Stále se rozhodujete, který pohled na řízení projektů je nejvhodnější?
No, můžete si oddechnout, protože v tom nejste sami.
Diagramy PERT a Gantt jsou společně klíčovými nástroji projektového řízení, které slouží k mapování, organizaci a provádění úkolů v rámci celého týmu. To platí zejména při vytváření a řízení složitých projektů s více přispěvateli a závislostmi.
Oba pohledy pomáhají udržet všechny na stejné vlně a sjednotit týmy za společným cílem. Zní to jako skvělá týmová synergie, že?
Tyto dva nástroje však nejsou zdaleka zaměnitelné.
Každý z nich má své jedinečné výhody, nevýhody a příklady použití, které je pro projektové manažery důležité mít na paměti v jakékoli fázi své kariéry a bez ohledu na odvětví.
Tato příručka se zaměří na nuance diagramů PERT a Gantt, včetně jejich výhod a nevýhod, aby vám pomohla pochopit, v jakých situacích je vhodné použít který nástroj. Jako bonus vám také ukážeme, jak je vytvořit v nástroji pro správu projektů, jako je ClickUp. 🙂
🔍 Co jsou PERT diagramy?
PERT diagramy, zkratka pro Program Evaluation Review Technique (technika hodnocení a revize programu), jsou síťové diagramy, které uspořádávají časovou osu projektu pomocí grafického znázornění a rozdělují jej na jednotlivé úkoly na základě odhadované doby dokončení.
Pokud již jste nadšeným uživatelem myšlenkových map, PERT diagramy pro vás budou velmi užitečné.
Zajímavost: Americké námořnictvo poprvé vyvinulo tyto diagramy v 50. letech 20. století za účelem koordinace subdodavatelů odpovědných za vyzbrojování jaderných ponorek. Od té doby samozřejmě diagramy PERT prošly dlouhou cestou a dnes se používají především k dosažení mnohem méně složitých cílů. 😅
4 klíčové komponenty PERT diagramu
Složitost PERT diagramu zůstala stejná. Tento diagram se skládá ze čtyř důležitých částí, mezi které patří:
- Každý milník projektu je znázorněn jako uzel v síťovém diagramu.
- Úkoly spojující jednotlivé milníky jsou znázorněny jako šipky
- Šipky také fungují jako závislosti, které ukazují, které milníky musí být dokončeny, než mohou být dosaženy další.
- Každá šipka má až tři časové značky pro dokončení úkolu: optimistický čas, pesimistický čas a nejpravděpodobnější čas.
Zní to trochu komplikovaně, ale v zásadě stačí sečíst všechny časové značky a získáte odhadovaný čas dokončení spolu s přehledem průběhu projektu.
Mějte na paměti, že vše závisí na složitosti vašeho projektu. Je pravděpodobné, že k dokončení budete potřebovat více cest. Například pokud vytváříte softwarovou platformu, programování musí probíhat současně s testováním, návrhem front-endu a dalšími činnostmi.
Zde vstupují do hry PERT diagramy s metodou kritické cesty projektového řízení.
Metoda kritické cesty vám pomůže vidět pouze nezbytné úkoly a minimální čas potřebný k dokončení projektu. V podstatě vám pomůže vizualizovat nejzákladnější časový plán vašeho projektu tím, že odstraní veškerý zbytečný nepořádek z vašeho bezprostředního pohledu.
Zejména pokud máte málo času, může vám to pomoci stanovit priority nejdůležitějších úkolů, které musíte dokončit co nejdříve, a obejít všechny další úkoly, které nejsou nutné pro pokrok nebo které lze odložit na pozdější datum, aniž by to mělo dopad na váš projekt.
Pomocí PERT diagramu jako plánovacího nástroje můžete identifikovat, jak vypadá nejlepší cesta a kolik času to zabere podle časových os, které jste stanovili.
Jak vypadá PERT diagram?
V tuto chvíli se pravděpodobně ptáte, jak by mohl PERT diagram vypadat ve vašem pracovním postupu projektového řízení. V nejzákladnější podobě vypadá PERT diagram používaný k určení kritické cesty projektu přibližně takto:
Když přemýšlíte o PERT diagramu, myslete na „diagram“ a nechte svou kreativitu vzlétnout!
Vytvořte si přehled nejdůležitějších úkolů vašeho projektu tak, že je propojíte pomocí běžných funkcí podobných PERT, které najdete ve všech typech softwaru pro řízení projektů. Může se jednat o šablony diagramů, nástroje pro tvorbu myšlenkových map nebo dokonce digitální tabule, které vám pomohou co nejlépe znázornit váš pracovní postup.
Výhody a nevýhody PERT diagramů v projektovém řízení
Neexistuje univerzální způsob řízení projektu. PERT diagram může znít jako ideální řešení pro váš tým, a i když nikdo není PERT-fect, je důležité znát silné a slabé stránky jakékoli metodiky, než se do ní pustíte po hlavě.
Nejprve to dobré. 🥰
Jaké jsou výhody používání PERT diagramů? Můžete:
- Předpovídejte, sledujte a kontrolujte čas potřebný pro každý úkol
- Přidejte rezervní čas, abyste mohli během práce přerozdělit zdroje na důležitější úkoly.
- Proveďte analýzy „co by, kdyby“, abyste zjistili, jak se projekt změní, pokud přidáte úkol nebo změníte dobu trvání jiného úkolu.
- Identifikujte opakující se činnosti, abyste mohli postupně rozšiřovat své projektové řízení.
- Upravujte projekt v průběhu času – zejména pokud narazíte na změnu v kritické cestě.
Zní to docela dobře, že? PERT diagramy jsou populární z dobrého důvodu.
Je však důležité pochopit také jejich nedostatky:
- Časové osy pro jednotlivé úkoly jsou subjektivní. Pokud nezakládáte délku trvání jednotlivých úkolů na zkušenostech z minulých projektů nebo realistických očekáváních, můžete tým nechtěně vystavit riziku neúspěchu.
- Přílišné soustředění se na kritickou cestu může podcenit důležité sekundární úkoly, které mohou také přispět k úspěchu projektu.
- Upřímně řečeno, PERT diagramy bývají obtížné nastavit a vyžadují časté aktualizace. Samotný proces může být časově náročný a vzhledem k tomu, že kritická cesta se často mění, PERT diagramy velmi rychle zastarávají.
- Vaše časová osa je sice důležitá, ale stejně tak jsou důležité náklady a zdroje potřebné k dokončení každého úkolu. Dávejte pozor, abyste nepřetěžovali svůj tým nebo nepřekročili rozpočet tím, že dáte přednost PERT diagramu před vším ostatním.
Díky těmto výhodám a nevýhodám jsou PERT diagramy vynikající pro některé, ale ne všechny aspekty projektového řízení. Zde vstupují do hry jiné nástroje, jako jsou Ganttovy diagramy.
Začněte s šablonami PERT diagramů!
🔍 Co je Ganttův diagram?
Ganttův diagram je časová osa projektu, ale je uspořádán jako horizontální sloupcový graf se dvěma osami: osou Y a osou X.
- Na ose Y jsou uvedeny jednotlivé úkoly související s projektem spolu se základními proměnnými pro každý úkol, jako je například vlastník úkolu.
- Osa X zobrazuje časovou osu nebo kalendář, někdy rozdělený na dny, týdny nebo měsíce, aby pokryl celou předpokládanou dobu trvání projektu.
Každý sloupec v grafu představuje jeden úkol. Ukazuje, kdy daný úkol začíná, a táhne se podél časové osy, aby bylo vidět, kdy musí být dokončen. Jedná se o vynikající způsob, jak mohou projektoví manažeři a ostatní členové týmu snadno sledovat aktuální, nadcházející a zpožděné úkoly.
Kromě těchto dvou základních dimenzí ukazují závislosti v Ganttových diagramech úkoly, které nelze zahájit nebo dokončit, dokud nejsou nejprve dokončeny jiné. Vztahy a závislosti mezi úkoly se vyskytují v každém projektu, proto je důležité je sledovat. Vždy se vyskytnou situace, kdy jeden úkol čeká na dokončení jiného, blokuje jiný nebo je propojen s jinými, které probíhají současně.
Díky své jednoduchosti se Ganttovy diagramy staly jednou z nejpopulárnějších metodik projektového řízení. Příklady použití Ganttových diagramů najdete v mnoha oblastech, od stavebnictví přes plánování akcí a marketing až po vzdělávání a další. Ve zkratce může váš Ganttův diagram vypadat například takto:
Výhody a nevýhody použití Ganttova diagramu pro váš projekt
Ganttovy diagramy jsou populární z dobrého důvodu. Projektoví manažeři napříč odvětvími se na ně spoléhají kvůli jejich klíčovým výhodám:
- Ganttovy diagramy jsou snadno čitelné a nabízejí vysokou míru transparentnosti, což je skvělé pro členy týmu, mezifunkční týmy i zainteresované strany.
- Jsou flexibilní! Můžete snadno aktualizovat termíny jednotlivých úkolů.
- Ganttovy diagramy umožňují snadno vizualizovat důležité informace, jako jsou termíny, závislosti a někdy i milníky projektu.
- Můžete je rozdělit do několika částí, abyste mohli spravovat mnohostranné projekty v přehledných částech.
Zároveň je třeba si uvědomit, že pouhá volba Ganttova diagramu nezaručí automaticky úspěch projektu. Stejně jako u každého jiného nástroje se i u této metody plánování budete muset vypořádat s některými potenciálními nevýhodami:
- Ganttovy diagramy mohou být pro vás příliš zjednodušené. Zejména u složitých projektů nebo úkolů mohou projektoví manažeři hledat více detailů než jen termíny, závislosti a časové osy.
- Některé Ganttovy diagramy nemají hierarchické komponenty, což může ztížit stanovení priorit úkolů.
- Zejména u velkých projektů s mnoha úkoly mohou Ganttovy diagramy nabýt obrovských rozměrů a je téměř nemožné je zobrazit jako jeden přehled.
- Stejně jako u PERT diagramů jsou i v Ganttových diagramech odhadovány časy dokončení úkolů. Jejich přesnost závisí zcela na osobě, která Ganttův diagram vytváří, a v případě nepřesnosti může být zavádějící.
- Ganttovy diagramy mají omezenou schopnost zobrazit volný čas pro jednotlivé úkoly nebo kritickou cestu k dokončení projektu.
🥊 Konečné srovnání: kdy použít PERT a kdy Ganttovy diagramy
Jak si tedy vybrat?
Na základě výhod a nevýhod obou stylů řízení projektů vám tento graf pomůže učinit nejlepší rozhodnutí pro situaci vašeho týmu:
| Kdy použít PERT diagram | Kdy použít Ganttův diagram |
|---|---|
| Potřebujete diagram pro interní plánování projektů | Potřebujete diagram, abyste mohli komunikovat průběh projektu interním a externím zainteresovaným stranám. |
| Vaše plánování se zaměřuje na hlavní milníky projektu, přičemž sekundární pozornost je věnována úkolům, které je třeba k jejich dosažení splnit. | Vaše plánování se zaměřuje na každý úkol a podúkol většího projektu. |
| Definujete kritickou cestu svého projektu | Abyste dosáhli úspěchu ve svém projektu, musíte dokončit co nejvíce úkolů včas. |
| Máte představu o tom, jak dlouho bude trvat každý úkol, ale potřebujete odhadnout celkovou dobu dokončení projektu. | Víte, jak dlouho bude projekt trvat, ale musíte odhadnout, kolik času máte na každý úkol. |
| Musíte ukázat, jak každý úkol závisí na ostatních, aby byl projekt úspěšný a dokončený. | Musíte každému vlastníkovi úkolu ukázat časový plán pro jeho konkrétní úkol. |
Samozřejmě, každá situace je jiná. I při přímém srovnání je třeba zohlednit další faktory – navíc existuje mnoho situací, kdy má smysl použít jak diagram PERT, tak diagram Gantt.
Vzhledem k tomu, že se tyto dva diagramy podstatně liší, mohou kombinované informace z diagramů PERT a Gantt výrazně přispět k transparentnosti a řízení vašeho plánovacího procesu.
Jak vytvořit vlastní Ganttův a PERT diagram
Poslední krok v tomto procesu je jednoduchý: proměnit co a proč na jak.
Zatímco Ganttovy diagramy se tradičně vytvářely v tabulkách, dnes existuje spousta dalších dynamických softwarových možností pro Ganttovy diagramy, které tento proces zjednodušují, zviditelňují, zpříjemňují a usnadňují.
Bez ohledu na to, jaký bezplatný nástroj pro správu projektů používáte, stejné principy, které zde uvidíte, lze aplikovat napříč celou škálou nástrojů! Použijte tento návod jako průvodce pro vytváření vlastních diagramů na základě nástrojů, které již máte k dispozici.
Vězte, že ClickUp vám zdarma a navždy poskytne všechny intuitivní funkce, které potřebujete k vytváření Ganttových a PERT diagramů. 😉
Ganttův graf, myšlenkové mapy a tabule ClickUp Whiteboards vstoupily do chatu
Ale nejprve, co je ClickUp?
ClickUp je komplexní aplikace pro zvýšení produktivity, která je navržena tak, aby spravovala vše – od vašich denních úkolů po složité projekty, dokonce i celý pracovní postup vaší firmy. ClickUp je určen pro týmy jakékoli velikosti a z různých odvětví a nabízí spoustu přizpůsobitelných funkcí a více než 15 způsobů, jak zobrazit svou práci, včetně Ganttova zobrazení ClickUp, myšlenkových map podobných PERT diagramům a nástroje pro spolupráci Whiteboard.
Teď, když jsme si to vyjasnili, pojďme k tomu nejzajímavějšímu – začneme s Ganttovými diagramy!
Jelikož ClickUp se zaměřuje na optimalizaci procesů a úsporu času, mnoho práce, kterou byste obvykle museli provádět ručně, aby byly Ganttovy a PERT diagramy aktuální, je v této platformě automatizováno. Ukážeme vám to. 🙂
Váš časový plán se bude formovat podle toho, jak budete rozvrhovat úkoly ve svém projektu. A pro vytvoření Ganttova diagramu v ClickUp je to váš první a nejdůležitější krok. Přirozeným místem, kde začít s jakýmkoli softwarem pro řízení projektů – včetně ClickUp – je zobrazení seznamu.
Jedná se o jednoduchý vertikální seznam všeho, co vás čeká. Velmi podobný nákupnímu seznamu. Skvělé na ClickUp je však to, že můžete jednoduše přepnout z listového zobrazení na Ganttův diagram a upřednostnit tak informace, které hledáte.
Jakmile vyplníte podrobnosti, jako jsou dílčí úkoly, data zahájení, termíny a aktualizujete úkoly pomocí vlastních stavů, váš Ganttův diagram automaticky začne zobrazovat více informací na první pohled. Začněte přidávat závislosti k jednotlivým úkolům a začněte vytvářet průběh projektu.
Většina tradičních Ganttových diagramů by v tomto bodě byla hotová, ale my teprve začínáme.
Pamatujete si, jak jste při používání typického Ganttova diagramu nemohli najít volný čas nebo kritickou cestu? Tak to nemusí být. Stačí použít možnosti výpočtu kritické cesty a volného času v ClickUp v zobrazení Ganttova diagramu a oba parametry se vypočítají automaticky.
A máte to, svůj vlastní Ganttův diagram! Navíc, protože je součástí ClickUp, je již propojen s vaším pracovním postupem a jakékoli úpravy postupu nebo času úkolů budou automaticky aktualizovány a na první pohled jasné.
Začněte s několika šablonami Ganttových diagramů, abyste se vyhnuli nastavování:
PERT diagramy jsou o něco složitější, ale díky Gantt diagramu, který již máte vytvořený v ClickUp, můžete snadno začít vytvářet diagramy PERT pomocí dvou klíčových funkcí.
Mind mapy ClickUp vám umožňují vytvořit síťový diagram, který nastíní průběh vašeho projektu a přinese mnoho stejných výhod jako většina PERT diagramů.
Tabule v ClickUp vám umožňují nakreslit si vlastní diagramy jakéhokoli druhu, včetně PERT diagramů! Přidejte tvary, které můžete přímo převést na úkoly v ClickUp, a nakreslete mezi nimi spojení, abyste snadno zobrazili průběh práce.
Tip pro profesionály: ClickUp nabízí spoustu šablon, které vám pomohou začít používat oba nástroje – a Ganttův diagram – bez ohledu na úroveň vašich zkušeností.
Díky intuitivnímu uživatelskému rozhraní je vytváření PERT diagramů pomocí ClickUp Mind Maps a Whiteboards snadné, ale vyžaduje o něco více kreativity než jednoduché přepnutí pro vytvoření Ganttova diagramu v platformě. Pravdou však je, že právě v tom spočívá skutečná síla PERT diagramů.
Funkce Mind Map a Whiteboard vám umožňují využít výhod PERT diagramů a automaticky je propojit s vaším pracovním postupem. Jednoduše řečeno: myšlenkou těchto funkcí je, abyste mohli své nápady realizovat rychleji a snadněji – a kdo by neměl rád zefektivněný proces? 😍
Chcete se dozvědět více? Není lepší čas než právě teď začít používat ClickUp.
Usnadněte si proces plánování projektů, zviditelněte jej a zajistěte jeho úplnou transparentnost pomocí automatizovaných Ganttových a PERT diagramů v ClickUp.
Pokud se vám toto srovnání líbilo, podívejte se také na naše srovnání Kanban vs. Gantt!