Slyšeli jste o Ganttových diagramech, vyzkoušeli jste si myšlenkové mapy a víme, že máte rádi dobré vývojové diagramy... ale co PERT diagramy?
PERT diagramy kdysi bojovaly s nepříznivou pověstí kvůli náročnému nastavení, úpravám a aktualizacím. Nejsou však tak náročné, jak jsme si kdysi mysleli.
Tyto diagramy pracovních postupů prošly dlouhou cestou od doby, kdy je v 50. letech 20. století vynalezlo americké námořnictvo. Díky flexibilnímu a efektivnímu softwaru pro řízení projektů se PERT diagramy vrátily na scénu. Ačkoli je tento styl diagramů ve srovnání s jinými agilními metodami méně známý, PERT diagramy se dnes vytvářejí rychleji a spravují snadněji než kdykoli předtím!
PERT diagramy jsou velmi názorné a užitečné pro identifikaci závislostí úkolů, dodržování termínů a mnoho dalšího! Přečtěte si s námi vše o PERT diagramech. Představíme vám šest užitečných příkladů PERT diagramů, šablon, případů použití a mnoho dalšího. 📈
Co je to PERT diagram?
Nekřičíme na vás; PERT se píše velkými písmeny. 🙂
PERT diagramy, zkratka pro Program Evaluation Review Technique (technika hodnocení a revize programu), rozdělují hlavní úkoly na lépe zvládnutelné akční položky a graficky je uspořádávají na časové ose vašeho projektu.
Složitost vašeho PERT diagramu závisí na počtu milníků projektu podél kritické cesty a odhadovaném čase potřebném k dokončení každého úkolu.
Počkejte, co je to kritická cesta?
Metoda kritické cesty (CPM) je populární přístup k řízení projektů, který se zaměřuje pouze na základní úkoly potřebné k dokončení projektu. Určení kritické cesty je výhodné pro projekty, které nebezpečně zaostávají za harmonogramem nebo se zdají příliš komplikované na to, aby se s nimi vůbec začalo.
Identifikováním absolutně nezbytných položek, které jsou zásadní pro dokončení vašeho projektu, a jejich uspořádáním do PERT diagramu získá váš tým směr, kterým se má ubírat. 🧭
Čtyři složky PERT diagramu
Stejně jako myšlenkové mapy, i každý úkol ve vašem PERT diagramu jasně souvisí s jedním jasným cílem nebo tématem, ale existují čtyři klíčové komponenty, které PERT diagramy odlišují:
- Uzly (události nebo milníky): Uzly označují významné body v projektu, jako je zahájení nebo dokončení úkolu. Jsou znázorněny jako kruhy nebo obdélníky.
- Šipky (úkoly nebo činnosti): Šipky mezi uzly představují úkoly nebo činnosti, které je třeba dokončit. Směr šipek ukazuje závislosti mezi úkoly.
- Závislosti (vztahy předchůdců a nástupců): Tyto definují pořadí, v jakém musí být úkoly provedeny. Některé úkoly závisí na dokončení jiných, než mohou být zahájeny.
- Odhady času: PERT používá pro výpočet předpokládané doby trvání 3 odhady času pro každý úkol: Optimistický čas (O): nejkratší možný čas k dokončení úkolu Pesimistický čas (P): nejdelší možný čas k dokončení úkolu Nejpravděpodobnější čas (M): nejlepší odhad předpokládaného času k dokončení úkolu
- Optimistický čas (O): Nejdéle možný čas k dokončení úkolu
- Pesimistický čas (P): Nejdelší možný čas k dokončení úkolu
- Nejpravděpodobnější čas (M): Nejlepší odhad očekávaného času potřebného k dokončení úkolu.
- Optimistický čas (O): Nejdéle možný čas k dokončení úkolu
- Pesimistický čas (P): Nejdelší možný čas k dokončení úkolu
- Nejpravděpodobnější čas (M): Nejlepší odhad očekávaného času potřebného k dokončení úkolu.
Když sečtete veškerý čas přidělený na jednotlivé úkoly ve vašem PERT diagramu, získáte jasnou představu o tom, jak dlouho bude trvat dokončení vašeho projektu. 🙌🏼
Jste připraveni začít vytvářet vlastní PERT diagramy? Máme pro vás šest příkladů PERT diagramů, které vám pomohou na začátku. 🗺
6 příkladů PERT diagramů v ClickUp, LucidChart, Adobe a Smart Draw
Stejně jako krásná tabulka z mátové kůry, PERT diagramy mají různé tvary a velikosti, ale zachovávají si stejné základní prvky bez ohledu na to, jakou formu mají.
Zde je šest příkladů PERT diagramů pro týmy z různých odvětví a pro různé případy použití. Sledujte je nebo si s námi vytvořte vlastní! Tyto příklady PERT diagramů jsou zdarma. 🤓💸
1. Příklad PERT diagramu pro obsahový marketing ClickUp
V tomto příkladu PERT diagramu pro obsahový marketing sledujeme životní cyklus jedné úlohy blogu, přičemž tvar Start Date (Datum zahájení) představuje okamžik, kdy byla úloha vytvořena, a tvar Publish Date (Datum zveřejnění) představuje okamžik, kdy byla úloha označena jako dokončená.
Tento diagram, vytvořený v ClickUp Whiteboards, ukazuje, kolik členů týmu a schvalovacích procesů musí blogový úkol projít, než je zveřejněn finální návrh. Vidíme, že po vytvoření úkolu spolupracují tým SEO, správce obsahu, grafický designér a autor na dokončení různých akčních položek v tomto procesu.
Tento PERT diagram poskytuje jasný přehled základních kroků, zejména při školení nových členů týmu o jednom z vašich primárních procesů nebo při vysvětlování vašeho pracovního postupu jiným oddělením. Odtud se můžete v případě potřeby ponořit hlouběji do menších detailů a dílčích úkolů.
2. Příklad PERT diagramu pro spuštění webových stránek ClickUp
Nyní, když máme základní představu, podívejme se na složitější pracovní postup! Tento příklad PERT diagramu v ClickUp ukazuje vícestupňový proces spuštění webové stránky.
V tomto PERT diagramu vidíme, že každá šipka je opatřena časovým razítkem podle týdne, aby bylo vidět, kdy se která úloha v projektu uskuteční. V tomto příkladu je důležité mít na paměti, že každý zelený kruh představuje úkol – ale co nevidíme, jsou všechny dílčí úkoly a menší kroky, které jsou součástí dokončení každého většího úkolu. V klasickém PERT diagramu se jedná o obecný přehled pouze milníků projektu nebo významných akčních položek.
Tento PERT diagram byl vytvořen v ClickUp Whiteboards*, ale můžete jej také znovu vytvořit pomocí režimu Blank v Mind Maps! Jak na to, se dozvíte o něco později v tomto článku. 🤓 ⬇️
3. Softwarový PERT diagram
Protože PERT diagramy začínají s obecním pohledem na váš projekt, jsou skvělé pro mapování uživatelských cest a vizualizaci toho, jak se data pohybují z bodu A do bodu B v systému. Členům, kteří nemají hluboké znalosti o určitém tématu, nebo mezifunkčním týmům pomáhají PERT diagramy rozložit složité problémy na jasné a stručné myšlenky.
V tomto případě je tento příklad PERT diagramu používán interně softwarovým inženýrem k určení, kde dochází k problémům, a k vizuální komunikaci těchto zjištění svému týmu.
PERT diagram jsme použili při vytváření webové aplikace pro naši firmu. Já nejsem inženýr, ale můj spoluzakladatel ano, takže pro něj bylo zásadní vytvořit diagram, který ukazuje tok našich systémů a to, jak jsou na sobě závislé nebo nezávislé. To mi umožňuje vizualizovat tok dat, vykreslování aplikací a časovou osu toku dat v našich různých systémech. Pomocí tohoto diagramu může můj spoluzakladatel snadno určit, kde v současné době vznikají problémy s naší aplikací, a sdílet je s ostatními členy týmu a se mnou.
PERT diagram jsme použili při vytváření webové aplikace pro naši firmu. Já nejsem inženýr, ale můj spoluzakladatel ano, takže pro něj bylo zásadní vytvořit diagram, který ukazuje tok našich systémů a to, jak jsou na sobě závislé nebo nezávislé. To mi umožňuje vizualizovat tok dat, vykreslování aplikací a časovou osu toku dat v našich různých systémech. Pomocí tohoto diagramu může můj spoluzakladatel snadno určit, kde v současné době vznikají problémy s naší aplikací, a sdílet je s ostatními členy týmu a se mnou.
4. PERT diagram Lucidchart
PERT diagramy mohou být přínosem pro jakýkoli projekt – dokonce i pro renovaci domu! Tento příklad PERT diagramu od Lucidchart ukazuje vícefázový postup operací pro novou stavbu a sleduje pouze kritickou cestu. Ačkoli tento diagram není ideální pro rozpracování drobných detailů, je užitečný pro porovnání odhadovaného času na dokončení projektu s časem, který jste již strávili.
Na procesy řízení stavebních projektů má každý den vliv několik faktorů, které vyžadují mít po ruce PERT. Když informujete klienty o postupu prací nebo vysvětlujete, proč se část stavebního procesu zpozdila, PERT diagramy vám pomohou rychleji identifikovat větší problémy.
Bonus: Porovnání Miro a Lucidchart
5. Příklad Smart Draw
Tento příklad PERT diagramu Smart Draw slouží také jako šablona, která vám pomůže pochopit základní myšlenku. Ačkoli většina z nás pravděpodobně nenavrhuje letadla, je to skvělý příklad toho, jak lze rychle zjednodušit složité pracovní postupy a přesto přinést týmu užitek tím, že se zobrazí kritické úkoly a čas zbývající do dokončení projektu.
6. Příklady PERT diagramů Adobe
Pokud hledáte diagram s trochou extra šmrncu, Adobe Express nabízí spoustu příkladů PERT diagramů pro menší pracovní postupy s vlastními barvami a fonty. Ačkoli je s těmito PERT diagramy obtížnější pracovat, pokud jde o sledování úkolů, jejich nastavení je rychlé a jsou užitečné pro prezentaci nápadů jiným oddělením nebo skupinám, které nemají rozsáhlé znalosti o vašem projektu.
Vzhledem k tomu, že PERT diagramy pokrývají větší akční položky projektu, příklad PERT diagramu od Adobe pomůže sdělit celkovou představu prostřednictvím jednoduchých kroků v procesu, který nevyžaduje další podrobné akční položky – například cestovní itineráře, plány výuky nebo školní prezentace.
Jak vytvořit PERT diagram pomocí ClickUp
Prvním krokem při vytváření PERT diagramu je výběr nejlepší platformy pro řízení projektů, na které jej budete stavět!
ClickUp je moderní řešení pro zvýšení produktivity týmů napříč odvětvími, které jim umožňuje sdružovat jejich práci a spolupracovat na projektech jakékoli velikosti. ClickUp obsahuje stovky flexibilních funkcí, včetně více než 15 způsobů, jak vizualizovat vaše projekty, spravovat čas a přidělovat zdroje co nejefektivnějším způsobem. Díky projektovému managementu, správě znalostí a komunikaci v jedné aplikaci je práce s ClickUpem mnohem snazší.
Mezi přizpůsobitelné zobrazení pracovních postupů patří Seznam, Gantt, Časová osa, Tabule a ClickUp Mind Maps — AKA, váš nový oblíbený zdroj pro vytváření dynamických a podrobných PERT diagramů.
Vytvořte si PERT diagram pomocí myšlenkových map v ClickUp tak, že vytvoříte uzly, přidáte barevně označené spojnice a přeskupíte úkoly do logického pořadí. Hlavní výhodou myšlenkových map ClickUp je to, že se snadno vytvářejí, upravují a sdílejí. A pokud se váš projekt stále nachází ve fázi plánování a ještě nebyl realizován, použijte režim Blank Mode k nakreslení volného diagramu a poté převedete uzly na úkoly ClickUp, abyste mohli začít své plány realizovat.
Dalším způsobem, jak vytvořit PERT diagram, je použití softwaru pro digitální tabule. ClickUp Whiteboards je jediný nástroj pro virtuální tabule, který dokáže převést nápady z fáze brainstormingu do fáze vývoje, aniž byste museli opustit tabuli. Objekty a tvary lze přímo z ClickUp Whiteboard převést na úkoly, spolu s jakýmikoli propojenými soubory, ClickUp Docs a médii pro další kontext.
Navíc získáte spoustu užitečných funkcí, jako je dotykové rozhraní, flexibilní možnosti sdílení, generování obrázků pomocí umělé inteligence a řadu nových šablon.
Tabule byly navrženy pro vytváření všech druhů diagramů pracovních postupů, včetně PERT diagramů. Ale pro někoho, kdo dosud nepoužíval software pro tabule nebo tento typ diagramů, není třeba se obávat! V další části představíme šablony.
Šablony PERT diagramů v ClickUp
ClickUp také nabízí předem připravené, přizpůsobitelné šablony, které můžete použít k rychlému vytvoření PERT diagramu. Vyzkoušejte tyto:
1. Šablona PERT diagramu od ClickUp
S šablonou PERT diagramu od ClickUp můžete vytvořit podrobný vizuální časový plán svého projektu, abyste mohli držet krok a ujistit se, že vám neuniknou žádné detaily.
Šablona tabule vám pomůže naplánovat a vizualizovat procesy vašeho projektu. Obsahuje příklady procesních akcí, včetně data zahájení, trvání a data ukončení. Tato šablona vám pomůže udržet projekt na správné cestě a spolupracovat se zainteresovanými stranami.
2. Jednoduchá šablona PERT diagramu od ClickUp
Šablona jednoduchého PERT diagramu od ClickUp vám nabízí dokonalou rovnováhu mezi flexibilitou a jednoduchostí, která vám pomůže intuitivně naplánovat váš projekt. S touto šablonou budete moci:
- Zobrazte strukturu svého projektu na první pohled.
- Rozdělte projekty na jednodušší úkoly pro lepší organizaci.
- Snadno identifikujte kritickou cestu potřebnou pro úspěšné dokončení.
Další šablony PERT diagramů najdete zde
Kdy použít PERT diagram
PERT diagram je nejužitečnější v následujících případech:
- Aktivity projektu mají nejistou délku trvání: Ideální pro výzkum, vývoj a uvádění nových produktů na trh, kde je délka trvání úkolů nepředvídatelná.
- Řízení složitých projektů se závislostmi: Pomáhá vizualizovat posloupnosti úkolů a jejich vzájemné vztahy.
- Odhadování časových harmonogramů projektů s více scénáři: Používá optimistické, pesimistické a nejpravděpodobnější odhady času pro lepší prognózy.
- Identifikace kritických úkolů: Určuje kritickou cestu, aby se bylo možné soustředit na úkoly, které mají přímý vliv na dobu dokončení projektu.
- Koordinace více týmů: Poskytuje strukturovaný pracovní postup pro velké, vzájemně závislé týmy.
- Minimalizace zpoždění projektu: Pomáhá předvídat překážky a podle toho upravovat harmonogramy.
Výhody PERT diagramů
- Lepší časové řízení: Využívá tři odhady času, aby zohlednil nejistotu, což vede k přesnějšímu plánování.
- Vizualizuje průběh projektu: Graficky znázorňuje posloupnosti úkolů, závislosti a milníky.
- Pomáhá identifikovat kritickou cestu: Určuje nejdelší posloupnost závislých úkolů a zajišťuje, že dokončení projektu nebude zpožděno.
- Pomáhá při alokaci zdrojů: Pomáhá při efektivním přidělování zdrojů tím, že identifikuje kritické a nekritické úkoly.
- Usnadňuje řízení rizik: Předvídá potenciální zpoždění projektu a umožňuje manažerům přijímat proaktivní opatření.
- Zlepšuje rozhodování: Umožňuje lepší plánování díky vyhodnocení různých scénářů dokončení projektu.
Omezení PERT diagramů
- Časově náročné u velkých projektů: Vytváření a aktualizace PERT diagramu může být u projektů s tisíci úkoly složité.
- Vysoce subjektivní odhady: Odhady času se opírají o odborný úsudek, který může být zkreslený.
- Nezohledňuje omezení zdrojů: PERT se zaměřuje na čas, ale nezohledňuje omezené zdroje, jako jsou pracovní síla a rozpočet.
- Časté aktualizace: Jakákoli změna v projektu (zpoždění, nové úkoly) vyžaduje aktualizaci celého PERT diagramu.
- Nevhodné pro jednoduché projekty: Malé, přímočaré projekty nemusí vyžadovat podrobnou analýzu PERT.
Rozdíl mezi PERT a CPM
PERT (Program Evaluation and Review Technique) a CPM (Critical Path Method) jsou techniky projektového řízení pro plánování a správu úkolů, ale liší se v několika ohledech. Zde je jejich srovnání:
| Funkce | PERT (technika hodnocení a revize programu) | CPM (metoda kritické cesty) |
|---|---|---|
| Zaměření | Odhad času a nejistota v plánování projektu | Optimalizace nákladů a kompromisy mezi časem a náklady |
| Doba trvání úkolu | Používá 3 odhady času: optimistický (O), pesimistický (P) a nejpravděpodobnější (M). | Používá jediný deterministický (pevný) odhad času. |
| Povaha projektů | Nejvhodnější pro výzkum, vývoj a projekty s nejistou dobou trvání. | Nejvhodnější pro stavebnictví, výrobu a rutinní projekty s předvídatelnou dobou trvání. |
| Typ činností | Zabývá se nepředvídatelnými činnostmi (výzkum a vývoj, uvádění nových produktů na trh). | Zabývá se předvídatelnými a opakujícími se úkoly. |
| Kritická cesta | Identifikuje nejdelší posloupnost závislých úkolů pro určení délky trvání projektu. | Identifikuje nejdelší sekvenci, ale zaměřuje se na minimalizaci nákladů. |
| Flexibilita | Vhodné pro projekty s vysokou mírou nejistoty a variability. | Vhodné pro dobře definované projekty s jasným časovým harmonogramem. |
| Aplikace | Používá se v odvětvích, jako je obrana, letecký průmysl a výzkum a vývoj. | Používá se v odvětvích, jako je stavebnictví, strojírenství a plánování výroby. |
Přečtěte si také: Jak pomocí PERT najít kritickou cestu
Rozdíl mezi Ganttovým a PERT diagramem
Pokud si začínáte myslet, že PERT diagramy vypadají a znějí velmi podobně jako Ganttovy diagramy, nemýlíte se – ale je třeba mít na paměti několik rozdílů.
Největší rozdíl mezi těmito dvěma přístupy k řízení projektů spočívá v tom, kdy je použít.
PERT diagramy vám poskytují přehled o časové ose vašeho projektu, protože se zaměřují na kritickou cestu. Díky tomu jsou užitečným zdrojem informací pro interní týmy, ale pokud potřebujete podávat podrobné zprávy o aktuálním stavu zainteresovaným stranám a nadřízeným, jsou pro vás vhodnější Ganttovy diagramy.
Zde je podrobnější pohled na to, kdy byste měli používat PERT diagramy a kdy Ganttovy diagramy:
| PERT diagramy | Ganttovy diagramy |
|---|---|
| Používá se interními týmy jako nástroj pro plánování projektů. | Lze použít jako nástroj k prezentaci podrobného postupu. |
| Zaměřeno na milníky na vysoké úrovni a kritickou cestu | Zaměřeno na správu úkolů a podúkolů, které tvoří každý milník. |
| Pro týmy, které potřebují představu o tom, jak dlouho bude celý projekt trvat. | Pro týmy, které chtějí vědět, jak dlouho bude trvat každý jednotlivý úkol |
| Podívejte se, jak závislosti úkolů ovlivňují časovou osu celého projektu. | Chcete-li zjistit, jak závislosti úkolů ovlivňují vlastníky úkolů |
Nejste připraveni vybrat jeden diagram před druhým? Žádný problém! S Ganttovým zobrazením v ClickUp můžete rychle vizualizovat hlavní milníky mezi úkoly vašeho projektu pouhým přepnutím nástroje pro výpočet kritické cesty v pravém horním rohu diagramu.
Díky tomu získáte přehled o svých základních úkolech podobný PERT diagramu, aniž byste přišli o podrobnosti úkolů, které byste viděli v Ganttově diagramu. To nejlepší z obou světů. 💕
Podrobněji se seznámíte s výhodami, případy použití a rozdíly mezi PERT a Ganttovými diagramy .
Co jsou závislosti úkolů a proč jsou důležité pro PERT diagramy?
Pamatujete si PEMDAS? 👀
Pamatujete si pravidla ze základní školy, která nás učila, kdy sčítat, odčítat, násobit a dělit? Závislosti úkolů jsou v podstatě totéž.
Jasné pořadí operací je naprosto nezbytné pro včasné provedení vašeho projektu a PERT diagramy se na ně spoléhají, aby byly efektivní!
Vztahy a závislosti mezi úkoly vyjadřují průběh úkolů v jakémkoli projektu, které musí být dokončeny v určitém pořadí. Ignorování těchto vztahů vede k překážkám, zpožděním a plýtvání zdroji – což jsou věci, které projektoví manažeři nemají vůbec v oblibě.
Váš projekt nemůže pokročit, aniž byste určili vztahy mezi úkoly, ale PERT diagramy vám pomohou je identifikovat, jakmile váš diagram nabývá tvaru.
Některé závislosti úkolů lze snadno najít, ale jiné... už ne tak snadno. Například logické závislosti (nazývané také náhodné závislosti) se přirozeně vyskytují v určitých fázích pracovního postupu a nelze se jim vyhnout. Stejně jako scénář předchází filmu nebo ponožky předcházejí botám, doufám. 🧦
Mezi další typy závislostí úkolů patří:
- Závislosti na zdrojích: Situace, kdy dva nebo více úkolů vyžaduje ke svému dokončení stejné zdroje, ale tyto zdroje nelze použít současně.
- Závislosti mezi týmy: Situace, kdy úkol v rámci projektu má dopad na členy týmů z různých oddělení.
- Externí závislosti: Jakákoli neočekávaná událost, která je mimo kontrolu členů týmu a má vliv na projekt.
A mnoho dalšího. 😳
Chcete se dozvědět více o vztazích a závislostech mezi úkoly ? Máme pro vás další důležité pojmy a tipy, které byste měli znát!
Užitečné zdroje pro řízení projektů ✨
Podívejte se na naše video o základním kontrolním seznamu pro projektové manažery:
Plánujte dopředu s PERT diagramy
Ať už vytváříte PERT diagram pomocí určené šablony nebo na digitální tabuli, vše začíná výběrem softwaru pro řízení projektů, který vše spojí dohromady.
Díky přizpůsobitelnému a flexibilnímu PERT diagramu vytvořenému v nástroji pro řízení projektů, jako je ClickUp, mohou projektoví manažeři jako vy získat přehled o milnících projektu, časové ose, závislostech úkolů a dalších informacích!
Bohatě vybavený plán Free Forever od ClickUp vám poskytne vše, co potřebujete k vytváření krásných PERT diagramů, včetně ClickUp Whiteboards, neomezeného počtu úkolů a více než 1 000 integrací, které vám pomohou ještě více zefektivnit vaše procesy.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a vraťte se zpět na správnou cestu pomocí PERT diagramů!