Les grands projets sont complexes. Avec de nombreux éléments en mouvement, le suivi des tâches, des responsabilités et des échéances peut rapidement devenir chaotique.
C'est là qu'intervient le système de collaboration d'entreprise, qui n'est pas seulement un mot à la mode dans le monde des affaires, mais qui fait toute la différence entre une équipe désorganisée et une réussite coordonnée. Lorsqu'il est bien utilisé, il transforme les efforts dispersés en flux de travail rationalisés, et la question « Où est ce fichier ? » devient « Voici ce dont vous avez besoin. » ✨*
Explorons la collaboration d'entreprise, pourquoi elle est plus importante que jamais et comment la mettre en œuvre efficacement.
⏰Résumé en 60 secondes
- La collaboration d'entreprise rationalise le travail d'équipe grâce à des outils de communication, de gestion des tâches et de partage de documents
- La collaboration interne améliore la communication au sein de l'organisation ; la collaboration externe permet de se connecter avec les fournisseurs, les clients et les partenaires
- La collaboration permet une prise de décision plus rapide, des flux de travail plus fluides et une réduction de la surcharge de communication
- Les défis courants incluent le manque de stratégie, la résistance au changement et une mauvaise gouvernance
- La réussite nécessite des objectifs clairs, les bons outils, la formation des équipes et le suivi des progrès
- Choisissez des plateformes telles que ClickUp qui s'intègrent aux systèmes existants et offrent des fonctionnalités essentielles
- Formez vos équipes aux compétences techniques et à l'utilisation pratique pour garantir leur confiance
- Mesurez la progression en assurant le suivi de l'achèvement des tâches et en recueillant des commentaires
- Pour instaurer une culture collaborative, il faut résoudre les problèmes de confiance, définir des objectifs clairs et guider les équipes à chaque étape
Comprendre la collaboration d'entreprise
La collaboration d'entreprise rationalise le travail d'équipe. Elle établit un cadre solide de partage des connaissances entre les équipes locales et distantes, ce qui permet d'achever les tâches et d'atteindre les jalons rapidement et efficacement.
Qu'est-ce que la collaboration d'entreprise ?
La collaboration d'entreprise vise à aligner les équipes, les fournisseurs et les clients afin qu'ils travaillent de manière transparente, améliorant ainsi la communication interne et externe. Il ne s'agit pas seulement d'outils, mais aussi de créer une culture où la communication fluide, les idées prospèrent et où tout le monde travaille vers les mêmes objectifs.
Avec les bons outils et des processus métier optimisés, la collaboration en équipe devient fluide, ce qui facilite le partage d'informations et stimule la productivité.
Vous souhaitez connaître les meilleurs outils pour la collaboration en équipe ? Découvrez notre sélection dans cette vidéo :
Types de collaboration d'entreprise
1. Collaboration interne au sein de l'entreprise
Concentrez-vous sur l'amélioration de la communication organisationnelle, la gestion des tâches et le partage d'informations afin de favoriser le travail d'équipe et une gestion de projet efficace. La collaboration interne au sein de l'entreprise s'appuie sur des outils tels que les logiciels de communication d'entreprise, les tableaux d'action et les portails de documents centralisés.
2. Collaboration externe entre entreprises
Garantit des espaces sécurisés et dédiés pour le partage d'échéanciers, le suivi des rapports de statut et la gestion des actifs avec des entités externes telles que les clients, les fournisseurs et les partenaires. L'objectif de la collaboration d'entreprise externe est d'éviter les retards ou les malentendus.
| Aspect | Collaboration interne à l'entreprise | Collaboration d'entreprise externe |
| Objectif principal | Renforcez le travail d'équipe et le partage des connaissances au sein de l'organisation | Coordination avec des entités externes pour atteindre des objectifs communs |
| Participations | Employés et équipes internes | Clients, fournisseurs, partenaires et autres parties prenantes externes |
| Outils utilisés | Logiciels de communication d'entreprise, tableaux d'action, portails de documents | Plateformes de partage sécurisées, portails clients, suites de collaboration |
| Propriété des données | Entièrement contrôlé au sein de l'organisation | Partagé ou négocié entre les parties prenantes internes et externes |
| Avantages | Réduit les silos, favorise la transparence dans les flux de travail | Évitez les malentendus et garantissez des mises à jour en temps opportun |
Avantages de la collaboration d'entreprise
Une collaboration efficace ne se limite pas à améliorer la dynamique d'équipe, elle stimule également la productivité et la prise de décision.
Découvrez comment cela peut faire la différence.
- Restez informé : garantissez que tout le monde est sur la même page grâce à la collaboration en temps réel, afin que vous sachiez toujours ce qui se passe, qui travaille sur quoi et où en sont les choses
- Amélioration du travail d'équipe : Dites adieu aux réunions interminables pour que votre équipe hautement performante reste connectée et confiante
- Moins de surcharge de communication : Évitez la fatigue liée à Zoom et la surcharge de la boîte de réception : les outils de collaboration éliminent le désordre et vous évitent d'avoir à rechercher constamment des informations
- Accélérez la réalisation des tâches : identifiez rapidement les problèmes afin de réaffecter les ressources et d'assurer la continuité des activités
En savoir plus : Les 10 meilleurs outils de collaboration d'entreprise
Principaux défis liés à la mise en œuvre de la collaboration d'entreprise
Même avec les meilleures intentions, les stratégies de collaboration d'entreprise se heurtent à des obstacles. Voici comment les surmonter.
1. Pas de stratégie à l'échelle de l'entreprise
Les équipes adoptent souvent des outils technologiques à la volée, en commençant par une application de tâches, puis en ajoutant une plateforme de prise de notes, etc. Au fil du temps, cela crée un mélange d'outils de collaboration IA qui peuvent se chevaucher mais ne s'intègrent pas bien, ce qui entraîne des inefficacités et un cloisonnement des données.
Solution : Auditez votre infrastructure technologique existante, éliminez les redondances et standardisez les processus de collaboration.
2. Résistance au changement
Avez-vous déjà entendu quelqu'un dire « Je n'ai pas le temps d'essayer quelque chose de nouveau » ? Les employés qui ne voient pas la valeur d'adopter un nouvel outil ou une nouvelle méthode y seront réticents.
Solution : identifiez les points faibles et introduisez des outils qui s'intègrent facilement dans les flux de travail existants.
3. Manque de gouvernance
L'un des défis les plus difficiles à relever pour mettre en œuvre une collaboration efficace est de trouver le juste équilibre entre flexibilité, gouvernance, sécurité et conformité. Par exemple, autoriser le partage illimité de fichiers sans contrôles appropriés peut entraîner des violations de données.
Solution : Créez une équipe composée de responsables informatiques, de conformité et d'équipe pour présélectionner les outils. Fournissez une liste de logiciels approuvés avec des directives de personnalisation et planifiez des audits réguliers pour garantir la conformité.
Comment mettre en œuvre avec réussite une stratégie de collaboration d'entreprise
La réussite de la collaboration ne dépend pas uniquement du choix des outils : elle nécessite l'alignement des objectifs, des processus structurés et l'adhésion de l'équipe.
Décomposons les étapes pour y parvenir.
1. Définissez des objectifs organisationnels clairs
Avant de vous lancer dans des outils ou des processus, posez-vous les questions suivantes :
- Quels problèmes essayez-vous de résoudre ?
- Vous souhaitez réduire les délais de réponse du service client ou accélérer les livraisons de produits ?
- L'amélioration de l'efficacité entre les équipes pendant les périodes de pointe est-elle une priorité ?
Basez votre stratégie sur des objectifs clairs et réalisables. Par exemple, si l'objectif est d'améliorer l'intégration des employés, visez quelque chose comme « Réduire le temps d'intégration des nouveaux employés de 3 semaines à 2 semaines au cours du prochain trimestre »
Utilisez les objectifs ClickUp pour achever cette tâche.
Grâce à des fonctionnalités telles que « Objectifs de tâche », vous pouvez lier des tâches ou des listes à un objectif, ce qui permet de mettre à jour automatiquement la progression à mesure que les membres de votre équipe achèvent les tâches.
De même, les « objectifs en nombre » et les « objectifs monétaires » vous permettent de suivre des objectifs tels que « Créer 5 e-mails de promotion de produits en une semaine » ou « Atteindre 50 000 $ de chiffre d'affaires ce mois-ci »
Pour les tâches plus simples, comme vérifier si les actions clés sont terminées, les « cibles vrai/faux » garantissent que rien n'est oublié. Vous pouvez mener de courts sondages ou entretiens avec vos équipes ou vos clients afin de découvrir les points faibles communs et définir des objectifs en conséquence.
Nous devions nous assurer que nos processus internes étaient adaptés pour réussir. ClickUp nous a été recommandé : le prix était très intéressant, les informations fournies correspondaient exactement à nos besoins et la plateforme semblait pouvoir évoluer avec l'entreprise.
Nous devions nous assurer que nos processus internes étaient adaptés pour réussir. ClickUp nous a été recommandé : le prix était très intéressant, les informations fournies correspondaient exactement à nos besoins et la plateforme semblait pouvoir évoluer avec l'entreprise.
2. Choisissez le logiciel de collaboration d'entreprise qui vous convient
La pile technologique que vous choisissez peut faire ou défaire votre stratégie de collaboration d'entreprise.
Suivez ces conseils pour réussir : 🎯
✅ Choisissez une plateforme de collaboration d'entreprise qui correspond aux objectifs, aux flux de travail et à l'évolutivité de votre organisation pour mettre toutes les chances de votre côté.
✅ Recherchez des outils qui s'intègrent facilement aux systèmes existants, offrent un accès mobile et incluent des fonctionnalités clés telles que le suivi du temps, la synchronisation du calendrier et le stockage cloud.
✅ Optez pour des alternatives avancées à l'e-mail pour la communication d'entreprise, telles que la visioconférence et les outils de partage d'écran, afin de rendre la communication plus claire et plus efficace
✅ Utilisez les tableaux blancs ClickUp pour créer, organiser et mettre en œuvre vos idées dans un seul espace. Ils se connectent directement à vos tâches, documents et discussions. Vous pouvez intégrer des documents dans le tableau blanc pour des mises à jour en direct, lier des tâches pour suivre la progression ou discuter des performances de l'équipe grâce à des discussions intégrées.
Bonus : une fois votre travail achevé, vous pouvez partager le tableau blanc, l'intégrer à ClickUp, l'exporter au format PDF ou le convertir en un projet entièrement exploitable en un seul clic.
✅ Optimisez le processus de révision des images, vidéos et PDF avec ClickUp Proofing. Vous pouvez annoter directement ces fichiers, fournissant ainsi des commentaires clairs et exploitables. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les mises à jour de contrats juridiques ou les validations de contenu marketing, où une collaboration précise au sein de l'entreprise est essentielle.
✅ Utilisez le modèle de tableau blanc « Forfait de communication » de ClickUp pour préciser les messages que vous devez diffuser, les personnes à cibler et le canal à utiliser. Vous pouvez définir la fréquence des communications et si des suivis sont nécessaires pour tenir tout le monde informé.
Ce modèle de forfait de communication améliore la visibilité entre les équipes et les services, garantissant ainsi que tout le monde travaille ensemble pour atteindre les objectifs du projet et ceux de l'organisation.
✅ Définissez les rôles et les responsabilités pour chaque projet, établissez des directives pour des résumés rapides réguliers et créez un échéancier pour les projets à venir grâce au modèle de matrice de communication et de réunion d'équipe de ClickUp.
💡 Conseil de pro : Évitez de choisir des outils uniquement en fonction de leur popularité. Évaluez plutôt les défis auxquels sont confrontées vos équipes sur site ou virtuelles et présélectionnez quelques outils qui pourraient le mieux convenir à votre travail. Créez une matrice comparative des fonctionnalités, des coûts, des intégrations et de la facilité d'utilisation pour prendre rapidement une décision.
3. Formez et éduquez votre équipe
Selon un rapport PwC, 90 % des cadres supérieurs estiment que leur organisation tient compte des besoins des employés lors de l'introduction de nouvelles technologies.
Cependant, seuls 53 % des employés sont d'accord. Par conséquent, pour aider votre équipe à se sentir en confiance, concentrez-vous sur la formation au-delà des aspects techniques.
Avez-vous déjà ressenti la frustration de déployer un nouvel outil, pour ensuite voir votre équipe se débattre avec ?
Vous avez investi du temps et de l'argent, mais sans formation adéquate, l'outil ressemble plus à un obstacle qu'à une solution. C'est là que ClickUp Brain peut vous aider en créant des ateliers de formation structurés. Vous pouvez configurer des tâches pour chaque module de formation, suivre la progression et attribuer des objectifs d'apprentissage spécifiques aux membres de l'équipe.
💡Invites, instructions :
✅ Définissez des tâches pour chaque module de formation et attribuez des délais pour rester sur la bonne voie
✅ Donnez à chaque membre de l'équipe des objectifs d'apprentissage clairs et suivez leur progression
✅ Créez des quiz ou des tâches rapides pour vérifier la compréhension après chaque phase
✅ Créez un espace de discussion pour les équipes afin que chacun puisse partager ses questions et ses idées
Que vous organisiez des ateliers ou informiez votre équipe sur les tests de fonctionnalités innovantes, cela vous aide à créer facilement du contenu. Vous pouvez également utiliser des modèles pour créer rapidement des sessions de formation reproductibles et les organiser dans un environnement de travail dédié.
Bonus : si votre équipe est répartie dans le monde entier, ClickUp Brain traduit également les supports de formation en plusieurs langues afin de les rendre facilement accessibles à des équipes diverses.
4. Suivez et mesurez votre collaboration
Le déploiement d'outils n'est que la partie émergée de l'iceberg en matière de collaboration d'entreprise. Vous devez savoir s'ils font une différence. Les utilisateurs les adoptent-ils ? Les tâches sont-elles achevées plus rapidement ? Utilisez les analyses intégrées à vos outils pour mesurer la progression. Combinez ensuite les nombres avec les commentaires des employés.
Utilisez la vue Formulaire de ClickUp pour recueillir rapidement les commentaires de votre équipe. À partir de la même plateforme, vous pouvez créer des formulaires personnalisés pour suivre la progression ou recueillir des informations sur votre formation.
Créer une culture collaborative : cadres pour guider votre entreprise
Pour instaurer une culture collaborative, il ne suffit pas d'avoir de bonnes intentions, il faut une approche structurée.
Découvrons quelques cadres qui peuvent vous aider.
1. Les 5 dysfonctionnements d'une équipe
Selon l'ouvrage « Les cinq dysfonctionnements d'une équipe » de Patrick Lencioni, le manque de confiance, la peur des conflits, le manque de validation, le refus de la responsabilité et l'inattention sont des obstacles courants qui poussent les équipes à travailler en silos, fragmentant ainsi les processus à l'échelle de l'entreprise.
Comment mettre en place une gestion collaborative du travail?
➡️ En évaluant la dynamique actuelle de votre équipe et en tirant parti des technologies appropriées pour combler les lacunes. Par exemple, si votre équipe manque de confiance, introduisez des outils de communication tels que les commentaires anonymes qui permettent une libre circulation des idées.
⚠️ À éviter : Ne négligez pas les causes profondes du manque d'alignement. Il est pratiquement impossible d'améliorer l'alignement des équipes à distance si la confiance, la communication et la responsabilisation ne sont pas prises en compte.
2. Objectifs, rôles, processus, modèle d'interactions
La collaboration commence par la clarté : définir des objectifs, attribuer des tâches, rationaliser les flux de travail et garantir une communication fluide. C'est l'essence même du modèle GRPI.
Ainsi, lorsque vous lancez un projet, créez un plan d'action reposant sur ces quatre piliers.
➡️ Commencez par une session d'alignement d'équipe pour définir clairement vos objectifs.
Par exemple, si votre objectif est « d'augmenter la fidélisation de la clientèle de 15 % en six mois », décomposez-le en tâches réalisables :
- Réussite client : Lancez un programme de fidélité pour vos clients de longue date
- Responsable produit : Livrer une mise à jour majeure dans un délai de trois mois
- Marketing : Créez et exécutez des campagnes d'e-mail personnalisées
➡️ Définissez les rôles et les responsabilités en fonction de l'expertise et de l'expérience de chacun.
Créez des référentiels structurés et faciles à parcourir pour partager vos connaissances, tels que des wikis ou de la documentation imbriquée avec ClickUp Docs. Utilisez des options de mise en forme avancées telles que des signets, des tableaux et des widgets pour une meilleure compréhension visuelle.
➡️ Rassemblez des informations sur les processus afin d'assurer la cohérence et l'accessibilité de la prise de décision, des flux de travail et de l'escalade des problèmes.
Utilisez la collaboration instantanée et en direct sur ClickUp pour être averti lorsqu'un membre de l'équipe consulte simultanément une tâche ou ajoute un commentaire au document. Partagez vos commentaires, attribuez des tâches et suivez les idées en toute simplicité.
➡️ Encouragez la cohésion de l'équipe au-delà du travail. Apprenez à résoudre les conflits de manière constructive grâce à des discussions ouvertes et à des échanges réguliers en dehors du travail.
3. Formulation, confrontation, normalisation et performance
Pour promouvoir la collaboration au sein de votre entreprise, guidez votre équipe à travers les étapes du développement d'un groupe définies par Tuckman: formation, confrontation, normalisation et performance.
Formulaire : intégrez les membres de l'équipe issus de différents services et clarifiez leur objectif. Par exemple, alignez les services informatiques, opérationnels et marketing sur un projet de transformation numérique centré sur le client. Utilisez une plateforme d'environnement de travail partagé pour centraliser la communication.
Storming : encouragez les discussions structurées grâce à des outils de réunion collaboratifs tels que ClickUp Chat. Les notifications et les suivis personnalisables vous permettent de rester informé uniquement des discussions qui comptent. Épinglez les discussions clés, organisez les discussions en sections et utilisez les messages directs pour les discussions en tête-à-tête.
ClickUp Chat synchronise également toutes les informations entre les appareils et fonctionne parfaitement, même hors ligne. De plus, réduisez la « taxe d'activation/désactivation » (la perte de productivité causée par le passage d'une plateforme à l'autre) en hébergeant des visioconférences (jusqu'à 200 participants) directement dans ClickUp Chat.
Norming : concentrez-vous sur la standardisation des flux de travail et la liste des bonnes pratiques pour une collaboration interfonctionnelle.
Performance : reconnaissez et célébrez les jalons franchis par votre équipe afin de renforcer le sentiment d'accomplissement commun.
📮ClickUp Insight : Près de 60 % des employés répondent aux messages instantanés dans les 10 minutes.
Si ces réponses rapides sont souvent synonymes d'efficacité, elles perturbent toutefois la concentration et nuisent à la réflexion approfondie. Centralisez vos projets, tâches et fils de discussion dans ClickUp afin de rationaliser vos interactions et de réduire les changements de contexte. Obtenez les informations dont vous avez besoin sans perdre votre concentration !
4. Les 8 étapes pour mener le changement
Le changement commence par les dirigeants qui donnent le ton. Pour briser les silos et favoriser la collaboration, suivez le modèle de changement en 8 étapes de Kotter.
Commencez par créer un sentiment d'urgence. Montrez les coûts réels d'une mauvaise coordination, comme les retards dans le lancement des produits, afin de souligner pourquoi le changement est crucial.
Ensuite, formez une coalition de leaders issus de différents services qui pourront favoriser la collaboration. Équipez-les d'outils tels que des tableaux de bord partagés ou des réseaux sociaux internes pour renforcer la transparence.
Enfin, encouragez les ateliers conjoints où les équipes, comme la R&D et le marketing, collaborent tout en gardant les échéanciers et les besoins au premier plan. Montrez la voie, et votre équipe vous suivra.
Nous passions auparavant des heures supplémentaires à effectuer manuellement des tâches routinières, comme livrer des projets à notre équipe, créer des tâches et coller des liens. Aujourd'hui, nous utilisons ce temps pour planifier et transférer davantage de flux de travail de l'équipe vers ClickUp.
Nous passions auparavant des heures supplémentaires à effectuer manuellement des tâches routinières, comme livrer des projets à notre équipe, créer des tâches et coller des liens. Aujourd'hui, nous utilisons ce temps pour planifier et transférer davantage de flux de travail de l'équipe vers ClickUp.
Améliorez la collaboration au sein de votre entreprise avec ClickUp
La collaboration en entreprise, c'est comme diriger une équipe sportive de haut niveau. Le talent peut vous aider pendant un certain temps, mais sans entraînement régulier ni coordination, les performances finissent par baisser.
Il en va de même pour les entreprises. Sans une collaboration optimisée, les projets stagnent et la qualité baisse. C'est là que ClickUp entre en jeu et simplifie sans effort la collaboration au sein de l'entreprise. Que vous souhaitiez réfléchir à des idées, attribuer des responsabilités ou faciliter les boucles de rétroaction, vous disposez de toutes les fonctionnalités nécessaires pour continuer à progresser.
Prêt à vous lancer ? Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp et découvrez la collaboration en action.