Finanzielle Transparenz ist entscheidend für die Verwaltung von Abteilungs- und Projektbudgets im gesamten Unternehmen. Von marketing-Kampagnen bis hin zu Software und Reisen und darüber hinaus, summieren sich die Kosten schnell. Ohne eine konsequente Überwachung wird es schwierig, den Wert zu rechtfertigen.
Ein rationalisiertes System zur Nachverfolgung der Ausgaben ist für eine klare Berichterstellung unerlässlich. Eine maßgeschneiderte Dokumentation bietet eine genaue Sichtbarkeit der Geldflüsse auf Projekt-, Abteilungs- und Teamebene. Genauere Prognosen und der Nachweis des ROI werden für große und kleine Initiativen möglich. 🏆
Anhand von Schritt-für-Schritt-Anleitungen lernen Sie, wie Sie Berichterstellungen für das Ausgabenmanagement in folgenden Bereichen erstellen können Excel . Nutzen Sie diesen Leitfaden als Ausgangspunkt für Unterhaltungen über die Optimierung der Durchsetzung der Ausgabenpolitik in Ihrem Unternehmen!
Was genau ist eine Business-Kostenabrechnung? Sehen wir uns einige Schlüssel-Features von wirkungsvollen Berichten an.
Was ist ein Business Expense Report?
Eine Geschäftskostenabrechnung ist ein Dokument, das die Nachverfolgung der Unternehmensausgaben für Produkte, Dienstleistungen, Löhne und andere Kosten enthält. Das Dokument enthält Zeilen und Spalten, in denen das Datum, die Beschreibung, der Lieferant, der Betrag, die Kategorie und andere Details der aufgelisteten Ausgaben festgehalten werden.
Excel-Registerkarten innerhalb eines Arbeitsblatts werden verwendet, um Ausgaben nach Abteilungen, Projekten, Personen oder anderen Arten zu trennen. Formeln berechnen die Ausgabensummen nach Woche, Monat, Quartal oder einem beliebigen Datumsbereich.
Anhand der nachverfolgten Ausgaben können Manager wichtige Fragen zur Arbeit in Projekten beantworten und ressourcenzuweisung : Zu erledigen projekt-Budgets mit den tatsächlichen Kosten übereinstimmen? Treffen die Ausgaben die richtigen GL Codes? Welche Kosten steigen schnell an?
Die Vorteile der Verwendung von Excel zur Organisation von Ausgabenblättern sind unter anderem:
- Nachverfolgung des Budgets einer Abteilung: Ansicht der vierteljährlichen oder jährlichen Ausgaben im Vergleich zum zugewiesenen Budget
- Vorhersagegenauigkeit: Erkennen Sie vergangene Ausgabentrends, um zukünftige Unternehmensausgaben vorherzusagen
- Organisation: Verwalten Sie eine einzige, standardisierte Vorlage und ein System für Spesenabrechnungen, um die Prüfung von Belegen und Rechnungen zu erleichtern
Wir hoffen, dass Sie ein gesundes Maß an organisierten Daten erreichen, damit Sie nicht von Budgetänderungen in letzter Minute überrascht werden und ein möglichst genaues Finanzbild erhalten. Damit kommen wir zum wichtigsten Ereignis: Einrichtung der Ausgabenverwaltung!
Wie man einen Business-Ausgabenbericht in Excel erstellt
Bevor wir beginnen, lassen Sie uns die wichtigsten Komponenten besprechen, die benötigt werden:
- jede Excel Version: Wir werden die universellen Funktionen der Tabellenkalkulation verwenden
- Ausgabenbelege und Dokumentation: Alle Transaktionsdatensätze, die eingegeben werden müssen (Warum nicht gleich die nächste Spesenabrechnung erstellen?)
- Ausgabenkategorien: Definieren Sie eine Liste von Ausgabearten, die für Ihren Betrieb relevant sind
Damit haben Sie alle Voraussetzungen für die benutzerdefinierte Erstellung einer Vorlage für eine Reisekostenabrechnung in Excel geschaffen. Lassen Sie uns gleich mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung beginnen!
Schritt 1: Laden Sie unsere kostenlose Vorlage für die Kostenerfassung herunter
Anstatt eine Spesenabrechnung von Grund auf neu zu erstellen, sollten Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage für Spesenabrechnungen als Starthilfe verwenden. Sie enthält bereits die Standardfelder für die Nachverfolgung von Datum/Lieferant/Betrag und vorgefertigte Formeln zur automatischen Summierung der Summen nach Kategorie. Überschreiben Sie die Dummy-Daten mit Ihren Business-Ausgaben, während Sie die eingebauten Formeln beibehalten. 🧪
Öffnen Sie einfach die heruntergeladene Datei und folgen Sie den Schritten unten!
Die Excel-Vorlage herunterladen
Schritt 2: Einrichten der Kopfzeile
Geben Sie im oberen Bereich Schlüsselinformationen zur Identifizierung des Berichts ein:
- Erstellt für: Fügen Sie den Namen des Mitarbeiters oder der Abteilung hinzu, der/die die Ausgaben getätigt hat
- Eingegeben von: Liste der Person, die die Speseninformationen und die Tabelle erstellt/mitgeteilt hat
- Zweck: Erläutern Sie kurz den Grund für den Bericht (wöchentliches Budget Meeting, Anfrage des Managers, allgemeine Operationen der Abteilung)
- Ausgabenzeitraum: Geben Sie das Anfangs- und Enddatum (Tag, Monat und 4-stelliges Jahr) mit einem Datumsbereich für alle dokumentierten Transaktionen an
Verwenden Sie Kopfzeilen, um den Budgetprüfern Kontext und Klarheit zu geben
Schritt 3: Einstellen von Ausgabenkategorien
Die Dropdown-Listen in der Vorlage für die Ausgabentabelle sind nicht dazu da, die - wie soll man sagen - "karge" Ästhetik von Excel zu überspielen.
Sie dienen vielmehr dazu, alle unternehmensweiten Transaktionen sauber zu kategorisieren und einheitlich zu gestalten.
Dies erstreckt sich auf dateneintrag zu. Ausklappen ist ein Garant für fehlerfreie Datenverarbeitung und rationelle Analysen. Ein falsch geschriebener Ausgabentyp oder Code kann alles aus dem Gleichgewicht bringen. ⚖️
So können Sie Ihre Kategorien über Dropdowns festhalten:
- Klicken Sie auf das Element Bürobedarf (Zelle B18), und das Symbol mit dem ausklappbaren Pfeil erscheint
- Gehen Sie zur Menüleiste am oberen Rand, klicken Sie auf Daten > Datenüberprüfung_, und ein Popup-Fenster wird geöffnet
- Schreiben Sie unter dem Textfeld Quelle die Liste so um, dass sie mit den Ausgabenkategorien in Ihrem Geschäft übereinstimmt. Trennen Sie die einzelnen Kategorien durch ein Komma. (Wir empfehlen, die Liste in alphabetischer Reihenfolge zu erstellen, um die Navigation zu erleichtern!)
- Klicken Sie auf Anwenden, wenn Sie fertig sind, und überprüfen Sie Ihre neue Liste, indem Sie auf das Symbol mit dem ausklappenden Pfeil klicken
- Wiederholen Sie den Vorgang für die anderen Kopfzeilen der Dropdown-Liste: Lieferant, Kosten, Zentrum, Code, Zahlungsart und Zahlungsstatus
- Um Kategorien in Zukunft zu bearbeiten, fügen Sie nach Bedarf Text im Feld Quelle hinzu oder entfernen ihn
Bearbeitung der vorgefertigten Kategorien für konsistente Geschäftskostenabrechnungen
Schritt 4: Füllen Sie die Vorlage mit Elementen
Fügen Sie schließlich jede einzelne Geschäftsausgabe als eigene Zeile hinzu. Auf die Details kommt es an, also fügen Sie so viel Kontext wie möglich ein, um eine klare finanzielle Dokumentation zu erhalten.
- Ausgabedatum: Tag, Monat und Jahr des Auftretens der Ausgabe
- Ausgabenkategorie: Kategorie der Ausgabe (Marketing, Reisen, Honorare)
- Anbieter: Der vollständige juristische Name der Person oder des Unternehmens, der mit ihrem W-8 oder W-9 übereinstimmt. (Bedrängen Sie Ihren Buchhalter nicht mit Spitznamen)
- Cost Center Code: Die interne Kostenstelle aus Ihrem Diagramm, an die die Ausgabe gebunden ist
- Ausgabenbeschreibung: Eine kurze Beschreibung, die die Transaktion detailliert beschreibt
- Betrag: Ausgabenbetrag in Dollar
- Zahlungsmethode: Wie der Betrag bezahlt wurde (Kreditkarte, Bargeld, Scheck)
- Status der Zahlung: Ausgaben bezahlt oder ausstehend
Sie werden feststellen, dass wir insgesamt 7 Optionen für den Status der Zahlung hinzugefügt haben. Ihre Lieferanten kennen Ihre fleißigen Finanzfreunde nicht so gut wie Sie, daher schaffen diese nuancierten Phasen des Erstattungsprozesses Transparenz in den Zeitleisten rund um die entstandenen Ausgaben. Der zusätzliche Kontext hilft Projektmanagern bei Unterhaltungen mit Lieferanten, die auf die Zahlung warten. 💬
Kleine, aber wichtige benutzerdefinierte Anpassungen verwandeln Ihre Ausgabentabelle in eine Maschine für finanzielle Einblicke. Diese Dokumente werden in Ihren Unternehmensunterlagen gespeichert, so dass weitere Attribute den analytischen Wert erhöhen.
Ermöglicht den Teams eine genaue Nachverfolgung der Zahlungen während des Ausstellungsprozesses
Schritt 5: Gesamtausgaben nach Kategorie
Die hervorgehobenen Zellen enthalten vorgefertigte Formeln, um die Gesamtsummen für jede Ausgabenkategorie zu ermitteln. Dies ermöglicht eine Nachverfolgung der Verteilung der Ausgaben.
Automatisch Ausgaben nach Kategorie summieren
Die gute Nachricht: Sie müssen nicht selbst rechnen! 🤩
Die schlechte Nachricht: Es gibt einen Haken. 👀
Wir halten uns jetzt zurück, weil der nächste Schritt die Geduld der Jedis erfordert. Bis jetzt haben Sie alle Elemente in Ihrem Ausgabenblatt eingetragen. Als Nächstes müssen Sie Quittungen und andere Belege anhängen.
Schritt 6: Quittungen und relevante Belege hinzufügen
Wir wünschten, wir könnten Ihnen sagen, dass dieser Vorgang in Excel einfach ist, aber das Anhängen von Dateien wird schnell umständlich. Zunächst müssen Sie jede Quittung in ein separates PDF anstelle eines JPEGs konvertieren. Dann benennen Sie sie in einem geeigneten Format, das Excel problemlos speichern kann.
Um Dateien hinzuzufügen, benötigen Sie die erweiterten Funktionen Objekte und/oder Objektverknüpfung und -einbettung (OLE) von Excel. Was eigentlich eine einfache Aufgabe sein sollte, wird dadurch mühsam. Zum Beispiel ist das Hochladen von Nicht-Microsoft-Dateien kompliziert. Funktionen in der Menü-Symbolleiste, die anklickbar sein sollten, sind inaktiv, so dass es einiger Testversionen bedarf.
Wenn Sie bereits eine Microsoft Excel-Tabelle im Internet verwenden, wäre die beste und effizienteste Lösung die Nutzung von Microsofts OneDrive. Dies würde einige Probleme lösen, auf die Teams bei Excel-Anwendungen stoßen können:
- Dateien in einem webbasierten Speicher machen die Daten über den Browser zugänglich
- Teams müssen nicht auf allen Geräten Excel installieren, um gemeinsam an den Daten zu arbeiten
- Jeder kann mit den Daten in Excel arbeiten, auch wenn er mit unterschiedlichen Versionen arbeitet
Selbst die fortgeschrittensten Benutzer müssen dieselben Verbindungen zu externen Dateien nutzen.
Aber wenn Sie auf der dunklen Seite der Macht stehen wollen, ist eine Produktivitätsplattform, die über eine einfache Vorlage für Spesenabrechnungen hinausgeht, der Ort, an dem die strategischen Allianzen und Partnerschaften entstehen
Sagen Sie hallo zu ClickUp! 👋
Erstellen Sie eine Kostenabrechnung mit ClickUp 15+ Ansichten und Automatisierungstools
3 Vorlagen für ein automatisiertes Finanzüberwachungs-Toolkit
Während Excel lange Zeit das Legacy-Programm für die Nachverfolgung von Ausgaben war, sprechen seine Limits in Bezug auf Zusammenarbeit, Flexibilität und Funktionen dafür, wichtige Finanzdokumente wie Spesenabrechnungen stattdessen auf spezielle Produktivitätsplattformen wie ClickUp zu migrieren.
Mit anpassbaren automatisierten Workflows für Genehmigungen, Drag-and-Drop-Bearbeitung, rollenbasierten Berechtigungen, KI-Funktionen, Formularen für Ausgaben und Visualisierungen von Ausgabentrends kann Ihr Geschäft schneller fundierte Entscheidungen treffen. 📊
Wir haben drei Vorlagen für Ausgaben in ClickUp in die engere Auswahl genommen, um zu zeigen, wie die benutzerfreundlichen Tools von ClickUp die Dokumentation der Buchhaltung im Vergleich zu statischen Excel-Tabellen, die von Versionsproblemen geplagt sind, vorantreiben können.
Notiz: Keine weiteren schlechten Nachrichten von hier!
1. ClickUp Vorlage für Business-Ausgaben und -Berichte
am besten für: Ersetzen Sie Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften durch praktikable Lösungen_
Nutzen Sie die Ansicht der Tabelle in ClickUp, um mit Ihren Buchhaltungspartnern an Aufgaben im Bereich Ausgaben zusammenzuarbeiten
Die ClickUp Business Expense and Report Vorlage und alle ClickUp Vorlagen enthalten anpassbare Ansichten zur Optimierung der Konfigurationen für Berichterstellung, Genehmigungen, Tags und mehr.
Wenn Sie mit Ansichten in Projektmanagement-Software nicht vertraut sind, stellen Sie sich diese wie verschiedene Ordner oder Unterteilungen in einem einzigen Aktenschrank vor. Jede Ansicht fasst kuratierte Informationen zusammen, zeigt sie aber nach bestimmten Kriterien an, je nachdem, was für die jeweilige Person oder den jeweiligen Zweck am wichtigsten ist.
Die Tiefe der benutzerdefinierten Vorlage öffnet die Tür zur teamweiten Zusammenarbeit innerhalb der ClickUp-Plattform. Buchhaltung, Finanzabteilung und andere Abteilungen müssen keine zusätzlichen Berichte erstellen oder Informationen per E-Mail verfolgen. 📥
Stattdessen reduziert ClickUp die doppelte Arbeit, indem es allen Mitgliedern des Workspace den Zugriff auf freigegebene Informationen an einem Ort erleichtert. Besserer Kontext bedeutet produktive Unterhaltung, wenn es darum geht, Spesenabrechnungen abzustimmen.
Situationen wie Richtlinienverstöße oder sich ändernde Budgets lassen sich schneller erkennen. Das Ergebnis: Projektmanager haben eine bessere Sichtbarkeit von Ausgabenmustern, Einsparmöglichkeiten und Inkonsistenzen.
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2. ClickUp Small Business Expense Report Vorlage
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Segmentieren Sie reisebezogene Ausgaben mit Unterkategorien in einem ClickUp Dokument
Die Vereinfachung der Berichterstellung ist nur der oberflächliche Vorteil der ClickUp Small Business Expense Report Vorlage . Bringen Sie Projektmanagement und Buchhaltung unter ein Dach. Integrierte Zeitleisten verbinden Ausgaben mit Leistungen, Clients und Rechnungen, sodass Sie die finanzielle und betriebliche Effizienz maximieren können.
Diese Vorlage wurde für Eigentümer von Geschäften und kleine Teams entwickelt und hilft bei der Verwaltung der Lieferantenbuchhaltung, sodass zahlungen anfordern und regulatorische Anforderungen nicht übersehen werden. 🔍
Alle Ihre tools sind innerhalb der Plattform in Reichweite:
- Import- und Einbettungsfeatures für Excel, Google Tabellen und andere Apps für die Arbeit
- Erinnerungen zur Automatisierung von Aufgaben für die Verwaltung von Verlängerungen und Überprüfungen
- Dashboard-Berichte für einen Überblick über die bisherigen Ausgaben
- Benutzerdefinierte Felder zur Nachverfolgung von Lieferantendetails
Mit diesen Features und Hunderten von anderen Collaboration-Tools und Integrationen in ClickUp können kleine Geschäfte mühelos interne und externe Partnerschaften koordinieren.
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Überwachung von Lieferanten, die mit bestimmten Zahlungen bezahlt werden, zur Nachverfolgung
Etablierte Geschäfte und kostenbewusste Agenturen sollten die ClickUp Vorlage für den Ausgabenbericht um schnell strategische finanzielle Einblicke zu erhalten. Gewinnen Sie die Ansichten des Gesamtbildes und der einzelnen Elemente, die zur Optimierung der Wachstumsausgaben erforderlich sind. ⚡️
Testen Sie die integrierten Tools zur Vorhersage des künftigen Budget- und Ressourcenbedarfs auf der Grundlage früherer Leistungen. Integrationen verbinden die Arbeit des Clients mit den Ausgaben, während berichterstellung tools und Workflows sparen den Projektmanagern Zeit bei der Nachverfolgung von Kosten, die von der Buchhaltung gemeldet wurden.
Mit Tools zur Vereinfachung der Spesenüberwachung und zur Erfüllung notwendiger Aufgaben, einschließlich flexibler Felder zur Organisation von Zahlungsempfängern und Beträgen, haben Manager die Möglichkeit, die Spesenverfolgung an ihre Arbeitsabläufe anzupassen.
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Zusätzliches Excel-Training freigeschaltet
Dieser Leitfaden konzentriert sich zwar auf die Erstellung Ihrer eigenen Spesenabrechnung, aber Excel kann auch andere Bedürfnisse im Geschäft unterstützen - wenn es richtig eingesetzt wird.
In Anbetracht der Dinge, die wir vorgestellt haben, die ClickUp den Geschäften bringt, haben wir weitere Ressourcen, Tipps und Vorlagen, um Ihr Excel-Wissen zu erweitern. Sehen Sie sich diese zusätzlichen Leitfäden und Best Practices an, wenn Excel glänzen soll! ✨
Zeiterfassung und Nachverfolgung
Erfahren Sie, wie Sie Excel-Kalender, Timesheets, Zeitpläne und mehr erstellen, um Ihre Tage zu planen und Ihre Arbeit nachzuverfolgen.
- Wie man einen Kalender in Excel erstellt
- Wie man in Excel die Zeit berechnet
- Wie man ein Timesheet in Excel erstellt
- Wie man eine Liste mit Zu erledigen in Excel erstellt
Datenvisualisierung und Dashboards
Machen Sie Ihre Excel-Daten mit diesen ausführlichen Anleitungen zur Umwandlung Ihrer Tabellenkalkulationsdaten in anschauliche Grafiken eindrucksvoll!
- Wie man ein KPI Dashboard in Excel erstellt
- Wie man ein Dashboard in Excel erstellt
- Wie man ein Diagramm in Excel erstellt
Projektmanagement
Erstellen Sie Burndown-Diagramme, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und mehr in Excel, um Workflows zu planen und zu verwalten.
- Wie man ein Burndown Diagramm in Excel erstellt
- Wie man ein Kanban Board in Excel erstellt
- Wie man ein Gantt Diagramm in Excel erstellt
- Wie man einen Projektstrukturplan in Excel anzeigt
- Wie man eine Zeitleiste für ein Projekt in Excel erstellt
Organisation
Ordnen Sie Unternehmens- und Mitarbeiterinformationen mit organisatorischen tools in Excel.
Bonus: Sehen Sie sich die Vorlagen für Spesenabrechnungen von Microsoft Excel an!
Verbessern Sie Ihre Ausgaben-Workflows mit ClickUp Ansichten
Letztendlich liegt der Schlüssel darin, Transparenz, Zugänglichkeit und Genauigkeit bei der Berichterstellung zu gewährleisten, damit das Geld genau wie vorgesehen fließt.
Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Prozesse aufgezeigt hat kostenmanagement workflows. Die Berichterstellung ist ein echter Aufwand für das Team, und Teams, die den Anforderungen und Präferenzen der Aufsichtsbehörden gerecht werden wollen, sollten sich nicht von Excel limitieren lassen. 🧑💻
Unabhängig davon, ob Sie sich für bewährte Tabellenkalkulationen oder neuere zentralisierte Hubs entscheiden, sagen wir: "Warum nicht beides?" Starten Sie einen kostenlosen Workspace in ClickUp oder ihre Tabellenkalkulationen importieren in eine ClickUp Tabelle Ansicht!