Wenn Sie im Bereich Talent Acquisition tätig sind, spüren Sie derzeit sicherlich den Druck, der durch KI entsteht.
Ihre Führungskräfte lesen Schlagzeilen über KI-orientierte Unternehmen. Ihre Personalverantwortlichen experimentieren selbst mit verschiedenen tools. Anbieter versprechen Ihnen immer wieder, dass eine weitere Plattform Ihren Trichter auf magische Weise reparieren wird.
In der Zwischenzeit führen Sie weiterhin Aufnahmereservierungen durch, suchen nach Kontext, jonglieren mit tools und versuchen, den Kandidaten eine gute Erfahrung zu bieten.
Diese Spannung kam bei der Gem KI Showcase in San Francisco, einem Ereignis mit Schwerpunkt auf Personalbeschaffung und Talenten, deutlich zum Ausdruck. Die Podiumsdiskussion drehte sich um eine einfache Frage: Wie baut man ein KI-first-Recruiting-Team auf, das in der Praxis tatsächlich funktioniert?
Ich habe mich aus einem etwas anderen Blickwinkel an der Unterhaltung beteiligt. Bei ClickUp arbeite ich in der Personalbeschaffung eines Unternehmens, das KI-Produkte entwickelt und Tausende von internen „Superagenten” im gesamten Geschäft einsetzt. Das bedeutet, dass meine Personalverantwortlichen und Stakeholder bereits in Begriffen wie Workflows, Agenten und Automatisierung denken.
Ich möchte Ihnen freigeben, was wir bisher über den Einsatz von KI in der Personalbeschaffung gelernt haben, wie sie die Rolle des Personalvermittlers bei ClickUp verändert hat und welche praktischen Maßnahmen TA-Führungskräfte ergreifen können, auch wenn sie nicht in einem KI-Unternehmen arbeiten.
Wie KI die Rolle des Personalvermittlers bei ClickUp tatsächlich verändert hat
Beginnen wir ganz unten.
Bevor wir diese Agenten hatten, begann ein typischer Auftrag damit, dass ich hauptsächlich zu erledigen hatte, Informationen zu beschaffen. Ich verbrachte die ersten 20 oder 30 Minuten damit, denselben Kontext aus drei verschiedenen Quellen zusammenzutragen und zu versuchen, die Anforderungen aus der Anfrage, die Informationen aus Slack und die Gedanken des Personalverantwortlichen in Einklang zu bringen.
Ich verließ den Raum mit zwölf offenen Fragen und einer langen Liste von Dingen, die ich noch klären musste, bevor wir überhaupt mit der Suche beginnen konnten.
Jetzt gehe ich mit einem Erstgesprächsprotokoll, einem Entwurf für eine Suchstrategie und einer realistischen Ansicht in dasselbe Meeting. Die Unterhaltung verlagert sich vom Sammeln grundlegender Informationen hin zur Erörterung von Kompromissen, der Reihenfolge der Rollen und der Entscheidung, wo wir bereit sind, flexibel zu sein.
Hinter den Kulissen treibt ClickUp Brain einen Großteil dieser Veränderung voran. Es fasst den Einstellungsprozess aus Dokumenten, Unterhaltungen und dem Verlauf des Workflows zusammen und verwandelt verstreute Signale in verwertbare Informationen. Mit ClickUp Brain können Personalvermittler natürliche Fragen zum Stand der Pipeline, zu Rollenbeschränkungen oder Einstellungsmustern stellen und erhalten sofort fundierte Antworten, ohne Informationen über verschiedene Tools hinweg suchen zu müssen.
Wenn Menschen über KI im Recruiting sprechen, greifen sie oft direkt zu Schlagworten. In der Praxis sind die größten Veränderungen für mein Team durch ganz bestimmte Faktoren entstanden, die uns echte Arbeit abnehmen.
Auch ich bin mit einer gesunden Skepsis an diese Arbeit herangegangen. Ich brauchte keine „KI” um ihrer selbst willen, sondern weniger Meetings und weniger Nachrichten mit der Bitte „Können Sie mir das noch einmal schicken?”. Ich befürchtete, dass es nur eine weitere Registerkarte eines Anbieters in meinem Browser werden würde.
Was meine Meinung geändert hat, war, dass ein interner Super Agent still und leise ein ganzes wiederkehrendes Meeting aus meiner Woche gestrichen und mir einen besseren Kontext geboten hat als zuvor.
Ein paar Beispiele aus unserer Welt bei ClickUp:
- Talent Toolkit Super Agent. Wir haben einen internen Agenten entwickelt, der eine Stellenbeschreibung in ein vollständiges Aufnahmepaket umwandelt. Er schlägt einen Plan für das Interview vor, weist auf Lücken in der Definition der Rolle hin und zeigt Fragen auf, die ich mit dem Personalverantwortlichen besprechen sollte. Anstatt den ersten Teil der Aufnahme nur mit dem Sammeln von Grundinformationen zu verbringen, bin ich bereit, die Strategie einem Stresstest zu unterziehen.
- Talent Ammo Super Agent. Es beobachtet den Markt und die Erfolge unseres eigenen Unternehmens und versorgt Personalvermittler mit gebrauchsfertigen Gesprächsargumenten und Kontakttexten, damit sie als strategische Berater statt als Recherchekoordinatoren agieren können.
Keiner dieser Agenten ersetzt den Personalvermittler. Sie übernehmen lediglich die repetitiven, wenig wertschöpfenden Arbeiten, die uns bisher in einer Dienstleistungsrolle gehalten haben.
Als Ergebnis sieht mein Kalender heute ganz anders aus als noch vor einigen Jahren:
- Mehr Zeit für eine echte Partnerschaft mit Personalverantwortlichen bei der Gestaltung von Rollen und Kompromissen.
- Mehr Zeit für die Vorbereitung und Durchführung hochwertiger Unterhaltungen mit Bewerbern.
- Weniger Zeitaufwand für die Neuerstellung von Informationen, die Suche nach Kontext oder die Behebung von Prozesslücken.
Das ist die zentrale Veränderung. KI hat uns nicht die Arbeit weggenommen. Sie hat uns Space gegeben, um die Teile der Arbeit zu erledigen, die tatsächlich Urteilsvermögen erfordern.
Wenn wir ehrlich sind, kam ein Großteil des Burnouts in der Personalbeschaffung daher, dass wir unsere Arbeit auf eine Weise erledigt haben, die niemals nachhaltig war. Wir haben Chaos hingenommen. Wir haben Lücken überbrückt. Wir haben unklare Prozesse ausgefüllt. Die Automatisierung dieser Teile ist keine Bedrohung für die Rolle. Es ist ein Ventil für Arbeit, die wir von vornherein nie hätten erledigen sollen.
Wenn wir ehrlich sind, kam ein Großteil der Burnouts im Bereich TA daher, dass die Arbeit auf eine Weise zu erledigen war, die niemals nachhaltig war. Wir haben Chaos absorbiert. Wir haben Lücken überbrückt. Wir haben unklare Prozesse ausgefüllt. Die Automatisierung dieser Teile ist keine Bedrohung für die Rolle. Es ist ein Ventil für Arbeit, die wir von vornherein nie hätten übernehmen sollen.
Diese Veränderung ist wichtig, da ich noch immer viele Narben aus meiner Zeit in einer Dienstleistungsorganisation mit mir trage. Ich habe schon längst aufgehört zu zählen, wie oft Personalverantwortliche die Personalbeschaffung wie Auftragnehmer behandelt, vage Anforderungen geschickt und sofortige Ergebnisse erwartet haben.
Man spürt die Kluft zwischen dem, was das Geschäft zu verlangen glaubt, und dem, was der Markt tatsächlich zu bieten hat. Ich wünschte, Führungskräfte würden verstehen, dass unsere wertvollste Arbeit nicht darin besteht, Kandidaten von einer Phase zur nächsten zu bringen.
Sie hilft ihnen dabei, das eigentliche Problem zu benennen, ehrlich mit Kompromissen in Bezug auf Profile, Interviewrunden und Vergütungsbandbreiten umzugehen und dann einen Workflow zu entwerfen, der ihnen eine faire Chance bietet, die Talente zu gewinnen, die sie sich wünschen.
💡 Profi-Tipp: Automatisieren Sie keine Prozesse, die Sie nicht verstehen. Zuerst sollten Sie sie abbilden, dann verbessern und erst dann automatisieren.
Was wir wirklich unter „KI-Kompetenz” im Bereich TA verstehen
Da wir ein KI-orientiertes Unternehmen sind, fühlen sich Bewerber oft unter Druck gesetzt, die richtigen Dinge über KI zu sagen. Sie fügen ihrem Lebenslauf Tools hinzu, streuen Stichwörter ein und hoffen, dass das ausreicht.
Für uns sieht KI-Kompetenz viel praktischer aus.
In Interviews achte ich auf Folgendes:
- Neugierige Menschen, die echte Experimente gewagt haben, auch wenn diese noch so klein oder chaotisch waren.
- Personalvermittler, die einen Workflow beschreiben können, den sie durch Automatisierung verbessert haben, und nicht nur ein tool, das sie „verwendet“ haben.
- Führungskräfte, die erklären können, wo sie KI nicht einsetzen würden und warum
Einige Fragen, die ich gerne stelle:
- „Erläutern Sie mir einen manuellen Teil Ihres Rekrutierungsprozesses, den Sie optimiert haben. Was hat sich verändert und was haben Sie dabei gelernt?“
- „Erzählen Sie mir von einer Situation, in der ein neues Tool oder ein neuer Prozess nicht wie erwartet funktioniert hat. Wie haben Sie darauf reagiert?“
- „Wenn ich Ihnen einen Koordinator und einen Junior-Personalvermittler zur Verfügung stellen würde, wie würden Sie KI in deren Arbeitsalltag einführen, sodass sie sich sicher und nützlich anfühlt?“
Warnsignale, auf die ich achte:
- KI als Bedrohung statt als Partner betrachten
- Nur über Produktnamen oder oberflächliche Konzepte sprechen
- Vermeidung von Daten oder Messungen
Positiv ist, dass wir versuchen, unsere eigene Kultur klar zu kommunizieren. Bei ClickUp kann jeder einen Super Agent vorschlagen, entwickeln und freigeben. Wir veranstalten interne „Agent Hackathons”, bei denen die Mitarbeiter Ideen einbringen, sich mit Entwicklern zusammentun und echte Workflows umsetzen.
Wenn Kandidaten das hören, sieht man, wer sich dafür begeistert. Das sind die Menschen, die sich auf die nächste Welle des Wandels einlassen, anstatt auf Anweisungen zu warten.
Einblick in den Rekrutierungsprozess: Was Superagenten tatsächlich zu erledigen haben
Von außen betrachtet lässt sich KI im Recruiting leicht als Black Box vorstellen. Innerhalb der Arbeit ist sie jedoch viel konkreter.
So könnte ein typischer Flow auf meiner Seite bei ClickUp aussehen:
- Eine neue Rolle wird ausgeschrieben. Ich füge die Stellenbeschreibung in das Talent Toolkit ein.
- Der Agent erstellt eine Aufnahmebeschreibung, schlägt Fragen vor und entwirft einen ersten Entwurf für eine Suchstrategie.
- Ich treffe mich mit dem Personalverantwortlichen, und wir reagieren gemeinsam. Wir präzisieren die Aufgabenstellung, passen das Profil an und einigen uns auf Kompromisse.
- Markt- und Suchagenten helfen uns dabei, zu verstehen, wie realistisch unser Profil ist. Wir betrachten echte Kandidaten, nicht nur hypothetische.
- Koordinationsagenten kümmern sich um Terminplanung und routinemäßige Aktualisierungen, sodass sich die menschlichen Ansprechpartner auf das Wesentliche konzentrieren können.
- Am Ende der Suche erleichtern Debriefing-Helfer es, einen Überblick über die gesamte Liste zu gewinnen und zu verstehen, was funktioniert hat, was nicht funktioniert hat und was wir beim nächsten Mal ändern sollten.
Wichtig ist, dass wir diese Agenten so konzipiert haben, dass sie unseren bestehenden Werten in Bezug auf Kandidatenerfahrung und Fairness entsprechen. Beispielsweise gehen wir bei der Verwendung von KI in Bewertungen und Entscheidungshilfen sehr sorgfältig vor. Wir verlassen uns weiterhin auf strukturierte Interviews, klare Bewertungskriterien und menschliches Urteilsvermögen.
Der Gewinn liegt nicht nur in der Geschwindigkeit. Es ist das Gefühl, dass Personalvermittler ihre Energie nicht mehr für Routinearbeiten aufwenden müssen. Sie betreiben ein System.
🤖 Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie KI-gestützte Experimente und Entscheidungen strukturieren können, damit Ihre Rekrutierungsstrategien auf der Grundlage von Daten und nicht von Annahmen verbessert werden.
Was ich von den anderen Diskussionsteilnehmern gehört habe
Einer meiner bevorzugten Aspekte des Gem-Panels war es zu sehen, wie verschiedene KI-orientierte Unternehmen dieselben Probleme angehen.
Themen, die immer wieder auftauchten:
- Die erfolgreichen Teams betrachten KI nicht als Nebenprojekt. Sie integrieren sie direkt in reale Workflows und entwickeln sie kontinuierlich weiter.
- Die besten Geschichten handelten nicht von der Einführung einer riesigen Plattform. Sie handelten von kleinen, fokussierten Anwendungsfällen, die sich verbreiteten, weil die Menschen den Wert erkannten.
- Noch ist man dabei herauszufinden, wo KI in die Bewertung und Entscheidungsfindung passt, und die meisten Führungskräfte sind vorsichtig, wenn es darum geht, zu viel aus der Hand zu geben.
Meine Sichtweise unterschied sich ein wenig in Bezug darauf, wer mitspielen darf.
Aufgrund unserer Super-Agent-Kultur bin ich fest davon überzeugt, dass TA-Teams nicht darauf warten sollten, dass ihnen eine zentrale Gruppe eine fertige Lösung liefert. Einige unserer besten Ideen stammen von Menschen, die nah an der Arbeit sind, die einen Reibungspunkt erkannt haben und gesagt haben: „Ich glaube, ein Agent kann hier helfen. “
Dieses Gleichgewicht ist wichtig. Zentrale Teams können bei Standards, Sicherheit und gemeinsamer Infrastruktur helfen. Wenn Sie jedoch eine echte Akzeptanz innerhalb der Personalbeschaffung erreichen wollen, brauchen Sie Raum für Bottom-up-Experimente.
TA in fünf Jahren: Vom Dienstleister zum Strategen
Eine häufig gestellte Frage in der Podiumsdiskussion war, wie die Personalbeschaffung in fünf Jahren aussehen wird.
Nach meiner Ansicht wird die Wahrscheinlichkeit hoch sein, dass es weniger traditionelle Personalvermittlerrollen geben wird, die sich ausschließlich auf die Koordination und grundlegende Vorauswahl konzentrieren. Diese Arbeit ist reif für die Automatisierung.
Gleichzeitig denke ich, dass wir mehr Rollen sehen werden, die eher denen von strategischen Beratern und KI-Orchestratoren ähneln.
Die neuen Rollen werden:
- Entwerfen und verwalten Sie End-to-End-Rekrutierungsworkflows, an denen Agenten maßgeblich beteiligt sind.
- Liefern Sie dem Geschäft klare Daten darüber, wo Prozesse funktionieren und wo sie ins Stocken geraten sind.
- Unterstützen Sie Führungskräfte dabei, über Talentstrategien nachzudenken, statt nur über einzelne Stellenanforderungen.
Für einzelne Personalvermittler und TA-Führungskräfte sind derzeit einige Fähigkeiten besonders wichtig:
- Anpassungsfähigkeit. Vertrautheit mit tools, die sich ständig ändern, und die Gewohnheit, in der Öffentlichkeit zu lernen.
- Datenkompetenz. Sie müssen kein Datenwissenschaftler sein, aber Sie müssen in der Lage sein, anhand realer Zahlen zu argumentieren und zu erkennen, wo eine Metrik ein tiefer liegendes Problem verschleiert.
- Workflow-Denken. Die Fähigkeit, zu erkennen, wie Aufnahme, Sourcing, Bewertung und Abschluss miteinander verbunden sind, und zu erkennen, wo ein Agent einen Teil der Last sicher übernehmen kann.
Wenn Sie das erledigen, ist KI kein Konkurrent, sondern ein Hebel.
Wenn ich mit Personalvermittlern aus meinem eigenen Team darüber spreche, versuche ich, es einfach zu halten. Ich sage ihnen: „Ihre Aufgabe ist es nicht, Verwaltungsaufgaben schneller zu erledigen, sondern in dem Raum, in dem Entscheidungen getroffen werden, unübersehbar zu sein. “ Und: „Wenn ein Agent diese Aufgabe zuverlässig erledigen kann, sollte sie nicht Ihre wertvollste Arbeitszeit in Anspruch nehmen. “
Der Punkt ist, dass KI nicht dazu da ist, um jemanden zu beeindrucken. Sie ist dazu da, damit Sie mehr Energie für das Wesentliche aufwenden können: Ihr Urteilsvermögen und Ihre Beziehungen.
Was TA-Führungskräfte schon morgen zu erledigen haben
Sie müssen nicht Ihre gesamte Funktion neu aufbauen, um den Weg zu einem KI-orientierten Recruiting-Team einzuschlagen.
Einige praktische Schritte, die Sie diesen Monat unternehmen können:
- Wählen Sie einen sich wiederholenden Prozess aus und verbessern Sie ihn mit KI. Vielleicht sind es die Vorbereitung der Aufnahme, Statusaktualisierungen oder die Terminplanung. Erfassen Sie die einzelnen Schritte, testen Sie einen einfachen Agenten oder ein einfaches tool und messen Sie, was sich verändert.
- Laden Sie Ihr Team ein, Ideen einzubringen. Bitten Sie jeden Personalvermittler, einen Bereich zu identifizieren, in dem er Zeit oder Energie verliert, und fordern Sie ihn auf, eine KI-gestützte Lösung zu suchen. Richten Sie ein Forum ein, in dem sie sich darüber austauschen können, was funktioniert hat und was nicht.
- Machen Sie Ihre Grenzen klar. Entscheiden Sie, wo Sie offen für Experimente mit KI bei der Bewertung oder Entscheidungsfindung sind und wo nicht. Kommunizieren Sie dies Ihrem Team und Ihren Kandidaten.
- Erzählen Sie die Geschichte innerhalb Ihres Unternehmens. Wenn etwas funktioniert, behandeln Sie es wie eine Produkteinführung. Teilen Sie Vorher-Nachher-Ansichten. Heben Sie die Menschen hinter der Veränderung hervor, nicht nur das tool.
Sie müssen kein KI-Unternehmen sein, um diese Schritte zu erledigen. Sie brauchen nicht einmal ein spezielles KI-Team.
Sie müssen nur bereit sein, klein anzufangen, offen zu lernen und KI als Partner beim Aufbau der Funktion für die Personalbeschaffung zu betrachten, die Sie schon immer haben wollten.
Das ist es, worauf wir bei ClickUp hinarbeiten. Wir lernen noch jeden Tag dazu, aber der Wandel von einer Dienstleistungsorganisation zu einem strategischen Koordinator ist bereits in vollem Gange. Und die Teams, die sich jetzt auf diesen Wandel einlassen, werden diejenigen sein, die nicht mehr in einem Wirrwarr von Tools versinken und sich wieder auf das konzentrieren können, was bei der Personalbeschaffung wirklich zählt: Urteilsvermögen, Klarheit und Beziehungen.