Vous participez à une réunion virtuelle et essayez de vous concentrer sur la discussion, mais la moitié de votre attention est occupée à prendre des notes, au suivi des éléments à entreprendre et à vous assurer de ne manquer aucune décision importante. À la fin de l'appel, vous vous retrouvez avec un document désordonné rempli de phrases à moitié écrites et le sentiment tenace d'avoir manqué quelque chose.
Gemini propose une transcription en temps réel et des résumés automatiques pour prendre en charge ces détails.
Dans cet article, nous allons explorer comment utiliser Gemini dans Google Meet pour organiser des réunions plus efficaces et gratuites. 🤝
En bonus, nous vous présenterons ClickUp AI Notetaker, une solution alimentée par l'IA qui transforme automatiquement vos réunions en résumés, en informations et en éléments à mener.
🧠 Anecdote : Gemini a été lancé pour la première fois en 2023. Google l'a déployé par étapes, améliorant ses capacités et ajoutant progressivement de nouvelles fonctionnalités, telles qu'une meilleure compréhension du langage naturel et une génération d'images améliorée.
Comment utiliser Gemini dans Google Meet
Gemini, l'assistant alimenté par l'IA de Google intégré à Google Meet, améliore la productivité de vos réunions. Il capture des notes détaillées, fournit des transcriptions en temps réel et résume les réunions afin de simplifier votre flux de travail.
Voyons en détail les étapes à suivre pour utiliser Gemini dans la plateforme de réunion virtuelle d'. ⚒️
Étape n° 1 : vérifiez votre accès à Google Workspace
Avant de commencer, assurez-vous que votre compte Google peut accéder à Gemini via Google Workspace Labs. Cette fonctionnalité est généralement incluse dans certains forfaits spécifiques tels que Gemini Enterprise ou Gemini Business.
Sans accès, vous ne pourrez pas débloquer les outils de productivité de Gemini.
💡 Conseil de pro : lorsque vous planifiez une réunion, ajoutez un lien Google Meet et activez les fonctionnalités Gemini à l'avance. Cela garantit que la prise de notes et la transcription automatiques sont prêtes dès le début.
Étape n° 2 : démarrer ou rejoindre une session Google Meet
Ouvrez l'application Google Meet ou rendez-vous sur meet.google.com dans votre navigateur. À l'aide d'un lien ou d'un code de réunion, vous pouvez démarrer une nouvelle réunion ou rejoindre une session en cours.
Une fois dans l'outil de réunion en ligne, vous pouvez activer les fonctionnalités de Gemini.
💡 Conseil de pro : si certains participants à la réunion ont des webcams de mauvaise qualité, cela peut nuire au professionnalisme général de l'appel. Encouragez les participants à utiliser des environnements bien éclairés pour améliorer la qualité de la vidéo et tirez parti des fonctionnalités de Google Meet telles que le flou d'arrière-plan. Vous pouvez également générer des images d'arrière-plan qui correspondent à votre marque ou au thème de la réunion, afin de garantir un aspect plus soigné et cohérent !
Étape n° 3 : activez la prise de notes automatique
Ouvrez le menu Activités , généralement situé dans le coin inférieur droit de l'interface de réunion. Sélectionnez ici Notes de réunion pour accéder aux paramètres de prise de notes et de transcription IA de Gemini.
Dans les paramètres Notes de réunion , activez/désactivez Prendre des notes pour moi. Gemini capturera automatiquement les notes de réunion, y compris les points clés, les éléments à entreprendre et les décisions au fur et à mesure que la discussion se déroule. Cela est particulièrement utile pour rester concentré pendant les discussions sans avoir à se soucier de la prise de notes manuelle.
Si vous avez besoin d'un compte rendu mot à mot de la réunion, activez la fonctionnalité de transcription. Gemini capturera chaque mot prononcé en temps réel, ce qui est idéal pour les discussions techniques ou lorsque vous souhaitez disposer d'un compte rendu précis de la réunion.
🧠 Anecdote : lorsque Google Meet a été lancé, il n'était accessible qu'aux utilisateurs d'entreprises et nécessitait une invitation pour y adhérer. Ce n'est qu'en 2020, pendant la pandémie, que Google a rendu Meet gratuit pour tous.
📖 À lire également : Conseils pour améliorer la productivité avec Google Workspace
Étape n° 4 : consultez le résumé de fin de réunion
À la fin de la réunion, Gemini compile automatiquement un résumé mettant en évidence les principaux points de discussion, les décisions prises et les tâches assignées. Vérifiez immédiatement le résumé pour vous assurer qu'il reflète fidèlement tout ce qui a été dit et ajouté pendant la réunion et ajoutez des informations supplémentaires si nécessaire.
Vous pouvez également vérifier de temps en temps que les idées clés sont bien consignées. Si quelque chose manque, vous pouvez orienter la discussion pour clarifier les choses.
💡 Conseil de pro : si vous rejoignez une réunion en retard, utilisez la fonctionnalité résumé jusqu'à présent de Google Gemini pour rattraper rapidement les discussions précédentes.
🔍 Le saviez-vous ? Google Meet dispose de plusieurs niveaux de sécurité, notamment le chiffrement par défaut pour toutes les réunions, garantissant ainsi la confidentialité de vos discussions. Il ne nécessite pas non plus de modules complémentaires ou de plugins tiers pour fonctionner, ce qui minimise les risques de sécurité.
Étape n° 5 : organisez et partagez vos notes
Gemini enregistre toutes les notes de réunion dans votre Google Cloud sur Drive dans un dossier Meet Notes. Vous pouvez ouvrir les notes dans Google Docs pour affiner le contenu, en vous assurant que les détails sont clairs et exploitables pour votre équipe.
Une fois les notes finalisées, partagez-les directement depuis Google Docs. Attribuez des droits d'accès en lecture seule ou en modification en cours selon les besoins pour une collaboration optimisée. Les comptes rendus de réunion de Gemini sont accessibles et utilisables dans d'autres applications Google Workspace telles que Gmail ou Docs, ce qui facilite le suivi des éléments à mener.
🧠 Anecdote : Google Meet a été lancé sous le nom de Hangouts Meet en 2017, dans le cadre de la suite G Suite de Google (aujourd'hui Google Workspace). Il a été conçu pour être une version plus professionnelle et plus sécurisée de Google Meet.
Limites de l'utilisation de Gemini dans Google Meet
Bien que Gemini dans Google Meet offre des fonctionnalités de prise de notes et de transcription basées sur l'IA, il présente de nombreux inconvénients qui nuisent à son efficacité. Voici quelques limitations qui vous donneront envie de vous tourner vers des alternatives à Google Meet. 📃
- Transcriptions lentes et imprécises : la génération des transcriptions et des résumés prend du temps, ce qui complique le suivi après la réunion. De plus, les résumés générés par l'IA simplifient à l'extrême les discussions et omettent des détails essentiels.
- Gestion désorganisée des fichiers : les résumés, transcriptions et enregistrements sont stockés séparément dans Google Drive, ce qui crée un système fragmenté qui rend difficile la recherche et le recoupement rapides des informations.
- Prise en charge linguistique limitée : Gemini ne prend actuellement en charge que l'anglais pour la prise de notes et la transcription, ce qui empêche la traduction des légendes et limite son utilité pour les équipes travaillant dans des environnements multilingues ou avec des clients internationaux.
📮 ClickUp Insight : Selon notre sondage sur l'efficacité des réunions, près de 40 % des personnes interrogées participent à 4 à 8 réunions ou plus par semaine, chacune pouvant durer jusqu'à une heure. Cela représente un temps collectif considérable consacré aux réunions dans votre organisation. Et si vous pouviez récupérer ce temps ? Le preneur de notes IA intégré de ClickUp peut vous aider à augmenter votre productivité jusqu'à 30 % grâce à des résumés instantanés des réunions, tandis que ClickUp Brain facilite la création automatisée de tâches et la rationalisation des flux de travail, transformant ainsi des heures de réunion en informations exploitables.
🔍 Le saviez-vous ? Google Gemini a été présenté comme le successeur de l'IA Bard de Google. Alors que Bard était basé sur LaMDA (Language Model for Dialogue Applications), Gemini fait partie d'une nouvelle génération de modèles qui intègre des fonctionnalités plus avancées, notamment le traitement multimodal (texte, images, etc.).
Utilisation de l'IA avec ClickUp
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, rationalise la collaboration, la gestion de projet et l'automatisation des tâches en un seul endroit. Et lorsqu'il s'agit de réunions, ClickUp ne se contente pas de vous aider à prendre des notes, il participe également à vos réunions à votre place.
Cette fonctionnalité vous permet de rester organisé et d'agir directement depuis votre installation de visioconférence afin de lier les agendas, les notes et les éléments à prendre en compte aux tâches, garantissant ainsi que les discussions clés débouchent sur des étapes concrètes.
ClickUp AI Notetaker : automatisez vos notes de réunion
Avec ClickUp AI Notetaker , vous pouvez automatiquement enregistrer, transcrire et résumer les discussions de réunion. Il capture tout en temps réel et établit directement la connexion entre les informations et votre environnement de travail, transformant les discussions brutes en tâches exploitables, en attribuant des responsables et en définissant clairement les prochaines étapes, sans que vous ayez à lever le petit doigt.
Grâce à des fonctionnalités telles que les transcriptions consultables, vous pouvez facilement retrouver qui a dit quoi au cours d'une réunion. L'IA Notetaker s'intègre également de manière transparente à ClickUp Docs, enregistrant les transcriptions, les fichiers audio et les résumés dans un document privé. Cette intégration vous permet de taguer d'autres notes de réunion et de conserver un compte rendu complet des discussions.
De plus, l'IA Notetaker établit la connexion entre les discussions de vos réunions et les tâches et le chat. Elle transforme automatiquement chaque élément à mener issu de vos appels en tâches ClickUp assignées et traçables. Vous pouvez également demander à ClickUp AI de publier automatiquement des résumés et des actions dans vos canaux de chat, afin que tout le monde reste informé et aligné.
En tirant parti de ClickUp AI Notetaker, vous pouvez rester concentré sur la discussion, sachant que l'IA capture toutes les informations essentielles pour vous. Cela vous permet de gagner du temps et d'améliorer votre productivité en garantissant que toutes les informations issues de la réunion sont documentées et exploitables.
ClickUp Syncups : collaborez en tête-à-tête dans ClickUp
Avec ClickUp SyncUps, vous pouvez collaborer en face à face avec vos collègues en quelques secondes. Améliorez la communication, gagnez du temps et harmonisez vos projets dans ClickUp sans changer d'application.
Calendrier IA ClickUp
Planifiez et rejoignez des appels Google Meet directement depuis votre environnement de travail grâce au calendrier IA ClickUp AI. Utilisez l'IA pour planifier et organiser votre emploi du temps en fonction des réunions, des tâches importantes, des priorités et même de vos préférences en matière de temps de concentration.
Checklists de tâches ClickUp
Les checklists de tâches ClickUp vous aident à préparer un agenda avant la réunion et à définir les principaux points de discussion, garantissant ainsi que les réunions restent ciblées et efficaces.
Par exemple, avant votre réunion marketing hebdomadaire, vous pouvez créer une checklist comprenant des points tels que l'évaluation des performances des campagnes, les échéances à venir et les sessions de brainstorming. Attribuez les éléments de checklist aux membres de l'équipe concernés et cochez-les pendant les réunions afin de structurer les discussions et de les rendre plus efficaces.
📖 À lire également : Comment réaliser l'automatisation des évènements Google Agenda
🔍 Le saviez-vous ? Dans de nombreux secteurs, les entreprises sont susceptibles de consacrer plus de 5 % de leur budget numérique à l'IA générative plutôt qu'à des solutions d'IA analytique non générative.
ClickUp Brain
ClickUp Brain relie les tâches, les projets et les réunions dans votre environnement de travail ClickUp. Grâce à ses puissantes fonctionnalités d'automatisation et à ses options intelligentes, il aide les équipes à rester organisées, informées et efficaces.
Sa fonctionnalité Connect , qui intègre ClickUp à d'autres applications de travail, garantit un accès facile aux documents, tâches et ressources pertinents.
Au lieu de chercher fébrilement les bons fichiers pendant une discussion, les équipes peuvent rassembler tout ce dont elles ont besoin en un seul endroit, grâce à la recherche connectée d' dans ClickUp, qui facilite la récupération d'informations.
Vous pouvez également demander à l'IA Writer de Brain de rédiger des notes, de résumer les décisions clés et de préparer des e-mails de suivi pour une documentation efficace. Cela signifie que les équipes peuvent passer de la discussion à l'exécution sans perdre de temps.
🔍 Le saviez-vous ? Actuellement, 61 % des travailleurs utilisent ou prévoient d'utiliser l'IA générative dans le cadre de leurs rôles. Pas moins de 68 % d'entre eux estiment que l'IA générative leur permettra de mieux servir leurs clients. En outre, 67 % des travailleurs pensent que l'IA générative les aidera à maximiser la valeur de leurs autres investissements technologiques, notamment dans les modèles d'IA et d'apprentissage automatique.
Vous travaillez avec des clients internationaux ? Demandez à Brain de traduire facilement les notes et les transcriptions de réunion dans n'importe quelle langue afin de les partager. Cela permet à toutes vos équipes d'être sur la même page, sans barrières linguistiques.
🔍 Le saviez-vous ? Le marché de l'IA générative devrait connaître une croissance annuelle impressionnante de 41,53 % entre 2025 et 2030, pour atteindre une valeur totale de 356,10 milliards de dollars d'ici 2030. Les États-Unis devraient avoir la plus grande taille de marché au niveau mondial.
📖 À lire également : Comment enregistrer une réunion Google Meet en quelques étapes simples
Découvrez ClickUp, la solution IA ultime pour vos réunions
L'utilisation de Gemini dans Google Meet facilite la prise de notes, mais c'est la mise en pratique de ces informations qui fait toute la différence. Bien que cet outil aide à saisir les points clés, les décisions et les transcriptions, vous avez toujours besoin d'un système pour organiser, attribuer et suivre ces suivis.
ClickUp fait passer les réunions au niveau supérieur grâce à sa prise de notes alimentée par l'IA et à son intégration à Google Workspace. Avec ClickUp AI Notetaker, vous pouvez automatiquement capturer les discussions, créer des actions à entreprendre, attribuer des tâches et fixer des délais, le tout en temps réel. Fini les notes perdues ou les suivis oubliés : vous bénéficiez désormais de flux de travail organisés et responsables qui permettent à vos projets d'avancer.
Prêt à transformer vos réunions de discussions passives en résultats productifs ? Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp dès aujourd'hui ! ✅