« La communication est la clé », c'est quelque chose que nous avons tous entendu dans notre vie. Si une communication efficace est la pierre angulaire de toute relation personnelle, elle est tout aussi importante, sinon plus, dans un contexte professionnel.
Un lieu de travail performant se caractérise par une communication horizontale idéale. Que vous discutiez d'une tâche avec un collègue ou que vous envoyiez un e-mail, vous devez donc appliquer les principes d'une communication horizontale efficace.
Mais avant d'entrer dans les détails de ce concept, voyons d'abord ce qu'est la communication horizontale et comment elle influence les interactions sur le lieu de travail.
Qu'est-ce que la communication horizontale ?
La communication horizontale comprend les interactions entre les personnes ou les services travaillant au même niveau dans une organisation. Elle est également connue sous le nom de communication latérale et est aussi importante pour l'entreprise que la communication externe.
Dans le livre Organizational Communication de Michael J. Papa, la communication horizontale est définie comme le « flux de messages entre les domaines fonctionnels » à un niveau particulier d'une organisation. Lorsque les gens communiquent directement et efficacement avec leurs pairs, il devient plus facile de « résoudre les problèmes, de partager les informations entre les différents groupes de travail et de coordonner les tâches entre les services ou les équipes de projet »
Que vous travailliez dans une petite ou une grande entreprise, les flux de communication interne donnent essentiellement le ton de l'ambiance au bureau et contribuent à établir des relations interpersonnelles sur le lieu de travail.
Cette communication peut se faire en personne, par téléphone ou par e-mail. Mais quel que soit le moyen utilisé, elle a une incidence directe sur la productivité et les performances de l'entreprise. C'est pourquoi nous devons comprendre et mettre en pratique une communication efficace au travail.
Comprendre la communication horizontale ou latérale
Tout lieu de travail a besoin d'une communication régulière pour fonctionner correctement.
Si les interactions personnelles informelles contribuent à établir des relations interpersonnelles avec vos collègues, une communication efficace au travail est essentielle à la croissance de toute organisation.
Le flux de communication officiel peut inclure des instructions relatives à des tâches, des e-mails de mise à jour sur des projets, des demandes d'aide, etc. Dans le contexte strict d'un environnement de travail, ces communications relèvent de la communication horizontale.
Par exemple, le service graphique de votre agence doit informer le service de rédaction des changements apportés aux icônes et aux thèmes de la prochaine campagne publicitaire. Il peut organiser une réunion pour en discuter et envoyer un e-mail soulignant les nouvelles normes.
En résumé, une interaction est considérée comme une communication horizontale si :
- Se produit avec des personnes ou des unités situées au même niveau hiérarchique
- Est quelque peu informel et moins structuré
- Vise à favoriser la collaboration et la résolution des problèmes
- Facilite la coordination, le partage d'informations et la résolution des conflits
Dans ces cas-là, la chaîne de communication peut être longue, chronophage et source de distraction. Avant même de vous en rendre compte, vous aurez passé la moitié de votre journée à envoyer et recevoir des e-mails, des mémos, etc.
Conseil de pro : Utilisez les fonctionnalités de gestion et de révision des e-mails de ClickUp pour vous assurer que votre communication reste organisée et facilement accessible. Elles agissent comme un hub central pour tout rationaliser et regrouper au même endroit, vous évitant ainsi de passer de votre boîte de réception à divers outils de révision. Vous pouvez même les utiliser pour transformer des e-mails spécifiques en tâches dans ClickUp.
Caractéristiques clés d'une communication horizontale efficace
Une communication horizontale efficace présente plusieurs caractéristiques distinctes :
- Clarté : la communication est claire et axée sur les objectifs, mise en forme de manière à être comprise et interprétée par le destinataire
- Écoute active : l'objectif est d'écouter attentivement et de discuter ouvertement de tout doute ou obstacle
- Transparence : le mode, le contenu et l'intention de la communication favorisent la confiance, la transparence et la responsabilité
- Collaboration : la communication horizontale vise à optimiser les efforts de collaboration et à éliminer les silos du flux de travail pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise
- Stimuler l'innovation : en facilitant le partage d'idées entre les équipes, vous favorisez l'innovation et les approches originales
- Suivi : les personnes concernées tirent des conclusions de la communication et assurent le suivi par des discussions ou des actions si nécessaire
- Soutien : Les équipes qui gèrent efficacement la communication horizontale offrent à leurs membres un espace sûr où ils peuvent partager leurs pensées et leurs idées en toute confiance
Dans le meilleur des cas, la communication horizontale encourage le travail d'équipe, renforce la responsabilité et crée une visibilité entre les pairs. Elle renforce le sentiment de travailler vers un objectif commun au sein d'une organisation, ce qui devient plus facile avec les bons outils de communication.
Les outils de communication au travail vous aident à centraliser toutes les interactions et à maintenir la cohésion des équipes, en mettant l'accent sur les caractéristiques clés d'une communication efficace.
La communication horizontale se distingue principalement des deux autres types de communication au travail : la communication diagonale et la communication verticale.
Communication horizontale vs communication diagonale
Alors que la communication horizontale s'établit entre des individus ou des services de même niveau, la communication diagonale est plus hybride.
Elle implique à la fois une communication descendante (avec les employés situés aux niveaux inférieurs de la hiérarchie) et une communication ascendante (avec ceux situés aux niveaux supérieurs de la hiérarchie), quel que soit leur service.
Imaginons que vous soyez responsable commercial et chargé de mener une campagne saisonnière. Vous devez collaborer avec des professionnels du marketing et des responsables afin de créer régulièrement des textes publicitaires et des newsletters pour cette campagne. Tous vos flux de communication à ce sujet seraient considérés comme diagonaux.
Des pratiques de communication diagonale efficaces peuvent améliorer la productivité d'une entreprise et la satisfaction de ses employés. Il en va de même pour la communication verticale.
Communication horizontale vs communication verticale
la communication verticale se produit entre des personnes appartenant à deux niveaux de la hiérarchie organisationnelle. Ce type de communication peut être ascendant ou descendant.
Par exemple, la direction de votre entreprise organise une réunion générale pour discuter du budget et des forfaits de l'entreprise pour le prochain exercice financier. Elle partage sa vision et ses décisions avec tous les employés, jusqu'aux employés les moins gradés de la hiérarchie.
L'inverse se produit lorsqu'un employé rend compte à son supérieur hiérarchique de la progression d'un projet. Ce rapport est ensuite transmis au vice-président du département afin de faciliter la prise de décision.
Ce sont deux exemples pertinents de communication verticale.
Contrairement aux structures de communication horizontale, la communication verticale dispose d'un canal de retour plus fort et plus clair, laissant moins de place aux discussions sur un même problème.
Cependant, la communication horizontale gagne du terrain dans le paysage entrepreneurial moderne en raison de sa nature transparente et flexible et de son impact positif sur la culture d'entreprise.
Importance et objectif de la communication horizontale
Au risque de me répéter, la communication horizontale est essentielle pour favoriser un environnement de travail sain et collaboratif. Elle renforce les quatre piliers clés d'une culture d'entreprise positive : le travail d'équipe, l'efficacité, la résolution de problèmes et la satisfaction au travail.
En savoir plus sur l'objectif et les avantages de la communication horizontale :
Renforce la collaboration et le travail d'équipe
La réussite de tout projet dépend de la collaboration en temps réel entre les employés et les services. Les problèmes deviennent plus simples à résoudre et les informations plus faciles à partager. Vous pouvez réduire les goulots d'étranglement et obtenir des résultats plus rapides pour une productivité accrue.
Par exemple, si plusieurs personnes travaillent simultanément sur un fichier, il est préférable de disposer d'une version en ligne de ce fichier avec des permissions d'accès, où elles peuvent collaborer si nécessaire et terminer rapidement la tâche ensemble.
Permet un flux d'informations rapide et efficace
Le flux d'informations ne se limite pas au partage d'informations par le biais de discussions ou d'e-mails ; il inclut également le partage de données entre les processus et les outils de l'organisation. Les outils intelligents de gestion de la communication favorisent une collaboration efficace et le partage d'informations tout en maintenant les hiérarchies de rapports et en impliquant toutes les parties prenantes.
Vous pouvez suivre vos canaux d'information et revenir sur n'importe quel fil de discussion si nécessaire.
Améliore la résolution des problèmes et des conflits
Les conflits et les obstacles au flux de travail sont inévitables dans toute organisation. Le maintien d'un canal de communication latéral organisé facilite la gestion de ces situations.
Vous pouvez tenir différentes personnes et équipes informées et communiquer entre les groupes de travail. Vous pouvez également trouver des moyens plus transparents de résoudre les conflits grâce à un processus décisionnel équitable et éclairé, basé sur une communication efficace.
Une communication latérale efficace vous permet d'encourager l'ouverture dans les interactions et d'inviter les gens à partager leurs idées et leurs points de vue. Cela crée une atmosphère de travail plus accueillante et améliore considérablement les relations entre les employés et l'entreprise.
ClickUp Whiteboards est l'endroit idéal pour vous et les membres de votre équipe pour imaginer, visualiser et planifier ensemble. Tous les membres de votre équipe peuvent travailler simultanément sur le Tableau blanc, où qu'ils se trouvent.
La communication horizontale dans les organisations horizontales
La structure de votre organisation détermine souvent l'efficacité de la communication entre les services. Elle peut créer et influencer des blocages dans la circulation de l'information, des silos de communication, des retards dans l'entreprise, etc.
On peut affirmer sans risque de se tromper qu'une structure organisationnelle strictement cloisonnée empêche une communication efficace. L'autre alternative est une organisation horizontale, dans laquelle les entreprises abolissent la hiérarchie entre les services. De cette manière, toute communication dans une organisation horizontale est horizontale.
Amazon, Netflix et Spotify sont quelques exemples populaires d'organisations horizontales. Ces entreprises ont essayé de supprimer les niveaux intermédiaires de gestion afin d'accélérer l'innovation et la prise de décision, ce qui a permis d'aboutir à des résolutions plus rapides.
Pour faire simple, le travail transversal consiste à contourner les hiérarchies. Au lieu d'attendre que vos supérieurs vous mettent en relation, vous pouvez contacter directement les autres services et collaborer pour résoudre le problème plus rapidement.
Dans ces cas, une hiérarchie minimisée favorise la communication collaborative, l'ambition des employés, l'apprentissage latéral et une pensée plus innovante. Les employés prennent des décisions indépendantes, ce qui renforce la propriété et le pool de connaissances de l'entreprise.
Comme toute chose, la communication horizontale n'est pas toujours rose ; elle présente des avantages et des inconvénients.
Avantages et inconvénients de la communication horizontale
Bien pratiquée, la communication horizontale favorise un travail d'équipe efficace, une meilleure productivité et une réduction des coûts opérationnels. Elle instaure également un esprit d'unité chez les employés, qui ont ainsi le sentiment de travailler vers un objectif commun.
Si elle n'est pas gérée correctement, la communication horizontale peut créer des goulots d'étranglement dans l'entreprise. Les employés se retrouvent confrontés aux pièges de la communication multicanale, perdent de vue leurs objectifs et introduisent des retards dans le flux de travail.
Imaginez le temps qu'il faudrait pour lire et répondre à des centaines d'e-mails, lister les tâches importantes, se connecter pour obtenir des commentaires et mettre en œuvre les changements dans un projet. Plus le volume de communication inefficace est important, plus il est difficile d'obtenir des résultats positifs.
Avantages
Dans le meilleur des cas, la communication horizontale présente de nombreux avantages :
- Amélioration de la satisfaction au travail : les employés se sentent plus motivés dans une culture de travail flexible où ils sont libres de communiquer entre eux sur un projet
- Réduction des délais de résolution : communiquer directement avec les personnes concernées réduit considérablement les délais de résolution des problèmes
- Une prise de décision plus rapide : le fait de passer par moins de niveaux hiérarchiques vous permet de prendre des décisions plus rapidement et de résoudre les problèmes en temps réel
- Amélioration de la communication : la communication latérale améliore les relations de travail et facilite une collaboration plus fluide
- Réduction des malentendus : lorsque toutes les parties prenantes communiquent ouvertement, les risques de malentendus sont considérablement réduits
Cons
Les inconvénients de la communication horizontale apparaissent lorsqu'elle n'est pas utilisée ou organisée de manière systématique, ce qui entraîne les problèmes suivants :
- Manque de contrôle : les managers et les superviseurs ont moins de contrôle sur les décisions dans une approche horizontale
- Risques de conflit accrus : les risques de conflit augmentent lorsque la communication s'établit entre des unités situées au même niveau hiérarchique
- Perte de temps : si la communication horizontale n'est pas organisée et suivie efficacement, elle peut entraîner une perte de temps considérable pour des problèmes mineurs
- Une plus grande confusion : lorsqu'il y a plusieurs canaux de communication à gérer, un employé peut être désorienté au quotidien
- Silos d'information : rien ne garantit que toutes les informations pertinentes ont été partagées avec les parties prenantes, ce qui peut entraîner une perte de connaissances et créer des silos
- Approche informelle : la communication horizontale est souvent informelle et peut, dans certains cas, ne pas être conforme aux politiques de l'entreprise
Comment atténuer les défis
Les inconvénients semblent préoccupants, mais il existe des mesures simples que vous pouvez prendre pour atténuer les risques liés à la communication horizontale.
Tenez vos responsables et superviseurs informés
La meilleure façon de réguler la communication latérale est de tenir les superviseurs informés. Cela permet à vos supérieurs d'être au courant du statut des tâches et d'avoir accès aux informations échangées. Cela peut également vous aider dans des situations délicates où vous pourriez avoir besoin de l'intervention d'un superviseur. Cela permet également aux superviseurs de créer des rapports sur un projet et de communiquer avec d'autres équipes si nécessaire.
Réduisez le nombre d'e-mails excessifs en adoptant des canaux de messagerie
Un logiciel de communication centralisé évite la surcharge de communication en remplaçant la plupart des e-mails par des discussions en temps réel via des plateformes de messagerie. Il est plus efficace et permet de gagner du temps : les gens ont tendance à répondre plus rapidement à de courts messages instantanés qu'à des e-mails. Ainsi, si vous avez besoin de l'aide rapide d'un expert sur un concept, vous n'avez pas à attendre sa réponse par e-mail. La messagerie instantanée est plus intelligente et plus rapide.
La vue Chat de ClickUp offre une solution simplifiée pour vos besoins de communication au travail grâce à des fonctionnalités avancées telles que l'attribution de commentaires et l'étiquetage des personnes. Créez des salles de discussion pour des projets, des équipes ou des sujets spécifiques, afin d'organiser les discussions et d'éviter la surcharge d'informations
Déterminez vos heures de disponibilité
Il est important de respecter des horaires stricts lorsque vous vous appuyez principalement sur la communication horizontale. Vos collègues pourraient penser que vous êtes disponible 24 heures sur 24 et vous contacter à des heures inhabituelles pour vous poser des questions ou vous demander quelque chose. Évitez cela en définissant des limites strictes quant à votre disponibilité et en mettant en place un calendrier de notifications afin de ne recevoir des messages que pendant vos heures de travail.
La plupart des plateformes de messagerie disposent d'une fonctionnalité « Ne pas déranger » qui vous permet de suspendre les notifications pendant une certaine période chaque jour. Utilisez-la ainsi que les options « Muet » et « Silencieux » pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Définissez des objectifs de communication
Vos objectifs de communication doivent être SMART :
- Spécifique
- Mesurable
- Réalisable
- Pertinent
- Limité dans le temps
Utilisez les objectifs ClickUp pour définir des objectifs clairs pour vos communications afin de rester sur la bonne voie, d'achever vos tâches dans les délais et d'optimiser votre productivité. Les objectifs plus importants peuvent être facilement divisés en tâches ClickUp pour de meilleurs résultats. Ces tâches peuvent mettre en évidence les besoins en matière de communication, comme la création de rapports ou le partage de mises à jour avec les parties prenantes.
Pour ce faire, il faut quelques stratégies éclairées visant à améliorer la collaboration dans son ensemble.
Stratégies pour améliorer la communication horizontale
Adoptez un outil de gestion de projet
Un logiciel intelligent de gestion de projet dispose de multiples canaux de communication pour la collaboration, tels que le chat ou la messagerie instantanée, la documentation, les appels vidéo et les boîtes de réception. Il vous aide à regrouper les communications multi-plateformes sous un même toit et automatise également des tâches telles que les rappels de réunion et les notifications d'absence.
Utilisez ClickUp, alimenté par l'IA, pour trouver une solution unique à tous vos besoins de communication et de collaboration sur le lieu de travail.
Organisez votre travail, discutez avec les membres de votre équipe, attribuez des tâches à vos collègues, intégrez et partagez des liens, partagez des documents et peaufinez vos messages grâce à des fonctionnalités de modification avancées. Ces fonctionnalités peuvent améliorer la communication au sein de votre équipe et ainsi optimiser la gestion des performances.
Tirez parti de la puissance de l'IA avec ClickUp Brain pour améliorer votre communication écrite. ClickUp Brain peut automatiquement résumer de longs documents, e-mails ou discussions dans les tâches ClickUp. Cela peut aider les collègues travaillant dans différents services à saisir rapidement les points clés du travail de chacun, améliorant ainsi la compréhension et les flux d'informations.
Utilisez des modèles de forfait communication
Les modèles de communication constituent une solide base de ressources pour planifier les interactions professionnelles. Ils comprennent des champs personnalisés, des vues et des fonctionnalités de gestion de projet qui vous aident à créer des messages personnalisés et à coordonner les discussions avec les parties prenantes.
Un forfait communication vous aide à :
- Améliorez la qualité de la communication
- Organisez les interactions en fonction des objectifs organisationnels, des échéanciers et des services
- Standardisez vos messages
- Concentrez-vous sur les indicateurs clés avec des délais d'exécution rapides
Les modèles de plan de communication peuvent jouer un rôle clé dans l'amélioration de la collaboration entre les membres d'une équipe. Un modèle vous aide à créer un message efficace en supprimant les éléments superflus et en ciblant efficacement votre public.
L'utilisation de modèles personnalisables pour votre plan de communication vous permet également de vous concentrer sur les canaux et les formes de communication adaptés à votre public, de créer des CTA utiles, de planifier et d'organiser votre stratégie de communication autour de l'entreprise, et de conserver un style et un ton cohérents.
Améliorez la collaboration et suivez vos efforts à l'aide du modèle de plan de communication ClickUp. Adaptez le plan aux besoins spécifiques de votre entreprise en ajoutant des champs personnalisés, des statuts et des vues. Des fonctionnalités telles que les dates d'échéance, les commentaires sur les tâches, l'automatisation, l'IA et bien d'autres encore vous aident à utiliser efficacement ce modèle pour vos communications internes et externes.
Conseil de pro : Utilisez ClickUp Brain pour créer vos propres modèles d'agenda de réunion ou de forfait de collaboration
Faites équipe avec les RH
Le service des ressources humaines de votre entreprise peut être un allié précieux pour garantir une communication horizontale efficace. Il peut officiellement encourager les différents services à interagir davantage, à partager leurs idées, à innover, à collaborer et à résoudre les conflits de manière constructive.
Chaque entreprise a ses propres politiques pour gérer les problèmes de communication, mais quelques mesures standard peuvent contribuer au bon fonctionnement de toutes les structures organisationnelles :
- Mettre en place des canaux de communication standard tels que des plateformes numériques et des réunions régulières
- Encourager toutes les parties prenantes à organiser et à assister à des réunions et à des présentations
- Entrer en contact avec les employés pour identifier leurs points faibles et mettre en place des mesures pour y remédier
- Analyser les silos et travailler à leur élimination grâce à une meilleure collaboration
Les modèles ClickUp pour les RH et le recrutement sont idéaux pour faciliter la communication latérale et créer du contenu pour de multiples scénarios, tels que des rapports, des objectifs annuels, des formulaires de candidature, un wiki d'entreprise, etc.
Audit de la communication interne
Si vous ne suivez pas et n'analysez pas les communications, comment saurez-vous ce qui ne va pas et pourquoi ?
Toutes les organisations tirent profit des audits internes. Ceux-ci doivent principalement viser à identifier les domaines peu performants du flux de travail et à les optimiser pour obtenir de meilleurs résultats. Une analyse régulière et la mise en œuvre des commentaires peuvent aider à maximiser la productivité et à éliminer les canaux de communication inefficaces.
Élaborez une stratégie de communication horizontale efficace
Les stratégies de communication sont hautement personnalisables, en fonction des exigences et des objectifs de votre organisation.
La mise en place d'une stratégie de communication horizontale efficace présente des avantages majeurs pour un lieu de travail, car elle :
- Contribue à une meilleure distribution des connaissances en standardisant les réunions programmées, les bulletins d'information, les évaluations de performances, etc
- Aide les employés à perfectionner leurs compétences et leur fournit les outils nécessaires pour accomplir efficacement leur travail
- Garantit que votre organisation atteint régulièrement les indicateurs clés de performance (KPI) importants
- Encourage la collaboration dans la résolution des problèmes
- Réduit le nombre de réunions longues et redondantes
- Favorise l'alignement entre les différents services et équipes situés dans différents emplacements et fuseaux horaires
Excellez dans la communication horizontale avec ClickUp
Maintenant que vous avez une bonne idée de la communication horizontale et de ses avantages pour votre culture d'entreprise, l'étape suivante consiste à choisir une plateforme de collaboration adaptée à votre organisation. La bonne plateforme renforce tous les avantages de la communication latérale, tels que la transparence, la flexibilité, le travail d'équipe et la productivité dans les interactions.
Tout ce dont vous avez besoin, c'est de ClickUp pour mettre tout le monde sur la même page et éliminer les problèmes de communication. Rejoignez-nous et révolutionnez votre journée de travail en améliorant la collaboration, en augmentant la visibilité, en automatisant les tâches fastidieuses et en livrant toujours vos projets à temps.
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