Heutzutage weiß jedes professionelle Team, wie wichtig Daten sind. Ob Finanztabellen, Vektorgrafikdateien, gemeinsam bearbeitete Dokumente, Präsentationen oder etwas ganz anderes – Daten sind es, die es Ihrem Team ermöglichen, seine tägliche Arbeit zu erledigen. Daher ist es nur logisch, dass Datenverwaltung an jedem Schritt des Prozesses im Fokus Ihres Teams stehen sollte.
Die Sicherheit der Daten Ihres Teams zu gewährleisten, muss nicht kompliziert sein. Wir haben eine Liste mit 5 tools und Strategien zusammengestellt, die jedes professionelle Team nutzen kann (und sollte!), um seine Daten zu schützen.
Das steht auf der Liste:
- Sichern Sie frühzeitig und regelmäßig
- Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Speicherplattform mit Funktionen zur Fernlöschung
- Behalten Sie die Zugriffskontrolle auf Dateien und Ordner stets im Blick
- Passwörter sind nach wie vor ein wichtiger Bestandteil der Sicherheit der Daten
- Lassen Sie kein Gerät unbeaufsichtigt
Die Sicherung der Daten Ihres Teams auf den sicheren Servern eines Anbieters von Cloud-Speichern ist eine hervorragende Möglichkeit, sich vor Datenverlusten zu schützen.
Sichern Sie frühzeitig und regelmäßig
Wenn es um die Sicherheit Ihrer Daten geht, herrscht da draußen ein ziemliches Chaos. Es kann viel schiefgehen. Was passiert, wenn die Hardware Ihres Geräts ausfällt und Sie Ihre lokal gespeicherten Dateien verlieren? Was passiert, wenn Ihre Daten durch einen Virus beschädigt werden? Was passiert, wenn Ihr Gerät gestohlen oder zerstört wird? Ohne ein Backup der Daten Ihres Teams könnte jede dieser Situationen bedeuten, dass Ihre Daten für immer verloren sind.
Der einfachste Weg, Datenverlust zu verhindern, ist die Sicherung Ihrer Daten in der Cloud. Wenn Sie Ihre Daten in der Cloud sichern, wird eine Kopie Ihrer Daten erstellt und auf dem sicheren Server Ihres Cloud-Anbieters gespeichert.
Je öfter Sie ein Backup Ihrer Daten durchführen, desto weniger Informationen gehen im Notfall verloren. Wie oft Ihr Team sein Backup durchführen muss, hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise von der Art der Arbeit Ihres Teams.
Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Speicherplattform mit Fernlöschfunktion
Sollte Ihr Gerät verloren gehen oder gestohlen werden, hilft ein aktuelles Backup Ihrer Daten Ihrem Team, nahtlos weiterzuarbeiten. Was aber, wenn Ihr Gerät in die falschen Hände gerät? Alle sensiblen Daten, mit denen Ihr Team möglicherweise gearbeitet hat – Nummern für Konten, Namen von Clients, was auch immer – könnten potenziell gefährdet sein.
Glücklicherweise bieten einige Cloud-Speicheranbieter als Maßnahme zur Sicherheit die Möglichkeit der Fernlöschung an. Das bedeutet: Sollte ein Gerät jemals verloren gehen oder gestohlen werden, können Sie die mit der App Ihres Cloud-Speicheranbieters verbundenen Dateien löschen, auch wenn Sie das Gerät nicht mehr in Ihrem Besitz haben.
Da Ihre Daten bereits in der Cloud gesichert sind, können Sie auch von anderen Geräten aus darauf zugreifen und müssen sich keine Sorgen um die Sicherheit machen, dass unbefugte Personen auf Ihre Daten zugreifen könnten.
Wenn Sie Ihr Gerät während der Nachverfolgung aus den Augen verlieren, wissen Sie nie, wer möglicherweise auf Ihre Daten zugreift. Mit der Fernlöschfunktion können Sie Ihre Daten unter allen Umständen schützen.
Behalten Sie die Zugriffskontrolle auf Dateien und Ordner stets im Blick
Apropos: Es ist außerdem wichtig zu überwachen, wer auf Ihre Daten zugreift und was damit geschieht. Die meisten Cloud-Speicheranbieter erleichtern die Zusammenarbeit – und damit die Freigabe von Dateien und Ordnern –, was Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Sichere Tools für die Zusammenarbeit gewähren zudem je nach Rolle unterschiedliche Berechtigungen.
Gewähren Sie grundsätzlich nur denjenigen Personen Zugriff auf Dateien und Ordner, die diesen unbedingt benötigen. Auch wenn es unwahrscheinlich ist, dass Mitarbeiter aus anderen Teams absichtlich etwas tun würden, das Ihre Daten gefährden könnte, verringert die Beschränkung des Zugriffs auf Dateien und Ordner das Risiko, dass es zu Unfällen kommt.
Es ist sicherlich wichtig, mehrere Personen an einem Projekt arbeiten zu lassen, aber es ist ebenso wichtig, die Nachverfolgung zu gewährleisten, wer Zugriff auf welche Daten hat.
Passwörter sind nach wie vor ein wichtiger Bestandteil der Sicherheit der Daten
Das ist Sicherheit für Anfänger, und dennoch machen es sich so viele Menschen immer noch nicht zur Gewohnheit, die Best Practices für Passwörter zu befolgen. Bei all den privaten und beruflichen Konten, auf die wir täglich zugreifen, kann es schwierig sein, sich für jedes einzelne ein einzigartiges Passwort zu merken, und der Gedanke, jedes dieser einzigartigen Passwörter alle sechs Monate zu ändern (wie es die meisten Cybersicherheitsexperten empfehlen), ist geradezu einschüchternd.
Bonus: Erfahren Sie, wie Sie ein Rahmenwerk für das Cybersicherheits-Risikomanagement implementieren
Aber keine Sorge! Es gibt eine Vielzahl sicherer Passwort-Tools, die Ihnen helfen können, den Überblick über Alles zu behalten.
Lassen Sie kein Gerät unbeaufsichtigt
Wenn ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird, machen wir uns sofort Sorgen um die Sicherheit unserer Daten. Denn wer weiß schon, wer von diesem Gerät aus auf unsere Daten zugreifen könnte, wenn es außer Sichtweite ist?
Aber was ist, wenn Sie das Handy, mit dem Sie auf Ihre geschäftlichen E-Mails zugreifen, im Café auf dem Tisch liegen lassen, während Sie kurz aufstehen, um noch etwas Milch nachzufüllen? Und was ist, wenn Sie sich bei der Arbeit von Ihrem Laptop oder Desktop-Computer entfernen, ohne sich von Ihrem Konto abzumelden?
Unabhängig davon, wo Sie sich befinden oder wie schnell Sie voraussichtlich zu Ihrem Gerät zurückkehren werden, gilt als bewährte Vorgehensweise zur Wahrung der Datensicherheit, sich entweder vor dem Verlassen abzumelden oder das Gerät, wenn möglich, mitzunehmen.
Aktivieren Sie außerdem die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um den Zugriff auf Ihre Daten zu erschweren.
Mit diesen einfachen tools zur Datensicherheit und Best Practices kann Ihr Team einen großen Beitrag zum Schutz Ihrer Daten leisten.
Datensicherheit ist für moderne professionelle Teams von entscheidender Bedeutung, doch die Umsetzung bewährter Best Practices zur Datensicherheit muss nicht schwierig sein. Diese 5 Tools und Strategien gehören zu unseren bevorzugten Methoden, um die Daten jedes Teams zu schützen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Welche Sicherheitsvorkehrungen trifft Ihr Team? Wir würden uns über Ihre Kommentare freuen!
Dies ist ein gesponserter Beitrag für Dropbox. Alle Meinungen sind meine eigenen. Dropbox steht in keiner Verbindung zu den Produkten oder Dienstleistungen, die ich erwähne, und unterstützt diese auch nicht.
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Melissa Pallotti ist professionelle Autorin, Computer-Fan und Eishockey-Fan und lebt in Pittsburgh, Pennsylvania. Sie können mit Melissa eine Verbindung auf Twitter oder LinkedIn herstellen.
