Ganttovy diagramy jsou výkonné vizuální nástroje pro znázornění harmonogramu projektu, ale jsou vhodné pro každý projekt? Krátká odpověď zní ne, a to je pro projektové manažery skvělá zpráva!
Máme alternativy k Ganttovým diagramům, které jsou stejně účinné, ale méně komplikované pro řízení projektů. ⭐️
Jako projektový manažer potřebujete správné nástroje pro koordinaci a organizaci harmonogramu, procesů a zdrojů projektu. V tomto článku se podíváme na deset skvělých alternativ Ganttových diagramů pro projektové řízení, abyste dosáhli požadovaných výsledků!
Co jsou Ganttovy diagramy?
V průvodci Ganttovými diagramy ClickUp jsme se podrobně zabývali vytvářením a čtením Ganttových diagramů – oblíbeného nástroje pro řízení projektů, který zobrazuje úkoly nebo události v čase.
Poté, co Henry Gantt poprvé představil tento koncept, byl použit pro náročné stavební projekty, jako byla například stavba Hooverovy přehrady ve Spojených státech. Dnes je tento pracovní nástroj využíván pro všechny druhy systémů řízení projektů, včetně Scrum a Agile.
Šest hlavních komponent tradičního Ganttova diagramu
- Milníky: znázorněte symboly důležité termíny pro včasné dokončení a úspěch projektu.
- Šipky/čáry: označují, které úkoly blokují a čekají na jiné (tzv. závislosti )
- Čárový značkovač: určuje aktuální datum, aby bylo na první pohled vidět, kolik práce zbývá udělat.
- Vodorovné sloupce: představují časové období jednotlivých úkolů projektu.
- Levý postranní panel: obsahuje seznam všech úkolů souvisejících s projektem.
- Časová osa: zobrazuje kategorie dat (dny, týdny, měsíce)
Ganttovy diagramy v podstatě zobrazují všechny úkoly, které je třeba provést, a jejich vzájemné vztahy v průběhu času. Zde jsou výhody používání softwaru pro Ganttovy diagramy:
✅ Výhody Ganttových diagramů
- Ganttovy diagramy poskytují přehled o celém projektu. Zjistěte, kde vše zapadá, a identifikujte problémy, aniž byste museli přepínat mezi několika záložkami nebo stránkami.
- Ganttovy diagramy zdůrazňují závislosti a kritickou cestu. Rychle reagujte na úkoly a zdroje, které jsou blokovány, abyste zabránili dalším problémům.
- Ganttovy diagramy pomáhají pochopit více časových plánů. Snadno najděte volná místa v časové ose projektu a naplánujte další aktivity.
- Ganttovy diagramy jsou vizuální technikou řízení projektů. Řiďte projekty vizuálním způsobem, který je snadno srozumitelný.
Na druhou stranu mohou Ganttovy diagramy rychle zkomplikovat projekt pro tým, a to z následujících důvodů:
❌ Nevýhody Ganttových diagramů
- Spolupráce s týmy na vytvoření Ganttova diagramu může být pro začínající uživatele obtížná. Ganttovy diagramy se mohou rychle stát pracnou záležitostí, což zvyšuje stres při plánování a ubírá čas na samotnou práci na projektu.
- Vodorovné pruhy v Ganttově diagramu mohou být zavádějící. Každý pruh v Ganttově diagramu označuje časové období úkolu. Nezobrazuje počet hodin, které budou potřebné k dokončení úkolu.
- V průběhu času může být údržba Ganttových diagramů náročná. Rozsah projektu se může změnit nebo mohou být přidány nové úkoly, což ztěžuje sledování a zaznamenávání.
- Tisk Ganttova diagramu na jeden list papíru zbavuje tento diagram jeho smyslu. Z pohledu zainteresovaných stran by nikdo nechtěl namáhat oči, aby viděl ukazatel data v Ganttově diagramu.
Každý projekt má své vlastní jedinečné požadavky, rozsah, zdroje, rozpočet a cíle. Zde jsou však tři významné znaky, které naznačují, že potřebujete alternativu k Ganttovým diagramům:
🪧 Žádný člen týmu není zodpovědný za správu a údržbu Ganttova diagramu projektu od začátku do konce.
🪧 Nemáte čas školit svůj tým v používání Ganttových diagramů?
🪧 Nejasný přehled o pořadí úkolů a milníků
I když se jedná o jasné signály, že Ganttův diagram vám nezajistí úspěch, není vše ztraceno! Některé alternativy budou vašemu týmu a projektu lépe sloužit (bez zmatků a komplikací, které mohou Ganttovy diagramy přinášet).
10 alternativ k Ganttovým diagramům
1. Seznamy
Seznamy jsou obvykle tím nejlepším způsobem, jak začít! Jsou univerzální a mohou být tak podrobné, jak je potřeba k vytvoření struktury rozdělení práce. Zejména když priority úkolů nutí týmy k úpravám (a to se děje téměř každý den), lze seznamy rychle změnit tak, aby odrážely nejdůležitější informace potřebné k udržení správného směru.
I tak, podobně jako Ganttovy diagramy, nejsou seznamy univerzálním nástrojem pro řízení projektů. Pokud například víte, že budete muset sledovat závislosti ve vašem projektu, seznamy to pro vaši cílovou skupinu nezřetelně.
👉 Chcete-li se dozvědět více o seznamech, přečtěte si náš článek Jak vytvořit projektový plán v 5 krocích!
2. Bílé tabule
Tabule jsou ideálním nástrojem pro brainstormingové schůzky, které pomáhají týmům rychleji se sjednotit ohledně práce, kterou je třeba vykonat. V kanceláři může fyzická tabule podpořit rychlé řešení problémů mezi jednotlivci kolem tabule.
I když se týmy přesouvají do vzdálených nebo hybridních pracovních prostředí, bílé tabule hrají při spolupráci zásadní roli. Rozmach řešení pro spolupráci na bílých tabulích zaplnil mezeru v tom, jak rozptýlené týmy brainstormují a vymýšlejí nápady. S globálním trhem interaktivních bílých tabulí, který by měl do roku 2025 dosáhnout hodnoty 2,31 miliardy dolarů, je jasné, jak populární jsou tyto nástroje. *
— Zeb Evans, generální ředitel společnosti ClickUp
👉 Naučte se, jak rychleji propojit nápady s vaším pracovním postupem pomocí tabulek ClickUp Whiteboards!
3. Kanbanové tabule
Kanbanová tabule je nástroj pro vizualizaci pracovního postupu, který se nejlépe hodí pro projekty, které nutně nevyžadují strategie prioritizace nebo závislosti. Kanbanové tabule místo toho pomáhají omezit práci v procesu podle stavu pracovního postupu. Karta (představující úkol) se pohybuje v každém sloupci (představujícím stav pracovního postupu) zleva doprava, až dosáhne stavu DONE (HOTOVO). Kanbanové tabule jsou flexibilní pro správu těchto typů projektů:
- Provádění požadavků na údržbu
- Tvorba obsahu pro sociální média
- Správa prodejního trychtýře
- Pohovory s uchazeči
- Sledování zásob
👉 Inspirujte se naším článkem s příklady kanbanových tabulek a dozvíte se více o rozdílech mezi kanbanovými a Ganttovými diagramy.
4. Časové osy
Časové osy a Ganttovy diagramy mohou vypadat podobně, ale hlavní rozdíl spočívá v tom, že Ganttův diagram zobrazuje podrobnou posloupnost úkolů a jejich vzájemné závislosti na dvourozměrném grafu. Časová osa projektového řízení zobrazuje chronologické pořadí úkolů a jejich termíny splnění na lineární ose!
Rozhodnutí, zda použít Ganttův diagram nebo časovou osu, nakonec závisí na tom, co chcete sdělit svému publiku. Pokud například chcete ukázat stručný přehled životního cyklu projektu, stačí časová osa. Na druhou stranu, pokud potřebujete specifikovat závislosti úkolů a složitost projektu, časové osy vyvolají více otázek než odpovědí.
👉 Získejte odpovědi na všechny vaše otázky týkající se Ganttových diagramů a časových os!
5. Myšlenkové mapy (nebo diagramy projektové sítě)
Další alternativou Ganttova diagramu na našem seznamu je nástroj zvaný myšlenkové mapy, které jsou ideální pro vizuální brainstorming nápadů. Jádrem myšlenkové mapy je obvykle ústřední myšlenka nebo otázka umístěná uprostřed stránky. Od středu se směrem ven táhnou čáry, které spojují související myšlenky. Z těchto myšlenek se táhnou další čáry, které spojují novou úroveň myšlenek, a tak to pokračuje dál a dál.
Myšlenkové mapy se obvykle nepoužívají po počátečním brainstormingu, takže každý může volně generovat nápady, aniž by se musel obávat, že bude omezen. Můžete začít s kusem papíru a tužkou nebo použít software, abyste vylepšili své myšlenkové mapy.
Zde je několik zdrojů s příklady, kde si můžete prohlédnout jejich použití v praxi!
6. Scrum tabule
Scrumová tabule (nebo sprintová tabule) je vizuální znázornění práce, která má být provedena v rámci jednoho sprintu. Sprint je časově ohraničená iterace, během níž tým dokončí konkrétní část projektu. Scrumové tabule vybavují týmy tím, že:
- Zajištění, že všichni pracují na úkolu projektu
- Identifikace úkolů, které je třeba dokončit
- Sledování pokroku aktivního sprintu
Zatímco Scrum tabule zvyšují efektivitu a komunikaci týmu, tato alternativa Ganttova diagramu může být pro neagilní týmy obtížná k přijetí a úspěšné implementaci. Bez Scrum mastera nebo znalosti agilního projektového řízení existuje riziko, že Scrum tabule vašemu projektu spíše uškodí než pomohou.
👉 Naučte se, jak vytvořit a používat Scrum tabuli, díky kompletnímu průvodci ClickUp!
7. Dokumenty
Dokumenty jsou nejjednodušší alternativou k Ganttovým diagramům. Dokumenty pomáhají organizovat role a odpovědnosti, poznámky k rozpočtu, rozsah práce, komunikační plán, chartu, poznámky ze schůzek a další. Projektoví manažeři mohou dokumenty popsat tak podrobně, jak je potřeba, a nakonec vytvořit knihovnu základních dokumentů pro řízení projektů.
Nevýhodou používání dokumentů pro řízení projektů je však to, že akční položky nebo úkoly se mohou rychle ztratit nebo zapomenout, pokud jsou ukryty v dokumentu.
👉 Objevte nejlepší alternativy Google Docs pro pokročilé možnosti spolupráce!
8. Dashboardy
Dashboardy kombinují různé zdroje informací, metriky a klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) do jednoho přehledu. Mohou kombinovat textové a vizuální widgety – výsečové grafy, seřazené seznamy, sloupcové grafy – aby týmům poskytovaly data v reálném čase a umožnily jim činit informovaná rozhodnutí o projektu. V průběhu času můžete s minimálním úsilím vytvářet lepší verze stejného dashboardu, jak se mění KPI nebo členové týmu.
👉 Postupujte podle našeho 5krokového průvodce a vytvořte si výkonné dashboardy!
9. Tabulky
Od základních tabulek Excelu jsme ušli dlouhou cestu. Tabulky v moderním softwaru pro řízení projektů nyní disponují pokročilými funkcemi, které usnadňují práci (a jsou i esteticky příjemnější!) těm, kteří preferují řízení ve stylu tabulek. V kombinaci s výkonnými šablonami mohou týmy okamžitě nahrávat informace do nástroje a vytvářet komplexní harmonogram projektu.
Slabina používání tabulek je zřejmá u velkých a složitých projektů, které vyžadují vytváření propracovaných vzorců pro spolupráci s mezifunkčními týmy. To však nebude problém, pokud víte, že máte k dispozici zdroje pro přidělení veškeré práce související se zadáváním dat!
10. Kalendáře
Kalendáře byly a vždy budou relevantní. Každý zná kalendář, protože jej lze použít jak pro obecné účely, tak pro řízení projektů. S kalendářem před sebou můžeme plánovat a organizovat ostatní klíčové termíny a události, abychom se vyhnuli nadměrnému využívání zdrojů.
Tato alternativa Ganttova diagramu je natolik univerzální, že ji lze použít různými způsoby: pro plánování, přidělování zdrojů, úkoly a základní šablony. Nejlépe se však hodí pro jednoduché projekty bez závislostí mezi úkoly a pro prohlížení stavu/kontrolní schůzky.
👉 Zjistěte, jak může projektový kalendář podpořit váš projekt!
A je to! Deset alternativ k Ganttovým diagramům, které vám a vašemu týmu poskytnou flexibilitu při strukturování různých projektů. 🛠 🚀
Jak vybrat alternativu Ganttova diagramu
Máte koncept a jste připraveni rozvrhnout veškerou práci, která je třeba udělat. Vytvoříte seznam? Nakreslíte vývojový diagram? Vytvoříte časovou osu? Který nástroj zobrazí data vašeho projektu nejpřesněji a nejpřesvědčivěji?
Zde je několik scénářů, které vám pomohou zúžit výběr:
| 💭 Tým je v počáteční fázi plánování | 🤝 Projekt má závislosti úkolů, milníky a mezifunkční týmy | 🤹♀️ Tým se snaží zvládnout několik projektů najednou |
|---|---|---|
| ✅ Myšlenkové mapy ✅ Vývojové diagramy ✅ Kalendáře❌ Kanbanové tabule ❌ Dashboardy ❌ Tabulky | ✅ Scrum tabule ✅ Dashboardy ✅ Flowcharty❌ Bílé tabule ❌ Kalendáře ❌ Časové osy | ✅ Kanbanové tabule ✅ Scrumové tabule ✅ Dashboardy❌ Bílé tabule ❌ Myšlenkové mapy ❌ Časové osy |
| 💰 Zainteresované strany chtějí vidět rozsah projektu, náklady a správu zdrojů | 🤖 Tým má středně pokročilé až pokročilé zkušenosti s projektovým softwarem | ⚡️ Tým upřednostňuje méně strukturovaný přístup pro lepší spolupráci |
|---|---|---|
| ✅ Dashboardy ✅ Vývojové diagramy ✅ Dokumenty❌ Tabule ❌ Myšlenkové mapy ❌ Časové osy | ✅ Kanbanové tabule ✅ Scrumové tabule ✅ Dashboardy ✅ Vývojové diagramy ✅ Tabulky | ✅ Bílé tabule ✅ Myšlenkové mapy ✅ Vývojové diagramy❌ Scrum tabule ❌ Dokumenty ❌ Časové osy |
Výše uvedené příklady potvrzují, že výběr není dekorativní rozhodnutí, ani osobní. Předpokládejme, že váš nástroj pro řízení projektů nepomáhá vaší cílové skupině udržet si pozornost a aktivně jednat. V takovém případě budete pravděpodobně mít těžký start.
Kdo ale řekl, že musíte používat pouze jeden nástroj? 🤓
Využijte jeden nebo více nástrojů pro správu projektů v ClickUp zdarma.
Naše týmy v ClickUp a uživatelé ClickUp po celém světě upřednostňují organizaci svých projektů z různých úhlů pohledu:
- Podívejte se, jak je práce rozdělena mezi členy týmu v zobrazení Box nebo Workload.
- Analyzujte skupiny informací v tabulkovém zobrazení nebo na řídicím panelu
- Vizualizujte úkoly v zobrazení Seznam nebo Kalendář
- Vytvářejte wiki stránky a souhrny projektů pomocí Docs
- Spravujte čas strávený v zobrazení Gantt
Díky rozmanité sadě nástrojů pro řízení projektů, které jsou součástí naší platformy pro produktivitu, budete mít vy i váš tým vše, co potřebujete, na dosah ruky. Začněte s ClickUpem ještě dnes zdarma! ⚡️