Dans un monde où rester au même endroit revient à prendre du retard, les organisations doivent accueillir le changement à bras ouverts.
Vous savez que si votre entreprise ne s'adapte pas au nouveau statut, elle risque de devenir rapidement obsolète.
Alors, comment pouvez-vous surfer sur la vague technologique sans bouleverser vos opérations ou, pire encore, perdre des opportunités génératrices de revenus ?
La réponse réside dans le changement organisationnel. Des psychologues et des chercheurs ont développé diverses théories du changement afin d'aider les entreprises à gérer la manière dont les employés réagissent au changement organisationnel.
Le modèle de changement de Lewin propose des cadres puissants pour faciliter le processus pour tous les membres de votre organisation.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la manière de conduire le changement à l'aide du modèle de changement en trois étapes de Lewin et de mettre en œuvre efficacement chaque phase.
Les fondements du modèle de changement de Lewin
Avant d'aborder la manière d'utiliser le modèle de changement de Lewin pour gérer le changement organisationnel, vous devez mieux comprendre qui était Lewin et en quoi consiste sa théorie.
Qui était Kurt Lewin ?
Kurt Lewin, né le 9 septembre 1890, était un psychologue germano-américain souvent considéré comme le père de la psychologie sociale. Il a été l'un des premiers à définir le développement organisationnel, façonnant ainsi notre compréhension du changement dans les entreprises d'aujourd'hui.
Lewin a travaillé avec des universités prestigieuses telles que l'université de Berlin, le MIT et Stanford, laissant une empreinte durable grâce à ses connaissances approfondies du processus de mise en œuvre du changement. Son travail, en particulier son modèle de gestion du changement, reste une référence pour les organisations qui cherchent à mettre en œuvre avec succès des initiatives de changement.
Qu'est-ce que le modèle de changement de Lewin ?
La théorie du changement de Lewin est une stratégie commerciale qui peut changer la vie. Elle aide les entreprises à gérer en douceur les changements organisationnels .
Grâce à cela, les organisations comprennent pourquoi les gens réagissent comme ils le font et apprennent à gérer le changement naturellement afin qu'il ne soit pas perçu comme chaotique. Que vous refondiez la structure organisationnelle ou donniez une nouvelle orientation aux flux de travail existants, le modèle de changement de Lewin vise à rationaliser les transitions.
Le modèle de changement de Kurt Lewin divise le changement en trois étapes : dégeler, changer et geler. Il montre comment gérer le changement et réduire la résistance de toutes les personnes concernées.
Examinons plus en détail le modèle de gestion du changement de Lewin et voyons comment vous pouvez l'appliquer à votre entreprise.
Les trois étapes du changement
Chaque étape du modèle de changement de Lewin décrit les tâches essentielles qui préparent les employés aux transitions à venir et garantissent un déploiement harmonieux du changement.
La gestion du changement n'est pas une tâche qui peut être accomplie par une seule personne, mais même avec une équipe solide, vous aurez besoin de toute l'aide possible, qu'il s'agisse d'outils logiciels, de processus simples ou de systèmes fiables.
ClickUp facilite la planification, la communication et l'élaboration de stratégies pour votre équipe. En tant que plateforme complète de gestion de projet, elle aide à simplifier les processus de gestion du changement de bout en bout, depuis l'évaluation des besoins organisationnels et la préparation du personnel à la transition jusqu'à la garantie d'un changement harmonieux et durable.
Voici comment il gère les différentes étapes de votre processus de changement.
Étape 1 : Dégeler — Se préparer à la transformation
À cette étape, les entreprises réalisent qu'il est temps de promouvoir le changement. Les principales parties prenantes évaluent leur installation actuelle afin d'identifier ce qui est obsolète et de déterminer ce qui doit être amélioré. C'est là que vous vous débarrassez des anciennes habitudes et que vous vous préparez au nouveau statut.
Aspects clés de l’étape « Dégeler » du modèle de changement de Lewin :
- Reconnaissez la nécessité du changement : c'est à ce stade que vous réexaminez le statut. Identifiez les raisons pour lesquelles votre organisation a besoin de changement et examinez les défis, les processus actuels et les facteurs externes afin de justifier solidement cette nécessité.
- Obtenez l'adhésion des employés : tout repose sur la communication au sein de l'équipe. Expliquez pourquoi le changement est important et clarifiez en quoi il profitera à tout le monde. Cette étape prépare le terrain pour une réussite de la transformation organisationnelle.
- Créez une dynamique : montrez comment ces changements peuvent avoir un impact positif et pourquoi l'inaction pourrait en réalité freiner l'entreprise. Maintenez le moral des troupes afin de conserver cette dynamique tout au long du processus de changement.
💡Conseil de pro : lorsque vous planifiez une stratégie de changement, utilisez l'analyse des tendances pour identifier les innovations émergentes susceptibles de stimuler la croissance de votre organisation.
Voici quatre conseils pour vous aider à gérer l’étape de dégel :
1. Évaluez les systèmes actuels à l'aide des tableaux de bord ClickUp.
Obtenez des informations détaillées sur vos processus actuels grâce aux tableaux de bord ClickUp. Surveillez la distribution de votre charge de travail, le temps consacré aux tâches et la productivité de votre équipe pour comprendre l'efficacité de vos employés.
Identifiez les goulots d'étranglement dans la distribution des tâches et les capacités des équipes afin de créer des équipes agiles prêtes à tout. Utilisez des tableaux de bord pour analyser les budgets et créer des rapports sur les revenus, les dépenses et les bénéfices nets afin de réduire les coûts.
Calculez le retour sur investissement des processus existants pour étayer votre argumentaire en faveur du changement. Les modèles de gestion du changement de ClickUp vous offrent des cadres structurés pour naviguer facilement dans les transitions complexes et obtenir une visibilité complète sur les objectifs, les ressources, les échéanciers, etc.
2. Assurez-vous que tout le monde reste aligné sur les objectifs grâce à ClickUp Objectifs.
Maintenant que vous savez quels domaines de votre entreprise doivent être modifiés, définissez des objectifs pour mettre en œuvre ces changements de manière systématique. Commencez par fixer des objectifs réalistes à l'aide de ClickUp Objectifs.
Pour chaque objectif, définissez des cibles numériques, monétaires ou de tâches afin de faciliter le suivi de la progression. Fixez des échéanciers clairs pour vos objectifs afin d'éviter tout retard.
3. Planifiez et documentez les changements proposés avec ClickUp Docs.
Présentez vos changements à venir et assurez-vous que les principales parties prenantes et les employés ont accès à toutes les informations en un seul endroit.
Avec ClickUp Docs, créez des bases de connaissances, des wikis et des guides produits pour un transfert efficace des connaissances. De plus, collaborez avec votre équipe en temps réel, créez des pages imbriquées, utilisez des options de style amusantes et gagnez du temps grâce aux modèles.
Facilitez votre travail grâce au modèle prédéfini de plan de gestion du changement ClickUp pour documenter votre stratégie de changement. Il comprend tout ce dont vous avez besoin pour mettre en œuvre les changements proposés.
Avec ce modèle :
- Décrivez les détails et la séquence des activités qui contribueront à la réussite de la mise en œuvre du changement.
- Informez les parties prenantes et les équipes internes de leurs rôles et responsabilités.
- Mettez en place des canaux de communication pour répondre aux préoccupations et aux requêtes des employés.
- Obtenez des informations basées sur des données concernant vos initiatives de changement afin d'identifier les défis à un stade précoce.
- Établissez un échéancier pour la mise en œuvre des changements afin que tout se déroule comme prévu.
Nous avons récemment pu apprécier l'impact collaboratif de ClickUp lors de l'élaboration d'un plan de contenu pour le lancement d'un produit. Nous avons pu créer et gérer un référentiel de contenu à l'aide de l'outil Docs, qui comprenait une structure hiérarchique, des fonctionnalités de modification en cours et de puissantes fonctionnalités d'intégration.
Notre dernière appréciation de l'impact collaboratif de ClickUp remonte à l'élaboration d'un plan de contenu pour le lancement d'un produit. Nous avons pu créer et maintenir un référentiel de contenu à l'aide de l'outil Docs, qui comprenait une structure hiérarchique, des fonctionnalités de modification en cours et de puissantes fonctionnalités d'intégration.
4. Collaborez avec votre équipe en temps réel sur les tableaux blancs ClickUp.
Utilisez les tableaux blancs ClickUp pour expliquer visuellement vos idées et clarifier le processus de changement pour tout le monde. Ils vous permettent de :
- Cartographiez vos pensées, reliez vos idées à l'aide de lignes et ajoutez des liens ou des images pour définir le contexte.
- Après une séance de brainstorming, convertissez ces idées en tâches suivibles directement à partir du Tableau blanc.
- Attribuez ces tâches aux membres de votre équipe pour mettre en œuvre votre stratégie de changement en un rien de temps.
Pour en savoir plus : L'importance de la gestion du changement dans la mise en œuvre d'un projet
Étape 2 : Changement — Naviguer dans la transition
C'est au cours de cette phase que la véritable transition commence. De nouveaux processus et systèmes sont mis en œuvre, et les employés sont formés pour s'adapter aux changements.
Aspects clés de l’étape « Changement » du modèle de gestion du changement de Lewin :
- Mettre en œuvre le changement : réalisez toutes les activités prévues lors de la phase 1 et respectez les échéanciers proposés.
- Former les employés : commencez à former les employés afin de les aider à se familiariser avec les nouveaux systèmes et technologies.
- Recueillez les commentaires : mettez en place un mécanisme de retour d'information pour connaître l'avis des employés sur le processus de changement.
- Fournissez une assistance continue : mettez en place des services d'assistance pour répondre aux préoccupations des employés et les familiariser avec les nouvelles technologies.
Voici trois façons de traverser en douceur l'étape de transition avec ClickUp :
1. Visualisez les échéanciers dans la vue Gantt de ClickUp.
Suivez la progression de vos activités de gestion du changement grâce à la vue Gantt de ClickUp. Obtenez un échéancier visuel pour suivre la progression de toutes les activités et tâches associées au processus de changement.
Classez les tâches par ordre de priorité en fonction de leur niveau d'urgence et ne manquez jamais une échéance. Les options de tri, telles que l'affichage en cascade, offrent une vue séquentielle des tâches interdépendantes. Identifiez les tâches à achever dans les plus brefs délais afin de mettre en place une stratégie efficace et un flux de travail fluide.
💡Conseil de pro : si vous êtes un leader du changement, veillez à utiliser les trois C (clarté, consensus et consultation) pour guider efficacement votre équipe à travers le changement.
2. Automatisez les tâches récurrentes avec ClickUp Automations
Lorsque vous êtes plongé dans la conduite du changement, vous ne pouvez pas vous permettre d'être ralenti par des tâches routinières telles que l'information des membres de l'équipe sur la progression des tâches ou l'envoi d'e-mails récurrents après chaque jalon atteint.
C'est là que ClickUp Automation entre en jeu. Choisissez parmi plus de 100 modèles d'automatisation prédéfinis pour attribuer automatiquement des tâches, mettre à jour des statuts, publier des commentaires, et bien plus encore. Vous pouvez également utiliser le générateur d'automatisation IA de ClickUp pour définir des déclencheurs et des actions précis pour des cas d'utilisation spécifiques.
Une fois l'automatisation configurée, affichez toutes les actions entreprises, modifiez les déclencheurs et vérifiez vos flux de travail à l'aide des journaux d'audit. Cela vous permet de garder un œil sur vos automatisations et de résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.
3. Ajoutez du contexte et de la clarté à vos flux de travail avec ClickUp Chat
Une collaboration fluide est un facteur incontournable pour assurer la réussite d’un changement organisationnel. Grâce à ClickUp Chat, vos équipes peuvent échanger des mises à jour, partager des informations et se tenir informées en temps réel, tout en continuant à travailler sur leurs tâches et leurs projets.
Son emplacement se trouve dans la plateforme ClickUp, ce qui vous permet d'envoyer très facilement des messages à vos collègues tout en jonglant avec votre travail. Invitez les membres de votre équipe à participer à une discussion à l'aide de @mentions et tenez tout le monde informé.
De plus, Chat a une connexion avec le réseau neuronal de ClickUp, ClickUp Brain, et offre de nombreux avantages, tels que :
- Créer des tâches détaillées à partir de vos messages
- Planification de suivis automatiques, et
- Restez informé grâce aux résumés des discussions issues de vos canaux et discussions les plus importants.
Supposons que votre collègue ait besoin d'informations sur une tâche particulière. ClickUp Brain commence à trier vos tâches, projets et documents afin de trouver les réponses les plus pertinentes à la requête.
Les réponses s'affichent en privé sur votre écran, et vous pouvez les accepter ou les rejeter. Si vous acceptez la réponse, celle-ci sera transmise au collègue qui a posé la question.
💡Conseil de pro : pour rationaliser davantage votre flux de travail, utilisez des modèles de plan de communication de projet qui décrivent les objectifs, les échéanciers et les principaux résultats attendus. Ainsi, toutes les personnes impliquées dans le projet de changement resteront alignées sur ce qui doit être fait.
Étape 3 : Refroidissement — Verrouillage du changement
Il s'agit de la dernière étape du processus de mise en œuvre du changement de Lewin, où tout ce qui a été accompli lors des deux premières étapes est consolidé.
À cette étape, tous les nouveaux comportements, processus et systèmes font partie intégrante du flux quotidien de l'organisation. Il s'agit désormais de s'assurer que le travail effectué porte ses fruits et que le nouveau processus devienne une seconde nature pour tous.
Aspects clés de l’étape de refroidissement dans le modèle de Lewin :
- Faites en sorte que les changements s'inscrivent dans la durée : aidez les employés à se familiariser avec les nouveaux processus en les intégrant à leur routine quotidienne.
- Mettez à jour le règlement : actualisez vos politiques et modifiez les anciennes pour les aligner sur les nouveaux changements.
- Suivez la progression : vérifiez régulièrement les nouveaux systèmes et utilisez des indicateurs de performance clés spécifiques pour mesurer la réussite et le changement transformationnel.
Grâce à ses nombreux modèles de rapports intégrés, ClickUp peut s'avérer très utile, même pendant l'étape finale du processus de gestion du changement.
Préparez des rapports pertinents à l'aide des modèles ClickUp.
Après avoir mis en œuvre les changements, rassemblez tous les enseignements, les erreurs et les résultats dans un rapport clair. Vous aurez également besoin d'un système de retour d'information pour que votre équipe puisse voir comment elle s'adapte aux nouveaux changements.
C'est là que le modèle de rétrospective de projet ClickUp peut vous aider à évaluer votre projet. Il s'agit d'un cadre entièrement personnalisable qui suit tout ce qui se passe dans votre processus de changement, de ce qui a bien fonctionné à ce qui doit être amélioré.
Ce modèle est idéal pour définir des objectifs, déléguer des tâches, suivre l'avancement des projets et identifier les principaux domaines à améliorer pour les projets futurs.
Applications pratiques du modèle de changement de Lewin
Le modèle en trois étapes de Lewin pour la gestion du changement a plusieurs applications dans un contexte d'entreprise. Voici quelques exemples d'utilisation de ce modèle dans différents contextes.
- Restructuration organisationnelle : la théorie du changement de Lewin bouleverse les choses lorsque les équipes ont besoin d'être réorganisées. Commencez par souligner ce qui ne fonctionne pas (étape « dégel »), déployez les nouvelles structures d'équipe (étape « changement ») et consolidez le tout avec de nouveaux indicateurs clés de performance (étape « regel »).
- Mise en œuvre technologique : les entreprises doivent souvent mettre à niveau leurs technologies pour rester à la pointe. Au cours de l’étape de « changement », elles mettent en place de nouveaux systèmes et forment leurs employés. Elles gèrent ensuite le changement en effectuant des contrôles réguliers afin de s’assurer que tout fonctionne correctement.
- Fusions et acquisitions : lorsque deux entreprises fusionnent, le modèle de gestion du changement de Lewin peut guider le processus. Les dirigeants communiquent une vision commune pendant l'étape de « dégel », les équipes d'intégration unissent leurs forces pendant l'étape de « changement » et les nouvelles politiques sont verrouillées pendant l'étape de « regel » afin de consolider la structure organisationnelle.
Surmonter les défis liés à la mise en œuvre du changement
Le changement organisationnel peut être difficile pour les équipes. Il est fastidieux de s'habituer à de nouveaux processus et de les intégrer dans les routines quotidiennes.
Mais quels sont les autres défis liés à la mise en œuvre du changement, et comment les relever ?
Voyons cela de plus près.
1. Résistance au changement
C'est le défi le plus courant auquel sont confrontées les entreprises. Les employés craignent souvent l'inconnu et pensent que le changement se traduit automatiquement par une perte de contrôle.
Solutions :
✅ Impliquez les employés dans le processus de changement dès le début. Recueillez leurs commentaires et montrez-leur que leur opinion compte.
✅ Communiquez les raisons pour lesquelles le changement est nécessaire et aidez-les à comprendre leur rôle dans le processus.
✅ Fournissez à vos employés toutes les informations dont ils ont besoin pour s'adapter aux nouveaux processus mis en place.
2. Manque d'adhésion de la part des dirigeants
Vous constaterez peut-être que vos dirigeants et cadres supérieurs ne sont pas entièrement convaincus par la proposition de changement. Si vos dirigeants ne soutiennent pas activement le changement, vos initiatives de changement risquent de perdre de leur élan.
Solutions :
✅ Donnez des exemples concrets de changements similaires mis en œuvre dans d'autres entreprises. Présentez des exemples de réussite et des études de cas pour illustrer la valeur du changement.
✅ Comprenez les préoccupations de vos dirigeants. Montrez-leur comment les changements proposés pourraient correspondre à leurs intérêts et à leurs aspirations.
✅ Impliquez les dirigeants et recueillez leurs commentaires et leurs idées dès le début du processus de changement.
3. Échéanciers restrictifs
Parfois, les agents du changement sous-estiment le temps réellement nécessaire pour mettre en œuvre certains changements et en observer les résultats. Cela peut avoir un impact négatif sur votre stratégie de changement et vos résultats.
Solutions :
✅ Fixez des échéanciers réalistes en mappant toutes les activités et tâches liées à la mise en œuvre. Vous pouvez même prévoir des marges de manœuvre pour parer à d'éventuels retards imprévus.
✅ Planifiez des tests pour voir comment les changements se déroulent à petite échelle avant de vous lancer dans une mise en œuvre à grande échelle.
✅ Planifiez les ressources à l'avance et assurez-vous qu'elles sont disponibles tout au long de la mise en œuvre afin de fournir l'assistance nécessaire à vos initiatives de changement.
Rationalisez la gestion du changement avec ClickUp
Nous savons à quel point il est difficile de gérer le changement dans l'ensemble d'un écosystème organisationnel. Une approche par étapes, telle que le modèle de changement de Lewin, est la meilleure solution pour mener à bien une initiative de changement sans perdre de vue l'objectif final.
Une plateforme de productivité tout-en-un comme ClickUp regroupe de multiples fonctionnalités utiles à différentes étapes du processus de changement. Des fonctionnalités telles que les tableaux de bord, les documents et les Tableaux blancs ClickUp facilitent la planification et l'élaboration de stratégies avec votre équipe.
ClickUp Automation et ClickUp Brain automatisent les tâches routinières, tandis que ClickUp Chat favorise la collaboration en temps réel à chaque étape de votre initiative de changement.
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