Dans un monde où les gens ont la capacité d'attention d'un poisson rouge (ou moins), nous ne prenons pas le temps de lire des documents longs et détaillés à moins qu'ils n'aient de la valeur pour nous. Alors, comment faire pour convaincre le lecteur de l'intérêt du document ? C'est là qu'intervient le résumé.
Qu'est-ce qu'un résumé ?
Un résumé est une version plus courte d'un document d'entreprise plus long. Il résume les points essentiels d'un forfait Business, d'une proposition ou d'un rapport afin que les dirigeants puissent en saisir l'essentiel et en savoir plus sur ce qui les intéresse.
En d'autres termes, il s'agit de la version tl;dr (trop longue ; pas lue).
Un résumé typique comprend :
- L'énoncé du problème
- Solution proposée
- Résultats escomptés
- La conclusion
Le contenu du résumé peut varier en fonction de l'objet pour lequel il est rédigé. Prenons l'exemple d'un rapport de projet. Vous devrez peut-être remplacer la solution proposée et les résultats escomptés par les solutions d'exécution et les résultats effectivement obtenus, respectivement. Si vous rédigez un business plan, une proposition de recherche ou une analyse de marché, vous pourriez également inclure votre méthodologie.
Maintenant que vous connaissez l'objectif d'un résumé, voyons comment en rédiger un.
Comment rédiger un résumé et exemples
Bien qu'un résumé ne soit qu'une version condensée d'un rapport plus long, il n'est pas facile à rédiger. Il doit capturer l'essence du rapport, en souligner les points saillants et raconter une histoire aussi convaincante que le rapport complet. Voici quelques moyens d'y parvenir.
1. Identifier l'histoire
Se contenter d'énoncer des faits et des données ne serait pas une lecture captivante pour qui que ce soit. Il faut donc identifier l'histoire qui a un impact réel sur la vie des gens. Bien que les termes utilisés dans l'industrie comme optimisation du flux de travail ou le contrôle des coûts attirent l'attention des gens, ils ne racontent pas la véritable histoire de vos efforts. Concentrez-vous sur ce dernier point.
Si vous rédigez le résumé d'un projet de développement de logiciels, vous pouvez commencer par ce qui importe au lecteur, comme suit.
En 2020, le grand distributeur gérait ses stocks à l'aide de feuilles de calcul. Ainsi, chaque fois qu'un client demandait si un produit était en stock, un membre du personnel devait traverser le magasin de 5 000 m² pour vérifier, souvent avec le client à ses côtés.
Le nouveau système numérique de gestion des stocks d'ABC enregistre les entrées et les sorties de stock en ligne et en temps réel. Le membre du personnel peut vérifier et confirmer en un clin d'œil. Plus important encore, les clients eux-mêmes peuvent vérifier à l'un des 25 kiosques répartis dans le magasin.
2. Apporter les données
Si l'histoire est plus importante, les données ne sont pas inutiles. Des données précises et pertinentes contribuent à établir la crédibilité. Dans l'exemple du système numérique de gestion des stocks ABC, votre prochaine section pourrait dire ce qui suit.
Depuis la mise en œuvre du système de gestion des stocks ABC, le grand distributeur a constaté ce qui suit : une diminution de 85 % du temps nécessaire pour vérifier les stocks une diminution de 75 % du temps nécessaire pour trouver l'endroit où le stock est placé
3. Développez les avantages
Les données montrent qu'il y a eu une réelle amélioration. Toutefois, pour que le lecteur en comprenne l'impact, vous devez en expliquer les avantages. Cela peut être fait à l'aide de scénarios réels ou même de citations. Par exemple,
Adrian, responsable du service clientèle du magasin de Central Park, déclare : "Désormais, de n'importe où - d'un kiosque, de la caisse ou de mon téléphone portable - je peux rapidement vérifier les stocks et confirmer que nous avons les produits dont le client a besoin. Je constate que les clients sont ravis d'obtenir leurs réponses instantanément."
Vous pouvez également utiliser des données pour faire cela. Par exemple, vous pouvez expliquer comment la diminution du temps nécessaire pour vérifier les stocks a augmenté la productivité du personnel, la satisfaction des clients ou le chiffre d'affaires de l'entreprise. Vous pouvez également faire part de vos suggestions. Sur la base de vos observations, expliquez les méthodologies d'amélioration des processus que vous recommandez.
4. Conclure avec force
C'est le moment d'achever l'histoire. Expliquez ici comment votre projet a permis d'apporter des changements dans le présent et de mettre en place les paramètres d'un avenir encore plus prospère. Cela pourrait être quelque chose comme :
Le système de gestion des stocks ABC marque la première étape du parcours de transformation numérique de la grande distribution. D'ici le deuxième trimestre de l'année prochaine, nous lierons la solution pour les magasins à la plateforme d'inventaire du commerce électronique afin d'offrir une visibilité à 360 degrés sur l'état des stocks. Cela permettrait également de mettre en place une nouvelle équipe commerciale sous le formulaire Buy Online, Pick Up in Store (BOPIS), permettant une exécution le jour même.
Bonnes pratiques pour la rédaction d'un résumé
Pendant que vous rédigez votre résumé, voici quelques bonnes pratiques à retenir.
Soyez bref et simple : La longueur peut dépendre du rapport que vous résumez, mais il est préférable de ne pas dépasser une page pour une lecture rapide. Évitez également les clichés et le jargon ; faites en sorte qu'il soit facile à lire. Un forfait Business d'une page est la meilleure première impression que vous puissiez faire.
Concentrez-vous sur le public cible : Tous les résumés ne sont pas lus par des dirigeants d'entreprise. Souvent, vous voudrez peut-être adresser votre résumé à vos pairs, à vos vendeurs, à vos partenaires ou même à des adolescents. Connaissez votre cible et personnalisez votre résumé en conséquence.
Utilisez le bon outil : Vous pouvez bien sûr utiliser le bloc-notes ou le document Word pour rédiger vos résumés. Mais donnez-lui un coup de pouce avec un logiciel de documentation moderne tel que ClickUp Docs .
- Utilisez des fonctionnalités de mise en forme riches sans avoir à faire des pieds et des mains
- Mettez en valeur les informations essentielles à l'aide de bannières, de boutons et d'autres éléments codés par couleur
- Collaborez en temps réel avec des commentaires, des éléments d'action et des tâches à suivre
- Partagez en toute sécurité avec n'importe qui grâce à des contrôles d'accès appropriés
Choisissez un modèle approprié : Si c'est la première fois que vous rédigez un résumé, nous sommes là pour vous aider. Lancez l'un des modèles suivants Modèles de résumé de ClickUp ou modèles de rédaction de contenu et donnez le coup d'envoi de votre travail.
Ce qui frappe dans cette version tl;dr, c'est sa simplicité. Même sans aucun élément visuel, infographie ou diagramme, cette page offre aux lecteurs un véritable résumé exploitable de l'ensemble du guide de style.
7. ClickUp notes de version
Lorsque nous parlons de résumé, nous pensons presque toujours à une version plus petite d'un document entier. Ce n'est pas forcément le cas.
Pour une équipe d'ingénieurs logiciels, les notes de version sont une sorte de résumé de tous les changements/améliorations apportés à la dernière version.
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Source
Le magazine The New Yorker a écrit une un profil de 10 000 mots de Geoffrey Hinton , informaticien et psychologue cognitif, pour leur problème du 20 novembre 2023, intitulé " Métamorphose " Même sous forme de podcast, il dure plus de 60 minutes.
Lors de sa publication en ligne, ils avaient besoin d'un titre et d'une description qui résument l'article de manière à attirer l'attention d'un lecteur profane pour qu'il clique et lise. Le titre présente le conflit principal exploré dans l'article. La description présente le protagoniste.
Bien qu'il ne s'agisse pas d'un résumé, c'est un exemple fantastique de capture de l'essence d'un long article en quelques mots percutants.
Ce résumé est une source d'inspiration pour les rédacteurs, quel que soit le sujet sur lequel ils écrivent, afin qu'ils résument leurs principaux points non seulement brièvement, mais aussi avec force et de manière attrayante.
9. Résumé d'un rapport de sondage par Harvard
Au printemps 2019, l'Université de Harvard a mené son tout premier sondage sur la culture du campus. Le résumé exécutif du rapport sur les réponses à ce sondage constitue une excellente lecture. C'est également un excellent exemple de la manière de présenter honnêtement et authentiquement les résultats clés, même ceux qui sont désagréables.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/image-117.png Résumé - Rapport de Harvard /$$img/
rapport final - Sondage pilote Pulsation sur l'inclusion et l'appartenance [en anglais] [en] [en] [en] [en] [en] [en] [en] [en] [en] [en] [en] [en] [en] [en] [en] [en] [en] [en Source d'information ]
Le résumé est honnête sur plusieurs fronts. Il admet que :
- 2019 a été la première fois dans l'histoire que Harvard a sondé la culture du campus
- Trois membres de la communauté d'Harvard sur dix ne se sentent pas à leur place
- 34% des étudiants ne sont pas d'accord avec la conviction que Harvard prendra les mesures appropriées contre les incidents de harcèlement et de discrimination
- Ceux issus de groupes historiquement sous-représentés et défavorisés ont affiché des rapports moins positifs
À la fin de ce document, le résumé présente les étapes spécifiques que Harvard prendra pour répondre à ces réponses de la communauté.
Les gestionnaires de projet peuvent s'en inspirer pour rédiger les résumés de projets qui ont mal tourné. Cela aide les dirigeants à assumer la responsabilité de ce qui s'est passé et à mettre en place des systèmes permettant d'éviter les erreurs à l'avenir.
10. Méta résumé exécutif avec ClickUp AI
Tous les résumés exécutifs ne doivent pas nécessairement être rédigés manuellement par vous. Un modèle de résumé exécutif gratuit est également à explorer. De nombreux outils le proposent. Des dizaines de Outils d'IA pour l'automatisation peuvent résumer un texte en quelques secondes. Voici ce que ClickUp IA a été retourné lorsque nous avons inséré l'article ci-dessus et demandé un résumé.
L'article traite de l'objectif et de l'importance d'un résumé, qui fournit un bref aperçu de documents détaillés, les rendant plus agréables à lire pour les lecteurs disposant de peu de temps.
Les résumés comprennent généralement l'énoncé du problème, les solutions proposées, les résultats escomptés et une conclusion. Pour créer un résumé convaincant, il est essentiel d'identifier le sujet principal, d'incorporer des données pertinentes, de développer les avantages et de conclure avec force.
L'utilisation de logiciels de documents modernes comme ClickUp Docs et d'outils d'IA comme ClickUp AI peut améliorer la qualité et l'efficacité de la rédaction de résumés exécutifs. L'article fournit également des exemples pratiques de résumés exécutifs dans différents champs, mettant en évidence leur polyvalence et leur applicabilité.
Ceci constitue un excellent point de départ pour ceux qui craignent la page blanche. Vous pouvez maintenant le modifier pour ajouter des détails, des images ou une citation.
Avec ClickUp AI, vous pouvez choisir le ton (professionnel, direct, inspirant, optimiste, décontracté, confiant, amical ou humoristique) et la créativité (faible, moyenne et élevée) pour personnaliser le résumé en fonction de vos besoins.
Et ce n'est pas tout ! Pour les gestionnaires de projet et les chefs d'entreprise, ClickUp IA offre un large intervalle d'outils d'écriture et de résumé pour les documents de portée, les mémoires de projet, les ordres du jour des réunions, les énoncés de travail, les questions de sondage, et plus encore.
Vous pouvez étiqueter des personnes pour les inviter à faire part de leurs commentaires ou de leurs réactions. Vous pouvez également convertir les commentaires en tâches et les gérer sans effort, en un seul endroit.
Vous n'avez jamais utilisé l'IA pour écrire ? Pas de problème non plus. Voici quelques exemples Modèles d'invitations IA, instructions qui vous permettront de démarrer immédiatement.
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