Všichni jsme už zažili, jak se onboardování klientů může zvrtnout.
Rozptýlené úvodní e-maily. Detaily smlouvy ztracené v diskuzi. Klienti vyplňují stejný formulář dvakrát. To, co by mělo budovat důvěru, nakonec vede k třenicím hned v prvním týdnu.
Zadejte: onboardování klientů pomocí umělé inteligence.
Od automatického generování úvodních úkolů přes vytváření personalizovaných uvítacích dokumentů až po synchronizaci údajů o klientech napříč nástroji – umělá inteligence dokáže automatizovat opakující se úkoly, které zpomalují onboardování klientů.
Pokud vás zajímá, jak automatizovat proces přijímání nových klientů pomocí umělé inteligence, je tento příspěvek určen právě vám.
Podělíme se s vámi o to, jak nastavit proces onboardingu klientů řízený umělou inteligencí, který vašemu týmu ušetří hodiny práce, potěší klienty od prvního dne a bude se rozšiřovat spolu s růstem vaší firmy. A to nejlepší? Představíme vám nástroj, který vám to vše umožní pod jednou střechou. Ano, bude to ClickUp!
⭐ Doporučená šablona
Použijte šablonu ClickUp pro onboardování zákazníků k vytvoření rychlých onboardovacích pracovních postupů, místo abyste pokaždé, když získáte nového klienta, začínali od nuly. Tato šablona nabízí předkonfigurované sekvence úkolů, automatizovaná pravidla přiřazování, zmapované závislosti a sledování milníků, které se přizpůsobí specifickým požadavkům vašich klientů.
Co je onboardování klientů a proč je třeba jej automatizovat
Začlenění nových klientů je proces, při kterém vítáte nové zákazníky ve vaší společnosti a provázíte je od počáteční registrace až po úspěšné přijetí produktu. Zahrnuje shromažďování údajů o zákaznících, zřizování jejich účtů, poskytování školení a navazování komunikačních kanálů, aby klienti dosáhli požadovaných výsledků s vašimi službami (bez neustálého dohadování).
Pokud je váš proces onboardingu klientů roztříštěný, způsobí to třenice a ovlivní to celkovou zkušenost s produktem nebo službou. Potřebujete automatizovaný proces onboardingu klientů, protože:
- Ruční procesy nejsou škálovatelné: Každý nový klient vyžaduje stejné časově náročné nastavení, což vytváří překážky, které zpožďují spuštění a frustrují rostoucí podniky.
- Časové harmonogramy se prodlužují kvůli nejasnému přiřazení úkolů: Bez automatizovaných pravidel přiřazování úkolů zůstávají úkoly nepřidělené, zatímco členové týmu předpokládají, že se o ně stará někdo jiný.
- Opakované zadávání dat vede k chybám: Ruční přesun informací o klientech mezi systémy zvyšuje riziko překlepů, opomenutí detailů a neúplných záznamů.
- Opožděné následné kroky snižují důvěru klientů: Nekonzistentní komunikace může vést k tomu, že klient začne pochybovat o vaší profesionalitě a zájmu o jeho úspěch.
- Nedostatečná přehlednost brzdí pokrok: Bez centrálního systému pro správu klientů je těžké zjistit, kteří klienti postupují vpřed a které kroky způsobují problémy.
👀 Věděli jste? 74 % podnikových organizací má nyní specializovaný tým pro onboardování. Podniky již onboardování nepovažují za dodatečnou záležitost, ale za klíčovou součást své strategie růstu a udržení zákazníků.
📚 Přečtěte si také: Jak vytvořit kontrolní seznam pro onboardování klientů (+ šablony)
Výhody automatizace onboardingu pomocí AI
Nejlepší zkušenosti s onboardováním vznikají, když vše proběhne hladce a zákazníci mají pocit, že je jim nasloucháno. Bohužel většina zákazníků takovou zkušenost nemá. Výzkumy ukazují, že 90 % zákazníků si myslí, že společnosti by mohly v oblasti onboardování nových zákazníků fungovat lépe.
Automatizace procesů onboardingu pomocí AI tuto mezeru v očekávání vyplňuje. Zde je několik příkladů, jak automatizace může přispět k celkové spokojenosti zákazníků:
Rychlejší zpracování a méně manuální práce
Automatizace pracovního postupu pomocí umělé inteligence (jako je automatizovaný sběr dokumentů, zadávání dat a ověřování) zkracuje dlouhé řetězce e-mailů a čas strávený opakujícími se administrativními úkoly, čímž zkracuje onboardingu z týdnů na dny.
📌 Alumni Ventures, společnost zabývající se rizikovým investováním, automatizovala své ověřování KYC/AML a části akreditačního procesu pro onboardování investorů díky partnerství s fintech platformou iCapital založenou na umělé inteligenci. Automatizace nejenže zkrátila dobu onboardování investorů o 66 % (z ~30 minut na přibližně 10 minut), ale také snížila míru odchodů díky vylepšenému uživatelskému zážitku.
Personalizovaná zkušenost klientů v měřítku
Umělá inteligence dokáže analyzovat profily klientů, odvětví a potřeby a navrhnout přizpůsobené zdroje, uvítací balíčky nebo školicí moduly pro hladký průběh onboardingu. Namísto univerzálního procesu se klienti od prvního dne cítí bráni v potaz.
Slovy Ryana Bezeneka, viceprezidenta pro IT ve společnosti Ariat International:
Jde o vytváření spojení prostřednictvím dat, která byste jako člověk možná nikdy neobjevili. Umělá inteligence má neobyčejnou schopnost odhalit věci o spotřebiteli, na které byste možná nikdy nepřišli.
Jde o vytváření spojení prostřednictvím dat, která byste jako člověk možná nikdy neobjevili. Umělá inteligence má neobyčejnou schopnost odhalit věci o spotřebiteli, na které byste možná nikdy nepřišli.
Méně chyb a lepší dodržování předpisů
Ruční onboardování často vede k chybám ve smlouvách, kontrolách KYC/AML nebo zadávání dat. Validace pomocí umělé inteligence zajišťuje, že dokumenty jsou přesné, úplné a v souladu s předpisy, čímž se snižuje riziko.
Proaktivní zapojení a vedení
Chatboty a asistenti AI mohou okamžitě odpovídat na časté dotazy, provázet klienty portály a označovat další kroky bez lidského zásahu. Jinými slovy, nástroje AI pro onboardování pravděpodobně udrží zákazníky zapojené po celou dobu procesu.
💡 Tip pro profesionály: Použijte vlastní autopilotní agenty ClickUp k automatizaci konkrétních úkolů při onboardingu klientů, jako je automatická odpověď na často kladené otázky v zákaznických chatových kanálech nebo spouštění automatických připomínek na základě určitých aktualizací vlastních polí.
Neustálé zlepšování
Umělá inteligence sleduje body odchodu a vzorce zapojení během onboardingu. Váš tým pro úspěch zákazníků ví, kde se klienti zaseknou, a může tak vylepšit celý proces. Díky tomu se onboarding stává procesem založeným na datech, který se neustále zlepšuje.
Musíte vědět nejen to, co automatizovat, ale také co neautomatizovat.
📌 Například můžete chtít zachovat klíčové interakce v rámci zákaznické cesty, jako jsou úvodní hovory, osobní kontroly a hodnocení milníků, vedené lidmi. Humanizace těchto interakcí se zákazníky vytváří základ pro dlouhodobé vztahy.
Kromě toho je pro řešení okrajových případů a výjimek důležitá lidská kontrola. Chatboty ve vašem softwaru pro onboardování zákazníků budou zákazníky jen dále frustrovat. Váš manažer pro úspěch zákazníků (CSM) by měl zasáhnout, pokud dokumenty klienta neodpovídají standardním formátům nebo pokud má neobvyklé požadavky na onboardování.
Zde je rada Jonathana Murraye, strategického ředitele společnosti Mad Op, jak integrovat umělou inteligenci do vaší strategie zkušeností:
Umělá inteligence dokáže zvládat opakující se úkoly, analyzovat data a poskytovat rychlé odpovědi, ale zákazníci stále touží po autentických, personalizovaných interakcích. Lidští CSM budují důvěru, rozumějí nuancím potřeb a vytvářejí emocionální vazby.
Umělá inteligence dokáže zvládat opakující se úkoly, analyzovat data a poskytovat rychlé odpovědi, ale zákazníci stále touží po autentických, personalizovaných interakcích. Lidští CSM budují důvěru, rozumějí nuancím potřeb a vytvářejí emocionální vazby.
Klíčové kroky v pracovním postupu onboardingu založeném na umělé inteligenci
Výhody zavedení umělé inteligence do pracovního postupu onboardingu klientů jsou zřejmé. Nyní je čas převést teorii do praxe. Zde jsou přesné kroky, které můžete následovat při vytváření automatizovaného pracovního postupu onboardingu klientů založeného na umělé inteligenci.
Krok 1: Přijetí a shromáždění formulářů
Snad nejvíce opomíjeným problémem při onboardingu je proces přijímání nových klientů. Formuláře, které pouze shromažďují informace, ale ztěžují jejich využití, opakované dotazy a ruční zadávání dat frustrují klienty a zabírají čas CSM. Jedná se o základní práci, ale málokdy přináší přímou hodnotu pro zákaznickou zkušenost.
🤖 Tip pro AI: Použijte nástroje pro přijímání klientů s podporou AI k předvyplnění informací o klientech z vašeho CRM nebo smluv, ověřování odpovědí v reálném čase a automatické synchronizaci dat do vašeho pracovního prostoru. Klienti tak nemusí opakovat stejné informace a váš tým získá od začátku strukturovaná a spolehlivá data.
Takto to vypadá v praxi:
- Adaptivní formuláře: Dynamické formuláře přizpůsobují otázky podle typu klienta nebo odvětví, takže různé segmenty zákazníků vidí pouze to, co je pro ně relevantní.
- Automatické vyplňování a ověřování: AI předem vyplní známá pole a zkontroluje údaje, jako jsou e-maily nebo fakturační údaje, aby se snížil počet chyb.
- Hladké směrování: Přijatá data jsou okamžitě kategorizována a směrována správnému týmu – finančnímu oddělení, inženýrům pro onboardingu nebo dashboardům CSM.
- Zákaznicky přívětivý zážitek: Proces je pro zákazníky snadný, což od prvního dne signalizuje profesionalitu a připravenost.
Otázkou zde je, jak to aktivovat ve vašich pracovních postupech?
Tip: Použijte ClickUp, aplikaci pro vše, co souvisí s prací.
ClickUp automatizuje onboardování klientů centralizací formulářů, sběru dokumentů a přiřazování úkolů do jednoho konvergovaného pracovního prostoru AI . Místo ztráty času nekonečnými e-mailovými řetězci nebo žonglováním s roztříštěnými tabulkami získávají týmy efektivní pracovní postupy založené na AI s úplným pracovním kontextem. Jaký je výsledek? Cyklické onboardování se zkrátí z týdnů na dny, zatímco klienti získají hladší a profesionálnější první dojem.
Jak vám ClickUp pomůže?
S ClickUp Forms můžete pomocí vestavěné podmíněné logiky přizpůsobit otázky odvětví, použití, omezením a ambicím vašeho klienta. Zachycená data nezůstávají v tabulce. Každé odeslání formuláře může automaticky generovat úkol ClickUp s vlastními poli, která zaznamenávají a zobrazují všechny tyto informace na první pohled. Tyto formuláře jsou přizpůsobitelné a lze je snadno vytvořit pomocí intuitivního nástroje pro drag-and-drop.
Pokud však chcete vytvořit vstupní formulář od nuly, toto video vám ukáže, jak na to:
Můžete také použít ClickUp Automations, abyste zajistili, že data shromážděná prostřednictvím formulářů budou přímo přenášena do vaší zákaznické databáze udržované v ClickUp. Nebudete muset ručně přenášet nebo spravovat informace o klientech mezi systémy ani se obávat ztráty dat v e-mailových vláknech.
Jakmile je formulář odeslán (a je vytvořen úkol), můžete nastavit automatické spouštěče, například:
- Přiřazení úkolu někomu
- Změna stavu vlastního úkolu. Příklad: Když je jeden úkol označen jako dokončený (např. „Odeslán přístup pro klienta“), automatizace okamžitě vytvoří nebo odemkne další úkol, například „Naplánovat úvodní hovor“.
- Odesílání e-mailových oznámení zainteresovaným stranám, včetně připomínek, které mají podnítit váš interní tým nebo klienty k přijetí opatření v případě zpoždění.
- Přidání pozorovatelů, kteří dostávají oznámení o aktivitě úkolu
🧠 Zajímavost: ClickUp má AI Automation Builder, kde popíšete v jednoduché angličtině, co chcete automatizovat, a ClickUp vytvoří spouštěče/akce (které mohou zahrnovat spouštěče odeslání formuláře).
Jakmile se odeslané formuláře promění v úkoly, můžete je analyzovat pomocí ClickUp Brain, nejkomplexnějšího a kontextově nejcitlivějšího pracovního AI na světě. Je také užitečný při vizualizaci trendů nebo metrik vycházejících z odpovědí ve formulářích.
🎺 Výhoda ClickUp: Protože všechny údaje z formuláře pro onboardování klientů se přenášejí do CRM ClickUp, je předání z oddělení prodeje do oddělení úspěchu plynulé. Informace o klientech, smlouvy a cíle nezůstávají pouze ve formuláři. Jsou uloženy v centrálním hubu, který je přístupný všem zúčastněným stranám. To znamená, že už nemusíte hledat roztroušené tabulky nebo chybějící kontext a klienti mají pocit, že je váš tým zná už od prvního dne.
Krok 2: Automatizace úkolů a časového harmonogramu
Tradičně byste zkontrolovali vstupní formuláře a ručně určili další kroky, jako je odeslání přístupových odkazů, příprava dokumentů pro onboardingu nebo nastavení nástrojů. Tyto akční položky je pak třeba převést na úkoly a přiřadit je správným členům týmu s termíny.
Práce, která je repetitivní, nekonzistentní a náchylná k lidským chybám.
🤖 Tip pro AI: AI tento úkol převezme za váš tým. Jak? Umožní vám automaticky vytvářet seznamy úkolů, přiřazovat vlastníky a přidávat časové osy na základě údajů o klientech.
Jak si to představujeme:
- Automaticky generované seznamy úkolů: AI agenti mohou vytvářet kontrolní seznamy pro onboardingu na základě typu klienta, odvětví nebo velikosti smlouvy, čímž zajistí, že nebudou vynechány žádné kroky.
- Inteligentní přiřazování úkolů: Úkoly jsou automaticky směrovány správným vlastníkům – implementačním technikům, specialistům na fakturaci nebo CSM – takže odpovědnost je jasná od začátku do konce.
- Automatizace časové osy: Termíny a závislosti jsou okamžitě zmapovány, což snižuje zpoždění, ke kterému často dochází, když týmy ručně vytvářejí harmonogramy.
- Dynamické aktualizace: Jakmile klienti dosáhnou milníků, umělá inteligence může v reálném čase upravit časové osy a přeřadit priority.
K realizaci tohoto postupu potřebujete automatizační nástroje a agentické nástroje umělé inteligence, které propojí přijetí přímo s provedením během procesu onboardingu.
Jak vám ClickUp pomůže?
Nyní již víte, že ClickUp používá odpovědi z formulářů k spuštění onboardovacích pracovních postupů. Když klient odešle váš vstupní formulář, ClickUp Automations převede přijaté odpovědi na úkoly, které lze realizovat.
📌 Například vyplněný vstupní formulář může automaticky vygenerovat projektovou složku se všemi požadovanými úkoly pro přijetí. Když se změní stav úkolu (např. „Odeslán přístup pro klienta“), mohou být automaticky vytvořeny následné úkoly, jako „Naplánovat zahájení“ nebo „Odeslat školicí dokumenty“.
Další informace o používání automatizací naleznete v tomto videu.
Aby byla zajištěna konzistence při každém onboardingu klienta, máte k dispozici šablony pro správu úkolů. Můžete načíst předem připravené kontrolní seznamy pro onboarding s předdefinovanými podúkoly, přidělenými osobami, termíny a dokonce i závislostmi.
Klient SaaS tak získá šablonu „Technická implementace“ s nastavením API, konfigurací SSO a úkoly pro testování v sandboxu. Klient konzultačních služeb naopak obdrží šablonu „Zahájení a zjišťování“ s plánováním workshopů, rozhovory se zainteresovanými stranami a úkoly pro sladění rozsahu.
ClickUp Brain navíc přidává vrstvu inteligence nad automatizace a šablony. Umí:
- Analyzujte odpovědi v přijímacím formuláři a doporučte, kterou šablonu nebo seznam úkolů použít.
- Automatické přiřazování vlastníků na základě pracovní zátěže, odborných znalostí nebo typu klienta
- Odhalte rizika, jako jsou zpožděné úkoly, opakované překážky nebo pomalé závislosti, aby CSM mohli proaktivně zasáhnout.
AI Fields a Autopilot Agents v ClickUp kategorizují, shrnují a extrahují akční položky, takže lidé nemusí číst každou odpověď v plném znění.
📌 Například po roztřídění formuláře na základě pole jako „typ klienta“ nebo „složitost požadavku“ může pole AI Assign Field v ClickUp vybrat vhodného příjemce. Nebo na základě zobrazení pracovní zátěže (kdo je méně zaneprázdněn) může úkol přiřadit někomu, kdo má volnou kapacitu. Podobně pole AI Prioritize Field také pomáhá při stanovení priorit, které úkoly je třeba vyřídit jako první.
🤔 Věděli jste? Průměrný proces onboardingu nových firemních klientů může trvat až 100 dní. Díky automatizovaným pracovním postupům vedoucí společnosti zkracují dobu onboardingu nejméně o 30 %.
⚡ Archiv šablon: Šablony pro onboardování zaměstnanců v Excelu a ClickUp
Krok 3: Vytvoření uvítacího e-mailu a dokumentů
Výzvou, které většina týmů při automatizaci onboardingu čelí, je závislost na univerzální šabloně nebo ruční přizpůsobování každé zprávy pro každého klienta. Pokud se to udělá správně, klient bude mít jistotu, že se rozhodl správně.
Je však velmi pravděpodobné, že CSM budou trávit hodiny personalizací e-mailů a ruční aktualizací průvodců onboardingu. Pokud se to nepovede, klient bude pochybovat o tom, zda váš tým rozumí jeho potřebám.
Co hůře, klienti poznají, když byla zpráva napsána ve spěchu nebo zkopírována a vložena.
🤖 Tip pro AI: AI mění tuto dynamiku tím, že umožňuje personalizaci a konzistenci napříč dokumenty. Umožňuje tak vašim manažerům zákaznické podpory soustředit se na vztahy s klienty namísto psaní e-mailů a dokumentů.
Jak si to představujeme:
- Personalizované uvítací e-maily: Automaticky generované, s jazykem přizpůsobeným odvětví, velikosti klienta nebo regionu pomocí AI e-mailových editorů.
- Dokumenty pro onboardingu v měřítku: AI vytváří a aktualizuje průvodce nebo příručky přímo z vaší znalostní báze – už žádné zastaralé soubory PDF.
- Individuální plány úspěchu: Na základě údajů z přijímacího formuláře generuje AI plán specifický pro daného klienta, který obsahuje milníky, odpovědné osoby a očekávané výsledky.
- Konzistentní hlas značky: I v případě obsahu generovaného umělou inteligencí mohou týmy trénovat modely v oblasti tónu a stylu, aby každá zpráva působila profesionálně a byla v souladu se značkou.
Aby byl tento proces plynulý, je třeba propojit kontext přijímání nových klientů s generováním obsahu a dokumentací pomocí umělé inteligence.
Jak vám ClickUp pomůže?
ClickUp Brain se hladce integruje s ClickUp Docs a vylepšuje váš obsah pomocí umělé inteligence. Můžete vytvářet a ukládat obsah pro onboardingu na jednom místě. Může se jednat o uvítací e-maily, servisní smlouvy, průvodce onboardingu, technickou dokumentaci a další.
Úkoly můžete také vložit přímo do dokumentů, takže uvítací průvodce pro klienta je praktický (např. „Dokončete nastavení sandboxu“ odkazuje přímo na úkol ClickUp). Všichni, včetně týmu podpory, inženýrů a klientů, mohou společně komentovat, upravovat a sledovat pokrok.
Díky integrované kontrole verzí se dokumenty okamžitě aktualizují ve všech propojených zobrazeních. Jinými slovy, když váš interní tým aktualizuje proces, každý klient uvidí nejnovější pokyny, aniž by bylo nutné znovu odesílat soubory.
ClickUp Brain spolupracuje s Docs, aby posunul materiály pro onboardingu za hranice statických šablon. Na základě údajů z přijímacího formuláře může Brain vytvořit dokumenty pro onboardingu specifické pro daného klienta.
Brain může také vytvořit plán úspěchu nebo průvodce školením specifický pro klienta s využitím vaší znalostní báze jako zdroje. Můžete dokonce shrnout složité informace do jazyka srozumitelného pro klienta. Například může zkrátit technické pokyny k nastavení do jasného, netechnického kontrolního seznamu pro obchodní uživatele.
Krok 4: Naplánování úvodní schůzky
Úvodní hovor je momentem, kdy se onboardování přesouvá z plánování do akce. V této chvíli se klient setkává s celým vaším týmem a vytváří se základ pro úspěšné partnerství. Ironií však je, že se jedná také o jeden z nejtěžších kroků, který je třeba zvládnout.
Samotné plánování může být noční můrou s nezodpovězenými e-maily v různých časových pásmech, konflikty na poslední chvíli a zpožděními, které přijímání nových klientů posouvají o týdny.
🤖 Tip pro AI: AI tyto překážky odstraňuje automatizací celého procesu – od rezervace přes přípravu až po následnou péči.
Jak si to představujeme:
- Asistenti pro plánování s využitím umělé inteligence: Automatizované nástroje pro plánování mohou prohledávat kalendáře napříč časovými pásmy a navrhovat nejlepší termíny pro všechny, čímž eliminují nutnost výměny e-mailů.
- Automaticky generované agendy: Odpovědi z přijímacího formuláře se přímo promítají do strukturovaných agend.
- Vytvoření seznamu úkolů: Akční položky projednané na úvodní schůzce se automaticky promění v úkoly s vlastníky a termíny splnění.
- Pořizování poznámek pomocí umělé inteligence : Díky přepisování a shrnování v reálném čase je každá diskuse zdokumentována pro budoucí použití.
Jak vám ClickUp pomůže?
ClickUp nabízí kalendář založený na umělé inteligenci, který se přizpůsobí vašim prioritám a naplánuje vám ideální rozvrh na základě vašich úkolů a událostí. Na rozdíl od samostatných nástrojů pro plánování se kalendář ClickUp přímo integruje do vašeho pracovního postupu při řízení projektů.
Zde je několik příkladů, jak mohou funkce kalendářů ClickUp pomoci při automatizaci onboardingu klientů:
- Automatické plánování odkazů: Požádejte ClickUp Brain, aby naplánoval hovor, a on najde čas, který vyhovuje oběma stranám, a odešle pozvánku.
- Vyhledávání v kalendáři: Najděte okamžitě jakoukoli naplánovanou schůzku, úkol nebo událost v kalendáři ClickUp.
- Synchronizace napříč platformami: Automaticky stahujte odkazy na schůzky a informace o hovorech ze Zoom, Google Meet a Microsoft Teams a připojujte se ke schůzkám přímo z ClickUp.
Realizace schůzek se stává ještě plynulejší díky AI Notetaker od ClickUp. Připojí se k vaší úvodní schůzce, zaznamená ji a přepíše, aby vytvořil prohledávatelný přepis pro rychlou a snadnou referenci.
Toto video vám ukáže, jak pomocí AI pořizovat poznámky a transformovat diskuse na proveditelné úkoly s pomocí ClickUp AI Notetaker a Calendar.
Takto ClickUp propojuje vaše poznámky z jednání s ostatními částmi vaší práce:
| Cíl | Co se stane s Notetakerem? |
| Poznámky z jednání + dokumenty | Uloží kompletní přepis, shrnutí schůzky a video do dokumentu ClickUp Doc. |
| Poznámky z jednání + úkoly | Převádí akční položky z vaší schůzky na přiřazené úkoly s termínem splnění. |
| Poznámky z jednání + chat | Automatické odesílání souhrnů hovorů přímo do ClickUp Chat pomocí umělé inteligence |
🌟 Bonus: S funkcí Talk to Text v ClickUp můžete jít nad rámec jednoduchého přepisu. Tento hlasový asistent vám pomůže být 4x produktivnější než při psaní na klávesnici.
Je k dispozici v Brain MAX, vaší desktopové superaplikaci s umělou inteligencí. Okamžitě převádí mluvené diskuse na strukturovaný text – shrnutí, akční položky nebo dokonce kompletní dokumenty pro onboardingu.
Krok 5: Sledování pokroku a oznámení
Zapojení nových klientů obvykle zahrnuje více týmů. Obchodní oddělení předává údaje o klientech, specialisté na zapojení nových klientů nastavují nástroje, manažeři pro úspěch zákazníků vedou proces přijetí a týmy podpory nebo provozu řeší výjimky.
Bez sdíleného pohledu se tyto předávky snadno naruší, což vede k nesouladu očekávání, opomenutí závislostí a zpožděním, které frustrují jak klienty, tak interní týmy.
🤖 Tip pro AI: Nástroje pro onboardování klientů založené na AI vám pomohou sledovat míru dokončení a identifikovat překážky, které zpomalují implementaci. Díky této přehlednosti můžete zasáhnout včas, ještě než dojde k narušení procesu.
Jak vám ClickUp pomůže?
Dashboardy ClickUp poskytují centralizovaný přehled o procesu onboardingu každého klienta prostřednictvím přizpůsobitelných karet (tj. průměrná doba dokončení a skóre spokojenosti klientů) a indikátorů pokroku, které se aktualizují v reálném čase, jak klienti dokončují úkoly a postupují jednotlivými fázemi pracovního postupu.
📌 Manažeři mohou například sledovat milníky, zobrazit úkoly po termínu a odhalit úzká místa, zatímco CSM a týmy podpory přesně vědí, kdy zasáhnout. Výsledkem je transparentní proces onboardingu, při kterém jsou klienti informováni, týmy spolupracují a projekty postupují vpřed bez obvyklých sil a nákladů na reporting.
💡 Tip pro profesionály: Využijte předem připravené autopilotní agenty ClickUp, abyste mohli sledovat pokrok ještě podrobněji. Agenti jako Daily Report (Denní zpráva) nebo Weekly Report (Týdenní zpráva) mohou automaticky zveřejňovat aktualizace v chatu nebo e-mailu – shrnovat dokončené úkoly, dosažené milníky a označená rizika.
Příklady použití AI v praxi při onboardingu
Podívejme se nyní na několik reálných příkladů firem, které automatizovaly své onboardovací pracovní postupy pomocí AI:
Případ použití Pigmentu pro automatizované přijímání zaměstnanců
Pigment, platforma pro obchodní plánování, transformovala onboardingu svých zaměstnanců pomocí automatizovaných pracovních postupů ClickUp poté, co za šest měsíců ztrojnásobila počet svých zaměstnanců. Společnost nahradila roztříštěné e-mailové řetězce a statické kontrolní seznamy pro onboardingu centralizovanými sekvencemi onboardingu založenými na umělé inteligenci, které se automaticky spouštěly na základě profilů nových zaměstnanců.
Automatizace ClickUp propojila stávající nástroje, jako jsou Salesforce, Outreach a Gong, do jednotných pracovních postupů, čímž zajistila plynulou spolupráci mezi jednotlivými odděleními.
Výsledek:
Doba onboardingu společnosti Pigment se zkrátila na 2 dny (z 30 dnů) a efektivita onboardingu se zvýšila o 88 %. Komunikační bariéry mezi týmy se snížily a škálování se stalo snazším.
Pomocí šablony ClickUp CRM získáte předem strukturovaný systém správy klientů s automatizovanými spouštěči pracovních postupů a reportovacími panely. Tato šablona eliminuje měsíce nastavování a je připravena s funkcemi sledování prodejního procesu a pracovních postupů komunikace se zákazníky.
Šablona CRM vám umožňuje centralizovat všechny kontaktní informace v propojených trackerech, takže když se potenciální zákazník stane skutečným zákazníkem, všechny jeho informace automaticky přejdou do vašeho onboardovacího workflow bez nutnosti přepínání mezi systémy.
RBC Wealth Management
Finanční poradci v RBC museli dříve pro onboardování klientů přistupovat k 26 systémům. Otevření nového účtu pak trvalo tři až sedm dní. Tento roztříštěný přístup vedl k nepříjemným zkušenostem a frustraci poradců. To mělo za následek, že společnost ztratila 25 % svých nových zaměstnanců ve prospěch firem s lepší technologií.
Aby RBC vyřešila problém izolovaných systémů, zavedla automatizační systém s nízkými nároky na programování a podporou umělé inteligence, který sjednotil její pracovní postupy pro přijímání nových klientů do jedné platformy.
Výsledek:
Doba otevření účtu se dramaticky zkrátila ze 7 dnů na pouhých 24 minut. Zlepšila se spokojenost poradců, zvýšila se retence a onboardování klientů se stalo konkurenční výhodou této společnosti.
📮 ClickUp Insight: „Vždycky to padne na stejné lidi!“ je názor, který sdílí 65 % pracovníků, pokud jde o neviditelné úkoly.
(Například podpora nového zaměstnance během jeho prvního týdne v práci nebo přesčas o víkendu, aby se stihly dokončit důležité úkoly. 👀)
Toto nerovnoměrné rozložení však může rychle vést k nespokojenosti, vyhoření a špatné dynamice týmu.
Řešení? Svolejte svůj tým na rychlou brainstormingovou schůzku a zmapujte všechny podpůrné úkoly pomocí ClickUp Tasks. Zaznamenejte je do seznamu s jasně určenými vlastníky (kteří mají kapacitu na podporu) a můžete začít!
Časté chyby, kterým je třeba se vyhnout
I při nejlepších úmyslech většina týmů při automatizaci onboardingu dělá předvídatelné chyby. Tyto chyby (pokud nejsou opraveny) mohou proměnit vaše časově úsporné automatizace ve zdroj frustrace klientů a interního zmatku.
1. Nadměrná automatizace
Týmy se často pokoušejí vytvářet složité pracovní postupy s více spouštěči a podmínkami, aniž by nejprve otestovaly jednodušší verze nebo provedly beta testy. Když automatizujete celý proces onboardingu najednou (zejména pokud má cesta zákazníka více kontaktních bodů), je nemožné přesně určit, kde je problém, když něco nefunguje.
✅ Řešení: Začněte automatizací menších úkolů, tj. převodem odeslaných formulářů na úkoly a automatizací e-mailů pro onboardingu. Postupně zvyšujte složitost pracovního postupu, jakmile se jednotlivé části osvědčí jako spolehlivé.
2. Nenastavení zpětné vazby
Automatizace není jednorázová záležitost. Nemůžete je jen nastavit a přejít k jiným projektům, aniž byste sledovali jejich výkonnost nebo sbírali zpětnou vazbu od klientů.
Nikdy totiž nevíte, kde má zákazník potíže, které kroky způsobují zpoždění nebo zda během fáze onboardingu nepřicházíte o potenciální příležitosti k upsellingu.
✅ Řešení: Vytvořte dashboardy pro sledování workflow onboardingu. Mezi důležité věci, které je třeba sledovat, patří míra dokončení, skóre spokojenosti klientů a čas strávený na jednotlivých krocích.
🧠 Zajímavost: Nejste zrovna fanoušek čísel? Co kdyby vám váš dashboard mohl mluvit srozumitelnou angličtinou? Podívejte se na AI karty v ClickUp Dashboards, které zdůrazňují nejdůležitější trendy, shrnují hlavní body a poskytují vám přehledné informace, aniž byste si museli lámat hlavu!
3. Nevyškolení týmu
Automatizace funguje pouze tak dobře, jak dobře ji spravují lidé. Pokud váš tým není proškolen v používání nástrojů umělé inteligence, kontrole automatizovaných pracovních postupů nebo zásahu v případě výjimek, proces onboardingu se rychle zhroutí.
Výsledek? CSM ztrácejí důvěru v systém, klienti mají nejednotné zkušenosti a drahocenný čas se ztrácí opravováním chyb.
✅ Řešení: Naučte svůj tým, aby pochopil nejen to, jak automatizace fungují, ale také kdy je lze přepsat. Vytvořte příručky pro onboardingu pro interní použití, které pokrývají zvládání očekávání a komunikaci s klienty. Zaměstnanci také musí vědět, jak automatizace monitorovat.
4. Odstranění lidí z procesu
Automatizace sice šetří čas, ale úplné odstranění lidského faktoru způsobuje, že onboardování působí roboticky a neosobně. Klienti chtějí mít jistotu, že je na jejich cestě provází odborník, a ne jen série automatických zpráv.
✅ Řešení: Navrhněte hybridní pracovní postup, ve kterém AI zpracovává opakující se úkoly a lidé zasahují v důležitých momentech. Například:
- AI plánuje hovory, připravuje programy jednání a sestavuje zprávy o pokroku.
- Lidé vedou úvodní schůzky, objasňují složité rozhodnutí a budují vztahy.
- I když aktualizace zpracovává umělá inteligence, naplánujte si pravidelné kontroly, abyste se s klienty osobně spojili.
5. Obecná personalizace
Je ironií, že mnoho týmů upadá do pasti, kdy nazývá své přijímání nových klientů „personalizovaným“, i když se jedná pouze o šablonu s jménem klienta nahoře. V takovém případě to raději nedělejte vůbec.
✅ Řešení: Použijte kontextovou AI, která se propojí s vaším CRM, formuláři a systémy pro správu projektů. Tímto způsobem může v každé komunikaci odkazovat na konkrétní časové osy projektů, obchodní výzvy a vlastní požadavky.
📍 Pamatujte: 90 % spotřebitelů je ochotno zaplatit více, pokud je onboardování personalizované. Jako firma si již nemůžete dovolit pokračovat v univerzálním onboardování. Hyperpersonalizujte své interakce s klientem.
📚 Přečtěte si také: Jak vytvořit svůj CRM v ClickUp
Automatizujte procesy onboardingu klientů pomocí ClickUp
Na závěr zopakujeme to nejdůležitější: při automatizaci procesů onboardingu klientů začněte v malém. Může to být něco tak jednoduchého, jako automatizace onboardovacích e-mailů. Až se to naučíte, přejděte k dalšímu kroku.
ClickUp je nástroj vhodný pro začátečníky, který vám pomůže začít s onboardováním zákazníků pomocí umělé inteligence krok za krokem, jeden pracovní postup po druhém. Sdružuje vaše úkoly, formuláře, údaje o klientech, komunikaci a správu projektů na jednom místě, takže vaše umělá inteligence (ClickUp Brain) má k dispozici veškerý potřebný kontext a nepracuje izolovaně.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a začněte automatizovat proces přijímání nových zákazníků.