Während Vertriebsteams früher von Tür zu Tür gingen und sich durch das Telefonbuch hindurch mit Kaltakquise-Anrufen durcharbeiteten, sind die Abläufe heute etwas ausgefeilter. Der gesamte Vertriebsprozess findet mittlerweile größtenteils in einem Customer-Relationship-Management-Tool (CRM) statt.
Sobald Leads eingehen, werden neue Verkaufschancen in das CRM übernommen. Von dort aus werden sie in verschiedene Phasen und Aufgaben unterteilt, die wichtige Schlüssel des Verkaufsprozesses darstellen.
Dann kann es schon mal etwas knifflig werden.
Vertrieb findet nicht isoliert statt. Ein Teil der Arbeit betrifft zwangsläufig auch andere Abteilungen und Teams innerhalb des Unternehmens.
Beispiel:
- Prüfung oder Unterzeichnung eines NDA-Formulars oder Vertrags unter Einbeziehung eines Rechtsteams
- Durchführung von Sicherheitsüberprüfungen mit Unterstützung der IT-Abteilung oder eines speziellen Sicherheitsteams
- Wir bieten benutzerdefinierte Lösungen an, deren Umfang von Ihrem Entwicklungsteam festgelegt und geprüft werden muss.
- Behebung von Problemen oder Fehlern während der Testversion mit Unterstützung Ihres Support-Teams
Dies sind nur einige Beispiele für die funktionsübergreifende Arbeit im Vertrieb.
Sehen Sie sich diese Salesforce-Alternativen an!
Warum ist das eine Herausforderung?
Nun, abgesehen von den üblichen Herausforderungen bei der Zusammenarbeit nutzt keines dieser anderen Teams das CRM. Das bedeutet, dass Sie ein System benötigen, um diese gemeinsamen Aufgaben zuzuweisen, zu überwachen und gemeinsam daran zu arbeiten.
Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten.
Zunächst einmal können Sie dies ad hoc tun, indem Sie Meetings, Chats und E-Mails nutzen. Dazu gehört auch das Kopieren und Einfügen von Aufgaben zwischen verschiedenen Tools. Jeder, der im Vertrieb arbeitet, weiß, dass dies keine optimale Lösung ist.
Man kann Stunden in Meetings verbringen, nur um Informationen zu beschaffen, oder den halben Tag damit verschwenden, den Überblick über Aufgaben an verschiedenen Standorten zu behalten. Das ist ein riesiges Hindernis für Vertriebsteams, denn Schnelligkeit ist entscheidend für den Abschluss von Geschäften, und man möchte, dass der Prozess für potenzielle Kunden schnell und reibungslos abläuft. Und von den Fallstricken endloser E-Mail-Threads wollen wir gar nicht erst anfangen.
Dann gibt es noch Option zwei: Erledigen Sie alles mit einem einzigen tool.
ClickUp bietet die meisten Funktionen, die Sie von einem CRM erwarten würden.
Sie können einen Space für Ihr CRM erstellen und die Ordner-Vorlage „CRM“ hinzufügen, die eine gute Grundlage für den Aufbau bietet. Dank der Vielzahl an Ansichten in ClickUp haben Sie die volle Kontrolle darüber, wie Sie Kundendaten anzeigen.
Als Beispiel können Sie die Tabellenansicht nutzen, um alle Informationen zu den Kontoschlüssen auf einen Blick zu sehen, oder die Board-Ansicht, um Clients in Ihrer Vertriebspipeline zu verfolgen.
Mit den benutzerdefinierten Feldern von ClickUp können Sie wichtige CRM-Felder wie Status des Leads, Größe des Unternehmens, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, LTV und vieles mehr nachverfolgen. Und mit ClickUp haben Sie alles, was Sie für die Kommunikation mit Clients, die Berichterstellung für den Vertrieb und den Aufbau leistungsstarker Datenbanken benötigen, bereits integriert.
Klicken Sie hier, um einen detaillierteren Einblick in die Nutzung von ClickUp als CRM zu erhalten
ClickUp ist zwar eine hervorragende Lösung, doch gibt es insbesondere in größeren Unternehmen nach wie vor Situationen, in denen ein externes CRM vorzuziehen sein könnte. Und es kann vorkommen, dass Sie mit Partnern, Agenturen oder Clients zusammenarbeiten müssen, die ebenfalls ein CRM wie Salesforce nutzen.
In solchen Situationen gibt es Option 3: die leistungsstarken Integrationen von ClickUp.
Es gibt zwei Möglichkeiten, ClickUp mit Salesforce zu integrieren: Unito und Zapier.
Hier finden Sie eine Übersicht über beide Integrationen.
Integrieren Sie Salesforce und ClickUp mit Unito
Unito bietet umfassende, bidirektionale Integrationen zwischen Ihren wichtigsten Arbeitswerkzeugen, darunter ClickUp, Salesforce, HubSpot und einer wachsenden Liste von mehr als 25 weiteren Apps. Diese Integrationen kommen ohne Programmierkenntnisse aus, sodass jeder innerhalb weniger Minuten einen neuen Workflow einrichten kann.
Mit der ClickUp-Salesforce-Integration von Unito können Sie bidirektionale Flows zwischen Salesforce und ClickUp-Aufgaben erstellen, die alle Felder abdecken, die Sie für eine reibungslose funktionsübergreifende Zusammenarbeit benötigen.
Diese Flows lassen sich genau an Ihre Bedürfnisse anpassen, indem Sie nach bestimmten Informationen filtern, Zuordnungen zwischen Feldern verschiedener Tools anpassen und vieles mehr.
Die Integrationen von Unito funktionieren in Echtzeit, sodass die Informationen in beiden tools stets auf dem neuesten Stand sind.
So sieht das in der Praxis aus
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit Salesforce, suchen aber nach einer besseren Lösung für die Verwaltung Ihrer Vertriebsaufgaben. Vielleicht haben Sie mehrere Aufgaben, die mit verschiedenen Konten verknüpft sind, und möchten diese alle in einer übersichtlichen Liste mit Aufgaben zusammenfassen, die Sie zu erledigen haben.
Anstatt die Daten manuell zu kopieren und in ClickUp einzufügen, können Sie einen einfachen Unito-Workflow erstellen.
Zu erledigen ist zunächst die Registrierung bei Unito. Sie können das Tool zwei Wochen lang völlig kostenlos testen. Sobald Sie angemeldet sind, können Sie mit der Erstellung Ihres Flows beginnen.
Wählen Sie das Salesforce-Projekt aus, das eines der von Ihnen verwalteten Konten repräsentiert, und wählen Sie anschließend Ihr „To-Do-Liste“-Projekt in ClickUp aus. Sie müssen sich bei beiden Tools authentifizieren und Unito Zugriff gewähren, damit es diese aktualisieren kann.
Sobald dies erledigt ist, können Sie die Flussrichtung festlegen. Wenn die Informationen zwischen den tools hin und her fließen sollen, belassen Sie dies als bidirektionalen Flow.
Erstellen Sie anschließend eine Regel, damit nur die Ihnen zugewiesenen Aufgaben aus Salesforce in ClickUp übernommen werden. Hier haben Sie die Möglichkeit, den Informationsfluss entsprechend Ihrem Anwendungsfall einzuschränken oder zu erweitern.
Nachdem Sie nun festgelegt haben, welche Aufgaben für die Synchronisierung ausgewählt werden sollen, können Sie bestimmen, welche Informationen innerhalb dieser Aufgaben freigegeben werden sollen.
Möchten Sie, dass alle Felder übernommen werden oder nur ein Teil davon?
Vielleicht möchten Sie beispielsweise vertrauliche Client-Daten in Salesforce belassen. Sie könnten sich auch dafür entscheiden, nur bestimmte Felder in eine Richtung für die Synchronisierung zu verwenden, selbst wenn der gesamte Workflow bidirektional abläuft.
Sobald Sie Ihre Felder zugeordnet haben, können Sie Ihren Workflow starten. Wenn Ihnen in Salesforce eine neue Aufgabe zu diesem Konto zugewiesen wird, wird eine entsprechende Aufgabe in Ihrer Liste der zu erledigenden Aufgaben in ClickUp erstellt.
Alle Informationen zu den Aufgaben, einschließlich der Frist, werden übernommen und bleiben während der Änderung in einem der Tools synchronisiert. Und Sie können diesen Vorgang mit mehreren Kundenkonten wiederholen, um Ihre gesamte Salesforce-Arbeit automatisch an einem Ort zu bündeln.
Das hier ist zwar ein Beispiel für den privaten Gebrauch, aber Unito spielt seine Stärken erst richtig aus, wenn es für die teamübergreifende Zusammenarbeit genutzt wird. Sie könnten zum Beispiel:
- Leiten Sie ein potenzielles Vertrags- oder Problem der Sicherheit direkt aus Salesforce heraus an das zuständige Team in ClickUp weiter.
- Erstellen Sie automatisch eine Aufgabe für Ihr Produktteam in ClickUp, sobald eine Kundenanfrage in Salesforce erfasst wird.
- Sorgen Sie dafür, dass wichtige Aufgaben zur Kundenverlängerung zwischen Ihnen und Ihrem Abrechnungsteam in einem Zustand der Synchronisierung bleiben, um eine ständige Kommunikation aufrechtzuerhalten und Hindernisse zu vermeiden, die zu Kundenabwanderung führen könnten.
- Beantragen Sie Marketingmaterialien bei Ihrem Marketingteam direkt in ClickUp, ohne Salesforce verlassen zu müssen.
Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie Unito die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit beschleunigen und zeitraubende Meetings sowie das Kopieren und Einfügen von Informationen überflüssig machen kann. Wichtige Aufgabeninformationen werden automatisch zwischen Teams und Tools ausgetauscht, sodass Sie Ihren Vertriebszyklus beschleunigen können.
Integrieren Sie Salesforce und ClickUp mit Zapier
Während Unito sich hervorragend eignet, wenn Sie einen bidirektionalen Informationsfluss für die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Tools wünschen, ist Zapier eine einfache Möglichkeit für die Automatisierung einiger der Routineaufgaben, die Ihnen sonst viel Zeit rauben würden.
Zapier ist eine Plattform für Automatisierungen mit Tausenden von Konnektoren, was bedeutet, dass ClickUp und Salesforce nur die Spitze des Eisbergs sind. Zaps funktionieren nach einem einfachen Prinzip der Auslöser- und Reaktionshandlung, das heißt: „Wenn x passiert, dann mache y.“
Wenn Sie sich lieber auf Client-Gespräche und Kundenakquise konzentrieren möchten, statt neue Aufgaben anzulegen, ist Zapier genau das Richtige für Sie.
So sieht das in der Praxis aus
Zapier lässt sich einfach einrichten, da es auf vorgefertigten „Zaps“ basiert – im Wesentlichen Anleitungen, die andere bereits erstellt haben.
Im Fall von ClickUp und Salesforce gibt es einen beliebten Zap, der für jede in Salesforce erstellte Verkaufschance eine neue ClickUp Aufgabe erstellt.
Um loszulegen, müssen Sie sich lediglich bei Zapier anmelden und anschließend ClickUp und Salesforce für die Authentifizierung autorisieren.
Wählen Sie anschließend den Salesforce-Auslöser für Ihre Automatisierung aus.
Wählen Sie anschließend ein Ergebnis aus, das in ClickUp erzielt werden soll.
Wählen Sie abschließend gegebenenfalls die Daten aus, die zwischen den Apps ausgetauscht werden sollen.
Sobald Sie das erledigt haben, können Sie den Zap aktivieren und zusehen, wie die Aufgaben automatisch eingehen. Und es ist möglich, ähnliche Zaps auf der Grundlage anderer Auslöser zu erstellen.
- Wenn ein neuer Datensatz in Salesforce hinzugefügt wird, verfassen Sie einen Kommentar zur Aufgabe in ClickUp
- Wenn eine neue ausgehende Nachricht in Salesforce eingeht, erstellen Sie eine Checkliste in einer ClickUp Aufgabe.
- Wenn ein bestimmtes Feld im Datensatz in Salesforce aktualisiert wird, erstellen Sie eine ClickUp-Unteraufgabe.
Überlassen Sie Zapier die kleinen, sich wiederholenden Aufgaben, während Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Arbeit zu erledigen.
Wann sollten Sie Unito und Zapier einsetzen?
Verwenden Sie Unito, wenn:
- Sie möchten, dass Informationen zwischen ClickUp und Salesforce hin und her fließen
- Sie möchten die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Teams ermöglichen
- Sie möchten mehrere Felder gleichzeitig für die Synchronisierung verwenden und Felder auf bestimmte Weise zuordnen
Verwenden Sie Zapier, wenn:
- Sie möchten, dass neue Leads oder Verkaufschancen automatisch die Erstellung von Aufgaben in ClickUp auslösen
- Sie möchten lästige Routineaufgaben beseitigen, die Ihren Arbeitsalltag verlangsamen
- Sie möchten eine vorgefertigte Lösung, keine benutzerdefinierte
Die (Sales)Force ist stark mit ClickUp
Wenn Ihr CRM über die leistungsstarken Funktionen von ClickUp hinausgehen muss, bieten die Salesforce-Integrationen von Unito und Zapier leistungsstarke Lösungen, mit denen Sie team- und toolübergreifend zusammenarbeiten oder Prozesse automatisieren können.
In einem kürzlich abgehaltenen Webinar haben wir die leistungsstarken CRM-Funktionen von ClickUp und die nahtlose Salesforce-Integration von Unito näher erläutert.
Sehen Sie sich hier das On-Demand-Video „Optimierung Ihres Vertriebszyklus mit ClickUp und Unito“ an!