Dale Carnegie a dit : « Une heure de planification peut vous faire gagner 10 heures à faire. »
Planifiez bien votre stratégie d'approvisionnement et vous obtiendrez de meilleures conditions auprès de vos fournisseurs.
Grâce à une stratégie d'approvisionnement bien planifiée, vous pouvez surveiller les décisions d'achat des différents services, suivre les performances des fournisseurs et identifier les possibilités de rationalisation des processus ou d'optimisation des coûts.
Dans cet article, nous vous montrerons comment élaborer une stratégie d'approvisionnement solide.
Préparez-vous à maîtriser vos dépenses, à atténuer les risques et à améliorer l'efficacité opérationnelle pour la croissance de votre entreprise.
Allons-y sans plus attendre. 👇
Qu'est-ce qu'une stratégie d'approvisionnement ?
Une stratégie d'approvisionnement est le plan d'une organisation visant à obtenir des éléments au meilleur prix possible tout en maintenant les normes de livraison et de qualité. Elle consiste à trouver les bons fournisseurs, à négocier le meilleur prix, à effectuer les achats et à garantir les livraisons.
Une politique et une stratégie d'approvisionnement solides guident votre équipe d'approvisionnement vers la réalisation des objectifs commerciaux à long terme. Elles doivent donc être flexibles, adaptables et évoluer constamment en fonction des besoins de votre entreprise.
L'objectif de la stratégie d'approvisionnement
Les stratégies d'approvisionnement ne consistent pas seulement à réduire les coûts ou à obtenir les offres les moins chères, même si cela est important. Il s'agit plutôt d'acquérir des biens et des services de qualité au bon prix et au bon moment afin d'assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
Les meilleures stratégies d'approvisionnement vont au-delà des achats de base. Elles s'alignent sur les objectifs plus larges de votre entreprise, qu'il s'agisse de donner la priorité à la responsabilité sociale ou de favoriser l'innovation grâce à des partenariats avec les fournisseurs.
Adopter une approche stratégique globale en matière d'approvisionnement aide votre équipe à élaborer un plan solide, transformant l'ensemble du processus en un atout précieux qui vous confère un avantage concurrentiel.
Objectifs de la stratégie d'approvisionnement
Une stratégie d'approvisionnement efficace aborde quatre agendas :
- Rentabilité : tirer le meilleur parti de votre investissement
- Qualité et valeur : vous assurer que ce que vous achetez répond à vos normes
- Livraison dans les délais : éviter les perturbations en obtenant ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.
- Gestion des risques : atténuer les problèmes potentiels tels que les fournisseurs peu fiables
Types de stratégies d'approvisionnement
Il n'existe pas de solution universelle. Voici donc six types de stratégies d'approvisionnement clés qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs :
Stratégie n° 1 : réduction des coûts
Le contexte est clair : obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Cette stratégie de réduction des coûts va au-delà du prix d'achat initial. Elle utilise des techniques telles que les appels d'offres et l'analyse de la valeur pour vous aider à négocier les meilleures offres et à prendre en compte le coût total de la propriété (TCO), y compris les coûts de maintenance, de réparation et d'élimination.
Exemple : Prenons l'exemple d'une entreprise qui produit des snacks emballés sur un marché saturé et concurrentiel. Dans de telles circonstances, où la plupart des fabricants se font concurrence sur les prix et la distribution, le maintien de prix de revient bas est une préoccupation majeure. Cette entreprise pourrait décider de réduire le prix de ses intrants en réduisant les coûts des matières premières et des emballages. Elle pourrait lancer un appel d'offres pour les matériaux d'emballage, inviter des entreprises à soumissionner pour le contrat et choisir un nouveau fournisseur capable de lui proposer des coûts nettement inférieurs pour le même matériau.
Stratégie n° 2 : gestion des risques
Les perturbations de la chaîne d'approvisionnement entraînent souvent des retards de production et des pertes de revenus. Une stratégie solide de gestion des risques liés à l'approvisionnement vous aide à anticiper et à atténuer les problèmes potentiels de perturbation de la chaîne d'approvisionnement.
Cette stratégie implique de nouer des partenariats avec plusieurs fournisseurs fiables et efficaces afin de ne pas dépendre d'une seule source pour les éléments essentiels à l'entreprise. Au final, elle permet de s'approvisionner en toute sécurité en fournitures essentielles à l'activité en cas d'évènements imprévus, tels que des catastrophes naturelles ou l'insolvabilité d'un fournisseur.
Exemple : Un constructeur automobile mondial utilise une stratégie de gestion des risques pour faire face aux crises liées aux semi-conducteurs. Il s'associe à plusieurs fournisseurs de puces fiables situés à différents emplacements géographiques, ce qui lui permet d'assurer une production fluide même en cas de perturbation chez un fournisseur ou dans une région en particulier.
Stratégie n° 3 : gestion et optimisation des fournisseurs
La stratégie de gestion et d'optimisation des fournisseurs vise à établir de meilleures relations entre les entreprises et leurs fournisseurs. Elle consiste principalement à définir des paramètres de performance pour les fournisseurs, à réaliser des audits et à fournir des formations et de l'assistance.
Bien que les détails puissent varier d'une entreprise à l'autre, il est essentiel pour les entreprises à forte intensité de production de favoriser des relations solides avec leurs fournisseurs. Imaginez que vous collaboriez avec vos fournisseurs en matière d'innovation, que vous planifiiez conjointement vos besoins futurs et que vous disposiez de partenaires fiables qui vous livrent de manière constante.
Voyons comment mettre en œuvre cette stratégie à l'aide d'un exemple. 👇
Exemple : supposons qu'une entreprise de vêtements mette en œuvre une stratégie de gestion des fournisseurs avec un fabricant de tissus. Après avoir établi des normes de qualité pour le fabricant, l'entreprise effectue des audits réguliers afin de garantir une qualité constante.
De plus, ils organisent des sessions de brainstorming avec le fabricant afin de discuter des nouveaux tissus, technologies et designs tendance sur le marché. Cette relation solide favorise la confiance et garantit des tissus de haute qualité.
Stratégie n° 4 : achats écologiques
La responsabilité environnementale s'étend à vos propres politiques et pratiques d'approvisionnement. C'est précisément ce que permet l'achat écologique.
Cette stratégie d'approvisionnement consiste à acheter des produits ou des services ayant un impact minimal sur l'environnement. Le cadre de la stratégie d'approvisionnement met l'accent sur les fournisseurs engagés en faveur du développement durable, en donnant la priorité aux produits fabriqués à partir de matériaux recyclés, à faibles émissions ou à haute efficacité énergétique.
Exemple : une chaîne de supermarchés adopte une stratégie d'achat écologique. Elle privilégie l'approvisionnement en fruits et légumes auprès d'exploitations agricoles locales qui utilisent des pratiques durables telles que l'agriculture biologique et la conservation de l'eau.
Ils peuvent également choisir des produits d'entretien certifiés écologiques et des emballages fabriqués à partir de matériaux recyclés.
Stratégie n° 5 : approvisionnement mondial
L'approvisionnement mondial implique d'étendre votre base de fournisseurs au-delà des marchés locaux. Il tire parti du paysage concurrentiel d'une économie mondialisée, ce qui peut entraîner des économies de coûts importantes.
De plus, regarder au-delà de vos frontières crée de nouvelles possibilités, comme explorer des marchés inexploités et trouver de meilleurs prix ou des produits de meilleure qualité.
Les stratégies d'approvisionnement mondial sont principalement utilisées par les entreprises qui ont besoin de matières premières difficiles à trouver ou très coûteuses sur leur marché local.
Exemple : Une entreprise de meubles peut avoir des difficultés à s'approvisionner en bois dur en raison des différences de flore entre les régions locales. Cependant, elle peut découvrir que le même bois est facilement disponible dans d'autres régions, par exemple en Asie du Sud-Est.
Ainsi, pour pallier le déficit d'approvisionnement, l'entreprise met en œuvre une stratégie d'approvisionnement mondial pour l'achat de bois dur. Cela garantit un approvisionnement constant, réduit les coûts et permet à l'entreprise de vendre le bois importé à de meilleurs prix.
Cependant, cela nécessite une planification et une gestion minutieuses. Les différences culturelles, la logistique complexe et les procédures de contrôle qualité doivent être prises en compte pour garantir une expérience fluide et de réussite.
Stratégie n° 6 : gestion de la qualité totale
La gestion de la qualité totale (TQM) est une stratégie d'approvisionnement qui met l'accent sur des mesures proactives de contrôle de la qualité tout au long de la chaîne d'approvisionnement : définition de paramètres de qualité, réalisation d'inspections et mise en œuvre de mesures de contrôle de la qualité.
Cette stratégie vise à minimiser les défauts et à garantir que les produits répondent aux normes de qualité. Les acheteurs et les fournisseurs travaillent en permanence à l'amélioration des processus, à l'identification des possibilités de réduction des coûts et à l'amélioration de la qualité globale.
Exemple : Les sociétés pétrolières utilisent généralement la gestion de la qualité totale (TQM) dans leur processus d'approvisionnement. Les enjeux étant élevés dans la production pétrolière, la TQM les aide à traiter les problèmes liés à la qualité dans l'approvisionnement en matériaux techniques pour la maintenance des installations pétrolières et la construction de projets.
Idéal pour :
- Produits qui doivent répondre à des normes de qualité élevées en raison de la législation ou d'autres raisons
- Entreprises capables de s'approvisionner et d'opérer à l'échelle mondiale
- Marchés moins sensibles aux prix
Élaborer une stratégie d'approvisionnement efficace
Utilisez notre processus éprouvé en neuf étapes pour élaborer une stratégie d'approvisionnement solide qui vous permettra d'obtenir les résultats suivants :
Étape 1 : Réalisez un audit des achats
Avant d'élaborer une nouvelle stratégie, il est essentiel de comprendre vos dépenses d'approvisionnement actuelles. À faire, procédez à un audit approfondi de vos habitudes de dépenses. Recueillez des données sur vos politiques et activités d'approvisionnement existantes, notamment :
- Ce que vous achetez (biens et services)
- Chez qui vous achetez (fournisseurs)
- Combien dépensez-vous (coût total) ?
Analysez ces données pour identifier les domaines où les dépenses sont élevées, les possibilités d'économies potentielles et les instances de dépenses non autorisées (achats non autorisés).
En approfondissant les nuances, vous pourrez mieux cibler vos efforts et adapter votre stratégie en conséquence.
Étape 2 : Définir des objectifs d'approvisionnement clairs
Quels résultats souhaitez-vous obtenir grâce à votre stratégie d'approvisionnement ?
Des objectifs clairs vous fournissent une feuille de route pour la mise en œuvre de votre stratégie et vous permettent de mesurer ses différents indicateurs de réussite.
Voici quelques objectifs courants en matière d'approvisionnement :
- Réduction des coûts : réduisez les dépenses d'approvisionnement tout en assurant la maintenance de la qualité.
- Efficacité améliorée : rationalisez les processus pour gagner du temps et économiser des ressources.
- Gestion des risques : atténuer les perturbations potentielles dans la chaîne d'approvisionnement
- Durabilité : mettre en œuvre des pratiques d'achat respectueuses de l'environnement
- Gestion des relations avec les fournisseurs : établissez des relations solides et mutuellement avantageuses avec vos principaux fournisseurs.
Définir clairement les besoins et les objectifs de votre entreprise garantit que votre stratégie est bien ciblée et produit des résultats centrés sur l'activité.
Étape 3 : Évaluer les conditions du marché
Les changements dans l'environnement externe peuvent avoir un impact significatif sur votre stratégie d'approvisionnement. Tenez compte de facteurs tels que :
- Tendances du marché : existe-t-il des fluctuations de prix ou des technologies émergentes susceptibles d'influencer vos besoins ?
- Paysage des fournisseurs : qui sont les principaux acteurs de votre secteur ? Existe-t-il une opportunité de consolidation ou de diversification des fournisseurs ?
- Environnement réglementaire : existe-t-il des exigences légales ou réglementaires à prendre en compte lors de l'achat de biens et de services ?
En vous tenant informé des conditions du marché, vous pouvez adapter votre stratégie d’entreprise aux changements et prendre des décisions éclairées.
Par exemple, si vous prévoyez une augmentation des coûts des matériaux, vous pouvez envisager de rechercher d'autres fournisseurs ou de négocier des contrats à plus long terme avec ceux existants.
Étape 4 : Élaborer des stratégies d'approvisionnement
En fonction de vos priorités stratégiques en matière d'approvisionnement, de vos objectifs et de votre analyse du marché, définissez comment vous allez vous procurer les biens et services dont vous avez besoin. Voici quelques stratégies d'approvisionnement courantes que vous pouvez envisager :
- Appel d'offres concurrentiel : solliciter des devis auprès de plusieurs fournisseurs afin d'obtenir le meilleur prix.
- Approvisionnement unique : partenariat avec un seul fournisseur fiable pour les éléments essentiels.
- Négociation : travailler avec les fournisseurs pour obtenir de meilleurs prix et conditions
- Approvisionnement stratégique : collaborer avec les fournisseurs pour le développement et l'innovation des produits
La meilleure stratégie d'approvisionnement dépend du type d'achat que vous effectuez. Par exemple, les appels d'offres concurrentiels sont idéaux pour les fournitures de bureau standard, tandis que l'approvisionnement auprès d'un seul fournisseur est préférable pour l'acquisition de machines complexes pour lesquelles il existe peu de fournisseurs qualifiés.
Étape 5 : Mettre en œuvre la technologie et l'automatisation
La technologie peut considérablement rationaliser votre processus d'approvisionnement, améliorer la précision et faire gagner du temps à votre équipe. Voici comment :
- Logiciel d'approvisionnement : gérez les demandes d'achat, les bons de commande et les relations avec les fournisseurs par voie électronique grâce à un logiciel de gestion des achats tel que ClickUp.
- Outils d'analyse des dépenses : utilisez des outils comptables pour mieux comprendre vos données de dépenses et identifier les domaines dans lesquels vous pouvez réaliser des économies.
- Automatisation des flux de travail : envisagez d'utiliser un logiciel d'automatisation des flux de travail pour automatiser les tâches répétitives telles que les approbations et l'entrée de données.
L'intégration de ces outils dans vos processus améliore l'efficacité, réduit les erreurs et permet à vos équipes d'approvisionnement de se concentrer sur des tâches stratégiques telles que la gestion des relations avec les fournisseurs et les études de marché.
Étape 6 : Définir les rôles et les responsabilités
Une structure bien définie de l'équipe de gestion des fournisseurs commence par la définition claire des rôles et des responsabilités de chaque membre de l'équipe. Cela peut inclure :
- Responsable des achats : dirige l'équipe et supervise la stratégie globale d'approvisionnement.
- Directeur des achats (CPO) : responsable de l'approvisionnement et des négociations avec les fournisseurs.
- Spécialistes des contrats : assurez-vous que les contrats sont juridiquement valables et avantageux pour votre entreprise.
- Spécialistes du contrôle qualité : vérifiez que les biens et services répondent aux normes de qualité convenues.
Des rôles et des responsabilités clairement définis évitent toute confusion, garantissent la responsabilité et contribuent à la bonne exécution de votre stratégie d'approvisionnement.
Étape 7 : Établir des indicateurs de performance
Les indicateurs clés de performance (KPI) sont des mesures quantifiables qui vous permettent de suivre la progression et d'identifier les zones d'ombre dans votre processus d'approvisionnement.
Envisagez ces indicateurs clés de performance potentiels pour mesurer vos efforts en matière d'approvisionnement :
- Pourcentage d'économies : évalue les économies réalisées en pourcentage du total des dépenses d'approvisionnement.
- Délai de production : mesure le temps écoulé entre la passation de la commande et la livraison finale.
- Taux de défauts fournisseur : mesure le nombre de produits défectueux reçus par rapport au nombre total de produits commandés auprès de chaque fournisseur, ce qui permet de mettre en évidence les fournisseurs performants et ceux qui le sont moins.
En effectuant le suivi de ces indicateurs, vous démontrez la valeur de la stratégie d'approvisionnement aux parties prenantes et identifiez les domaines nécessitant une optimisation.
👀 Note : révisez et affinez régulièrement vos indicateurs clés de performance (KPI) afin de garantir leur pertinence et leur adéquation avec vos objectifs en constante évolution.
Étape 8 : Mettre en œuvre une amélioration continue
Une stratégie d'approvisionnement gagnante est un document évolutif. Elle doit être révisée et adaptée en fonction des circonstances changeantes. Il est donc important de développer une culture d'amélioration continue au sein de votre équipe d'approvisionnement.
Utilisez cette checklist pour vous assurer que votre stratégie d'approvisionnement est flexible et adaptable aux changements :
- Restez informé des tendances et des bonnes pratiques du secteur.
- Analysez régulièrement les données d'approvisionnement afin d'identifier les possibilités d'économies potentielles.
- Demandez l'avis des parties prenantes internes et des fournisseurs sur la manière d'améliorer le processus d'approvisionnement.
- Soyez ouvert aux nouvelles technologies et aux solutions d'automatisation qui peuvent rationaliser davantage les opérations.
En favorisant une culture d'amélioration continue, vous élaborez une stratégie d'approvisionnement qui apporte une valeur ajoutée à long terme à votre entreprise.
Étape 9 : Communiquez efficacement avec les parties prenantes
Communiquez régulièrement les stratégies d'approvisionnement et leurs objectifs à toutes les parties prenantes concernées, notamment :
- Équipes internes (finances, opérations, etc.)
- Fournisseurs
- Direction générale
Cette communication doit expliquer comment la stratégie s'aligne sur les objectifs généraux de l'entreprise et comment elle profite aux parties prenantes.
Tenir tout le monde informé des objectifs stratégiques favorise la collaboration, garantit l'adhésion et aide à atteindre les résultats souhaités.
Et voilà !
Ces étapes vous aideront à élaborer et à mettre en œuvre une stratégie d'approvisionnement complète qui optimise les dépenses. Utilisez-les pour atténuer les risques et assurer un flux constant des biens et services dont votre entreprise a besoin pour prospérer sur un marché concurrentiel.
À lire également : Le meilleur logiciel de gestion des fournisseurs pour votre entreprise
Élaborer une stratégie d'approvisionnement rationalisée avec ClickUp
Une stratégie d'approvisionnement est essentielle, mais sa gestion efficace peut s'avérer difficile. ClickUp est un puissant outil de gestion de projet qui offre une boîte à outils complète pour rationaliser vos performances en matière d'approvisionnement.
Voyons comment. 👇
Automatisation et IA ClickUp
- Flux de travail automatisés : gagnez du temps et éliminez les erreurs manuelles en automatisant les tâches répétitives. Déclenchez automatiquement des actions telles que l'envoi d'approbations de bons de commande, la génération de rapports ou la notification des parties prenantes en fonction de conditions prédéfinies.
- Assistant IA dans ClickUp : grâce à ClickUp Brain, l'assistant alimenté par l'IA dans ClickUp, vous pouvez gagner beaucoup de temps et d'efforts dans vos tâches quotidiennes. Vous voulez savoir combien d'expéditions sont actuellement en retard ? Demandez à ClickUp Brain et obtenez une réponse instantanée. Vous devez rédiger un e-mail pour intégrer un nouveau fournisseur ? L'AI Writer for Work de ClickUp Brain le fera en quelques secondes. Vous assistez à de nombreuses réunions ? Demandez à ClickUp Brain de résumer toutes vos notes de réunion, de générer des actions à entreprendre et de les convertir en tâches sur la plateforme.
- Modèles personnalisables : utilisez la vaste collection de modèles de ClickUp pour rationaliser votre processus d'achat.
Le modèle d'approvisionnement de ClickUp vous aide à standardiser le processus de sélection des fournisseurs, à rester organisé, à communiquer efficacement avec les fournisseurs et à réduire les erreurs en éliminant la saisie manuelle des données. Personnalisez facilement le modèle en fonction de vos activités d'approvisionnement spécifiques, en automatisant les tâches administratives telles que l'envoi de demandes de devis, la gestion des approbations et le suivi des livraisons.
Des vues fiables des tâches et des projets pour une meilleure organisation
- Plusieurs options d'affichage : ClickUp propose différentes vues personnalisables pour organiser vos processus d'approvisionnement. Utilisez les vues ClickUp pour obtenir un aperçu clair des tâches et des statuts dans plus de 15 vues. Les tableaux Kanban représentent visuellement votre flux de travail, vous permettant de suivre la progression d'un seul coup d'œil. Les diagrammes de Gantt offrent une vue d'échéancier de vos projets d'approvisionnement, en mettant en évidence les dépendances et les échéances.
- Recherche et filtrage transparents : la puissante fonctionnalité de recherche de ClickUp vous permet de trouver instantanément des tâches, des documents ou des discussions spécifiques. Filtrez votre recherche par assigné, statut, date d'échéance ou champs personnalisés pour une organisation encore plus ciblée.
Des fonctionnalités robustes pour une gestion sans faille de votre stratégie d'approvisionnement
- Statuts personnalisés : créez des statuts personnalisés dans ClickUp afin de refléter avec précision les différentes étapes de votre processus d'approvisionnement. Il peut s'agir d'étapes telles que « À approuver », « Fournisseur sélectionné », « Commande passée » ou « Livré ». Suivez facilement la progression de chaque activité d'approvisionnement.
- Gestion des documents : stockez tous les documents pertinents, tels que les demandes de devis, les contrats et les factures, dans le projet ClickUp correspondant. Cela permet à toutes les personnes concernées d'accéder facilement aux dernières informations, ce qui favorise la transparence et réduit le risque de perte de documents.
- Outils de collaboration : ClickUp équipe votre équipe d'approvisionnement d'outils permettant une collaboration efficace. Utilisez les commentaires, les mentions et le chat en temps réel pour discuter des projets, partager des idées et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
- Communication rationalisée : maintenez une communication claire avec les équipes internes et les fournisseurs directement dans ClickUp. Attribuez des tâches, partagez des documents et organisez des discussions dans le cadre de chaque projet d'approvisionnement, favorisant ainsi la transparence et la collaboration.
Exemples d'exemples de stratégies d'approvisionnement réussies
Découvrez quelques exemples concrets de stratégies d'approvisionnement réussies, accompagnés de sources que vous pouvez explorer plus en détail :
1. La stratégie d'approvisionnement mondial de Walmart pour réduire les coûts
Walmart est connu pour ses mesures agressives de réduction des coûts, et l'approvisionnement joue un rôle important à cet égard. L'entreprise tire parti de son énorme pouvoir d'achat pour négocier des prix plus bas avec ses fournisseurs du monde entier.
Une stratégie clé pour optimiser les coûts d'approvisionnement consiste à établir des contrats à long terme avec les principaux fournisseurs et à les encourager à réduire leurs coûts de manière continue.
Cette stratégie a joué un rôle déterminant dans le maintien de prix bas pour les consommateurs chez Walmart. On estime que cette approche leur permet d'économiser des milliards de dollars chaque année.
2. L'approvisionnement collaboratif de l'armée de l'air américaine pour plus d'efficacité
L'armée de l'air a rationalisé son processus d'approvisionnement en collaborant avec d'autres branches militaires. Cela a impliqué la standardisation des procédures d'approvisionnement et l'exploitation du pouvoir d'achat combiné pour négocier de meilleurs accords avec les fournisseurs.
La collaboration a permis à l'armée de l'air de réaliser d'importantes économies et d'améliorer l'efficacité du processus d'approvisionnement.
Élaborer une stratégie d'approvisionnement gagnante avec ClickUp
Élaborer une stratégie d'approvisionnement n'est pas une mince affaire. Mais avec ClickUp comme partenaire, vous pouvez simplifier davantage le processus d'achat, optimiser les dépenses et atteindre vos objectifs.
ClickUp vous accompagne à chaque étape, de l'automatisation des tâches répétitives à la promotion de la collaboration et à l'analyse approfondie des données.
Optimisez vos processus d'approvisionnement et obtenez une plus grande valeur ajoutée pour votre entreprise. Commencez dès aujourd'hui votre essai gratuit de ClickUp et constatez la différence !