La tasa nacional de retención en el segundo semestre se sitúa en el 69,5 %, lo que significa que aproximadamente 3 de cada 10 estudiantes no regresan a la institución en la que comenzaron. En los centros de formación profesional, casi la mitad de los estudiantes a tiempo parcial no logran continuar hasta el segundo año. Existen sistemas de alerta temprana, pero la mayoría de las instituciones siguen dependiendo de derivaciones manuales y datos aislados.
Un agente de IA integrado en una plataforma de gestión de proyectos puede automatizar la identificación de riesgos, la asignación de intervenciones, el análisis de la retención y los flujos de trabajo de orientación para el éxito.
A continuación, encontrarás una plantilla lista para copiar que puedes pegar en ClickUp para crear un entorno de trabajo completo de seguimiento del rendimiento académico en cuestión de minutos. Pero antes de usarla, conviene analizar los problemas operativos que este tipo de sistema pretende resolver. Para la mayoría de los equipos de apoyo al rendimiento académico, el problema no es que no haya señales de riesgo, sino que esas señales rara vez se traducen en una acción rápida y coordinada por parte de las personas encargadas de ayudar a los estudiantes a mantenerse en el buen camino.
¿Quién debería utilizar esta configuración de seguimiento del rendimiento académico?
Esta configuración está diseñada para equipos de éxito estudiantil, oficinas de retención, responsables de orientación, tutores de éxito, coordinadores de tutoría y administradores de apoyo al estudiante encargados de identificar riesgos, asignar intervenciones y realizar el seguimiento del seguimiento a través de múltiples unidades de apoyo. Resulta especialmente útil para instituciones que ya utilizan una plataforma de alertas o una herramienta de análisis, pero que aún dependen de la coordinación manual para pasar a los estudiantes de la categoría de «señalados» a la de «apoyados».
El problema: estás intentando localizar a 5000 estudiantes en situación de riesgo con una hoja de cálculo y un poco de fe
Si trabajas en el ámbito del éxito académico, sabes lo que está en juego. Cada estudiante que abandona los estudios representa un fracaso humano y económico. La institución pierde ingresos por matrículas, el estudiante pierde tiempo y dinero, y las métricas de retención que examinan las agencias de acreditación sufren otro revés. La cuestión nunca ha sido si la intervención temprana funciona. La cuestión es si tu equipo puede identificar y llegar a suficientes estudiantes con la rapidez necesaria.
Los datos lo dicen todo: el 39 % de los estudiantes que cursan por primera vez una licenciatura a tiempo completo no completan sus estudios en un plazo de ocho años. Las diferencias de retención por origen étnico siguen siendo amplias, con tasas de retención de estudiantes hispanos, afroamericanos y nativos americanos del 63,6 %, 56,6 % y 52,8 %, respectivamente, en comparación con la media nacional del 68,2 %. No se trata solo de números. Representan a miles de estudiantes que necesitaban ayuda, pero que su institución no supo identificar o no pudo llegar a tiempo.
La mayoría de los sistemas de alerta temprana generan avisos. Son pocos los que realmente gestionan lo que ocurre a continuación. Un miembro del profesorado envía una alerta, pero ¿quién asigna la intervención? ¿Quién realiza el seguimiento en 48 horas? ¿Quién eleva el caso cuando el estudiante no responde? La brecha entre «señalado» y «ayudado» es donde los estudiantes se quedan atrás.
Cómo lo solucionó la Universidad de Miami: El Centro de Exploración Profesional y Éxito de la Universidad de Miami utilizó ClickUp para realizar el seguimiento y motivar a 19 107 estudiantes con una tasa de éxito del 98 %, sustituyendo las herramientas fragmentadas por un sistema centralizado para supervisar las interacciones y los resultados de los estudiantes.
Michael Turner, director adjunto
Gracias a ClickUp, pude mantenerme organizado y disfrutar de unos años increíblemente exitosos a pesar de la pandemia mundial.
Ahí radica la oportunidad. No se trata de sustituir sus herramientas de alerta, sino de crear una capa operativa con visibilidad en torno al trabajo que se lleva a cabo después de que se haya señalado a un estudiante. La forma más rápida de probar ese modelo es generar una configuración funcional de seguimiento del éxito de los estudiantes dentro de su plataforma de gestión de proyectos.
¿Quiere probar un modelo similar en su propio programa de éxito estudiantil? Empiece con la indicación que se muestra a continuación y adáptela a sus poblaciones en riesgo, su modelo de dotación de personal y sus flujos de trabajo de intervención.
Cómo lo solucionó la Universidad de Miami: El Centro de Exploración Profesional y Éxito de la Universidad de Miami utilizó ClickUp para realizar el seguimiento y motivar a 19 107 estudiantes con una tasa de éxito del 98 %, sustituyendo las herramientas fragmentadas por un sistema centralizado para supervisar las interacciones y los resultados de los estudiantes.
Michael Turner, director adjunto
Gracias a ClickUp, pude mantenerme organizado y disfrutar de unos años increíblemente exitosos a pesar de la pandemia mundial.
Gracias a ClickUp, pude mantenerme organizado y disfrutar de unos años increíblemente exitosos a pesar de la pandemia mundial.
Ahí radica la oportunidad. No se trata de sustituir sus herramientas de alerta, sino de crear una capa operativa visible en torno al trabajo que se lleva a cabo después de que se haya señalado a un estudiante. La forma más rápida de probar ese modelo es generar una configuración funcional de seguimiento del éxito de los estudiantes dentro de su plataforma de gestión de proyectos.
¿Quiere probar un modelo similar en su propio programa de éxito estudiantil? Empiece con la indicación que se muestra a continuación y adáptela a sus poblaciones en riesgo, su modelo de dotación de personal y sus flujos de trabajo de intervención.
Ahí radica la oportunidad. No se trata de sustituir sus herramientas de alerta, sino de crear una capa operativa visible en torno al trabajo que se lleva a cabo después de que se haya señalado a un estudiante. La forma más rápida de probar ese modelo es generar una configuración funcional de seguimiento del éxito de los estudiantes dentro de su plataforma de gestión de proyectos.
¿Quiere probar un modelo similar en su propio programa de éxito estudiantil? Empiece con la indicación que se muestra a continuación y adáptela a sus poblaciones en riesgo, su modelo de dotación de personal y sus flujos de trabajo de intervención.
¿Quiere probar un modelo similar en su propio programa de éxito estudiantil? Empiece con la indicación que se muestra a continuación y adáptela a sus poblaciones en riesgo, su modelo de dotación de personal y sus flujos de trabajo de intervención.
La indicación: Crea tu entorno de trabajo para el seguimiento del rendimiento académico de los alumnos con IA
Copia esta indicación, pega la indicación en ClickUp Brain para crear tu propio Superagente de ClickUp, introduce los datos de tu institución y obtendrás un entorno de trabajo completo para el éxito de los estudiantes con alertas tempranas, seguimiento de intervenciones, análisis de retención y flujos de trabajo de orientación para el éxito.
El resultado debería proporcionarle un primer borrador sólido de su estructura operativa, que incluya reglas de enrutamiento, cronogramas de seguimiento, visibilidad de riesgos y flujos de trabajo de casos. A continuación, su equipo podrá personalizarlo para adaptarlo a su población estudiantil, su modelo de intervención y sus prioridades de retención.
El resultado debería proporcionarle un primer borrador sólido de su estructura operativa, que incluya reglas de enrutamiento, cronogramas de seguimiento, visibilidad de riesgos y flujos de trabajo de casos. A continuación, su equipo podrá personalizarlo para adaptarlo a su población estudiantil, su modelo de intervención y sus prioridades de retención.
Indicación:
→ ¿Listo para crear tu primer Superagente?
Abre ClickUp Brain y pega la indicación anterior para crear un Super Agent personalizado para tu entorno de trabajo.
Una vez generado el modelo de agente, el siguiente paso es convertirlo en un entorno de trabajo práctico que tu equipo de éxito estudiantil pueda utilizar a diario.
Cómo configurarlo en ClickUp (4 pasos)
Antes de configurar tu Space, recopila la información que tu equipo ya utiliza para identificar y apoyar a los estudiantes en situación de riesgo. Esto suele incluir categorías de alertas, tipos de intervención, reglas de escalado actuales, indicadores de riesgo, estructuras de carga de trabajo y necesidades de elaboración de informes de cohortes. Empezar con datos limpios hace que tus automatizaciones, paneles y flujos de trabajo de intervención sean mucho más útiles.
- Crea la estructura de tu entorno de trabajo. Configura un espacio específico llamado «Éxito del estudiante». Añade cuatro carpetas para organizar el trabajo a lo largo del ciclo de vida del éxito del estudiante: «Alertas tempranas y casos» para alertas entrantes, casos activos, casos resueltos y derivaciones de crisis; «Intervenciones y Soporte» para la coordinación de tutorías, instrucción complementaria, orientación para el éxito y mentoría entre compañeros; «Análisis de retención» para el seguimiento de cohortes, el control de las desigualdades, el análisis de indicadores predictivos y las comparaciones semestrales; y «Progreso académico» para el seguimiento de estudiantes en periodo de prueba, el seguimiento de la auditoría de titulaciones, las revisiones a mitad de semestre y el apoyo a la preparación para la graduación.
- Configure campos personalizados en cada tarea de los estudiantes Añada campos personalizados a sus plantillas de tareas de éxito de los estudiantes para que cada caso incluya los datos clave que su equipo necesita para identificar riesgos, canalizar el apoyo y supervisar el seguimiento. Incluya campos para la puntuación de riesgo, el nivel de riesgo, la fuente de la alerta, el tutor asignado, el tipo de intervención, los días transcurridos desde el último contacto, la condición de primera generación y la elegibilidad para la beca Pell. Esta estructura coherente hace que los paneles, las automatizaciones y la gestión de la carga de trabajo sean mucho más fiables.
- Pega la indicación en ClickUp Brain. Abre ClickUp Brain en tu nuevo espacio y pega la indicación anterior. Rellena tus variables, incluyendo el nombre de la institución, la población estudiantil, la tasa de retención, la tasa de graduación, las herramientas actuales, el número de empleados y las poblaciones en riesgo. Utiliza el resultado generado para crear un primer borrador de tus reglas de enrutamiento de alertas, flujos de trabajo de intervención, paneles de control de retención y estructura de carga de trabajo de orientación, y luego perfecciónalo para tu modelo de éxito estudiantil.
- Configure automatizaciones para la gestión continua Cree automatizaciones para que el trabajo relacionado con el éxito de los estudiantes siga su curso sin necesidad de un seguimiento manual constante. Utilice reglas para clasificar las alertas por tipo, escalar el riesgo cuando se acumulen múltiples indicadores, hacer cumplir los plazos de seguimiento, desencadenar revisiones de intervención y señalar las brechas de equidad que se amplían antes de que se conviertan en sorpresas de fin de año.
Configure un espacio específico llamado «Éxito de los estudiantes». Añada cuatro carpetas para organizar el trabajo a lo largo del ciclo de vida del éxito de los estudiantes: «Alertas tempranas y casos» para alertas entrantes, casos activos, casos resueltos y derivaciones de crisis; «Intervenciones y soporte» para la coordinación de tutorías, instrucción complementaria, orientación para el éxito y mentoría entre compañeros; «Análisis de retención» para el seguimiento de cohortes, el control de las desigualdades, el análisis de indicadores predictivos y las comparaciones semestrales; y «Progreso académico» para el seguimiento de estudiantes en periodo de prueba, el seguimiento de la auditoría de titulaciones, las revisiones a mitad de semestre y el apoyo a la preparación para la graduación.
Añade campos personalizados a tus plantillas de tareas de éxito académico para que cada caso incluya los datos clave que tu equipo necesita para identificar riesgos, derivar el apoyo y supervisar el seguimiento. Incluye campos para la puntuación de riesgo, el nivel de riesgo, la fuente de la alerta, el tutor asignado, el tipo de intervención, los días transcurridos desde el último contacto, el estado de primera generación y la elegibilidad para la beca Pell. Esta estructura coherente hace que los paneles, las automatizaciones y la gestión de la carga de trabajo sean mucho más fiables.
Abre ClickUp Brain en tu nuevo espacio y pega la indicación de arriba. Rellena tus variables, incluyendo el nombre de la institución, la población estudiantil, la tasa de retención, la tasa de graduación, las herramientas actuales, el número de empleados y las poblaciones en riesgo. Utiliza el resultado generado para crear un primer borrador de tus reglas de enrutamiento de alertas, flujos de trabajo de intervención, paneles de control de retención y estructura de carga de trabajo de orientación, y luego perfecciónalo para tu modelo de éxito estudiantil.
Crea automatizaciones para que el trabajo relacionado con el éxito de los estudiantes siga su curso sin necesidad de un seguimiento manual constante. Utiliza reglas para clasificar las alertas por tipo, elevar el nivel de riesgo cuando se acumulen varios indicadores, hacer cumplir los plazos de seguimiento, activar controles de intervención y señalar las crecientes desigualdades antes de que se conviertan en sorpresas a final de año.
💡 Consejo profesional: Empieza con un único flujo de trabajo, como el enrutamiento de alertas tempranas o el seguimiento del asesoramiento, antes de implementar el sistema en todo el proceso de éxito académico. Una prueba piloto a pequeña escala ayuda a tu equipo a perfeccionar los umbrales, las reglas de propiedad y el momento de la intervención antes de ampliar la escala.
Campos personalizados recomendados para las tareas de seguimiento del rendimiento académico
Estos campos crean un registro operativo coherente que abarca alertas, intervenciones, análisis de retención, coordinación de tutorías y casos de orientación.
| Campo | Tipo | Objetivo |
|---|---|---|
| Puntuación de riesgo | Número | Puntuación compuesta basada en indicadores académicos, de participación y financieros |
| Nivel de riesgo | Menú desplegable | En el buen camino, Supervisar, En riesgo, Alto riesgo |
| Fuente de la alerta | Menú desplegable | Informe del profesorado, actividad en el LMS, nota de mitad de curso, asistencia, retención financiera, derivación a tutoría, derivación a orientación, incidencia en alojamiento |
| Tutor asignado | Personas | Miembro del personal responsable del seguimiento de las intervenciones |
| Tipo de intervención | Menú desplegable | Orientación para el éxito, asesoramiento, clases particulares, asesoramiento sobre ayudas económicas, orientación psicológica, tutoría entre compañeros, talleres, soporte para la alimentación o el alojamiento |
| Días desde el último contacto | Número | Tiempo transcurrido desde el último intento correcto de contacto o reunión |
| Estado de primera generación | Menú desplegable | Primera generación, No primera generación, Desconocido |
| Elegible para la beca Pell | Menú desplegable | Sí, No, No lo sé |
| Estado de participación | Menú desplegable | No iniciado, Contacto enviado, Contacto establecido, Intervención activa, Seguimiento, Cerrada |
| Tipo de cohorte | Menú desplegable | Primer año, Continuación, Transferencia, A tiempo parcial, Periodo de prueba, Otros |
| Etiqueta del Grupo de Equidad | Rótulos | Pell, primera generación, estudiante-deportista, transferido, residente, no residente, otros |
| Próxima fecha de seguimiento | Fecha | Próximo contacto o punto de control obligatorio |
📘 Lea también: Consulte todos los tipos de campos personalizados para decidir qué campos se adaptan mejor a su flujo de trabajo de subvenciones.
Ejemplos de automatización básica para el seguimiento del rendimiento académico
Una vez configurados los Campos personalizados, crea automatizaciones que mantengan en marcha las alertas, las intervenciones, el seguimiento y los análisis sin necesidad de repetidos seguimientos manuales.
| Cuándo… | A continuación… |
|---|---|
| Se envía una alerta por inquietud del profesorado o por inactividad en el LMS | Derívelo al miembro del personal adecuado en función del tipo de alerta y de la población de alumnos |
| Un estudiante recibe varias alertas en un plazo de 7 días | Consolídelos en un único caso y aumente la prioridad de la revisión de riesgos |
| Una puntuación de riesgo pasa al nivel de riesgo alto | Desencadena el flujo de trabajo de intervención intensiva y asigne una tarea de contacto en un plazo de 24 horas |
| Ha vencido el plazo de seguimiento sin que se haya registrado ningún contacto | Cree una tarea de escalado y notifique al supervisor |
| Un estudiante no acude a una cita de tutoría o de orientación | Cree una tarea de contacto para la reincorporación y registre los contactos fallidos |
| La brecha de equidad supera el umbral de seguimiento | Marque la vista de cohorte y notifique al responsable de retención para que la revise |
Qué abarca el agente a lo largo del ciclo de vida del éxito académico
Un agente de IA para el éxito de los estudiantes no es un modelo de análisis predictivo. Es un sistema que se ejecuta dentro de su entorno de trabajo de gestión de proyectos y gestiona el flujo de trabajo operativo entre la identificación de los estudiantes en riesgo y la ayuda efectiva que se les brinda. Los análisis le indican quién necesita ayuda. El agente se asegura de que la ayuda llegue realmente.
| Fase del ciclo de vida | Qué hace el agente | A qué sustituye |
|---|---|---|
| Alertas tempranas | Dirige las alertas, consolida las señales repetidas y asigna al propietario adecuado para el seguimiento | Sistemas basados únicamente en alertas y clasificación manual de alertas |
| Seguimiento de riesgos | Realiza un seguimiento de los indicadores académicos, de participación y de riesgo financiero, y actualiza las prioridades de intervención | Hojas de cálculo separadas y rutinas de revisión inconsistentes |
| Flujos de trabajo de intervención | Asigna medidas de apoyo, realiza el seguimiento de los plazos de seguimiento y escala los casos de falta de respuesta | Sistemas de alerta que se limitan a la identificación y nunca gestionan el seguimiento |
| Análisis de la retención | Supervisa la persistencia, las tendencias de las cohortes y las diferencias entre subgrupos a lo largo de los semestres | Informes puntuales sobre la retención elaborados una vez que el daño ya está terminado |
| Tutoría y coordinación del apoyo al aprendizaje | Realiza un seguimiento de las derivaciones, las sesiones, la dotación de personal y el uso de los servicios de soporte en relación con los resultados de los estudiantes | Registros de tutoría independientes y elaboración de informes de apoyo académico inconexos |
| Orientación para el éxito | Gestiona el volumen de casos, los calendarios de contacto, las notas, las derivaciones y el progreso de las distintas poblaciones de alumnos | Cuadernos locales, recordatorios del Calendario y revisiones manuales de los casos |
¿Quieres ver cómo funcionan los Super Agents en un entorno real de ClickUp? Mira el tutorial a continuación para ver cómo se combinan en la práctica los flujos de trabajo, las tareas y las automatizaciones generadas por IA.
Variaciones para diferentes tipos de instituciones
La indicación anterior es válida para todas las instituciones de educación superior que utilizan ClickUp. Adapta la indicación a tu institución:
| Tipo de institución | Ajustes clave |
|---|---|
| Universidad de investigación de categoría R1 | Utilice la indicación completa tal cual. Añada poblaciones de estudiantes más numerosas, equipos de intervención más especializados y una segmentación más sólida entre las facultades y las poblaciones de estudiantes. |
| Universidad R2 | Mantenga la estructura completa, pero simplifique el reparto de tareas entre los equipos cuando la plantilla sea más reducida. Haga hincapié en la retención, el asesoramiento y la coordinación entre las unidades de orientación y apoyo. |
| Facultad de Humanidades | Céntrate en la intervención personalizada, en un menor número de casos y en un seguimiento riguroso de los estudiantes de primer año y de los que están explorando sus opciones. |
| Centros de formación profesional | Haga hincapié en la perseverancia de los estudiantes a tiempo parcial, el impulso de las transferencias, las derivaciones por necesidades básicas y la divulgación flexible para los estudiantes que se desplazan diariamente. |
| Escuela profesional o de formación profesional | Céntrese en la asistencia, el progreso por cohortes, el apoyo académico relacionado con la obtención de títulos y las intervenciones de ciclo corto con los estudiantes vinculadas a la finalización de los estudios. |
Gestiona el seguimiento del rendimiento académico de los alumnos en un solo lugar
El seguimiento del éxito de los estudiantes se ve afectado cuando las alertas, las intervenciones, los paneles de retención, las derivaciones a tutorías y las notas de orientación se encuentran en sistemas separados sin una vista operativa compartida. Con ClickUp Brain, los Campos personalizados y las automatizaciones, su institución puede convertir las operaciones relacionadas con el éxito de los estudiantes en un único sistema repetible que permite una intervención más rápida, una propiedad más clara, un seguimiento más riguroso y una mejor visibilidad del riesgo de abandono.
La meta no es sustituir su plataforma de alertas ni sus herramientas de análisis. Se trata de reducir el trabajo de coordinación que estas requieren, mejorar la visibilidad de lo que ocurre una vez que se ha señalado a un estudiante y ayudar a su equipo a pasar de identificar el riesgo a resolverlo realmente. Empiece con la indicación anterior, adáptela a su población estudiantil y a su modelo de dotación de personal, y cree una configuración que su equipo pueda utilizar realmente cada trimestre.
Preguntas frecuentes
¿Puede la IA sustituir nuestro sistema de alerta temprana, como Starfish o EAB Navigate?
Los agentes de IA no sustituyen a su plataforma de alertas tempranas. La complementan gestionando lo que ocurre después de que se active la alerta. Starfish y Navigate generan alertas. El agente de IA garantiza que esas alertas se conviertan en intervenciones con plazos de seguimiento, vías de escalado y seguimiento de resultados. La mayoría de los casos de abandono no se producen porque no se haya identificado a los estudiantes en riesgo, sino porque el flujo de trabajo de intervención ha fallado.
¿Cómo se gestionan los requisitos de la FERPA en relación con los datos de los estudiantes?
ClickUp cuenta con las certificaciones SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e ISO 42001, y tiene compatibilidad con el SSO, permisos basados en roles y cifrado tanto en reposo como en tránsito. Los permisos a nivel de estudiante garantizan que los tutores solo vean los casos que se les han asignado. El profesorado solo ve los formularios de envío de alertas, no los resultados de los casos. No se utilizan datos para entrenar modelos de IA. Todos los detalles en la página de seguridad.
¿Cómo se puede hacer el seguimiento de las desigualdades sin reforzar los prejuicios?
El sistema de puntuación de riesgos utiliza indicadores académicos y de comportamiento observables (nota media, asistencia, participación en el sistema de gestión del aprendizaje), y no características demográficas, como principales factores de riesgo. Los datos demográficos se utilizan para la elaboración de informes desglosados a posteriori, no para la asignación inicial de riesgos. Este enfoque identifica las desigualdades en los resultados sin utilizar características protegidas para señalar a estudiantes concretos.
¿Y si ya utilizamos un sistema de alerta temprana propio?
Muchas instituciones han creado sistemas internos que gestionan la alerta inicial. El entorno de trabajo del agente de IA se sitúa por encima de ellos gestionando el flujo de trabajo operativo: quién hace qué, cuándo y qué ocurre si no lo hacen. Es la capa de gestión de proyectos para el éxito de los estudiantes, no un sustituto de su fuente de alertas.
¿Cuántos orientadores de éxito necesitamos para que esto funcione?
El sistema funciona con cualquier tamaño de plantilla. Con más tutores, se reducen los casos por tutor y se aceleran los tiempos de respuesta. Con menos, la automatización se encarga de una mayor parte de la clasificación y el seguimiento, de modo que los tutores se centran únicamente en las interacciones de mayor prioridad. Un objetivo habitual es de 150 a 300 estudiantes por tutor para el asesoramiento proactivo para el éxito, aunque los flujos de trabajo automatizados pueden ampliar el alcance efectivo de forma significativa.