Warum Change Management heute mehr denn je der entscheidende Faktor ist
Wenn Sie heute ein Team oder eine Organisation leiten, wissen Sie, dass sich der Boden unter Ihren Füßen verschiebt.
Das Tempo des Wandels am Arbeitsplatz ist unerbittlich, insbesondere wenn es um die KI-Transformation geht. Ich habe meine Karriere damit verbracht, Unternehmen bei der Anpassung zu unterstützen, und ich kann mit Sicherheit sagen: Der wirkliche Unterschied zwischen Teams, die erfolgreich sind, und solchen, die stagnieren, liegt nicht in den Tools, sondern darin, wie effektiv sie Veränderungen bewältigen.
Und die Dringlichkeit, dies richtig zu machen, war noch nie so groß wie heute.
Ohne das richtige Änderungsmanagement werden Investitionen in neue Technologien nicht zu den gewünschten Ergebnissen führen. Führungskräfte müssen sich intensiv damit auseinandersetzen, wie Arbeit erledigt wird, wie Teams zusammenarbeiten und wie mit neuen tools Wert geschaffen wird.
Die Herausforderungen sind größer denn je, und die Dringlichkeit, das KI-Veränderungsmanagement richtig zu gestalten, war noch nie so groß wie heute.
Work Sprawl: Die versteckten Kosten der Fragmentierung
Bevor ich zu ClickUp kam, war ich für die Verwaltung der Geschäftssysteme eines großen Gesundheitsunternehmens zuständig. Wir hatten alle nur erdenklichen SaaS-tools, darunter Plattformen für Buchhaltung, Personalwesen, Technik, Marketing und Investitionen.
Jedes Team hatte seine eigenen Favoriten, und keines von ihnen sprach miteinander. Das Ergebnis? Anhaltende Engpässe, verlorene Arbeitsstunden und ständige IT-Unterbrechungen, nur um einen Status zu erhalten.
Das ist Work Sprawl: die Verbreitung unzusammenhängender tools, fragmentierter Workflows und verlorener Kontexte – ein Hindernis für effektives Change Management. Es als IT-Problem zu betrachten, verfehlt den Kern der Sache. Es ist ganz einfach ein Geschäftliches Problem.
Wenn Informationen verstreut sind und Teams zwischen verschiedenen Systemen wechseln, sinkt die Produktivität, stagniert die Innovation und lässt das Engagement nach
Außerdem verursacht sie hohe finanzielle Verluste: 2,5 Billionen Dollar an verlorener globaler Produktivität.
Selbst wenn Unternehmen versuchen, das Problem zu beheben, bleiben Rollouts oft hinter den Erwartungen zurück.
Als wir in meiner alten Firma versuchten, Jira für das Marketing zu implementieren, nahm das Team pflichtbewusst an der Schulung teil, kehrte dann aber sofort zu seinen Whiteboards zurück. Warum? Weil wir nicht erklärt hatten, warum die Änderung wichtig war, wie sie ihnen helfen würde und welche Unterstützung sie erhalten würden.
Die Einführung scheitert nicht daran, dass die tools nicht funktionieren, sondern daran, dass die Menschen nicht erkennen, wie die Veränderung zur täglichen Arbeit in Verbindung steht.
Der Wettlauf um Konvergenz: Warum der Kontext alles ist
Die Harvard Business Review hat herausgefunden, dass Mitarbeiter 61 % ihrer Zeit damit verbringen, Informationen weiterzugeben, zu suchen oder in verschiedenen tools zu aktualisieren.
Jeden Tag versprechen neue tools und Technologien, die Arbeit zu vereinfachen, aber die meisten Unternehmen enden nur mit mehr Silos und mehr Komplexität. Der echte Durchbruch kommt, wenn Sie Ihre Arbeit, Ihr Wissen und Ihren Kontext an einem Ort zusammenführen – ein Kernprinzip für erfolgreiches Change Management und KI-Transformation.
Denn in Wahrheit sind KI, Automatisierung und digitale Transformation nur so leistungsfähig wie der Kontext, auf den sie zugreifen können. Wenn Sie Ihr KI-Tool jedes Mal manuell füttern müssen, machen Sie immer noch doppelte Arbeit. Die Zukunft gehört Unternehmen, die den Kontext vereinheitlichen – wo Arbeit, Wissen und Daten zusammenleben und Intelligenz nahtlos in tatsächlichen Arbeitsabläufen eingesetzt werden kann. Und diese Zukunft kommt, ob Sie bereit sind oder nicht.
Um die tatsächlichen Auswirkungen fragmentierter Workflows zu verstehen, haben wir kürzlich Wissensarbeiter dazu befragt, wie sie Unterhaltungen in Aktionspunkte umsetzen. Die Ergebnisse zeigen eine kritische Lücke auf: Die meisten Teams verlassen sich nach wie vor auf manuelle oder inkonsistente Methoden zur Nachverfolgung der nächsten Schritte und nur sehr wenige verwenden spezielle Projektmanagement-Tools. Dieser Mangel an Struktur führt dazu, dass wichtige Aufgaben oft unter den Tisch fallen, was es für Teams schwieriger macht, aufeinander abgestimmt und produktiv zu bleiben.
Bei ClickUp ist dies unser Leitstern. Wir wurden gegründet, um die Produktivität von Menschen zu steigern, und um dies zu erreichen, gehen wir über die Entwicklung von Features hinaus und schaffen eine Grundlage, auf der der Kontext vereinheitlicht, Workflows in Verbindung gebracht und Teams schneller und reibungsloser arbeiten können. Die Unternehmen, die jetzt handeln – die Silos aufbrechen und ihre Arbeit zusammenführen – werden das nächste Jahrzehnt prägen.
Zunächst müssen Sie jedoch verstehen, wo Sie heute stehen. Hier kommt die KI-Transformationsmatrix ins Spiel.
Die KI-Transformationsmatrix: Diagnose Ihrer aktuellen Situation
Um Unternehmen dabei zu helfen, zu erkennen, wo sie stehen und wohin sie gehen müssen, verwende ich die KI-Transformationsmatrix – ein praktisches tool zur Diagnose Ihres aktuellen Zustands und zum Erstellen eines Diagramms des weiteren Vorgehens.
Hier ist eine visuelle Darstellung der KI-TransformationsMatrix:
Die vier Quadranten der KI-Transformationsmatrix
- Geringer Kontext, geringe Konvergenz: Hier beginnen die meisten Unternehmen. Die tools sind fragmentiert, die Daten verstreut und die Intelligenz beschränkt sich auf isolierte Pilotprojekte. Manuelle Workarounds sind die Norm, und jede neue Initiative fühlt sich an, als würde man das Rad neu erfinden
- Hoher Kontext, geringe Konvergenz: Einige Teams verfügen über umfangreiche Daten und fundiertes Fachwissen, aber diese bleiben in Silos eingeschlossen. Projekte mögen vielversprechend sein, aber eine Skalierung ist unmöglich, da der Kontext nicht unternehmensweit fließt
- Geringer Kontext, hohe Konvergenz: Hier haben Sie Ihre tools vereinheitlicht, aber die Daten und Kenntnisse, die die Intelligenz antreiben, sind noch immer dürftig oder veraltet. Automatisierung ist möglich, aber die Ergebnisse sind generisch und wirkungslos, da der Kontext noch immer fehlt
- Hoher Kontext, hohe Konvergenz: Das ist das Ziel. Arbeit, Wissen und Kontext werden vereinheitlicht. Intelligenz wird in Live-Workflows eingesetzt und liefert maßgeschneiderte Erkenntnisse und Automatisierungen, die tatsächlich etwas bewirken. Teams verbringen weniger Zeit mit der Suche und mehr Zeit mit der Schaffung von Wert
Beginnen Sie also damit, ehrlich die Frage zu beantworten: Wo befinde ich mich in dieser Matrix? Meiner Erfahrung nach glauben die meisten Unternehmen, dass sie weiter sind, als sie tatsächlich sind.
Die nächste Frage lautet: Wie komme ich voran? Hier kommt das Änderungsmanagement als Brücke ins Spiel.
Von der Diagnose zur Maßnahme: Warum Change Management die Brücke ist
Zu verstehen, wo Sie in der Matrix stehen, ist nur der Anfang.
Die eigentliche Herausforderung – und Chance – besteht darin, sich in Richtung des oberen rechten Quadranten zu bewegen, einer Zone, die durch einen hohen Kontext und eine hohe Konvergenz gekennzeichnet ist.
Es muss noch einmal betont werden: Technologie allein bringt Sie nicht ans Ziel. Aber Menschen schon.
Der Weg von Fragmentierung zu Konvergenz, von isolierten Daten zu einem einheitlichen Kontext, ist im Grunde genommen ein Weg der Menschen – und das Rückgrat jeder effektiven Strategie für die digitale Transformation.
*dazu müssen Denkweisen geändert, neue Gewohnheiten aufgebaut und die Bedingungen für nachhaltige Veränderungen geschaffen werden. Selbst die fortschrittlichsten Tools der Welt bringen keine Ergebnisse, wenn Ihre Teams nicht von der Idee überzeugt sind und sich dafür committen. Sie brauchen auch Führungskräfte, die mit gutem Beispiel vorangehen, und flexible Prozesse, die eine kontinuierliche Verbesserung unterstützen.
Ich werde dies anhand der vier Säulen des Change Managements beschreiben – den Hebeln, die Unternehmen dabei helfen, von der Erkenntnis, was geändert werden muss, zur tatsächlichen Umsetzung zu gelangen.
Die vier Säulen des Change Managements und wie wir sie bei ClickUp umsetzen
Hier erfahren Sie, wie die vier Säulen des Change Managements in der Praxis zum Tragen kommen.
1. Unterstützung durch die Geschäftsleitung: das Fundament
Veränderungen beginnen an der Spitze. Die besten Führungskräfte genehmigen Veränderungen nicht nur, sie stürzen sich direkt hinein. Sie nutzen die Plattform, lernen ihre Besonderheiten und ihren Wert kennen, kommunizieren dann die Vision und stellen sicher, dass die Teams über alles verfügen, was sie benötigen. Die Unterstützung durch die Führungskräfte ist sichtbar, deutlich und kontinuierlich.
Wie das bei ClickUp aussieht:
- Unser CEO und COO beteiligen sich regelmäßig an KI-Initiativen, geben ihre eigenen Workflows frei und feiern Erfolge in unternehmensweiten Kanälen
- Die Führungskräfte gehen mit gutem Beispiel voran, indem sie ClickUp und KI-Tools in ihrer eigenen täglichen Arbeit einsetzen und die Ergebnisse freigeben
- Wenn Führungskräfte sich dafür einsetzen, setzt dies einen Standard für alle anderen
schritte zur Förderung der Unterstützung durch die Geschäftsleitung:*
- Sichern Sie sich sichtbare Unterstützung durch die Führungsspitze, um Sicherheit zu gewährleisten und zu unterstützen
- Entwickeln Sie eine klare Kommunikationsstrategie für Führungskräfte, um die Gründe für Veränderungen und die erwarteten Vorteile zu vermitteln
- Stellen Sie die erforderliche Zeit, das Budget und das Personal für eine erfolgreiche Einführung bereit
- Schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass Führungskräfte die neuen tools nutzen und ihre Erfahrungen aktiv freigeben können
2. Team-Buy-in: Frühzeitig und regelmäßig einbinden
Von oben verordnete Veränderungen setzen sich selten durch. Die besten Ergebnisse werden erzielt, wenn Teams von Anfang an das Gefühl haben, Eigentümerschaft zu haben. Beziehen Sie die Mitglieder des Teams frühzeitig ein, laden Sie sie ein, die neuen Veränderungen zu testen, und schaffen Sie Feedback-Schleifen, wenn sie Verbesserungsvorschläge machen. Bitten Sie sie dann, zu zeigen, wie sich die Veränderungen sinnvoll auf ihre Arbeit auswirken.
Wie das bei ClickUp aussieht:
- Wir veranstalten unternehmensweite KI-Wettbewerbe, bei denen jeder aus jeder Abteilung seine eigenen KI-gestützten Workflows einreichen kann
- Die Gewinner-Übermittlungen werden in unseren Haupt-Chat-Kanälen präsentiert, um andere zu inspirieren und Ideen zu verbreiten
- Die Teilnahme erstreckt sich über Vertrieb, Finanzen, Personalwesen und Marketing – nicht nur über Produktentwicklung und Technik
schritte zur Förderung der Akzeptanz im Team: *
- Beziehen Sie Team-Mitglieder frühzeitig in die Bereitstellung und Entscheidungsfindung ein
- Schaffen Sie offene Kanäle, über die Mitarbeiter ihre Ideen, Bedenken und Vorschläge freigeben können
- Nutzen Sie Feedback, um Workflows zu optimieren und Reaktionsfähigkeit zu demonstrieren
- Erläutern Sie klar und deutlich, wie sich Veränderungen auf die tägliche Arbeit auswirken, und beantworten Sie die Frage „Was habe ich davon?“
- Anerkennen Sie Beiträge öffentlich, auch wenn nicht alle Vorschläge übernommen werden
3. Identifizieren Sie Ihre Champions: Schließen Sie die Lücke
Champions sind Change Agents in Ihrem Unternehmen, die die Führungsebene und die gesamte Organisation miteinander verbinden. Sie genießen hohes Ansehen, sind innovativ und wissen genau, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird. Champions predigen nicht nur – sie bauen auf, lösen Probleme und schaffen Vertrauen in den Veränderungsprozess.
Wie das bei ClickUp aussieht:
- Champions gehen mit gutem Beispiel voran und krempeln die Ärmel hoch, um ihren Teamkollegen bei der Einführung neuer tools zu helfen
- Mein Team und ich veranstalten wöchentliche Workshops und Webinare, in denen sowohl erfahrene Nutzer als auch Neulinge lernen, Fragen stellen und praktisch unterstützt werden können
- Wenn Teams auf Hindernisse stoßen, greifen Champions und meine Teammitglieder zu, um Probleme zu beheben, gemeinsam Workflows zu erstellen und Best Practices zu teilen und freizugeben
schritte zur Stärkung von Champions:*
- Wählen Sie angesehene, innovative Vorreiter mit fundierten Kenntnissen im Bereich Workflows aus
- Beziehen Sie sie als Berater, Entwickler und Förderer des Wandels mit ein
- Beziehen Sie Champions frühzeitig in Sitzungen ein und halten Sie sie während der Einführung auf dem Laufenden
- Befähigen Sie Champions, Botschaften zu verstärken, Bedenken auszuräumen und die Einführung zu modellieren
- Stellen Sie sicher, dass Champions als aktive Botschafter für Veränderungen im gesamten Unternehmen fungieren
4. Begrüßen Sie schrittweise Veränderungen: Schaffen Sie Dynamik
Der Versuch, alles auf einmal zu ändern, stößt auf Widerstand. Dynamik entsteht, wenn Teams sicher experimentieren, ihre Erfahrungen personalisieren und Fortschritte auf dem Weg dorthin feiern können.
Wie das bei ClickUp aussieht:
- Jeder KI-Wettbewerb konzentriert sich auf einen Workflow oder ein Geschäftsproblem und wird im Laufe der Zeit schrittweise verbessert
- Teams werden dazu ermutigt, ihre Erfahrung zu personalisieren, wobei klare Grenzen gesetzt sind, was geändert werden kann und was nicht
- Benutzer erstellen private Ansichten, die ihren Anforderungen entsprechen und gleichzeitig den Unternehmensstandards entsprechen
- Kleine Erfolge werden in unternehmensweiten Kanälen gefeiert, wodurch der Fortschritt als kontinuierlicher Prozess gestärkt wird
*schritte zur Umsetzung schrittweiser Veränderungen
- Führen Sie Änderungen in überschaubaren Phasen ein, um Dynamik aufzubauen
- Ermöglichen Sie Teams, neue Features zu testen und Verbesserungen vorzuschlagen
- Setzen Sie Grenzen für flexible vs. feste Workflows
- Ermöglichen Sie Personalisierung mit privaten Ansichten und sicheren Experimenten
- Arbeiten Sie mit Champions zusammen, um die Akzeptanz zu fördern und Veränderungen als gängige Praxis zu etablieren
Die Rolle des Managers: Visionen in die Tat umsetzen
Große Führungskräfte gehen mit gutem Beispiel voran, und Manager sind der Dreh- und Angelpunkt jeder Transformation. Bei ClickUp wird von Managern erwartet, dass sie das „Warum” und „Wie” kommunizieren, Feedback erleichtern und das Verhalten vorleben, das sie von ihren Mitgliedern erwarten.
Wie das bei ClickUp aussieht:
- Manager sind keine Zuschauer. Sie nehmen an Workshops teil, geben ihre eigenen Workflow-Erfolge frei und ermutigen ihre Teams, Wettbewerbsbeiträge einzureichen
- Sie unterstützen Champions, schaffen sichere Räume für Experimente und nutzen selbst neue Tools
*schritte für Manager
- Erläutern Sie klar den Zweck und den Prozess der Veränderung
- Fördern Sie offenes Feedback und gehen Sie auf Bedenken ein
- Nutzen Sie neue tools und Prozesse gemeinsam mit Ihren Teams
- Support und kooperieren Sie mit Champions
Die Rolle des Customer Success Managers
Wenn wir unseren Benutzern bei der Einführung von ClickUp helfen, verfolgen wir immer denselben Ansatz. Dabei sind unsere Customer Success Manager (CSM) Schlüsselpartner bei der Transformation.
Wie das bei ClickUp aussieht:
- Unsere CSMs bieten Beratungsdienste, helfen bei der Planung und geben Best Practices frei
- Sie verbessern die Ergebnisse des Geschäfts, erleichtern die Überprüfung durch die Geschäftsleitung und stellen sicher, dass Teams Zugang zu Schulungen und Ressourcen haben
- Das Unternehmen hilft uns dabei, KPIs zu verfolgen, „Train the Trainer”-Programme durchzuführen und uns in Verbindung mit neuen Features und Webinaren zu bringen
Schritte zur optimalen Nutzung Ihres CSM:
- Nutzen Sie Beratungsdienste für Governance und Best Practices
- Entwickeln Sie benutzerdefinierte Pläne für Erfolg und schulen Sie interne Trainer
- Nutzen Sie KPI-Engagement und Berichterstellung, um den Fortschritt nachzuverfolgen
- Nutzen Sie die verfügbaren Ressourcen wie Schulungen und Webinare
Plan für den Erfolg: Worauf Sie sich stützen sollten
Rollouts, die Erfolg erzielen, geschehen nicht zufällig oder aufgrund guter Absichten. Sie müssen sorgfältig geplant und strategisch umgesetzt werden.
Wie das bei ClickUp aussieht:
- Wir planen die Inbetriebnahme in Phasen mit klaren Meilensteinen und Kommunikation
- Wir identifizieren frühzeitig Einschränkungen – wie Ressourcenbeschränkungen, technische Herausforderungen oder konkurrierende Prioritäten – und gehen diese direkt an
- Wir definieren MVPs für jede Initiative, setzen messbare Ziele und bilden funktionsübergreifende Projekt-Teams
*schritte zum Plan für den Erfolg
- Entscheiden Sie sich je nach Bereitschaft Ihres Unternehmens zwischen einer einmaligen Inbetriebnahme oder einer schrittweisen Einführung
- Setzen Sie realistische Meilensteine und kommunizieren Sie diese klar und deutlich
- Identifizieren Sie potenzielle Hindernisse frühzeitig
- Klären Sie, was „minimal funktionsfähiges Produkt” für Ihre Transformation bedeutet
- Legen Sie messbare Ziele für das neue System oder den neuen Prozess fest
- Stellen Sie ein funktionsübergreifendes Team zusammen, das aus einem Sponsor, Champions, Einsatzleitern, Schulungsunterstützung und Testern besteht
Intelligenz in Veränderungen einbetten
Eines der größten Hindernisse für Veränderungen ist nicht direkter Widerstand, sondern Reibung. Die Menschen möchten neue Arbeitsweisen übernehmen, aber wenn dies mehr Schritte, mehr tools oder mehr Aufwand bedeutet, neigen sie dazu, in alte, bequeme Gewohnheiten zurückzufallen.
Hier verändern ClickUp Brain und ClickUp Brain Max die Spielregeln. Anstatt von Teams zu verlangen, sich neue Prozesse zu merken, integriert Brain Intelligenz direkt in die täglichen Workflows.
- clickUp Brain * macht Wissen über Aufgaben, Dokumente und Kommentare hinweg universell durchsuchbar. Anstatt zu fragen „Wo ist dieses Update?“, fragen Teams einfach Brain und erhalten sofort eine Antwort
- clickUp Brain MAX geht noch einen Schritt weiter: Es erfasst Aktualisierungen über Spracheingabe, wandelt Notizen in Aktionspunkte* um und zeigt sogar dringende Arbeit automatisch an
Durch die Verringerung der kognitiven Belastung und die Vereinfachung der richtigen Maßnahmen etablieren sich neue Gewohnheiten auf natürliche und nachhaltige Weise.
Erfahrungen aus der Praxis
Change Management ist keine Checkliste, sondern eine fortlaufende Aufgabe – Zuhören, Iterieren und Erfolge feiern. Bei ClickUp haben wir KI-Wettbewerbe veranstaltet, Anreize geboten und Erfolge in unternehmensweiten Kanälen verbreitet. Die größte Wirkung erzielt man jedoch, indem man Gewohnheiten aufbaut und den Teams zeigt, wie das Tool ihre spezifischen Arbeitsprobleme löst. Nichts ist so überzeugend wie zu sehen, wie sich ein Problem vor Ihren Augen löst.
Einer meiner bevorzugten Momente war bei einem Secret Supper-Ereignis in Mexiko-Stadt. Ich habe einen automatisierten Workflow für die Bewertung von Verkaufsgesprächen und die Erstellung von Kampagneninhalten vorgeführt. Zu sehen, wie die Leute erkannten: „Das löst tatsächlich mein Problem“, war ein Wendepunkt.
Diese „Aha“-Momente sind es, die eine echte Akzeptanz fördern.
Die Dringlichkeit des Augenblicks
Der zunehmende Trend zur Konvergenz von Kontexten – also der Verschmelzung von Workflow, Kontexten und KI – bedeutet, dass das Zeitfenster für Wettbewerbsvorteile immer kleiner wird. Unternehmen, die Change Management als Strategie und nicht als Nebensache betrachten, werden die anderen überholen.
Wenn Sie Ihre eigene Transformation beginnen, warten Sie nicht. Fangen Sie klein an, feiern Sie Erfolge, stärken Sie Ihre Champions und verlieren Sie niemals die Menschen aus den Augen, die im Mittelpunkt des Wandels stehen. Die Organisationen, die jetzt handeln – diejenigen, die den Kontext der Arbeit vereinheitlichen, die Arbeitsausbreitung reduzieren und die KI-Transformation vorantreiben – werden die Zukunft der Arbeit bestimmen.
Lassen Sie uns gemeinsam etwas Besseres schaffen.