Първата седмица е истинско фиаско.
Новите служители чакат лаптопи, телефони и достъп до приложения, докато се опитват да разберат политиките и инструментите, мениджърите се борят да ги обучат, а HR се занимава с всички останали въпроси. 🏃🏻💨
В същото време организациите инвестират до 62% от времето и парите си в усилия за въвеждане на нови служители. Това само показва, че хвърлянето на ресурси към проблема не е решението.
Нуждаете се от унифицирана система, която да обедини всички на едно място и да поддържа организирана комуникацията при въвеждането в работата.
Звучи нереално, нали? Но точно това прави ClickUp.
В тази публикация в блога ще ви покажем как да използвате ClickUp SyncUps за въвеждане в работата. Ще разгледаме и как ClickUp надхвърля видеоразговорите, за да свърже задачи, документи и екипи в едно работно пространство. 🧑💻
Защо синхронизацията при въвеждането в работата е толкова важна за новите служители?
Първата седмица на новите служители определя тона на всичко, което следва.
Сред екрани, графици и разпръснати лица, синхронизацията при въвеждането в работата е основна точка на контакт, където новите служители започват да се чувстват подкрепени и в течение.
Освен това, проучване показва, че систематичните проверки и ранната мениджърска подкрепа помагат на новите служители да се адаптират по-бързо, като подобряват производителността, удовлетворението от работата и задържането на персонала. Служителите, които се чувстват „виждани и подкрепяни“ по време на въвеждането в работата, са по-ангажирани в дългосрочен план, като 87% от тях съобщават за по-силни социални връзки от ранните взаимодействия с екипа.
Ето някои от основните предимства на регистрацията на живо при въвеждането в работата с помощта на софтуер за обучение:
- Изградете корпоративна култура: демонстрирайте норми, ценности, неформални ритуали и динамика на екипа в реално време.
- Изяснете очакванията: разгледайте целите на ролята, показателите за ефективност и ранните приоритети.
- Отговорете на въпросите в ранна фаза: Открийте несигурностите или недоразуменията, преди да се разраснат.
- Следете напредъка на екипа: Получавайте информация в реално време за това как се адаптира новоназначеният служител.
- Укрепете връзките: Насърчавайте изграждането на отношения между HR, ръководителите на екипи и колегите.
🔍 Знаете ли, че... Проучване на PubMed установи, че структурираните програми за въвеждане в работата улесняват значително живота на по-младите професионалисти, които се присъединяват към работната сила. Тези, които са преминали през подходящо въвеждане в работата, се адаптират по-бързо и се чувстват по-уверени от тези, които са оставени да се справят сами.
Чести предизвикателства при синхронизирането на въвеждането в работата
Дори и с най-добри намерения, синхронизацията може да срещне препятствия. Ето няколко от тях:
- Съгласуването на календарите между отдел „Човешки ресурси“, мениджъра по наемането, менторите и новите служители може да се превърне в жонглиране между няколко часови зони.
- Претоварването с информация при първоначалната синхронизация (политики, инструменти, работни процеси, представяне на екипа) без поетапен или структуриран план може да обърка новите служители.
- Загубата на контекст между HR и мениджърите може да доведе до объркване, ако и двете страни обсъждат припокриващи се или несъвместими теми като очаквания, обратна връзка или цели.
- Справянето с технически и логистични проблеми, като забавяне на хардуера, лоша връзка или липсващи данни за достъп, може да наруши въвеждането в работата още от първия ден.
- Насърчаването на ангажираността в дистанционните синхронизации може да бъде трудно, когато новите служители се колебаят да включат камерите си или да задават въпроси.
📮 ClickUp Insight: Около 41% от професионалистите предпочитат незабавни съобщения за комуникация в екипа. Въпреки че те предлагат бърз и ефективен обмен, съобщенията често са разпръснати в множество канали, низове или директни съобщения, което затруднява по-късното извличане на информация.
С интегрирано решение като ClickUp Chat, вашите чат низове могат да бъдат свързани с конкретни проекти и задачи, като по този начин разговорите ви остават в контекста и са лесно достъпни.
Какво представлява ClickUp SyncUps и какви са ползите за HR екипите?
ClickUp SyncUps е вградена функция за видео и аудио срещи в работната среда на ClickUp. Тя е проектирана да направи синхронизацията при въвеждането по-бърза, по-съвместна и богата на контекст.
Това е идеално решение за фирми, които се опитват да съкратят периода на въвеждане, за да могат новопостъпилите служители да започнат да допринасят по-бързо.
С всички тези бързи синхронизации, централизирани в една и съща платформа, ClickUp SyncUps помага за създаването на по-свързано, ефективно и прозрачно въвеждане в работата. Ето как:
- Централизирайте цялата комуникация по въвеждането в работата: Провеждайте сесии за въвеждане в работата на живо директно в ClickUp, като съхранявате съобщения, документи и задачи за въвеждане в работата на едно място в едно работно пространство.
- Опростете планирането и достъпа: Стартирайте SyncUps директно от каналите за чат или директните съобщения в ClickUp и ги свържете с календарни събития за лесно планиране.
- Подобрете сътрудничеството в реално време: Позволете на новите служители да задават въпроси, да споделят екрани и да взаимодействат с HR, мениджърите и колегите си, без да преминават от един инструмент в друг.
- Записвайте и запазвайте контекста: записвайте разговори и автоматично генерирайте транскрипти, за да не се губят важни дискусии, очаквания и следващи стъпки.
- Останете свързани навсякъде: Поддържайте ангажираността на екипите по човешки ресурси и новите служители с мобилна поддръжка и мини плейър, когато работите дистанционно или навигирате задачи в ClickUp.
Вижте как ClickUp може да ускори вашите работни процеси по въвеждане в работата:
🧠 Интересен факт: HR започна да се формализира доста рано. National Cash Register Company (NCR) често се счита за първата компания, създала специален отдел по персонала около 1901 г. Той се занимаваше с безопасността, жалбите, обучението на супервайзорите и др.
Как да използвате ClickUp SyncUps за процеса на въвеждане на нови служители
ClickUp SyncUps превръща въвеждането на нови служители в безпроблемно, интерактивно преживяване. Ето как да посрещнете новите служители с SyncUps:
Стъпка #1: Стартирайте синхронизирането на въвеждането по-бързо
Започнете с планиране на сесията за въвеждане в работата точно там, където се извършва вашата работа.
За да стартирате SyncUps незабавно от всеки чат канал:
1. Отворете желания чат канал и кликнете върху иконата SyncUps в горния десен ъгъл.
2. В канала автоматично ще се появи съобщение, за да могат и други да се присъединят.
За да стартирате SyncUps за индивидуални чатове за въвеждане в работата:
1. Отворете задачата за въвеждане, свързана с канал или директно съобщение с член на екипа ви.
2. Кликнете върху иконата SyncUps
3. Съобщение в канала уведомява екипа/индивидуалния член с звуков сигнал да се присъедини незабавно.
🚀 Предимство на ClickUp: Поддържайте връзка с всички разговори за въвеждане в работата в ClickUp Chat.
Тук разговорите не завършват с неясни обещания от типа „Ще се свържа с вас“, защото можете да превърнете съобщенията в задачи, да каните хора в SyncUps и да възлагате конкретни действия. Освен това, благодарение на мобилния достъп до чата, екипите по човешки ресурси и новите служители могат да останат в синхрон, дори когато са в движение.
Стъпка 2: Поканете новите служители и членовете на екипа по човешки ресурси
След като SyncUps е активен, поканете участниците с няколко кликвания:
1. Използвайте бутона Покани хора в мини плейъра или в режим на цял екран, за да добавите участници.
2. Търсете и изберете членове (или новите служители), които да поканите. Те ще получат изскачащ прозорец с звънец и ще могат да се присъединят или да откажат.
3. Можете също да копирате линка за разговора (чрез менюто „…“) и да го поставите в календарни покани или чат низове.
След като поканите новите служители и екипа си по човешки ресурси в SyncUp, следващата стъпка е да се уверите, че са напълно подготвени преди първия си работен ден.
Шаблонът за въвеждане на нови служители в ClickUp ви помага да организирате всяка стъпка, която новият член на екипа трябва да изпълни през първите няколко седмици. Той е създаден за екипите по човешки ресурси, които искат ясна система за сътрудничество, за да управляват задачите по въвеждането в работата в различните отдели.
Този безплатен HR шаблон ви дава гъвкавост при наблюдението на напредъка на въвеждането в работата. Например, списъкът за нови служители изброява всички задачи, групирани по фази на въвеждане в работата, като Преди ден 1, Ден 1, Седмица 1 и Седмица 2, и обхваща основни неща като попълване на документи, настройка на оборудване, обучение за конкретната длъжност и представяне на HR.
🔍 Знаете ли? Проучванията показват, че топлото посрещане на новите служители от страна на компанията – не само чрез корпоративни документи, но и чрез приятелското отношение на мениджърите и колегите – има силно влияние върху тяхното благополучие и намалява желанието им да напуснат работа.
Стъпка 3: Споделете екрана си, за да насочвате новите служители
Споделянето на екрана е идеално за демонстрации, независимо дали разглеждате политиките на HR, обяснявате как да регистрирате отпуск или представяте работната среда ClickUp на компанията.
За да споделите екрана си по време на SyncUps, кликнете върху иконата на екрана в долната част на разговора и изберете да споделите раздел, прозорец или целия екран.
⚡️ Архив с шаблони: Направете така, че новите служители да се чувстват подкрепени от първия ден с шаблона за въвеждане на нови служители в ClickUp. Можете лесно да организирате задачите, да планирате обучението и да отбелязвате всяка стъпка по пътя.
Стъпка 4: Записвайте бележките автоматично с транскрипти и резюмета
Поддържайте дискусиите за въвеждане на нови служители точни и достъпни с функциите за запис на SyncUp. Това елиминира ръчното водене на бележки и гарантира, че разговорите за въвеждане са документирани, могат да се търсят и споделят.
Ето как да генерирате транскрипти и резюмета:
1. Стартирайте или се присъединете към SyncUps от чата или задача
2. Кликнете върху иконата за запис, за да започнете да записвате сесията.
3. Показва се индикатор за запис, докато срещата е активна, за да уведоми участниците, че сесията се записва.
4. След срещата преминайте към раздела SyncUps в Clips Hub, за да получите достъп до записаната сесия.
5. В дясната странична лента изберете Транскрипт, за да видите запис с времеви отметки на всичко, което е било обсъдено.
6. Кликнете върху Обобщение, за да генерирате незабавно обобщение, създадено с помощта на изкуствен интелект, което подчертава ключовите изводи, задачите за изпълнение и следващите стъпки.
🚀 Предимство на ClickUp: Пропускали ли сте някога важна актуализация, скрита в съобщенията за въвеждане в работата? ClickUp Brain ви подкрепя. AI обобщенията извличат ключовите точки от документите за въвеждане в работата или SyncUps, докато автоматично генерираните списъци за проверка и задачи помагат на новите служители да бъдат организирани.
Например, ако нов служител в маркетинга попита в чат платформата: „Къде мога да намеря нашите указания за бранда?“, ClickUp Brain може незабавно да покаже правилния документ, да обобщи ключовите точки и дори да създаде последваща задача като „Прегледайте указанията за бранда преди обучението по дизайн“.
💡 Съвет от професионалист: Използвайте шаблона на ClickUp за 30-60-90-дневен план, за да дадете на новите служители или наскоро повишените членове на екипа ясна пътна карта за успех. Задайте цели и етапи за всяка фаза (30, 60 и 90 дни), като документирате бележките за напредъка и действията от първия ден.
Стъпка 5: Свържете задачите с SyncUps незабавно
Свържете задачите с вашите SyncUps за въвеждане в работата, без да напускате чата. Ето как:
1. Докато сте в канал или директно съобщение SyncUps, поставете курсора върху активното съобщение SyncUps в чата и кликнете върху иконата три точки … .
2. Кликнете върху Добави връзка и изберете задача.
3. За да преглеждате, актуализирате или управлявате свързани задачи, без да напускате чата, кликнете върху номера над съобщението SyncUps във вашия канал или директно съобщение.
Задачите в ClickUp се намират във вашето работно пространство и са напълно интегрирани с вашите инструменти за управление на проекти и HR работни процеси.
Добавете подробности като крайни срокове, бележки и отговорни лица, за да знаят всички какво предстои и кой е отговорен. Използвайте персонализирани статуси на ClickUp , като Не е започнато, В процес и Завършено, за да проследявате напредъка на въвеждането, без да изпращате постоянни съобщения за проследяване.
След като последващите действия от дискусията ви в SyncUps са свързани с задачи в ClickUp, можете да продължите въвеждането с шаблона за списък за въвеждане в ClickUp.
Този шаблон съдържа изчерпателни списъци за всяка роля, които обхващат всички основни задачи, от документация и настройка на ИТ до обучение за познаване на продуктите и представяне на екипа. Освен това ви позволява да:
- Проследявайте всяка задача по въвеждането в работата със статуси като Не е започнато, В процес, Завършено или Необходима информация.
- Съхранявайте важни данни като Длъжност, Отдел, Работен имейл, Официална дата на започване и др.
- Превключвайте между списък, Гант, натоварване и календар, за да управлявате ефективно графиците.
📖 Прочетете също: Шаблони за въвеждане на нови служители в Excel и ClickUp
Как мениджърът по човешки ресурси може да проследява напредъка при въвеждането на нови служители в ClickUp?
Мениджърите по човешки ресурси се нуждаят от видимост по всички въпроси – от подаването на документи и настройката на ИТ до завършването на обучението и проверките през първата седмица.
Платформата за управление на човешките ресурси на ClickUp е универсалното приложение за работа, което комбинира управление на проекти, управление на знания и чат – всичко това подкрепено от изкуствен интелект, за да ви помогне да работите по-бързо и по-умно.
С инструментите за управление на проекти на ClickUp мениджърите по човешки ресурси могат да координират междуекипни проекти, да управляват текущи програми за обучение и да проследяват представянето на служителите, като същевременно централизират задачите, комуникациите и информацията.
Получавайте информация в реално време за напредъка на въвеждането в работата
За да получите цялостен поглед върху процеса на въвеждане в работата в цялата организация, използвайте ClickUp Dashboards. Те предлагат видимост в реално време на напредъка на въвеждането в работата, което елиминира необходимостта да изпращате съобщения на всеки нов служител поотделно.
Можете да персонализирате таблото си с различни карти, като списъци със задачи, кръгови диаграми, бар диаграми или карти за изчисления, за да проследявате KPI на HR. Например, можете да добавите кръгова диаграма, за да видите колко задачи по въвеждането са завършени и колко са в процес на изпълнение, или бар диаграма, за да проследявате напредъка по отдели или мениджъри.
Ако искате да имате по-умно предимство, добавете ClickUp AI Cards към таблото си:
- AI Project Update Card за да получите актуална информация за състоянието на проекта, като отбелязвате завършени задачи, текущи задачи и закъснели задачи.
- AI Executive Summary Card за синтезирана картина на състоянието на отделните отдели, като се обръща специално внимание на рисковете или препятствията.
- AI Brain Card за да напишете персонализирано съобщение (например „Покажи ми потенциални клиенти с >3 дни без контакт и ниска ангажираност“) и да получите обобщение заедно с предложения за следващите стъпки.
Гледайте това видео, за да научите повече за таблата, задвижвани от изкуствен интелект:
Елиминирайте ръчното проследяване
Можете също да настроите ClickUp Recurring Tasks, за да задействате редовни проверки (например седмична синхронизация, 90-дневен преглед).
ClickUp ви позволява да персонализирате повторенията (ежедневно, седмично, месечно, „дни след завършване“ и т.н.) и да изберете дали да създадете нова задача или да отворите отново съществуващата. Това гарантира, че последователните последващи действия няма да бъдат забравени, тъй като въвеждането в работата се простира през първото (и второто) тримесечие.
📖 Прочетете също: Как нашият екип за въвеждане на нови служители използва ClickUp
Примери за употреба за HR екипи
Ето как екипите по човешки ресурси могат да използват ClickUp за нещо повече от просто проследяване на новоназначените служители.
Обучение и развитие на служителите
Проследяването на напредъка в обучението и управлението на ресурсите за обучение става безпроблемно, когато всичко се намира на едно място. С ClickUp Docs екипите по човешки ресурси могат да централизират наръчниците за въвеждане в работата, актуализациите на политиките и съдържанието за развитие на умения в структуриран, лесен за навигация формат.
Можете да включвате богат текст, да вграждате видеоклипове или да прикачвате връзки към сертификати за обучение, което улеснява служителите да следят информацията, а HR отдела да поддържа съдържанието актуализирано.
🤩 Бонус: Мечтали ли сте някога да имате умен асистент, който да намира, пише и организира вашата HR документация? Е, желанието ви се е сбъднало!
ClickUp Brain MAX ви помага да намирате политики, ръководства за въвеждане в работата или документи за обучение в ClickUp и свързаните с него приложения като Google Drive или SharePoint, всичко това от една лента за търсене.
Трябва да си водите бележки от срещи или да актуализирате политика? Просто го кажете на глас, като използвате ClickUp Talk to Text, и Brain MAX ще го транскрибира и ще го доусъвършенства за вас.
Управление на производителността
Оценките на представянето, проследяването на целите и събирането на обратна връзка не е необходимо да се извършват с различни инструменти. С помощта на ClickUp Views екипите могат да визуализират циклите на оценяване, да филтрират целите за представяне или да групират служителите по напредък и отдел, и всичко това в едно работно пространство.
Например, можете да добавите ClickUp List View за подаване на резултати, ClickUp Board View за етапи на преглед и ClickUp Calendar View за планиране на месечни цикли на оценяване.
Това дава на мениджърите и HR отдела незабавен поглед върху това кой е наред за обратна връзка, кой е в процес на преглед и кои цели все още са в процес на изпълнение.
🧠 Интересен факт: В средата на 20-ти век наименованието „отдел по персонала“ беше широко разпространено. Но през 1948 г. беше основана Американската асоциация за управление на персонала (по-късно преименувана на SHRM). Това бележи преход към признаването на човешките ресурси като професия, а не просто административна работа.
Набиране и наемане на персонал
Работните процеси по набиране на персонал могат да протичат също толкова гладко в ClickUp.
ClickUp Email Project Management позволява на специалистите по подбор на персонал да комуникират с кандидатите от платформата, да изпращат актуализации, да планират интервюта или да следят документи, без да преминават към външна пощенска кутия.
Освен това, автоматизацията в ClickUp опростява повтарящите се дейности по контактиране. Рекрутерите могат да зададат тригери за изпращане на автоматични имейли, когато кандидатът премине в нов етап, подаде формуляр или завърши задача.
Например, когато статутът на кандидат се промени на Интервю насрочено, ClickUp може автоматично да изпрати потвърждаващо имейл с подробностите за интервюто и да копира мениджъра по наемането. Всяко имейл се появява в задачата на кандидата, като по този начин целият екип по наемането е в синхрон по отношение на всяка взаимодействие.
💡 Професионален съвет: Избягвайте главоболието от писателския блок с ClickUp Brain. Сега можете бързо да генерирате съдържание за имейли, да създавате прецизни теми и да организирате идеите си, без да започвате от нулата.
Ангажираност на служителите и проучвания
Събирането на обратна връзка и измерването на ангажираността става лесно с ClickUp Forms.
Екипите по човешки ресурси могат да създават персонализирани формуляри за събиране на отговори от анкети, обратна връзка от колеги или мнения за инициативи за ангажираност, като всички те се въвеждат директно в структурирани задачи в ClickUp.
Ето какво сподели за ClickUp Сам Морган, директор по уеб операции в The Nine:
ClickUp промени изцяло работата на нашия екип, а подкрепата, която ни оказаха по време на въвеждането, беше невероятна! Спести ни безброй часове, ни предостави данни, с които да разпределим ресурсите си по-ефективно, и ни помогна да спазим графика на проектите, като същевременно държахме клиентите ни в течение.
ClickUp промени изцяло работата на нашия екип, а подкрепата, която ни оказаха по време на въвеждането, беше невероятна! Спести ни безброй часове, ни предостави данни, с които да разпределим ресурсите си по-ефективно, и ни помогна да спазим графика на проектите, като същевременно държахме клиентите ни в течение.
🧠 Интересен факт: Робърт Оуен е един от първите мислители, които се заемат с подобряването на условията на работниците през 1800 г. Той построява прилични жилища за работниците, противопоставя се на детския труд и настоява за по-добри условия на труд. Неговата философия оказва влияние върху това, което по-късно се превръща в HR.
📖 Прочетете също: Тествахме най-добрия софтуер за управление на човешките ресурси за екипите, работещи с хора
Добре дошли с SyncUps в ClickUp
Плавното въвеждане в работата е ключово за това новите служители да се адаптират бързо и да се чувстват подкрепени от първия ден. Но задачите, обучението и последващите действия лесно се разпръскват между имейли, чатове и таблици.
Използването на инструмент като ClickUp поддържа всичко организирано на едно място.
С ClickUp SyncUps екипите по човешки ресурси могат да планират сесии за въвеждане в работата, да проследяват напредъка с задачи и списъци за проверка, да записват и споделят бележки от срещи и да свързват действията директно с работните процеси.
Това прави въвеждането в работата по-ефективно, намалява объркването и помага на новите служители да допринесат по-бързо.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес!
Често задавани въпроси (FAQ)
Да, новите служители могат да се присъединят към SyncUps без пълен акаунт в ClickUp. Те могат да участват като гости в канали или директни съобщения, където се инициират SyncUps.
ClickUp SyncUps улеснява сътрудничеството в реално време по време на въвеждането, като позволява на HR и мениджърите да провеждат проверки на живо, да споделят екрани и да отговарят на въпроси незабавно, всичко това в рамките на платформата ClickUp.
ClickUp SyncUps преодолява разстоянието, като позволява взаимодействия лице в лице, което прави дистанционното въвеждане в работата по-ангажиращо и ефективно. Поддържа споделяне на екрана, свързване на задачи и незабавна обратна връзка, като гарантира, че новите служители се чувстват свързани и подкрепени.
Не, ClickUp SyncUps не се записват автоматично. Домакинът трябва ръчно да стартира записа, като кликне върху иконата за запис по време на срещата.
Да, отделът по човешки ресурси може да използва обобщенията, генерирани от изкуствен интелект от сесиите на ClickUp SyncUps, за да актуализира документите за въвеждане в работата, като по този начин гарантира, че всички дискусии и решения са точно отразени в официалните материали.
Да, ClickUp SyncUps за въвеждане в работата е проектиран с оглед на сигурността. Той предлага функции като криптирана комуникация и контрол на достъпа въз основа на роли, за да гарантира, че дискусиите, свързани с човешките ресурси, остават поверителни и сигурни.