Hinter jeder leistungsstarken Führungskraft steht eine solide Mannschaft, die sie sich auf die 20 % der Aufgaben konzentrieren lässt, die 80 % der Wirkung ausmachen.
Executive Assistants (EAs) und Chiefs of Staff (CoS) stehen an vorderster Front dieses Teams. Sie sind zwei kraftvolle Rollen, die dafür sorgen, dass der Arbeitsplatz wie eine gut geölte Maschine läuft.
Doch was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen diesen Rollen, und welche Rolle braucht Ihr Unternehmen?
Wir gehen diesen Fragen auf den Grund und geben Insider-Einblicke in diese Rollen bei ClickUp - damit Sie eine ausgewogene Entscheidung treffen können, wenn Sie die Positionen des Assistenten der Geschäftsleitung und des Stabschefs für Ihr Team evaluieren.
Was ist ein Stabschef?
Ein Stabschef ist ein vertrauenswürdiger strategischer Partner der Unternehmensleitung und wird oft als "rechte Hand" der Führungskräfte wie CEO, CFO und COO angesehen. Diese Rolle geht über den traditionellen Support hinaus und konzentriert sich auf Entscheidungsfindung auf hoher Ebene, Projektmanagement und abteilungsübergreifende Abstimmung.
Die Bedeutung der Rolle
Wussten Sie, dass die Rolle des Stabschefs ihre Wurzeln in der militärischen Strategie und im Regierungsbetrieb hat? Das liegt daran, dass ein hochrangiger General auf dem Schlachtfeld, umgeben von Chaos, in der Regel jemanden brauchte, der den Flow von Informationen steuert, Prioritäten setzt und sicherstellt, dass alle beweglichen Teile an ihrem Platz sind.
In der Neuzeit hat sich die Rolle aus der politischen Arena entwickelt, am bekanntesten im Weißen Haus, wo der Stabschef zur Ansprechperson des Präsidenten wurde.
In der heutigen Zeit ist der Stabschef in der Unternehmenswelt für die strategische Vision ebenso wichtig.
👀 Fun Fact
Die meisten Stabschefs (25,7 %) arbeiten im technischen Bereich - weit mehr als in jedem anderen Feld. Mit 17,6 % folgen Bank- und Investmentwesen, was den Bedarf an Personen widerspiegelt, die große Organisationen in Synchronisierung halten können.
über Netzwerk der Stabschefs Dies sagt uns etwas Wichtiges über die Rolle: Stabschefs fühlen sich in einem schnelllebigen Umfeld wohl, in dem CEOs jemanden brauchen, der ihnen hilft, ihre Visionen in die Tat umzusetzen, und der gleichzeitig als Vertrauensperson der Führungskraft fungiert.
Was ist ein Assistent der Geschäftsleitung?
Ein Assistent der Geschäftsleitung ist ein Meister der Logistik und des Zeitmanagements und unterstützt Führungskräfte in der Verwaltung. Zu ihren Aufgaben gehören die Verwaltung von Zeitplänen, die Abwicklung der Kommunikation und das Ausfüllen der Lücke im Projektmanagement für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts .
Die Bedeutung der Rolle
👀 Fun Fact
Die Rolle des Executive Assistant (EA) entstand im frühen 20. Jahrhundert nach der industriellen Revolution, als die Geschäfte expandierten. Sie entwickelte sich von einfachen Schreibarbeiten und administrativen Aufgaben zu hochspezialisierten Positionen, die auch die Überwachung der Logistik und die Funktion eines Gatekeepers für die Kommunikation umfassten.
Die heutigen EAs sind für die täglichen Funktionen, die Verwaltung komplexer Zeitpläne und den Umgang mit sensiblen Informationen unerlässlich. Auch wenn sie in der Regel nicht für umfassendere strategische Pläne zuständig sind, schaffen sie doch eine Bandbreite, die es den Führungskräften ermöglicht, sich auf übergeordnete Aufgaben zu konzentrieren, was sie für die Gesamteffizienz des Geschäfts unverzichtbar macht.
Rollen und Zuständigkeiten
Sowohl der Stabschef als auch der Assistent der Geschäftsleitung unterstützen die Führungskräfte, ihre Aufgaben unterscheiden sich jedoch erheblich in Umfang und Schwerpunkt.
Stabschef
Strategische Planung
Ein Stabschef ist stark involviert in die Zukunft des Unternehmens zu formen . Sie unterstützen das Führungsteam bei der Entwicklung und Umsetzung von Strategien auf höchster Ebene. Dies kann Folgendes beinhalten:
- Entwicklung und Beaufsichtigung der Umsetzung unternehmensweiter Initiativen
- Leitung von jährlichen Planungssitzungen und vierteljährlichen Strategieüberprüfungen
- Umsetzung der Vision der Geschäftsleitung in umsetzbare Fahrpläne
Ein Beispiel: Ein Stabschef könnte während einer Unternehmensfusion an der Seite des CEO arbeiten, die komplexe Logistik managen und verschiedene Teams aufeinander abstimmen, um einen nahtlosen Übergang zu erreichen.
Abteilungsübergreifende Koordination
Als Brücke zwischen den Abteilungen löst der CoS funktionsübergreifende Herausforderungen und Engpässe, trägt zur Vermeidung von Silos bei und stellt sicher, dass jede Abteilung auf gemeinsame Ziele hinarbeitet.
Unterstützung von Entscheidungen auf höherer Ebene
Stabschefs fungieren häufig als vertrauenswürdige Berater, die Einblicke und Analysen bieten, um Führungskräften zu helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie nehmen an Meetings auf hoher Ebene teil, fassen Informationen zusammen und präsentieren der Führungsebene datengestützte, umsetzbare Empfehlungen.
Obwohl jede Rolle anders ist, lassen sich die Kernaufgaben eines Stabschefs im Allgemeinen in drei Kategorien einteilen, von denen jede dem Stabschef ermöglicht, die Effektivität der Organisation auf einzigartige Weise zu steigern: 1. _Prozess: Bewertung, Neugestaltung und Verwaltung der Schlüssel-Prozesse des Unternehmens 2. menschen: Den Puls der internen Teams fühlen und Probleme ansprechen oder beraten 3. _Portfolio: Besitzen Sie ein Portfolio von Projekten, die das Geschäft voranbringen
Paul Cohen, Stabschef bei One Medical
Assistentin der Geschäftsleitung
Administrative Unterstützung
Der Assistent der Geschäftsleitung kümmert sich um alles, von der Vorbereitung von Dokumenten und Ablagesystemen bis hin zur Organisation von Reisen. Ihre Rolle ist wichtig, um den Zeitplan der Führungskraft zu organisieren und von Ablenkungen freizuhalten.
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Terminplanung und Zeitmanagement
Eine Schlüsselaufgabe für EAs ist es, dafür zu sorgen, dass die Zeit der Führungskraft optimal genutzt wird. Instanzen können zum Beispiel Meetings so anordnen, dass sie ungestört arbeiten können, oder dringenden Angelegenheiten, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, Priorität einräumen.
Ein Executive Assistant trägt dazu bei, die Zeit der Führungskraft optimal zu nutzen, die Kommunikation zu verbessern und Aufgaben zu organisieren, was die Effizienz steigert und dem gesamten Team hilft, sich zu konzentrieren. Wir antizipieren die Bedürfnisse, lösen Probleme proaktiv und bauen starke Beziehungen auf, was die Arbeit für alle reibungsloser macht. Darüber hinaus unterstützen wir eine gesunde Work-Life-Balance, (versuchen) Stress für die Führungskraft zu reduzieren und tragen zu einer positiven, kollaborativen Team-Kultur bei._
Faye Encarnacion Bautista, Assistentin der Geschäftsleitung bei ClickUp
Kommunikation und Korrespondenz
Assistenten der Geschäftsleitung verwalten oft interne und externe Interessengruppen im Namen der Führungskraft. Ob beim Verfassen von E-Mails, dem Entgegennehmen von Anrufen oder dem Organisieren von Briefings - sie sorgen dafür, dass wichtige Nachrichten klar und rechtzeitig übermittelt werden.
✨ Betrachten Sie es so: Während sich der Stabschef darauf konzentriert, "was als Nächstes ansteht", sorgt die Assistentin der Geschäftsleitung dafür, dass "was jetzt ansteht" reibungslos abläuft. Gemeinsam bilden sie ein leistungsstarkes Support-System, das es Führungskräften ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
Fähigkeiten und Qualifikationen
Wesentliche Fähigkeiten für einen Stabschef
Ein Stabschef muss ein strategischer Denker mit starken Führungsqualitäten sein.
Er muss das große Ganze sehen, Herausforderungen vorhersehen und Pläne entwickeln, um sie zu bewältigen:
- Problemlösungsfähigkeiten auf hohem Niveau
- Politisches Gespür und außergewöhnliches Stakeholder-Management
- Erfahrung im Projektmanagement auf Unternehmensebene
- Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und Fähigkeiten zur Interpretation von Daten
- Führungsqualitäten zur Beeinflussung ohne direkte Autorität
- Ausgezeichnete funktionsübergreifende Kommunikation
Ein Stabschef verfügt in der Regel über einen MBA oder einen einschlägigen Master-Abschluss und 8-10 Jahre fortschrittliche Erfahrung im Geschäft. Die Gehaltsspanne reicht von $160.000 bis $390.000 jährlich in den USA, mit zusätzlichen Boni auf höheren Ebenen.
Wesentliche Fähigkeiten für einen Assistenten der Geschäftsleitung
Als Pförtner der Führungskraft muss ein EA über hervorragende organisatorische und zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen, um interne und externe Interaktionen zu bewältigen. Sie stellen sicher, dass die richtigen Leute Zugang haben zugang zur Führungskraft haben zum richtigen Zeitpunkt.
Die erfolgreichsten EAs verfügen ebenfalls über diese Eigenschaften:
- Außergewöhnliche Fähigkeiten im Zeitmanagement, einschließlich der Kapazität, Multitasking zu betreiben und Prioritäten zu setzen
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Business-Kommunikation
- Diskretion und Urteilsvermögen im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Liebe zum Detail
- Beherrschung der modernenproduktivitätstools und Technologie für EAs Executive Assistants haben in der Regel einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Feld und verfügen über 3-5 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften. Die Gehälter für Assistenten der Geschäftsleitung liegen in der Regel im Bereich von $60.000 bis $110.000 in den USA, je nach Speicherort und Erfahrungsniveau.
Tagesgeschäft
Haben Sie sich jemals gefragt, was wirklich hinter den Kulissen passiert, wenn Führungskräfte scheinbar überall gleichzeitig sind, Entscheidungen treffen und Initiativen vorantreiben?
Lassen Sie uns den Vorhang für einen typischen Tag für beide Rollen bei ClickUp zurückziehen - Sie werden überrascht sein, wie unterschiedlich sie aussehen!
Ein Tag im Leben eines Stabschefs
Ein typischer Tag für einen Stabschef kann sehr unterschiedlich sein.
Nehmen wir zum Beispiel Arjun Nasker, Stabschef des COO bei ClickUp.
Er zieht es vor, seinen Arbeitstag damit zu beginnen, seine Nachrichten zu checken und den Status laufender Projekte zu überprüfen. Die Mitte des Vormittags reserviert er für tiefgreifende Arbeiten, die strategisches Denken oder Analysen erfordern. Meetings und Team-Check-Ins finden um die Mittagszeit statt, während die Nachmittage in der Regel für 1:1-Gespräche genutzt werden. Sein Tag endet damit, dass er seine Benachrichtigungen prüft und löscht.
Für Mandy Mekhail, Chief of Staff für die Funktion People bei ClickUp, sieht das ein wenig anders aus.
- Morgens (08:00-10:00): E-Mails und Nachrichten durchsehen, um Aufgaben zu priorisieren. Überprüfen Sie ClickUp auf Updates zu laufenden Projekten und Aufgaben. Legen Sie die Tagesordnung für den Tag fest und bereiten Sie sich auf Meetings vor
- Mittlerer Vormittag (10:00-12:00): Meetings mit dem Team der Geschäftsführung und den Abteilungsleitern. Erörterung strategischer Initiativen, Beseitigung etwaiger Hindernisse und Abstimmung der Prioritäten
- Nachmittag (13:00-15:00): Projektmanagement und -durchführung: Koordinierung mit verschiedenen Teams, Sicherstellung, dass die Projekte auf dem richtigen Weg sind, und Verwendung der ClickUp Features zur Aufgabenverwaltung, um Status und Fristen zu aktualisieren
- Spätnachmittag (15:00-17:00): Strategische Planung und Analyse, Durchsicht von Berichten, Analyse von Daten und Verwendung der Dashboards von ClickUp zur Visualisierung von Schlüssel-Metriken und Leistungsindikatoren
- Abend (17:00-18:00): Überprüfen Sie die Ergebnisse des Tages und planen Sie für den nächsten Tag. Sicherstellen, dass alle Aufgaben und Projekte in ClickUp aktualisiert und alle ausstehenden Elemente zur Weiterverfolgung notiert werden.
Sie fährt fort, dies zu verdeutlichen:
_Es gibt keinen typischen Tag als Stabschef - man ist ständig auf Trab, um sich um die wichtigsten Bedürfnisse zu kümmern, die auftauchen. Wenn man nicht aufpasst, kann das dazu führen, dass man oft nur noch reaktiv statt proaktiv handelt. Das Geheimnis des Erfolgs als CoS besteht darin, die Woche im Voraus zu strukturieren, um zu wissen, welches die kritischen proaktiven Aufgaben oder Projekte sind, die man entweder überwachen oder unabhängig von den Bränden, die in dieser Woche auftauchen, angehen muss. Der Zeitpunkt der proaktiven Elemente kann sich zwar verschieben, die Ergebnisse sollten es aber nicht
Mandy Mekhail, Stabschefin, Menschen, bei ClickUp
Ein Tag im Leben eines Executive Assistant
Der Morgen eines Assistenten beginnt oft schon früh, um sich auf den Tag vorzubereiten. Sie prüfen dringende E-Mails und organisieren den Terminplan der Führungskraft, während sie gleichzeitig Platz für spontane Meeting-Anfragen schaffen und Verpflichtungen umorganisieren, um Änderungen in letzter Minute zu berücksichtigen.
Sie koordinieren Veranstaltungen, Reisepläne, Budgets und Ausgaben, während sie gleichzeitig den ganzen Tag über eingehende Mitteilungen verwalten.
Faye gibt einen Überblick über ihre zahlreichen Aufgaben als EA bei ClickUp frei.
Morgenroutine:
- E-Mails und Kalender prüfen:
- Überprüfen Sie den Posteingang auf dringende Nachrichten
- Aktualisierung des Kalenders der Führungskraft mit neuen Terminen oder Meetings
- Versenden von Erinnerungen an die Meetings des Tages an alle Teilnehmer
- Vorbereiten des täglichen Briefings:
- Zusammenstellen einer Liste mit den wichtigsten Punkten für die Führungskraft, einschließlich der wichtigsten Termine, wichtiger E-Mails und anstehender Fristen
- Vorbereitung von Meetings:
- Bestätigen Sie, dass die Meeting-Räume gebucht und für die Meetings des Tages eingestellt sind
- Sicherstellen, dass alle notwendigen Materialien und Geräte vorbereitet sind
Während des Tages:
- Kommunikationsmanagement:
- Entgegennahme von Telefonanrufen und Nachrichten
- Verwaltung der Korrespondenz, Verfassen von E-Mails und Briefen im Namen der Führungskraft
- Terminverwaltung:
- Koordinieren von Terminen, Verschieben von Terminen nach Bedarf und aktualisierung des Kalenders der Führungskraft unverzüglich
- Organisation von Reiserouten und Unterkünften, falls erforderlich
- Dokumentenbearbeitung:
- Vorbereiten und Bearbeiten von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
- Organisieren und Pflegen von Akten und Unterlagen in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien
- Projektunterstützung:
- Unterstützung bei Projektmanagement-Aufgaben nach Bedarf
- Verfolgung der Zeitleisten von Projekten und Übermittlung von Aktualisierungen an die Geschäftsleitung
Nachmittagsroutine
- Mittagessensvorbereitungen
- Koordinierung von Meetings zum Mittagessen oder Bestellung von Mittagessen für die Führungskraft nach Bedarf
- Berichte über Ausgaben
- Nachverfolgung und Abgleich der Ausgaben, Vorlage von Berichten zur Genehmigung
- Planung von Ereignissen (bei Bedarf oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums)
- Unterstützung bei der Planung von Ereignissen, Aufträgen oder Konferenzen des Unternehmens
- Interne Kontaktperson
- Kontaktaufnahme zwischen der Führungskraft und anderen Mitgliedern des Personals
- Weitergabe von Direktiven, Anweisungen und Aufträgen der Führungskraft
Ende des Tages
- Nachbereitung am Ende des Tages
- Rückblick auf die Ergebnisse des Tages und die noch nicht erledigten Aufgaben
- Vorbereiten eines Briefings für die Tagesordnung des nächsten Tages
- Abschließende Überprüfung der E-Mails
- Sicherstellen, dass alle wichtigen E-Mails bearbeitet worden sind
- Markieren wichtiger Elemente für den nächsten Tag
- Vorbereitung der Führungskraft auf den nächsten Tag
- Besprechung des Zeitplans für den nächsten Tag und der erforderlichen Vorbereitungen
- Bereitstellen von Materialien oder Dokumenten zur Überprüfung
Auch lesen: Projektmanagement-Strategien für Assistenten der Geschäftsleitung
Der Einsatz von Technologie in beiden Rollen
Sowohl der CoS als auch der EA sind in hohem Maße auf Technologie angewiesen, um ihre täglichen Abläufe zu rationalisieren, und hier kommen Produktivität und Projektmanagement tools wie ClickUp ins Spiel kommen.
ClickUp bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Führungskalendern, zur Nachverfolgung von Schlüsseln in Projekten und Funktionen und zur Automatisierung sich wiederholender administrativer Aufgaben.
Aufgabenverwaltung mit ClickUp
Stabschefs leiten häufig komplexe Projekte, die von mehreren Teams durchgeführt werden.
Mit ClickUp's Task Management Features können sie Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten festlegen und den Fortschritt abteilungsübergreifend verfolgen.
Erstellen, Zuweisen, Verwalten und Nachverfolgen von Fortschritten bei großen und kleinen Projekten mit den Features von ClickUp Aufgabenmanagement
Instanzen, die eine unternehmensweite Initiative wie eine strategische Überarbeitung koordinieren, können ClickUp nutzen, um das Projekt in umsetzbare Aufgaben und Unteraufgaben zu unterteilen und sicherzustellen, dass jedes Team seine Ziele erreicht.
Terminplanung mit den Ansichten Kalender und Gantt-Diagramm von ClickUp
Da eine meiner Hauptaufgaben in ClickUp darin besteht, dafür zu sorgen, dass unsere Team-Kalender synchronisiert sind, erledige ich in der Regel meine Routine, indem ich die mir zugewiesenen Kalender überprüfe, um sicherzustellen, dass sich keine Meetings überschneiden oder dass eventuelle Unwägbarkeiten, die sich aus den jüngsten Entwicklungen ergeben haben, so früh wie möglich angegangen und umgesetzt werden können
Emmanuel James Celis, Assistent der Geschäftsführung, Technik, bei ClickUp
Die Terminplanung ist ein wichtiger Teil der Rolle eines EA, und ClickUp's Kalender-Ansicht und die Gantt-Diagramm-Ansicht bieten eine Ansicht aus der Vogelperspektive auf Meetings, Projekttermine und Verpflichtungen der Führungskräfte.
Mit dem zusätzlichen Vorteil von anpassbaren Vorlagen, wie ClickUp's Vorlage zum Blockieren von Zeitplänen können EAs die Tage ihrer Führungskräfte effizienter planen.
ClickUp Vorlage zum Blockieren von Zeitplänen
Diese Vorlage hilft ihnen, bestimmte Zeiträume für Meetings, intensive Arbeit und Pausen einzuteilen, um sicherzustellen, dass Prioritäten eingehalten werden und Ausfallzeiten eingeplant werden. Durch die visuelle Karte jedes Blocks und die Nachverfolgung der Fertigstellung mit Benutzerdefinierte Status für Aufgaben in ClickUp können Assistenten:
- Den Workload der Führungskraft besser ausbalancieren
- Unterbrechungen minimieren
- Einen besser strukturierten, produktiven Tag gestalten, der auf ihre Ziele und ihr Energieniveau zugeschnitten ist
Kommunikation mit ClickUp Docs und Chat
Beide Rollen leben von einer reibungslosen Kommunikation.
Mandy schwört auf ClickUp's Docs Feature um während ihrer Meetings mit den Teams Notizen zu machen und Elemente zu verfolgen.
Verknüpfen Sie ClickUp Docs mit Ihren Workflows - nehmen Sie Notizen zu Meetings auf und wandeln Sie sie in verfolgbare Aufgaben um - und vieles mehr
Und Arjun verlässt sich maßgeblich auf ClickUp Chatten . ClickUp Chat bringt Arbeit und Unterhaltung auf einer Plattform zusammen und macht das Umschalten zwischen mehreren Tools überflüssig, um Dinge zu erledigen.
Nutzen Sie ClickUp Chat für kontextbezogene Unterhaltungen in Echtzeit - erwähnen Sie Teammitglieder in Echtzeit, vergeben Sie Kommentare für schnelle Nachfassaktionen und geben Sie sofortiges Feedback ClickUp's zugewiesene Kommentare und @mention-Features ermöglichen es CoS und EA außerdem, ihren Teams und Führungskräften Echtzeit-Updates direkt in Thread-Diskussionen innerhalb einer ClickUp Aufgabe zukommen zu lassen - so bleibt der gesamte Kontext zentral.
Ob es darum geht, den Marketingleiter bei einem Projekt-Update zu taggen oder eine dringende Kundenbeschwerde für den CEO zu kennzeichnen, diese Features sorgen dafür, dass nichts durch die Maschen fällt.
Wissensmanagement mit ClickUp Brain und Connected Search ClickUp Gehirn ist ClickUp's eigene
KI-Assistent der Fragen in natürlicher Sprache zu Ihren ClickUp-Inhalten versteht, StandUp-Berichte erstellt und dabei hilft, Workspace-Daten zusammenzufassen und zu analysieren. CoS und EAs können damit in der Unterhaltung Fragen stellen und erhalten sofort relevante Antworten.
Mit ClickUp Brain erhalten Sie sofortige Antworten auf Abfragen, Status-Updates zu Aufgaben, werden an Fristen erinnert, fassen Notizen zusammen und vieles mehr ClickUp's Verbundene Suche bietet eine einheitliche Suche, mit der Teams Informationen über Aufgaben, Dokumente, Kommentare und Anhänge innerhalb von ClickUp und über verbundene externe Apps wie Google Drive, Slack und mehr finden können.
Zusammen helfen diese Tools den EAs und CoS, relevante Informationen schnell zu finden und ein besseres Organisationswissen zu erhalten.
Ich lebe definitiv in ClickUp und nutze den Posteingang, die Listen und die Erinnerungen, um sicherzustellen, dass ich immer auf dem Laufenden bin, was ich wissen muss und was ich tun muss. Manchmal kann man im Großen und Ganzen einige Details übersehen, und die Tools, auf die ich mich normalerweise stütze, sind ClickUp Brain und unser Feature Connected Search. Das erspart mir eine Menge Zeit, die ich damit verbringe, alle verfügbaren Ressourcen zu durchsuchen oder jeden einzelnen Kommentar zu einer Aufgabe zu lesen. Durch den Einsatz unserer nativen KI können hilfreiche Zusammenfassungen erstellt werden, was Zeit spart und die Produktivität erhöht
Emmanuel James Celis, Assistent der Geschäftsführung, Technologie, bei ClickUp
Karriereweg und Aufstieg
Die Karrierewege von Stabschefs und Assistenten der Geschäftsleitung bieten faszinierende Wege zur Führung und Spezialisierung. Sie werden überrascht sein, wie sich diese Rollen weiterentwickeln und überschneiden können.
Fortschritte in der Karriere eines Stabschefs
McKinseys Analyse öffentlich zugänglicher Daten über 250 Stabschefs ergab, dass zwei Drittel befördert wurden, während 18 % ihre Erfahrung für einen Quereinstieg nutzten.
über Chief of Staff Network
Die meisten Stabschefs bleiben im Durchschnitt 2,3 Jahre lang in der Rolle des Stabschefs und nutzen sie als Sprungbrett in Führungspositionen wie COO, CFO und CEO.
Viele CoS gründen auch ihre eigenen Unternehmen, da sie unschätzbare Einblicke in die Führung von Unternehmen erhalten haben.
Entwicklung der Karriere eines Executive Assistant
Moderne EAs brechen mit der traditionellen Form und schaffen vielfältige Karrierewege auf der Grundlage ihres umfassenden Verständnisses des Geschäfts. Mögliche Karrierewege sind:
- Junior EA → Senior EA → Executive Business Partner → Operations Director
- Nachverfolgung von Spezialisierungen: Stabschef, Projektmanagement oder Operations Leadership
- Viele werden gefragte EA-Berater oder -Ausbilder
Nachverfolgung der Karriereentwicklung mit ClickUp
Moderne Karriereentwicklung erfordert moderne tools. Hier erfahren Sie, wie Profis in beiden Rollen ClickUp nutzen, um voranzukommen:
- Erstellen Sie Dashboards zur persönlichen Entwicklung mit Nachverfolgung der Schlüsselprojekte und Erfolge
- Verwenden Sie ClickUp Docs, um ein dynamisches Portfolio von Leistungen zu führen
- Einstellen und Überwachen von Meilensteinen in der Karriere mit demClickUp Goals Feature oder verwenden Sie anpassbare Vorlagen wie dieClickUp Vorlage für die Einstellung von Zielen für die berufliche Entwicklungideal für die Erstellung eines Fahrplans für Beförderungen, den Ausbau von Fähigkeiten oder rollenspezifische Leistungen
Setzen Sie sich ehrgeizige Karriereziele, unterteilen Sie sie in einen überschaubaren Plan und verfolgen Sie Ihre Fortschritte mit ClickUp Goals
Der Schlüssel zum Aufstieg in beiden Rollen ist kontinuierliches Lernen, strategisches Denken und eine klare Dokumentation Ihres Einflusses. Mit der richtigen Einstellung und den richtigen Tools bieten beide Wege bemerkenswerte Wachstumschancen.
Fallstudie: Überbrückung der Kluft - vom EA zum Stabschef
Der Übergang vom EA zum Stabschef wird immer häufiger, insbesondere in Technologieunternehmen.
Und warum? EAs verfügen über unschätzbare institutionelle Kenntnisse und Beziehungen, die sie in einzigartiger Weise für strategische Rollen qualifizieren.
Ann Hiatts Weg von der Assistentin der Geschäftsführung bei Amazon zum Stabschef bei Google ✈️
Nach ihrem Abschluss an der University of Washington im Jahr 2002 mit einem Doppelabschluss in Internationalen Studien und Skandinavistik sicherte sich Hiatt nach einem zermürbenden neunmonatigen Bewerbungsprozess in der Zeit nach dem Dot-Com-Crash eine Position als Executive Business Partner von CEO Jeff Bezos bei Amazon.
Bei Amazon zeichnete sie sich durch das Management der Logistik, die Koordinierung funktionsübergreifender Teams und die Vorbereitung der öffentlichen Kommunikation aus, während sie gleichzeitig unschätzbare Einblicke in Bezos' Führungsstil und operative Strategien gewann. Diese Einblicke sollten sich in ihren zukünftigen Rollen als unschätzbar erweisen.
Nach drei Jahren bei Amazon wechselte Hiatt zu Google, wo sie zunächst unter Marissa Mayer tätig war. Ihre Rolle bestand darin, Zyklen von Produkteinführungen zu verwalten und ein international verteiltes Team zu unterstützen. Ihre Leistungen erregten die Aufmerksamkeit von Eric Schmidt, dem damaligen CEO von Google, der sie als Stabschefin einstellte.
Als Googles erste Stabschefin überhaupt erfand sie den Rahmen für diese Rolle, der seitdem in verschiedenen Branchen zum Standard geworden ist. Sie leitete Schmidts interne und externe Kommunikation, die strategische Planung und die Initiativen zur öffentlichen Ordnung. Ihr innovativer Ansatz operationalisierte das "Moonshot Thinking" und setzte neue Standards für unterstützende Rollen in Technologieunternehmen.
Nach ihrem Ausscheiden bei Google im Jahr 2018 beeinflusst Hiatt die Tech-Landschaft weiterhin durch ihr Bestseller-Buch Bet On Yourself, in dem sie Erkenntnisse aus ihren Erfahrungen mit Bezos und Schmidt freigibt. Sie berät nun CEOs auf der ganzen Welt zu folgenden Themen führungsherausforderungen und Innovationsstrategien, die ehrgeizige Karrierewege fördern.
Der Einfluss von CoS und EAs auf den organisatorischen Erfolg
Wenn Führungskräfte bemerkenswerte Ergebnisse erzielen, ist dies oft auf die nahtlose Unterstützung durch ihren Stabschef und ihren Assistenten zurückzuführen, die zusammenarbeiten. Sehen wir uns an, wie diese Rollen den Erfolg einer Organisation vorantreiben.
Der strategische Einfluss des Stabschefs
Der Stabschef arbeitet wie der CEO (oder andere C-Suite-Führungskräfte) als strategischer Kraftmultiplikator. Als vertrauenswürdiger Vertreter sind sie:
- Orchestrierung komplexer politischer Maßnahmen in allen Business Units
- Schaffen Feedbackschleifen, um die Wirksamkeit von Richtlinien zu messen und Iterationen voranzutreiben
- Sie fungieren als Frühwarnsystem für Reibungspunkte
- Entschlüsselung kultureller Nuancen und ungeschriebener Machtdynamiken
- Lösungen für sensible funktionsübergreifende Herausforderungen vermitteln, bevor sie eskalieren
- Die Führungskraft vor unnötigen politischen Turbulenzen schützen und gleichzeitig kritische Probleme aufdecken
Die effektivsten Stabschefs wissen, dass ihre Macht aus der Verstärkung des Einflusses ihres Prinzipals fließt.
Operative Exzellenz durch Executive Assistants
Executive Assistants tragen direkt zum Ergebnis bei, indem sie den Führungskräften mindestens acht Stunden wöchentlich, was 46 Tagen an zurückgewonnener Arbeitszeit der Führungskräfte pro Jahr entspricht.
Sie haben die Funktion eines aufgabenkritischen operativen Nervenzentrums, das die Effektivität der Führung erhöht. Sie:
- Wandeln chaotische Anforderungen in strukturierte Prioritäten um
- Sie gestalten und verteidigen den Führungsfokus für maximale organisatorische Wirkung
- Sie filtern Informationen auf intelligente Weise, um ihren Führungskräften zu helfen, bessere Entscheidungen zu treffen
- Sie stellen sicher, dass wichtige Ergebnisse präzise und zielgerichtet umgesetzt werden
- Funktion als ausgeklügelter Kommunikations-Hub, der wichtige Informationen sortiert und weiterleitet
- Das organisatorische Gedächtnis und den Kontext über Projekte und Initiativen hinweg zu bewahren
- Mit Diplomatie und Diskretion heikle zwischenmenschliche Situationen meistern
ClickUp für maximale Wirkung nutzen
Moderne Stabschefs und Assistenten der Geschäftsleitung verlassen sich auf ClickUp's Dashboards und Goals Features, um die Zusammenarbeit im Team und die strategische Ausrichtung zu verbessern.
Die anpassbaren Dashboards dienen als Befehlszentren, in denen sie mehrere Arbeitsabläufe, Prioritäten des Teams und Initiativen der Geschäftsführung in Echtzeit überwachen können. Durch die Konsolidierung strategischer und operativer Metriken, Projektstatus und Teamaktivitäten in einer visuellen Oberfläche erhalten sie einen umfassenden Überblick über den organisatorischen Fortschritt.
Verschaffen Sie sich mit ClickUp Dashboards einen Überblick über strategische und operative Metriken, den Status von Projekten und die Aktivitäten von Teams in einer visuellen Oberfläche
ClickUp Goals ermöglicht es ihnen, hochrangige Ziele in messbare Einzelziele und nachvollziehbare Meilensteine aufzuschlüsseln. Auf diese Weise können sie die Prioritäten der Führungskräfte im gesamten Unternehmen effektiv kaskadieren und gleichzeitig eine klare Sichtbarkeit der Fortschritte gewährleisten. Sie können Engpässe schnell erkennen, Ressourcen umverteilen und sicherstellen, dass sich die Teams auf die strategischen Prioritäten konzentrieren.
Und das Beste daran? Mit gemeinsamen Dashboards erhalten Teams Transparenz über Abhängigkeiten und Fristen, während die automatisierte Nachverfolgung des Fortschritts den Bedarf an Meetings zur Statusaktualisierung reduziert und eine effizientere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht. Dadurch wird die Zusammenarbeit natürlicher und weniger lästig.
Herausforderungen und Lösungen
Selbst die erfahrensten Fachleute in diesen Rollen stehen vor einzigartigen Hindernissen.
Lassen Sie uns herausfinden, welche das sind und wie man sie überwinden kann, bewaffnet mit Tipps von EAs und CoS bei ClickUp.
Herausforderungen und Lösungen für Chiefs of Staff
Autorität ohne direkte Berichterstellung navigieren
Eine der größten Herausforderungen für einen Stabschef? Sie müssen oft Dinge abteilungsübergreifend erledigen, ohne direkte Befugnisse zu haben.
Wie Arjun aus seiner Erfahrung heraus sagt:
_Die Aufrechterhaltung von OKRs und Prioritäten im gesamten Team ist eine Herausforderung. Neben meinem Team haben auch andere Teams Prioritäten, bei denen wir sicherstellen müssen, dass sie in die richtige Richtung verfolgt werden
Arjun Nasker, Stabschef des COO bei ClickUp
Hier macht ein visuelles Collaboration-Tool den Unterschied aus. Die Verwendung von ClickUp's Whiteboards und Dokumente für Strategiesitzungen helfen dabei, dass alle Beteiligten mitmachen und sich auf derselben Seite befinden.
Management konkurrierender Prioritäten
Als CoS konkurrieren Sie mit langfristigen strategischen Projekten mit den "Ich brauche es gestern"-Anfragen der Geschäftsführung.
Die Lösung? Die Einführung klarer Prioritätensysteme. Nicht alles, was wichtig ist, muss sofort erledigt werden. Und nicht alles, was sofort erledigt werden muss, ist auch wichtig genug.
Verwenden Sie ClickUp's Aufgaben Prioritäten um dringende, hoch-, normal- und niedrigpriorisierte Elemente zu kennzeichnen, damit jeder genau weiß, was er zuerst in Angriff nehmen muss.
Legen Sie mit den ClickUp Aufgabenprioritäten genaue Prioritätsstufen für Ihre Arbeit fest
Menschen führen und Veränderungen umsetzen
Die menschliche Seite der Dinge ist eine weitere interessante Herausforderung.
Die Umsetzung neuer Strategien und die Förderung von Veränderungen kann auf Widerstand stoßen. Ich begegne diesem Problem, indem ich eine Kultur der Zusammenarbeit fördere und datengestützte Erkenntnisse aus ClickUp Dashboards, Workday und anderen Ressourcen nutze, um die Vorteile der vorgeschlagenen Änderungen aufzuzeigen._
Mandy Mekhail, Stabschef, Menschen, bei ClickUp
Arjun fügt hinzu:
Mein Team wird immer größer und ich vertraue darauf, dass es selbstständig arbeiten kann. Ich verlasse mich auf KI-Zusammenfassungen von Dokumenten und Aufgaben und Chats [in ClickUp], um mich über den Tag zu informieren.
Arjun Nasker, Stabschef des COO bei ClickUp
Herausforderungen und Lösungen für Executive Assistants
Informationsüberflutung
Für Assistenten der Geschäftsleitung ist die Informationsflut eine echte Herausforderung! Stellen Sie sich vor, Sie müssten jeden Tag einen endlosen Strom von E-Mails, Anfragen und Kalendereinladungen bewältigen.
Emmanuel gibt eine praktische Perspektive für die Verwendung von ClickUp Automatisierungen um geschäftige Arbeit zu erledigen. Sie können Wenn-Dann-Bedingungen verwenden, um bestimmte Aktionen auszulösen (z. B. wenn sich der Status der Aufgabe auf "Erledigt" ändert, ändern Sie den Mitarbeiter auf "Klara") oder benutzerdefinierte Automatisierungssequenzen mit natürlichsprachlichen Befehlen über ClickUp Brain! erstellen
_Produktiv und effizient in meiner Routine zu bleiben, ist eine tägliche Herausforderung und hier sind [ClickUp] Automatisierungen und Erinnerungen sehr hilfreich! Durch den Aufbau unserer Automatisierungen gehört der manuelle Aufwand der Vergangenheit an und man kann sich auf das 'Warum' konzentrieren, anstatt Zeit damit zu verbringen, das 'Was' herauszufinden
Emmanuel James Celis, Assistent der Geschäftsführung, Technologie, bei ClickUp
Work-Life-Grenzen aufrechterhalten
Die "Always-on"-Natur von EA-Rollen kann besonders anspruchsvoll sein. Um eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen, sollten Sie klare Systeme und Delegationsprotokolle in ClickUp Docs einrichten, damit alles dokumentiert und organisiert ist.
Denken Sie nach:
- Antwortvorlagen oder KI-Antworten für häufige Anfragen
- Standardisierte Prozesse für dringende Angelegenheiten
- Klare Eskalationsverfahren
Effektive Kommunikation zwischen Teams
Faye räumt ein, dass es eine Herausforderung sein kann, sicherzustellen, dass Nachrichten, Aktualisierungen und Anweisungen abteilungsübergreifend korrekt kommuniziert werden, insbesondere bei einem vollen Terminkalender.
Ihr Vorschlag?
Schaffen Sie klare Kommunikationskanäle und verwenden Sie zentralisierte Tools (z. B. freigegebene Dokumente oder Aufgaben-Boards), um Informationen zugänglich und organisiert zu halten. Regelmäßige Nachfassaktionen und klare Zusammenfassungen in den Nachrichten tragen dazu bei, dass jeder die Aktualisierungen und Zuständigkeiten versteht.
Faye Encarnacion Bautista, Assistentin der Geschäftsführung bei ClickUp
Emmanuel fügt hinzu:
Bei der Vielzahl von tools, die wir verwenden, um Dinge zu erledigen, kann eine effektive Kommunikation eine ziemliche Herausforderung sein. Eine großartige Sache über ClickUp ist, dass, als wir ClickUp Chat gebaut und eingeführt haben, meine Arbeit jetzt in einem einzigen Workspace leben kann und dass das Freigeben von Informationen immer nahtloser wird!
Emmanuel James Celis, Assistent der Geschäftsführung, Technik, bei ClickUp
Die Wahl der richtigen Lösung
Bei der Unterscheidung zwischen der Rolle des Stabschefs und der des Assistenten der Geschäftsleitung geht es nicht nur um Titel, sondern darum, wie jede Position auf einzigartige Weise zur Spitzenleistung des Unternehmens beiträgt.
Die Wahl zwischen diesen Rollen hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab:
- Für größere Organisationen (wie die unsere) bieten beide Rollen im Tandem oft die optimale Support-Struktur
- Benötigen Sie strategischen Support und abteilungsübergreifende Koordination? Ein Stabschef könnte Ihre Antwort sein
- Sie suchen nach operativer Exzellenz und nahtloser täglicher Ausführung? Ein Assistent der Geschäftsleitung könnte ideal sein
Die richtige Technologie kann die Wirkung dieser wichtigen Rollen verstärken, von der Automatisierung von Routineaufgaben bis zur Nachverfolgung strategischer Initiativen. ClickUp unterstützt mit seinen umfassenden Features die strategische Planung und den täglichen Betrieb und ist damit die ideale Plattform für Stabschefs und Assistenten der Geschäftsführung.
Warum warten, bis Sie Ihren besten Mitarbeiter einstellen? Testen Sie ClickUp noch heute und planen Sie Ihren Erfolg voraus!