Управлението на процесите по доставките изисква справяне с трудни вериги на доставки, работа с доставчици, спазване на правила и жонглиране с глобални източници, което не е лесна задача!
Ефективната комуникация и прозрачността са от решаващо значение за оптимизирането на ефективността на веригата за доставки.
За да си осигурите най-добрите условия с вашите доставчици и да максимизирате печалбите, е необходима добре обмислена стратегия. И, разбира се, наличието на подходящи инструменти за доставки е от решаващо значение, за да бъдете лидер в тази област.
Пригответе се за няколко полезни съвета и въведение в платформата за доставки ClickUp – вашият незаменим инструмент за постигане на бизнес целите ви. Решението ще ви помогне да ускорите целия процес както никога досега.
Какво е снабдяване?
Доставките се отнасят до придобиването на стоки, услуги или работи от външни източници. Това е многоетапен процес, който обхваща намирането на източници, закупуването, преговорите и логистиката. Целта е да се осигурят необходимите ресурси за подкрепа на дейностите или проектите на вашата организация.
Доставките са от решаващо значение за управлението на разходите, осигуряването на качеството и поддържането на отношения с доставчиците, за да постигнете стратегическите цели на вашия бизнес. Основните доставки обхващат тези начални стъпки, но напредналото ниво се задълбочава още повече – анализира данните за доставките, обработва разплащанията и изготвя бъдещи планове за доставки.
Вашата стратегия за доставки може да включва проучване на бизнес изискванията, проследяване на разписките и актуализиране на условията за плащане. Въпреки това, в основата на процеса на доставки, всеки отдел по доставки споделя една и съща цел: да получи доставки на конкурентни цени навреме и да максимизира стойността.
В областта на доставките ключовите стъпки включват разпознаване на търсенето, договаряне и управление на договори, обработка на оферти, получаване на одобрение на бюджета, фактуриране и поддържане на записи. Ще говорим повече за тях в следващите раздели.
Видове процеси на доставка
За да разберем по-добре процеса на доставки, нека го разделим на различни видове:
1. Директен процес на доставка
Прякото снабдяване включва придобиването на стоки, услуги или суровини за вашия краен продукт. То включва набавянето на материали, които са необходими за производството или изработването на основните продукти или услуги на вашата компания.
Директното снабдяване с услуги има за цел да осигури ефективно качествени суровини, да договаря с доставчиците, да управлява договорите и да гарантира навременна доставка в подкрепа на производствения цикъл.
За производствените компании става въпрос за набавяне на суровините и услугите, необходими за създаването на крайния продукт. По същия начин, за търговците на дребно това включва закупуване на продукти от търговци на едро, за да ги продадат на крайния клиент.
Този тип доставки е от решаващо значение за индустрии като производството, където качеството и навременната наличност на материалите оказват значително влияние върху крайния продукт.
2. Непряк процес на снабдяване
Непрякото снабдяване е придобиване на стоки и услуги, които не са пряко свързани с производството на крайния продукт. То включва закупуването на стоки и услуги, които подпомагат цялостната дейност и функционалност на вашия бизнес, но не стават част от крайния продукт.
Помислете за офис консумативи, ИТ помощ, маркетингови услуги, консултантски услуги, поддръжка на съоръженията и други неща, които поддържат организацията в движение – те попадат в категорията на непрякото снабдяване.
Непрякото снабдяване гарантира, че необходимите ресурси са на разположение, за да подкрепят вашите вътрешни операции и бизнес дейности.
3. Стратегически процес на доставки
Стратегическото снабдяване е процес, който включва разработването и изпълнението на стратегия за снабдяване, съобразена с общите цели и задачи на вашата организация. То надхвърля транзакционните аспекти на закупуването на стоки и услуги и се фокусира върху създаването на дългосрочна стойност за организацията.
Това включва сътрудничество между различни отдели в цялата компания, за да се гарантира, че стоките с правилното качество се доставят в точното време.
В стратегическото снабдяване обсъждаме управлението на взаимоотношенията с доставчиците, оценката на рисковете, анализа на пазара и сътрудничеството с ключови заинтересовани страни. Целта? Намаляване на разходите, повишаване на ефективността и подпомагане на успеха на вашата организация чрез вземане на интелигентни решения и изграждане на солидни, устойчиви партньорства с доставчиците.
4. Оперативен процес на доставки
Оперативното снабдяване е ежедневният процес на получаване на стоки и услуги, необходими за нормалното функциониране на вашата организация. То включва изпълнението на рутинни задачи като заявки, поръчки и получаване на продукти или услуги.
Оперативните доставки се отнасят до задоволяване на незабавни нужди и поддържане на гладкото протичане на процесите – управление на транзакции, гарантиране на навременна доставка и поддържане на подходящи нива на запасите.
Това включва задачи като обработка на поръчки за покупка, управление на транзакции с доставчици и справяне с рутинни административни задачи, свързани с доставките.
5. Тактически процес на доставки
В рамките на този процес на снабдяване екипът изпълнява конкретни действия и стратегии в рамките на по-широкия процес на снабдяване. Той се фокусира върху постигането на краткосрочни и средносрочни цели, свързани с намаляване на разходите, подобряване на ефективността и оптимизиране на процесите.
При тактическото снабдяване вие избирате доставчици, договаряте договори и прилагате мерки за намаляване на разходите.
Това е реактивен и по-фокусиран върху транзакциите подход в сравнение с други видове доставки. Той е идеален и за посрещане на спешни нужди на вашия бизнес.
Етапи в процеса на доставка
Всяка компания има свой начин на работа по отношение на доставките. За да опростим нещата, нека разделим процеса на девет основни стъпки, които са универсално приложими:
Стъпка 1: Определете вашите нужди
Определянето на това, от което се нуждаете, е процес. Първо, говорете с съответните заинтересовани страни – крайни потребители, ръководители на отдели и лица, вземащи решения – за да разберете техните изисквания и очаквания.
След това направете задълбочена оценка на нуждите, като анализирате текущите нива на запасите, оцените разликите в производителността или обмислите бъдещите организационни цели.
Ясно дефинирайте спецификациите и изискванията за стоките или услугите, от които се нуждаете, като добавите подробности като количество, стандарти за качество, технически спецификации, срокове за доставка и други релевантни критерии.
След това оценете и разберете бюджетните си ограничения, за да определите реалистични очаквания. Накрая, проведете оценка на риска, за да идентифицирате потенциалните предизвикателства или рискове, свързани с доставките.
Документирайте всички тези подробности в официален документ, който да послужи като основа за създаване на запитвания за предложения (RFP) или оферти (RFQ) при комуникация с потенциални доставчици.
Стъпка 2: Създайте и подайте заявка за покупка (PR)
След като определите нуждите си, е време да подадете заявка за покупка.
Заявката за покупка (PR) или заявката за закупуване е официален документ или формуляр, използван в рамките на дадена организация за започване на процеса на доставка.
ПР включва важни подробности като ясно описание на необходимите артикули или услуги, спецификации за количеството, информация за бюджета, изисквания за доставка, предпочитания за доставчици и подписи за одобрение.
След като заявката за покупка бъде одобрена, използвайте я като основа за издаване на поръчка за покупка към избрания доставчик. Този документ осигурява гладка комуникация между отделите и съгласува придобиванията с нуждите и бюджета на вашата организация.
Стъпка 3: Изберете вашия(ите) доставчик(ци)
Сега, когато вече имате заявка за покупка, е време да започнете да търсите доставчици, които предлагат рентабилни услуги с максимална стойност.
След като сте подбрали доставчиците, поискайте оферта от всеки от тях. Колкото по-подробно е вашето запитване за информация, толкова по-лесно е да сравните и анализирате различните цени и услуги.
Когато избирате доставчик, имайте предвид фактори като цена, обслужване, качество, репутация, бързина и надеждност. Идеалният доставчик отговаря на всички тези критерии. Ако вашата организация цени социалната отговорност, имайте предвид ангажимента на доставчика към околната среда и етиката.
Анализът на тези фактори ще ви насочи към най-подходящите доставчици и ще създаде управление на веригата на доставки за вашите нужди по отношение на доставките.
Стъпка 4: Преговаряйте за най-добрата сделка
Сега е време да изберете най-добрата оферта от вашия списък с финалисти. Разговаряйте с различни доставчици, разгледайте какво предлагат и преговаряйте, за да получите най-добрия продукт в рамките на вашия бюджет.
Това е етапът, в който избирате окончателния доставчик чрез конкурентен тръжен процес.
Препоръчваме да изберете поне трима доставчици и да преговаряте с тях, за да постигнете най-добрата възможна сделка. След като сте преговаряли индивидуално с всеки доставчик, е време да сравните техните оферти.
Оценете най-добрите оферти, които ви представят, отделете малко време за размисъл, направете задълбочено сравнение и след като сте направили своя избор, сключете писмено споразумение с избрания доставчик.
Тази стъпка затвърждава ангажимента и избягва евентуални недоразумения.
Стъпка 5: Инициирайте поръчка за покупка (PO)
След като получите най-добрата оферта, направете поръчката си.
Просто попълнете поръчка за покупка и я изпратете на доставчика. Поддържайте яснота и избягвайте обърквания, като предоставяте точни подробности по време на покупката.
Посочете договорената цена и спецификации, проверете всичко два пъти и запишете всичко в писмен вид. Този внимателен подход прави транзакцията по-гладка и намалява вероятността от недоразумения.
Стъпка 6: Получаване и проверка на стоките
След като получите стоките си, настъпва моментът на истината. Време е да проверите дали доставчикът е изпълнил обещанията си.
Проверете доставките, за да оцените качеството и да откриете евентуални грешки или дефекти. Това е вашата възможност да прегледате поръчката и да се уверите, че качеството отговаря на стандартите на вашата компания.
Усилията ви при избора на подходящ доставчик трябва да се отплатят с качеството на доставените стоки.
Стъпка 7: Извършете тристранно съпоставяне
След като проверите стоките, е време да проверите фактурата, преди да извършите окончателното плащане към доставчика.
Следвайте техниката за тристранно съпоставяне, за да проверите задълженията, като сравните поръчката за покупка, разписката за поръчката и фактурата помежду им. Това ще изведе на преден план всички несъответствия или неточни фактури.
Централното значение на тази стъпка в цикъла на доставките произтича от необходимостта да се проверят два пъти плащанията за евентуални грешки или неправилни добавки. Това е една от основните ви отговорности.
Стъпка 8: Платете фактурата
Време е да възнаградите доставчиците си, като им платите навреме дължимите суми и затвърдите сърдечните си отношения за в бъдеще.
Както доброто качество и ниските цени правят доставчика да изпъква пред много други, така и навременните плащания са в основата на привлекателния купувач. Ако тристранният процес на съпоставяне е безупречен, продължете с одобряването на фактурата и плащането чрез счетоводството.
Своевременното плащане е един от критичните фактори за установяване на добри отношения с доставчиците, получаване на отстъпки за навременно плащане и подобряване на репутацията на вашата компания. То също така предотвратява налагането на такси за закъснение и насърчава нови доставчици да се свържат с компанията.
Стъпка 9: Водете записи
Последната, но най-важна стъпка в процеса на снабдяване е воденето на документация.
Воденето на документация означава да се отбелязва всяка стъпка от процеса на доставка, от първоначалните ценови оферти и преговори до поръчки за покупка и фактури.
Воденето на записи е от решаващо значение за планирането на бъдещи покупки, одити и изчисляване на данъци. Това не е само вътрешна полза, а и ценен актив за разрешаване на спорове.
Предизвикателства при доставките
Дори и при усърден процес на доставки, все още са възможни предизвикателства в цялостния процес. Някои от често срещаните проблеми за повечето екипи по доставки в управлението на веригата на доставки включват:
1. Фрагментация на доставчиците
Има ли просто прекалено много разнообразни продукти и услуги, които трябва да отбележите?
Базата данни с доставчици често е фрагментирана, с множество доставчици в различни категории, което затруднява договарянето на отстъпки за количество и води до сложно управление на договорите.
Категоризацията и поддържането на индивидуални акаунти могат да отнемат неизмеримо време и внимание от екипа по доставките.
Решение: Създайте насоки за оценка на доставчиците и актуализирайте редовно базата данни с доставчици, за да я поддържате актуална. Използвайте решение за управление на доставките като ClickUp, за да оптимизирате взаимодействията с доставчиците, да консолидирате данните и да насърчите сътрудничеството.
2. Нестандартни разходи
Неразрешените или несъответстващи покупки, направени от лица в рамките на дадена организация, без да се спазват установените политики и процедури за доставки, се класифицират като нерегламентирани разходи.
Висшите служители и мениджърите от различните отдели могат да извършват покупки независимо, заобикаляйки стандартната процедура. Това може да се отрази на вашата компания с скъпи покупки, пропуснати възможности за спестяване и непостоянно качество.
Това е загуба за компанията и създава предизвикателства за отдела по доставки при воденето на отчетност. Бюджетът може да се наруши или покупките да не бъдат отчетени изобщо.
Решение: Предотвратете това, като определите ясно правила за закупуване за всички служители. Използвайте софтуер за управление на доставките като ClickUp, който помага за централизирано управление на всички аспекти на вашата стратегия за доставки.
3. Ограничено стратегическо планиране
Екипите по доставки могат да се затрупат с ежедневните нужди на бизнеса, като се концентрират единствено върху бързото набавяне на необходимите за покупката материали.
С основен фокус върху оперативните нужди, стратегиите като консолидиране на доставчици, спестяване на разходи и партньорства могат да останат на заден план. Това може да послужи за постигане на краткосрочни цели, но поставя под заплаха основната роля на управлението на доставките.
Решение: Използвайте ClickUp, за да създавате, наблюдавате и управлявате стратегически процеса на доставки с помощта на екипна работа, опростени изгледи и много други функции.
4. Съответствие и управление на риска
Осигуряването на съответствие и управлението на рисковете при доставките е предизвикателство. То изисква стриктно спазване на нормативните изисквания, отчитане на правните последици и прилагане на проактивни стратегии за намаляване на риска, за да се предпазите от непредвидени усложнения.
Работата в съответствие с тези изисквания и намаляването на рисковете, причинени от нарушения на данните или несъответствие от страна на продавача, е от първостепенно значение за екипа. Отново, това е процес, който отнема много време и е чувствителен към времето.
Решение: Използвайте ClickUp, за да проследявате съответствието, да интегрирате протоколи за управление на риска и да централизирате процесите си по доставки. Това е систематичен подход, който намалява грешките, увеличава прозрачността и насърчава гладкото сътрудничество, което улеснява съответствието и управлението на риска при доставките.
5. Предизвикателства при ръчното изпълнение
Обработката на заявки за покупка, фактури и одобрения за плащания може да бъде предизвикателство за екипите по доставки, които все още са привързани към ръчните процеси. Този процес е трудоемък, податлив на грешки, отнема много време и е неефективен.
Разчитането на ръчни процеси забавя скоростта, намалява точността и затруднява общата производителност, което прави трудно да се отговори на бързо променящите се изисквания на доставките.
Решение: Автоматизацията на ClickUp оптимизира въвеждането на данни, одобренията и комуникацията, позволявайки на вашия екип да се концентрира върху стратегията, докато се грижи за рутинните задачи, повишавайки точността и производителността при доставките.
Как да оптимизирате процеса на доставки
Нуждаете се от платформа, която да се справи с повече от половината от вашите ръчни задачи по доставките и да повиши общата ефективност? Решението ви е точно тук.
ClickUp е най-доброто решение за вашите нужди в областта на доставките, предлагащо специализиран софтуер за доставки, който комбинира задачи, документи, бели дъски, анализи, чат и други в една интегрирана платформа.
С всичко на едно място, можете да се отпуснете и да спрете да преминавате от една платформа на друга дори за най-основните задачи.
ClickUp Gantt Chart View
ClickUp Gantt Chart View ви позволява да визуализирате и управлявате различните етапи на процеса на доставка по начин, какъвто никога досега не сте виждали.
Проследявайте зависимостите и управлявайте приоритетите с вашия екип чрез споделена визуална времева линия. Лесно планирайте задачи, преглеждайте напредъка, управлявайте крайните срокове и идентифицирайте пречките, всичко това в един динамичен графичен изглед.
ClickUp Mind Maps
ClickUp Mind Maps ви помага да визуализирате различните етапи от процеса на доставка, като картографирате работните потоци с възли за плъзгане и пускане и рисувате връзки между различните задачи.
ClickUp предоставя задачно-базирани и възло-базирани мисловни карти, за да оптимизира работата и да я планира по-добре. Можете също да споделите тази мисловна карта с екипа си, за да може всички да работят едновременно за постигането на сходни цели.
Автоматизация на ClickUp
Позволете на ClickUp Automation да се заеме с тежките задачи, докато вие се концентрирате върху по-неотложните изисквания. Платформата предлага над 100 възможности за автоматизация, за да изпълнявате рутинни задачи и да оптимизирате работните процеси.
Можете също да използвате предварително създадени опции за автоматизация, за да ги персонализирате според вашите изисквания. Променяйте приоритетите, прилагайте етикети и променяйте статуса, за да държите екипа си информиран и бизнес операциите ви актуални.
Шаблони за доставки на ClickUp
Шаблоните за доставки на ClickUp помагат за стандартизиране на процесите по доставки, опростяват и рационализират тяхното изпълнение и спестяват време и пари. Основното предимство на ясния и последователен формат е намаляването на грешките. Някои от основните елементи на шаблона за доставки на ClickUp са:
- Персонализирани статуси: Идентифицирайте различните етапи по време на процеса на доставка с 21 статуса, като „Отворен“, „Необходимо разяснение“, „В процес“ и др.
- Персонализирани изгледи: Съберете информация от 8 различни изгледа, включително Списък, Ниво на доставчици, Риск на доставчици, Доставчици от първо ниво с критична важност и др., за да изпълнявате задачите си по-бързо.
- Потребителски полета: Категоризирайте и добавете атрибути към задачите си, като добавите визуални елементи като име на контактното лице на доставчика, одобрена доставка, имейл за контакт, доставчик, заявител и др.
- Управление на проекти: С всички функции, посочени по-горе, опростете управлението на проекти и постигнете целите си по-бързо.
Надяваме се, че ще можете да управлявате по-добре процеса, като разберете видовете доставки, различните стъпки и ограниченията. Въпреки че нуждите на всички компании са различни, общото разбиране може да ви помогне да анализирате вашите специфични изисквания и да се възползвате от ценни ресурси.
Освен това, процесите по доставките на ClickUp могат да ви помогнат да се справите мигновено с техните обширни функции. С множество предимства, които ви очакват, регистрирайте се за управление на доставките с ClickUp още днес и започнете бързо да работите ефективно!