à l'esprit les échéanciers et les besoins. Montrez la voie, et votre équipe vous suivra.
Auparavant, nous passions des heures supplémentaires à faire manuellement des tâches routinières, telles que la livraison de projets à notre équipe, la création de tâches et le collage de liens. Aujourd'hui, nous utilisons ce temps pour planifier et transférer davantage de flux de travail de l'équipe vers ClickUp.
Auparavant, nous passions des heures supplémentaires à effectuer manuellement des tâches routinières, telles que la livraison de projets à notre équipe, la création de tâches et le collage de liens. Désormais, nous utilisons ce temps pour planifier et transférer davantage de flux de travail de l'équipe vers ClickUp.
Améliorez la collaboration au sein de votre entreprise avec ClickUp
La collaboration en entreprise, c'est comme diriger une équipe sportive de haut niveau. Le talent peut vous permettre de tenir le coup pendant un certain temps, mais les performances baisseront sans entraînement régulier et sans coordination.
Il en va de même pour les entreprises. Sans une collaboration optimisée, les projets stagnent et la qualité diminue. C'est là que ClickUp entre en jeu et simplifie sans effort la collaboration en entreprise. Que vous souhaitiez réfléchir à des idées, attribuer des responsabilités ou faciliter les boucles de rétroaction, vous disposez de toutes les fonctionnalités nécessaires pour continuer à progresser.
Prêt à vous lancer ? Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp et découvrez la collaboration en action.