Los campus estadounidenses denunciaron 22 212 delitos en 2023, lo que supone un aumento del 13 % con respecto al año anterior, y todas las instituciones que reciben financiación del Título IV deben realizar el seguimiento y divulgar estos datos en virtud de la Ley Clery. Un agente de IA integrado en una plataforma de gestión de proyectos puede automatizar el seguimiento de los informes de incidencias, los calendarios de cumplimiento de la Ley Clery, la gestión de casos del Título IX, el mantenimiento de los planes de emergencia y la finalización de la formación en materia de seguridad, convirtiendo los procesos de cumplimiento dispersos en un único sistema operativo.
A continuación, encontrará una indicación de agente de IA lista para copiar que puede pegar en ClickUp para crear un entorno de trabajo completo para la seguridad del campus en cuestión de minutos. Pero antes de utilizarlo, es útil examinar la expansión operativa que este tipo de sistema pretende solucionar. Para la mayoría de los equipos de seguridad del campus, el problema no es la falta de herramientas. Es el trabajo de coordinación manual repartido entre sistemas de despacho, hojas de cálculo, expedientes, cadenas de correo electrónico y calendarios de cumplimiento.
¿Quién debería utilizar esta configuración de seguridad del campus?
Esta configuración está diseñada para responsables de seguridad del campus, responsables de cumplimiento de la ley Clery, coordinadores del Título IX, equipos de gestión de emergencias, equipos de intervención conductual, administradores de formación y personal de operaciones responsables de documentar, coordinar y elaborar informes sobre el trabajo de seguridad del campus. Es especialmente útil para instituciones que ya cuentan con sistemas operativos, pero que aún dependen de procesos manuales para gestionar los cronogramas de cumplimiento, las investigaciones, la completación de la formación y la preparación para emergencias.
Quién debería utilizar esta configuración de seguridad del campus
Esta configuración está diseñada para responsables de seguridad del campus, responsables de cumplimiento de la ley Clery, coordinadores del Título IX, equipos de gestión de emergencias, equipos de intervención conductual, administradores de formación y personal de operaciones responsables de documentar, coordinar y elaborar informes sobre el trabajo de seguridad del campus. Es especialmente útil para instituciones que ya cuentan con sistemas operativos, pero que aún dependen de procesos manuales para gestionar los cronogramas de cumplimiento, las investigaciones, la completación de la formación y la preparación para emergencias.
El problema: la oficina de seguridad de su campus está haciendo malabarismos con las obligaciones federales y las hojas de cálculo.
Si gestiona la seguridad del campus, no solo está velando por la seguridad de las personas. También está llevando a cabo una operación de cumplimiento normativo federal. La Ley Clery exige que todas las instituciones del Título IV publiquen un Informe Anual de Seguridad (ASR) con estadísticas sobre delitos de los últimos tres años, divulguen sus políticas de seguridad, emitan advertencias oportunas y mantengan un registro público diario de delitos. El Título IX exige el seguimiento, la investigación y la resolución de denuncias de acoso y violencia sexual. Los informes de seguridad contra incendios, los inventarios de materiales peligrosos, la coordinación de la evaluación de amenazas y los planes de preparación para emergencias añaden más capas.
Las sanciones por incumplimiento son severas. La Universidad Estatal de Pensilvania fue multada con 2,4 millones de dólares por infringir la Ley Clery, la mayor multa en la historia de la ley. Más allá de las multas, las instituciones corren el riesgo de perder la financiación del Título IV, lo que sería existencial para la mayoría de las escuelas. Sin embargo, según un informe de RAND sobre la seguridad en los campus, las limitaciones de recursos, incluida la financiación limitada y el tiempo del personal, plantean importantes retos para mantener y mejorar las estrategias de seguridad y protección en todas las instituciones.
La mayoría de las oficinas de seguridad del campus realizan el seguimiento de las incidencias mediante una combinación de sistemas CAD, hojas de cálculo, correo electrónico y formularios en papel. Las clasificaciones geográficas de Clery requieren un mapeo manual. Los cronogramas del Título IX se gestionan en los expedientes de los casos. El cumplimiento de la formación recae en RR. HH. Los planes de emergencia se revisan anualmente (si alguien lo recuerda). La información existe, pero está fragmentada en sistemas que no se comunican entre sí. Ese es precisamente el tipo de fragmentación que conduce a fallos en la elaboración de informes, incumplimiento de cronogramas y hallazgos en las auditorías.
Cómo lo solucionó CU Anschutz: El campus CU Anschutz de la Universidad de Colorado sustituyó cinco sistemas heredados por ClickUp en más de 170 usuarios de su equipo de TI centralizado. La elaboración de informes manuales se redujo a cero.
Anna Alex, directora de Servicios Tecnológicos del Campus:
La moral del equipo mejoró porque la gente quiere resolver problemas, no crear tablas dinámicas.
Esa es la oportunidad que se nos presenta. No se trata de sustituir los sistemas operativos básicos, sino de eliminar el trabajo de coordinación manual que los rodea. La forma más rápida de probar ese modelo es generar una configuración de seguridad del campus que funcione dentro de su plataforma de gestión de proyectos.
¿Quiere probar un modelo similar en la oficina de seguridad de su propio campus? Comience con la siguiente indicación y adáptela a las necesidades de su institución en cuanto a huella, personal y cumplimiento normativo.
Cómo lo solucionó CU Anschutz: El campus CU Anschutz de la Universidad de Colorado sustituyó cinco sistemas heredados por ClickUp en más de 170 usuarios de su equipo de TI centralizado. La elaboración de informes manuales se redujo a cero.
Anna Alex, directora de Servicios Tecnológicos del Campus:
La moral del equipo mejoró porque la gente quiere resolver problemas, no crear tablas dinámicas.
La moral del equipo mejoró porque la gente quiere resolver problemas, no crear tablas dinámicas.
Esa es la oportunidad que se nos presenta. No se trata de sustituir los sistemas operativos básicos, sino de eliminar el trabajo de coordinación manual que los rodea. La forma más rápida de probar ese modelo es generar una configuración de seguridad del campus que funcione dentro de su plataforma de gestión de proyectos.
¿Quiere probar un modelo similar en la oficina de seguridad de su propio campus? Comience con la siguiente indicación y adáptela a las necesidades de su institución en cuanto a huella, personal y cumplimiento normativo.
Esa es la oportunidad que se nos presenta. No se trata de sustituir los sistemas operativos básicos, sino de eliminar el trabajo de coordinación manual que los rodea. La forma más rápida de probar ese modelo es generar una configuración de seguridad del campus que funcione dentro de su plataforma de gestión de proyectos.
¿Quiere probar un modelo similar en la oficina de seguridad de su propio campus? Comience con la siguiente indicación y adáptela a las necesidades de su institución en cuanto a huella, personal y cumplimiento normativo.
¿Quiere probar un modelo similar en la oficina de seguridad de su propio campus? Comience con la siguiente indicación y adáptela a las necesidades de su institución en cuanto a huella, personal y cumplimiento normativo.
La indicación: cree su entorno de trabajo para el seguimiento de la seguridad del campus con IA.
Copie esta indicación, pegue la indicación en ClickUp Brain para crear su propio ClickUp Super Agent, rellene los datos de su institución y obtendrá un entorno de trabajo completo para la seguridad del campus con seguimiento de incidencias, calendarios de cumplimiento, gestión de la formación y mucho más.
El resultado debería proporcionarle un primer borrador sólido de su estructura operativa, incluyendo jerarquías de tareas, lógica de plazos y puntos de control de cumplimiento. A continuación, su equipo podrá personalizarlo para adaptarlo a la huella de su campus, los requisitos (de la elaboración de) informes y el modelo operativo.
El resultado debería proporcionarle un primer borrador sólido de su estructura operativa, incluyendo jerarquías de tareas, lógica de plazos y puntos de control de cumplimiento. A continuación, su equipo puede personalizarlo para que se adapte a las características de su campus, los requisitos (de la elaboración de) informes y el modelo operativo.
Indicación:
→ ¿Listo para crear su primer Superagente?
Abre ClickUp Brain y pega la indicación anterior para crear un Superagente personalizado para tu entorno de trabajo.
→ ¿Listo para crear su primer Superagente?
Abre ClickUp Brain y pega la indicación anterior para crear un Superagente personalizado para tu entorno de trabajo de ClickUp.
Una vez generado el plan de su agente, el siguiente paso es convertirlo en un entorno de trabajo práctico que su OSP pueda utilizar a diario.
Cómo configurarlo en ClickUp (4 pasos)
Antes de configurar su espacio, recopile la información que su equipo ya utiliza para gestionar las operaciones de seguridad del campus. Por lo general, esto incluye categorías de incidencias, referencias geográficas de Clery, hitos de casos del Título IX, listas de formación, fechas de revisión de planes de emergencia, personal de seguridad y cualquier sistema que se utilice actualmente para el envío, los registros, el cumplimiento o la gestión de casos. Comenzar con entradas limpias hace que sus automatizaciones, paneles y flujos de trabajo de escalamiento sean mucho más fiables.
- Cree la estructura de su entorno de trabajo Configure un espacio dedicado llamado «Seguridad y cumplimiento normativo en el campus». Añada carpetas que se ajusten a sus áreas operativas: «Gestión de incidentes» para la recepción, las investigaciones, los registros de delitos y las estadísticas anuales; «Cumplimiento de la Ley Clery» para la preparación del ASR, las advertencias oportunas, los registros de notificaciones de emergencia y los informes de seguridad contra incendios; «Título IX» para los casos activos, las medidas de apoyo y el seguimiento del seguimiento de las resoluciones; «Preparación para emergencias» para el mantenimiento del EOP, los ejercicios de simulación, las pruebas del sistema de notificación y los planos de los edificios; y «Formación y certificación» para completar la formación obligatoria en materia de seguridad y cumplimiento.
- Configure campos personalizados en cada tarea de incidente y caso Añada campos personalizados a sus plantillas de incidentes, casos y cumplimiento para que cada registro incluya los detalles esenciales que su equipo necesita para actuar con rapidez y realizar la elaboración de informes precisos. Incluya campos para el número de incidente, la ubicación geográfica según la Ley Clery, la clasificación del delito, el nivel de amenaza, el investigador asignado, el plazo reglamentario, el estado de cumplimiento y el tipo de formación. Esta estructura coherente hace que los paneles, las automatizaciones y el seguimiento de los plazos sean mucho más fiables.
- Pegue la indicación en ClickUp Brain Abra ClickUp Brain en su nuevo espacio y pegue la indicación anterior. Rellene las variables, incluyendo el nombre de la institución, el tipo de institución, la población del campus, el número de personal de seguridad, el número de CSA, las herramientas actuales y los principales retos de cumplimiento. Utilice el resultado generado para crear un primer borrador de su sistema de seguimiento de incidencias, calendarios de cumplimiento, flujos de trabajo de casos y lógica de automatización, y luego perfecciónelo para las operaciones de su campus.
- Configure automatizaciones para la gestión continua Cree automatizaciones para mantener el trabajo de seguridad del campus en marcha sin necesidad de un seguimiento manual constante. Utilice reglas para generar entradas diarias en el registro de delitos, escalar los plazos del Título IX que se acercan, iniciar tareas de renovación de la formación, crear flujos de trabajo para el informe anual de seguridad y notificar a los responsables de la evaluación de amenazas cuando se señalen casos urgentes.
Configure un espacio dedicado llamado «Seguridad y cumplimiento normativo en el campus». Añada carpetas que se ajusten a sus áreas operativas: «Gestión de incidentes» para la recepción, las investigaciones, los registros de delitos y las estadísticas anuales; «Cumplimiento de la ley Clery» para la preparación del ASR, las alertas oportunas, los registros de notificaciones de emergencia y los informes de seguridad contra incendios; «Título IX» para los casos activos, las medidas de apoyo y el seguimiento de las resoluciones; «Preparación para emergencias» para el mantenimiento del EOP, los ejercicios de simulación, las pruebas del sistema de notificación y los planos de los edificios; y «Formación y certificación» para la realización de la formación obligatoria en materia de seguridad y cumplimiento normativo.
Añada campos personalizados a sus plantillas de incidentes, casos y cumplimiento para que cada registro incluya los datos esenciales que su equipo necesita para actuar con rapidez y realizar la elaboración de informes precisos. Incluya campos para el número de incidente, la ubicación geográfica según la ley Clery, la clasificación del delito, el nivel de amenaza, el investigador asignado, el plazo reglamentario, el estado de cumplimiento y el tipo de formación. Esta estructura coherente hace que los paneles, las automatizaciones y el seguimiento de los plazos sean mucho más fiables.
Abra ClickUp Brain en su nuevo espacio y pegue la indicación anterior. Rellene las variables, incluyendo el nombre de la institución, el tipo de institución, la población del campus, el número de personal de seguridad, el número de CSA, las herramientas actuales y los principales retos de cumplimiento. Utilice el resultado generado para crear un primer borrador de su sistema de seguimiento de incidencias, calendarios de cumplimiento, flujos de trabajo de casos y lógica de automatización, y luego perfecciónelo para las operaciones de su campus.
Cree automatizaciones para mantener el trabajo de seguridad del campus en marcha sin necesidad de un seguimiento manual constante. Utilice reglas para generar entradas diarias en el registro de delitos, escalar los plazos del Título IX que se acercan, iniciar tareas de renovación de la formación, crear flujos de trabajo para el informe anual de seguridad y notificar a los responsables de la evaluación de amenazas cuando se señalen casos urgentes.
💡 Consejo profesional: Comience con un área de cumplimiento, como la elaboración de informes Clery, el Título IX o el seguimiento de la formación, antes de implementar el sistema en todas las operaciones de seguridad del campus. Una prueba piloto más pequeña ayudará a su equipo a perfeccionar las estructuras de tareas, las reglas de automatización y los permisos antes de ampliarlo.
Campos personalizados recomendados para tareas de seguridad en el campus
Estos campos crean un registro operativo coherente que abarca incidencias, tareas de cumplimiento normativo, investigaciones y flujos de trabajo de formación.
| Campo | Escriba | Objetivo |
|---|---|---|
| Número de incidencias | Texto breve | Identificador único de casos o incidencias |
| Geografía Clery | Menú desplegable | En el campus, Alojamiento en el campus, Propiedad pública, Fuera del campus |
| Clasificación de delitos | Menú desplegable | Delito penal, delito VAWA, delito de odio, detención, remisión disciplinaria. |
| Nivel de amenaza | Menú desplegable | Bajo, moderado, alto, inminente |
| Investigador asignado | Personas | Investigador principal o gestor de casos |
| Plazo reglamentario | Fecha | Plazo federal o institucional para actuar |
| Estado de cumplimiento | Menú desplegable | En curso, En riesgo, Vencido |
| Tipo de formación | Menú desplegable | CSA Clery, Título IX, tirador activo, materiales peligrosos, primeros auxilios, seguridad contra incendios. |
📘 Lea también: Vea todos los tipos de campos personalizados para decidir cuáles son los más adecuados para su flujo de trabajo de subvenciones.
Ejemplos básicos de automatización para la seguridad del campus
Una vez configurados los Campos personalizados, cree automatizaciones que mantengan las incidencias, los plazos y los flujos de trabajo de cumplimiento en marcha sin necesidad de realizar un seguimiento manual repetido.
| Cuándo... | A continuación... |
|---|---|
| Se crea un nuevo informe de incidencias con una clasificación de delitos Clery. | Genere automáticamente una entrada diaria de delitos y notifique al responsable del cumplimiento de la ley Clery. |
| Un caso del Título IX alcanza el plazo de investigación menos 7 días. | Remita el caso al coordinador del Título IX y cambie el estado de cumplimiento a «En riesgo». |
| La fecha de caducidad de la formación CSA es dentro de 30 días. | Envíe un recordatorio de renovación al empleado y cree una tarea de formación. |
| Se ha alcanzado la fecha límite para la redacción del Informe Anual de Seguridad, el 1 de junio. | Cree un árbol de tareas de preparación del ASR con subtareas y plazos hasta el 1 de octubre. |
| Un caso de evaluación de amenazas se marca como Alto o Inminente. | Notifique inmediatamente al presidente del BIT o del TAT y cree una tarea de reunión de emergencia. |
¿Quiere ver cómo funcionan los Super Agents en un entorno real de ClickUp? Vea el tutorial a continuación para descubrir cómo se combinan en la práctica los flujos de trabajo, las tareas y las automatizaciones generados por IA.
Qué cubre el agente en todo el ciclo de vida de la seguridad del campus
Un agente de IA para la seguridad del campus no es un sistema de vigilancia ni una herramienta de envío de emergencias. Es un sistema que se ejecuta dentro de su entorno de trabajo de gestión de proyectos y realiza el trabajo de coordinación estructurado y basado en el cumplimiento que su equipo realiza actualmente de forma manual: seguimiento de incidencias, gestión de los cronogramas de Clery, documentación de los casos del Título IX y garantía del cumplimiento de la formación.
| Fase del ciclo de vida | Qué hace el agente | ¿A qué sustituye? |
| Notificación de incidencias | Captura los detalles de las incidencias con el etiquetado geográfico de Clery, clasifica automáticamente por tipo de delito, genera entradas diarias en el registro de delitos y recopila estadísticas de tres años. | Formularios en papel, registros de delitos en hojas de cálculo, recopilación manual de datos anuales. |
| Cumplimiento de la ley Clery | Gestiona el cronograma completo de producción de ASR desde junio hasta el 1 de octubre, realiza el seguimiento de las decisiones de advertencia oportuna y documenta las pruebas de notificación de emergencias. | Recordatorios en el Calendario, coordinación por correo electrónico con las fuerzas del orden locales, prisas por cumplir los plazos. |
| Gestión del Título IX | Realiza un seguimiento de los casos desde la denuncia hasta la resolución, con el cumplimiento de los plazos en cada fase, gestiona las medidas de soporte y documenta las apelaciones. | Archivos de casos aislados, seguimiento manual del cronograma, documentación inconsistente. |
| Preparación para emergencias | Programa y realiza un seguimiento de los ejercicios de simulación, gestiona los ciclos de revisión del EOP, verifica las pruebas del sistema de notificaciones y mantiene los planos de los edificios. | Revisión anual que solo se lleva a cabo cuando alguien se acuerda, planes de edificios obsoletos. |
| Cumplimiento de la formación | Realiza el seguimiento de la finalización de la formación por persona en todas las categorías obligatorias, envía recordatorios de renovación y genera informes de cumplimiento por departamento. | Seguimiento basado en hojas de cálculo, formaciones vencidas descubiertas durante las auditorías. |
| Evaluación de amenazas | Gestiona los casos BIT/TAT desde su remisión hasta su cierre con clasificación del nivel de amenaza, documentación de la intervención y seguimiento de patrones. | Referencias por correo electrónico, notas de reuniones en unidades compartidas, sin seguimiento sistemático de los resultados. |
Variaciones para diferentes tipos de instituciones
La indicación anterior funciona en todas las instituciones de educación superior que utilizan ClickUp. Adapte la indicación a su institución:
| Tipo de institución | Ajustes clave |
| Universidad de investigación R1 (campus complejo, más de 20 000 habitantes) | Utilice la indicación completa tal cual. Añada la seguridad en los laboratorios y el seguimiento del inventario de materiales peligrosos. Añada la coordinación del cumplimiento de la normativa en materia de investigación (bioseguridad, seguridad radiológica, higiene química). Prevea múltiples ubicaciones geográficas Clery en los campus satélites y las instalaciones médicas. |
| Universidad R2 (campus de tamaño medio, entre 10 000 y 20 000 habitantes) | Simplifique la evaluación de amenazas al flujo de trabajo estándar de BIT. Reduzca la seguridad de los laboratorios a los departamentos que solo cuentan con laboratorios de investigación. Centre la preparación para emergencias en los edificios principales del campus. Añada la planificación de la seguridad de los eventos deportivos para los días de partido. |
| Institución principalmente de grado (campus residencial, 2000-10 000 habitantes) | Haga hincapié en la seguridad residencial (la elaboración de informes sobre las estadísticas de Clery relativas al alojamiento en el campus se realiza por separado). Añada la coordinación de la conducta de los estudiantes y los asuntos judiciales. Centre la formación en materia de cumplimiento normativo en el personal de la residencia. Incluya la seguridad en los estudios en el extranjero y la gestión de riesgos en los viajes. |
| Universidad comunitaria (campus para estudiantes que se desplazan diariamente, múltiples sedes) | Simplifique las secciones de seguridad residencial (la mayoría no tiene viviendas). Céntrese en la seguridad de los aparcamientos y los edificios. Añada mapas geográficos de Clery para múltiples ubicaciones, ya que cada ubicación puede tener diferentes requisitos para la elaboración de informes. Dé prioridad a la coordinación del cumplimiento de las ayudas económicas, ya que ambas oficinas atienden a los mismos estudiantes. |
| Escuela profesional/de formación profesional (edificio único o campus pequeño) | Simplifique el cumplimiento básico de la ley Clery, la seguridad contra incendios y la preparación básica para emergencias. Centre la formación en la seguridad en el lugar de trabajo (OSHA) para los programas de formación profesional. Reduzca la evaluación de amenazas al flujo de trabajo básico de derivación. Añada el seguimiento de la seguridad en los centros clínicos y de prácticas externas para los programas de atención sanitaria. |
Dirija las operaciones de seguridad del campus desde un solo lugar.
Los equipos de seguridad del campus no tienen dificultades porque carezcan de responsabilidad. Tienen dificultades porque el trabajo crítico se distribuye entre demasiados sistemas, plazos y requisitos de elaboración de informes. Con ClickUp Brain, campos personalizados y automatizaciones, su institución puede convertir el seguimiento de incidencias, el cumplimiento de Clery, la coordinación del Título IX, la preparación para emergencias y la gestión de la formación en un sistema operativo repetible.
La meta no es sustituir sus herramientas de despacho, plataformas de casos o sistemas institucionales de registro. Se trata de reducir el trabajo de coordinación manual que estos conllevan, mejorar la visibilidad de los cronogramas de cumplimiento y garantizar que los seguimientos críticos no se pasen por alto. Comience con la indicación anterior, adáptela a la estructura de su campus y cree una configuración que su equipo pueda utilizar a diario. Empiece gratis con ClickUp.
Preguntas frecuentes sobre el seguimiento de la seguridad en el campus mediante IA
Sí. Los agentes de IA no toman decisiones legales sobre la clasificación de los delitos. Se encargan de hacer cumplir el flujo de trabajo de cumplimiento: cuando se denuncia y clasifica una incidencia, el agente genera automáticamente la entrada diaria en el registro de delitos, etiqueta la zona geográfica Clery, la añade a las estadísticas de los últimos tres años y realiza el seguimiento del cronograma de producción del ASR. El responsable de cumplimiento de Clery sigue tomando las decisiones de clasificación, pero el seguimiento administrativo está automatizado.
No. El entorno de trabajo del agente de IA funciona junto con sus sistemas de despacho y gestión de registros. Los datos de incidencias de su CAD se introducen en el entorno de trabajo de seguimiento del cumplimiento. El agente no sustituye a sus herramientas operativas. Se convierte en la capa de cumplimiento y gestión de proyectos en la que su equipo realiza un seguimiento de los plazos, gestiona los casos y genera informes sobre esos datos operativos.
ClickUp cuenta con las certificaciones SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e ISO 42001, y tiene compatibilidad con SSO, permisos basados en roles y cifrado en reposo y en tránsito. Los datos de los casos del Título IX pueden restringirse únicamente al coordinador del Título IX y a los investigadores asignados. No se utilizan datos para entrenar modelos de IA.
El agente mantiene un registro de auditoría continuo: cada decisión de clasificación de incidencias, cada determinación de advertencia oportuna (incluidas las razones documentadas para no emitirla), cada hito del caso del Título IX y cada registro de finalización de la formación. Cuando llega una revisión del programa, las pruebas ya están organizadas por área de cumplimiento, en lugar de requerir semanas de reconstrucción. Vea también cómo los agentes de IA apoyan la investigación institucional durante las revisiones de datos de acreditación.
Sí. Una universidad R1 con un centro médico, campus satélites y residencias universitarias tiene una geografía Clery mucho más compleja que una escuela profesional con un solo edificio. Las indicaciones le permiten configurar el sistema para la superficie específica de su campus. Sin embargo, los requisitos básicos (ASR antes del 1 de octubre, registro diario de delitos, advertencias oportunas, notificaciones de emergencia) son idénticos independientemente del tamaño de la institución. Vea también cómo los flujos de trabajo de gestión de subvenciones comparten estructuras de calendario de cumplimiento similares.