Jaký je stav toho úkolu? Je to jednoduchá otázka.
V rušném týmu však může být obtížné získat jasnou odpověď: aktualizace jsou roztříštěné v chatových vláknech, e-mailech a narychlo načmáraných poznámkách. Termíny se nepozorovaně blíží, úkoly jsou ignorovány a než se nadějete, trávíte více času sledováním práce než jejím vykonáváním.
Aplikace Microsoft Planner v aplikaci Teams vám pomůže vytvořit strukturovaný sdílený prostor, kde jsou úkoly, termíny a odpovědnosti jasně stanoveny.
V tomto článku si ukážeme, jak používat Microsoft Planner v aplikaci Teams, aby váš tým fungoval organizovaně. 📊
❗️Planner se rychle zaplní. Dalším obvyklým krokem je Monday.com.
Týmy, které přešly z Planneru na Monday.com, narazily do 6 měsíců na stejné překážky: prudký nárůst cen, omezené možnosti reportování a absence skutečné hierarchie. Tento kontrolní seznam vám ukáže, jak tento mezikrok přeskočit. 👇🏼
Jak používat Microsoft Planner v aplikaci Microsoft Teams?
Postupujte podle těchto kroků a nastavte, uspořádejte a spravujte úkoly pomocí aplikace Microsoft Planner přímo v aplikaci Teams.
- Přidejte si aplikaci Planner do aplikace Teams z nabídky Aplikace
- Vytvořte nebo připojte plán v kanálu týmu
- Organizujte práci pomocí skupin a štítků
- Přiřazujte úkoly s odpovědnými osobami, termíny splnění a oznámeními
- Filtrujte, seskupujte a vizualizujte pokrok pomocí grafů
- Snadno aktualizujte úkoly podle měnících se priorit
Aplikace Microsoft Planner vám pomůže vnést strukturu do pracovních postupů vašeho týmu.
Ať už aplikaci nastavujete poprvé, nebo hledáte způsoby, jak optimalizovat stávající pracovní postupy, tento podrobný průvodce vás provede praktickou stránkou používání aplikace Planner v aplikaci Teams.
Pojďme na to! 💪
Krok č. 1: Najděte a přidejte Microsoft Planner do aplikace Teams
Nejprve si nainstalujeme aplikaci Planner do aplikace Teams.
Otevřete Microsoft Teams a podívejte se na nabídku vlevo. Klikněte na ikonu Aplikace (tři tečky), abyste získali přístup k integracím aplikace Microsoft Teams. Do vyhledávacího pole zadejte Úkoly z Planneru a To Do (nebo jen Planner*).
Klikněte na Přidat, abyste aplikaci integrovali do aplikace Teams. Jakmile to uděláte, bude vám aplikace Planner k dispozici přímo v aplikaci Teams, takže pro správu úkolů nebudete muset přepínat mezi různými aplikacemi.
🔍 Věděli jste, že…? Aplikace Microsoft Planner měla před svým oficiálním uvedením na trh v roce 2016 kódové označení „Project Work Tracker“. Byla vyvinuta jako reakce na rostoucí potřebu jednoduchého řízení úkolů v rámci sady Microsoft 365.
Krok č. 2: Vytvořte nový plán v kanálu týmu
Klikněte na kartu Teams v levém menu a vyberte kanál, do kterého chcete přidat Planner. V horní části kanálu klikněte na ikonu + (plus) a přidejte novou kartu. Ze seznamu aplikací vyberte Planner.
Vyberte možnost Vytvořit nový plán, pojmenujte jej například „Marketingový sprint“ nebo „Plán projektu“ a rozhodněte se, zda chcete tým informovat zaškrtnutím políčka „Zveřejnit tuto kartu v kanálu“.
Klikněte na Uložit a váš nový plán je rázem připraven k použití.
Krok č. 3: Přidejte existující plán do kanálu týmu (volitelné)
Už používáte Microsoft Planner někde jinde? Žádný problém, do aplikace Teams jej můžete importovat v pouhých několika krocích.
Otevřete svou stávající nástěnku v aplikaci Planner ve webovém prohlížeči nebo v aplikaci Planner, klikněte na … (tři tečky) v horní části a vyberte možnost Kopírovat odkaz na plán. Poté přejděte do aplikace Teams, přejděte do příslušného kanálu a kliknutím na ikonu + (plus) přidejte novou kartu.
Vyberte kartu Webová stránka, zadejte název, vložte zkopírovaný odkaz na Planner a klikněte na Uložit. A je to – váš stávající plán je nyní hladce integrován do aplikace Teams, kde k němu máte snadný přístup.
Krok č. 4: Uspořádejte úkoly do skupin
Složky fungují jako kategorie, které pomáhají udržovat úkoly přehledně uspořádané. Místo toho, abyste vše naházeli do jednoho dlouhého seznamu, můžete úkoly rozdělit podle fáze, oddělení nebo priority.
Na nástěnce v aplikaci Planner klikněte vpravo na možnost Přidat nový segment.
Pojmenujte je například „Úkoly“, „Probíhá“ nebo „Dokončeno“. Tento postup opakujte a rozdělte si plánovač do tolika složek, kolik potřebujete. Získáte tak přehlednou strukturu pro správu práce.
📮ClickUp Insight: 92 % zaměstnanců používá nejednotné metody ke sledování úkolů, což vede k opomenutým rozhodnutím a zpožděnému provedení.
Ať už posíláte upomínky nebo používáte tabulky, tento proces je často roztříštěný a neefektivní. Řešení pro správu úkolů od ClickUp zajišťuje plynulý převod konverzací na úkoly – váš tým tak může rychle jednat a zůstat na stejné vlně.
Krok č. 5: Přidání a přiřazení úkolů
Nyní je čas začít přidávat úkoly a přiřazovat je členům týmu. Klikněte na + Přidat úkol pod příslušnou sekcí. Zadejte název úkolu, nastavte termín splnění a přiřaďte jej někomu z vašeho týmu. Klikněte na Přidat úkol a úkol se zobrazí v seznamu.
🧠 Zajímavost: Planner využívá tabuli ve stylu Kanban, která uživatelům pomáhá posouvat úkoly mezi různými fázemi, což z něj dělá skvělý nástroj pro agilní týmy spravující pracovní toky. Úkoly lze také synchronizovat s aplikací Microsoft To Do, což uživatelům umožňuje spravovat osobní úkoly i týmové cíle na jednom místě.
Krok č. 6: Nastavte si oznámení
Chcete, aby váš tým měl přehled o všech novinkách? Nastavte si oznámení v aplikaci Planner.
Klikněte na Nastavení (ikona ozubeného kolečka), přejděte do části Oznámení, vyberte požadované upozornění (např. přiřazení úkolů a změny termínů) a klikněte na Uložit. Už žádné výmluvy typu „Ten úkol jsem neviděl“.
🧠 Zajímavost: Slovo „plan“ pochází z latinského planum, což znamená rovnou plochu nebo plán, a symbolizuje jasnou cestu, kterou je třeba následovat.
Krok č. 7: Používejte filtry a seskupování ke sledování práce
Jak se váš plán plní, stává se rychlé vyhledávání úkolů nezbytností. Právě zde přicházejí na řadu filtry a seskupování. Zde je návod, jak tyto funkce aplikace Microsoft Teams používat:
- V horní části nástěnky v aplikaci Planner použijte tlačítko Filtr k seřazení úkolů podle: Termínu splnění (Co je po termínu? Co se blíží?) Prioritu (Co je naléhavé? Co může počkat?) Průběh (Které úkoly jsou v procesu nebo dokončené?) Přiřazeného člena (Kdo na čem pracuje?)
- Termín splnění (Co je po termínu? Co se blíží?)
- Priorita (Co je naléhavé? Co může počkat?)
- Průběh (Které úkoly jsou v procesu nebo již dokončené?)
- Přiřazený člen (Kdo na čem pracuje?)
- Můžete také využít funkci Seskupit podle k uspořádání úkolů podle: Kategorie (K vyřízení, Probíhá, Dokončeno) Přiřazeno (Skvělé pro zjištění, kdo má příliš mnoho práce) Termín splnění (Pro rychlý přehled termínů)
- Kategorie (K vyřízení, Probíhá, Dokončeno)
- Přiřazeno (Skvělé pro zjištění, kdo má příliš mnoho práce)
- Termín splnění (Pro rychlý přehled termínů)
- Termín splnění (Co je po termínu? Co se blíží?)
- Priorita (Co je naléhavé? Co může počkat?)
- Průběh (Které úkoly jsou v procesu nebo již dokončené?)
- Přiřazený člen (Kdo na čem pracuje?)
- Kategorie (K vyřízení, Probíhá, Dokončeno)
- Přiřazeno (Skvělé pro zjištění, kdo má příliš mnoho práce)
- Termín splnění (Pro rychlý přehled termínů)
Tyto nástroje vám pomohou soustředit se na to nejdůležitější, aniž byste museli procházet dlouhý seznam úkolů.
Krok č. 8: Sledujte pokrok pomocí vizuálních grafů
Chcete-li získat rychlý přehled o pokroku týmu, přepněte do zobrazení grafů. Na kartě Planner klikněte nahoře na Grafy. Uvidíte rozpis úkolů podle stavu a další klíčové informace.
Pokud máte rádi vizuální přehledy, je to skvělý způsob, jak odhalit úzká místa a upravit pracovní zátěž dříve, než se věci vymknou z rukou.
📖 Přečtěte si také: ClickUp vs. Teams: Který nástroj pro spolupráci je pro vás ten pravý?
Krok č. 9: Upravujte nebo přesouvejte úkoly podle potřeby a využívejte pokročilé funkce (volitelné)
Úkoly nejsou neměnné – v průběhu práce je můžete snadno aktualizovat nebo přesouvat. Kliknutím na úkol můžete upravit podrobnosti, přidat poznámky, připojit soubory nebo aktualizovat jeho kontrolní seznam.
Chcete-li úkol přesunout mezi skupinami, stačí jej přetáhnout myší. Úkol můžete také otevřít a ručně změnit jeho přiřazení ke skupině. Díky tomu se můžete snadno přizpůsobovat měnícím se prioritám.
Chcete nastavení aplikace Planner posunout ještě o krok dál? Vyzkoušejte tyto doplňkové funkce:
- Připojování souborů: Nahrajte dokumenty přímo k úkolům, aby bylo vše na jednom místě
- Používejte štítky: Úkoly označujte barevně pro rychlou vizuální organizaci (např. Vysoká priorita, Nízká priorita)
- Kopírování úkolů: Duplikujte úkoly, pokud je třeba je opakovat v různých plánech
🔍 Věděli jste, že? Aplikace Microsoft Teams byla vyvinuta jako náhrada za Skype for Business a byla uvedena na trh v roce 2017 jako přímá odpověď na aplikaci Slack.
Jaká jsou omezení aplikace Microsoft Planner v aplikaci Teams?
Ačkoli je Microsoft Planner spolehlivým nástrojem pro správu úkolů v rámci aplikace Teams, má i své nevýhody. V závislosti na potřebách vašeho týmu se můžete setkat s omezeními, která ovlivňují pracovní postupy, přizpůsobení nebo škálovatelnost.
Zde je několik klíčových výzev, které je třeba mít na paměti:
- Omezení úkolů a plánů: Jeden plán může obsahovat pouze 3 000 aktivních a 9 000 úkolů, včetně dokončených. Uživatelé nebo skupiny mohou vlastnit maximálně 400 plánů.
- Omezený počet složek a přiřazených uživatelů: Každý tarif je omezen na 200 složek a jeden úkol lze přiřadit maximálně 20 uživatelům, což ztěžuje zvládání složitých pracovních postupů.
- Chybí pokročilé nástroje pro řízení projektů: Planner nepodporuje Ganttovy diagramy, postrádá auditní stopu a nemá vestavěnou funkci pro sledování času stráveného na jednotlivých úkolech
- Nelze vrátit zpět: Pokud úkol nebo plán smažete, je navždy pryč – neexistuje žádný koš, ze kterého by bylo možné jej obnovit.
- Požadavky na Microsoft 365: Planner není samostatný nástroj. Lze jej používat pouze s předplatným Microsoftu.
🔍 Věděli jste, že... První známý plánovač na světě pochází z Číny 10. století, kde úředníci používali dřevěné tabulky k zaznamenávání schůzek a harmonogramů.
V čem je ClickUp výkonnější alternativou k Microsoft Planneru?
Když týmům přestanou stačit základní tabule úkolů, ClickUp nahradí Planner flexibilními pracovními postupy, automatizací a spoluprací v reálném čase.
- Vytvářejte podrobné úkoly s podúkoly, prioritami a více přidělenými osobami
- Pomocí zobrazení (Seznam, Tabule, Kalendář, Časová osa) můžete vizuálně sledovat průběh práce
- Automatizujte přidělování úkolů, aktualizace a sledování
- Vytvářejte dílčí úkoly, souhrny a aktualizace pomocí ClickUp Brain
- Spolupracujte v reálném čase pomocí chatu, schůzek SyncUp a komentářů
Dnešní způsob práce nefunguje. Naše projekty, znalosti a komunikace jsou roztříštěné mezi nesouvisícími nástroji, které nás zpomalují.
ClickUp tento problém řeší pomocí univerzální aplikace pro práci, která kombinuje projekty, znalosti a chat na jednom místě – to vše s podporou umělé inteligence, která vám pomůže pracovat rychleji a chytřeji.
Takto můžete začít s ClickUp! 🤩
Správa úkolů
ClickUp Tasks udržuje vaše úkoly přehledně uspořádané, takže správa úkolů pro vás nikdy nebude přítěží. Získáte flexibilitu a kontrolu nad rozdělením práce, sledováním pokroku a udržováním všeho na jednom místě. Přidejte podrobné popisy, termíny, přílohy, priority a více přidělených osob, abyste nic nezmeškali.
Potřebujete rozdělit velké projekty na menší části? Díky podúkolům můžete během několika vteřin proměnit zdánlivě neřešitelné cíle na zvládnutelné kroky.
Navíc díky zobrazením ClickUp a automatizaci ClickUp založené na umělé inteligenci jde tato aplikace nad rámec pouhé správy úkolů. Přepínejte mezi zobrazeními, abyste viděli, co je urgentní, automatizujte opakující se práci a dokonce využijte ClickUp Brain, vestavěného asistenta s umělou inteligencí, k generování aktualizací úkolů nebo podúkolů.
Například spouštíte novou marketingovou kampaň. V aplikaci Planner byste pro ni vytvořili základní úkol, přiřadili k němu několik členů týmu a… to je v podstatě vše.
S ClickUpem však můžete plně využít všechny své dovednosti v oblasti správy úkolů! Vytvořte úkol Spustit marketingovou kampaň pro 2. čtvrtletí, přidejte dílčí úkoly, jako je Návrh šablon e-mailů a Návrh příspěvků na sociální sítě*. Poté můžete nastavit termíny, přiřadit týmy a sledovat průběh.
🔍 Věděli jste, že... Starověcí Egypťané plánovali celý svůj rok podle cyklů záplav řeky Nilu a vytvořili tak jeden z nejstarších známých kalendářních systémů založených na přírodních jevech.
Abyste měli jistotu, že jste nezapomněli na žádný detail, využijte kontrolní seznamy úkolů v ClickUp. Tato funkce pomáhá týmům udržet pořádek a zajišťuje, že nic neunikne.
Každý kontrolní seznam úkolů funguje jako vestavěný seznam úkolů v rámci daného úkolu, což usnadňuje rozdělení práce na menší dílčí úkoly. Potřebujete úkol delegovat? Položky kontrolního seznamu můžete přiřadit různým členům týmu, takže rozdělení odpovědností je naprosto jasné.
Navíc je průběh práce okamžitě viditelný, jakmile je jednotlivá položka odškrtnuta, což zajišťuje soulad mezi týmy pracujícími na dálku.
Představme si, že spravujete pracovní postup publikování blogu. Přiřazujte členům týmu položky z kontrolního seznamu, jako je psaní návrhů, design, SEO a plánování, sledujte průběh v reálném čase a vyhnete se tak neustálému dohadování.
⚙️ Bonus: Zde je kompletní průvodce po ClickUp! Dozvíte se vše, co potřebujete vědět o této platformě, od jejích funkcí jako softwaru pro správu úkolů až po integrace a pokročilé funkce založené na umělé inteligenci.
Podívejte se také na toto video o tom, jak mít své priority pod kontrolou:
Snadná týmová spolupráce
ClickUp Chat vám umožní zbavit se nutnosti přepínat mezi aplikacemi – díky této funkci je ClickUp jedinečným nástrojem pro snadnou týmovou spolupráci.
Řekněme, že pracujete na uvedení produktu na trh a váš kontrolní seznam pokrývá vše, ale na poslední chvíli přichází zpětná vazba. Místo toho, abyste zaplavovali Slack zprávami, přejděte do Chatu, který je přímo propojen s vašimi úkoly.
Diskutujte o změnách v soukromých prostorech nebo provádějte rychlé hlasové či videohovory pomocí SyncUps. Díky integrovanému Brain můžete zprávy proměnit v úkoly k provedení pouhým kliknutím. Potřebujete urgentní aktualizaci úkolu? Požádejte ClickUp Brain v chatu, aby shrnul dlouhé chatové vlákna a identifikoval úkoly k provedení.
📖 Přečtěte si také: Jak týmy zvyšují svou produktivitu pomocí ClickUp
Předdefinované šablony pro plánování
Mít přehled o svých každodenních úkolech nemusí být žádná věda. Šablona ClickUp Daily Planner vám pomůže organizovat, stanovovat priority a sledovat vše na jednom místě – abyste se mohli soustředit na to, na čem záleží.
Díky této šabloně denního plánovače můžete úkoly rozdělit do sekcí, jako jsou Osobní, Práce nebo Cíle, což vám usnadní přehled o tom, čemu je třeba věnovat pozornost. Nástroje pro stanovení priorit vám pomohou nejprve vyřídit nejdůležitější a nejnaléhavější úkoly, zatímco vizuální nástroje pro sledování, jako jsou grafy a tabulky, vám umožní sledovat váš pokrok na první pohled.
🔍 Věděli jste, že? Eisenhowerova matice, oblíbená metoda řízení času, byla inspirována bývalým americkým prezidentem Dwightem D. Eisenhowerem, který proslul tím, že úkoly řadil podle naléhavosti a důležitosti.
Kdy byste měli přejít z aplikace Microsoft Planner na ClickUp?
Aplikace Microsoft Planner v aplikaci Teams je skvělý způsob, jak udržovat pořádek v úkolech, spolupracovat se svým týmem a mít přehled o termínech.
Pokud však potřebujete větší flexibilitu, automatizaci a pokročilé funkce, možná budete hledat něco výkonnějšího.
ClickUp, univerzální aplikace pro práci, nabízí robustní správu úkolů, spolupráci v reálném čase a přizpůsobitelné pracovní postupy. Na jednom místě získáte vše, co potřebujete k plánování, sledování a optimalizaci práce vašeho týmu.
Proč se spokojit s málem? Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes zdarma! ✅