Přemýšleli jste někdy o změně kariéry? Možná jste chtěli věnovat se nové vášni, dosáhnout lepší rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem nebo prostě začít znovu. Možná jste se odhodlali a začali se ucházet o práci, ale teď jste ztraceni v síti pracovních nabídek a termínů pro podání žádostí. Nejste sami.
Podle zprávy SHRM pouze 8 % uchazečů dokončí proces pohovoru.
Na vině jsou chaotické systémy. Organizace, sledování a vyřizování žádostí o zaměstnání je práce sama o sobě.
Existuje však nástroj, který vám v tomto procesu může být spolehlivým pomocníkem – Microsoft Excel. Nejde jen o to, aby vše bylo přehledné, ale také o to, abyste nikdy nezmeškali příležitost získat vysněnou práci.
Tento článek vás provede nastavením jednoduchého, ale efektivního nástroje pro sledování žádostí o zaměstnání v Excelu. Obsahuje tipy, které vám pomohou udržet pořádek, sledovat důležité podrobnosti a komunikovat s náborovým pracovníkem.
Koncept nástroje pro sledování žádostí o zaměstnání v Excelu
Sledovač žádostí o zaměstnání vám pomůže kategorizovat a organizovat vaše žádosti o zaměstnání a udržet si přehled o procesu hledání zaměstnání. Pomůže vám sledovat každou práci, o kterou jste se ucházeli, v jaké fázi procesu se nacházíte a jaké by měly být vaše další kroky.
Účel tohoto trackeru je jednoduchý – zajistit, abyste nikdy nezmeškali termín, nezapomněli na následné kroky nebo neztratili přehled o svém pokroku při hledání zaměstnání.
Tradičně se uchazeči o zaměstnání spoléhali na ručně psané poznámky nebo jednoduché dokumenty Google Docs nebo MS Word, aby měli přehled o pracovních místech, o která se ucházeli. Tato metoda však často vede ke zmeškaným příležitostem, zapomenutým termínům pohovorů nebo následných schůzek a ztraceným kontaktům.
Naopak moderní nástroje pro sledování žádostí o zaměstnání nabízejí efektivnější způsob správy vašeho hledání. Tyto nástroje vám umožňují ukládat klíčové údaje, jako jsou názvy společností, kontaktní informace, termíny pohovorů a termíny pro podání žádostí, na jednom místě.
Podle průzkumu provedeného Lincoln College většina uchazečů o zaměstnání, kteří se po týdnu ozvou, zvyšuje své šance na odpověď o 30 %.
Není divu, že mnoho moderních sledovacích nástrojů nabízí funkce jako automatická připomenutí, barevně označené aktualizace stavu, nástroje AI, které pomáhají s přípravou na pohovor, a hladkou integraci s e-mailem, díky čemuž je celý proces mnohem plynulejší.
Excel jako nástroj pro sledování žádostí o zaměstnání
Tento každodenní nástroj se pomocí několika úprav promění v přizpůsobitelný a snadno aktualizovatelný nástroj pro sledování žádostí o zaměstnání.
Podívejme se, jak efektivně využívat Excel při hledání zaměstnání.
Jak používat Excel pro sledování žádostí o zaměstnání
Používání Excelu jako nástroje pro sledování žádostí o zaměstnání je jednodušší, než si myslíte. Ve srovnání s jinými softwary pro správu úkolů nabízí flexibilitu s minimálním nastavením .
Začněte vytvořením sešitu Excel. Pokud jste v Excelu nováčkem, sešit je soubor, který obsahuje jeden nebo více listů. Chcete-li to provést, spusťte Excel, klikněte na Soubor, vyberte Nový a zvolte Prázdný sešit. Podle následujících kroků můžete tento sešit přizpůsobit podle svých potřeb při hledání zaměstnání.
Typický nástroj pro sledování žádostí o zaměstnání v Excelu bude mít následující sloupce:
- Název pozice a název společnosti: Tyto údaje by měly být ve vašich hlavních sloupcích, abyste mohli rychle vyhledávat příležitosti.
- Datum podání žádosti: Pomáhá vám sledovat, kdy jste podali žádost a kdy je třeba ji sledovat.
- URL nabídky práce: Uložte si odkaz na popis pracovní pozice, abyste jej měli po ruce při přípravě na pohovory.
- Stav: Aktualizujte tento sloupec o fáze jako „Podána žádost“, „Naplánován pohovor“, „Obdržena nabídka“ nebo „Odmítnuto“.
- Termíny a časy pohovorů: Zadejte je, abyste se vyhnuli dvojímu rezervování termínů nebo zapomenutí na naplánované schůzky.
- Kontaktní údaje náborového manažera: Mít tyto informace po ruce usnadňuje následnou komunikaci.
- Poznámky k následným krokům: Sledujte, kdy jste odeslali následné e-maily nebo volali náborářům, abyste měli přehled o své komunikaci.
Takto vypadá typická tabulka Excel pro sledování žádostí o zaměstnání:
💡Tip pro profesionály: Použijte šablony tabulek Excel k urychlení sledování žádostí o zaměstnání. Tyto předem připravené rozvržení vám ušetří čas, protože vám umožní organizovat klíčové podrobnosti, aniž byste museli investovat čas do nastavení.
Tipy pro správu nástroje pro sledování žádostí o zaměstnání v Excelu
Zanedbaný tracker vám nepomůže získat vysněnou práci, proto je důležité jej pravidelně aktualizovat. Zde je několik tipů:
- Aktualizujte každý týden: Zacházejte se svým trackerem jako s živým dokumentem. Pokaždé, když se ucházíte o práci, postoupíte v procesu pohovoru nebo odešlete následný e-mail, ujistěte se, že váš tracker tyto aktualizace odráží.
- Organizujte podle priority: Některé pracovní nabídky budou vynikat jako nejlepší volby. Pomocí funkcí třídění nebo filtrování v Excelu upřednostněte pracovní nabídky, které se blíží termínu uzávěrky nebo jsou atraktivnější.
- Zálohujte: Poslední věc, kterou chcete, je přijít o výsledky své tvrdé práce. Zálohujte svůj tracker na cloudových službách, jako je Google Drive nebo OneDrive.
- Používejte filtry nebo podmíněné formátování: To vám pomůže třídit volná pracovní místa podle jejich priority. Například můžete své žádosti o zaměstnání označit barevně podle fáze, ve které se nacházejí, například podaná žádost – zvýrazněna žlutě, naplánovaný pohovor – zvýrazněna modře, přijatá nabídka – zvýrazněna zeleně.
- Nastavte si připomenutí: Ačkoli Excel sám o sobě připomenutí nenabízí, můžete jej snadno propojit s Google Kalendářem nebo jinými aplikacemi pro plánování a dostávat tak upozornění na důležité termíny.
K podpoře hledání zaměstnání můžete také zvážit použití Google Sheets.
Výhody a nevýhody používání Excelu jako nástroje pro sledování pracovních nabídek
Používání Excelu jako nástroje pro sledování žádostí o zaměstnání má své výhody, ale není to bez problémů. Nejprve si povíme o výhodách:
Flexibilita a přizpůsobení
Excel vám umožňuje vytvořit sledovač žádostí o zaměstnání, který vyhovuje vašim jedinečným potřebám. Můžete přizpůsobit sloupce tak, aby sledovaly to, co je pro vás nejdůležitější, od termínů podání žádostí až po kontaktní údaje náborového manažera. Tato flexibilita usnadňuje přizpůsobení sledovače vaší strategii hledání zaměstnání.
Nákladová efektivita
Pokud již máte Microsoft Office, použití Excelu pro sledování žádostí vás nebude stát nic navíc. Jedná se o jednoduché a cenově dostupné řešení, které může použít každý.
Znalost
Většina lidí umí dobře pracovat s Excelem, takže si můžete snadno vytvořit svůj tracker bez nutnosti dlouhého učení. Můžete snadno zadávat data, třídit je a analyzovat trendy ve vývoji vašeho hledání práce.
Funkce pro analýzu dat
Vestavěné funkce aplikace Excel vám umožňují efektivně analyzovat data týkající se hledání zaměstnání. Můžete vytvářet grafy pro vizualizaci stavu vašich žádostí o zaměstnání nebo používat vzorce pro výpočet metrik, jako je průměrná doba, za kterou se vám zaměstnavatelé ozvou.
Pojďme se nyní blíže podívat na některé nevýhody, které vás mohou přimět zvážit jiné alternativy k Excelu:
Omezená spolupráce
Jednou z největších nevýhod aplikace Excel jsou omezené možnosti spolupráce. I když můžete sdílet soubory, spolupráce v reálném čase je ve srovnání s moderními nástroji pro správu úkolů poměrně složitá. Pokud spolupracujete s kariérním poradcem nebo přítelem, budete je muset ručně informovat pokaždé, když v nástroji pro sledování provedete změny.
Nedostatek automatizace
Excel vyžaduje ruční zadávání a aktualizaci dat, což může zabírat drahocenný čas. Bez automatizace můžete strávit více času nad tabulkami než nad nezbytným průzkumem pro hledání zaměstnání.
Riziko chyb
Ruční zadávání dat s sebou nese riziko lidské chyby. Překlepy, nesprávná data nebo nesprávně umístěné informace mohou zmařit vaše hledání zaměstnání. Nikdo nechce přijít o pohovor kvůli překlepu v datu.
Implementace jiného aplikačního softwaru pro sledování pracovních nabídek
Excel je sice užitečný nástroj pro sledování žádostí o zaměstnání, ale jeho omezení mohou bránit pokroku při hledání práce. Potřebu lepší spolupráce, automatizace a aktualizací v reálném čase lze efektivně řešit přechodem na jiný software pro sledování pracovních nabídek, jako je ClickUp.
ClickUp je univerzální nástroj pro správu projektů, který zvyšuje produktivitu díky přizpůsobitelným pracovním postupům a spolupráci v reálném čase. Funkce jako správa úkolů, automatizace a rozsáhlé integrace zjednodušují proces sledování žádostí o zaměstnání a zajišťují, že budete mít přehled o svém hledání zaměstnání.
Zde je několik způsobů, jak vám ClickUp může pomoci úspěšně změnit kariéru:
1. Spravujte údaje o žádostech o zaměstnání
Tabulkový pohled ClickUp poskytuje jednotný přehled, což z něj činí ideální volbu pro ty, kteří přecházejí z Excelu. Vytvořte si v ClickUp speciální tabulkový pohled pro správu údajů o pracovních žádostech. ClickUp také nabízí bezplatné šablony databází, které vám pomohou začít.
Přidejte vlastní pole ClickUp, abyste zaznamenali klíčové údaje, jako je název pozice, název společnosti, datum podání žádosti a termíny následných kroků. Nastavte vlastní stavy úkolů, jako jsou „Podáno“, „Naplánováno pohovor“ a „Obdržena nabídka“, abyste mohli sledovat průběh každé žádosti a měli jasný přehled o tom, kde se nacházíte.
2. Zaměřte své úsilí na nejlepší příležitosti
Přidejte termíny splnění, abyste si připomněli důležité následné kroky a termíny. Pomocí nástroje ClickUp Time Tracking zaznamenávejte čas strávený nad každou žádostí, což vám pomůže analyzovat vaše úsilí při hledání zaměstnání a soustředit se na nejslibnější a nejžádanější příležitosti.
3. Automatizujte svůj pracovní postup
Využijte ClickUp Automation k nastavení spouštěčů, které automaticky přesunou žádosti do dalšího stavu, odešlou připomenutí pro následné kroky nebo přiřadí úkoly, když jsou splněny určité podmínky, čímž zvýšíte svou produktivitu.
📌Příklad:
Řekněme, že jste v ClickUp nastavili Kanban Board pro sledování svých žádostí o zaměstnání. S Automations můžete vytvořit spouštěče, které automaticky přesunou žádosti z „Podáno“ do „Naplánováno pohovor“, jakmile obdržíte pozvánku na pohovor – díky tomu budete mít vše pod kontrolou bez dalšího úsilí. Můžete dokonce nastavit připomenutí pro následné e-maily, pokud se vám do týdne neozvou, takže nikdy neztratíte přehled o příležitostech.
4. Vytvářejte, ukládejte, upravujte a spravujte žádosti
ClickUp Docs vám pomůže sepsat motivační dopisy, životopisy a pracovní nabídky a udržet všechny dokumenty související s žádostmi o zaměstnání pohromadě na jednom místě. Můžete také sledovat různé verze svých dokumentů, abyste měli přístup k nejnovějším aktualizacím a změnám.
A to nejlepší? Tyto dokumenty můžete sdílet s těmi, kteří vám pomáhají s hledáním práce, a spolupracovat s nimi v reálném čase na vylepšení vašich žádostí.
5. Prozkoumejte různé pohledy
Využijte různé zobrazení, jako je ClickUp Board View nebo ClickUp List View, a vizualizujte své žádosti o zaměstnání ve formátech, které vyhovují vašim preferencím. Tato flexibilita vám umožní spravovat vaše hledání zaměstnání a najít to, co funguje nejlépe.
6. Využijte AI k přípravě na pohovor
Využijte ClickUp Brain, osobního asistenta ClickUp založeného na umělé inteligenci, který vám usnadní přípravu na pohovor. Použijte jej k generování potenciálních otázek pro pohovor, brainstormingu personalizovaných odpovědí a vytváření strukturovaných osnov. Může vám také pomoci aktualizovat váš životopis sdílením příkladů formátů životopisů.
Chcete být připraveni na pohovory? Brain vám pomůže zorganizovat vaše rešerše o společnostech, vylepšit vaše odpovědi a navrhnout způsoby, jak zaujmout personalisty.
Přečtěte si také: Tipy pro přípravu na příští pohovor na dálku
7. Sledujte všechny žádosti na jednom místě
ClickUp nabízí bezplatné šablony, které vám pomohou spravovat všechny fáze procesu hledání zaměstnání.
Šablona pro hledání zaměstnání ClickUp je navržena tak, aby váš proces podávání žádostí o zaměstnání byl organizovaný a efektivní.
S šablonou pro hledání práce ClickUp můžete:
- Sledujte a organizujte všechny své žádosti o zaměstnání na jednom snadno přístupném místě.
- Ukládejte důležité dokumenty, jako jsou životopisy, motivační dopisy a poznámky z pohovorů, na jednom místě.
- Stanovte termíny pro podání žádostí a následné kroky, abyste měli přehled o svém hledání zaměstnání.
- Sledujte stav každé žádosti, od „Podáno“ přes „Naplánováno pohovor“ až po „Obdržena nabídka“.
Pro další přizpůsobení procesu můžete také použít pokročilou šablonu ClickUp Job Search Template.
S touto šablonou můžete:
- Přidejte ke každé příležitosti vlastní stavy, jako například „Pohovor“, „Nabídka čeká na schválení“ a „Odmítnuto“, a zobrazte je v přehledném zobrazení tabule nebo seznamu.
- Začleňte vlastní pole, jako jsou „Název společnosti“, „Pozice“, „Datum podání žádosti“ a „Termín pro následné kroky“, abyste získali jasný a podrobný přehled o svém pokroku.
- Získejte přístup k 50 připraveným otázkám, které vám pomohou s přípravou na pohovor.
- Zaznamenávejte a sledujte hodnocení Glassdoor pro společnosti, u kterých se ucházíte o práci.
👀 Zajímavost
Kromě podpory uchazečů při hledání zaměstnání podporuje ClickUp také personální týmy, které se tak mohou více soustředit na hledání, školení a udržení těch správných talentů a méně na logistiku.
Zde je několik příkladů, jak personální týmy využívají ClickUp ke zvýšení produktivity:
- Centralizovaná data HR: Ukládejte informace o zaměstnancích, dokumenty a záznamy na jednom místě pomocí ClickUp Docs a spravujte je pomocí více než 15 přizpůsobených zobrazení ClickUp.
- Správa úkolů: Sledujte nábor, zaškolování, hodnocení výkonu a školení pomocí ClickUp Tasks.
- Sledování času: Sledujte pracovní dobu zaměstnanců a čas strávený na projektech pro efektivní alokaci zdrojů.
- Přizpůsobitelné pracovní postupy: Vytvářejte pracovní postupy specifické pro vaši organizaci pro nábor, zaškolování a další procesy v oblasti lidských zdrojů.
- Spolupráce: Vylepšete týmovou práci pomocí sdílených prostorů, chatu ClickUp a spolupráce v reálném čase.
- Reporting a analytika: Generujte reporty o HR metrikách a vizualizujte je na ClickUp Dashboards.
- Integrace nástrojů: Integrujte systémy pro výplatu mezd a sledování uchazečů pro plynulé řízení lidských zdrojů.
ClickUp je vynikající pro správu projektů, které mají více aktivit a vyžadují monitorování lidských zdrojů, protože každý člen může podávat zprávy o postupu aktivit, ať už se jedná o projekty založené na agilních nebo vodopádových metodikách.
ClickUp je vynikající pro správu projektů, které mají více aktivit a vyžadují monitorování lidských zdrojů, protože každý člen může podávat zprávy o postupu aktivit, ať už se jedná o projekty založené na agilních nebo kaskádových metodikách.
Dosáhněte úspěchu při hledání zaměstnání s ClickUp
Nikdy nejste příliš staří na to, abyste si stanovili nový cíl nebo začali snít nový sen.
Nikdy nejste příliš staří na to, abyste si stanovili nový cíl nebo začali snít nový sen.
Když se vydáte na cestu hledání zaměstnání, nezapomeňte, že každá žádost vás přibližuje k novým příležitostem. Vytvoření šablony Excel pro sledování žádostí o zaměstnání může být užitečné. Jak však vaše hledání zaměstnání postupuje, Excel se může rychle stát nedostatečným a nepřehledným, protože postrádá flexibilitu pro správu úkolů nebo připomínek.
ClickUp nabízí robustnější řešení s funkcemi, jako je sledování úkolů, automatizace a správa dokumentů pro všechny aspekty vašeho hledání zaměstnání.
Od sledování žádostí až po přípravu na pohovory – díky výkonným funkcím ClickUp budete mít přehled o každém kroku v procesu.
Přibližte se o krok blíže ke své vysněné práci. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes!