Avez-vous déjà eu des difficultés à recueillir des commentaires, à gérer des demandes ou à mener des sondages ? Il est difficile de collecter les bonnes informations et de les organiser.
C'est pourquoi les formulaires Asana sont si utiles. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez rationaliser le processus de collecte d'informations auprès de votre équipe, de vos clients ou de vos prospects. C'est un moyen simple de regrouper tous vos commentaires et toutes vos demandes entrantes avec le reste des données de votre projet.
Découvrons étape par étape comment créer un formulaire Asana.
Comment créer un formulaire dans Asana
Les formulaires Asana peuvent vous aider à commencer rapidement à recueillir des commentaires/demandes d'admission. La bonne nouvelle ? Vous pouvez créer, modifier, configurer et publier vos formulaires Asana en six étapes simples.
1. Créer le formulaire
Suivez ces étapes pour créer un formulaire dans Asana :
- Accédez à un projet dans votre compte Asana.
- Accédez au menu Personnaliser.
- Accédez à Ajouter et cliquez sur Formulaires. Personnalisez le contenu de votre formulaire selon vos besoins.
- Cliquez sur Publier.
Les formulaires font partie de vos projets Asana. Lorsqu'un répondant remplit un formulaire et le soumet, celui-ci apparaît comme une nouvelle tâche dans le projet. Par défaut, le formulaire porte le même nom que le projet dont il fait partie, mais vous pouvez modifier son nom et sa description.
2. Ajoutez des titres au formulaire
Ajoutez des titres pour organiser les questions en sections. Cela rend le formulaire plus lisible et guide mieux les répondants.
Voici comment procéder :
- Cliquez sur l'onglet Contenu du formulaire.
- Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Contenu.
- Cliquez sur le titre
- Glissez-déposez votre titre à la position souhaitée dans le formulaire.
Vous pouvez également passer la souris sur votre formulaire et cliquer sur + Ajouter un titre.
3. Accédez à vos formulaires
Le widget Formulaires sur votre page d'Accueil Asana vous permet d'accéder à vos formulaires récents et favoris en un seul endroit.
Vous pouvez créer un nouveau formulaire directement à partir du widget en cliquant sur le bouton + Ajouter nouveau.
Si vous souhaitez ajouter d'autres widgets à la page d'Accueil, rendez-vous dans le coin supérieur droit et cliquez sur Personnaliser.
4. Gérer les paramètres des formulaires
Dans l'onglet Paramètres (situé à côté de l'onglet Contenu du formulaire), vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Sélectionnez un champ pour le titre de la tâche.
- Désignez un responsable par défaut pour chaque envoi de formulaire.
- Copiez toutes les réponses dans la description de la tâche.
- Contrôlez qui peut accéder au formulaire.
- Ajoutez un message de confirmation
- Ajoutez un bouton pour ajouter un autre envoi.
5. Autorisez les pièces jointes au formulaire
Certaines questions peuvent nécessiter que les répondants soumettent une pièce jointe, telle qu'une image, un fichier PDF ou tout autre document.
Lorsqu'une personne soumet un formulaire avec des pièces jointes, celles-ci sont automatiquement liées à la tâche créée dans votre projet Asana.
Pour ajouter une pièce jointe à un formulaire, cliquez sur l'icône Pièce jointe sous votre liste de questions.
Après avoir ajouté votre question, vous aurez la possibilité de :
- Modifiez/éditez le nom de la question et ajoutez une description.
- Autorisez plusieurs pièces jointes
- Activez ou désactivez le champ Obligatoire.
6. Prévisualisez votre formulaire
Pendant que vous créez votre formulaire, vous pouvez le prévisualiser en cliquant sur Afficher le formulaire et voir comment il apparaîtra aux répondants.
7. Partagez votre formulaire
Une fois votre formulaire créé, cliquez sur Partager le formulaire. Choisissez les permissions d'accès pour le formulaire : Toute personne disposant du lien (partage public) ou Organisation uniquement (partage privé). Cliquez sur Terminé.
Vous pouvez également intégrer des formulaires Asana à des sites web. À faire, cliquez à nouveau sur Partager le formulaire. Cliquez sur Copier le code pour copier le snippet de code d'intégration. Collez le snippet de code d'intégration dans le site web de destination où vous souhaitez afficher le formulaire.
Vous pouvez également cliquer simplement sur Copier le lien et coller le lien du formulaire dans un e-mail ou un message instantané pour un partage plus rapide.
Limites de l'utilisation d'Asana pour créer des formulaires
Les formulaires Asana offrent un moyen structuré de collecter des informations auprès des membres de l'équipe ou des parties prenantes, mais ils présentent certains inconvénients :
- Personnalisation limitée : la fonctionnalité de formulaires d'Asana offre des options de personnalisation basiques, telles que l'ajout d'un logo d'entreprise et la modification de l'en-tête. Elle est assez restrictive si vous avez besoin de modifier la couleur de votre formulaire ou d'ajouter plusieurs champs personnalisés pour répondre à vos besoins.
- Pas de création de tâches basées sur les réponses au formulaire : lorsqu'un formulaire est soumis, une nouvelle tâche est créée pour le projet dans lequel se trouve le formulaire. Malheureusement, vous ne pouvez pas créer directement des tâches basées sur les réponses au formulaire. Vous ne pouvez donc pas utiliser les réponses pour automatiser le flux de travail.
- Branchement/logique conditionnelle limités : les formulaires Asana offrent jusqu'à cinq niveaux de branchement, ce qui peut être restrictif si vous avez besoin d'une logique conditionnelle plus complexe. Il est difficile de gérer des scénarios de collecte de données nuancés ou des interactions dynamiques avec les formulaires.
À lire également : Asana Vs. ClickUp : quel outil de gestion d'équipe est le meilleur en 2024 ?
Créer des formulaires avec ClickUp
Lorsque la collecte de données via des formulaires est au cœur de votre flux de travail, vous avez besoin d'un outil puissant, hautement adaptable, qui vous aide à être plus orienté vers l'action grâce aux réponses que vous recueillez, vous permet de créer des formulaires intuitifs régis par la logique et convient à tous les secteurs d'activité.
ClickUp est l'un de ces outils qui répond à tous vos besoins. Vous connaissez peut-être ClickUp pour ses fonctionnalités de gestion des tâches et de collaboration en équipe, mais il dispose également d'un générateur de formulaires avancé qui vous permettra de simplifier votre processus de saisie des données.
Voyons comment vous pouvez créer et personnaliser un formulaire dans ClickUp.
1. Utilisez la vue Formulaire de ClickUp pour créer et modifier des formulaires.
La première étape consiste à créer un formulaire dans votre environnement de travail ClickUp à l'aide de la vue Formulaire de ClickUp.
Voici comment procéder :
1. Cliquez sur les points de suspension … ou sur l'icône Créer nouveau + à côté de l'espace auquel vous souhaitez ajouter la vue formulaire.
2. Sélectionnez Créer un nouveau, puis Formulaire.
Vous avez créé votre nouveau formulaire et vous pouvez trouver son emplacement dans la barre latérale. Ajoutez un nom et une description au formulaire pour faciliter son identification.
Vous trouverez les champs de tâche sur le côté gauche, notamment Priorité, Date de début, Date d'échéance, Pièce jointe, Estimation de durée et Responsable, pour n'en citer que quelques-uns. Faites glisser les champs souhaités depuis le panneau de gauche et déposez-les dans votre formulaire.
ClickUp prend également en charge une personnalisation étendue grâce aux champs personnalisés. Ceux-ci vous aident à adapter votre formulaire à différents usages. Les champs personnalisés de ClickUp comprennent notamment Texte, Texte long, Site web, Menu déroulant, E-mail, Téléphone, Date, Case à cocher, Nombre, Argent et Libellés.
La personnalisation ne s'arrête pas là. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit pour modifier vos options de formulaire (disponible dans le forfait Business Plus et supérieur). Voici un aperçu rapide de ce que vous pouvez configurer avec les options de formulaire :
- Avatar : choisissez une image que vous souhaitez voir apparaître en haut de votre formulaire.
- Responsable : choisissez les responsables par défaut pour chaque envoi de formulaire.
- Message de réponse : créez un message personnalisé pour les utilisateurs qui achèvent un formulaire.
- Couleurs : choisissez la couleur des boutons de votre formulaire.
- Branding : masquez le branding ClickUp de vos formulaires
- Soumettre une autre réponse : Ajoutez un lien pour soumettre une autre réponse sur la page de confirmation de l'envoi du formulaire afin que les utilisateurs puissent soumettre plusieurs réponses au même formulaire.
Le principal atout de la vue Formulaire de ClickUp est sa flexibilité. Elle prend en charge la logique conditionnelle et met à jour dynamiquement les questions en fonction des réponses. Prenant en charge jusqu'à 25 règles par champ de décision, cette fonctionnalité vous permet de saisir des données plus précises (disponible dans les forfaits Business Plus et Enterprise).
Par exemple, vous pouvez créer une règle qui affiche automatiquement un champ « Date d'échéance » lorsque le répondant sélectionne « Urgent » comme priorité.
Un autre avantage de cet outil est sa polyvalence. Que vous soyez un enseignant qui collecte des informations ou que vous gériez les demandes de fonctionnalités et les corrections de bogues au sein d'une équipe logicielle, vous pouvez adapter la vue Formulaire ClickUp à votre secteur d'activité.
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2. Créez des tâches suivables à partir de vos formulaires
Les formulaires ClickUp rationalisent le processus d'admission de votre organisation pour diverses tâches routinières, notamment la collecte de commentaires sur les produits, le traitement des demandes de projet et des demandes créatives, la gestion des envois informatiques, l'acheminement des prospects commerciaux et la réalisation de sondages de satisfaction des employés. Mais ce n'est qu'un début.
Une fois que vous avez saisi les réponses dans les champs du formulaire, vous pouvez les convertir en tâches ClickUp traçables intégrées à votre flux de travail et assigner des membres de l'équipe pour prendre les mesures appropriées. Par exemple, si un commentaire sur un produit signale un bug dans le système, vous pouvez transformer la réponse en tâche et l'assigner à votre équipe de développement.
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3. Utilisez des modèles pour accélérer la création de formulaires
Bien que ClickUp permette la création et la personnalisation rapides de formulaires, vous souhaiterez peut-être parfois rechercher des formulaires prédéfinis que vous pouvez utiliser immédiatement (ou après avoir apporté quelques modifications mineures).
Devinez quoi ? ClickUp propose plusieurs modèles de formulaires prêts à l'emploi pour différents cas d'utilisation. Qu'il s'agisse de modèles de formulaires de commentaires ou de modèles de formulaires d'inscription généraux, vous avez le choix entre de nombreuses options. Il vous suffit de télécharger le modèle, de réaliser des modifications en cours sur les champs et les statuts en fonction de vos besoins, et vous êtes prêt à commencer !
Voici un aperçu de quelques modèles populaires de la bibliothèque ClickUp :
Le modèle de formulaire de commentaires ClickUp
Si votre organisation recueille les commentaires des clients/utilisateurs et des partenaires dans plusieurs services, le modèle de formulaire de commentaires ClickUp pourrait vous convenir.
Par exemple, si vous êtes une entreprise SaaS, vous souhaitez peut-être savoir ce que les utilisateurs pensent de l'expérience d'intégration de votre produit, de l'expérience utilisateur et de leur interaction avec le service client via différents formulaires. Ce modèle personnalisé vous permet de créer des formulaires sur mesure pour chaque objectif et centralise les données collectées pour un accès facile.
Voici comment tirer le meilleur parti de ce modèle :
- Créez des sondages personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de vos clients.
- Recueillez des données pertinentes qui vous aideront à améliorer vos produits/services.
- Obtenez un aperçu rapide des réponses aux commentaires des clients dans tous les services.
- Personnalisez le formulaire avec des champs personnalisés tels que le niveau du client, la date d'achat, l'évaluation globale et la raison de l'évaluation.
Le modèle de formulaire ClickUp
Le modèle de formulaire ClickUp est un modèle de formulaire d'inscription généraliste qui convient parfaitement pour recueillir des informations auprès des participants à un évènement. Qu'il s'agisse d'un programme de formation, d'un séminaire, d'un atelier ou d'un cours, vous pouvez facilement modifier ce modèle pour recueillir les données dont vous avez besoin.
Le modèle vous permet de :
- Établissez un format cohérent pour la collecte de données.
- Traitez un nombre illimité d’envois de formulaires, petits ou grands.
- Organisez les envois pour faciliter leur examen.
- Ajoutez tous les champs personnalisés de votre choix, tels que l'adresse de facturation, la date de naissance, la classification et le numéro de téléphone.
- Gagnez du temps en créant rapidement des formulaires personnalisés.
Grâce aux vues intégrées Tableau, Liste, Document et Formulaire, vous pouvez consulter les données collectées comme vous le souhaitez.
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4. Partagez le formulaire avec votre public
Votre formulaire est partageable publiquement par défaut. Pour désactiver le partage public et fermer le formulaire, modifiez le bouton Actif situé à l'emplacement du coin supérieur droit.
Le partage du formulaire est très simple : copiez le lien direct vers le formulaire et commencez à le partager avec vos équipes internes, vos parties prenantes externes, vos clients, etc. Vous pouvez également ajouter un formulaire HTML à votre page d'accueil via la section Code d'intégration.
Les clients apprécient la fonctionnalité d'affichage des formulaires ClickUp pour sa simplicité et sa facilité d'utilisation. Voici un témoignage :
« La communication entre les clients, les cadres et les responsables est rationalisée grâce à l'utilisation de formulaires et à l'attribution de tâches et de listes. ClickUp est idéal pour travailler avec de grandes équipes et les gérer toutes à l'aide de la fonctionnalité « équipes ». »
« La communication entre les clients, les cadres et les responsables est rationalisée grâce à l'utilisation de formulaires et à l'attribution de tâches et de listes. ClickUp est parfait pour travailler avec de grandes équipes et les gérer toutes à l'aide de la fonctionnalité « équipes ». »
Créez des formulaires dynamiques avec des personnalisations étendues à l'aide de ClickUp.
Si vous recherchez un outil simple qui répond facilement aux exigences de base en matière de formulaires, Asana est un choix pratique.
Mais si vous avez affaire à des flux de travail plus complexes et que vous recherchez un générateur de formulaires en ligne polyvalent, vous pouvez vous tourner vers des alternatives à Asana, notamment Google Forms et ClickUp Forms.
ClickUp s'impose ici comme une option viable, car il est conçu pour gérer ces détails complexes et vous donner plus de contrôle sur le fonctionnement de vos formulaires. De plus, il ne se contente pas de collecter les réponses, il vous permet également d'y donner suite en créant directement des tâches exploitables et en suivant leur progression.
Alors, pourquoi attendre ? Commencez à utiliser ClickUp: créez des formulaires personnalisés avec des fonctionnalités avancées pour saisir et utiliser efficacement les données.