Die Eisenhower-Matrix für Prioritätensetzung & Produktivität: Ein Leitfaden

Stellen Sie sich vor, Sie beginnen Ihren Tag mit einem riesigen Stapel ausstehender Aufgaben. Das kann überwältigend sein, oder?

Was ist der beste Weg, um die Dinge zu erledigen? Natürlich, indem Sie eine Aufgabenliste erstellen.

Eine einfache Liste von Aufgaben hilft Ihnen, die Dinge ins rechte Licht zu rücken und entsprechend zu planen.

Jetzt stehen Sie jedoch vor einem zweiten Problem: Welche Aufgaben sollten Sie vorrangig erledigen und welche sollten Sie auf später verschieben? Und gibt es irgendetwas auf der Liste, das Sie vorerst weglassen können?

Die Priorisierung von Aufgaben kann ein Kampf sein. A 2018 Journal of Consumer Research studie zeigte, dass die meisten Menschen dringenden Aufgaben den Vorzug vor wichtigen Aufgaben geben, die ihnen oft eine größere Belohnung bieten.

Das bedeutet, dass wir Aufgaben mit einer Frist eher Priorität einräumen und solche ohne Frist aufschieben, egal wie wichtig sie sind.

Mit anderen Worten: Wenn wir mit Fristen konfrontiert werden, neigen wir dazu, das, was wichtiger ist, dem vorzuziehen, was dringender ist, auch wenn der Nutzen der wichtigen Aufgabe letztendlich größer ist.

Die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen bei der Bewältigung dieser Probleme. Sie ist ein hervorragendes Instrument, um den Wert bestimmter Aufgaben zu erkennen und gleichzeitig diejenigen zu identifizieren, die von Ihrer Aufgabenliste gestrichen werden können. Sie ist ein wertvolles Instrument für ein effektives Zeitmanagement (manche nennen sie auch Zeitmanagement-Matrix).

Was ist also die Eisenhower-Matrix? Wir haben diesen praktischen Leitfaden erstellt, damit Sie alles über sie erfahren.

Fangen wir an! ⏳

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix ist ein Produktivitäts- und Aufgabenmanagement-Tool, das Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert. Dazu müssen Sie die Aufgaben in vier Quadranten einteilen:

Die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu sortieren, Ordnung zu halten und herauszufinden, was Sie zuerst in Angriff nehmen müssen, damit Sie Zeit und Ressourcen sparen.

Wenn Sie mit einer Aufgabe beginnen, kann das manchmal den Fortschritt anderer Aufgaben behindern. Die Matrix hilft Ihnen, Klarheit zu schaffen, indem Sie Aufgaben anhand bewährter Parameter voneinander trennen.

Warum heißt sie die Eisenhower-Matrix?

Das Konzept der "Eisenhower-Matrix" ist nach Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten, benannt.

Gehen wir ein paar Schritte in der Zeit zurück. ⏪

Bevor er Präsident wurde, hatte Eisenhower eine herausragende Militärkarriere: Er diente als General in der US-Armee und als Oberster Alliierter Befehlshaber im Zweiten Weltkrieg. Auch als Präsident war er an einigen viel beachteten Aktionen beteiligt, darunter die Gründung der NASA und das Ende des Krieges in Korea.

Zweifellos verstand er es, Aufgaben effektiv zu priorisieren und dauerhafte und positive Ergebnisse zu erzielen.

Als hochrangiger militärischer Führer und später als Präsident war Eisenhower ständig mit widersprüchlichen Aufgaben und Prioritäten konfrontiert.

Er hatte einen Rahmen für die Priorisierung von Aufgaben auf der Grundlage ihrer Dringlichkeit und Bedeutung. Dieser Gedanke wurde über drei Jahrzehnte später entwickelt und als "Eisenhower-Matrix" oder "Eisenhower-Entscheidungsmatrix" bezeichnet. Stephen Covey hat Eisenhowers Weisheit in seinem Bestseller The 7 Habits of Highly Effective People in dieses weithin bekannte Produktivitätsinstrument aufgenommen

Die Eisenhower-Matrix ist auch unter anderen Namen bekannt, nämlich Zeitmanagement-Matrix , die Prioritätenmatrix, die Eisenhower-Box, die Eisenhower-Methode und die Dringend-Wichtig-Matrix.

Die Vier-Quadranten-Methodik der Eisenhower-Matrix: Dringlichkeit vs. Wichtigkeit

Die vier Quadranten oder Unterteilungen der Eisenhower-Matrix helfen bei der Unterteilung von Aufgaben. Sie werden anhand von zwei Parametern unterteilt - Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die Schnittmenge dieser beiden Parameter ergibt vier Quadranten, die Aufgaben enthalten:

• Zu erledigen sofort
• Zu verschieben auf später
• An jemanden delegiert werden
• Wird gelöscht oder zurückgestellt

Die Matrix hilft uns zu verstehen, was wichtige Aufgaben dringlich macht, da wir aufgrund des ständigen Arbeitsstresses oft nicht in der Lage sind, die Dinge objektiv zu betrachten.

aber was ist dringend und was ist wichtig?

Dringend

Diese dringenden Angelegenheiten setzen Ihnen eine strenge Frist und erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Es handelt sich dabei um Tätigkeiten, die Sie in Kürze erledigen müssen oder die unvermeidliche Konsequenzen haben. Sie lassen sich nicht vermeiden, aber wenn Sie sich zu sehr darauf konzentrieren, vernachlässigen Sie vielleicht wichtige Aufgaben, die sich mehr auszahlen

Beispiele:

• Beantwortung von Kunden-E-Mails oder Telefonanrufen
• Fertigstellung eines Pitch Decks für einen Kunden
• Bearbeitung von Kundenfeedback

Wichtig

Die Wichtigkeit ist subjektiv und kann durch persönliche Werte und Ziele definiert werden. Diese Aufgaben tragen zu Ihren langfristigen Zielen bei. Ihre Erledigung erfordert sorgfältige Planung und bewusste Anstrengungen.

Beispiele:

• Strategische Planung Ihres Produktfahrplans
• Durchführung eines neuen Schulungskurses
• Lösen eines Kundenkonflikts

Die Eisenhower-Matrix kombiniert die dringenden und wichtigen Faktoren einer Aufgabe und kategorisiert sie in vier Quadranten:

• Just Do It: Dringende und wichtige Aufgaben
• Terminieren: Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben
• Delegieren: Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben
• Löschen: Nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben

So sieht die Matrix aus. 👇

Schauen wir uns nun die einzelnen Quadranten an.

Quadrant 1: Einfach tun - dringlich und wichtig

dringende und wichtige Aufgaben verlangen von Ihnen sofortiges Handeln. Sie haben einen dringenden Termin und erhebliche Konsequenzen, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden. In beiden Fällen ist eine Reaktion im Krisenmodus erforderlich.

Beispiele:

• Fertigstellung von Materialien für eine morgen stattfindende Markteinführung
• Einspringen für einen Kollegen, der in Urlaub ist
• Behebung eines dringenden technischen Problems, das Kunden daran hindert, Ihr Produkt zu nutzen
• Lösung eines Kundenkonflikts in letzter Minute, der sich auf die sozialen Medien ausweiten könnte, wenn er nicht gelöst wird

Aufgaben aus Quadrant 1 sind unvermeidlich. Egal, wie gut Sie Ihren Tag planen, einige Dinge werden sich Ihrer Kontrolle entziehen.

Das Problem ist jedoch, dass Sie sich zu sehr auf diese Aufgaben konzentrieren und die langfristigen Ziele, die Ihnen wichtig sind, vernachlässigen.

covey warnt davor, den ganzen Tag im Krisenmodus zu verbringen und Brände zu löschen, da dies letztendlich Ihre Energie verbraucht und Sie in Quadrant 4 lockt

Quadrant 2: Planen Sie es - nicht dringend, aber wichtig

Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben haben keinen "D-Day", sind aber für den langfristigen Erfolg unerlässlich.

Da diese Aufgaben keine unmittelbaren Fristen haben, ist es leicht, sie zugunsten dringenderer Aufgaben aufzuschieben.

Beispiele:

• Entwicklung eines langfristigen strategischen Plans für Ihr Unternehmen oder Ihr Team
• In die berufliche Entwicklung investieren und neue Fähigkeiten erlernen
• Durchführung von Marktforschung, um neue Möglichkeiten für Ihr Unternehmen zu identifizieren
• Verfassen eines Geschäftsplans oder eines Vorschlags für eine neue Initiative
• Überprüfen und Aktualisieren Ihrer persönlichen oder beruflichen Ziele
• Organisation und Entrümpelung Ihres Arbeitsplatzes zur Steigerung der Produktivität

Im Gegensatz zu Q1, wo es eher darum geht, Brände zu löschen, geht es in Q2 darum, geduldig zu planen und sinnvolle Ziele zu priorisieren.

Diese Aufgaben werden jedoch immer wieder aufgeschoben, da sie keinen festen Termin haben.

bei der Formulierung von Quadrant 2 für das persönliche Zeitmanagement schlägt Covey vor, diese Aufgaben nicht als Probleme zu betrachten, die es zu lösen gilt, sondern als Gelegenheiten, um beruflich und als Person zu wachsen

Quadrant 3: Delegieren - dringend, aber nicht wichtig

Zu diesem Quadranten gehören alle Aufgaben, die nicht zu Ihren langfristigen Zielen beitragen. Diese Aufgaben sind nicht die beste Nutzung Ihrer Zeit und müssen ausgelagert oder delegiert werden.

Beispiele:

• Beantworten von Kunden-E-Mails
• Durch die sozialen Medien scrollen und nach den neuesten Trends suchen
• Bearbeitung von Kundenfeedback
• Eingeben von Kunden- oder Analysedaten in Tabellen
• Einige zufällige Besprechungen zwischen wichtigen Arbeiten

Aufgaben in diesem Quadranten erfordern nicht unbedingt Ihr Fachwissen; sie sind lediglich dringend, aber nicht für Sie. wenn Sie zu viel Zeit in diesem Quadranten verbringen, können Sie die Kontrolle über Ihren Zeitplan verlieren. Deshalb müssen Sie diese Tätigkeit an andere Personen delegieren

Denken Sie darüber nach:

müssen Sie an dieser einen Besprechung teilnehmen, oder kann Ihnen jemand anderes das Protokoll schicken?_

müssen Sie die Daten manuell eingeben, oder können Sie ein autonomes Projektmanagementsystem wie ClickUp einsetzen? (Der sanfteste Stecker 😉).

Ein wesentlicher Bestandteil dieses Quadranten ist das Lernen, Nein zu sagen. Hören Sie auf, Verantwortung zu übernehmen, die Ihnen nicht in den Schoß fallen sollte. Tun Sie, was Sie müssen, nicht was Sie können!

In ClickUp ist es einfach, Aufgaben zu delegieren; weisen Sie sie direkt dem Team zu oder erwähnen Sie sie mit @ in einem Kommentar

Natürlich kann es vorkommen, dass Sie einige Aufgaben in diesem Quadranten nicht delegieren können. Wenn das der Fall ist, können Sie trotzdem dafür sorgen, dass diese Aufgaben nicht Ihren Tag - oder Ihre Woche - in Anspruch nehmen. Das könnten Sie zum Beispiel tun:

• Setzen Sie klare Erwartungen bezüglich der maximalen Zeit oder Anstrengung, die Sie dafür aufwenden können
• Planen Sie Ihre vorrangigen Aufgaben für die produktivste Zeit des Tages und planen Sie dann die unwichtigen Aufgaben darum herum
• Besprechen Sie Ihr Arbeitspensum mit Ihrem Vorgesetzten
• Üben Sie, Aufgabenanfragen abzulehnen, die nicht mit Ihren Zielen übereinstimmen

Auch lesen: Wie Sie vermeiden_ Zeitfresser bei der Arbeit

Quadrant 4: Löschen - nicht dringend und nicht wichtig

Aufgaben in diesem Quadranten gehören in den Papierkorb. Diese unnötigen Aufgaben sind Zeitfresser und tragen nicht zu Ihrem persönlichen Wachstum oder dem Ihres Teams bei. Wenn Sie ihnen nachgeben, werden Sie Stunden verschwenden, die Sie später bereuen werden.

Beispiele:

• Teilnahme an Besprechungen, die man auch per Text erledigen könnte
• Scrollen in den sozialen Medien in der Hoffnung, Trends zu finden
• Unnötige Ablenkungen durch Arbeitskollegen

Hey, das bedeutet nicht, dass Sie auf jedes Quäntchen Vergnügen verzichten müssen. Sogar Eisenhower hat seine hektische und stressige Arbeitsroutine mit Golfausflügen ausgeglichen, um sich zu entspannen und Stress abzubauen.

covey sagt, der Trick dabei ist Ausgewogenheit. Man muss seine Freizeit bewusst gestalten, um das Beste daraus zu machen._

A Journal of Applied Psychology Forschung studie besagt, dass die Art der Freizeit, die man sich gönnt, indirekt die Produktivität während der Arbeit beeinflusst. Mit anderen Worten: Womit Sie Ihre Freizeit verbringen, kann Ihre Arbeitswoche beeinflussen.

Zum Beispiel kann Sport Sie motivieren, und Yoga und Meditation können Ihnen helfen, sich während des Arbeitstages zu entspannen. Auch die Ausübung eines Hobbys, ehrenamtliche Tätigkeiten oder Zeit mit Familie und Freunden können die Produktivität steigern.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie die Matrix effektiv nutzen können.

Tipps für die Priorisierung Ihrer Aufgaben mit der Eisenhower-Matrix

1. Übersättigen Sie einen Quadranten nicht

Als Projektmanager haben Sie vielleicht eine Menge Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste. Achten Sie aber darauf, dass Sie die Quadranten nicht überfüllen. So verhindern Sie, dass Ihre Matrix zu unübersichtlich und unkontrollierbar wird.

Idealerweise sollten Sie nicht mehr als zehn Aufgaben oder Aktivitäten in jedem Quadranten unterbringen. Eine lange Liste von Aufgaben führt nur zu einem ineffektiven Arbeitsmanagement.

Wir sind sicher, dass es einige Aufgaben gibt, die Sie ausschließen können, bevor Sie Ihre To-Do's in den Quadranten notieren. Sie können auch versuchen, mehrere Matrizen zu erstellen oder sie in einer Hauptmatrix zusammenzufassen, um vorrangige, aber unübersichtliche Projekte und Aufgaben sauber zu verwalten.

2. Verwenden Sie visuelle Aufgabentrenner

Die Visualisierung ist eine bewährte Methode zur Steigerung der Workflow-Effizienz. Sie ermöglicht es Ihnen, den gesamten Arbeitsablauf auf einen Blick aus der Vogelperspektive zu sehen.

Die beste Methode zur Visualisierung von Aufgaben im Sinne der Eisenhower-Matrix ist die Farbcodierung - einfach, aber effektiv. ClickUp-Aufgaben verwendet eine ähnliche Methode, um Ihnen bei der Visualisierung Ihrer Aufgaben zu helfen. Sie können Aufgaben farblich kennzeichnen, Prioritäten zuweisen, Namensschilder verwenden und sogar Aufgaben nach Schildern filtern.

Kategorisieren Sie Aufgaben nach dringenden, hohen, normalen und niedrigen Prioritäten mit ClickUp Aufgabenprioritäten

So können Sie Ihre Aufgaben farblich codieren:

• Rot
  • Für Aufgaben mit höchster Priorität. Unser Gehirn ist darauf programmiert, auf rot blinkende Dinge zu reagieren und sich um sie zu kümmern
• Gelb
  • Aufgaben mit zweithöchster Priorität
• Blau
  • Aufgaben mit der dritthöchsten Priorität
• Grün
  • Aufgaben mit niedrigster Priorität

In der Zwischenzeit können Sie diese Aufgaben ganz einfach in Ihre Eisenhower-Matrix übertragen, wie Sie es für richtig halten. Die roten Aufgaben kommen in Quadrant 1, die gelben in Quadrant 2, usw.

3. Vermeiden Sie Übermanagement

Ein Übermanagement Ihrer Eisenhower-Matrix ist eine Form der Prokrastination. Bleiben Sie nicht dabei hängen, jede Aufgabe bis ins Detail auszusieben. Verwenden Sie stattdessen ClickUp Gehirn um Ihnen schnell mitzuteilen, was Sie als Nächstes bearbeiten sollten, welche Aufgaben kurz vor dem Fälligkeitsdatum stehen, welche überfällig sind, usw.

ClickUp Brain hilft Ihnen, Ihre täglichen Aufgaben zu priorisieren und zu vereinfachen

Vermeiden Sie außerdem, zu viel Zeit für die Zuordnung von Aufgaben zu einem Quadranten zu verwenden. Nehmen Sie sich 30-50 Minuten pro Monat/Woche vor (je nach Aufgabendichte) und gestalten Sie Ihre Matrix innerhalb dieses Zeitraums.

4. Eliminieren Sie zuerst

Streichen Sie die Punkte auf Ihrer To-Do-Liste, die weder dringend noch wichtig sind. Delegieren Sie sie in den richtigen Abgrund - Quadrant 4.

Wenn Sie diese Aufgaben streichen, gewinnen Sie Zeit (und geistige Bandbreite), um Ihre anderen Aufgaben besser zu bewältigen. Überprüfen Sie Ihre Aufgabenliste und streichen Sie diese Punkte, bevor Sie den anderen drei Quadranten Priorität einräumen.

5. Trennen Sie das Persönliche vom Beruflichen

Die erste Lektion, die wir in der Schule gelernt haben, lautet: "Behandle dein Unternehmen als eigenständige Einheit" Dieser Grundsatz gilt auch für die Optimierung Ihres Eisenhower-Rahmens.

Hier ist der Grund dafür.

Die Vermischung Ihrer persönlichen und beruflichen Ziele kann überwältigend sein. Die Aufgaben werden nicht richtig gewichtet, und manche bevorzugen persönliche Aufgaben gegenüber beruflichen Zielen, während es bei anderen genau umgekehrt ist.

Denn die Dringlichkeit und Wichtigkeit persönlicher Aufgaben wird immer höher sein als die der beruflichen Arbeit (aufgrund einer emotionalen Verbindung).

Gleichzeitig haben Ihre beruflichen und persönlichen Aufgaben unterschiedliche Zeitpläne, Ressourcen und Vorgehensweisen, die jeweils einen eigenen Denkprozess erfordern.

Es ist also keine gute Idee, sie miteinander zu verbinden. Es erhöht die Anzahl der Aufgaben in jedem Quadranten und führt gelegentlich zu Konflikten.

Wenn Ihnen Eisenhowers Konzept jedoch gefällt und Sie es an beiden Fronten einsetzen möchten, schlagen wir vor, unterschiedliche Matrizen für Ihre persönlichen und beruflichen Aufgaben zu erstellen. Trennen Sie Ihre beruflichen und persönlichen Ziele und gehen Sie sie einzeln an.

6. Überwachen Sie die Zeit nach der Matrix

Verfolgen und bewerten Sie Ihre wöchentliche Zeitnutzung anhand der Matrix. Erfassen Sie Aktivitäten in 30-Minuten-Intervallen mithilfe einer Tabelle oder einer speziellen Aufgabenverwaltungs-App wie ClickUp.

tipp:💡Tipp: ClickUp Time Tracker macht die Zeiterfassung einfach. Erfassen Sie die Zeit von Ihrem Desktop, Ihrem mobilen Gerät oder Ihrem Webbrowser mit ClickUp's free Chrome extension . Springen Sie zwischen den Aufgaben und fügen Sie rückwirkend Zeit hinzu, ohne manuelle Eingaben und Nachverfolgung

Sortieren Sie dann die erledigten Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in Quadranten und stellen Sie sicher, dass sie mit Ihren Zielen übereinstimmen.

Überprüfen Sie, wie die Aufgaben in den einzelnen Quadranten verteilt sind, und stellen Sie fest, ob Anpassungen erforderlich sind. Versuchen Sie, die meisten Aufgaben in Quadrant 2 unterzubringen, um ein optimales Gleichgewicht zu erreichen.

7. Verfeinern Sie Ihre Matrix

Passen Sie die Matrix auf der Grundlage Ihrer Leistung während der einwöchigen Testphase der Matrix an.

Verfeinern Sie sie je nachdem, wie viel Zeit Sie für Ihre Aufgaben und Projekte aufwenden. Vielleicht haben Sie einige Aufgaben falsch eingeschätzt, als Sie sie den Quadranten zuordneten. Nutzen Sie diese Erfahrung, um Ihre Projekte und Aufgaben besser zu verstehen, damit Sie sie mit größerer Effizienz ausbalancieren können.

Top-Performer nutzen die Eisenhower-Matrix

Menschen aus allen Bereichen des Lebens nutzen die Eisenhower-Matrix. Ob mutige Feuerwehrleute oder versierte CEOs, die Vorteile der Eisenhower Matrix werden immer wieder unter Beweis gestellt.

Vasyl Ivanov, Gründer und CEO von KeepSolid, bürgt für die Vorteile der Matrix . Er hat viele Produktivitäts-Tools ausprobiert und erklärt: "Als CEO habe ich anfangs versucht, mehrere verschiedene Aufgabenmanagement-Tools zu verwenden... [die] mir nicht dabei halfen, Prioritäten auszubalancieren... Ich fand, dass die größte Gefahr bei der Verwendung mehrerer Aufgabenmanagement-Plattformen darin bestand, dass sie mir das falsche Gefühl gaben, die Kontrolle zu haben."

Dann wählte er die Eisenhower-Matrix.

Mit Hilfe der Eisenhower-Matrix konnte ich ein tieferes Verständnis dafür entwickeln, was Effektivität wirklich bedeutet, und ich war in der Lage, neue Werkzeuge zu konzipieren..

Vasyl Ivanov, CEO von KeepSolid

Unzählige Apps im Play Store und App Store werben für die Eisenhower-Matrix, um Menschen dabei zu helfen, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren. Auch zahlreiche Technologieunternehmen haben die Gelegenheit genutzt, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu verbessern.

Die Eisenhower-Matrix wird als Produktivitätswerkzeug immer beliebter. Probieren Sie es aus und überzeugen Sie sich selbst!

Eisenhower-Matrix Beispiele und Vorlagen

Bevor wir uns den Beispielen zuwenden, möchten wir Ihnen die vollständig anpassbare Whiteboard-Vorlage von ClickUp für die Priorisierung von Aufgaben und die Verwaltung Ihrer Zeit vorstellen. Diese Vorlage hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu organisieren und Ihre Ideen zu notieren, bevor Sie sie in Aktionen umwandeln.

Diese Vorlage herunterladen

Die Eisenhower-Matrix-Vorlage von ClickUp soll Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, indem Sie Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren.

ClickUp Eisenhower Matrix Vorlage hilft Ihnen, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu klassifizieren, so dass Sie sich auf die wichtigsten Dinge zuerst konzentrieren können. Die Vorteile sind:

• Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben
• Aufteilung umfangreicher Projekte in überschaubare Abschnitte
• Abbau von Stress und Ängsten durch die Organisation Ihrer Arbeit
• Effizienteres Arbeiten, da Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können Diese Vorlage herunterladen Jetzt, wo Sie eine Vorlage haben, wollen wir verstehen, wie man sie in verschiedenen Szenarien verwenden kann.

Anwendungsfall 1: Projekte effizient verwalten

Die Eisenhower-Matrix vereinfacht die Priorisierung von Aufgaben, indem sie die Dringlichkeit von der Wichtigkeit trennt. Sie eignet sich hervorragend für die Verwaltung von Ressourcen, die Einhaltung von Fristen und den Umgang mit Mehrfachanforderungen.

Bei Teamleitern verhindert eine intelligente Ressourcenzuweisung, dass Mitarbeiter überlastet oder unterbeansprucht werden.

Mit einer übersichtlichen Ansicht der Arbeitsbelastung können Führungskräfte leicht überprüfen, wie stark jedes Teammitglied über eine Woche, zwei Wochen oder einen Monat ausgelastet ist, und so sicherstellen, dass alle an einem Strang ziehen und ein gemeinsames Ziel verfolgen.

Der Einsatz der Eisenhower-Matrix im Projektmanagement hilft Ihnen, das Gesamtbild zu sehen. Sie hält Sie über alle Aufgaben auf dem Laufenden und hebt die dringenden Aufgaben hervor, damit alles reibungslos abläuft.

Stellen Sie sich vor, Sie würden die Eisenhower-Matrix für die Verwaltung eines Projekts verwenden. Hier sehen Sie, wie Sie die Projektaufgaben in Quadranten einteilen könnten:

• Erster Quadrant: Behebung eines kritischen Fehlers, Einhaltung eines Kundentermins oder Beseitigung eines Projekthindernisses; im Wesentlichen zeitkritische Aufgaben
• Zweiter Quadrant: Projektplanung, Teamentwicklung oder Risikobewertung
• Dritter Quadrant: Nicht dringende E-Mails oder unkritische Besprechungen
• Vierter Quadrant: Übermäßiges Surfen im Internet oder soziale Kontakte während der Arbeitszeit, Aktualisierungsbesprechungen oder die am wenigsten dringenden Aufgaben, die nichts mit dem Hauptprojekt zu tun haben

Anwendungsfall 2: Steigerung der persönlichen Produktivität

Durch die Kategorisierung von Aufgaben auf der Grundlage einer Dringlichkeits- und Wichtigkeitsmatrix, können Sie effektiv verwalten Sie Ihre Zeit und Ihre Energie, indem Sie sich um die wirklich wichtigen Dinge kümmern.

Dieser strategische Ansatz hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, verhindert Burnout und sorgt dafür, dass Sie konzentriert und motiviert Ihre Ziele erreichen.

In Ihrem ClickUp Personal Productivity Dashboard sehen Sie die Ihnen zugewiesenen Aufgaben, die täglich erledigten Aufgaben, Chats und den Status der Arbeitsbelastung

Im Bereich der persönlichen Produktivität könnte die Eisenhower-Entscheidungsmatrix wie folgt aussehen:

• Erster Quadrant: Bezahlen überfälliger Rechnungen, Behebung eines familiären Notfalls oder Erledigung wichtiger und dringender Aufgaben, die heute anstehen
• Zweiter Quadrant: Regelmäßige Bewegung, Zeit mit der Familie verbringen oder eine neue Fähigkeit erlernen
• Dritter Quadrant: An einer Veranstaltung teilnehmen, die Sie nicht interessiert, oder Besorgungen für andere machen
• Vierter Quadrant: Unwichtige Aufgaben wie das Nachholen einer Fernsehsendung

Anwendungsfall 3: Verbesserung der Zusammenarbeit im Team

Die Matrix für die Zusammenarbeit im Team verbessert die Zusammenarbeit und sorgt für einen reibungsloseren Ablauf bei der Arbeit.

Indem Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisieren, entwickeln Sie und Ihr Team ein gemeinsames Verständnis von Prioritäten, was zu einer besseren Abstimmung und Entscheidungsfindung führt.

Das Ergebnis ist ein effizienteres und kohärenteres Team, das als Einheit agiert, in dem sich die Mitglieder gegenseitig unterstützen und die Projekte zum Abschluss bringen.

In einer Teamzusammenarbeit könnte Ihre Eisenhower-Matrix zum Beispiel so aussehen:

• Erster Quadrant: Lösung eines Konflikts zwischen Teammitgliedern, rechtzeitige Einreichung eines Projektvorschlags oder Teilnahme an einer wichtigen Besprechung
• Zweiter Quadrant: Teilnahme an teambildenden Maßnahmen, Festlegung langfristiger Teamziele oder Betreuung jüngerer Teammitglieder
• Dritter Quadrant: Beantwortung unwichtiger E-Mails, Teilnahme an optionalen Besprechungen oder Organisation eines Teamausflugs
• Vierter Quadrant: Diskutieren irrelevanter Themen während Besprechungen oder Bearbeiten von Aufgaben, die nicht auf der Aufgabenliste stehen

Herausforderungen bei der Verwendung der Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist zwar eine der besten Methoden zur Priorisierung Ihrer Aufgaben lässt sie viel Spielraum für bestimmte Aspekte der Prioritätensetzung im Projektmanagement. Schauen wir uns diese Herausforderungen an:

Nuancen bleiben unbehandelt

Die Matrix ist zwar vorteilhaft, vereinfacht aber die Komplexität vielschichtiger Projekte zu sehr, was dazu führt, dass die Matrix einige Aufgaben als Faktoren falsch interpretiert. Einige Aufgaben können sowohl Elemente der Dringlichkeit als auch der Wichtigkeit aufweisen - die Matrix kann Ihnen nicht helfen, zwischen diesen Nuancen zu unterscheiden.

So kann beispielsweise die Beantwortung der E-Mail eines Kunden je nach Situation dringend und wichtig sein. In der Matrix wird sie jedoch möglicherweise als wichtig, aber nicht als dringend eingestuft.

Subjektive Einstufung

Die Festlegung, was "dringend" oder "wichtig" ist, ist subjektiv und kann von Person zu Person oder von Team zu Team variieren. Diese Subjektivität kann zu unterschiedlichen Interpretationen und Einstufungen führen.

Angenommen, Sie haben eine Teambesprechung, die aus Ihrer Sicht wichtig ist. Für einige Teammitglieder ist sie jedoch möglicherweise nicht wichtig. In der Eisenhower-Matrix fehlt diese Subjektivität, so dass sie sich besser für den persönlichen Gebrauch eignet.

ClickUp hilft Ihnen, diese Herausforderung zu meistern und bietet Ihnen Werkzeuge, Arbeitsabläufe und einen einheitlichen Ansatz für die Entwicklung einer teamorientierten Eisenhower-Matrix.

Nicht sehr dynamisch

Die Matrix berücksichtigt möglicherweise nicht die Veränderungen der Aufgabenpriorität im Laufe der Zeit. Eine Aufgabe, die heute als nicht dringlich und unwichtig angesehen wird, kann sich später als dringend und wichtig erweisen, und die Matrix passt sich möglicherweise nicht dynamisch an solche Verschiebungen an

Aber -wie soll man diese Herausforderungen angehen? Wir kennen einige Tricks, um diese Mängel auszugleichen:

• MoSCoW-Methode: Dieser Rahmen kategorisiert Aufgaben als "Muss", "Sollte", "Könnte" und "Möchte ich nicht". Sie hilft bei der Priorisierung von Aufgaben auf der Grundlage ihrer Wichtigkeit für den Projekterfolg und eignet sich daher hervorragend für Projektmanager und Teamleiter
• Kanban-Tafeln: Diese Tafeln eignen sich hervorragend zur visuellen Organisation von Aufgaben, die sich entsprechend ihrem Status durch verschiedene Phasen bewegen und leicht neu priorisiert werden können. Sie können von allen Teammitgliedern gemeinsam genutzt werden und sind oft in bestimmte Projektmanagement-Anwendungen integriert. Die Kanban-Board-Ansicht von ClickUp und mehr als 15 weitere Ansichten helfen Ihnen, Aufgaben mit visuellen Hilfsmitteln zu priorisieren und zu verwalten.

Visualisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe mit ClickUp's Board View

• Pareto-Prinzip (80/20-Regel): Das Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse durch 20 % der Bemühungen erzielt werden. Dieser Ansatz hilft Ihnen, die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren. Es ermutigt Sie, die Aufgaben zu identifizieren, die am meisten zu Ihren Zielen beitragen, und sich auf diese zu konzentrieren. ,
• Epic, Feature, User Story: Diese Methode ist besonders im Projektmanagement nützlich. Die Aufgaben werden in Epics (große Arbeitspakete), Features (Gruppierungen innerhalb eines Epics) und User Stories (einzelne Aufgaben innerhalb von Features) unterteilt.

Wie Sie sehen, können viele dieser Herausforderungen umgangen werden, indem man einfach eine kompetente Projektmanagement-Software wie ClickUp einsetzt. Lassen Sie uns also untersuchen, wie Sie die Eisenhower-Matrix mit ClickUp verknüpfen können.

Wie man die Eisenhower-Matrix in ClickUp implementiert

ClickUp ist ein One-Stop-Shop für alle Ihre Projektmanagement-Bedürfnisse, und so ist es nicht verwunderlich, dass es Ihnen auch bei der Integration der Eisenhower-Matrix helfen kann. ClickUp-Whiteboards bietet eine visuelle Leinwand zum Zeichnen, Erstellen und Verbinden von Ideen. Verwenden Sie es, um die Eisenhower-Matrix zu zeichnen und Aufgaben zu notieren, während Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten, während Sie Aufgaben hinzufügen.

Anschließend können Sie die Aufgabenliste mit einem Klick in interaktive Aufgabenkarten umwandeln. Weisen Sie die Karten den richtigen Teammitgliedern zu. Verwenden Sie Prioritätskennzeichen und Tags, um effizient zu delegieren und eine vollständige Synchronisierung während des gesamten Prozesses sicherzustellen.

Einbetten von Dokumenten, Zeichnen von Illustrationen, Hinzufügen von Verbindungen mit verwandten Punkten mit ClickUp Whiteboards

Ähnliche Ergebnisse erhalten Sie auch mit ClickUp-Dokumente , wo mehrere Teammitglieder zusammenarbeiten können, indem sie Vorschläge und Ideen kommentieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie die Prioritäten der Aufgaben im Team festlegen und dass alle Beteiligten wissen, was zu tun ist und warum.

Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um Aktivitäten aufzulisten und zu priorisieren - mit ClickUp Docs

Unter ClickUp-Aufgaben können Sie anpassbare Tags verwenden, um bestimmte Aufgaben als wichtig oder dringend zu kennzeichnen. Mit der Funktion Aufgabenpriorität können Sie Aufgaben auch entsprechend ihrer Priorität farblich kennzeichnen. Die ClickUp Kanban-Ansicht ist praktisch für die Visualisierung.

Und all das können Sie über ClickUp-Chat oder andere Medien.

Insgesamt ist die Eisenhower-Matrix eine großartige Methode, um mit Aufgaben umzugehen, die aufgrund ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in Konflikt geraten könnten. Auch wenn die Matrix gewisse Schwächen hat, ist sie doch eine der besten Möglichkeiten für Teams, Prioritäten für die täglichen Aufgaben zu setzen. Produktivitätsplattformen wie ClickUp können dabei helfen, die Matrix effizient auszuführen.

Probieren Sie die Eisenhower-Matrix aus und sehen Sie, welche Auswirkungen sie auf Ihre Projektleistung hat. Setzen Sie noch heute Prioritäten. Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an !

Pop-Quiz zur Eisenhower-Matrix

Ich hoffe, ihr habt gut aufgepasst, denn jetzt ist es Zeit für ein Quiz. 🥁

Nutzen wir dies als Auffrischung der Eisenhower-Matrix, damit Sie sie leicht in Ihre Geschäftsabläufe integrieren können.

Wenn du alle Fragen richtig beantwortest, geht das Eis auf uns! 🍦

Frage 1:

Elon Musk wacht am Morgen auf. Hier ist, was er auf seiner Agenda hat:

a) Arbeit an einem neuen Logo für X

b) Vorbereitungen für einen SpaceX-Start

c) Anchovis-Pizza mit Joe Rogan essen

d) Bei Investoren für SpaceX vorstellig werden

Versuchen Sie, diese Aufgaben zu priorisieren von hohe bis niedrige Priorität .

Frage 2:

Welche Quadranten der Eisenhower-Matrix sind für den nachhaltigen Erfolg eines Projektmanagers, der unmittelbare Bedürfnisse mit langfristigen Zielen in Einklang bringen muss, entscheidend?

a) Quadrant 1 und Quadrant 2

b) Quadrant 2 und Quadrant 3

c) Quadrant 3 und Quadrant 4

d) Quadrant 1 und Quadrant 4

Frage 3:

Welcher Quadrant der Eisenhower-Matrix betont beim Umgang mit Anfragen in letzter Minute und knappen Fristen ein effektives Management, um sich nicht überfordert zu fühlen?

a) Quadrant 1

b) Quadrant 2

c) Quadrant 3

d) Quadrant 4

Frage 4:

Sie veranstalten eine "Prokrastinationsparty", zu der alle eingeladen sind, die ihre Aufgaben erst spät erledigen. Sie, der Gastgeber, stellen fest, dass Sie eine bestimmte Aufgabe immer wieder aufschieben - die Erstellung einer Gästeliste für die Party.

In welchen Quadranten der Eisenhower-Matrix fällt Ihre Prokrastination beim Erstellen der Gästeliste?

a) Quadrant 1 (Dringende und wichtige Aufgaben - die VIPs)

b) Quadrant 2 (Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben - Die modisch Verspäteten)

c) Quadrant 3 (Dringend, aber nicht wichtig - Die Nachahmer)

d) Quadrant 4 (Nicht dringend und nicht wichtig - Die No-Show)

Hier sind Ihre Antworten, aber wagen Sie es nicht zu schummeln. Liam Neeson wird dich finden und... den Rest kennst du ja.

*Antworten:

1. b, d, a, c
2. a
3. a
4. b