Eisenhowerova matice pro stanovení priorit a produktivitu: průvodce

Představte si, že začínáte den s obrovskou hromadou nevyřízených úkolů. Může to být ohromující, že?

Jaký je nejlepší způsob, jak věci dokončit? Začněte samozřejmě tím, že si vytvoříte seznam úkolů.

Vytvoření jednoduchého seznamu úkolů vám pomůže získat přehled a plánovat podle toho.

Nyní však stojíte před druhým problémem – které úkoly byste měli upřednostnit a které naplánovat na později? A je na tom seznamu něco, co můžete prozatím vynechat?

Stanovení priorit úkolů může být náročné. Studie Journal of Consumer Research z roku 2018 ukázala, že většina lidí upřednostňuje naléhavé úkoly před důležitými, které jim často přinášejí větší odměnu.

To znamená, že máme větší tendenci upřednostňovat úkoly s termínem a odkládat ty bez termínu, bez ohledu na to, jak důležité mohou být.

Jinými slovy, když čelíme časovým limitům, máme tendenci přehlížet to, co je důležitější, ve prospěch toho, co je naléhavější, i když konečný výnos z důležitého úkolu bude větší.

Eisenhowerova matice vám pomůže tyto problémy vyřešit. Je to vynikající nástroj pro pochopení hodnoty určitých úkolů a zároveň pro identifikaci těch, které lze z vašeho seznamu úkolů odstranit. Je to cenný nástroj pro efektivní správu času (někteří lidé jej také nazývají maticí pro správu času).

Co je to Eisenhowerova matice? Vytvořili jsme tohoto praktického průvodce, který vám pomůže se s ní seznámit.

Pojďme na to! ⏳

Co je Eisenhowerova matice?

Eisenhowerova matice je nástroj pro produktivitu a správu úkolů, který kategorizuje úkoly na základě naléhavosti a důležitosti. Vyžaduje, abyste úkoly rozdělili do čtyř kvadrantů:

Eisenhowerova matice vám pomůže třídit úkoly, udržovat pořádek a rozhodnout se, co řešit jako první, čímž ušetříte čas a zdroje.

Někdy může zahájení jednoho úkolu bránit pokroku v jiných úkolech. Matice vám pomůže vytvořit přehlednost tím, že rozdělí úkoly pomocí osvědčených parametrů.

Proč se jmenuje Eisenhowerova matice?

Koncept „Eisenhowerovy matice“ je pojmenován po Dwightu D. Eisenhowerovi, 34. prezidentovi Spojených států amerických.

Vraťme se o pár kroků zpět v čase. ⏪

Než se Eisenhower stal prezidentem, měl za sebou významnou vojenskou kariéru, během níž sloužil jako generál americké armády a vrchní velitel spojeneckých sil během druhé světové války. I jako prezident se podílel na některých velmi slavných akcích, včetně založení NASA a ukončení války v Koreji.

Nepochybně věděl, jak efektivně stanovovat priority úkolů a dosahovat trvalých a pozitivních výsledků.

Jako vysoký vojenský velitel a později jako prezident čelil Eisenhower neustále konfliktním úkolům a prioritám.

Měl rámec pro stanovení priorit úkolů na základě jejich naléhavosti a důležitosti. Tato myšlenka byla rozvinuta a o tři desetiletí později pojmenována „Eisenhowerova matice“ nebo „Eisenhowerova rozhodovací matice“. Stephen Covey začlenil Eisenhowerovu moudrost do tohoto široce populárního nástroje produktivity ve své bestsellerové knize 7 návyků skutečně efektivních lidí.

Eisenhowerova matice je známá také pod jinými názvy – matice time managementu, matice priorit, Eisenhowerův box, Eisenhowerova metoda a matice urgentní-důležité.

Metodika čtyř kvadrantů Eisenhowerovy matice: naléhavost vs. důležitost

Čtyři kvadranty nebo části Eisenhowerovy matice pomáhají rozdělit úkoly. Jsou rozděleny na základě dvou parametrů – naléhavosti a důležitosti. Průnik těchto dvou parametrů nám dává čtyři kvadranty, které zahrnují úkoly:

Matice nám pomáhá pochopit, co činí důležité úkoly naléhavými, protože kvůli neustálému pracovnímu stresu často nedokážeme nahlížet na věci objektivně.

Ale co je naléhavé a co je důležité?

Naléhavé

Tyto naléhavé záležitosti vás staví do situace, kdy máte přísný termín a vyžadují okamžitou pozornost. Zahrnují činnosti, které musíte dokončit v krátké době, jinak čelíte nevyhnutelným důsledkům. Nemůžete se jim vyhnout, ale pokud se na ně příliš soustředíte, můžete zanedbat důležité úkoly s větším přínosem.

Příklady:

Důležité

Důležitost je subjektivní a může být definována osobními hodnotami a cíli. Tyto úkoly přispívají k vašim dlouhodobým cílům. Jejich řešení vyžaduje pečlivé plánování a záměrné úsilí.

Příklady:

Eisenhowerova matice kombinuje naléhavé a důležité faktory úkolu a rozděluje je do čtyř kvadrantů:

Takto vypadá matice. 👇

Nyní se podívejme na jednotlivé kvadranty.

Kvadrant 1: Prostě to udělejte – naléhavé a důležité

Naléhavé a důležité úkoly vyžadují okamžitou akci z vaší strany. Mají naléhavý termín a významné důsledky, pokud nejsou dokončeny včas. V obou případech je nutná reakce v krizovém režimu.

Příklady:

Úkoly v kvadrantu 1 jsou nevyhnutelné. Bez ohledu na to, jak dobře si naplánujete den, některé věci budou mimo vaši kontrolu.

Problémem však je, že když se příliš soustředíte na tyto úkoly, zanedbáváte dlouhodobé cíle, které jsou pro vás důležité.

Covey varuje, že pokud budete celý den trávit v krizovém režimu a hasit požáry, nakonec vás to vyčerpá a dostanete se do kvadrantu 4.

Čtvrtina 2: Naplánujte si to – není to urgentní, ale je to důležité

Důležité, ale ne urgentní úkoly nemají stanovený termín, ale jsou nezbytné pro dlouhodobé výnosy.

Jelikož tyto úkoly nemají bezprostřední termíny, je snadné je odložit ve prospěch naléhavějších úkolů.

Příklady:

Na rozdíl od Q1, kde se spíše hasí požáry, v Q2 trpělivě plánujete a stanovujete priority smysluplných cílů.

Tyto úkoly však zůstávají navždy neuskutečněné, protože nemají stanovený termín.

V rámci kvadrantu 2 pro osobní time management Covey navrhuje pohlížet na tyto úkoly nikoli jako na problémy, které je třeba vyřešit, ale jako na příležitosti k profesnímu a osobnímu růstu.

Kvadrant 3: Delegujte – naléhavé, ale nedůležité

Tento kvadrant zahrnuje všechny náročné úkoly, které nepřispívají k vašim dlouhodobým cílům. Tyto úkoly nejsou nejlepším využitím vašeho času a je třeba je outsourcovat nebo delegovat.

Příklady:

Úkoly v tomto kvadrantu nutně nevyžadují vaše odborné znalosti; jsou pouze urgentní, ale nejsou určeny pro vás. Pokud strávíte příliš mnoho času prací na tomto kvadrantu, můžete ztratit kontrolu nad svým harmonogramem. Proto musíte tuto činnost delegovat na jiné osoby.

Zamyslete se nad tím:

Nezbytnou součástí tohoto kvadrantu je naučit se říkat Ne. Přestaňte přebírat odpovědnosti, které by neměly být na vašich bedrech. Dělejte to, co musíte, ne to, co můžete!

Samozřejmě budou situace, kdy některé úkoly v tomto kvadrantu nebudete moci delegovat. V takovém případě se můžete snažit zajistit, aby vám nezabraly celý den nebo týden. Můžete například:

Kvadrant 4: Smazat – není urgentní ani důležité

Úkoly v tomto kvadrantu patří do koše. Tyto zbytečné úkoly jsou ztrátou času a nijak nepřispívají k vašemu osobnímu růstu ani růstu týmu. Pokud se jim však budete věnovat, ztratíte hodiny času a budete toho litovat.

Příklady:

To ale neznamená, že se musíte vzdát veškerého potěšení. I Eisenhower vyvažoval svou náročnou a stresující pracovní rutinu golfovými výlety, kde si odpočinul a zbavil se stresu.

Covey říká, že klíčem je rovnováha. Abyste mohli svůj volný čas využít na maximum, musíte k němu přistupovat záměrně.

Výzkumná studie časopisu Journal of Applied Psychology uvádí, že povaha volného času, kterému se věnujete, nepřímo ovlivňuje vaši produktivitu při práci. Jinými slovy, to, jak se rozhodnete trávit svůj volný čas, může ovlivnit váš pracovní týden.

Například cvičení vás může motivovat a jóga a meditace vám mohou pomoci relaxovat během pracovního dne. Podobně i věnování se koníčkům, dobrovolnictví nebo trávení času s rodinou a přáteli může zvýšit produktivitu.

Zde je několik tipů pro efektivní využití matice.

Tipy pro stanovení priorit vašich úkolů pomocí Eisenhowerovy matice

1. Nepřeplňujte kvadrant

Jako projektový manažer máte možná na svém seznamu úkolů spoustu položek. Dbejte však na to, abyste jednotlivé kvadranty nepřetěžovali. Zabráníte tak tomu, aby se vaše matice stala příliš nepřehlednou a neovladatelnou.

V ideálním případě doporučujeme umístit do každého kvadrantu nejvýše deset úkolů nebo činností. Dlouhý seznam úkolů vede pouze k neefektivnímu řízení práce.

Jsme si jisti, že před zaznamenáním úkolů do kvadrantů budete moci některé úkoly vyloučit. Můžete také zkusit vytvořit více matic nebo je zkombinovat do hlavní matice, abyste mohli čistě zpracovat prioritní, ale chaotické projekty a úkoly.

2. Používejte vizuální rozlišovače úkolů

Vizualizace je osvědčená metoda pro zvýšení efektivity pracovního postupu. Poskytuje vám přehled o celém pracovním postupu na první pohled.

Nejlepší způsob, jak vizualizovat úkoly v souladu s Eisenhowerovou maticí, je pomocí barevného kódování – jednoduché, ale účinné.

ClickUp Tasks používá podobnou metodu, která vám pomůže vizualizovat vaše úkoly. Můžete úkoly označit barevnými kódy, přiřadit jim priority, použít jmenovky a dokonce je filtrovat podle značek.

Takto můžete označit své úkoly barevnými kódy:

Mezitím je můžete snadno převést do Eisenhowerovy matice podle svého uvážení. Červené úkoly patří do kvadrantu 1, žluté do kvadrantu 2 atd.

3. Vyhněte se nadměrnému řízení

Přílišné spravování Eisenhowerovy matice je formou prokrastinace. Neztrácejte čas podrobným tříděním každého úkolu. Místo toho použijte ClickUp Brain, který vám rychle řekne, na čem byste měli pracovat jako dalším, které úkoly se blíží termínu splnění, které jsou již po termínu atd.

Navíc se vyhněte tomu, abyste trávili příliš mnoho času přiřazováním úkolů do jednotlivých kvadrantů. Vyhraďte si 30–50 minut měsíčně/týdně (v závislosti na hustotě úkolů) a vytvořte svou matici v tomto časovém rozmezí.

4. Nejprve eliminujte

Zbavte se položek na svém seznamu úkolů, které nejsou ani urgentní, ani důležité. Přesuňte je do správného kvadrantu – kvadrantu 4.

Odstraněním těchto úkolů uvolníte čas (a mentální kapacitu) pro lepší správu ostatních úkolů. Projděte si svůj seznam úkolů a odstraňte tyto položky, než stanovíte priority ostatních tří kvadrantů.

5. Oddělte osobní život od pracovního

Naše první lekce podnikání ve škole zní: „Považujte své podnikání za samostatný subjekt.“ Tento princip platí i při optimalizaci Eisenhowerova rámce.

Zde je důvod.

Smíchání osobních a profesních cílů může být velmi náročné. Úkoly nejsou správně vyvážené, někteří upřednostňují osobní úkoly před profesními cíli, zatímco jiní dělají pravý opak.

Víte, naléhavé a důležité složky osobních úkolů budou vždy vyšší než složky profesionální práce (kvůli emocionálnímu propojení).

Vaše pracovní a osobní úkoly mají odlišné časové harmonogramy, zdroje a přístupy, z nichž každý vyžaduje jedinečný myšlenkový proces.

Spojit je dohromady tedy není dobrý nápad. Zvyšuje to počet úkolů v každém kvadrantu a občas vede ke konfliktům.

Pokud se vám však Eisenhowerův koncept líbil a chcete jej použít na obou frontách, doporučujeme vytvořit různé matice pro vaše osobní a pracovní úkoly. Oddělte své pracovní a osobní cíle a řešte je jednotlivě.

6. Sledujte čas strávený nad úkoly po vytvoření matice

Sledujte a vyhodnocujte své týdenní využití času pomocí matice. Zaznamenávejte činnosti v 30minutových intervalech pomocí tabulky nebo specializované aplikace pro správu úkolů, jako je ClickUp.

Poté roztřiďte dokončené úkoly do kvadrantů podle jejich důležitosti a naléhavosti a ujistěte se, že jsou v souladu s vašimi cíli.

Podívejte se, jak jsou úkoly rozloženy v jednotlivých kvadrantech, a zvažte, zda je třeba provést nějaké úpravy. Pro dosažení nejlepší rovnováhy se snažte většinu úkolů zařadit do kvadrantu 2.

7. Vylepšete svou matici.

Upravte matici na základě svého výkonu během týdenního testovacího období.

Upravte ji podle množství času, které věnujete svým úkolům a projektům. Možná jste některé úkoly při jejich zařazování do kvadrantů špatně odhadli. Využijte tuto zkušenost k lepšímu pochopení svých projektů a úkolů, abyste je mohli vyvážit s větší efektivitou.

Nejlepší pracovníci používají Eisenhowerovu matici

Eisenhowerovu matici používají lidé ze všech oblastí života. Ať už se jedná o statečné hasiče nebo zkušené generální ředitele, důkazy o jejích výhodách se neustále hromadí.

Vasyl Ivanov, zakladatel a generální ředitel společnosti KeepSolid, se zaručuje za výhody této matice. Vyzkoušel mnoho nástrojů pro zvýšení produktivity a uvádí: „Jako generální ředitel jsem zpočátku zkoušel používat několik různých nástrojů pro správu úkolů... [které] mi nepomohly vyvážit priority... Zjistil jsem, že největším nebezpečím používání více platforem pro správu úkolů bylo to, že mi dávaly falešný pocit kontroly. ”

Poté pokračoval výběrem Eisenhowerovy matice.

Pomocí Eisenhowerovy matice jsem získal hlubší pochopení toho, co skutečně znamená efektivita , a podařilo se mi tak vytvořit koncept nových nástrojů…

Nespočet aplikací v obchodech Play Store a App Store propaguje Eisenhowerovu matici, aby pomohla jednotlivcům rozumně stanovovat priority úkolů. Řada technologických společností také využila této příležitosti ke zvýšení produktivity svých zaměstnanců.

Eisenhowerova matice se stává stále populárnějším nástrojem pro zvýšení produktivity. Vyzkoušejte ji a přesvědčte se sami!

Příklady a šablony Eisenhowerovy matice

Než se pustíme do příkladů, představíme vám plně přizpůsobitelnou šablonu tabule ClickUp pro stanovení priorit úkolů a správu času. Tato šablona vám pomůže organizovat úkoly a zaznamenávat nápady, než je převedete do akčních položek.

Stáhnout tuto šablonu

Šablona Eisenhowerovy matice ClickUp vám pomůže klasifikovat úkoly podle jejich naléhavosti a důležitosti, abyste se mohli nejprve soustředit na ty nejdůležitější. Mezi její výhody patří:

Nyní, když máte šablonu, pojďme se podívat, jak ji použít v různých scénářích.

Případ použití 1: Efektivní správa projektů

Eisenhowerova matice zjednodušuje stanovení priorit úkolů tím, že odděluje naléhavost od důležitosti. Je skvělá pro správu zdrojů, dodržování termínů a řešení více požadavků.

Pro vedoucí týmů znamená inteligentní přidělování zdrojů, že se zabrání přetížení nebo nedostatečnému využití zaměstnanců.

Díky přehlednému zobrazení pracovní zátěže mohou vedoucí snadno zkontrolovat, jak je každý člen týmu zaneprázdněn během týdne, dvou týdnů nebo měsíce, a zajistit tak, že všichni jsou na stejné vlně a směřují ke společnému cíli.

Použití Eisenhowerovy matice v projektovém řízení vám pomůže získat celkový přehled. Udržuje vás v obraze ohledně všech úkolů a zvýrazňuje ty urgentní, aby vše běželo hladce.

Případ použití 2: Zvýšení osobní produktivity

Díky kategorizaci úkolů na základě matice naléhavosti a důležitosti můžete efektivně spravovat svůj čas a energii a věnovat se tomu, na čem opravdu záleží.

Tento strategický přístup vám pomůže zůstat organizovaní a zabrání vyhoření, takže se budete moci soustředit a zůstanete motivovaní k dosažení svých cílů.

Případ použití 3: Zlepšení spolupráce v týmu

Matice pro týmovou spolupráci zlepšuje způsob, jakým spolupracujeme, a zajišťuje hladký průběh práce.

Díky kategorizaci úkolů podle naléhavosti a důležitosti si vy a váš tým vytvoříte společné chápání priorit, což povede k lepší koordinaci a rozhodování.

Výsledkem je efektivnější a soudržnější tým, který funguje jako jeden celek, jehož členové se navzájem podporují a společně dotahují projekty do konce.

Výzvy při používání Eisenhowerovy matice

Ačkoli Eisenhowerova matice patří mezi nejlepší způsoby, jak stanovit priority vašich úkolů, v některých aspektech stanovení priorit v rámci projektového řízení ponechává mnoho prostoru. Podívejme se na tyto výzvy:

Nuance zůstávají neřešené

Ačkoli je matice prospěšná, příliš zjednodušuje složitost vícevrstvých projektů. To vede k tomu, že matice některé úkoly nesprávně interpretuje z hlediska faktorů. Některé úkoly mohou mít prvky jak naléhavosti, tak důležitosti – matice vám však nepomůže rozlišit mezi těmito nuancemi.

Například odpověď na e-mail od klienta může být v závislosti na situaci urgentní a důležitá. Matice ji však může považovat za důležitou, ale ne urgentní.

Subjektivní kategorizace

Určení toho, co je „naléhavé“ nebo „důležité“, je subjektivní a může se lišit mezi jednotlivci nebo týmy. Tato subjektivita může vést k různým interpretacím a kategorizacím.

Řekněme, že máte týmovou schůzku, která je z vašeho pohledu důležitá. Pro některé členy týmu však nemusí být důležitá. Eisenhowerova matice postrádá tuto subjektivitu, a je proto vhodnější pro osobní použití.

ClickUp vám pomůže překonat tuto výzvu a nabízí nástroje, pracovní postupy a ucelený přístup k vývoji Eisenhowerovy matice orientované na týmovou práci.

Není příliš dynamický

Matice nemusí zohledňovat změny v prioritách úkolů v průběhu času. Úkol, který je dnes považován za nenaléhavý a nedůležitý, se může později stát naléhavým a důležitým, a matice se nemusí dynamicky přizpůsobovat takovým změnám.

Ale jak se s těmito výzvami vypořádat? Známe několik triků, jak tyto nedostatky vyvážit:

Jak vidíte, mnoha z těchto výzev se lze vyhnout pouhým použitím kompetentního softwaru pro řízení projektů, jako je ClickUp. Podívejme se tedy, jak můžete propojit Eisenhowerovu matici s ClickUp.

Jak implementovat Eisenhowerovu matici v ClickUp

ClickUp je komplexní řešení pro všechny vaše potřeby v oblasti řízení projektů, takže není překvapením, že vám také pomůže integrovat Eisenhowerovu matici.

ClickUp Whiteboards nabízí vizuální plátno pro kreslení, vytváření a propojování nápadů. Použijte jej k nakreslení Eisenhowerovy matice a zaznamenání úkolů při spolupráci s týmem při přidávání úkolů.

Poté jedním kliknutím převedete seznam úkolů na interaktivní úkolové karty. Karty přiřaďte správným členům týmu. Pomocí prioritních značek a štítků efektivně delegujte úkoly a zajistěte tak úplnou synchronizaci během celého procesu.

Podobných výsledků můžete dosáhnout také pomocí ClickUp Docs, kde může více členů týmu spolupracovat prostřednictvím komentářů k návrhům a nápadům. Tím zajistíte, že priority úkolů stanovíte jako tým a všichni budou souhlasit s tím, co se dělá a proč.

V ClickUp Tasks můžete pomocí přizpůsobitelných značek označit určité úkoly jako důležité nebo urgentní. Funkce Priority úkolů vám také umožňuje barevně označit úkoly podle jejich priority. Pro vizualizaci je užitečné zobrazení ClickUp Kanban.

A to vše můžete sdílet přes ClickUp Chat nebo jiná média.

Celkově lze říci, že Eisenhowerova matice je skvělým způsobem, jak řešit úkoly, které mohou být v rozporu z hlediska naléhavosti a důležitosti. Ačkoli má matice určité nedostatky, stále je jedním z nejlepších způsobů, jak týmy mohou stanovit priority každodenních povinností. Produktivní platformy, jako je ClickUp, mohou pomoci při efektivním provádění matice.

Vyzkoušejte Eisenhowerovu matici a přesvědčte se o jejím vlivu na výkonnost vašich projektů. Začněte s prioritizací ještě dnes. Zaregistrujte se na ClickUp zdarma!

Kvíz o Eisenhowerově matici

Doufám, že jste dával pozor, protože teď je čas na kvíz. 🥁

Použijme to jako opakování Eisenhowerovy matice, abyste ji mohli snadno implementovat do svých obchodních operací.

Pokud odpovíte správně na všechny otázky, zmrzlina je na nás! 🍦

Otázka 1:

Elon Musk se ráno probouzí. Tady je jeho program na dnešní den:

a) Práce na novém logu pro X

b) Příprava startu SpaceX

c) Jíst pizzu s ančovičkami s Joem Roganem

d) Odpovídání investorům za SpaceX

Zkuste tyto úkoly seřadit podle priority od nejvyšší po nejnižší.

Otázka 2:

Jako projektový manažer, který vyvažuje okamžité potřeby s dlouhodobými cíli, které kvadranty Eisenhowerovy matice jsou klíčové pro trvalý úspěch v čase?

a) Kvadrant 1 a kvadrant 2

b) Čtvrtina 2 a čtvrtina 3

c) Čtvrtina 3 a čtvrtina 4

d) Kvadrant 1 a kvadrant 4

Otázka 3:

Při řešení požadavků na poslední chvíli a krátkých termínů, který kvadrant Eisenhowerovy matice klade důraz na efektivní řízení, aby se zabránilo pocitu přetížení?

a) Čtvrtina 1

b) Čtvrtina 2

c) Čtvrtina 3

d) Čtvrtý kvadrant

Otázka 4:

Pořádáte „Procrastination Party“, kde jsou úkoly pozvány, ale módně se opozdí s dokončením. Vy, jako hostitel, si uvědomujete, že stále odkládáte jeden konkrétní úkol – vytvoření seznamu hostů na večírek.

Do kterého kvadrantu Eisenhowerovy matice spadá vaše prokrastinace při vytváření seznamu hostů?

a) Čtvrtina 1 (naléhavé a důležité úkoly – VIP)

b) Čtvrtina 2 (Důležité, ale ne urgentní úkoly – módní zpoždění)

c) Čtvrtina 3 (naléhavé, ale nedůležité – napodobitelé)

d) Čtvrtý kvadrant (není urgentní a není důležité – neproveditelné)

Tady jsou vaše odpovědi, ale neopovažujte se podvádět. Liam Neeson vás najde a... zbytek už znáte.

Odpovědi: