Slack et l'e-mail sont des autoroutes qui assurent la connexion entre vos équipes pour leur permettre de collaborer et d'échanger des idées.
Mais la question est la suivante : Slack ou e-mail, quel est le meilleur outil pour la communication d'équipe ?
Choisir l'un plutôt que l'autre limiterait vos options. Slack et l'e-mail sont tous deux essentiels pour communiquer au travail et accomplir les tâches quotidiennes. Utilisés correctement ensemble, ils constituent d'excellents outils pour équilibrer la charge de communication et rationaliser l'ensemble du processus.
Les meilleures questions à poser sont les suivantes :
- Quels sont les points forts de Slack et de l'e-mail ?
- Quand faut-il préférer Slack à l'e-mail ou vice versa ?
- Quels sont les avantages et les inconvénients de chaque outil de communication ?
Il s'agit là de questions plus pratiques ; connaître les réponses vous aidera à mettre en place une stratégie de communication interne et externe solide.
Ces deux outils ont leurs propres atouts et limites. Tirez parti de leurs atouts pour établir une stratégie et un canal de communication interne et externe solides sur différents canaux.
Il vous suffit de déterminer comment vous et votre équipe pouvez passer efficacement de Slack à l'e-mail et vice versa afin d'optimiser la collaboration et la productivité.
Dans cet article, nous abordons les questions ci-dessus afin de mieux comprendre Slack et l'e-mail.
Comparaison entre Slack et l'e-mail
Commençons par examiner les différences entre Slack et l'e-mail. Slack est un moyen de communication court, tandis que les e-mails sont destinés à des discussions plus détaillées.
Explorons les fonctionnalités nuancées de ces deux plateformes de collaboration.
| Fonctionnalité | Slack | |
| Communication en temps réel | Slack s'apparente davantage à une application de messagerie instantanée : il permet des discussions en temps réel. | L'e-mail est plus asynchrone. Il est idéal pour discuter d'idées qui nécessitent plus de profondeur et qui ne sont pas urgentes, en particulier |
| Style de communication | Plus adapté à la communication informelle | L'e-mail convient aussi bien à la communication formelle qu'informelle, mais il est plus couramment utilisé pour la communication formelle, comme les annonces officielles. |
| Collaboration | Avec Slack, vous pouvez collaborer avec différentes équipes situées dans différents fuseaux horaires, qu'elles soient internes ou externes. | L'e-mail est idéal pour les communications individuelles ou collectives. |
| Organisation | Organisez vos discussions dans des canaux | Organisez vos e-mails dans des dossiers et des catégories |
| Temps de réponse | En raison de leur nature en temps réel, le temps de réponse est généralement plus rapide. | Le temps de réponse peut varier, car les gens consultent moins fréquemment leurs e-mails. |
Quand utiliser l'e-mail et quand utiliser Slack ?
Quand votre équipe et vous-même devriez-vous utiliser l'e-mail plutôt que Slack ? Examinons différents scénarios dans lesquels Slack peut être une meilleure alternative à l'e-mail, et vice versa.
Quand utiliser l'e-mail ?
Plus de 4 milliards de personnes utilisent l'e-mail. Il suffit de connaître leur adresse e-mail pour entamer une discussion avec une nouvelle personne. L'e-mail est principalement gratuit pour l'envoi de messages.
Le principal avantage de l'e-mail est qu'il vous permet de créer une connexion avec des personnes partout dans le monde. Considérez-le comme une plateforme de collaboration gratuite.
Vous pouvez avoir des discussions importantes pour l'entreprise avec des personnes situées à l'autre bout du monde. Des facteurs tels que les fuseaux horaires, le statut en ligne ou hors ligne, le nombre de nouveaux messages et le statut de livraison ne constituent pas des obstacles à la conduite de l'entreprise.
Campagnes par e-mail
Le principal avantage de l'e-mail est qu'il vous permet de contacter des personnes partout dans le monde dès lors que vous disposez de leur adresse e-mail. Elles n'ont pas besoin d'être connectées pour recevoir votre message, car elles peuvent consulter leurs e-mails sur n'importe quel appareil.
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton « Envoyer », vous savez que le destinataire recevra l'e-mail. De plus, vous pouvez envoyer simultanément des e-mails à plusieurs professionnels sans révéler leur identité. Intégrez un logiciel de gestion de projet à votre messagerie électronique pour partager des idées, planifier des campagnes par e-mail et entamer des discussions avec des clients potentiels.
Les e-mails sont idéaux pour communiquer avec de grands groupes de clients et d'audiences potentielles.
Analyse des communications
Vous devez avoir accès à des analyses pour connaître les performances de votre campagne d'e-mails. Un client de messagerie comme Gmail dispose de nombreuses fonctions d'analyse intégrées qui fournissent des données sur les performances de la campagne d'e-mails, telles que le taux d'ouverture des e-mails, le temps de réponse et l'engagement.
De plus, vous pouvez intégrer Gmail à d'autres outils tiers pour bénéficier d'un suivi avancé et de rapports détaillés.
Annonces officielles
Lorsque vous faites des annonces officielles, il est essentiel d'accorder une attention particulière au ton, à la grammaire et à la ponctuation. Par exemple, dans une communication interne à l'échelle de l'entreprise, chaque ligne a le poids d'une déclaration officielle.
Les e-mails de communication interne doivent souligner l'importance du message pour les employés. Dans ce cas, l'objectif est d'inciter les employés à lire et à comprendre le contenu de l'e-mail. Étant donné que ces communications ne sont pas axées sur les réponses et n'en exigent même pas, mais plutôt sur la diffusion d'informations, l'e-mail est l'outil idéal pour ce type de communication.
Quand utiliser Slack ?
Slack n'est pas en reste en termes de popularité, puisque plus de 10 millions de personnes l'utilisent quotidiennement. Slack est le lieu où se déroulent toutes sortes de discussions professionnelles : mises à jour de projets, communications internes ou discussions informelles.
Son interface épurée, son Outlook moderne et la possibilité de s'exprimer à l'aide d'émojis ont contribué à sa popularité, en particulier auprès des jeunes générations.
Une communication transparente et organisée
Jongler entre plusieurs projets tout en gérant leur communication par e-mail peut être source de confusion. L'assistance de premier ordre offerte par Slack en matière de gestion de projet est l'une des principales raisons pour lesquelles de nombreux lieux de travail le préfèrent à d'autres outils de communication.
Les canaux Slack permettent de discuter facilement des nuances d'un projet, de répondre rapidement aux requêtes des clients et des parties prenantes, d'envoyer des fichiers et de centraliser les discussions. Cette fonctionnalité est très utile pour suivre toutes les activités et communications d'un projet sur une seule et même plateforme.
Slack est l'outil idéal pour les équipes de télétravail qui gèrent plusieurs projets dans différents emplacements et fuseaux horaires.
Collaboration instantanée au sein de l'équipe
Contrairement à l'e-mail, où la discussion est asynchrone, Slack est une excellente plateforme pour faire avancer les choses instantanément. Grâce à la collaboration en temps réel, la réponse immédiate des membres de l'équipe est évaluée sur le chat afin de prendre des décisions plus rapides.
Slack est clairement le grand gagnant dans la compétition entre Slack et l'e-mail pour les communications urgentes au sein d'une équipe.
Renforcement de l'esprit d'équipe
Les lieux de travail modernes ne se limitent pas à l'accomplissement de tâches. Les dirigeants d'aujourd'hui souhaitent avant tout constituer des équipes solides.
L'aspect informel de Slack en fait un excellent outil pour les activités de team building et la communication interne. Vos employés peuvent s'exprimer librement à l'aide d'émojis, de GIF et d'images personnalisés.
Lorsqu'un nouveau membre rejoint une équipe, Slack, en tant qu'application de communication d'équipe, aide à briser la glace en établissant une relation amicale avec les nouveaux employés et en les mettant à l'aise grâce à des interactions chaleureuses et informelles.
Avantages et inconvénients de l'utilisation de l'e-mail
Résumons la dernière section afin de comprendre les avantages et les inconvénients majeurs des e-mails :
Avantages
- Adoption généralisée : tout le monde utilise l'e-mail, ce qui vous offre un large accès et une grande compatibilité pour cibler les utilisateurs sur tous les appareils.
- Plusieurs personnes : communiquez avec de nombreuses personnes, tant en interne qu'en externe, à l'aide d'un seul e-mail sans nécessairement révéler votre identité. Excellent pour mener des campagnes marketing à l'aide d' un logiciel d'e-mail marketing.
- Conformité : les e-mails sont parfaits pour conserver des traces écrites utiles à des fins juridiques et de conformité.
- Formatage structuré : les e-mails sont parfaits pour mettre en forme un format structuré à l'aide de puces, d'images et d'en-têtes.
- Pièces jointes : il est facile de partager des documents justificatifs, des images et d'autres fichiers en tant que pièces jointes à un e-mail. Vous n'avez pas besoin de passer à un autre outil.
Inconvénients
- Surcharge et encombrement : un nombre élevé d'e-mails entraîne un encombrement des boîtes de réception et une surcharge d'informations.
- Collaboration limitée : les e-mails n'offrent pas de fonctionnalités permettant de collaborer instantanément sur une nouvelle idée, une nouvelle tâche ou une nouvelle inspiration. De plus, de nombreuses informations utiles se perdent dans les fils de discussion.
- Accusé de réception : Par défaut, l'accusé de réception n'est pas activé dans les e-mails. Par conséquent, vous ne pouvez jamais savoir avec certitude si le destinataire a lu vos messages après leur réception dans sa boîte de réception.
- Spam : comme les gens reçoivent des spams, ils peuvent finir par ignorer des e-mails importants s'ils ne filtrent pas rigoureusement leurs e-mails.
- Personnalisation des notifications : les options de personnalisation des notifications sont limitées.
Avantages et inconvénients de l'utilisation de Slack
Voici une liste des avantages et des inconvénients de Slack :
Avantages
- Historique : il est facile de rechercher l'historique des discussions, de trouver des références et des discussions passées.
- Notifications personnalisables : personnalisez vos préférences de notification ; recevez des notifications pour les tâches les plus urgentes et reportez les autres.
- Intégrations : Slack s'intègre à une longue liste d'outils externes, ce qui facilite encore davantage la collaboration et la communication.
- Emojis personnalisés : les utilisateurs créent leurs propres emojis pour discuter de sujets hors sujet.
- Fils de discussion : les fils de discussion regroupent toutes les discussions au même endroit et organisent clairement vos messages Slack, en particulier dans le cadre du télétravail où vous pouvez créer des fils de discussion nommés pour différents types de discussions.
Inconvénients
- Courbe d'apprentissage : les utilisateurs qui ne sont pas familiarisés avec le fonctionnement des outils de collaboration en temps réel peuvent avoir besoin d'un certain temps pour se familiariser avec Slack.
- Fonctionnalités payantes : à mesure que votre équipe s'agrandit, vous devrez peut-être passer à un abonnement supérieur pour accéder à des fonctionnalités avancées.
- Surcharge de notifications : malgré les notifications personnalisées, il peut y avoir trop de notifications qui vous distraient de votre travail.
- Limites de stockage : dans la version gratuite, les options de stockage sont limitées. Pour bénéficier d'un espace de stockage plus important, vous devrez payer un supplément.
- Difficultés de mise en forme : pour mettre en forme un nouveau message d'une certaine manière, les utilisateurs doivent apprendre à utiliser des commandes spécifiques.
Slack ou e-mail : quelle est la meilleure option pour vous ?
À présent, vous avez une idée claire des différents scénarios dans lesquels chaque outil est utile pour communiquer des idées. Choisissez l'outil de communication d'équipe en fonction de vos besoins.
Le choix entre Slack et l'e-mail dépendra de différents facteurs, tels que :
Taille et structure de l'équipe
Slack est un excellent choix si vos employés travaillent en petites équipes axées sur des fonctions commerciales spécifiques. Slack favorise l'agilité, aide à prendre des décisions plus rapidement et permet d'accomplir les tâches plus rapidement.
L'e-mail est un meilleur choix pour les équipes plus importantes où les employés doivent suivre de nombreux protocoles et où l'approbation des responsables ou des parties prenantes est nécessaire pour exécuter certaines tâches. Il est plus important de respecter la chaîne hiérarchique.
Accessibilité
Dans un environnement de télétravail, où les équipes ne se rencontrent pas en personne, la communication occupe une place centrale dans toutes les activités de travail. Slack est idéal pour la collaboration en temps réel, et des fonctionnalités telles que les réunions quotidiennes permettent à tout le monde de se connecter instantanément, sans délai.
Les e-mails jouent également un rôle crucial à cet égard, car les annonces officielles et les mises à jour sont partagées par ce biais. Comme les e-mails ne nécessitent pas une attention immédiate, les équipes à distance répartissent leurs communications entre ces outils à des fins spécifiques.
Culture d'entreprise
Quel type de culture votre organisation favorise-t-elle ? Par exemple, si la culture favorise les discussions informelles et les actions rapides, Slack est le bon choix.
Mais si l'accent est davantage mis sur le respect d'une structure formelle et la documentation, alors l'e-mail est un meilleur choix.
Partage de documents
Les organisations partagent des documents à des fins de collaboration, de rapports et de communication. Si vos équipes internes collaborent sur presque tous les types de documents, Slack leur facilite la tâche en leur permettant de créer des canaux spécifiques et de discuter de leurs idées.
D'autre part, l'e-mail peut être réservé au partage d'informations, de communiqués de presse et de rapports.
Intégrations
Grâce aux intégrations, vous pouvez connecter Slack et l'e-mail à vos outils existants afin de rationaliser le flux de travail. Slack l'emporte ici, car il prend en charge plusieurs outils pour l'intégration.
Par exemple, votre logiciel de gestion de projet avec Slack et votre équipe recevront des notifications en temps réel (qu'ils pourront personnaliser en fonction de leur priorité).
Vous pouvez le faire par e-mail, mais les options sont limitées et les notifications seront asynchrones.
Découvrez ClickUp : votre solution au débat Slack vs e-mail
Et si nous vous disions qu'il existe une plateforme qui centralise tous les messages provenant de Slack et des e-mails ? Découvrez ClickUp, une alternative à Slack.
Configurez l'intégration Slack et ClickUp pour utiliser Slack avec ClickUp. Gérez toutes vos discussions relatives à la gestion de projet, créez de nouvelles tâches et gérez leurs dates d'échéance et leurs statuts.
Extrayez les messages importants sur Slack et transformez-les en tâches. De plus, partagez les mises à jour des tâches sur les canaux Slack dans ClickUp afin que tout le monde reste informé.
Centralisez la gestion de projet par e-mail avec ClickUp. Intégrez votre compte de messagerie pour envoyer des e-mails depuis ClickUp, créer des tâches et configurer l'automatisation. Lorsque vous envoyez des e-mails, identifiez les membres de votre équipe pour les tenir informés.
Lorsque vous recevez un e-mail urgent d'un client, attribuez immédiatement la tâche à une équipe afin de garantir qu'il n'y ait aucun délai dans l'exécution de la demande du client.
La vue Chat de ClickUp va encore plus loin en vous permettant de créer des canaux, de mentionner des membres de l'équipe et d'attribuer des éléments.
Ce canal est également utile pour intégrer des feuilles de calcul et des vidéos afin que votre équipe n'ait pas à ouvrir une autre application.
Utilisez les commandes slash pour mettre en forme votre texte sous forme de liste à puces ou de bannière. Contrôlez entièrement qui a accès à ces canaux et messages afin de n'inclure que les personnes concernées par un objectif spécifique.
Commencez dès aujourd'hui avec ClickUp
ClickUp est le meilleur choix pour rationaliser la communication à partir de Slack et d'e-mail et les centraliser pour une meilleure gestion et un meilleur suivi.
Améliorez la communication au sein de votre équipe directement depuis ClickUp grâce à la fonctionnalité de partage d'écran. Invitez les membres de votre équipe à participer à des discussions spécifiques, appliquez des étiquettes à vos collègues dans les fils de discussion pertinents et veillez à ce que toutes les communications se déroulent selon le principe du besoin d'en connaître.
Intégrez tous types de contenus dans vos documents ClickUp, des feuilles de calcul et PDF aux pages Web, rapports, feuilles de calcul et vidéos.
Utilisez les tableaux blancs ClickUp pour réfléchir avec votre équipe à distance. Transformez vos idées en actions cohérentes à l'aide du canevas créatif.
Les modèles de plan de communication de ClickUp vous aident à développer un cadre de communication efficace pour les communications internes et externes. Utilisez ClickUp AI comme assistant de rédaction pour remplir les détails afin que votre message soit clair, concis et transmette le message que vous souhaitez faire passer.
Réduisez le temps passé à passer d'un outil à l'autre pour gérer la communication de votre équipe grâce à ClickUp.
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