Mientras que antes los equipos de ventas llamaban puerta por puerta y realizaban llamadas en frío siguiendo la guía telefónica, hoy en día las cosas son un poco más sofisticadas. El proceso de ventas se desarrolla ahora, en gran medida, a través de una herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM).
A medida que llegan los clientes potenciales, las nuevas oportunidades de venta se incorporan al CRM. A partir de ahí, se dividen en diferentes fases y tareas que representan partes clave del proceso de ventas.
Ahí es cuando las cosas pueden complicarse un poco.
Las ventas no se gestionan de forma aislada. Parte del trabajo implica, inevitablemente, a otros departamentos y equipos de la empresa.
Por ejemplo:
- Revisar o firmar un formulario o contrato de confidencialidad (NDA), con la participación de un equipo jurídico
- Realización de revisiones de seguridad con la ayuda del departamento de TI o de un equipo de seguridad especializado
- Ofrecemos soluciones personalizadas, cuyo alcance debe ser definido y revisado por su equipo de desarrollo.
- Resolución de problemas o incidencias durante la fase de prueba con la ayuda de tu equipo de soporte
Estos son solo algunos ejemplos del trabajo interdepartamental que conlleva el ámbito del equipo de ventas.
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¿Por qué supone eso un reto?
Pues bien, más allá de los retos habituales de colaboración, ninguno de estos otros equipos trabaja directamente en el CRM. Eso significa que necesitas un sistema para asignar, supervisar y colaborar en estas tareas de uso compartido.
Para ello, hay varias opciones.
En primer lugar, puedes hacerlo de forma puntual, utilizando reuniones, el chat y los correos electrónicos. Esto también implica copiar y pegar tareas entre diferentes herramientas. Cualquiera que trabaje en el equipo de ventas sabe que esta es una solución deficiente.
Puedes pasar horas en reuniones solo intentando recabar información o perder la mitad del día tratando de estar al día con tareas repartidas en diferentes ubicaciones. Esto supone un gran obstáculo para los equipos de ventas, ya que la rapidez es clave para cerrar acuerdos y lo que se busca es que el proceso sea ágil y fluido para los clientes potenciales. Y ni siquiera hablemos de los inconvenientes de los interminables hilos de correo electrónico.
Luego está la segunda opción: hacerlo todo con una sola herramienta.
ClickUp ofrece la mayor parte de las funciones que encontrarías en un CRM.
Puedes crear un «Espacio» para alojar tu CRM y añadir la plantilla de carpeta denominada «CRM», que ofrece una buena base sobre la que trabajar. La gran variedad de vistas de ClickUp te permite tener un control total sobre cómo visualizas los datos de los clientes.
Por ejemplo, puedes utilizar la vista «Tabla» para ver toda la información de las cuentas en un instante o la vista «Tablero» para realizar el seguimiento de los clientes en tu proceso de ventas.
Los campos personalizados de ClickUp te permiten realizar el seguimiento de campos esenciales de CRM, como el estado de los clientes potenciales, el tamaño de la empresa, el número de teléfono, el correo electrónico, el valor de vida útil (LTV) y mucho más. Además, con ClickUp dispones de todo lo necesario para comunicarte con los clientes, elaborar informes sobre el equipo de ventas y crear potentes bases de datos, todo ello integrado de serie.
Haz clic aquí para obtener información más detallada sobre cómo utilizar ClickUp como CRM
Aunque ClickUp es una solución fantástica, sigue habiendo situaciones, especialmente en las grandes corporaciones, en las que puede ser preferible utilizar un CRM externo. Además, puede haber ocasiones en las que tengas que realizar el trabajo con socios, agencias o clientes que también utilicen un CRM como Salesforce.
En esos casos, existe la opción 3: las potentes integraciones de ClickUp.
Hay dos formas de integrar ClickUp con Salesforce: Unito y Zapier.
A continuación te ofrecemos un desglose de ambas integraciones.
Integra Salesforce y ClickUp con Unito
Unito ofrece integraciones profundas y bidireccionales entre tus herramientas de trabajo más importantes, como ClickUp, Salesforce, HubSpot y una lista cada vez mayor de más de 25 aplicaciones adicionales. Estas integraciones no requieren código, lo que significa que cualquiera puede configurar un nuevo flujo de trabajo en cuestión de minutos.
Con la integración de ClickUp y Salesforce de Unito, puedes crear flujos bidireccionales entre Salesforce y las tareas de ClickUp que abarcan todos los campos que necesitas para una colaboración interfuncional fluida.
Estos flujos se pueden personalizar para adaptarlos a tus necesidades concretas filtrando información específica, personalizando las correspondencias entre campos de las distintas herramientas y mucho más.
Las integraciones de Unito funcionan en tiempo real, por lo que la información de ambas herramientas está siempre actualizada.
Cómo funciona esto en la práctica
Imagina que trabajas en Salesforce, pero quieres una solución mejor para gestionar tus tareas de ventas. Quizá tengas varias tareas asociadas a varias cuentas y quieras consolidarlas todas en una lista de tareas gestionable.
En lugar de copiarlos y pegarlos manualmente en ClickUp, puedes crear un sencillo flujo de trabajo en Unito.
Para ello, primero tendrás que registrarte en Unito. Puedes probarlo durante dos semanas de forma totalmente gratuita. Una vez que hayas iniciado sesión, empieza a crear tu flujo.
Elige el proyecto de Salesforce que represente una de las cuentas que gestionas y, a continuación, selecciona tu proyecto «lista de tareas pendientes» en ClickUp. Tendrás que realizar la autenticación en ambas herramientas y conceder acceso a Unito para que pueda actualizarlas.
Una vez terminado esto, puedes elegir la dirección del flujo. Si quieres que la información se transfiera en ambos sentidos entre las herramientas, mantén este flujo bidireccional.
A continuación, crea una regla para que solo las tareas que te hayan sido asignadas se importen a ClickUp desde Salesforce. Aquí tienes la posibilidad de restringir o ampliar el flujo de información según tus necesidades.
Ahora que ya has decidido qué tareas se sincronizarán, puedes determinar qué información de esas tareas quieres compartir.
¿Quieres que se transfieran todos los campos o solo una parte?
Quizá quieras dejar la información confidencial de los clientes en Salesforce, por ejemplo. También podrías decidir sincronizar solo determinados campos en una dirección, aunque todo el flujo de trabajo funcione de forma bidireccional.
Una vez que hayas correlacionado los campos, pon en marcha tu flujo de trabajo. Cuando se te asigne una nueva tarea en Salesforce relacionada con esa cuenta, se creará la tarea correspondiente en tu lista de tareas pendientes de ClickUp.
Toda la información de las tareas, incluida la fecha límite, se transferirá y permanecerá sincronizada cuando se modifique en cualquiera de las herramientas. Además, puedes repetir este proceso con varias cuentas de clientes para consolidar automáticamente todo tu trabajo de Salesforce en un solo lugar.
Ahora bien, este es un caso de uso personal, pero Unito realmente destaca cuando se utiliza para la colaboración entre equipos. Por ejemplo, podrías:
- Deriva un posible problema contractual o de seguridad al equipo adecuado en ClickUp directamente desde Salesforce.
- Crea automáticamente una tarea para tu equipo de producto en ClickUp cuando se registre una solicitud de un cliente en Salesforce.
- Mantén sincronizadas las tareas importantes relacionadas con la renovación de los clientes entre tú y tu equipo de facturación, para mantener una comunicación constante y evitar obstáculos que puedan provocar la pérdida de clientes.
- Solicita material promocional a tu equipo de marketing en ClickUp sin tener que salir de Salesforce.
Estos son solo algunos ejemplos de cómo Unito puede agilizar la colaboración entre departamentos y eliminar la necesidad de reuniones que consumen mucho tiempo y de copiar y pegar información. La información clave de las tareas se transmite automáticamente entre equipos y herramientas, lo que te permite acelerar tu ciclo de ventas.
Integra Salesforce y ClickUp con Zapier
Aunque Unito funciona muy bien cuando se busca un flujo de información bidireccional para colaborar entre herramientas, Zapier es una forma sencilla de automatizar algunas de las tareas rutinarias que pueden restarte tiempo a lo largo del día.
Zapier es una plataforma de automatización con miles de conectores, lo que significa que ClickUp y Salesforce son solo la punta del iceberg. Los «Zaps» funcionan mediante un sencillo sistema de desencadenantes y respuestas, es decir, «si ocurre x, haz y».
Si quieres centrarte en las llamadas a los clientes y en la captación, en lugar de crear nuevas tareas, Zapier te lo pone fácil.
Cómo funciona esto en la práctica
Zapier es fácil de configurar, ya que se basa en «Zaps» predefinidos, que son básicamente recetas que otros ya han creado.
En el caso de ClickUp y Salesforce, existe un Zap muy popular que crea una nueva tarea de ClickUp por cada oportunidad creada en Salesforce.
Para ponerlo en marcha, solo tienes que registrarte en Zapier y, a continuación, realizar la autenticación de ClickUp y Salesforce.
A continuación, elige el desencadenante de Salesforce para tu automatización.
A continuación, realiza la selección del resultado que deseas que se produzca en ClickUp.
Por último, elige los datos que quieras que se intercambien entre las aplicaciones, si los hay.
Una vez terminado esto, puedes activar el Zap y ver cómo las tareas se van añadiendo automáticamente. Además, es posible crear Zaps similares basados en otros desencadenantes.
- Cuando se añada un nuevo registro a Salesforce, publica un comentario de tarea en ClickUp.
- Cuando se reciba un nuevo mensaje saliente en Salesforce, crea una lista de control en una tarea de ClickUp.
- Cuando se actualice un campo específico de un registro en Salesforce, crea una subtarea en ClickUp.
Deja que Zapier se encargue de las tareas pequeñas y repetitivas mientras tú te centras en sacar el trabajo adelante.
Cuándo utilizar Unito y Zapier
Utiliza Unito si:
- Quieres que la información se transfiera en ambos sentidos entre ClickUp y Salesforce
- Quieres facilitar la colaboración interfuncional entre equipos
- Quieres sincronizar varios campos a la vez y correlacionar campos de formas específicas
Utiliza Zapier si:
- Quieres que los nuevos clientes potenciales u oportunidades sean los desencadenantes automáticos de la creación de tareas en ClickUp
- Quieres eliminar las tareas rutinarias que ralentizan tu jornada
- Lo que quieres es una solución ya preparada, no una personalizada
El equipo de ventas es poderoso con ClickUp
Si tu CRM necesita ir más allá de las potentes capacidades de ClickUp, las integraciones de Unito y Zapier con Salesforce ofrecen soluciones eficaces que te ayudarán a colaborar o realizar automatizaciones entre equipos y herramientas.
En un seminario web reciente, hemos analizado en detalle las potentes funciones de CRM de ClickUp y la perfecta integración de Unito con Salesforce.
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