Екипите по доставки са под натиск да правят повече с по-малко средства – в условията на нестабилни пазари, шокове в доставките и безмилостни съкращения на разходите.
Използването на ChatGPT за примери за употреба в областта на доставките позволява на вашия екип да реагира по-бързо на променящите се пазари и очаквания. ChatGPT може да симулира сценарии с доставчици, да анализира рисковете, да изготвя RFP и дори да предлага начини за оптимизиране на стратегиите за доставки.
В този блог ще споделим някои от основните примери за използване на ChatGPT за екипите по доставки. За всеки пример ще споделим специално създадени подсказки за ChatGPT.
За да започнете, просто копирайте и поставете тези подсказки в контекста си. Продължете и ги персонализирайте, за да получите специализирани информации.
⭐ Представен шаблон
Шаблонът за доставки на ClickUp централизира източниците, данните за доставчиците и одобренията за покупки за екипите по доставки и операции.
Полета като Ниво на доставчика, Критичност и Статус на съответствие позволяват приоритизиране, докато изгледите за Договори, Одобрения и Поръчки за покупка дават на вашия екип незабавен поглед върху всеки етап от цикъла на доставките.
Защо да използвате ChatGPT в областта на доставките?
Екипите по доставки са натоварени с огромна работна натовареност – управление на договори, данни за доставчици, съответствие и обширна документация.
Предизвикателството е сериозно: според скорошен доклад на Hackett Group, докато натоварването в областта на доставките ще се увеличи с 10%, бюджетът на екипа ще нарасне само с 1%, което ще доведе до 9% разлика в ефективността.
ChatGPT преодолява тази сложност. Използвайки обработка на естествен език (NLP), той действа като партньор в мисленето, за да анализира изолирани данни, да изготви основно съдържание и да представи заключения за минути, а не за дни, ускорявайки вземането на решения и преодолявайки разликата в ефективността.
Ето как ChatGPT може да ви помогне:
- Стратегически фокус: Автоматизира проучването и документирането, за да подпомогне професионалистите в областта на доставките, освобождавайки време за преговори и стратегическо снабдяване.
- По-голяма ефективност: Ускорява ръчните процеси по доставките, като проучване на доставчици и анализ на договори, и автоматизира създаването на първи чернови на договори, SLA, RFQ, политики за доставки и резюмета на срещи с помощта на AI инструменти.
- Комплексен анализ: Сравнява профилите на доставчиците, условията и пазарите, като същевременно укрепва управлението на риска с обобщения на сценарии и предупреждения – предизвикателства при доставките, които човешкият надзор може да пропусне.
- Намалени човешки грешки: Тъй като ChatGPT автоматизира анализа и събирането на данни, той елиминира грешките от ръчното въвеждане на данни и несъответствията във форматирането.
- Лидерство и подпомагане: Предоставя на ръководителите в областта на доставките информация в реално време и помага на специалистите да се ориентират по-бързо с помощта на насоки и шаблони за многократна употреба, за да подобрят проследяването на ефективността на доставчиците.
- Оперативна ефективност: Записва извлечените поуки и затваря цикъла за непрекъснато усъвършенстване през целия цикъл на доставките.
📮 ClickUp Insight: 37% от нашите респонденти използват AI за създаване на съдържание, включително писане, редактиране и имейли. Този процес обаче обикновено включва превключване между различни инструменти, като инструмент за генериране на съдържание и вашето работно пространство.
С ClickUp получавате подпомагане при писането, базирано на изкуствен интелект, в цялото работно пространство, включително имейли, коментари, чатове, документи и др. – и всичко това, като запазвате контекста от цялото си работно пространство.
👀 Знаете ли, че 90% от професионалистите в областта на доставките вече планират да използват AI агенти за оптимизиране на своите операции по доставки.
Примери за използване на ChatGPT в областта на доставките
Може би сте специалист по доставки, който иска да използва ChatGPT за изготвяне на документи за доставки. Или мениджър по доставки, който иска да използва ChatGPT за оптимизиране на многоетапни работни процеси.
Може би сте ръководител на отдела за доставки или главен директор по доставките, който иска да използва изкуствен интелект за стратегическо планиране и подкрепа при вземането на решения.
Създадохме примери за използване на ChatGPT за всяко ниво на потребители. Разгледайте ги.
Примери за използване на ChatGPT за основна документация
1. ChatGPT за изготвяне на RFP (заявки за предложения)
Ръчното изготвяне на RFP изискваше от екипите да започват от нулата или да използват остарели шаблони.
Би отнело часове или дори дни, за да се съгласуват обхватът, техническите спецификации, сроковете, критериите за оценка и клаузите за съответствие.
Липсващите данни често се появяват късно, което налага да се искат разяснения от доставчиците и удължава цикъла, като по този начин се удължават сроковете за доставка.
С ChatGPT трябва само да въведете контекста на проекта – категория, обеми, обекти, политики и срокове. Веднага ще получите пълен проект на RFP с структурирани раздели: цели, обхват, спецификации, формат на подаване, тежести за оценка и бележки за съответствие.
ChatGPT дори подчертава пропуските и ги превръща в въпроси към доставчиците. Вашият екип отново разполага с време, за да се съсредоточи върху по-важни задачи, като оценка на доставчиците и преговори.
🤖 Общ подсказващ текст за изготвяне на RFP: „Изгответе RFP за [проект/категория]. Включете: цели, обхват, технически спецификации, срокове, критерии за оценка с тежести, формат за подаване и изисквания за съответствие, съобразени с [политика/стандарт]. Посочете липсващите данни като въпроси към доставчиците. ”
2. ChatGPT за списък за проверка при наемане на доставчици
От събирането на документи до настройването на системи, получаването на одобрения и всичко останало – включването на нов доставчик изисква много усилия.
С помощта на ChatGPT можете да създадете персонализиран работен процес за въвеждане на нови доставчици въз основа на специфичните изисквания на вашата компания. Това спестява на вашия екип да изобретява колелото наново всеки път, когато се въвежда нов доставчик.
🤖 Общ списък за проверка при наемане: „Създайте списък за проверка при наемане на доставчици за [индустрия/тип компания]. Включете раздели за правни документи, сертификати за съответствие, финансова настройка, достъп до ИТ/сигурност, KPI за производителност и етапи на одобрение. ”
⚡ Архив с шаблони: Безплатни шаблони за инвентаризация за Excel, Sheets и ClickUp
3. ChatGPT за изготвяне на имейли за комуникация с доставчици
Ръчното управление на имейлите на доставчиците създава сериозни затруднения.
Тъй като всеки купувач използва свой собствен стил на комуникация, липсата на стандартизация води до объркване на доставчиците, пропуснати детайли и бавни отговори.
Десетките ръчни имейли (заявки за оферти, разяснения, напомняния) означават, че важната информация лесно се губи, което принуждава екипите да губят време в търсене на основни подробности, които би трябвало да са ясни от самото начало.
ChatGPT може да реши този проблем, като стане ваш асистент при изготвянето на документи. Въведете необходимата информация и той ще ви предостави професионални имейли на доставчици за секунди.
От първоначалния контакт до напомняния за крайни срокове и последващи действия след срещи, то гарантира последователна комуникация.
🤖 Подсказки на ChatGPT за комуникация с доставчици
Първоначален контакт с доставчика: „Напишете имейл, с който каните [име на доставчика] да участва в запитване за оферта за [категория/проект]. Включете обхвата на проекта, крайния срок за подаване на оферти и данни за контакт за допълнителни разяснения. Поддържайте официален, но приветлив тон.“
Искане за разяснение: „Напишете имейл с искане за разяснение до [Име на доставчика] относно липсващи подробности в отговора им на RFP. Попитайте конкретно за цените на единица, сроковете за доставка и гаранционните условия. Поискайте отговор до [дата]. ”
Напомняне за краен срок: „Генерирайте имейл с напомняне до [Име на доставчика], че отговорът им на запитването за оферта за [ID] трябва да бъде подаден до [дата]. Бъдете учтиви, кратки и професионални и включете отново инструкциите за подаване.“
Последващи действия след срещата: „Напишете имейл за последващи действия до [Име на доставчика] след днешната преговорна среща. Обобщете договорените точки, очакващите се разяснения и следващите стъпки с определените отговорници и крайни срокове.“
📮 ClickUp Insight: 21% от анкетираните искат да използват изкуствения интелект, за да се отличат професионално, като го прилагат в срещи, имейли и проекти.
Макар че повечето приложения за електронна поща и платформи за управление на проекти имат интегрирана функция за изкуствен интелект, тя може да не е достатъчно безпроблемна, за да обедини работните процеси между различните инструменти.
Но ние разгадахме кода в ClickUp! С функциите за управление на срещи на ClickUp, базирани на изкуствен интелект, можете лесно да създавате точки в дневния ред, да записвате бележки от срещи, да създавате и възлагате задачи от бележките от срещите, да транскрибирате записи и много други – с нашия AI Notetaker и ClickUp Brain.
Спестете до 8 часа срещи на седмица, точно като нашите клиенти от Stanley Security!
4. ChatGPT за създаване на формуляр за приемане
Вашият екип по доставки получава заявки за доставки чрез различни канали, включително имейл, чат и неформални бележки.
Без стандартен процес на приемане, важни детайли като бюджет, спецификации и крайни срокове се пропускат. Може дори да се наложи да изпратите няколко заявки, за да ги получите.
Използвайте ChatGPT, за да създадете постепенна форма, която събира цялата необходима информация предварително – подробности за заявителя, бизнес обосновка, бюджетни кодове, проверки за съответствие и срокове.
По този начин всяка заявка постъпва в системата с пълни, стандартизирани данни, което намалява необходимостта от допълнителни разговори и ускорява процеса на одобрение.
🤖 Подсказка за създаване на формуляр за приемане: „Създайте формуляр за приемане на поръчки за [тип компания/индустрия]. Включете полета за подробности за заявителя, описание на проекта, категория разходи, приблизителен бюджет, изисквана дата на доставка, проверки за съответствие и маршрут за одобрение. Оформете го като структуриран списък за проверка или схема на уеб формуляр. ”
💡 Професионален съвет: В работната среда на ClickUp не е необходимо да търсите подробности в имейли или таблици. Използвайте формулярите на ClickUp с условна логика, така че заявителите или доставчиците да виждат само полетата, които са от значение за тях.
Например, качването на сертификати се появява само когато е избрана регулирана категория.
Всяка подадена форма може автоматично да създаде задача, да я възложи на подходящия собственик и да задейства одобрения, което позволява на входящите поръчки да преминат от заявка към действие без ръчно усилие.
Примери за използване на ChatGPT в областта на доставките за мениджъри от средно ниво
5. ChatGPT за преглед на договори и оценка на риска
Прегледите на договорите са едно от най-големите препятствия в областта на доставките. Трябва да разчитате на вече претоварените правни отдели, за да отбележат нестандартни условия, пропуски в съответствието или скрити рискове.
Въпреки че ChatGPT не може да замести правния екип, той служи като първи прегледач в процеса на управление на договорите.
Можете да го накарате да сканира договорите, за да подчертае необичайни ценови тригери, клаузи за автоматично подновяване, ограничения на отговорността и изисквания за съответствие. Той може също да открие проблеми, които се нуждаят от по-задълбочено правно внимание.
🤖 Подсказка за преглед на договорите с доставчици: „Прегледайте този договор с доставчик за [категория/проект]. Извлечете всички клаузи, свързани с корекции на цените, автоматично подновяване, права на прекратяване, ограничения на отговорността, защита на данните и кредити за услуги. За всяка от тях класифицирайте като стандартна или нестандартна въз основа на обичайните практики при доставките. Предоставете кратка бележка за риска (нисък/среден/висок) с обосновка и избройте уточняващи въпроси, които трябва да бъдат зададени от отдела за доставки, преди да бъдат изпратени на правния отдел. Завършете с едностранично резюме за ръководството, в което се очертават 5-те най-големи риска и препоръчителните следващи стъпки. ”
📚 Прочетете повече: Най-добрият софтуер за управление на запасите (с безплатен шаблон)
6. ChatGPT за подкрепа при преговори
Представете си, че сте провели симулирана преговори преди да отидете на важна среща. Подобно на вашия персонализиран преговарящ, който би тествал вашите аргументи под натиск, би разкрил слабите ви места и би усъвършенствал вашите отговори.
ChatGPT действа като партньор за репетиция на преговори. Можете да симулирате разговори с доставчици, да тествате контрааргументи и да предвидите съпротива преди действителната среща. Можете дори да използвате този разговор, за да подготвите сценарии за справяне с възражения и да подобрите уменията си за преговори.
🤖 Подсказка за ролева игра за преговори с доставчици: „Трябва да се упражнявам в преговори с доставчик преди реалната ни среща. Вие ще играете ролята на доставчика, а аз ще бъда купувачът. Ето ситуацията:
Продукт/услуга: [посочете какво купувате]
Текущи условия: [текущи цени, условия на плащане, график за доставка]
Какво искам да променя: [нови условия, които търсите]
Вероятни притеснения на доставчика: [паричен поток, маржове, капацитет и др. ]
Започнете преговорите, като отговорите на моето първо искане с типичното отхвърляне от страна на доставчика. Използвайте реалистични ограничения и проблеми в бранша. Бъдете предизвикателни, но справедливи – както би бил един истински доставчик.
След като приключим с обмена на мнения, дайте ми честен отзив за:
- Кои от моите аргументи бяха най-силни/най-слаби?
- С какви възражения се справих добре или зле
- Алтернативни подходи, които бих могъл да опитам
- Ключови моменти, които пропуснах и които биха могли да подобрят позицията ми
Готови ли сте да започнете? Ето моето начало: [вмъкнете вашето начално изявление за преговори]”
⭐ Бонус: Използвайте ClickUp Brain MAX — контекстуална изкуствена интелигентност за по-умни преговори.
В работната среда на ClickUp не е необходимо да копирате данни за преговори, условия или бележки за доставчици във външни инструменти. ClickUp Brain MAX внася контекстуална изкуствена интелигентност директно във вашата работна среда. Той разбира вашите активни проекти, историята на доставчиците и договорните условия, така че когато го помолите да обобщи основните точки или да подготви контрааргументи, той вече познава контекста.
7. ChatGPT за анализ на моделите на разходите
Като специалист по доставки на средно ниво, често сте първият, който се заема с необработените данни за разходите – CSV извлечения от ERP системи, електронни таблици с история на поръчките за покупка (PO) или фактури от доставчици.
Трябва да забележите тенденциите, изтичанията или необичайните разходи достатъчно бързо, за да представите на ръководството полезни информации. Ръчното почистване и разбиване на данните обаче отнема часове.
ChatGPT ускорява този процес, като интерпретира файловете с данни и обобщава информацията, която те съдържат. Може да подчертае основните категории по разходи, да маркира дублиращи се доставчици, да разкрие разлики в единичните цени и да идентифицира възможности за консолидация или предоговаряне.
Резултатът е готово за представяне повествование.
🤖 Подсказка за анализ на модела на разходите: „Анализирайте данните за разходите за доставки и идентифицирайте възможностите за намаляване на разходите: [поставяте данните за разходите].
Имам нужда от вас, за да:
- Открийте необичайни модели на разходи или аномалии, които изискват внимание.
- Идентифицирайте категориите, в които вероятно харчим прекалено много в сравнение с еталонните стойности.
- Намерете възможности за консолидиране на доставчиците или договаряне на отстъпки за количество.
- Отбележете нестандартните покупки, които се извършват извън одобрените доставчици.
- Изчислете потенциалните икономии от всяка препоръка.
- Приоритизирайте възможностите според въздействието и лекотата на изпълнение.
Представете заключенията в ясно обобщение с конкретни суми в долари, където е възможно, и практически следващи стъпки за всяка възможност. ”
8. ChatGPT за автоматизиране на поръчки за покупка (PO)
Когато създавате поръчка за покупка, всяка поръчка изисква да проверите кодовете на бюджета, да потвърдите данните на доставчика, да съгласувате позициите и да гарантирате съответствие с политиките на компанията.
Ръчният процес е податлив на грешки, тъй като дори грешни SKU или несъответстващи цени могат да доведат до по-големи проблеми. Това не само би създало спорове между отдела за доставки, финансовия отдел и доставчиците, но и би им отнело време за корекции и повторни одобрения. В най-лошия случай това може да доведе до санкции.
ChatGPT може да автоматизира първия проект на поръчки за покупка, като извлича структурирани данни като данни за заявки, подробности за доставчици и ценови условия.
Той генерира пълен формат на поръчка за покупка с вече попълнени позиции, суми, адреси за доставка и условия. С участието на човек в процеса можете да валидирате и одобрите поръчката за покупка.
Освен това ChatGPT може да сигнализира за несъответствия (като несъответствия в цените спрямо договорените тарифи) преди изпращането на поръчката.
🤖 Подсказка за средно ниво за автоматизиране на поръчки за покупка: „Генерирайте поръчка за покупка за [Име на доставчика] въз основа на следните данни за заявката: [поставяте таблица или подробности]. Включете номер на поръчката, подробности за доставчика, позиции (с SKU, единични цени и количества), обща стойност, адрес за доставка, условия за плащане и раздел за одобрение. Отбележете всички цени, които не съответстват на договорените тарифи, и подчертайте липсващите полета, които изискват потвърждение. ”
💡 Професионален съвет: Помолете ClickUp Brain да извлече позиции, цени и данни за доставчиците директно от задачите или свързаните фактури. Brain автоматично извлича информацията и генерира структуриран проект на поръчка, който е готов за преглед, одобрение и изпращане.
Резултатът е по-бързи цикли за мениджърите по доставки, които обработват десетки поръчки всяка седмица.
9. ChatGPT за управление на доставчици
Управлението на доставчиците изисква много ресурси поради фрагментираните данни: отчети за ефективността, SLA и актуализации за съответствие пристигат в различни формати (електронни таблици, PDF файлове, имейли). Ръчното консолидиране на тази информация отнема значително време и усилия, което увеличава риска от критични проблеми (нарушения на SLA, изтичане на сертификати), които водят до забавяния и финансови санкции.
Без стандартизирани данни циклите на подновяване се забавят, а доказателствата за ефективността на доставчиците остават неофициални.
ChatGPT ви помага да консолидирате фрагментираната информация в структурирани карти за оценка на доставчиците, табла за рискове и тримесечни обобщения на резултатите. То може да извлича ключови подробности от доклади или имейли, да отбелязва повтарящи се проблеми и дори да генерира планове за коригиращи действия за доставчици с незадоволителни резултати.
🤖 Подсказка на ChatGPT за създаване на карта за оценка на доставчиците и обобщение на рисковете: „Консолидирайте данните за доставчика [Име на доставчика] от следните източници: отчети за изпълнението, регистри на SLA и документи за съответствие. Обобщете спазването на SLA, изпълнението на доставките, стабилността на цените и честотата на възникване на проблеми. Класифицирайте рисковете по категории (финансови, оперативни, съответствие) и присвойте рейтинги (нисък/среден/висок). След това създайте едностранична карта за оценка на доставчиците с визуални индикатори и 90-дневен план за подобрение, включващ конкретни коригиращи действия и тригери за ескалация. ”
⭐ Бонус: Използвайте ClickUp AI Agents за управление на доставчиците. Използвайте готови агенти или ги персонализирайте. Тези агенти могат:
- Наблюдавайте KPI на доставчиците: Проследявайте в реално време OTIF ефективността, процента на дефектите и разликите в цените между доставчиците.
- Предсказвайте рисковете, свързани с доставчиците: Идентифицирайте модели като повтарящи се нарушения на SLA или забавени доставки, преди те да станат системни.
- Генериране на действия за подобрение: Препоръчайте коригиращи мерки или изгответе автоматично задачи за CAPA (коригиращи и превантивни действия).
- Ескалирайте интелигентно: Препращайте проблемите към отговорните за доставките или мениджърите на категории в зависимост от сериозността и нивото на доставчика.
- Автоматизирайте отчитането: обобщавайте седмично състоянието на доставчиците и изпращайте актуализациите директно в таблата за управление на ClickUp или каналите на Slack.
Гледайте това видео, за да настроите своя първи AI агент:
Примери за използване на ChatGPT за доставки за лидери
10. ChatGPT за планиране на стратегия за доставки
Главният директор по доставките (CPO) се нуждае от стратегическа яснота. Например, как да се балансира намаляването на разходите с устойчивостта на доставчиците и приоритетите на ESG. Традиционното планиране изисква седмици на междуфункционални семинари и PowerPoint презентации.
ChatGPT съкращава този цикъл до няколко часа, като синтезира данните за доставчиците, анализа на разходите, пазарните доклади и вътрешните цели в една единна стратегическа концепция.
Той може да генерира наръчници за доставки с етапи на трансформация, технологични улеснения и показатели за ефективност, съобразени с корпоративните OKR. Ръководителите могат да използват тези подпомагани от AI чернови, за да преминат директно към стратегически дискусии, без да се налага да ги изготвят от нулата.
🤖 Подсказка на ChatGPT за планиране на стратегия за доставки: „Действайте като главен стратег по доставките. Използвайте информацията по-долу, за да изготвите 3-годишна стратегия за доставки с (а) цели и ключови показатели за ефективност, (б) наръчници за категории, (в) стратегия за портфолио на доставчици, (г) оперативен модел и роли, (д) пътна карта за данни/технологии, (е) рискове и мерки за намаляване на риска, (ж) 12-месечни етапи.
Входни данни: Индустрия = [ ], Приходи = [ ], Структура на разходите = [пряк %/непряк %], Топ 8 категории = [ ], Текуща зрялост (S2C/CLM/SRM/P2P/Анализи 1–5) = [ ], Цел за икономии = [%], Цел за устойчивост = [двойно източник %, време за възстановяване], Приоритети на ESG = [ ].
Ограничения: Бюджет ≤ [ ], ръст на персонала ≤ [ ], регулаторни задължения = [ ].
Резултати: 1-странично резюме, таблица с категорийни стратегии, график за трансформация (тримесечен), дърво на KPI (водещи/закъсняващи), топлинна карта на риска, ритъм на управление.
11. ChatGPT за прогнозиране на разходите
Нестабилните пазари правят непредвидимостта на разходите една от най-големите слабости на висшето ръководство.
Главните директори по веригата на доставки (CSCO) и главните финансови директори (CFO) трябва да разчитат на исторически средни стойности или статични бюджети при липса на надеждни прогнози.
ChatGPT може да съпостави пазарна информация, индекси на суровините, валутни колебания и данни за представянето на доставчиците с вътрешните разходи, за да изготви прогнози за бъдещето.
Той показва ранни предупредителни сигнали за преразход и моделира сценарии за смекчаване на последиците, като консолидиране на обема или предоговаряне с доставчиците.
🤖 Подсказка на ChatGPT за прогнозиране на разходите: „Анализирайте 24 месеца данни за S2P (поръчки/фактури), за да генерирате прогноза за разходите за следващото тримесечие по категории с базови/високи/ниски сценарии.
Какво да направите:
- Инженерни фактори (обем, единична цена, сезонност, валутен курс, индекс на суровините [уточнете])
- Количествено измерване на чувствителността на разходите към всеки фактор (еластичност)
- Категории, които вероятно ще надхвърлят бюджета с >[x]%
- Препоръчайте целенасочени действия (например консолидиране на обема, хеджиране, повторни оферти) с финансово въздействие и график
Резултати: Изпълнителен доклад (≤12 точки), таблица с категории (прогноза, диапазон, движещи сили, риск), описание на водопадната диаграма („какво влияе на цифрата“), 30/60/90-дневен план за действие с отговорни лица.
Предположения: Документирайте пропуските в качеството на данните и нивото на достоверност за всяка категория. ”
📚 Прочетете още: Как да управлявате процеса на закупуване на SaaS
12. ChatGPT за информация за риска, свързан с доставчиците
Един проблем с доставчик може да доведе до загуба на милиони приходи. Въпреки това много CPO откриват риска едва след като той вече е настъпил.
ChatGPT може да действа като анализатор в реално време. Той може да сканира публични новини, списъци със санкции, ESG разкрития и финансови отчети, за да сигнализира за ранни признаци на нестабилност.
Той може да съпостави външни показатели (промяна на собствеността, стачки, несъстоятелност) с вътрешни KPI (забавяния в доставките, проблеми с качеството) и да предложи стратегии за смекчаване на риска.
🤖 Подсказка на ChatGPT за информация за риска, свързан с доставчиците: „Създайте доклад за риска, свързан с доставчиците, за [име на доставчика], като използвате следните източници на данни: вътрешни KPI (скорост на доставка, дефекти, нарушения на SLA), актуални новини и кредитни доклади.
- Оценете риска във финансово, оперативно и нормативен аспект.
- Присвойте количествен рисков рейтинг (1–10)
- Идентифицирайте 5-те най-важни предупредителни знаци и препоръчителните мерки за намаляване на риска.
- Обобщете в едностраничен изпълнителен доклад с цветни кодове за оценка (ниска/средна/висока).
13. ChatGPT за изпълнителни табла и отчети
ChatGPT може да анализира картите за оценка на доставчиците, данните за поръчките и отчетите за спестяванията, за да генерира обобщения за тримесечните бизнес прегледи или заседанията на борда.
Той може да подчертае отклоненията от KPI, да обясни разликите и дори да препоръча следващи действия, превръщайки показателите в полезни управленски прозрения.
🤖 Подсказка на ChatGPT за подготовка на изпълнителни табла: „Превърнете тези тримесечни данни за ефективността на доставките в доклад, готов за представяне пред борда. Включете:
- Общи разходи и реализирани икономии
- Тенденции в риска, свързан с доставчиците, и ключови инциденти
- Процент на съответствие с договора
- Средна продължителност на цикъла на доставките
- Обобщение на инициативите за дигитална трансформация
Формат за лесно четене от ръководството с пет ключови препоръки за следващото тримесечие. ”
14. ChatGPT за устойчивост и ESG отчетност
Закупуването е отговорно за 60–90% от отпечатъка на компанията върху устойчивостта, но събирането на ESG данни от доставчиците отнема много време и е фрагментирано.
ChatGPT може да извлича ESG разкрития, доклади за емисии и резултати от одити, да ги съпоставя с CSRD или GRI рамки и да открива пропуски в съответствието.
Той може също да препоръча планове за подобряване на доставчиците и да генерира обобщения за ръководството за прегледи на устойчивостта.
🤖 Подсказка на ChatGPT за подготовка на обобщение за съответствие с ESG: „Съставете пакет с ESG показатели за доставчиците, съобразен с [CSRD/GRI], за 20-те най-големи доставчици по разходи.
Входни данни: Разкрития на доставчиците по ESG (предоставени), бележки от одит, ниво на риск по категории.
Задачи: Извлечете показатели, свързани с обхват 3, статистически данни за разнообразието, инциденти, свързани с безопасността, и удостоверения за политики. Идентифицирайте пропуските спрямо критериите на рамката; предложете запитвания за събиране на данни.
Резултати: Топлинна карта по доставчик/категория, нива на зрялост (основно/прогресивно/лидерско), 6-месечни действия за подобрение с необходимите доказателства и договорни лостове (клаузи за отчитане, тежести на картите за оценка).
Внимание: Посочете източника за всеки показател; отбележете приблизителните оценки с ниво на достоверност. ”
15. ChatGPT за обща стойност на собственост и инженеринг на стойността
CPO и CFO искат да преминат от „икономии на единична цена“ към създаване на обща стойност.
ChatGPT може да моделира факторите, определящи крайните разходи. Това включва придобиване, логистика, енергия, поддръжка, изхвърляне и рискови премии, и предлага начини за преработване на спецификациите или моделите за снабдяване.
Той може също така да сравнява предложенията на доставчиците с пазарните норми, за да разкрие информация за разходите за обслужване, която често се крие зад базовите цени.
🤖 Подсказка за ChatGPT за моделиране на сценарии за обща цена на притежание за ключови категории: „Разработете модел за обща цена на притежание за [категория/продукт].
Включете преки и непреки фактори, влияещи върху разходите (материали, логистика, гаранция, поддръжка, риск, престой).
Сравнете трите най-добри доставчици по цена на жизнения цикъл, а не само по цена.
Предложете 3 промени в дизайна или процеса, които да намалят общите разходи с поне 8% без компромис с качеството.
📚 Прочетете още: Най-добрите софтуерни инструменти за управление на операциите
Ограничения при използването на ChatGPT в областта на доставките
ChatGPT носи значителна полза за операциите по доставки, но не е софтуер за управление на доставките. Това е самостоятелен инструмент с ограничения, които трябва да знаете.
Липса на контекстуална осведоменост
ChatGPT не разбира вашата компания. Трябва да обясните вашата стратегия за доставки и да я захраните с конкретни данни, материали, уебсайтове и организационни изисквания, за да получите подходящи препоръки.
Без подробен контекст ще получите общи препоръки, които не отчитат вашите вътрешни ограничения или стратегически приоритети.
Липса на интеграция
ChatGPT не може автоматично да извлича данни от вашия инструмент за управление на поръчки или логистичен софтуер в реално време. Ще трябва ръчно да експортирате данни от различни платформи и да ги въведете в ChatGPT за анализ. Това не само отнема много време, но и създава проблеми с точността, когато данните остареят между експортирането и анализа.
👀 Знаете ли, че... Само 21% от компаниите съхраняват по-малко от 70% от данните си за разходите на едно място, което означава, че повечето екипи по доставки работят на сляпо с разпръснати данни.
Проблеми, свързани с поверителността и сигурността
Когато използвате ChatGPT за доставки, вие споделяте чувствителна информация за доставчиците, договорни условия и данни за конкурентни цени. Това може да е в нарушение на политиката на вашата компания за неразкриване на поверителна информация на трети страни, предоставящи услуги, свързани с изкуствен интелект.
Тъй като стандартният ChatGPT обработва заявките чрез сървърите на OpenAI, където служителите могат да преглеждат вашите разговори, за да подобрят системата. Без контрол на поверителността на корпоративно ниво вашите данни могат да бъдат компрометирани, което да доведе до правни проблеми.
❗ Внимание: Според проучването „Доверие в изкуствения интелект “ на KPMG, 44% от служителите използват изкуствения интелект по начини, които противоречат на политиките на компанията, като например качват чувствителни корпоративни данни в публични инструменти за изкуствен интелект. Още по-тревожно е, че 57% признават, че са допуснали грешки в работата си поради грешки на изкуствения интелект.
Без автоматизирано изпълнение на работния процес
ChatGPT помага при организационното планиране и анализ, но не може да изпълнява задачи, свързани с доставките, автоматично. Изкуственият интелект няма да изпраща заявки за покупка, да актуализира записите на доставчиците или да задейства процеси на одобрение.
Все пак ще ви са необходими отделни системи за прилагане на стратегиите и шаблоните. Тази разлика между планирането и изпълнението на доставките създава допълнителна ръчна работа.
Предизвикателства, свързани с точността и проверката на данните
ChatGPT има навика да предпочита отговори, които звучат авторитетно, дори когато основните данни са неточни или измислени. Това е често срещано предупреждение при използването на генеративна изкуствена интелигентност за задачи, свързани с доставките.
Специалистите по доставки трябва да проверят два пъти цялата информация за доставчиците, данните за цените и подробностите за съответствието, преди да вземат решения. Тази стъпка по проверката добавя време към процесите на проучване, които екипите се надяват да оптимизират.
❗ Внимание: Deloitte Australia възстанови част от 440 000 австралийски долара, след като беше установено, че доклад, изготвен с помощта на изкуствен интелект и предаден на австралийското правителство, съдържа измислено съдържание – фалшиви цитати от съда, неверни позовавания и неправилни препратки.
Този епизод служи като предупреждение за корпоративните и финансовите екипи: не може да се вярва сляпо на AI инструментите, а човешкият надзор, особено при отчети с висок залог или преговори по договори, остава от съществено значение.
Няма наблюдение в реално време
ChatGPT не се интегрира с бази данни на доставчици или системи за мониторинг, за да предоставя актуална информация за представянето на доставчиците. Ще трябва да съберете данни за представянето от различни източници, за да получите точни оценки на доставчиците.
Това затруднява непрекъснатото наблюдение и създава „слепи точки“, които могат да повлияят на стратегическото вземане на решения и управлението на риска в отношенията с доставчиците.
📮 ClickUp Insight: 16% от мениджърите се борят с интегрирането на актуализации от различни инструменти в единна визия. Когато актуализациите са разпръснати, в крайна сметка прекарвате повече време в събиране на информация и по-малко време в ръководене.
Резултатът? Ненужни административни тежести, пропуснати идеи и несъответствия. С всеобхватното работно пространство на ClickUp мениджърите могат да централизират задачите, документите и актуализациите, като по този начин намаляват натовареността и извеждат на преден план най-важните идеи точно когато са необходими.
💫 Реални резултати: Съберете 200 професионалисти в едно работно пространство в ClickUp, като използвате персонализирани шаблони и проследяване на времето, за да намалите разходите и да подобрите сроковете за доставка в различни местоположения.
Алтернативи на ChatGPT за доставки
Ограниченията на ChatGPT като самостоятелен инструмент го правят неподходящ за цялостни операции по доставки.
Всъщност, ако наистина искате да оптимизирате процеса на доставки, се нуждаете от AI инструмент за доставки, който е изграден върху съществуващата ви инфраструктура за управление на проекти.
Подобно на ClickUp, приложение за всичко, свързано с работата, което ви позволява да управлявате проекти, да проследявате доставчици, да автоматизирате работни процеси и да анализирате данни за доставките от една единствена платформа. А с централизирана изкуствена интелигентност (ClickUp Brain) можете да свържете всички части от вашата дейност. Ето как:
Настройте работни процеси за доставки с шаблон на ClickUp.
Шаблонът за доставки на ClickUp предлага структурирана рамка без код, която оптимизира целия процес на доставки. Той включва предварително дефинирани настройки за заявки за приемане, RFP, преговори по договори и вътрешни операции по доставки, така че не е необходимо да създавате работни потоци от нулата.
Използвайте шаблона за доставки на ClickUp, за да:
- Изгответе стандартни оперативни процедури за доставките: Създайте стандартизирани процедури, така че всеки член на екипа да разполага с ясни, документирани процеси.
- Проследявайте заявките за приемане: обработвайте заявките за доставки от различни отдели с нива на приоритет и крайни срокове, видими в една организирана визуализация.
- Наблюдавайте представянето на доставчиците: Визуализирайте данните за представянето на доставчиците по ниво, риск, контактна информация и статус на проекта в 8 различни изгледа на ClickUp.
- Визуализирайте важни партньорства: Получете необходимата информация за доставчиците, включително нивата на риск и контактната информация с Tier 1 Mission Critical View.
💡 Професионален съвет: Използвайте възлите с функция „плъзгане и пускане“ в ClickUp Mind Maps, за да начертаете връзки между сложни процеси на доставки. Визуализирайте различните етапи на доставките и идентифицирайте пречките, преди те да повлияят на управлението на веригата за доставки.
Създавайте документи за обществени поръчки, които могат да се споделят, с ClickUp Docs.
ClickUp Docs предлага централизирана платформа за създаване и съхранение на всички ваши договори и документи. С Docs можете да поканите няколко членове на екипа да работят по документи за доставки и да ограничите разрешенията за навигация, за да се справите с предизвикателствата, свързани с контрола на версиите.
Документите могат лесно да бъдат свързани с вашите задачи в ClickUp и записите за доставки. Това означава, че няма да се налага да претърсвате вериги от имейли или споделени дискове, за да намерите най-новата версия на договора, когато доставчикът се обади по повод условията.
Достъп до контекстуална изкуствена интелигентност с ClickUp Brain
В Docs можете да получите достъп и до ClickUp Brain. С изкуствен интелект за доставки в самия редактор на документи можете да:
- Създаване на шаблони за договори: Създайте стандартни шаблони за инвентар, оферти, предложения и договори за услуги въз основа на предишни договори на вашата компания.
- Персонализирайте документите на доставчиците: Brain извлича релевантни данни от базата данни на доставчиците ви, за да попълни контактните данни и историята на цените, така че да не се налага да актуализирате ръчно всеки документ.
- Прегледайте рисковете, свързани с договорите: Brain може да анализира сложни правни документи и да сигнализира за потенциални проблеми, като неблагоприятни условия за плащане или липсващи клаузи за прекратяване.
- Обобщете предложенията на доставчиците: Brain създава кратки обобщения на дълги предложения, като подчертава ключовите разлики в цените и вариациите в графиците на различни доставчици.
- Проверка за съответствие: Brain проверява договорите спрямо регулаторните изисквания във вашата индустрия и идентифицира липсващи сертификати или протоколи за сигурност.
Автоматизирайте работните процеси по доставките с ClickUp Automations
Проследяването на одобрения, препращането на заявки за покупка, проследяването на актуализации от доставчиците и затварянето на цикъла на фактурите са задачи, които отнемат много от времето ви.
С ClickUp Automations превърнете тези рутинни стъпки в автоматизирани работни процеси.
Автоматизацията може да премества задачи между етапи, да присвоява собственици въз основа на прагове за разходи или да задейства предупреждения, когато сертификатите на доставчиците или датите на договорите наближават изтичане. Заявките за покупка могат да се препращат автоматично за одобрение, след като бъдат изпълнени условията за разходите или отдела.
Ето някои автоматизации, които можете да настроите:
Работен процес за одобрение на бюджета
Подадена заявка за покупка → Бюджетът надвишава 5000 долара → Автоматично присвояване на финансовия мениджър → Изпращане на уведомление за одобрение
Мониторинг на риска, свързан с доставчиците
Промени в рейтинга на риска на доставчиците → Актуализация на статуса на „Висок риск“ → Създаване на задача за преглед → Уведомяване на екипа по доставките в рамките на 24 часа
Известия за подновяване на договори
Наближава датата на изтичане на договора → 90 дни преди крайния срок → Създайте задача за подновяване → Възложете я на мениджъра по връзки с доставчиците
Визуализирайте ефективността на доставките с таблата за управление на ClickUp.
Можете да подобрите само това, което се измерва. С многобройните показатели, които трябва да се измерват през целия цикъл на доставките, ръчното им проследяване ще бъде предизвикателство.
ClickUp Dashboards ви спестява много време, като ви предоставя единна визия за вашите договори и данни за доставчиците. Независимо дали следите за навременната доставка, спестяванията на разходи или оценките за съответствие, цялостното състояние на вашите доставки е видимо с един поглед.
📊 Ето някои от КПИ за доставки , които можете да проследявате с помощта на ClickUp:
- Навременна доставка (OTD): % от доставките на доставчиците, изпълнени според графика
- Постигнати икономии: Общи икономии от договорени договори или консолидиране на доставчици
- Време на цикъла на доставките: Средно време от заявката до поръчката за покупка
- Процент на спазване на договорите: % от покупките, направени по действащи договори
- Процент на дефекти при доставчиците: % от доставките, отхвърлени поради проблеми с качеството
- Управлявани разходи: Част от общите разходи, управлявани чрез официални процеси за доставки.
- Време за отговор от доставчика: Средното време, необходимо на доставчиците, за да отговорят на запитвания за оферти или разяснения.
- Точност на фактурите: % от фактурите, обработени без несъответствия
- Оценка на риска на доставчика: Претеглена оценка, комбинираща спазване на SLA, финансова стабилност и състояние на съответствие
💡 Професионален съвет: Използвайте AI карти в таблата, за да вградите интелигентни, динамични прозрения директно в таблата за доставки.
Можете да изпълнявате персонализирани подсказки (чрез AI Brain карти), да получавате обобщения или да генерирате автоматично актуализации на проекти въз основа на последните дейности. AI картите се актуализират при промяна на основните данни, като поддържат таблото ви актуално и готово за вземане на решения.
Централизирайте разговорите там, където се извършва работата
Поддържайте всяка разговор свързана с конкретната задача, RFP или поръчка за покупка, с която е свързана, като използвате ClickUp Chat.
Например, когато доставчик изпрати актуализирани ценови условия, мениджърът на категорията може да добави тези бележки директно в чат канала, свързан с тази задача на доставчика. Финансовите, оперативните и правните екипи могат да преглеждат, обсъждат и актуализират следващите стъпки на едно място – без хаос в имейлите и без изгубен контекст.
За сътрудничество в реално време, SyncUps в ClickUp Chat улеснява провеждането на дискусии в реално време точно там, където се извършва работата. Можете да започнете аудио или видео разговор директно в канал или задача.
💡 Професионален съвет: Използвайте ClickUp Chat на мобилния си телефон, за да поддържате плавен разговор по въпроси, свързани с доставките, дори когато не сте на работното си място.
Конвергентна работна среда с изкуствен интелект: един център за интелигентни покупки
Converged AI Workspace на ClickUp обединява вашите документи, задачи, чатове и AI функции в една унифицирана среда. Вместо да превключвате между Excel, имейл, хранилища на договори и аналитични табла, вие работите в единен, интелигентен панел, където контекстът се запазва и информацията тече естествено.
В контекста на доставките, конвергентната изкуствена интелигентност означава:
- Безпроблемно свързване на документи на доставчици, RFP и чатове за оценка
- AI обобщение на договорните условия, рисковете, свързани с доставчиците, и тенденциите в представянето им, точно до работната задача.
- Преход с едно кликване от Чат → Задача → AI подсказка → Отчет, без загуба на контекст
🔴 Разпръскване на работата: Тихият убиец на производителността. Фрагментираните инструменти забавят вземането на решения, водят до дублиране на работата и скриват критична информация в несвързани силози – известно като разпръскване на работата. Използването на конвергентно AI работно пространство помага на екипите по доставки да обединят тези силози в една кохерентна, базирана на данни среда.
Оптимизирайте процеса на доставки с ClickUp
Няма как да се отрече, че изкуственият интелект в областта на доставките превръща отнемащите време задачи в интелигентни, самооптимизиращи се работни процеси.
Но инструменти като ChatGPT се справят само с отделни задачи поотделно.
Ако се нуждаете от платформа, която да обедини данните за вашите доставчици, договорите, одобренията и комуникациите в една интелигентна система, ClickUp ви предлага всичко това. С всички ваши задачи, файлове, разговори и данни от работното пространство на едно място, ClickUp е единственото конвергентно работно пространство, от което вие и вашият екип се нуждаете, за да провеждате ефективни и ефикасни операции по доставки.
За да започнете да автоматизирате процесите си по доставки, регистрирайте се безплатно в ClickUp.