Ein akademischer Berater betreut im Durchschnitt 296 Studierende, an großen Einrichtungen steigt diese Zahl auf 600. Ein in eine Projektmanagement-Plattform integrierter KI-Agent kann die Terminplanung, die Nachverfolgung von Studienfortschritten, die Aufhebung von Einschreibungssperren und die Kennzeichnung von gefährdeten Studierenden automatisieren und gibt den Beratern so die Zeit zurück, die sie für die Unterhaltungen benötigen, die tatsächlich die Studienergebnisse der Studierenden verbessern.
Nachfolgend finden Sie eine kopierfertige Eingabeaufforderung für den KI-Agenten, die Sie in ClickUp einfügen können, um innerhalb weniger Minuten einen vollständigen Arbeitsbereich für die Studienberatung einzurichten. Bevor Sie diese jedoch nutzen, ist es hilfreich, sich die operative Überlastung anzusehen, die ein solches System beheben soll. Für die meisten Beratungszentren besteht das Problem nicht darin, dass die Berater nicht wissen, was die Studierenden benötigen. Vielmehr sind Fallzahlen, Sperren, Kontaktpflege und Dokumentation über zu viele voneinander getrennte tools verteilt, als dass das Team proaktiv arbeiten könnte.
Für wen ist dieses Setup zur Studienberatung geeignet?
Dieses Setup richtet sich an Leiter von Beratungszentren, Studienberater, Teams für den Studienerfolg, Mitarbeiter im Bereich Studienerhalt, Support-Teams für die Immatrikulation sowie Verwaltungsmitarbeiter, die für die Koordination von Beratung, Kontaktpflege und Nachbetreuung von Studierenden zuständig sind. Es ist besonders nützlich für Einrichtungen, die zwar bereits über Studentensysteme verfügen, aber bei der Verwaltung von Fallzahlen, Sperren, Interventionen und Beratungsunterlagen immer noch auf manuelle Koordination angewiesen sind.
Das Problem: Ihr Beratungszentrum führt eine Triage durch, anstatt zu beraten
Wenn Sie ein Beratungszentrum leiten, spricht die Statistik gegen Sie. Eine nationale NACADA-Umfrage ergab, dass die durchschnittliche Fallzahl für einen hauptamtlichen Studienberater bei 296 Studierenden liegt, wobei große Einrichtungen Durchschnittswerte von 600 melden. Bei solchen Zahlen werden Einzeltermine zum Luxus. Die meisten Interaktionen sind rein transaktional: die Sperre aufheben, die Ausnahmegenehmigung erteilen, zum dritten Mal heute dieselbe Frage zu den Voraussetzungen beantworten.
Die Folgekosten sind messbar. Eine Umfrage von Inside Higher Ed/College Pulse ergab, dass fast die Hälfte der Studierenden nicht über die für den Abschluss erforderlichen Kurse und Studienabläufe beraten wurde, und nur 52 % geben an, überhaupt über ihren Studienfortschritt beraten worden zu sein. Diese Lücke ist nicht darauf zurückzuführen, dass sich die Berater nicht kümmern. Sie entsteht dadurch, dass die Berater in manuellen Prozessen versinken: Sie kopieren Studienpläne in Tabellenkalkulationen, versenden E-Mails mit Anmelde-Erinnerungen, dokumentieren Beratungsnotizen in drei verschiedenen Systemen und suchen nach Studierenden, die ihre Termine versäumt haben.
Wenn die Beratung reaktiv erfolgt, fallen Studierende durch das Raster. Studierende ohne Studienfach entscheiden sich nicht. Anrechnungsleistungen bleiben unbewertet. Studierende der ersten Generation, die am meisten Unterstützung benötigen, erhalten am wenigsten, da sie am seltensten proaktiv einen Termin vereinbaren.
So hat die Miami University das Problem gelöst: Die Miami University hat ihre fragmentierten studentenbezogenen Abläufe in ClickUp zusammengeführt und isolierte Tools durch eine zentralisierte Plattform ersetzt, die als Repository für die Nachverfolgung von 19.107 Interaktionen mit Studierenden dient. ero.
Michael Turner, stellvertretender Direktor:
ClickUp ist ein großartiges tool, das wir nutzen, um organisiert zu bleiben und den Überblick zu behalten. Die Plattform hat uns ein Repository zur Verfügung gestellt.
ClickUp ist ein großartiges tool, das wir nutzen, um organisiert zu bleiben und den Überblick zu behalten. Die Plattform hat uns ein Repository zur Verfügung gestellt.
Das ist die Chance, die sich hier bietet. Nicht das Ersetzen von Beratungssystemen, sondern die Schaffung einer einheitlichen, transparenten Ebene rund um die Workflows der Studierendenbetreuung. Der schnellste Weg, dieses Modell zu testen, besteht darin, ein funktionierendes Setup für die Beratungsarbeit innerhalb Ihrer Projektmanagement-Plattform zu erstellen.
Möchten Sie ein ähnliches Modell in Ihrem eigenen Beratungszentrum testen? Beginnen Sie mit der unten stehenden Vorlage und passen Sie diese an Ihr Beratungsmodell, die Größe Ihrer Fallzahlen und Ihre Prioritäten beim Support für Studierende an.
Möchten Sie ein ähnliches Modell in Ihrem eigenen Beratungszentrum testen? Beginnen Sie mit der unten stehenden Vorlage und passen Sie diese an Ihr Beratungsmodell, Ihre Fallzahl und Ihre Prioritäten bei der Unterstützung der Studierenden an.
Möchten Sie ein ähnliches Modell in Ihrem eigenen Beratungszentrum testen? Beginnen Sie mit der unten stehenden Vorlage und passen Sie diese an Ihr Beratungsmodell, Ihre Fallzahlen und Ihre Prioritäten beim Support für Studierende an.
Möchten Sie ein ähnliches Modell in Ihrem eigenen Beratungszentrum testen? Beginnen Sie mit der unten stehenden Vorlage und passen Sie diese an Ihr Beratungsmodell, Ihre Fallzahl und Ihre Prioritäten bei der Studierendenbetreuung an.
Die Aufgabe: Erstellen Sie Ihren Workspace für die Studienberatung mit KI
Kopieren Sie diese Eingabeaufforderung, fügen Sie sie in ClickUp Brain ein, um Ihren eigenen ClickUp Super Agent zu erstellen, geben Sie die Daten Ihrer Einrichtung ein, und Sie erhalten einen kompletten Arbeitsbereich für die Studienberatung mit Dashboards für Fallzahlen, Nachverfolgung von Abschlüssen, Termin-Workflows und allem, was dazugehört.
Das Ergebnis sollte Ihnen einen soliden ersten Entwurf Ihrer Betriebsstruktur liefern, einschließlich Aufgaben-Hierarchien, Kontaktlogik, Risikokontrollpunkten und Beratungs-Workflows. Ihr Team kann diesen dann benutzerdefiniert an Ihr Beratungsmodell, Ihre Studierenden-Population und Ihre personellen Kapazitäten anpassen.
Das Ergebnis sollte Ihnen einen soliden ersten Entwurf Ihrer Betriebsstruktur liefern, einschließlich Aufgaben-Hierarchien, Kontaktlogik, Risikokontrollpunkten und Beratungs-Workflows. Ihr Team kann diesen dann benutzerdefiniert an Ihr Beratungsmodell, Ihre Studierenden-Population und Ihre personellen Kapazitäten anpassen.
Aufforderung:
→ Sind Sie bereit, Ihren ersten Super-Agenten für das Fördermittelmanagement zu erstellen?
Öffnen Sie ClickUp Brain und fügen Sie den obigen Befehl ein, um einen benutzerdefinierten Super-Agenten für Ihren Workspace zu erstellen.
So richten Sie es in ClickUp ein (4 Schritte)
Bevor Sie Ihren Space einrichten, sammeln Sie die Beratungsdaten, die Ihr Team bereits für Fallzahlen, Termine, Studienfortschritt, Einschreibesperren und Interventions-Workflows nutzt. Dazu gehören in der Regel die Einstufung der Studierenden, der Status als Hauptfachstudent oder Studienanfänger, der zugewiesene Berater, der Notendurchschnitt (GPA), erworbene Credits, Informationen zur Studienleistungsprüfung, Einschreibesperren und die jüngste Kontaktgeschichte zur Studienberatung. Wenn Sie mit sauberen Eingaben beginnen, werden Ihre Automatisierungen, Dashboards und Outreach-Workflows wesentlich zuverlässiger.
- Erstellen Sie Ihre Workspace-Struktur Richten Sie einen eigenen Space namens „Studienberatung“ ein. Fügen Sie Ordner hinzu, die Ihren Beratungs-Workflow widerspiegeln: „Aktive Fälle“ für Berater- oder hochschulbasierte Listen mit Studenten, „Termine & Kontakt“ für geplante Termine, Spontananmeldungen, Gruppenberatung und proaktive Kontaktkampagnen, „Anmeldung & Sperren“ für die Aufhebung von Sperren, Überbrückungsanfragen und die Bereitschaft zur Anmeldung, „Studienfachauswahl“ für Studenten ohne Studienfachwahl und Workflows zur Studienfachwahl sowie „Interventionen“ für gefährdete Studenten, Unterstützung bei Bewährungsauflagen und Nachsorgepläne.
- Konfigurieren Sie benutzerdefinierte Felder für jede Studierendenaufgabe Fügen Sie Ihren Vorlagen für Studierendenaufgaben benutzerdefinierte Felder hinzu, damit jeder Datensatz eines zu beratenden Studierenden die wichtigsten Daten enthält, die Ihr Team benötigt, um proaktiv zu beraten und den Fortschritt zu verfolgen. Fügen Sie Felder für die Studierenden-ID, die Einstufung, Haupt- oder Nebenfach, den zugewiesenen Berater, den kumulativen Notendurchschnitt, die erworbenen Kreditpunkte, das Risikoniveau, das Datum des letzten Beratungskontakts, Sperren bei der Anmeldung und den nächsten Termin hinzu. Diese einheitliche Struktur macht Dashboards, Automatisierungen und das Fallmanagement wesentlich zuverlässiger.
- Fügen Sie die Eingabeaufforderung in ClickUp Brain ein Öffnen Sie ClickUp Brain in Ihrem neuen Space und fügen Sie die obige Eingabeaufforderung ein. Geben Sie Ihre Variablen ein, darunter den Namen der Einrichtung, den Einrichtungstyp, das Beratungsmodell, die Anzahl der Berater, die durchschnittliche Fallzahl und die derzeit verwendeten Tools. Verwenden Sie die generierte Ausgabe, um einen ersten Entwurf Ihrer Dashboards für die Fallzahlen, Termin-Workflows, das Sperrverwaltungssystem und die Interventionsprozesse zu erstellen, und passen Sie diesen anschließend an Ihr Beratungsmodell an.
- Richten Sie Automatisierungen für die laufende Verwaltung ein Erstellen Sie Automatisierungen, um die Beratungsarbeit ohne ständige manuelle Nachverfolgung am Laufen zu halten. Nutzen Sie Regeln als Auslöser für proaktive Kontaktaufnahme, um ungelöste Sperren bei der Immatrikulation zu eskalieren, nicht deklarierte Studierende zu kennzeichnen, die sich der Grenze für Guthaben nähern, die Dokumentation nach Terminen anzuregen und gefährdete Studierende zu identifizieren, bevor sie aus dem Blickfeld geraten.
Richten Sie einen eigenen Space namens „Studienberatung“ ein. Fügen Sie Ordner hinzu, die Ihren Beratungs-Workflow widerspiegeln: „Aktive Fälle“ für Berater- oder hochschulbasierte Studentenlisten, „Termine & Kontakt“ für geplante Termine, Spontananmeldungen, Gruppenberatung und proaktive Kontaktkampagnen, „Anmeldung & Sperren“ für die Aufhebung von Sperren, Überbrückungsanträge und die Bereitschaft zur Anmeldung, „Studienfachauswahl“ für Studenten ohne Studienfachwahl und Workflows zur Studienfachwahl sowie „Interventionen“ für gefährdete Studenten, Unterstützung bei Bewährungsauflagen und Nachsorgepläne.
Fügen Sie Ihren Vorlagen für Studentenaufgaben benutzerdefinierte Felder hinzu, damit jeder Datensatz eines betreuten Studenten die wichtigsten Daten enthält, die Ihr Team benötigt, um proaktiv zu beraten und den Fortschritt zu verfolgen. Fügen Sie Felder für die Studenten-ID, die Einstufung, Haupt- oder Nebenfach, den zugewiesenen Berater, den kumulativen Notendurchschnitt, die erworbenen Credits, das Risikolevel, das Datum des letzten Beratungskontakts, Sperren bei der Anmeldung und den nächsten Termin hinzu. Diese einheitliche Struktur macht Dashboards, Automatisierungen und das Fallmanagement wesentlich zuverlässiger.
Öffnen Sie ClickUp Brain in Ihrem neuen Space und fügen Sie die obenstehende Eingabeaufforderung ein. Geben Sie Ihre Variablen ein, darunter den Namen der Einrichtung, den Einrichtungstyp, das Beratungsmodell, die Anzahl der Berater, die durchschnittliche Fallzahl und die derzeit verwendeten tools. Verwenden Sie die generierte Ausgabe, um einen ersten Entwurf Ihrer Dashboards für die Fallzahlen, Termin-Workflows, das Sperrverwaltungssystem und die Interventionsprozesse zu erstellen, und passen Sie diesen anschließend an Ihr Beratungsmodell an.
Erstellen Sie Automatisierungen, um die Beratungsarbeit ohne ständige manuelle Nachverfolgung am Laufen zu halten. Nutzen Sie Regeln als Auslöser für proaktive Kontaktaufnahme, um ungelöste Sperren bei der Immatrikulation zu eskalieren, nicht deklarierte Studierende zu kennzeichnen, die sich der Kreditpunkteschwelle nähern, die Dokumentation nach Terminen anzuregen und gefährdete Studierende zu identifizieren, bevor sie aus dem Blickfeld geraten.
Sind Sie bereit, diese Workflows in ein wiederholbares System umzuwandeln? Erstellen Sie Ihren ClickUp-Workspace für das Fördermittelmanagement.
💡 Profi-Tipp: Beginnen Sie mit einem Workflow, z. B. für Anmeldesperren, die Betreuung gefährdeter Studierender oder die Nachverfolgung von Terminen, bevor Sie das System auf den gesamten Beratungsbetrieb ausweiten. Ein kleinerer Pilotversuch hilft Ihrem Team, Vorlagen, Übergaben und Regeln der Automatisierung zu optimieren, bevor Sie das System skalieren.
Empfohlene benutzerdefinierten Felder für Aufgaben der Studienberatung
Diese Felder sorgen für einheitliche Arbeitsprotokolle über Fallzahlen, Termine, Studienplanung, die Aufhebung von Sperren und Interventions-Workflows hinweg.
| Feld | Typ | Zweck |
|---|---|---|
| Studierenden-ID | Kurztext | Eindeutige Studenten-ID |
| Klassifizierung | Ausklappen | Erstsemester, Zweitsemester, Drittsemester, Viertsemester, Master-Studierende, Quereinsteiger |
| Haupt-/Nebenfach | Ausklappen | Studienprogramm oder Status des Studierenden |
| Zugewiesener Berater | Personen | Hauptbetreuer, der für den Studierenden verantwortlich ist |
| Kumulativer Notendurchschnitt | Anzahl | Übersicht über den akademischen Status |
| Erworbene Guthaben | Anzahl | Fortschritte auf dem Weg zum Studienabschluss |
| Risikostufe | Ausklappen | Grün, Gelb, Rot |
| Letzter Beratungstermin | Datum | Jüngste Interaktion zwischen Studierenden und Beratern |
| Anmeldesperren | Beschreibungen oder Dropdown | Beratungssperre, Finanzielle Sperre, Impfsperre, Verhaltenssperre, Überschreibung erforderlich |
| Nächster Termin | Datum | Bevorstehendes Meeting zur Beratung |
| Status des Studienfortschritts | Ausklappen | Auf Kurs, Überprüfung erforderlich, gefährdet, Überprüfung des Studienabschlusses |
| Status „Unentschieden“ | Ausklappen | Studienfach gewählt, Studienfach in der Suche, Studienfach eingegrenzt, Absicht zur Studienfachwahl |
📘 Lesen Sie auch: Sehen Sie sich alle Benutzerdefinierten Felder an, um zu entscheiden, welche Felder für Ihren Fördermittel-Workflow am besten geeignet sind.
Beispiele für zentrale Automatisierung in der Studienberatung
Nachdem Sie Ihre benutzerdefinierten Felder eingerichtet haben, erstellen Sie Automatisierungen, die die Arbeitslasten, die Kundenansprache, Sperren und Interventions-Workflows am Laufen halten, ohne dass wiederholte manuelle Nachverfolgung erforderlich ist.
| Wann… | Dann… |
|---|---|
| Ein Studierender hat seit 60 Tagen keinen Ansprechpartner für die Studienberatung | Erstellen Sie eine proaktive Kontaktierungsaufgabe und weisen Sie diese dem Berater zu |
| Eine Zwischennote in einem Hauptfach fällt unter C | Kennzeichnen Sie den Studierenden als „gelbes Risiko“ und erstellen Sie eine Aufgabe für einen Folgetermin |
| Ein Studierender hat eine Beratungssperre, bevor die Einschreibung beginnt | Erstellen Sie eine Aufgabe zur Aufhebung von Sperren und priorisieren Sie die Kontaktaufnahme nach Klassifizierung |
| Ein Student ohne Studienfach hat 45 Guthaben erreicht, ohne ein Fach zu wählen | Als Auslöser für die Checkliste zur Studienfachwahl dient der Berater. Benachrichtigen Sie den Berater. |
| Ein Studierender wird als „rotes Risiko“ gekennzeichnet | Erstellen Sie eine Aufgabe für einen Interventionsplan mit Kontrollpunkten nach 2 und 6 Wochen |
| Ein Termin wird als „fertiggestellt“ markiert | Fordern Sie den Berater auf, Notizen, Elemente, Überweisungen und den nächsten Termin für die Nachverfolgung zu protokollieren |
Was der Agent während des gesamten Beratungszyklus abdeckt
Ein KI-Agent für die Studienberatung ist kein Chatbot, der Fragen zu Kurskatalogen beantwortet. Es handelt sich um ein System, das in Ihrem Workspace für Projektmanagement läuft und die strukturierten, wiederkehrenden Aufgaben übernimmt, die Ihr Team derzeit manuell erledigt: Nachverfolgung von Fallzahlen, Kennzeichnung gefährdeter Studierenden, Verwaltung von Sperren und Dokumentation von Beratungsgesprächen.
| Lebenszyklusphase | Was der Mitarbeiter zu erledigen hat | Was es ersetzt |
| Aufnahme & Zuweisung | Weist neue Studierende automatisch Beratern zu, basierend auf Studienfach, Studienjahr und Kapazität; erstellt Checklisten für die Vorberatung | Manueller Fallausgleich auf Basis von Tabellenkalkulationen und E-Mail-Vorstellungen |
| Studienplanung | Verfolgt Studienanforderungen, Kursabfolge und den Fortschritt bei der Anrechnung von Leistungspunkten; kennzeichnet Studierende, die vom vierjährigen Studienplan abweichen | Der Berater gleicht jedes Semester manuell DegreeWorks und Tabellenkalkulationen ab |
| Proaktive Kontaktaufnahme | Auslöser für Kontaktmaßnahmen, wenn Studierende Meilensteine verpassen: kein Kontakt seit 60 Tagen, noch keine Studienrichtung gewählt nach 45 Credits, Benachrichtigungen zu Zwischennoten | Reaktives Modell, bei dem sich Studierende selbst melden und Termine buchen müssen |
| Support bei der Anmeldung | Verwaltet Warteschlangen zur Aufhebung von Sperren, verarbeitet Freigaben für die Studienberatung vor den Einschreibungsfristen und führt die Nachverfolgung von Überbrückungsanträgen durch | E-Mail-Ketten, Warteschlangen bei der persönlichen Beratung und hektische Anmeldungen in letzter Minute |
| Studienfachauswahl | Verfolgt den Fortschritt von Studierenden ohne Studienfachwahl durch Orientierungsaktivitäten, Karrierebewertungen und Fakultäts-Meetings bis hin zur Studienfachwahl | Informelle Rücksprachen ohne Dokumentation oder Rechenschaftspflicht |
| Intervention & Übergabe | Kennzeichnet gefährdete Studierende anhand einer Risikobewertung, erstellt Interventionspläne mit Nachverfolgungsplänen und überträgt die vollständige Historie bei der Übergabe an einen neuen Berater | Verlorenes Wissen, wenn Berater das Unternehmen verlassen oder Studierende den Studiengang wechseln |
Möchten Sie sehen, wie Super Agents in einer echten ClickUp-Umgebung funktionieren? Sehen Sie sich die folgende Anleitung an, um zu erfahren, wie KI-generierte Workflows, Aufgaben und Automatisierungen in der Praxis zusammenwirken.
Varianten für verschiedene Arten von Einrichtungen
Die obige Anleitung gilt für alle Hochschuleinrichtungen, die ClickUp nutzen. Passen Sie die Anleitung an Ihre Einrichtung an:
| Art der Einrichtung | Wichtige Anpassungen |
| R1-Forschungsuniversität (über 600 Studierende pro Berater) | Verwenden Sie die vollständige Eingabeaufforderung unverändert. Fügen Sie eine Koordinierungsebene für Fachbereichsberater hinzu. Beziehen Sie Beratungsabläufe für Doktoranden mit ein. Integrieren Sie die Übergabe der Beratung zwischen zentraler und fachbereichsspezifischer Beratung bei der Wahl des Hauptfachs. |
| R2-Universität (300–500 Studierende pro Berater) | Vereinfachen Sie die Risikobewertung auf zwei Stufen (auf Kurs / erfordert Aufmerksamkeit). Reduzieren Sie den Workflow zur Studienfachauswahl, um sich auf Studierende ohne Studienfachwahl mit mehr als 30 Credits zu konzentrieren. Fügen Sie die Bewertung von Transferstudierenden als Workflow mit Priorität hinzu. |
| Vorwiegend Bachelor-Hochschule (100–250 Studierende pro Berater) | Legen Sie den Schwerpunkt auf die Dokumentation der beziehungsorientierten Beratung. Fügen Sie die Koordination der Fachberater hinzu, da viele PUIs gemeinsame Modelle verwenden. Fügen Sie eine Vorlage für einen Vierjahresplan hinzu, die gemeinsam mit jedem Studierenden bei der Orientierung erstellt wird. |
| Community College (über 400 Studierende pro Berater) | Konzentrieren Sie sich auf Studienwegberatung und die Erkundung von Meta-Studiengängen. Ersetzen Sie die Nachverfolgung von vierjährigen Studiengängen durch die Nachverfolgung von Associate-Abschlüssen und Transferwegen. Fügen Sie die Überwachung von Doppelimmatrikulationen und Doppelanrechnungen hinzu. Priorisieren Sie die SAP-Nachverfolgung für Studienbeihilfen. |
| Berufsschule (sehr unterschiedlich) | Ersetzen Sie die Nachverfolgung von Studienplänen durch die Nachverfolgung des Studienabschlusses. Fügen Sie die Nachverfolgung von Meilensteinen bei Qualifikationen und Zertifizierungen hinzu. Konzentrieren Sie sich auf die Vermittlung in die Industrie und die Koordination von Arbeitgeberpartnerschaften. Beziehen Sie Zeitleisten für die Vorbereitung auf Zulassungsprüfungen mit ein. |
Führen Sie die Studienberatung an einem Ort durch
Die akademische Beratung bricht zusammen, wenn Fallzahlen, Studienfortschritt, Terminnotizen, Einschreibesperren und Interventionspläne in getrennten Systemen gespeichert sind, ohne dass eine gemeinsame Arbeitsansicht vorhanden ist. Mit ClickUp Brain, benutzerdefinierten Feldern und Automatisierungen kann Ihre Einrichtung die Beratungsabläufe in ein wiederholbares System umwandeln, das Fallmanagement, Nachverfolgung des Abschlusses, die Aufhebung von Sperren und proaktive Studentenbetreuung an einem Ort unterstützt.
Das Ziel ist nicht, Ihr SIS, Ihre Plattform zur Studiengangsprüfung oder Ihre Beratungsplattform zu ersetzen. Es geht darum, den Koordinationsaufwand zu reduzieren, die Sichtbarkeit über den gesamten Studienverlauf zu verbessern und Beratern mehr Zeit für die Unterhaltungen zu geben, die tatsächlich etwas bewirken. Beginnen Sie mit der obigen Anleitung, passen Sie sie an Ihr Beratungsmodell und Ihre Studierendenpopulation an und erstellen Sie ein Setup, das Ihr Team tatsächlich jedes Semester nutzen kann.
Starten Sie kostenlos mit ClickUp.
Häufig gestellte Fragen zur akademischen Beratung mithilfe von KI
Nein. KI-Agenten automatisieren die Verwaltungsaufgaben, die Berater daran hindern, ihre eigentliche Beratungsarbeit zu leisten: die Nachverfolgung von Fallzahlen, die Verwaltung von Sperren, das Dokumentieren von Notizen und das Markieren von gefährdeten Studierenden. Die beziehungsorientierte, entwicklungsorientierte Beratung, die die Lernergebnisse der Studierenden verändert (z. B. die Unterstützung von Studierenden der ersten Generation bei der Studienfachwahl oder das Coaching von Studierenden mit Schwierigkeiten während der akademischen Bewährungsphase), erfordert nach wie vor einen menschlichen Berater. Der Agent verschafft Beratern mehr Zeit für diese Unterhaltungen.
Der KI-Agenten-Workspace arbeitet mit Ihren bestehenden Systemen für Studierendeninformationen und Studiengangsprüfung zusammen. Daten zum Studienfortschritt aus Ihrem SIS (Banner, PeopleSoft, Colleague) und Prüftools (DegreeWorks, uAchieve) werden in benutzerdefinierte Felder für jede Studierendenaufgabe synchronisiert. Der Agent ersetzt nicht Ihr Stammdatensystem. Er wird zur operativen Ebene, auf der Ihr Beratungsteam Aufgaben, Kontaktmaßnahmen und die Zusammenarbeit auf Basis dieser Studierendendaten verfolgt.
ClickUp verfügt über SOC 2-, ISO 27001-, ISO 27017-, ISO 27018- und ISO 42001-Zertifizierungen und unterstützt SSO, rollenbasierte Berechtigungen sowie Verschlüsselung im Ruhezustand und während der Übertragung. Dank der Berechtigungen auf Berater-Ebene sieht jeder Berater nur die ihm zugewiesenen Studierenden. Es werden keine Daten zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Alle Details finden Sie auf der Seite der Sicherheit.
Jede Interaktion im Rahmen der Studienberatung wird im Aufgabenverlauf des Studierenden dokumentiert: Notizen, Aktionspunkte, Überweisungen, Interventionspläne und Termine für die Nachverfolgung. Wenn ein Studierender den Berater wechselt (aufgrund eines Studienfachwechsels, des Ausscheidens des Beraters oder einer Neuverteilung der Fallzahlen), wird der gesamte Beratungsverlauf mit der Aufgabe übertragen. Es geht kein institutionelles Wissen verloren, was die häufigste Beschwerde bei einem Beraterwechsel ist.
Nein. Die Eingabeaufforderung enthält Variablen für den Institutionstyp und das Beratungsmodell. Ein kleines Liberal-Arts-College mit 150 Studierenden pro Berater profitiert ebenso von den Automatisierungen bei Dokumentation, Übergabe und proaktiver Kontaktaufnahme wie eine R1-Universität mit 600 Studierenden pro Berater. Erfahren Sie außerdem, wie KI-Agenten bei der Fördermittelverwaltung und der institutionellen Forschung auf Ihrem Campus helfen können.