To, že pokladna zvoní, ještě neznamená, že každý projekt je úspěšný. Finanční výkonnost projektu nespočívá pouze v číslech týkajících se výnosů. Pro měření úspěchu je třeba zohlednit i další faktory, jako je využitý rozpočet, doba dokončení a relativní přínosy.
A teď otázka za milion dolarů: Jak efektivně oddělit vítěze od poražených? Samozřejmě zavedením vyváženého systému projektového účetnictví.
Představte si následující situaci: nejisté příjmy, rozpočet mimo kontrolu a žádné hmatatelné záznamy o skutečných nákladech – to je noční můra pro projektové účetní i projektové manažery. Projektové účetnictví se zaměřuje na to, aby tyto finanční problémy proměnilo v finanční úspěch tím, že vnáší pořádek do každodenních operací souvisejících s příjmy! 🥳
Jsme tu, abychom vám vysvětlili projektové účetnictví a ukázali vám, jak může změnit vaše podnikání. Žádné složité odborné výrazy – jen srozumitelné informace o:
- Koncepce a výhody projektového účetnictví
- Osvědčené zásady a postupy
- Proces zavádění projektového účetnictví
Co je projektové účetnictví?
Možná jste obeznámeni s obecnými zásadami finančního účetnictví, ale projektové účetnictví je něco úplně jiného. Zjednodušeně řečeno, jde o sledování financí projektu v jakémkoli měřítku za účelem měření ziskovosti zakázky. Získáte tak přehled o nákladových střediscích a ziscích jednotlivých projektů ve vaší společnosti.
Na rozdíl od obecného účetnictví, které poskytuje přehled o celkové finanční situaci společnosti, projektové účetnictví se zabývá specifiky finančního zdraví každého projektu. Jeho detailní přehled vám umožní vidět složité detaily, které by jinak mohly být v širším kontextu vašich finančních výkazů přehlédnuty. 🔬
Jako majitel firmy neustále hledáte způsoby, jak zvýšit ziskovost projektů, a projektové účetnictví vám to umožní. Díky sledování výdajů a příjmů každého projektu můžete určit, které iniciativy jsou nejvýnosnější a které by měly být přezkoumány, vylepšeny nebo dokonce opuštěny.
Díky detailnímu přehledu o tom, jak se u každého projektu utrácejí a vydělávají peníze, budete moci rychleji předvídat potenciální problémy s cash flow, efektivněji plánovat správu zdrojů a činit informovaná rozhodnutí o budoucích projektech.
Bonusový tip: Nyní můžete pomocí ClickUp spravovat finance projektu a získat tak úplný přehled o ziskovosti svých podniků. Od sledování rozpočtu projektu po správu platebních termínů – vše můžete řešit z jedné platformy. 🤠
Účetnictví projektu: zásady, které je třeba dodržovat
Díky pečlivě prověřeným zásadám projektového účetnictví můžete zajistit plynulejší pracovní postupy a lepší finanční řízení svého portfolia. Zde je pět hlavních zásad, kterých je třeba se držet:
- Používejte samostatný systém projektového účetnictví: Oddělte účetní systémy podle jednotlivých projektů, abyste získali jasnější ukazatele výkonnosti. Například projekt A a projekt B používají různé metody uznávání výnosů – první z nich používá metodu procenta dokončení, zatímco druhý počítá zisky na základě systému akruálního účetnictví. Díky samostatnému účetnímu systému pro každý projekt budete moci přesně sledovat náklady a výnosy jednotlivých projektů.
- Před zahájením projektu si připravte rozpočet: Předem stanovený rozpočet vám poskytne finanční plán, podle kterého se můžete řídit, a referenční hodnoty, podle kterých můžete měřit skutečné náklady a vyhnout se zbytečným překvapením.
- Identifikujte klíčové ukazatele výkonnosti (KPI): Finanční KPI vám umožňují sledovat průběh projektů a včas upozornit na případné problémy. Díky předem stanoveným číslům může každý projektový tým lépe předvídat a preventivně řešit problémy.
- Stanovte kódy nákladů pro své výdaje: Tento princip vyžaduje, abyste předem uznali všechny potenciální závazky, včetně smluvních pokut. Tímto způsobem můžete snadno spravovat náklady v různých oblastech svého projektu a zajistit, že vše bude v souladu s vašimi očekáváními.
- Vytvořte si zvyk pravidelně sestavovat finanční zprávy: Důsledně sledujte stav svého projektu a identifikujte případné problémy. Aby bylo zajištěno dodržování tohoto principu, většina zaneprázdněných manažerů deleguje povinnosti související s podáváním zpráv na projektového účetního.
Proč je projektové účetnictví důležité?
Stále zvažujete důvody pro zavedení projektového účetnictví? Zde jsou čtyři hlavní výhody, které získáte po jeho implementaci.
1. Podrobný přehled o každodenních výdajích
Projektové účetnictví umožňuje sledovat jak denní, tak kumulativní náklady projektu pro konkrétní hierarchie napříč odděleními a nákladovými středisky. Díky finančnímu radaru v reálném čase pro každý výdaj je neuvěřitelně jednoduché provádět inteligentní alokaci zdrojů a další manažerská rozhodnutí a být o krok napřed před možnými překážkami.
2. Přesné a realistické rozpočty projektů
Účetnictví projektu pomáhá identifikovat potenciální úspory nákladů a umožňuje manažerům provádět průběžné úpravy rozpočtů projektů, čímž zajišťuje efektivní správu zdrojů.
Rozpočtové údaje a srovnání se skutečnými čísly vám také pomohou vytvořit přesnější finanční prognózy a podávat nabídky s spolehlivými odhady pro budoucí projekty. A pokud jde o stanovení cen vašich produktů a služeb, projektové účetnictví je vaším tajným trikem, jak zůstat konkurenceschopní a ziskoví, aniž byste překročili rozpočet. 💸
3. Finanční reporting v reálném čase
Můžete generovat komplexní finanční zprávy pro každý projekt, které zainteresovaným stranám, které nemusí vždy rozumět složitosti projektového účetnictví, poskytnou jasný přehled o výkonnosti projektu. Zprávy jsou obvykle srovnávací, což umožňuje sledovat finanční rozdíly a smysluplně lokalizovat potenciál úspor.
Tato úroveň transparentnosti posiluje vaše profesionální vztahy, zejména s klienty, a zvyšuje vaši reputaci jako spolehlivé a důvěryhodné obchodní entity. Jedná se o strategický krok, který přesahuje pouhá čísla a demonstruje váš závazek k finanční integritě. 🌼
4. Lepší kontrola nad náklady a fakturací projektu a snížené riziko neúspěchu
Účetnictví projektu je vaší vstupenkou ke kontrolovaným finančním transakcím a logistice fakturace. Udržuje vás v obraze a vždy vás informuje o aktuálním stavu, například o objednávkách materiálu nebo termínech plateb. Vše běží jako na drátkách a riziko, že se projekt vykolejí, je výrazně nižší.
Jak zavést úspěšný systém projektového účetnictví: 7 kroků
Investice času a zdrojů do projektového účetnictví a jeho pečlivé zavedení se vám mnohonásobně vrátí. Navíc vám pomůže zjistit, kteří klienti a projekty jsou skutečně výnosní a které neefektivní procesy vás stojí spoustu peněz. Jediným problémem pro většinu projektových manažerů je: Kde začít?
Rozdělili jsme standardní cyklus projektového účetnictví do sedmi kroků. Přečtěte si je, vyzkoušejte je a na vlastní oči se přesvědčte, jak správný proces projektového účetnictví může změnit způsob, jakým spravujete finance projektu. 🔥
Krok 1: Definujte potřeby projektového účetnictví a vyberte si software pro projektové účetnictví
Prvním a možná nejdůležitějším krokem je vytvoření pevného základu prostřednictvím definování vašich potřeb v oblasti projektového účetnictví. Představte si to jako základní kámen budovy – bez něj by konstrukce nemusela obstát ve zkoušce času.
Svolejte k tomuto úkolu projektový tým, včetně klíčových osob, jako jsou projektový manažer, projektový účetní a vedoucí oddělení. Společně můžete:
- Určete rozsah projektu: Pochopte velikost, trvání a složitost cílových projektů. To určí úroveň detailů a rozmanitosti požadovanou v konkrétních systémech projektového účetnictví.
- Stanovte měřitelné finanční ukazatele: Definujte klíčové ukazatele výkonnosti, které potřebujete sledovat. Mohou to být náklady, výnosy, marže nebo peněžní toky: Pokud je například výnos jedním z vašich KPI, je užitečné jej nejen sledovat samostatně, ale také porovnávat v různých obdobích. Pomocí bezplatné kalkulačky meziročního růstu ClickUp můžete vypočítat meziroční růst výnosů a zjistit, zda jsou vaše projekty skutečně ziskové.
- Stanovte potřeby finančního výkaznictví: Rozhodněte, jak často a v jakém formátu chcete dostávat finanční aktualizace, kdo bude vytvářet zprávy a které strany musí být informovány.
- Zvažte softwarové požadavky: Zhodnoťte, zda potřebujete software pro projektové účetnictví a jaké funkce by měl mít, aby vyhovoval vašim potřebám.
Pokud hledáte software pro řízení projektů s integrovanými funkcemi pro zpracování účetnictví a auditu projektů, můžete zvážit ClickUp. Od stanovení měřitelných cílů projektu až po alokaci zdrojů v rámci časových, personálních a rozpočtových omezení – jedná se o komplexní řešení s účetními nástroji, které je ideální jak pro nové, tak pro zkušené projektové manažery!
Jelikož se tento krok zaměřuje na vytvoření osnovy projektu, proč nezačít s šablonou návrhu projektu ClickUp Accounting? Tato šablona je vaším průvodcem pro stanovení co, kdy a jak konkrétního projektu. Pomůže vám přesně definovat, jaké návratnosti investic nebo ziskové marže chcete dosáhnout, a stanovit pravidla projektového účetnictví. ✍️
Krok 2: Vytvořte funkční plán projektového účetnictví
Jakmile určíte potřeby účetnictví projektu, je čas připravit vhodný plán, který bude s těmito potřebami v souladu. Cílem je sladit systémy účetnictví projektu s celkovým rámcem finančního účetnictví vaší společnosti. Odpovězte na otázky týkající se daňových a právních dopadů, fiskálních překryvů a rezervních fondů.
Začněte správně plánovat finance pro projekty pomocí ClickUp Accounting Suite. Obsahuje více než 1 000 šablon vhodných pro účetní a projektové týmy. 😍
Pokud například chcete spolupracovat s členy týmu na svém účetním plánu, stačí použít šablonu ClickUp Accounting Operations Template. Její hotová struktura může být použita k organizaci a sledování operací v rámci jednotlivých projektů, což usnadňuje centralizaci vašich účetních úkolů.
Mezi další výhody ClickUp patří:
- Rozsáhlé funkce pro rozpočtování, reporting a sledování projektů
- Integrace s jinými obchodními systémy a aplikacemi zajistí plynulý tok dat a přístupnost finančních informací.
- AI pracovní asistent ClickUp AI – využívá zpracování přirozeného jazyka k pomoci s různými úkoly v rámci projektu, jako jsou: Shrnutí účetních plánů Psaní projektových briefů, komunikace s klienty atd. Brainstorming nápadů
- Shrnutí účetních plánů
- Psaní projektových briefů, komunikace s klienty atd.
- Brainstorming nápadů
- Integrovaná platforma pro správu dokumentů – ClickUp Docs
- Uživatelsky přívětivé rozhraní, které umožňuje efektivní využití softwaru pro všechny členy týmu.
- Shrnutí účetních plánů
- Psaní projektových briefů, komunikace s klienty atd.
- Brainstorming nápadů
Investice do kvalitního softwaru je sice nezbytná, ale musí odpovídat vašim finančním možnostem. Naštěstí je tento software pro řízení projektů jako elastické kalhoty – roste s vámi! A nejlepší na tom je, že nabízí bezplatné, cenově dostupné a přizpůsobitelné podnikové plány.
Krok 3: Stanovte náklady projektu na základě pečlivých odhadů
Věřte tomu nebo ne, přesné rozpočtování a odhad nákladů tvoří základ efektivního řízení projektů a zajišťují, že váš projekt zůstane finančně životaschopný a udržitelný. Zde je návod, jak toho dosáhnout:
- Identifikujte všechny potenciální režijní náklady: Zvažte všechna možná nákladová střediska, od zdrojů a práce až po nepředvídané výdaje.
- Odhadněte náklady: K kvantifikaci těchto nákladů použijte historická data, tržní sazby nebo odborné posudky.
- Připravte rozpočet: Sjednoťte své odhady nákladů do komplexního rozpočtu.
- Kontrola a revize: Průběžně sledujte a upravujte svůj rozpočet v závislosti na postupu projektu.
Snadněji se to řekne, než udělá, ale my vám pomůžeme i s tou „uděláním“ částí. Šablona návrhu rozpočtu ClickUp funguje jako vaše finanční GPS. Rozdělí náklady projektu na malé části a zajistí, že vy i vaši partneři budete mít spolehlivý finanční plán. 🛣️
Krok 4: Definujte příjmy
Ne všechny projekty společnosti přinášejí peníze okamžitě. Některé projekty, jako je zjednodušení systému časových karet, dokonce nepřinášejí přímé zisky, ale připravují půdu pro širší ziskovou marži v budoucnosti. Na druhou stranu projekty, jako je stavba domu, silnice nebo vytvoření nového softwarového produktu, mohou generovat příjmy, které pokryjí jejich náklady v rámci stanoveného časového rámce.
Pokud jde o platby za projekty, uznávání výnosů se liší – a váš systém účetnictví projektů se tomu musí přizpůsobit. Některé projekty se platí po dokončení práce, zatímco jiné se řídí metodou nákladů a registrují částečné platby podle postupu prací.
Je rozumné stanovit jasná pravidla pro to, kdy dostanete zaplaceno a kdy tyto peníze skutečně započítáte jako výnos – udělejte to ještě před zahájením projektu. 💲
Pomocí šablony ClickUp Revenue Growth KPI Tracking Template můžete sledovat příjmy a růst jednotlivých projektů. Vytvořte kopie této šablony a přizpůsobte ji pomocí jedinečných stylů uznávání příjmů a výkonnostních benchmarků.
Krok 5: Nastavte sledování výdajů a času v reálném čase
Proč byste měli zavést sledování výdajů a času v reálném čase? Jednoduše proto, abyste zajistili, že vše zůstane v rámci rozpočtu a harmonogramu. Budete schopni identifikovat jakékoli nepředvídané výdaje nebo zpoždění, jakmile se objeví, což vám umožní rychle přijmout opatření pro úspěch projektu.
Můžete použít ClickUp Project Time Tracking ke sledování odpracovaných hodin, oddělených výkazů práce a výdajů a získat aktuální přehled o postupu projektu. ⏳
Ještě rychlejší způsob, jak mít přehled o svých výdajích, nabízí šablona ClickUp Project Cost Management Template. Řekněme, že se zabýváte projektovým účetnictvím pro stavební podnik. Tato šablona usnadňuje sledování projektových nákladů na různé položky, jako jsou materiály, práce, povolení a vybavení. Sledujte, jak se vyvíjí váš rozpočet v reálném čase, a aktualizujte jej v případě cenových výkyvů a podobných změn.
Krok 6: Vytvářejte pravidelné zprávy o projektu
Účetnictví projektu je velmi podobné manažerskému účetnictví: musíte rozumět tomu, co čísla představují a jak ovlivňují úspěch projektu. Díky nativním možnostem reportingu v ClickUp je snazší získat numerické a vizuální reporty pro různé parametry projektu, včetně zdrojů týmu a rozpočtových stop. Využijte tyto poznatky k vylepšení svých postupů v oblasti účetnictví projektu, zvýšení efektivity a ziskovosti. 💯
Dva další tipy:
- Pravidelně vytvářejte a kontrolujte tyto zprávy, abyste mohli sledovat finanční zdraví projektu – dělejte to týdně nebo měsíčně, v závislosti na objemu úkolů projektu.
- Udržujte flexibilní styl reportování – přizpůsobte reporty relevantními metrikami, které poskytují přehled o výkonu projektu.
Potřebujete pomoc? Šablona pro reporting projektů ClickUp umožňuje projektovým manažerům zaměřit se na oblasti, které vyžadují trochu více pozornosti, a to díky podrobnému přehledu klíčových ukazatelů výkonnosti a celkového výkonu. Pomáhá vám sledovat důležité prvky, jako jsou úkoly projektu, výdaje a nevyřízené položky.
Krok 7: Identifikujte potenciální problémy a přijměte nápravná opatření
Nenechávejte si jen tak ležet nasbíraná data, ale ihned je analyzujte. Využijte je k identifikaci trendů, předpovědi výsledků a identifikaci rizik spojených s dokončením projektu. Dávejte pozor na potenciální problémy, které by mohly narušit finance projektu. Mohlo by se jednat o překročení nákladů, zpoždění harmonogramu nebo neočekávané potřeby přidělení zdrojů.
Řekněme, že některé z těchto scénářů se staly skutečností. Jak byste je řešili? ClickUp vám pomůže zlepšit správu problémů díky:
- Agile-Scrum Dashboards: Získejte rychlý a komplexní přehled o svém pracovním postupu a sledujte pokrok svého týmu při řešení závad.
- ClickUp Sprints: Inženýrské firmy mohou díky agilnímu plánování sprintů snadno odstraňovat chyby.
- Přiřazujte úkoly: Díky komplexní sadě nástrojů pro správu úkolů nebude žádné nejasnosti ohledně toho, kdo má na starosti co.
- Plány: Naplánujte si podrobnosti nápravného pracovního postupu a snadno je sdílejte se svým projektovým týmem.
- Vlastní stavy úkolů: Vytvořte si vlastní procesní tok projektového účetnictví tím, že přiřadíte vlastních stavů probíhajícím aktivitám zaměřeným na řešení problémů.
- Ganttovy diagramy ClickUp: Řešte zpoždění a problémy se správou zdrojů s jistotou tím, že upřednostníte úkoly vyžadující okamžitou pozornost v flexibilním časovém harmonogramu 🆘
Buďte v tomto ohledu proaktivní, protože rychlá nápravná opatření mohou zmírnit jakýkoli nepříznivý dopad na ziskovost projektu.
Osvědčené postupy projektového účetnictví
Osvědčené postupy projektového účetnictví se točí kolem efektivních procesů řízení projektů, kontrol a postupů při řešení problémů. Existuje několik osvědčených postupů, které můžete dodržovat při rozhodování o cenách, nabídkách, smluvních procesech a smluvních ustanoveních. Cílem je zlepšit vývoj kontrol a dokumentace.
Zde je několik klíčových osvědčených postupů, které je třeba dodržovat:
Vedejte si plán hodnot (SOV)
Pro projektové účetnictví v inženýrských firmách udržujte podrobný SOV, který popisuje náklady na různé části práce v dokončené zakázce. To umožňuje transparentní výpočet procenta dokončení.
Projděte si zápisy z jednání a zprávy o postupu prací.
Pravidelně kontrolujte zápisy z jednání a zprávy o postupu prací, abyste odhalili odchylky od původní dohody a mohli o nich informovat svůj účetní tým.
Upřednostňujte zprávy o nákladech založené na důkazech
Pravidelně kontrolujte projektové zprávy, zejména zprávy o nákladech, abyste se ujistili, že neexistují žádné nepodložené finanční transakce. V případě potřeby použijte dokumenty s žádostí o informace (RFI) k vyřešení nedostatků v informacích v plánech, smlouvách, dokumentech nebo specifikacích.
Buďte ostražití ohledně změnových příkazů
Změny objednávek signalizující úpravy původního zadání mohou zmást celý tým a vést k narušení rozpočtu projektu a zastavení práce. Vypracujte plán změn objednávek, který projektovým manažerům umožní pečlivě upravit každé nákladové středisko.
Vždy kontrolujte odpracované hodiny a faktury subdodavatelů.
Pravidelně, například každý týden, kontrolujte dokumentaci odpracovaných hodin, aby odpovídala prognóze projektu. Ověřte, zda všechny faktury subdodavatelů odpovídají schváleným nákladům.
Pravidelně kontrolujte harmonogram projektu
Pravidelně přepočítejte harmonogram projektu, počínaje úrovní úkolů a pokračujte až po celkový projekt a makroúroveň (celopodnikovou), aby časové plány odpovídaly očekáváním.
Použijte ClickUp na podporu projektového účetnictví
Zavedení projektového účetnictví je pro prosperitu podniků poskytujících služby nezbytností. Podporuje transparentnost a poskytuje projektovým manažerům potřebné informace pro optimalizaci finančních výsledků a dosažení dlouhodobého úspěchu projektu.
Software pro projektové účetnictví, který se liší od tradičních systémů finančního účetnictví, je osvědčenou metodou, jak mohou servisní organizace zlepšit využití zdrojů.
Účetní i projektoví manažeři zvládají celou řadu úkolů a často k tomu používají několik různých nástrojů. Ale registrací do ClickUp můžete vše hladce spravovat na jedné komplexní platformě pro správu projektů! 😎