10 RFQ-Vorlagen (Angebotsanfragen in Word & Excel) zur Vereinfachung der Beschaffung

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Die Beschaffung gleicht manchmal einem komplizierten Labyrinth. Geschäfte müssen sich durch zahlreiche Optionen navigieren, um ans Ziel zu gelangen, d. h. den perfekten Lieferanten auszuwählen. Ohne RFQ-Vorlagen würden Entscheidungsträger leicht den Überblick verlieren und überfordert sein. 😵

Eine RFQ-Vorlage standardisiert den Prozess und hilft Ihnen, die relevanten Informationen für die Entscheidung über einen Lieferanten zu sammeln. Obwohl sie selten Beachtung finden, sind sie ein wesentlicher Bestandteil der Beschaffung und des Geschäftslebens im Allgemeinen.

Um diese stillen Helden zu würdigen, haben wir eine Top-10-Liste unserer bevorzugten RFQ-Vorlagen zusammengestellt. Sie sind die besten im Geschäft, und das Beste daran ist: die meisten davon sind kostenlos!

Was sind RFQ-Vorlagen?

Eine Angebotsanfrage (RFQ) ist ein Prozess, bei dem Geschäfte Preise, Angebote und andere wichtige Informationen von Lieferanten und Auftragnehmern einholen, die an einem Projekt teilnehmen möchten. RFQ-Vorlagen sind Dokumente, mit denen Geschäfte Informationen auf einheitliche Weise sammeln können, was ihnen die Überprüfung und Entscheidungsfindung erleichtert.

Der RFQ-Prozess kann je nach den Anforderungen des Unternehmens mehr oder weniger spezifisch sein. Neben dem Preisangebot enthalten sie in der Regel Kontaktinformationen, Bedingungen für die Zahlung, eine Zeitleiste und Projektvorstellungen.

Sie sind ein wichtiger Bestandteil jedes Geschäfts, unabhängig von Branche und Größe, aber besonders wichtig sind sie für Unternehmen, die eine stetige Versorgung mit bestimmten Produkten benötigen.

Eine RFQ sollte nicht mit einer RFP (Request for Proposal, Angebotsanfrage) verwechselt werden. Obwohl diese Dokumente ähnlich sind, dienen sie unterschiedlichen Zwecken. Während RFQs darauf abzielen, Preisinformationen bereitzustellen, enthalten RFPs oft auch andere, nicht preisbezogene Details. RFQs können entweder vor oder nach RFPs erfolgen.

Was macht eine gute RFQ-Vorlage aus?

Es gibt keine allgemeingültige Formel. Eine gute Vorlage für eine Angebotsanfrage oder eine Preisvorlage ist eine Vorlage, die alles zu erledigen hilft und eine effektive Kommunikation zwischen Ihnen und dem Lieferanten ermöglicht. Im Allgemeinen sollte eine RFQ-Vorlage jedoch folgende Eigenschaften aufweisen:

10 RFQ-Vorlagen

Tun Sie sich selbst einen Gefallen und nutzen Sie eine dieser 10 effektiven RFQ-Vorlagen in ClickUp, Word oder Excel. Sie bieten eine solide Grundlage für Ihren Beschaffungsprozess, optimieren ihn, sorgen für Konsistenz und führen letztendlich zu einem Erfolg bei der Zusammenarbeit zwischen Ihnen und den Lieferanten. 🤝

Denken Sie daran: Sie können die Vorlagen jederzeit an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen anpassen!

1. ClickUp-Vorlage für Angebotsanfragen

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Die ClickUp-Vorlage für Angebotsanfragen ist so einfach und effektiv, wie eine RFQ-Vorlage nur sein kann. Sie ist kurz, deckt jedoch alle wichtigen Aspekte einer RFQ ab und stellt diese klar und logisch dar. Nachdem Sie dem Anbieter ein Dokument mit Ihrem strategischen Plan, Ihrem Budget und Ihrer Zeitleiste zur Verfügung gestellt haben, senden Sie ihm dieses RFQ-Dokument, um spezifische Informationen zu sammeln und sein Angebot zu bewerten.

Dieses ClickUp-Angebotsdokument beginnt mit Ihrem Firmennamen und Ihrem Logo. Um es weiter zu personalisieren, fügen Sie ein Titelbild hinzu, ändern Sie die Schriftart und wählen Sie aus, welche Elemente angezeigt werden sollen.

Der nächste Abschnitt enthält die geschäftlichen Kontaktdaten, das Datum sowie die Kunden- und Angebotsnummern, gefolgt von den Angaben zum zuständigen Ansprechpartner, dem Gültigkeitsdatum und den Infos zur Person, die die Anfrage verfasst hat.

Im folgenden Abschnitt mit dem Titel „Besondere Anweisungen” können Sie spezifische Anforderungen an den Lieferanten auflisten, wie z. B. Methode der Zahlung oder Zahlungsbedingungen. Die Vorlage endet mit zwei Tabellen:

2. ClickUp-Angebotsformularvorlage

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Wenn Sie auf der anderen Seite der Liefer- und Nachfragekette stehen und eine Vorlage zum Sammeln und Verwalten von Client-Anfragen benötigen, sehen Sie sich das ClickUp-Angebotsformular an. Es ist übersichtlich und benutzerfreundlich, und sobald Sie es öffnen, werden Sie mit detaillierten Anweisungen und Vorschlägen zur Verwendung begrüßt.

Diese kostenlose RFQ-Vorlage umfasst verschiedene Ansichten, darunter:

Neben diesen Hauptansichten enthält die Vorlage ein vereinfachtes Board sowie ein Gantt-Diagramm und eine Workload-Ansicht für ein müheloses Zeit- und Projektmanagement.

3. ClickUp-Vorlage für Serviceangebote-Formular

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Mit der Vorlage für Serviceangebote können Sie ein Kundenanfrageformular erstellen, das alle anderen ersetzt. Damit haben Sie alles, was Sie brauchen, um Ihren Kunden genaue Angebote zu unterbreiten und schnell zu einer Geschäftsvereinbarung zu gelangen. Das Formular wandelt Anfragen automatisch in Aufgaben um und optimiert so den Planungsprozess.

Sie können das Formular zwar auch als Gast bearbeiten (vorausgesetzt, Sie haben die Berechtigung dazu), aber Sie müssen den Unlimited-Plan abonnieren, wenn Sie es freigeben oder von Grund auf neu erstellen möchten.

Standardmäßig enthält die Formularansicht die folgenden Felder:

Sie können den Einführungstext und einzelne Fragen bearbeiten und Benutzerdefinierte Felder hinzufügen, indem Sie diese per Drag & Drop aus dem Menü auf der linken Seite in das Formular ziehen. Wenn Sie sich für den Business-Plan entscheiden, können Sie das Erscheinungsbild des Formulars anpassen, Ihr Branding hinzufügen und ihm eine persönliche Note verleihen. 💫

Wie die vorherige Angebotsvorlage in dieser Liste enthält auch diese Vorlage weitere Ansichten, wie z. B. die Listenansicht und das Kanban-Board, die Ihnen bei der Verwaltung von Anfragen und Aufgaben helfen.

4. ClickUp-Vorlage für Budgetvorschläge

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Wie die Angebotsanfrage ist auch der Budgetvorschlag ein weiteres wichtiges Element der Projektplanung. Diese beiden Elemente sind eng miteinander verbunden und voneinander abhängig. Die Angebotsanfrage hilft Ihnen bei der Auswahl eines Lieferanten und der Einholung von Preisinformationen. So können Sie Ihre Ressourcen planen und einen effektiven Budget- und Projektvorschlag erstellen, den Sie den Stakeholdern vorlegen können.

Die Budgetvorlage von ClickUp ist recht übersichtlich, enthält jedoch alles, was Sie für eine erfolgreiche Finanzplanung benötigen, einschließlich verschiedener Unterseiten und Abschnitte. In Ihrem Angebotsprozess kann dieses Dokument als Preisvorlage dienen, um verschiedene Aspekte Ihres Projektbudgets zu verwalten.

Die Startseite enthält die grundlegenden Projektinformationen – Firmenname, Kontaktdaten, Titel des Projekts, Beschreibung und Startdatum sowie Enddatum. Die Unterseiten umfassen:

Jeder Abschnitt verfügt über eine eigene Tabelle, in der Sie die Kosten überprüfen und berechnen können. Sie können alle Elemente der Vorlage, wie z. B. den Text und die Tabellenspalten, bearbeiten und neue hinzufügen.

Die Vorlage endet mit einer Unterseite „Zusammenfassung”. Diese enthält einen Abschnitt „Budgetaufschlüsselung” mit einem Kreisdiagramm, die Vertragsbedingungen und einen Abschnitt, in dem der Verfasser und die für die Genehmigung zuständige Person ihre Signaturen zur Bestätigung der Annahme des Angebots leisten können.

5. ClickUp-Vorlage für Förderanträge

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Wenn Sie Hilfe bei der Finanzierung von Lieferanten und anderen Teilnehmern Ihres Projektbudgets benötigen, müssen Sie das Projekt vorstellen und bei den Stakeholdern einen Zuschuss beantragen. Dazu müssen Sie einen wirkungsvollen Zuschussantrag erstellen, der für Sie überzeugend ist. Auch hier ist ClickUp wieder für Sie da!

Die ClickUp-Vorlage für Förderanträge ist die beste Wahl, wenn es um Finanzierungsanträge geht. Sie ist anfängerfreundlich und beginnt mit einem Dokument, das als Legende dient und erklärt, wie alle Elemente am besten verwendet werden können.

Die Listenansicht ist der Ort, an dem die meisten Aktionen stattfinden. Es handelt sich um eine Datenbank für alle anderen Ansichten, die alle Teile des Angebots enthält und in Gruppen wie „Allgemeines“, „Problemdefinition“ und „Budget“ organisiert ist. Sie können diese Gruppen nach Ihren Wünschen benutzerdefiniert anpassen.

Die Spalten umfassen den Mitarbeiter, das Fälligkeitsdatum, die Beschreibung der Priorität, die Kosten im ersten Jahr und die Leistungsmessung, aber Sie können diese auch an Ihren Projektmanagementprozess anpassen. Andere Ansichten umfassen ein Kanban-Board und eine Projektzeitplan-Kalenderansicht, die Ihnen eine Zeitleiste mit den geplanten Angebotselementen gibt.

6. ClickUp-Vorlage für Geschäftsvorschläge

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In der Flut von Geschäftsvorschlägen muss sich Ihr Angebot von anderen abheben, um Erfolg zu haben und die richtigen Clients anzusprechen. 🎣

Die Vorlage für Geschäftsvorschläge von ClickUp enthält zahlreiche Tools und Features zur Optimierung der Erstellung von Angeboten und der Geschäftskommunikation. Wie alle ClickUp-Vorlagen beginnt auch diese mit einem Dokument, in dem die wichtigsten Elemente und deren optimale Verwendung beschrieben werden.

Die Vorlage enthält viele Ansichten. Die wichtigste davon ist die Liste „Business Proposal Steps“ (Schritte des Geschäftsvorschlags), die während der Erstellung und des Angebotsprozesses als Erinnerung und Checkliste dient. Zu den Standardspalten gehören:

Durch Klicken auf einzelne Schritte/Aufgaben können Sie zusätzliche Informationen dazu anzeigen, z. B. Unteraufgaben, Abhängigkeiten und Anhänge. Mit ClickUp Docs ist es ganz einfach, den Ausschreibungsprozess mit internen Stakeholdern zu erstellen.

Weitere Ansichten sind eine Liste mit Prioritäten, in der Aufgaben nach ihrer Priorität gruppiert sind, ein Dokument mit E-Mail-Vorlagen, in dem Sie E-Mails für später speichern können, eine Aufgabenübersicht, ein Gantt-Diagramm und eine Workload-Ansicht.

ClickUp ermöglicht die Automatisierung der Angebotserstellung und vieler anderer Geschäftsprozesse. Es führt die Nachverfolgung des Fortschritts von Aufgaben durch und aktualisiert die Spalte mit dem Status. Sie können auch benutzerdefinierte automatisierte Aktionen hinzufügen.

7. ClickUp-Vorlage für Dienstleistungsangebote

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Wenn Sie Dienstleistungen statt Elemente verkaufen, ist oft ein anderer Ansatz erforderlich. Die ClickUp-Vorlage für Dienstleistungsangebote soll Ihnen dabei helfen, potenzielle Clients von Ihrer Kompetenz und Fähigkeit zu überzeugen, ihre Probleme zu lösen, und somit einen Auftrag zu erhalten.

Die Vorlage beginnt mit den Kontaktdaten beider Parteien. In den folgenden beiden Abschnitten, „Projektbeschreibung“ und „Unternehmenshintergrund“, können Sie ausführlich Ihr Geschäft und Ihr Projekt beschreiben und erläutern, wie es dazu gekommen ist. ✍️

Der folgende Abschnitt bezieht sich auf die vorab vereinbarten Ziele, die vorgeschlagenen Dienstleistungen und eine grobe Zeitschätzung für jede einzelne. Danach können Sie den Arbeitsumfang definieren, d. h.:

Unten können Sie eine Liste mit den Gebühren und Preisen aller vorgeschlagenen Dienstleistungen erstellen und Signaturen einholen, um das Dokument abzuschließen.

Wie bei den vorherigen ClickUp-Vorlagen können Sie auch hier durch Einbetten von Bildern und Ändern der Schriftart eine persönliche Note hinzufügen.

8. ClickUp-Vorlage für Projektanfragen

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Während die vorherigen Vorlagen für Anfänger geeignet waren, erfordert diese Vorlage aufgrund ihrer Komplexität mehr Aufwand, um sie zu beherrschen. Schließlich ist die Projektanfragevorlage von ClickUp in Bezug auf ihre Features wie ein All-you-can-eat-Buffet. 🍽️

Sobald Sie den Dreh raus haben, können Sie Ihre gesamte Projektplanung auf einer einzigen Plattform durchführen. So können Sie Anfragen sammeln und verwalten, sie als Aufgaben zuweisen und ihren Fortschritt überwachen.

Diese Vorlage ist ein Ordner, der aus zwei Listen besteht: „Anfrageformular & Rückstand“ und „Genehmigte Projekte“. In der ersten Liste finden Sie mehrere Ansichten:

In der Liste der genehmigten Projekte können Sie die ersten Anfragen (oder Anfragen) herausgreifen, die für die Produktion bereit sind, und sich darauf konzentrieren, um zu sehen, wie Ihre Projekte gedeihen, wenn sie verwirklicht werden. 🌼

9. Word-RFQ-Vorlage von Template.net

Wenn Sie Word bevorzugen, könnte diese Option für Sie geeignet sein. Die RFQ-Vorlage von Template.net in Word ist minimalistisch und auf den Punkt gebracht und erfordert nur geringen Aufwand sowohl auf Seiten des Unternehmens als auch auf Seiten des Lieferanten.

Es besteht aus nur drei Abschnitten: Kontaktdaten des Absenders und Empfängers, Hintergrundinformationen und Details zur Anfrage. Der Hintergrund umfasst die Beschreibung des Dokuments und erwähnt kurz das gewünschte Produkt und die Frist.

In der Tabelle mit den Anfragedetails können Sie ins Detail gehen und der anderen Partei genau mitteilen, was Sie benötigen. Sie enthält Informationen wie:

Neben Word funktioniert diese Vorlage auch mit Google Docs und Apple Pages. Beachten Sie, dass Sie ein kostenpflichtiger Abonnent von Template.net sein müssen, um sie herunterladen zu können.

10. Excel-RFQ-Vorlage von Vertex42

Nutzen Sie die kostenlose RFQ-Vorlage von Vertex42 in Excel oder Google Tabellen und erleben Sie, wie sich Ihr Beschaffungsprozess von alltäglich zu hervorragend wandelt.

Abgesehen vom Format unterscheidet es sich nicht wesentlich von der zuvor aufgeführten Liste der Vorlagen. Es enthält Abschnitte für die Kontaktdaten von Clients und Lieferanten sowie Details zu Angeboten und Anfragen.

Im Beschreibungsfeld können Sie alle benötigten Elemente oder Dienstleistungen sowie deren Preise auflisten und mit einem Vermerk kennzeichnen, dass der Betrag steuerpflichtig ist. Einer der größten Vorteile von Excel ist, dass es Berechnungen für Sie durchführen kann, wodurch Sie Zeit sparen und das Risiko von Fehlern verringern. Außerdem können Sie schnell detaillierte Berichte erstellen.

Der letzte Abschnitt der Vorlage enthält die Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Nutzen Sie diesen Abschnitt, um technische Details und Präferenzen anzugeben. Sie können auch eine Signatur hinzufügen. Wie von Vertex42 empfohlen, sollten Sie die Vorlage als PDF-Datei exportieren, bevor Sie sie an die Lieferanten verteilen.

Die 10 besten RFQ-Vorlagen – eine Übersicht

Eine kurze Übersicht über alle Vorlagen und ihre Funktionen finden Sie in der folgenden Tabelle:

Optimierung des Angebotsanfrageprozesses mit Vorlagen – Abschließende Gedanken

Behandeln Sie Ihre Angebotsanfragen nicht als Nebensache. Wenn Sie ihnen etwas Aufmerksamkeit schenken, öffnen Sie sich zahlreiche Möglichkeiten bei Anbietern. 🚪

Glücklicherweise müssen Sie mit diesen praktischen RFQ-Vorlagen nicht viel Zeit und Aufwand aufwenden, um sie professionell aussehen zu lassen. Sie müssen nur die Felder ausfüllen und gegebenenfalls benutzerdefiniert anpassen, und schon können Sie sich über eine optimierte und erfolgreiche Beschaffung freuen!