Rejoindre une nouvelle équipe ou une nouvelle organisation, c'est comme entrer dans un tout nouveau monde. Le sentiment d'incertitude et d'inhibition s'accentue lorsque toute votre équipe repart de zéro. L'idée de s'intégrer à un tout nouveau groupe peut sembler intimidante, mais elle peut être facilement surmontée avec un leadership approprié.
Connue sous le nom de étape de formation dans le modèle de développement d'équipe de Bruce Tuckman, cette étape initiale est cruciale pour construire une équipe solide et cohésive. C'est une étape qui permet de créer des connexions, de briser les barrières, d'instaurer la confiance et de se préparer pour atteindre la réussite à l'avenir.
L'étape de formation jette les bases d'un environnement d'équipe sain et productif, où les membres du groupe sont prêts à relever des défis et à atteindre les objectifs de l'équipe.
Voyons comment vous pouvez maîtriser l'étape de formation pour atteindre l'excellence organisationnelle !
Comprendre les étapes du développement d'un groupe selon Tuckman
Avant d'approfondir la phase de formation et son importance, commençons par comprendre les étapes de développement d'un groupe selon Tuckman.
Proposée par le psychologue Bruce Tuckman en 1965, la théorie ou le modèle de Tuckman illustre la progression naturelle du développement d'une équipe à travers différentes phases. Il a proposé que l'évolution d'une équipe passe par cinq étapes de développement : la formation, la confrontation, la normalisation, la performance et la dissolution.
Voici ce que signifient ces étapes du développement d'une équipe :
Étape 1 : La phase de formation
La phase de formation est la première étape. C'est à ce moment que les membres de l'équipe se réunissent et commencent à établir des relations, à attribuer des rôles et à définir des attentes. Étant la première des phases initiales, elle est marquée par l'incertitude, la prudence et la dépendance vis-à-vis du leader.
Voici quelques-unes des principales fonctionnalités de l’étape de formation :
- Le chef de groupe joue un rôle prépondérant en donnant des orientations et des conseils pendant cette étape.
- Les membres de l'équipe peuvent hésiter à partager leurs idées, à exprimer leurs opinions ou à prendre des risques.
- Les équipes peuvent tester et explorer les limites, les attentes, les styles de travail, les modes de communication, les règles de base, etc.
Étape 2 : La phase de confrontation
L'étape suivante, celle de la confrontation, est celle où les gants tombent et où les griffes sortent. Vous remarquerez un changement dans la dynamique de l'équipe, avec des conflits, de la concurrence et de la résistance qui font obstacle aux objectifs de l'équipe. Chaque membre de l'équipe tentera de s'affirmer et de remettre en question le statu quo, ce qui entraînera des luttes de pouvoir.
Les principales caractéristiques de l’étape de confrontation sont les suivantes :
- Le chef d'équipe joue désormais le rôle de médiateur, car il participe à des activités de lutte contre les incendies.
- Les membres de l'équipe commencent à exprimer leur désaccord sur les objectifs, les rôles, les procédures, etc.
- Il peut y avoir une certaine résistance aux décisions et aux normes du groupe, les membres de l'équipe remettant en question le leadership ou l'orientation générale.
Étape 3 : La phase de normalisation
Heureusement, l’étape tumultueuse de confrontation ouvre la voie à la troisième étape, celle de la normalisation. À ce stade, les équipes commencent à établir des normes, à définir les rôles et à fixer des attentes claires et amicales.
En termes plus simples, les choses reviennent à la normale lorsque les membres de l'équipe éprouvent un sentiment d'appartenance et d'engagement envers l'objectif commun convenu d'un commun accord.
Les principales caractéristiques de l'étape de normalisation sont les suivantes :
- Les membres de l'équipe se sentiront plus en connexion les uns avec les autres et plus attachés à leurs objectifs.
- Les équipes développent des processus, des opérations et des flux de travail standardisés.
- La collaboration et la coopération au sein des équipes s'intensifieront à mesure que celles-ci identifieront les meilleurs moyens de surmonter leurs divergences, le cas échéant.
Étape 4 : La phase de performance
La phase de performance est généralement la dernière étape du développement d'un groupe (le mot clé ici est « développement », car ce qui suit est la dissolution de l'équipe). C'est pourquoi certaines variantes du modèle de Tuckman ne comportent que quatre étapes, qui se terminent par la phase de performance.
Ici, l'équipe a atteint une harmonie synchrone, des performances optimales et une productivité maximisée. Les équipes hautement performantes qui en résultent fonctionnent parfaitement ensemble et obtiennent des réussites à chaque étape.
Les caractéristiques notables de l'étape d'exécution sont les suivantes :
- Des niveaux élevés de performance et de productivité de l'équipe permettant d'atteindre facilement les objectifs fixés.
- Relations solides et confiance entre les membres de l'équipe
- Engagement commun envers la réussite de l'équipe et action concertée pour atteindre les objectifs de l'équipe.
Étape 5 : La phase de dissolution
L'étape cinquième est celle de la dissolution. C'est à ce moment que l'équipe a atteint son objectif et est prête à passer au projet suivant. Dans certains cas, l'équipe peut également se séparer pour assumer de nouveaux rôles et relever de nouveaux défis, et former une toute nouvelle équipe.
Voici quelques fonctionnalités de cette étape :
- L'équipe peut réfléchir à ses expériences de partage et célébrer ses réussites.
- Les chefs d'équipe peuvent recueillir les commentaires des membres de l'équipe ou mener des évaluations post-projet.
- La séparation peut également susciter une réaction émotionnelle, les membres de l'équipe éprouvant un sentiment de perte ou de tristesse.
Voici une vue d'ensemble des cinq étapes du développement d'une équipe, telles que proposées par Tuckman.
⭐️ Note : la transition entre les cinq étapes du développement d'une équipe n'est pas toujours linéaire. Les équipes peuvent revenir sur des étapes précédentes ou faire des allers-retours, et peuvent même créer leur propre version des normes d'équipe. Cela dit, le fait de disposer de ce cadre de séquence de développement permet aux dirigeants de guider le développement de l'équipe lors de sa transition d'un groupe d'inconnus à une équipe interfonctionnelle!
L'importance de l'étape de formation dans le développement d'une équipe
Alors pourquoi avons-nous décidé de nous concentrer uniquement sur l’étape de formation dans cet article de blog ?
En effet, la première réunion avec une nouvelle équipe donne le ton quant à la manière dont l'équipe va fonctionner tout au long du projet.
Voici pourquoi nous considérons la phase de formation comme une étape fondamentale pour une équipe réussie :
- Instaurer la confiance : l'étape de formation permet aux membres de l'équipe d'apprendre à se connaître et de cultiver la confiance. L'établissement de relations harmonieuses instaure la confiance alors que l'équipe se prépare à résoudre des problèmes et à travailler ensemble.
- Définir des rôles clairs : la phase initiale consiste à attribuer des rôles, des responsabilités et des attentes clairs. Les définir dès le début du processus de développement de l'équipe laisse peu de place aux malentendus et aux problèmes de communication.
- Favoriser une culture de travail positive : à l'heure actuelle, la collaboration et la coopération sont deux piliers essentiels de la réussite. La phase de formation y contribue en créant un environnement de travail positif et inclusif où chaque membre de l'équipe se sent valorisé.
- Jeter les bases de la réussite de l'équipe : lorsque les chefs d'équipe encouragent les membres de l'équipe à participer et à se sentir intégrés au groupe, la cohésion entre les membres du groupe s'en trouve renforcée. Ces sentiments aident à surmonter les défis et à résoudre les conflits qui peuvent survenir plus tard au cours des autres étapes du développement de l'équipe.
Les défis de l’étape de formation
Il ne fait aucun doute que la phase de formation est à l'origine de la structure de l'équipe. Cependant, elle n'est pas à l'abri de défis.
Voici quelques défis auxquels les chefs d'équipe peuvent s'attendre pendant l'étape de formation :
- Gérer l'incertitude et l'ambiguïté, en particulier lorsque les membres de l'équipe ne sont pas sûrs de leurs rôles, responsabilités et objectifs respectifs. Cela peut également entraîner des schémas inefficaces ou improductifs comme résultat.
- Dépend fortement des chefs d'équipe pour l'assistance, les conseils et les orientations. Cela étouffe également l'autonomie et la créativité des membres de l'équipe motivés.
- Aborder la résistance au changement, car les membres de l'équipe peuvent ne pas être disposés à expérimenter de nouvelles méthodes de travail ou à rester ouverts à de nouvelles idées. Ce problème peut être particulièrement fréquent lorsque les membres de l'équipe sont habitués à travailler d'une manière particulière.
- Établir la confiance et de bonnes relations au sein d'une nouvelle équipe demande du temps et des efforts constants. Il n'existe pas de formule magique pour construire une base solide de confiance, à moins que toute l'équipe soit disposée à y mettre du sien.
- Surmonter la peur de l'échec car les membres de l'équipe peuvent avoir peur de faire des erreurs. Cela freine également leur appétit pour le risque et leur capacité à essayer de nouvelles choses.
Bonnes pratiques pour relever les défis de l’étape de formation
Bien sûr, il peut y avoir des défis à relever, mais rien qu'un leadership efficace et des compétences en gestion des conflits ne puissent surmonter. Et bien sûr, ClickUp pour la gestion de projet vous aide à mettre toutes les chances de votre côté.
ClickUp est l'outil de productivité ultime qui rassemble les équipes. Nous aborderons la manière dont vous pouvez tirer parti de ClickUp pour les phases de formation, mais vous pouvez l'utiliser tout au long des cinq étapes du développement d'une équipe.
De l'ajout de nouveaux membres à l'équipe au suivi de la progression de l'équipe, vous pouvez tout gérer avec ClickUp. Cela dit, voici quelques stratégies de leadership pour faciliter les difficultés liées à la formation d'une équipe :
Rédiger une charte d'équipe
Les chefs d'équipe doivent mettre la nouvelle équipe sur la même longueur d'onde. À faire, ils doivent formuler et documenter clairement l'intention qui a présidé à la constitution de cette équipe.
La création d'une charte d'équipe est une façon d'y parvenir. Elle définit la mission, les objectifs, les rôles, les responsabilités et les processus de l'équipe. Elle sert de guide à l'équipe, influençant ses décisions et ses normes de travail.
Utilisez ClickUp Docs pour créer une charte que vous pourrez adapter aux besoins spécifiques de votre équipe. Elle comprend des notes de réunion et un wiki d'équipe, et constitue un excellent outil pour la gestion des connaissances et la collaboration au sein de l'équipe.
En déclarant clairement l'objectif de l'équipe dès les premières étapes, vous clarifiez les attentes dès le départ et établissez les bases d'une responsabilité et d'une action concertée.
🧠 N'oubliez pas : faites de cette charte un document évolutif. Revoyez-la régulièrement afin d'y apporter les modifications nécessaires pour suivre l'évolution de votre équipe.
Organiser des sessions pour briser la glace
Organiser des sessions pour briser la glace est un excellent moyen d'encourager une communication ouverte, de faire tomber les barrières et d'apaiser les tensions entre les membres de l'équipe.
Commencez par des activités légères et amusantes, mais qui ont un but précis. Il peut s'agir d'une chasse au trésor, d'un quiz sur le bureau ou d'une journée dans une salle de jeux. Après tout, l'objectif est de découvrir des intérêts communs pour lancer le processus et inspirer la confiance.
Si vous êtes à court d'idées, vous pouvez commencer avec le modèle de Tableau blanc Ice Breaker de ClickUp.
Ce modèle offre :
- Un espace collaboratif permettant aux membres de l'équipe d'interagir entre eux
- Un environnement visuellement dynamique avec des éléments interactifs pour susciter l'intérêt.
- Liste indicative de questions ou de suggestions pour faciliter les discussions
- Personnalisations pour répondre aux besoins du groupe et maximiser la participation de chaque membre
Très vite, vous remarquerez que l'équipe se rassemble autour du Tableau blanc ClickUp et prospère !
Structurer les équipes
Il est essentiel de mettre en place une structure pour votre équipe lors de l'étape de formation.
Vous pouvez commencer par définir les rôles à l'aide de modèles de présentation de l'équipe et les communiquer à l'ensemble de l'équipe. Cela permet d'attribuer la responsabilité de certaines tâches, actions et activités et de définir des attentes de base.
Vous pouvez ensuite renforcer cela à l'aide d'outils tels que le modèle de plan de gestion d'équipe de ClickUp. Ce modèle vous aide à :
- Établissez des directives claires en matière de communication, de processus décisionnel et de gestion des tâches.
- Définissez les rôles et les responsabilités afin que les membres de l'équipe commencent à comprendre comment leurs efforts individuels contribuent aux objectifs de l'équipe.
- Apportez de la stabilité et réduisez l'incertitude, permettant ainsi à l'équipe de prendre de l'élan et de passer à l'étape de confrontation.
Planification d'activités de consolidation d'équipe
Le renforcement de l'esprit d'équipe est un thème récurrent au cours de l'étape de formation. Après tout, c'est ce qui permet de souder les équipes.
Organisez délibérément des activités de consolidation d'équipe afin de favoriser la camaraderie et de renforcer la connexion au sein de l'équipe. Prévoyez un mélange d'activités adaptées à différentes personnalités, zones géographiques et disponibilités : certaines nécessitant une résolution créative de problèmes, d'autres favorisant la cohésion des équipes à distance, et quelques interactions sociales informelles prévues en dehors des heures de bureau.
De plus, faites du renforcement de l'esprit d'équipe un engagement continu plutôt qu'une initiative ponctuelle. À faire de manière cohérente, vous permettrez à votre équipe de créer des connexions tout en améliorant ses performances et ses efforts de collaboration.
⚡ Archive des modèles : Vous avez besoin d'une méthode plus structurée pour rassembler votre équipe ? Consultez le modèle ClickUp Meet the Team afin de pouvoir facilement présenter les nouvelles recrues, mettre en avant leurs compétences et lancer le processus en tant que manager.
Définir des objectifs et des attentes clairs
Définissez dès le départ des objectifs et des attentes clairs afin d'assurer l'alignement de l'équipe et de lui donner un sens de l'orientation. Fixez des objectifs modestes pour les petits groupes et des objectifs composites pour les groupes plus importants.
Utilisez des fonctionnalités telles que ClickUp Goals pour définir des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART). Grâce à ClickUp Goals, vous pouvez suivre la progression de votre équipe en temps réel.
L'alignement quantitatif et qualitatif des objectifs influence le fonctionnement d'une équipe et, espérons-le, sa réussite.
Les grands et petits groupes comprendront à quoi ressemble la réussite et pourront travailler de manière plus significative pour l'atteindre.
Si nécessaire, décomposez les objectifs ambitieux, audacieux et difficiles à atteindre (également appelés objectifs BHAG) en sections plus petites et plus faciles à réaliser, puis lancez-vous à leur conquête. Une action aussi ciblée et concentrée améliore les chances de votre équipe d'atteindre ses objectifs plus rapidement.
Planifier des réunions et des points réguliers
Planifier des réunions et des points réguliers est une stratégie de leadership qui permet à votre équipe de rester sur la bonne voie et de s'adapter aux changements. Des dialogues fréquents permettent également aux chefs d'équipe d'aborder les problèmes de front et dès leur apparition.
Utilisez un logiciel de collaboration d'équipe, tel que ClickUp, pour planifier et gérer ces points de contact.
Que ce soit grâce à des calendriers partagés ou à des outils de visioconférence, ClickUp veille à ce que personne ne rate une miette. Gardez la réunion ciblée et efficace grâce à un agenda clair. Prévoyez du temps pour que les autres membres puissent soulever des préoccupations, demander des éclaircissements ou faire des recommandations.
La vue Calendrier de ClickUp est une véritable bouée de sauvetage lorsqu'il s'agit d'effectuer des vérifications régulières avec l'équipe. De cette façon, tout le monde connaît également le rythme des entretiens individuels, ce qui crée une prévisibilité des deux côtés.
Voici quelques questions que vous pouvez poser lors de vos entretiens individuels :
- Comment va tout aujourd'hui ? Parlez-moi de la semaine dernière.
- Qu'est-ce qui vous a motivé et stimulé dans votre rôle [au cours d'une période donnée] ?
- Comment se passent les choses avec vos collègues/les membres de votre équipe ?
- Comment progressez-vous vers vos objectifs professionnels et personnels ?
- À quoi vous engagez-vous entre maintenant et notre prochaine réunion ?
💡 Conseil de pro : n'oubliez pas que les entretiens individuels doivent être personnalisés pour chaque employé que vous managez. Une approche copiée-collée pourrait ne pas fonctionner. Utilisez un mélange de questions générales, de questions sur la carrière, sur l'alignement des objectifs/aspirations et sur les relations au sein de l'équipe afin que l'entretien soit une réussite pour les deux parties. Mais ne vous contentez pas de suivre le script, improvisez si nécessaire.
Créer un environnement positif et apportant de l’assistance
La création d'un environnement positif et favorable, en particulier pendant l'étape de formation, est essentielle pour créer des équipes gagnantes. Pour commencer, cela donne le ton à la collaboration au sein de l'équipe, ce qui stimule les performances et la productivité.
Ensuite, cela élimine la peur de l'échec et encourage les membres de l'équipe à expérimenter et à repousser les limites. Enfin, cela rend les équipes plus compatibles et favorise la confiance.
Les chefs d'équipe peuvent encourager une culture de communication ouverte en restant accessibles. Il est important de recueillir les commentaires par le biais de sondages et de formulaires anonymes. Vous pouvez essayer ClickUp Forms, qui est hautement personnalisable et facilite la collecte des commentaires des équipes.
🧠 N'oubliez pas : montrez un intérêt sincère pour le bien-être de votre équipe et créez un espace sûr où ses membres peuvent exprimer leurs préoccupations. Reconnaissez et célébrez les jalons importants et travaillez ensemble pour surmonter les défis. Traitez rapidement les malentendus et encouragez le respect mutuel.
Ces stratégies de leadership aident les équipes à prospérer et les rendent plus résilientes face aux défis.
Fournir les ressources et l’assistance nécessaires
Il est essentiel de doter votre équipe des outils et des ressources adéquats pour assurer sa réussite. ClickUp est un excellent moyen de garantir que chacun ait accès aux ressources nécessaires, qu'il s'agisse d'informations, de formations ou de logiciels.
Identifiez les moyens de maximiser les performances de votre équipe et donnez-lui les moyens d'agir en lui offrant les bons outils et les bonnes ressources au bon moment.
De plus, vous pouvez toujours utiliser les intégrations ClickUp pour garder votre système modulaire. Il offre plus de 1 000 intégrations avec des outils de tous types, afin que votre équipe n'ait pas à changer constamment d'outil.
Votre rôle actif dans l'élimination des obstacles, la satisfaction des besoins de l'équipe et la résolution des lacunes permet aux équipes de rester concentrées sur la réalisation de leurs objectifs sans contretemps inutiles.
Réussite de la « formation » avec ClickUp
Pour résumer, la phase de formation du développement d'un groupe est une étape cruciale, car elle jette les bases de l'avenir de votre équipe. En reconnaissant les défis associés à cette étape et en les abordant de manière proactive, les dirigeants peuvent transformer un groupe d'individus compétents en une équipe hautement performante.
Nous avons partagé un ensemble de stratégies que les chefs d'équipe et les managers de projet peuvent adopter pour naviguer sans effort dans les complexités de l'étape de formation. Celles-ci vous aideront également à ouvrir la voie à une croissance durable et à une collaboration entre les futures équipes.
ClickUp peut être votre partenaire idéal dans le développement d'équipes. Il est riche en fonctionnalités et permet d'accomplir facilement le travail. Alors, qu'attendez-vous ?
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