Защо някои компании се съобразяват със стратегическите приоритети и работят с максимална ефективност, докато други имат купчина неуспешни проекти?
Кратният отговор е, че срокът на годност на оперативната стратегия зависи от ежедневното й прилагане.
В глобално проучване на ClickUp от 2023 г., в което са участвали стотици бизнес лидери, 35% от анкетираните са заявили, че оперативната ефективност е основният им приоритет за успеха на бизнеса. Това е призив за действие за Outcome Champions – професионалисти в управлението на операциите, които координират ресурсите, процесите и хората, за да постигнат оперативна ефективност. ✨
Основният въпрос, който трябва да си зададете, преди да предприемете каквито и да било стъпки, е двучастен: Какви са логистичните и културно значими стратегии на вашата организация и как поддържате най-доброто партньорство между всички нива на ръководство и екипи за постигане на успех?
Изграждането на стратегии не се състои само в решаването на проблеми. Вместо това, то трябва да използва възможностите на технологиите и да създаде работно място, което премахва основаните на страх мнения за изпробването на нови идеи. И този тип иновации са гориво както за стратегическата работа, така и за производството.
Какво е оперативна стратегия?
Оперативната стратегия е практически план, който определя как компанията управлява своите процеси и ресурси в съответствие с общите си организационни цели. Тези процеси включват производството и доставката на продуктите или услугите, които компанията предлага.
Отвъд жаргона, има концепция, която формира културата, производителността и бизнес целите на работното място. Всяка компания – малка, средна и голяма – прави това, за да се приспособи към това, което прави, къде го прави и как иска да се различава от другите в своята област.
Макар че това може да се възприема като припокриване със стратегическото планиране, има разлика, която трябва да се има предвид, докато разглеждаме този наръчник: Стратегическото планиране определя общата визия и посока на организацията и често се извършва ежегодно или на полугодие. Основните цели на операцията описват процесите и работните потоци, които ще се използват за изпълнение на работата. ⚙️
Нека разгледаме примери за оперативна стратегия в конкретни функционални области в рамките на организацията:
Видове оперативни стратегии за подобрение, повишаване на ефективността и иновации
| Тип стратегия | Постижения |
|---|---|
| Стратегии за основни компетенции | Използвайте уникалните предимства на компанията, за да постигнете конкурентно предимство, като се фокусирате върху отличителните умения или технологии, които определят успеха на бизнеса. |
| Стратегии за лидерство в разходите | Цели да бъде най-евтиният доставчик в бранша, предлагайки качествени продукти или услуги на цени, по-ниски от тези на конкурентите. |
| Стратегии, ориентирани към клиента | Интегрирайте технологии за ефективност, гъвкавост и клиентско преживяване чрез внедряване на облачни изчисления, анализи на данни, автоматизация и инструменти за дигитално отчитане. |
| Стратегии за диференциация/конкурентоспособност | Отличава продукт или услуга, като се стреми към възприемано качество, уникални характеристики и лоялност на клиентите, за да оправдае по-високата цена. |
| Стратегии за дигитална трансформация | Стимулира растежа чрез непрекъснато усъвършенстване, насърчаване на творчеството и инвестиране в научноизследователска и развойна дейност, за да остане конкурентоспособна и актуална. |
| Стратегии за ангажираност на служителите | Поддържа мотивирана и ангажирана работна сила, като насърчава положителна култура, дава възможност за растеж и включва служителите в вземането на решения. |
| Стратегии за управление на запасите | Включва различни аспекти на управлението на запасите (доставка, съхранение, разпределение и оптимизация), така че да е налично необходимото количество стоки в точното време, на точното място и на точната цена. |
| Стратегии за оперативно съвършенство | Оптимизира процесите за ефективност, рентабилност и качество, благодарение на методи за непрекъснато усъвършенстване като Lean Six Sigma. |
| Стратегии за аутсорсинг | Възлагайте задачи на външни доставчици, намалявайте разходите, ползвайте се от експертен опит и дайте възможност на вътрешните екипи да се съсредоточат върху основните бизнес дейности. |
| Стратегии за продукти или услуги | Фокусира се върху създаването на продукти или услуги, които надхвърлят очакванията, като оптимизира целия жизнен цикъл, от концепцията до поддръжката след пускането на пазара. |
| Стратегии за управление на риска | Защитава бизнеса чрез идентифициране, оценяване и намаляване на потенциалните рискове чрез контролни мерки и планове за действие при извънредни ситуации. |
Тези оперативни стратегии не се изключват взаимно. И това е добра новина! Никой не иска да бъде ограничен от една единствена бизнес стратегия. Интегрираният подход позволява на организациите да оптимизират операциите си за различни продукти/услуги, клиентски сегменти и пазари. 🎯
Когато една организация инвестира в оперативна стратегия и нейното изпълнение, тя инвестира в производителността на своите служители. С пряк поглед върху защо и как зад задачите си, те не са принудени да се справят с висока степен на неяснота.
Вместо това, те са подготвени с ясни инструкции за изпълнение на правилните задачи.
Ако сте нетърпеливи да започнете процеса на миннинг и да очертаете оперативните си цели още сега, изтеглете шаблона за оперативен план от ClickUp. Време е да разчистите умствения си гараж, за да направите място за вълнуващи, ориентирани към растеж проекти.
Поканете най-близките си сътрудници и организирайте семинар за системна архитектура, независимо дали в реално време или асинхронно! 📧
Дотук научихме как функционира оперативната стратегия. Нека видим как се прилага на практика.
Как да вградите елементите на оперативната стратегия в плановете за проекти
Този компактен наръчник е създаден за оперативни мениджъри, за да им помогне да внедрят най-добрите основни бизнес процеси и работни потоци в проектните планове.
Защо този наръчник е толкова кратък? Забележка: Всички сме в една и съща ситуация, но четем различни сценарии. Въпреки че има бизнес модели и индустрии, в които можем да се класифицираме, всяка компания има различен набор от основни ценности, които отразяват нейната цел и ръководни принципи.
Поради тази причина системите, за които ще прочетете по-долу, са ключовите фактори за успех, от които се нуждаят всички оперативни стратегии. Екипите могат да достигнат максимална производителност, като приложат само една идея на практика!
Стъпка 1: Определете върху какво ще окаже влияние или какво ще промени оперативната стратегия
Мислете в краткосрочна перспектива (конкурентни приоритети) и дългосрочна визия (компромиси).
Краткосрочното планиране отговаря на незабавните изисквания на клиентите, помага за разпределянето на ресурсите на правилното място и в правилния момент и предоставя критерии за оценка на ефективността на екипа.
Дългосрочното планиране позволява на организациите да инвестират в модерни технологични решения, да насочват възможностите за разширяване на пазара и да препроектират логистиката.
Вашият оперативен план трябва да има по-тесен обхват и да се отнася до ежедневните дейности и действия, необходими за изпълнението на стратегическия план. Ключът към осигуряване на одобрение и подкрепа от страна на ръководството е да изразите ясно стойността, осъществимостта и съгласуваността на вашия план.
Тук е от съществено значение съвместното създаване на лесно измерими KPI с екипите и всички нива на ръководство, за да се даде на всеки член на екипа чувство за отговорност за своите задачи. 🔑
Стъпка 2: Идентифицирайте и осигурете необходимите ресурси за успешното изпълнение на стратегията
Създаването на работна група за оперативната стратегия е колективно усилие, особено когато се работи в партньорство с други екипи. Сътрудниците от отделите по финанси, маркетинг, човешки ресурси и др. ще помогнат за запълването на пропуските в знанията и ще се застъпят за повишаване на ефективността, намаляване на разходите и предоставяне на по-голяма стойност.
Всяко отделение има рутинни задачи, които поддържат работата. Ако вашата оперативна стратегия изисква значително количество време, е необходимо да проведете разговори с ръководителите на отделите относно най-добрия подход за минимизиране на прекъсванията. 💬
Тъй като оперативните мениджъри имат сложна и многостранна роля, тези дискусии са полезни моменти, които могат да повлияят на резултатите от проектите.
Три ценни инструмента – планиране на капацитета, планиране на ресурсите и картографиране на процесите – ще премахнат необходимостта от предположения в тази стъпка.
- Планирането на капацитета дава яснота дали разполагате с достатъчно ресурси, за да отговорите на изискванията на даден проект.
- Планирането на ресурсите отговаря на въпроса: Над какви проекти работят в момента нашите ресурси?
- Картографирането на процесите очертава последователността от събития, задачи и дейности, включени в даден бизнес процес.
Стъпка 3: Създайте съвместно план за действие, за да осигурите потока на материали, информация и ресурси
Изпълнението на този план за действие ще отнеме няколко кръга, но дори и тогава той няма да бъде завършен, тъй като приоритетите могат да се променят с промяната на обстоятелствата. Най-добрата гаранция за прозрачност при всяка промяна в стратегията е наличието на единен източник на информация, който да се преразглежда и да се правят микрокоригировки. ⚖️
Съдържанието на вашия план за действие ще варира в зависимост от бизнес модела и оперативните процеси на вашата компания. Като минимум, съдържанието на вашия план за действие трябва да включва:
| Раздел | Съдържание |
|---|---|
| Заглавие | Започнете с запомнящо се име, което отразява въздействието или фокуса на оперативната стратегия. |
| Въведение | Представете кратък преглед на оперативната стратегия, нейните цели и защо тя е важна за целите на корпоративната стратегия. |
| Изпълнително резюме | Обобщете основните акценти на плана за действие, включително приоритетните цели, отговорните лица/участници в задачите, сроковете и очакваните резултати. |
| Задачи и инициативи на високо ниво | Разделете мащаба и обхвата на задачите или инициативите, необходими за изпълнението. |
| Отговорни екипи | Определете отговорността на ръководителите на отдели/отделните сътрудници, които ще отговарят за актуализациите, прегледите и одобренията на комуникацията по проектите. |
| График и етапи | Очертайте конкретни срокове за ключови дейности, резултати и контролни точки за качество, които отразяват действителния напредък. |
| Зависимости | Подчертайте задачите, които трябва да бъдат изпълнени, преди другите да могат да започнат, и обсъдете как ще се управляват зависимостите, за да се предотвратят закъснения. |
| Разпределение на ресурсите | Опишете подробно разпределението на ресурсите, включително бюджет, персонал, технологии и материали. Избройте всички ограничения на ресурсите, ако има такива! |
| Оценка и намаляване на риска | Идентифицирайте потенциалните рискове и предизвикателства с планове за действие при извънредни ситуации. |
| Комуникация и ангажираност на заинтересованите страни | Опишете комуникационния план за информиране на всички заинтересовани страни и нивото на ангажираност на заинтересованите страни. |
| Приложения | Включете всички подкрепящи документи, проучвания и съответни проекти. |
| Отчитане и мониторинг | Определете показателите и KPI, които ще се използват за измерване на напредъка и успеха. |
| Бюджет и финансово планиране | Добавете финансовите ресурси, разпределени за всяка задача или инициатива. |
Ако ви се струва, че вселената се отегчава и започва да прави нещата сама, защото ви отнема повече от седмица да изготвите план за действие, опитайте ClickUp AI. Ние ви предлагаме над 100 инструмента, които използват базирани на изследвания подсказки, пригодени към конкретни роли! 🤖
Стъпка 4: Използвайте технологиите и бъдете движещата сила зад изпълнението на стратегията
Чувстват ли се екипите комфортно да споделят своите идеи, притеснения и обратна връзка? Наблюдава ли се увеличение на забавените проекти поради липса на отговорност? Членовете на екипа питат ли: „Какво трябва да направя днес?“
Вашите лидерски, комуникационни и умения за решаване на проблеми са от съществено значение за успеха на оперативната стратегия. Тъй като работите с различни екипи, ще трябва да организирате разнообразна информация, която получавате от различни канали. 👨💻
Ще ви е необходим подходящ контейнер за управление на задачите, за да подготвите всички за успех и да комуникирате очакванията за изпълнението на проектите. Ако смятате, че планът за действие, който сте написали в стъпка 3, ще бъде „достатъчно добър“, имайте предвид следното:
Управлението на задачите чрез статичен план за действие може да претовари по-големите екипи или сложните проекти. Има прекалено много шум и хаос, през които трябва да се преминава ежедневно. Специализираният софтуер за управление на задачи и проекти създава условия за индивидуална и екипна продуктивност в голям мащаб.
Ръчните модели не могат да отговорят на изискванията на гъвкавата работна сила, а гъвкавостта е задължително условие на днешния пазар, тъй като приложенията на изкуствения интелект, съобразени с нуждите на индустрията, продължават да се разрастват. Вашето време и внимание трябва да бъдат посветени на задачи и дейности с висока стойност, които приближават екипите към техните цели.
Направете кратка почивка, за да се освежите, и след това изтеглете шаблона за ежедневен план за действие от ClickUp. Този шаблон съдържа всички необходими елементи за организиране на задачите, етапите, крайните срокове и сътрудниците.
Като потребители на ClickUp, вашите екипи и заинтересовани страни имат достъп до всички задачи и документация, за да следят отблизо напредъка през цялата фаза на внедряване!
Предупреждение: Скритите разходи на преките пътища
Лесно е да се подцени влиянието на малките, на пръв поглед тривиални задачи, които се натрупват с времето. Тези задачи, които се отлагат за по-късно, обаче могат бързо да се превърнат в значителен проблем за екипа.
Нека разгледаме по-отблизо скритите разходи на съкратените пътища:
- Културен дълг на работното място: Културният дълг на работното място се отнася до негативните последици от пренебрегването на културата и основните ценности на компанията, като ниско морално състояние на служителите, висока текучество и намалена производителност, което може да навреди на дългосрочния им успех.
- Технически дълг: Техническият дълг възниква, когато софтуерни или технологични решения се разработват бързо или с неоптимални практики за кодиране, за да отговорят на незабавни нужди.
- Процесуален дълг: Процесуалният дълг се отнася до натрупването на неефективност и недостатъци в работните процеси и процедури на дадена организация с течение на времето.
- Дълг на знанието: Дълг на знанието възниква, когато организациите не инвестират в непрекъснато обучение и развитие на своите служители.
Справянето с всякакви дългове е колективно усилие. Ето няколко бързи метода, които можете да извадите от кутията с инструменти за продуктивност и да се справите с малки задачи с минимално въздействие върху производствените си инициативи:
- Приоритизирайте задачите: Приоритизирайте задачите, като използвате матрицата на Айзенхауер (спешните и важни задачи са на първо място, следвани от важните, но неспешни).
- Блокиране на екипни сесии: Планирайте фокусирани времеви блокове за малки задачи, като избягвате многозадачността, за да сведете до минимум разсейването.
- Групиране на задачи: Групирайте сходни задачи и ги изпълнявайте на групи, за да намалите превключването между контексти.
- Делегирайте, когато е уместно: Делегирайте действия и задачи, с които могат да се справят други членове на екипа ви.
А сега, обратно към редовната ни програма! 🎬
Стъпка 5: Задайте контролни списъци и правила за вземане на решения за непрекъснато усъвършенстване
Като се има предвид, че други рутинни задачи и специални проекти се изпълняват едновременно в работната ви натовареност, как поддържате груповия импулс в оперативния план?
Започнете с въпроси, които да помогнат на екипа за управление на операциите да събира и анализира систематично данни на централизирана табло. Това ще намали когнитивната тежест и ще позволи на членовете на екипа да вземат уверени решения.
Тези списъци и правила могат да бъдат толкова подробни, колкото е необходимо за вътрешна употреба. Ако това ви помага да оцените истинската им полезност, подложете ги на тест за полза. Дайте ги на ръководителите на проекти, заинтересованите страни и висшето ръководство, за да потвърдите дали се фокусират върху правилните въпроси за оценка на ежедневното изпълнение. 📊
Как оперативните мениджъри могат да прилагат контролни списъци и правила за вземане на решения на тактическо ниво, когато са изправени пред кратки срокове?
Осигурете последователно преживяване на екипа си с планирана рутина.
Ето разбивка на задачите по оперативната стратегия на интервали. Забелязвате ли нещо, което може да бъде добавено към личния ви график или този на екипа? 🗓️
Решавайте проблемите и препятствията усърдно, за да не се превърнат в по-сериозни проблеми.
Преглеждайте ежедневния напредък и проверявайте за критични проблеми или пречки.
Преразгледайте разпределението на ресурсите и натоварването, за да се постигне баланс в екипите и никой да не е претоварен.
Оценете новите рискове, които са се появили през седмицата, и актуализирайте плановете за намаляване на риска.
Събирайте обратна връзка от членовете на екипа относно напредъка на задачите и техния опит.
Организирайте прегледи или ретроспективи след приключване на проектите, за да документирате поуките от завършените проекти за бъдеща справка.
Обмислете дългосрочното планиране на ресурсите и нуждите от развитие на работната сила въз основа на развиващото се портфолио от проекти.
Уверете се, че текущите и предстоящите проекти са в съответствие с общите стратегически цели и приоритети на организацията.
Събирайте и анализирайте обратната връзка от клиенти и заинтересовани страни относно резултатите и ефективността на проектите.
Оценете дали проектите са на път да постигнат целите си и направете необходимите корекции в плановете за проектите.
Прегледайте бюджетите на проектите и финансовите резултати
Какво следва?
С новопридобитата рамка за оперативна стратегия, приложете я в контекста на операциите и процесите на вашата компания. От управлението на веригата за доставки до софтуера и всичко между тях, ще разполагате с инструментите за координиране дори на най-трудните оперативни стратегии. 💪
Накрая, ако някога сте изпитвали краткотраен напредък в отговорностите си, това може да се дължи на факта, че не се фокусирате върху правилните неща в правилния момент. Няма нищо лошо – не, това е позволено – да помолите колегите си да оспорят наблюденията ви, когато зациклите.
Разчитайте на екипа на ClickUp като на един от вашите колеги и се обърнете към нас, ако имате нужда от помощ, за да излезете от порочния кръг на неуспешното внедряване. Приятно планиране! ✍️