Дейл Карнеги е казал: „Един час планиране може да ви спести 10 часа работа. ”
Планирайте добре стратегията си за доставки и ще спечелите по-изгодни сделки с доставчиците.
С добре планирана стратегия за доставки можете да наблюдавате решенията за покупки на различните отдели, да проследявате представянето на доставчиците и да идентифицирате възможности за рационализиране на процесите или подобряване на оптимизацията на разходите.
В тази статия ще ви покажем как да изградите солидна стратегия за доставки.
Пригответе се да поемете контрол над разходите си, да намалите рисковете и да подобрите оперативната ефективност за растеж на бизнеса.
Да започнем веднага. 👇
Какво е стратегия за доставки?
Стратегията за доставки е планът на дадена организация за придобиване на стоки на най-добрата възможна цена, като същевременно се поддържат стандартите за доставка и качество. Тя включва намиране на подходящи доставчици, договаряне на най-добрата цена, извършване на покупки и осигуряване на доставки.
Силната политика и стратегия за доставки насочва вашия екип по доставки към постигането на дългосрочни бизнес цели. Ето защо тя трябва да бъде гъвкава, адаптивна и постоянно да се развива в съответствие с нуждите на вашата компания.
Целта на стратегията за доставки
Стратегиите за снабдяване не се отнасят само до намаляване на разходите или получаване на най-евтините оферти, въпреки че това е важно. Става въпрос по-скоро за придобиване на качествени стоки и услуги на подходяща цена и в подходящо време, за да се поддържат безпроблемни бизнес операциите.
Най-добрите стратегии за доставки надхвърлят рамките на обикновеното закупуване. Те са съобразени с по-големите цели на вашата компания, от даване на приоритет на социалната отговорност до насърчаване на иновациите чрез партньорства с доставчици.
Прилагането на цялостен стратегически подход към доставките помага на вашия екип да изготви солиден план, превръщайки целия процес в ценен актив, който ви дава конкурентно предимство.
Цели на стратегията за доставки
Ефективната стратегия за доставки се занимава с четири задачи:
- Икономическа ефективност: Получаване на максимална възвръщаемост на инвестициите
- Качество и стойност: Гарантиране, че закупените продукти отговарят на вашите стандарти
- Навременна доставка: Избягване на прекъсвания чрез получаване на нещата, когато имате нужда от тях
- Управление на риска: Намаляване на потенциални проблеми като ненадеждни доставчици
Видове стратегии за доставки
Няма универсално решение. Ето шест вида ключови стратегии за снабдяване, които могат да ви помогнат да постигнете целите си:
Стратегия 1: Намаляване на разходите
Контекстът казва всичко: получаване на максимална стойност за парите ви. Тази стратегия за намаляване на разходите отива отвъд първоначалната покупна цена. Тя използва техники като конкурентно наддаване и анализ на стойността, за да ви помогне да договорите най-добрите сделки и да вземете предвид общата стойност на собствеността (TCO) – включително разходите за поддръжка, ремонт и изхвърляне.
Пример: Представете си компания, която произвежда пакетирани закуски на пренаселен и конкурентен пазар. В такива обстоятелства, когато повечето производители се конкурират по цена и дистрибуция, поддържането на ниски себестойности е от съществено значение. Тази компания може да реши да намали цените на суровините, като постигне намаление на разходите за суровини и опаковки. Тя може да пусне запитване за оферта за опаковъчни материали, да покани компании да кандидатстват за договора и да избере нов доставчик, който може да им предложи значително по-ниски цени за същите материали.
Стратегия 2: Управление на риска
Нарушенията в веригата на доставки често водят до забавяния в производството и загуба на приходи. Силната стратегия за управление на риска при доставките ви помага да предвидите и да намалите потенциалните проблеми, свързани с нарушения във веригата на доставки.
Стратегията включва партньорство с множество надеждни и ефективни доставчици, за да не сте зависими от един-единствен източник за критични артикули. В крайна сметка, това означава сигурно снабдяване с необходими за бизнеса материали по време на неочаквани събития, като природни бедствия или неплатежоспособност на доставчици.
Пример: Глобален производител на автомобили използва стратегия за управление на риска, за да разреши кризи, свързани с полупроводници. Той си партнира с няколко надеждни доставчици на чипове в различни географски райони, като по този начин гарантира безпроблемно производство дори в случай на прекъсване на доставките от конкретен доставчик или регион.
Стратегия 3: Управление и оптимизация на доставчиците
Стратегията за управление и оптимизация на доставчиците се фокусира върху изграждането на по-добри отношения между бизнеса и доставчиците. Стратегията включва основно определяне на стандарти за ефективност на доставчиците, провеждане на одити и предоставяне на обучение и подкрепа.
Макар че конкретните подробности могат да се различават от бизнес до бизнес, поддържането на силни взаимоотношения с доставчиците е от решаващо значение за фирмите с интензивно производство. Представете си, че си сътрудничите с доставчиците си в областта на иновациите, съвместно планирате бъдещите нужди и имате надеждни партньори, които доставят последователно.
Нека видим как да приложим тази стратегия с един пример. 👇
Пример: Да предположим, че компания за производство на облекло прилага стратегия за управление на доставчиците с производител на тъкани. След установяване на стандарти за качество за производителя, компанията провежда редовни одити, за да гарантира постоянното качество.
Освен това, те провеждат сесии за обмен на идеи с производителя, като обсъждат нови материи, технологии и дизайни, които са актуални на пазара. Силните взаимоотношения създават доверие и гарантират високо качество на материите.
Стратегия 4: Екологично закупуване
Отговорността към околната среда се простира и върху вашите собствени политики и практики за доставки. Екологичното закупуване прави точно това.
Тази стратегия за доставки включва закупуване на продукти или услуги с минимално въздействие върху околната среда. Рамката на стратегията за доставки се фокусира върху доставчици, ангажирани с устойчивостта, като дава приоритет на продукти от рециклирани материали, с ниски емисии или енергийно ефективни продукти.
Пример: Верига магазини за хранителни стоки възприема стратегия за екологично снабдяване. Те дават приоритет на доставките на плодове и зеленчуци от местни ферми, които използват устойчиви практики като биологично земеделие и опазване на водите.
Те могат също да изберат почистващи продукти с екологични сертификати и опаковки, изработени от рециклирани материали.
Стратегия 5: Глобално снабдяване
Глобалното снабдяване включва разширяване на базата от доставчици извън местните пазари. То се възползва от конкурентната среда на глобализираната икономика, което може да доведе до значителни икономии на разходи.
Освен това, погледът отвъд границите ви създава нови възможности, като проучване на неизползвани пазари и намиране на по-добри цени или стоки с по-високо качество.
Глобалните стратегии за снабдяване се използват главно от компании, които се нуждаят от суровини, които не са лесно достъпни или струват много скъпо на местния пазар.
Пример: За една компания за мебели може да е трудно да намери дървен материал от твърда дървесина поради разликите във флората в различните региони. Въпреки това, тя може да разбере, че същият дървен материал е лесно достъпен в други региони, например в Югоизточна Азия.
За да противодейства на дефицита в доставките, компанията прилага глобална стратегия за снабдяване с твърда дървесина. Това осигурява постоянни доставки, намалява разходите и позволява на компанията да продава внесената дървесина на по-изгодни цени.
Това обаче изисква внимателно планиране и управление. Културните различия, сложната логистика и процедурите за контрол на качеството трябва да бъдат взети под внимание, за да се гарантира гладко и успешно преживяване.
Стратегия 6: Цялостно управление на качеството
Цялостното управление на качеството (TQM) е стратегия за снабдяване, която набляга на проактивни мерки за контрол на качеството по цялата верига на доставки – определяне на стандарти за качество, провеждане на инспекции и прилагане на мерки за контрол на качеството.
Стратегията има за цел да минимизира дефектите и да гарантира, че продуктите отговарят на стандартите за качество. Както купувачите, така и доставчиците работят непрекъснато за подобряване на процесите, идентифициране на възможности за намаляване на разходите и повишаване на цялостното качество.
Пример: Компаниите, произвеждащи петрол, обикновено използват TQM в процеса на доставки. Тъй като залогът в производството на петрол е висок, TQM им помага да се справят с проблемите, свързани с качеството при доставката на технически материали за поддръжка на нефтени находища и строителство на проекти.
Най-подходящо за:
- Продукти, които трябва да отговарят на високи стандарти за качество поради законодателни или други причини
- Компании, способни да се снабдяват и да оперират в глобален мащаб
- Пазари, които са по-малко чувствителни към цените
Разработване на ефективна стратегия за доставки
Използвайте нашия доказан деветстепенен процес, за да изградите солидна стратегия за доставки, която осигурява:
Стъпка 1: Провеждане на одит на доставките
Преди да изготвите нова стратегия, е важно да разберете текущите си разходи за доставки. За да направите това, проведете задълбочен одит на разходните си навици. Съберете данни за съществуващите си политики и дейности в областта на доставките, включително:
- Какво купувате (стоки и услуги)
- От кого купувате (доставчици)
- Колко харчите (общи разходи)
Анализирайте тези данни, за да идентифицирате областите с високи разходи, потенциалните възможности за спестяване на разходи и всички случаи на неразрешени разходи (неразрешени покупки).
Задълбоченото проучване на нюансите ви помага да насочите усилията си и да адаптирате стратегията си съответно.
Стъпка 2: Определете ясни цели за доставките
Какви резултати желаете да постигнете с вашата стратегия за доставки?
Ясните цели ви предоставят пътна карта за изпълнението на стратегията и ви позволяват да измервате различните показатели за успех.
Ето някои често срещани цели при доставките:
- Намаляване на разходите: Намалете разходите за доставки, като същевременно поддържате качеството.
- Повишена ефективност: Оптимизирайте процесите, за да спестите време и ресурси.
- Управление на риска: Намалете потенциалните прекъсвания в веригата на доставки
- Устойчивост: Въведете екологични практики за закупуване.
- Управление на взаимоотношенията с доставчиците: Изградете силни, взаимноизгодни взаимоотношения с ключови доставчици.
Ясното дефиниране на вашите бизнес изисквания и цели гарантира, че вашата стратегия е добре насочена и доставя резултати, ориентирани към бизнеса.
Стъпка 3: Оценете пазарните условия
Промените във външната среда могат да окажат значително влияние върху вашата стратегия за доставки. Вземете предвид фактори като:
- Пазарни тенденции: Има ли ценови колебания или нововъзникващи технологии, които биха могли да повлияят на вашите нужди?
- Доставчици: Кои са ключовите играчи във вашата индустрия? Има ли възможност за консолидация или диверсификация на доставчиците?
- Регулаторна среда: Има ли някакви правни или регулаторни изисквания, които трябва да се вземат предвид при закупуването на стоки и услуги?
Като се информирате за пазарните условия, можете да адаптирате бизнес стратегията си в зависимост от промените и да вземете добре обмислени решения.
Например, ако очаквате повишение на разходите за материали, може да искате да проучите алтернативни доставчици или да договорите по-дългосрочни договори с настоящите.
Стъпка 4: Разработване на стратегии за снабдяване
Въз основа на вашите стратегически приоритети за доставки, цели и пазарен анализ, определете как ще се снабдявате с необходимите ви стоки и услуги. Ето някои често използвани стратегии за снабдяване, които можете да очаквате:
- Конкурентно наддаване: Поискване на оферти от различни доставчици, за да се получи най-добрата цена.
- Единствен източник: Партньорство с един единствен, надежден доставчик за критични артикули
- Преговори: Работа с доставчиците за осигуряване на по-добри цени и условия
- Стратегическо снабдяване: Сътрудничество с доставчици в областта на разработването на продукти и иновациите
Най-добрата стратегия за снабдяване зависи от вида на покупката. Например, конкурентното наддаване е идеално за стандартни офис консумативи, докато едностранното снабдяване е за предпочитане при закупуване на сложни машини с малко квалифицирани доставчици.
Стъпка 5: Въведете технологии и автоматизация
Технологията може значително да оптимизира процеса на доставки, да подобри точността и да спести време на вашия екип. Ето как:
- Софтуер за доставки: Управлявайте заявки, поръчки за покупка и взаимоотношения с доставчици по електронен път чрез софтуер за управление на доставките като ClickUp.
- Инструменти за анализ на разходите: Използвайте счетоводни инструменти, за да получите по-задълбочена информация за данните за разходите си и да идентифицирате области за спестяване на разходи.
- Автоматизация на работния процес: Обмислете използването на софтуер за автоматизация на работния процес, за да автоматизирате повтарящи се задачи като одобрения и въвеждане на данни.
Интегрирането на такива инструменти във вашите процеси подобрява ефективността, намалява грешките и позволява на вашите екипи по доставки да се съсредоточат върху стратегически задачи като управление на взаимоотношенията с доставчиците и проучване на пазара.
Стъпка 6: Определете роли и отговорности
Добре дефинираната структура на екипа за управление на доставчиците започва с определяне на ясни роли и отговорности за всеки член на екипа. Това може да включва:
- Мениджър по доставките: Ръководи екипа и контролира цялостната стратегия за доставки.
- Главният директор по закупуките (CPO): Отговаря за намирането на доставчици и преговорите с тях.
- Специалисти по договори: Уверете се, че договорите са юридически издържани и изгодни за вашата компания.
- Специалисти по контрол на качеството: Проверяват дали стоките и услугите отговарят на договорените стандарти за качество.
Ясно определените роли и отговорности предотвратяват объркване, гарантират отчетност и допринасят за гладкото изпълнение на вашата стратегия за доставки.
Стъпка 7: Установете показатели за ефективност
Ключовите показатели за ефективност (KPI) са измерими мерки, които ви позволяват да проследявате напредъка и да идентифицирате сивите зони в процеса на доставки.
Обмислете тези потенциални KPI, за да измерите усилията си в областта на доставките:
- Процент на спестяване на разходи: Оценява спестените разходи като процент от общите разходи за доставки.
- Време за доставка от доставчика: Измерва времето от подаване на поръчката до окончателната доставка.
- Процент на дефекти при доставчиците: Измерва броя на дефектните продукти, получени спрямо общия брой продукти, поръчани от отделни доставчици, като осигурява прозрачност при водещите и изоставащите доставчици.
Чрез проследяване на тези показатели вие демонстрирате стойността на стратегията за доставки пред заинтересованите страни и идентифицирате областите, които се нуждаят от оптимизация.
👀Забележка: Редовно преглеждайте и усъвършенствайте вашите KPI, за да гарантирате тяхната уместност и съответствие с вашите променящи се цели.
Стъпка 8: Прилагане на непрекъснато усъвършенстване
Успешната стратегия за доставки е динамичен документ. Тя трябва да се променя и адаптира към променящите се обстоятелства. Затова е важно да развиете култура на непрекъснато усъвършенстване в екипа си за доставки.
Използвайте този списък, за да се уверите, че вашата стратегия за доставки е гъвкава и адаптивна към промените:
- Бъдете информирани за тенденциите и най-добрите практики в бранша
- Редовно анализирайте данните за доставките, за да идентифицирате потенциални възможности за спестяване на разходи.
- Потърсете обратна връзка от вътрешни заинтересовани страни и доставчици за това как да подобрите процеса на доставки.
- Бъдете отворени към нови технологии и решения за автоматизация, които могат да оптимизират допълнително операциите.
Чрез насърчаване на култура на непрекъснато усъвършенстване, вие изграждате стратегия за доставки, която осигурява дългосрочна стойност за вашия бизнес.
Стъпка 9: Общувайте ефективно със заинтересованите страни
Редовно комуникирайте стратегиите за доставки и техните цели на всички заинтересовани страни, включително:
- Вътрешни екипи (финанси, операции и др.)
- Доставчици
- Висшето ръководство
Тази комуникация трябва да обхваща как стратегията се вписва в общите бизнес цели и какви са ползите за заинтересованите страни.
Информирането на всички за стратегическите цели насърчава сътрудничеството, гарантира ангажираност и помага за постигането на желаните резултати.
И готово!
Тези стъпки ще ви помогнат да разработите и приложите цялостна стратегия за доставки, която оптимизира разходите. Използвайте ги, за да намалите рисковете и да осигурите постоянен поток от стоки и услуги, от които вашият бизнес се нуждае, за да просперира на конкурентния пазар.
Прочетете също: Най-добрият софтуер за управление на доставчици за вашия бизнес
Изграждане на рационализирана стратегия за доставки с ClickUp
Стратегията за доставки е от съществено значение, но ефективното й управление може да бъде предизвикателство. ClickUp е мощен инструмент за управление на проекти, който предлага цялостен набор от инструменти за оптимизиране на ефективността на доставките.
Нека видим как. 👇
ClickUp Automation и AI
- Автоматизирани работни процеси: Спестете време и елиминирайте ръчните грешки чрез автоматизиране на повтарящи се задачи. Автоматично задействайте действия като изпращане на одобрения на поръчки за покупка, генериране на отчети или уведомяване на заинтересованите страни въз основа на предварително определени условия.
- AI асистент в ClickUp: С ClickUp Brain, AI-базирания асистент в ClickUp, можете да спестите много време и усилия в ежедневните си задачи. Искате да знаете колко пратки са в момента със статус „Забавени“? Попитайте Brain и ще получите отговор веднага. Трябва да напишете имейл, за да включите нов доставчик? AI Writer for Work на ClickUp Brain ще го подготви за секунди. Участвате в много срещи? Помолете ClickUp Brain да обобщи всичките ви бележки от срещите, да генерира действия и да ги превърне в задачи в платформата.
- Персонализирани шаблони: Използвайте богатата колекция от шаблони в ClickUp, за да оптимизирате процеса на закупуване.
Шаблонът за доставки на ClickUp ви помага да стандартизирате процеса на избор на доставчици, да поддържате организация, да комуникирате ефективно с доставчиците и да намалите грешките, като елиминирате ръчното въвеждане на данни. Лесно персонализирайте шаблона, за да отговаря на вашите специфични дейности по доставките, като автоматизирате административни задачи като изпращане на запитвания за оферти, управление на одобрения и проследяване на доставки.
Надеждни изгледи на задачите и проектите за по-добра организация
- Множество опции за преглед: ClickUp предлага различни персонализирани прегледи, за да поддържате организирани вашите процеси по доставки. Използвайте ClickUp Views за ясен преглед на задачите и статусите в над 15 прегледа. Kanban таблата визуално представят вашия работен поток, позволявайки ви да проследявате напредъка с един поглед. Диаграмите на Гант предлагат хронологичен преглед на вашите проекти по доставки, подчертавайки зависимостите и крайните срокове.
- Безпроблемно търсене и филтриране: Мощната функция за търсене на ClickUp ви позволява да намирате конкретни задачи, документи или дискусии за секунди. Филтрирайте търсенето си по изпълнител, статус, краен срок или персонализирани полета за още по-целенасочена организация.
Мощни функции за безупречно управление на стратегията за доставки
- Персонализирани статуси: Създайте персонализирани статуси в ClickUp, за да отразите точно различните етапи на процеса на доставка. Това може да включва етапи като Нуждае се от одобрение, Доставчик избран, поръчка направена или Доставено. *Проследявайте с лекота напредъка на всяка дейност по доставката.
- Управление на документи: Съхранявайте всички relevante документи, като заявки за оферти, договори и фактури, в съответния проект в ClickUp. Това гарантира, че всички участници имат лесен достъп до най-новата информация, което спомага за прозрачността и намалява риска от изгубени документи.
- Инструменти за сътрудничество: ClickUp предоставя на вашия екип по доставки инструменти за ефективно сътрудничество. Използвайте коментари, споменавания и чат в реално време, за да обсъждате проекти, да споделяте идеи и да се уверите, че всички са на една и съща страница.
- Оптимизирана комуникация: Поддържайте ясна комуникация с вътрешни екипи и доставчици директно в ClickUp. Разпределяйте задачи, споделяйте документи и провеждайте дискусии в рамките на всеки проект за доставки, като насърчавате прозрачността и сътрудничеството.
Примери за успешни стратегии за снабдяване
Разгледайте някои реални примери за успешни стратегии за доставки с източници, които можете да проучите по-подробно:
1. Глобалната стратегия на Walmart за снабдяване с цел спестяване на разходи
Walmart е известен с агресивните си мерки за намаляване на разходите, а доставките играят важна роля в това. Те използват огромната си покупателна способност, за да договарят по-ниски цени с доставчици от цял свят.
Ключова стратегия за ефективност на разходите за снабдяване е сключването на дългосрочни договори с основни доставчици и насърчаването им да намаляват разходите си непрекъснато.
Тази стратегия е била от ключово значение за постоянно ниските цени на Walmart за потребителите. Смята се, че чрез този подход те спестяват милиарди долари годишно.
2. Съвместните доставки на Военновъздушните сили на САЩ за по-голяма ефективност
Въздушните сили рационализираха процеса си на доставки чрез сътрудничество с други военни подразделения. Това включваше стандартизиране на процедурите за доставки и използване на комбинираната покупателна способност за договаряне на по-изгодни сделки с доставчиците.
Сътрудничеството доведе до значителни икономии на разходи за Военновъздушните сили и подобрена ефективност в процеса на доставки.
Изграждане на печеливша стратегия за доставки с ClickUp
Изграждането на стратегия за доставки не е лесна задача. Но с ClickUp като ваш партньор можете да опростите още повече процеса на закупуване, да оптимизирате разходите и да постигнете целите си.
ClickUp ви подпомага на всеки етап – от автоматизиране на повтарящи се задачи до насърчаване на сътрудничеството и задълбочен анализ на данните.
Оптимизирайте процесите си по доставки и осигурете по-голяма стойност за вашия бизнес. Започнете безплатния си пробен период на ClickUp още днес и вижте разликата!