La gestion d'un grand projet avec des équipes réparties peut rapidement transformer même la feuille de calcul la plus méticuleuse en un patchwork de confusion.
Un système de suivi des tâches bien organisé peut considérablement stimuler la productivité et simplifier le flux de travail. Grâce à sa polyvalence et à sa flexibilité, Excel offre une plateforme idéale pour créer des systèmes de suivi des tâches personnalisés et adaptés à tes besoins spécifiques.
Cet article de blog complet explorera les modèles de suivi des tâches Excel gratuits, en discutant de leurs avantages, de leurs principales caractéristiques et de la façon de les utiliser efficacement.
Que tu sois chef de projet, freelance ou professionnel très occupé, ces modèles peuvent révolutionner ton approche de la gestion des tâches.
Qu'est-ce qu'un modèle Excel de suivi des tâches ?
Un modèle de suivi des tâches Excel est une feuille de calcul préconçue qui fournit un cadre structuré pour la gestion et le suivi des tâches. Il comprend généralement des colonnes pour les informations essentielles telles que :
- Nom de la tâche: Brève description de la tâche
- Description de la tâche: Explication détaillée de la tâche
- Date de début: La date à laquelle la tâche commence
- Date limite: La date limite pour terminer la tâche
- Priorité: L'importance ou l'urgence de la tâche
- Status: L'état actuel de la tâche (par exemple, non commencée, en cours, terminée)
- Assigné à: La personne responsable de l'accomplissement de la tâche
- Notes: Commentaires ou détails supplémentaires sur la tâche
Personnalise ces modèles en ajoutant ou en supprimant des colonnes selon tes besoins.
Utilise-les pour les objectifs et les tâches personnelles comme la création d'habitudes et les listes hebdomadaires de tâches à faire à la maison ou au bureau. Tu peux aussi les utiliser pour gérer de grands projets collaboratifs avec des équipes distribuées et la budgétisation de projets grâce à des modèles plus polyvalents avec des tableaux de bord et des intégrations de logiciels de présentation.
💡 Conseil de pro: Utilise la mise en forme conditionnelle pour mettre visuellement en évidence les tâches ou les échéances importantes de ta feuille de calcul. Par exemple, tu peux utiliser un code couleur pour les tâches en fonction de leur niveau de priorité ou de la proximité de leur date d'échéance.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de suivi des tâches en Excel ?
Quand il y a tant de choix, comment choisir le meilleur ? modèle de liste de tâches qui te convient le mieux ? Idéalement, le modèle que tu utilises doit présenter les caractéristiques suivantes :
- Champs personnalisables: Options pour ajouter des colonnes supplémentaires pour les besoins spécifiques du projet, comme la personne assignée, le temps estimé ou les notes
- Indices visuels: Code couleur, icônes ou barres de progression pour identifier rapidement l'état et la priorité de la tâche
- Capacités de filtrage et de tri: Différents critères pour trouver rapidement les tâches et les classer par ordre de priorité
- Intégration de formules: Formules pour calculer la durée d'une tâche, le temps restant ou le pourcentage d'achèvement
- Structure claire et concise: Une mise en page facile à comprendre avec des colonnes bien définies pour le nom de la tâche, la date d'échéance, la priorité, le statut, etc.
- Intégration avec d'autres outils: Compatibilité avec les logiciels de gestion de projet ou les apps de calendrier pour un transfert de données transparent
- Interface conviviale: Une conception intuitive qui minimise la courbe d'apprentissage et maximise l'efficacité
- Flexibilité: La capacité d'adapter le modèle à divers types de projets et à la taille des équipes
Prends en compte ces facteurs pour choisir un modèle de suivi des tâches qui te permettra de gérer tes projets efficacement.
👀 Sais-tu que... Excel a été conçu à l'origine comme un tableur destiné aux analystes financiers. Il a depuis évolué pour devenir un outil polyvalent utilisé pour un grand nombre d'applications.
Modèles gratuits de suivi des tâches en Excel
Voici cinq modèles Excel de suivi des tâches qui faciliteront le suivi de tes projets en un coup d'œil :
1. Le modèle Excel de suivi des tâches par Team Gantt
via Équipe Gantt Le Modèle Excel de suivi des tâches par Team Gantt est un modèle de suivi des tâches gratuit et pratique qui te permet d'organiser rapidement tes feuilles Excel et qui possède quelques fonctions intéressantes.
Glisse et dépose les éléments pour les trier facilement. Collabore en temps réel avec les copropriétaires de ton projet. Obtiens rapidement un aperçu de tes priorités hebdomadaires pour chaque jour et chaque tâche. Ce modèle Excel offre des fonctionnalités telles que la définition des propriétaires des tâches, les dates d'échéance, le suivi des dépendances et, bien sûr, la possibilité de créer un diagramme de Gantt.
✨Idéal pour: Les petites équipes qui peuvent tirer parti de ses fonctions collaboratives pour la coordination en temps réel et la gestion des tâches
Lire aussi: 11 alternatives à Excel pour les feuilles de calcul
2. Le suivi des tâches quotidiennes et mensuelles par Template.net
via Template.net Sans fioritures, concentré et épuré, l'aspect et la convivialité de la Modèle de suivi des tâches quotidiennes et mensuelles par Template.net offre une approche simplifiée de la gestion de projet. Le tracker est divisé en un tableau de bord, une vue de l'avancement mensuel et une vue des tâches quotidiennes.
Il te permet de :
- Visualise l'état d'avancement du projet dans des graphiques rapides et des diagrammes de Gantt
- Obtiens un aperçu de l'état d'avancement des tâches mois après mois grâce à trois stades d'avancement : 'Non commencé', 'En cours' et 'Terminé'
- Trie les priorités dans la section des tâches quotidiennes, en te donnant un décompte des tâches faibles, moyennes et élevées. Zoome facilement sur les tâches les plus urgentes
- Développe une compréhension à plus long terme de l'évolution de ton projet grâce au suivi mensuel. Tu peux ensuite modifier ou réinitialiser les priorités, l'affectation des ressources et d'autres facteurs du projet si nécessaire
✨Idéal pour: Les personnes ou les petites équipes qui gèrent des projets simples
3. Le modèle de suivi des tâches quotidiennes par Template.net
via Template.net Si tu cherches un moyen simple de prendre de l'avance sur ta journée, le Modèle de suivi des tâches quotidiennes de Template.net peut t'aider. Utilise-le pour diviser ton travail en micro-sessions et suivre chaque tâche.
Avec une heure de début et de fin pour chaque tâche, tu auras une idée précise du temps que tu consacres aux différentes tâches. Cela te permet également d'identifier les activités qui te font perdre du temps et de chercher à les améliorer. Il y a également un suivi clair de l'achèvement Oui/Non et une représentation pratique sous forme de camembert de l'état d'achèvement des tâches dans un mini tableau de bord pour indiquer les progrès accomplis.
Ce modèle de liste de contrôle pointu élimine les informations distrayantes dont tu n'as peut-être pas besoin et te permet de rester concentré.
✨Idéal pour: Ceux qui bénéficient d'un suivi structuré du temps et qui cherchent à améliorer leurs techniques de gestion du temps
Lire aussi: Comment créer une liste de choses à faire dans Excel (avec des modèles)
4. Le modèle de calendrier de projet de quatre semaines de Microsoft
via Microsoft365 Modèle de calendrier de projet de quatre semaines de Microsoft offre un moyen simple mais efficace de gérer tes projets.
Ce modèle de liste de tâches hebdomadaires te permet de :
- Créer et assigner des tâches: Ajouter et assigner facilement des tâches aux membres de l'équipe
- Suivre les étapes : Visualiser les étapes clés du projet sur un calendrier clair
- Mettre à jour les statuts: Surveiller l'avancement du projet grâce à des mises à jour de statut en temps réel
- Personnalise ta vue: Personnalise ton modèle avec des polices, des couleurs et même des animations
- Intégration transparente: Tire parti de la puissance de Microsoft Office pour une collaboration et une création de présentations sans effort
✨Idéal pour: Les chefs de projet qui gèrent différentes parties prenantes et qui doivent présenter régulièrement des données sur l'avancement du projet
Lire aussi: Les 10 meilleures applis de liste de contrôle quotidienne pour rester productif en 2024
5. Le modèle de feuille de calcul pour la gestion des tâches par Office Timeline
via Calendrier du bureau Une gestion de projet efficace s'articule autour d'un suivi précis des tâches et d'une gestion du temps. Les Modèle de feuille de calcul pour la gestion des tâches par Office Timeline permet aux équipes de :
- Visualiser les progrès: Tu as une vue d'ensemble du projet grâce à un diagramme de Gantt clair, qui met en évidence les dépendances entre les tâches et les délais
- Prioriser les tâches: Identifie facilement les tâches en retard et celles qui approchent de leur date limite, afin de les terminer à temps
- Suivre le temps avec précision: Calculer automatiquement les heures restantes et le pourcentage d'achèvement pour chaque tâche
- Optimiser la charge de travail: Planifier et allouer efficacement les ressources en fonction de l'état des tâches en temps réel
L'intégration de cet outil puissant dans ton flux de travail peut accroître la productivité, améliorer la prise de décision et assurer la livraison du projet à temps, à chaque fois.
✨Idéal pour: Pour les chefs de projet ou les chefs d'équipe qui veulent répartir les tâches, surveiller les performances de l'équipe et identifier les goulets d'étranglement potentiels
Limites de l'utilisation d'Excel pour le suivi des tâches
Si Excel peut être un outil polyvalent pour le suivi des tâches, il présente certaines limites qui peuvent entraver une gestion de projet efficace, en particulier pour les projets complexes ou les grandes équipes :
- Capacités limitées de gestion des tâches: Excel ne dispose pas de fonctions dédiées à la hiérarchisation des tâches, aux dépendances et au suivi du temps
- Pas de suivi du temps intégré: Bien que tu puisses saisir manuellement le temps passé sur les tâches, il n'y a pas de système de suivi du temps automatisé
- Difficulté à gérer les grands projets: À mesure que les projets gagnent en complexité et en taille d'équipe, les mises à jour et le suivi manuels deviennent encombrants
- Collaboration limitée pour les grandes équipes: Bien qu'Excel te permette de partager l'accès aux feuilles de calcul, il peut être difficile de coordonner, de suivre les modifications et de maintenir un contrôle de version fiable de manière efficace avec un grand nombre d'utilisateurs
- Consommateur de temps: La mise à jour manuelle des statuts des tâches, des échéances et des progrès peut prendre beaucoup de temps, en particulier pour les mises à jour fréquentes
- Risque d'erreur humaine: La saisie manuelle des données augmente la probabilité d'erreurs et d'incohérences
- Capacités de rapport de base: Excel offre des fonctions de rapport de base, mais elles peuvent ne pas être suffisantes pour une analyse approfondie et une prise de décision
- L'absence d'analyses avancées: Tu devras créer des formules personnalisées et des tableaux croisés dynamiques pour extraire des informations de tes données
Comment peux-tu résoudre ces problèmes ?
Pour une gestion de projet plus sophistiquée, de nombreux outils de gestion de projet dédiés offrent des fonctions spécialisées et des flux de travail rationalisés.
Lire aussi: 20 modèles de feuilles de calcul gratuits dans Excel et ClickUp
Modèles alternatifs de suivi des tâches en Excel
Tu veux remplacer ton outil de suivi des tâches Excel par un espace de travail dynamique qui combine les tâches, les calendriers et les mises à jour en temps réel en un seul endroit ? ClickUp -L'application pour tout le monde au travail te soutient !
Avec la suite de gestion de projet avancée de ClickUp, tu peux suivre les projets à ta façon et les visualiser dans plusieurs vues, telles que la liste, le tableau ou la vue Gantt - il n'y a pas besoin de formatage Excel manuel.
ClickUp te permet également d'automatiser les tâches répétitives, comme l'envoi de mises à jour par courriel, la génération de rapports récapitulatifs sur les projets et l'attribution de tâches aux bonnes personnes à la bonne étape.
Tu peux même centraliser les commentaires, les pièces jointes et les mises à jour dans les tâches pour un meilleur alignement de l'équipe - plus d'onglets Excel en désordre.
Explorons comment les modèles de suivi des tâches de ClickUp rendent ta vie (professionnelle) plus facile.
1. Le modèle ClickUp de gestion simple des tâches
Modèle simple de gestion des tâches de ClickUp
Modèle simple de gestion des tâches de ClickUp est là pour t'aider à rester organisé et productif sans stress.
Ce modèle convivial offre une approche directe de la gestion des tâches, te permettant de :
- Créer des listes de tâches quotidiennes: Planifie sans effort ta journée, qu'il s'agisse du travail, de projets personnels ou d'engagements familiaux
- Prioriser efficacement: Classe facilement les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, pour t'assurer de te concentrer sur ce qui compte le plus
- Visualise ton flux de travail: Utilise Tableaux Kanban de ClickUp est la solution parfaite pour t'aider à rester organisé et productif.
Avec ce modèle, tu peux :
- Simplifie ta routine: Crée des tâches récurrentes, fixe des dates d'échéance et planifie des rappels pour une gestion des tâches sans effort
- Prioriser efficacement: Organise tes tâches et alloue du temps à ton travail et à tes engagements personnels
- Stimule la productivité: Reste concentré et réalise plus de choses en t'attaquant systématiquement à tes tâches
- Réduire le stress: Minimise le stress et l'anxiété en ayant un plan clair pour ta journée
✨Idéal pour: Ceux qui commencent à utiliser des outils de gestion de projet et qui veulent une solution conviviale
🧠Fun Fact : La Harvard Business Review rapporte que la personne moyenne a environ.. 15 objectifs et projets en cours à tout moment. Pas étonnant que nous ayons besoin de listes de tâches et de traqueurs de tâches pour tout comprendre !
3. Le modèle de liste de tâches du projet ClickUp
Modèle de liste de tâches de projet de ClickUp
Modèle de liste de tâches de projet de ClickUp est un outil puissant conçu pour t'aider à gérer efficacement des projets complexes.
Ce modèle polyvalent offre plusieurs vues pour s'adapter à tes préférences :
- Doc View: Crée des plans de projet détaillés, rédige des notes de réunion et collabore avec ton équipe
- Tableau de bord: Suit visuellement la progression des tâches à l'aide d'un tableau de type Kanban. Glisse et dépose facilement les tâches dans les plans de travail pour gérer les flux de travail
- List View: Organise les tâches dans une liste simple et linéaire pour avoir une vue d'ensemble claire des tâches planifiées, en cours et terminées
- Vue calendrier: Visualise les échéances et planifie les tâches sur un calendrier pour ne jamais manquer les échéances importantes
Grâce aux trois statuts personnalisés du modèle - "À faire", "En cours" et "Terminé" - tu peux facilement suivre la progression de tes tâches et identifier les goulots d'étranglement potentiels.
En exploitant davantage les puissantes fonctionnalités de ClickUp, tu peux rationaliser ton flux de travail, améliorer la collaboration et atteindre les objectifs de ton projet.
✨Idéal pour: Les chefs de projet pour gérer et suivre efficacement des projets complexes comportant de multiples tâches et dépendances
Voici ce qu'un client a à dire sur l'utilisation de ClickUp pour la gestion de projets :
Les projets de gestion sont devenus beaucoup plus faciles à gérer entre tous les services de l'entreprise. Lorsqu'un nouveau projet arrive, nous pouvons utiliser un modèle qui crée immédiatement tous les tickets pour nous. Non seulement cela, mais tout le monde se voit automatiquement attribuer ses tâches, de sorte qu'il n'y a pas de confusion quant à savoir qui doit faire quelle partie du travail Will Helliwell Chef adjoint de l'ingénierie chez Inform Communications Ltd, Chef adjoint de l'ingénierie chez Inform Communications Ltd
4. Le modèle de gestion des tâches ClickUp
Modèle de gestion des tâches ClickUp
Une gestion efficace des tâches est cruciale pour toute équipe performante. La polyvalence Modèle de gestion des tâches ClickUp est conçu pour permettre aux équipes de toutes tailles de rationaliser leurs flux de travail et d'atteindre leurs objectifs.
Avec le modèle de gestion des tâches de ClickUp, ton équipe peut :
- Visualiser et organiser les tâches: Utilise les vues Liste, Tableau et Calendrier pour répondre aux préférences de ton équipe. Hiérarchise les tâches est conçu pour t'aider à rester organisé et productif.
Avec ce modèle polyvalent, tu peux :
- Visualise ton emploi du temps: Facilement voir ta liste de tâches pour une gestion avancée des tâches. Grâce à la fonction glisser-déposer et aux tableaux intuitifs, organise et modifie rapidement les tâches en vrac.
Coordonne les plans de projet et atténue les risques grâce à des bases de données sans lien de code. Partage facilement les tâches et les mises à jour avec les membres de l'équipe à l'aide de liens rapides et de la messagerie.
Identifie les dépendances à l'aide de balises simples dans ClickUp Table View
📌 Par exemple, disons que tu gères le lancement d'un produit avec plusieurs équipes.
Dans la vue Tableau de ClickUp, tu peux créer une base de données sans code pour suivre des tâches telles que la création de contenu, la conception de publicités et les événements de lancement. Glisse et dépose les tâches pour ajuster les priorités ou les réaffecter lorsque les échéances changent. Utilise des bases de données liées pour connecter les tâches de marketing au suivi du budget, en veillant à ce que chaque équipe reste alignée. Partage rapidement les mises à jour des progrès avec les parties prenantes en générant un lien partageable et garde l'équipe sur la bonne voie avec des commentaires en cours de tâche et des notifications en temps réel.
✨Idéal pour: Les personnes qui veulent un moyen visuel d'organiser leur calendrier de tâches
6. Le modèle de travail à faire de ClickUp
ClickUp Modèle de travail à faire
La montagne de tâches te pèse-t-elle ? Modèle de travail à faire de ClickUp te permet de compléter ta liste de tâches et d'augmenter ta productivité.
Voici comment ce modèle peut t'aider :
- Prioriser avec facilité : Classe les tâches par ordre d'importance et des projets simultanément
7. Le modèle ClickUp Simple To-Dos
Clickup Modèle simple de tâches
Modèle simple de tâches de ClickUp est une solution simple pour gérer tes tâches. Son interface propre et intuitive te permet de visualiser facilement tes tâches, leur statut, leurs dates d'échéance et les membres de l'équipe qui leur sont assignés.
En se concentrant sur les informations essentielles, ce modèle t'aide à hiérarchiser efficacement les priorités et à répartir ton temps de manière efficiente. Grâce aux avantages supplémentaires de l'automatisation et des fonctionnalités alimentées par l'IA, tu peux rationaliser ton flux de travail et stimuler ta productivité.
Et le meilleur ? Le modèle comprend trois configurations ClickUp pour s'assurer que tes tâches sont accessibles et organisées : Toutes les tâches, Tâches prioritaires et Tableau d'état.
Que tu sois un individu ou que tu fasses partie d'une équipe, ce modèle simple mais puissant est l'outil parfait pour te permettre de rester organisé et sur la bonne voie.
✨Idéal pour: Les équipes qui ont besoin d'un outil de base pour collaborer sur les tâches et suivre les progrès
👀 Le savais-tu ? L'accomplissement d'une tâche libère de la dopamine dans le cerveau, ce qui te donne un mini "high d'accomplissement" qui te motive à poursuivre l'action.
8. Le modèle de liste d'activités ClickUp
Modèle de liste d'activités Clickup
La gestion de projets complexes à plusieurs équipes exige une solution robuste et flexible. Modèle de liste d'activités de ClickUp est l'outil idéal pour les chefs de projet et les PMO expérimentés.
Ce modèle permet une collaboration transparente entre les équipes en créant un centre centralisé pour les activités critiques du projet. Tu peux facilement :
- Visualiser les progrès: Utilise les diagrammes de Gantt pour suivre les échéances et les jalons du projet
- Attribuer la responsabilité: Définir clairement quelle équipe est responsable de chaque activité à l'aide de Champs personnalisés dans ClickUp
- Collaborer efficacement: Favoriser la collaboration en temps réel entre les équipes pour assurer une exécution sans heurts
- **Utilise les sous-tâches imbriquées et l'étiquetage pour diviser les activités en éléments plus petits et plus faciles à gérer
✨Idéal pour: Les équipes qui collaborent à des projets de grande envergure et qui veulent assurer une coordination et une communication fluides
💡 Conseil de pro: Utilise les fonctions d'épreuvage et d'approbation de ClickUp pour rationaliser les processus de révision et de rétroaction.
Garde les projets sur la bonne voie avec ClickUp
Les modèles de suivi des tâches sont des outils essentiels pour gérer des projets de toutes tailles. Qu'il s'agisse de créer une simple habitude ou de diriger un projet complexe à plusieurs équipes, un modèle bien conçu peut t'aider à rester organisé et concentré. Tu peux facilement suivre les progrès et assurer l'achèvement du projet en temps voulu grâce à des fonctionnalités telles que les listes de tâches, les échéances et les flux de travail.
Les modèles de suivi des tâches de ClickUp offrent une gamme d'options personnalisables pour répondre à tes besoins spécifiques. Que tu gères des objectifs personnels ou que tu coordonnes des projets transversaux, tu peux :
- Organise les tâches du projet en catégories et sous-catégories pour faciliter la navigation
- Définis des statuts personnalisés comme "En cours de révision" ou "Prêt à lancer" pour un suivi précis
- Passe d'une vue à l'autre - comme les tableaux Kanban pour les flux de travail ou les calendriers pour les échéances - en fonction de la façon dont ton cerveau fonctionne le mieux
De plus, les outils d'automatisation et d'IA de ClickUp réduisent le travail répétitif, ce qui te donne plus de temps pour te concentrer sur ce qui compte. ClickUp te propose un traqueur de tâches qui n'est pas seulement un outil mais un assistant qui travaille avec toi.
Alors, pourquoi attendre ? Inscris-toi à ClickUp aujourd'hui et regarde cette liste de choses à faire s'effacer d'elle-même !