10 практични шаблона за запитване за информация (RFI)

Доставчиците ви игнорират? Не е заради вас – а заради вашите RFI. 🤷

Нито един проект не започва с наличност на цялото необходимо оборудване и материали. За да се сдобиете с конкретен хардуер или нов софтуер, трябва да следвате стандартния процес на доставка, който започва с искане на информация от доставчици или доставчици на услуги.

За да формализирате процеса, първо трябва да изпратите документ с искане за информация (RFI) на доставчика, който ще го използва, за да реши дали иска да работи с вас.

Шаблоните за RFI са от съществено значение, ако искате да направите добро впечатление на доставчиците с по-професионален вид и тон. Стандартизираният процес за вашия RFI документ също така подготвя вас и вашите екипи за успешни процедури по възлагане на обществени поръчки.

Тези документи имат предварително проектирани полета за формално събиране на данни, което прави процеса на събиране на информация бърз и лесен и за двете страни. Не сте сигурни къде да намерите идеалния шаблон? Ние сме ви подготвили всичко!

Избрали сме 10-те най-функционални шаблона за запитване за информация, които ще направят комуникацията с доставчиците изключително лесна.

Какво е запитване за информация?

Заявката за информация е официален документ, използван от мениджърите на проекти и задачи, както и от екипите за планиране, за да попитат потенциалните доставчици дали имат капацитет да предоставят необходимите услуги или материали, изисквани за даден проект.

Документът може да се използва и за запитване за продукт, артикул или услуга, които вече са били закупени. Повечето RFI са разделени в пет категории:

Обикновено изпращате RFI до няколко доставчици и създавате списъци с доставчици, за да съберете информация и да сравните опциите въз основа на вашите критерии за избор. Тъй като доставчиците могат да отговорят в същия документ, той служи като запис на обмена на информация.

Защо ви е необходим шаблон за RFI

За да напишете перфектен RFI формуляр, трябва да сте фокусирани и точни. Ето защо опитни мениджъри разчитат на шаблони за RFI, създадени от експерти, за да свършат тежка работа. 🏋️

Шаблонът за RFI улеснява процеса на искане на информация от доставчиците. Той следва формализирана структура за извличане на информация. Определените му раздели гарантират последователност, яснота и краткост във външната ви комуникация и ви спестяват време и усилия.

Използването на шаблони за запитвания за информация предлага многобройни предимства, включително:

10 полезни шаблона и формуляри за RFI, които да опитате

В интернет има голямо разнообразие от шаблони за RFI, а ние сме събрали най-добрите от тях за вас! Имаме лесни за използване опции от водещи доставчици като ClickUp и TemplateLab. Разгледайте по-отблизо техните ексклузивни функции по-долу. 👀

1. Стандартен шаблон за RFI на ClickUp

Останете фокусирани и организирани за всяка инициатива за RFI или процес на доставка с шаблона ClickUp Standard RFI. Този универсален и безплатен шаблон за RFI ви помага да събирате данни от всички видове доставчици, да централизирате отговорите и да правите сравнения по справедлив и безпроблемен начин. ⚖️

За да използвате документа, просто го изтеглете и създайте формуляр за заявка за информация за потенциални доставчици. Добавете толкова подробности, колкото желаете, като името на заявителя, отдела и крайния срок. Изпратете формуляра и проследявайте неговия статус, като например „Нова заявка“, „Потвърждение“, „Отменена“, „Завършена“ и „Доставка“. Сравнете получените отговори чрез множество персонализирани изгледи.

В изгледа Списък с запитвания RFI са организирани по категории като Проблем, Предложение и Модификация. Има и изглед Табло за RFI процеси, който визуално представя запитванията като картички на табло Kanban. Тези картички са групирани по статус и приоритет за по-добра визуализация на задачите.

Преместете заявката от един етап в друг с прост инструмент за плъзгане и пускане. Или задайте критерии за оценка за всичките си статуси, за да оптимизирате процеса.

В изгледа Календар на графика за доставка основният фокус е върху крайните срокове за всяка заявка, което ви дава бърз поглед върху това, което е било изпълнено или пропуснато. Можете да пренасрочите крайните срокове, като кликнете върху бутона „Времеви период“ на екрана.

2. Шаблон за заявка за информация на ClickUp

Търсите лесен начин да съберете данни за доставчици или изпълнители с по-голяма яснота? Не търсете повече от шаблона за заявка за информация на ClickUp, мощен формуляр за RFI, специално проектиран да създаде лесен за следване, но последователен процес за събиране на информация. 🧐

Използвайте този шаблон, за да събирате лесно данни за доставчиците, като квалификации, материали и цени. Можете да управлявате данните на множество изпълнители чрез един интерфейс и да проследявате напредъка с актуализации в реално време, като промени в графика, времето за отговор или цените.

Тази функция е особено полезна в отрасли като строителството и производството, където честите промени в разходите могат да нанесат сериозни щети на бюджетите. Проследявайте отговорите на RFI чрез четири удобни изгледа:

Препоръчваме да използвате имейл в ClickUp, за да изпратите RFI документ на доставчиците, без да се налага да сменяте платформата.

3. Шаблон за доставки на ClickUp

Придобиването на стоки от доставчици навреме и в точното количество е една стресираща задача, която изисква щателно планиране и сътрудничество. Доверете се на шаблона за доставки на ClickUp, за да превърнете целия процес в разходка в парка! 🌳

Когато става въпрос за доставка на суровини, този шаблон на Workspace обхваща всичко – от планиране и координация до изпълнение на задачи, приемане на ценови предложения, надзор на запасите и стандартизиране на процеса на доставка.

Той се предлага с осем различни изгледа, които ви дават контрол над всички критични етапи на доставката. Например, изгледът „Документ за стандартни оперативни процедури за доставки“ е идеален за разпределяне на роли в екипа и определяне на матрицата за одобрение.

Получавате няколко изгледа, фокусирани върху доставчиците, като например „Основен списък с доставчици“ и „Рискове, свързани с доставчиците“, за да категоризирате вашите доставчици и да отчетете рисковете, свързани с доставките на всеки един от тях. Използвайте изгледа „Ниво на доставчиците“, за да класифицирате доставчиците според важността на техните доставки за даден проект.

Шаблонът включва вграден формуляр за заявка за приемане за събиране на вътрешни заявки за доставки. Използвайте статуси като „Отворено“, „В процес на разглеждане“, „Активни преговори“ и „Необходимо разяснение“, за да информирате екипа си за текущите задачи по доставките.

Персонализирайте шаблона за проследяване на времето, предупреждения за зависимости и проследяване на етапи, като използвате конфигурациите на ClickApps.

4. Шаблон за RFP процес на ClickUp

Готови ли сте да привлечете оферти за проекти от ентусиазирани участници в търга? Шаблонът за RFP процес на ClickUp е тук, за да ви помогне! Този шаблон за задачи оптимизира атрибутите на проекта и общите критерии за обективна оценка, което прави процеса на оценяване на офертите изключително лесен. 🌬️

Заявката за предложение (RFP) обикновено се използва при искане на оферти или предложения от потенциални доставчици или доставчици на услуги, като се посочва подробно как те планират да изпълнят проекта, ако бъдат избрани за работата. Този шаблон за задача включва контролни списъци, очаквания и персонализирани полета, за да улесни безпроблемния процес на RFP и да осигури надеждно партньорство с доставчиците.

Обикновено можете да добавите ключови подробности за вашия проект в пет стандартни категории:

Въпреки че шаблонът се предлага с предварително изготвен списък за проверка, списъците за задачи и подзадачи са напълно персонализируеми. След като получите предложенията си, използвайте Milestones в ClickUp, за да договорите и финализирате сделките.

5. Шаблон за заявка за предложение за работа на ClickUp

Създаването на описание на работата (SOW) от нулата е доста голямо предизвикателство. За щастие, шаблонът за описание на работата на ClickUp RFP помага за изготвянето на изчерпателни и професионални предложения за нула време. ⏳

За непосветените, SOW осигурява общо разбиране за резултатите от проекта и условията за плащане, като добавя яснота и посока към проекта. Този подходящ за начинаещи шаблон ClickUp Doc се предлага с предварително проектирани полета за лесно писане на качествен SOW. Започнете с определяне на измеримите подробности относно необходимата работа, нейната продължителност, свързаните процеси и ресурсите, необходими за постигане на всеки резултат.

Ако имате затруднения при навигирането в дадена секция, вграденото ръководство на шаблона може да ви помогне. Например, ако не сте сигурни какво да добавите в секцията „Разрешение“, документът ще ви предложи да обясните дали изпълнението на вашия проект изисква разрешение за хардуер или софтуер. Можете също да потърсите помощ при включването на сегменти като „Авторски права и търговски марки“, „Поверителност на данните“ и „Закони за сигурността“, които са от значение за вашата индустрия.

ClickUp предлага AI поддръжка за различни задачи, свързани с писане. Изпробвайте функцията ClickUp AI, за да генерирате бързо SOW, презентации и предложения с конкретен тон и стил.

Този шаблон позволява както на вас, така и на вашия доставчик да редактирате заедно Описанието на работата (SOW) и да правите ревизии в реално време чрез споделен линк.

6. Шаблон за стандартна оперативна процедура за закупуване на суровини на ClickUp

Шаблонът за стандартни оперативни процедури за закупуване на суровини на ClickUp е друга удобна за доставките опция в нашия списък. Той помага за поддържане на отношенията с доставчиците, управление на работните процеси по закупуването и оптимизиране на нивата на запасите с навременни доставки и управление на отпадъците.

Този шаблон ви позволява да дефинирате стандартната оперативна процедура (SOP) за поддържане на постоянни доставки на суровини, като насърчавате оперативната ефективност с минимални разминавания.

Използвайте предварително създадените секции на този шаблон, за да напишете ефективно вашата SOP. Можете да посочите целта и обхвата. След това очертайте точните стъпки за поръчка в секцията Процедура.

Ако делегирате задачата по доставките, препоръчваме да определите стандарти за предпочитани доставчици, желано количество и бюджетирани разходи, за да избегнете недоразумения. Рамката включва раздел с често задавани въпроси, който може да се персонализира в края на шаблона.

Можете да съхраните този шаблон в ClickUp Docs за лесен достъп от целия екип или да го прикачите към договорите с доставчици или търговци с няколко кликвания. След като направите поръчка за покупка, проследявайте нейния напредък в ClickUp Dashboards чрез статусни етикети като Поръчка направена, В очакване на одобрение и Материали получени. Можете да използвате Automations в ClickUp, за да получавате известия за критични ситуации като ниски нива на запаси и забавени доставки.

7. Шаблон за формуляр за поръчка на доставки на ClickUp

Получавате няколко поръчки едновременно? Оптимизирайте процеса на поръчка на доставки с шаблона за поръчка на доставки на ClickUp. 🎁

Този шаблон има за цел да опрости административната тежест, свързана със сложните цикли на поръчки. Той работи както за доставчици, така и за купувачи. Получавате ръководство за начало, което ви показва как да навигирате в инструмента с много функции, да организирате инвентара и логистиката на доставките и да си сътрудничите с доставчиците.

Шаблонът ви предоставя практичен формуляр за поръчка на доставки, който улеснява въвеждането на данни. Попълнете полетата с информация като номер на поръчката, данни за заявителя и доставчика, отдел и тип доставка.

Проследявайте потока на вашите поръчки за доставка/покупка с тези практични етикети за статус:

Ако сте доставчик, отворете изгледа „Списък с нови поръчки“ в шаблона, за да видите най-новите заявки за поръчки, групирани по техния статус. Можете също така да получите информация за поръчките по отдели и да следите падежните дати на плащанията.

8. Шаблон за заявка за информация за култура на безопасност

Документите за запитване за информация за строителни работи изискват запитване за множество спецификации и препратки към минали проекти. Шаблонът за запитване за информация за култура на безопасност може да ви помогне да потърсите данни с подходящи препратки за елементи като предложени чертежи, разрешения за строеж и въпроси, свързани със здравето и безопасността.

Този лесен за използване шаблон съдържа стандартни полета като номер на RFI, дата на заявката и идентификационен номер на проекта, които можете да използвате, за да улесните сътрудничеството с заинтересованите страни по проекта. Той предлага специална секция Общ преглед на RFI, която позволява добавянето на изображения и текстови препратки.

Що се отнася до въпросите в RFI, можете да бъдете толкова подробни, колкото желаете. За да използвате този шаблон, трябва да се регистрирате в платформата Safety Culture (по-рано iAuditor).

След като създадете своя акаунт, можете лесно да намерите конкретен RFI, като потърсите неговия уникален идентификационен номер. Освен това можете да изпратите шаблона RFI като PDF доклад, да го експортирате в Word, Excel, Google Sheets и Google Docs или да го присвоите на външен получател по имейл. ✉️

9. Шаблон за заявка за информация (RFI) от TemplateLab

Ако търсите много подробен RFI с общи стандартни раздели, възползвайте се от шаблона за Word Request for Information Report (RFI) на TemplateLab.

Този осемстраничен Word шаблон се състои от стандартни раздели, заглавия, подзаглавия, съдържание и официално изглеждаща титулна страница. Всичко, което трябва да направите, е да замените текста, написан в червено, за да персонализирате шаблона според вашите нужди.

Този шаблон служи като стъпка по стъпка ръководство за написване на подробно RFI. Получавате инструкции за попълване на основни раздели като цел на RFI, задачи, основни данни, описание на настоящата система и съществуващия проблем, изисквана информация и техническа информация.

Те са напълно персонализирани, което ви позволява да променяте стила, размера и цвета на шрифта, да добавяте таблици и да вмъквате изображения, за да осигурите яснота.

10. Най-добър универсален шаблон за RFI от RFP360

Ако не сте любители на дългите и многословни шаблони, Word Best All-Around RFI Template от RFP360 може да ви допадне.

Независимо дали търсите информация за консултантски услуги или имате конкретен проект, за който се нуждаете от помощ, този шаблон за RFP е вашият инструмент за ефективно предаване на изискванията към доставчиците в кратък формат.

Шаблонът ви позволява да персонализирате вашия RFI чрез пет раздела:

Оптимизирайте процеса на поръчки за доставки!

Ако се намирате в конкурентна среда, ориентирана към доставчиците, качествените RFI ви дават стратегическо предимство като бизнес. Те създават добро първо впечатление и ви помагат да намерите достойни партньори. За щастие, изготвянето и изпращането на първокласни RFI формуляри е лесно с нашите шаблони.

Можете да разгледате библиотеката с шаблони на ClickUp, за да намерите над 1000 универсални шаблона, предназначени да оптимизират вашите бизнес операции. 🦸