Ако попитате специалист по доставки за неговата работа, той ще ви разкаже за хаотичния си свят. Мениджърите по доставки винаги се опитват да балансират няколко приоритета едновременно.
От една страна, те са под натиск от различни вътрешни заинтересовани страни да закупят материали и да наемат доставчици, за да гарантират навременни качествени доставки и услуги.
Към това се добавя и допълнителният натиск да се гарантира, че всички доставки се осъществяват в рамките на строги бюджети. Функцията по доставките е затруднена и от предизвикателствата, свързани с веригата на доставки, включително получаването на разумни цени, качествени доставки и навременни плащания към доставчиците.
Защо професионалистите в областта на доставките се сблъскват с предизвикателства? Кои са най-често срещаните предизвикателства в областта на доставките? Как технологията ще помогне за решаването на предизвикателствата в областта на доставките?
В тази публикация в блога разглеждаме подробно тези области, заедно с решения за оптимизиране на управлението на веригата за доставки и процеса на доставки.
⏰ 60-секундно резюме
- Специалистите по доставки се борят да балансират изискванията на заинтересованите страни, бюджетите и сложните проблеми, свързани с веригата на доставки.
- Ролята на обществените поръчки еволюира и сега обхваща стратегически бизнес приноси, които надхвърлят основната администрация.
- Основните предизвикателства включват нарастваща инфлация, недостиг на таланти, неефективно управление на договорите и неточни данни.
- Лошата вътрешна комуникация създава изолирани структури, което пречи на стратегическото съгласуване и ефективната работа.
- Екипите по доставки трябва да управляват различни рискове, включително нестабилност на цените, прекъсвания в веригата на доставки, измами и проблеми с доставчиците.
- Липсата на технологии забавя процесите и увеличава уязвимостта към рискове.
- Технологични решения като автоматизация, системи за електронни обществени поръчки и усъвършенствани аналитични инструменти могат да помогнат за преодоляването на тези предизвикателства.
- Инструменти като ClickUp се представят като ефективни решения за оптимизиране на процесите по възлагане на обществени поръчки и подобряване на сътрудничеството.
Разбиране на предизвикателствата, свързани с обществените поръчки
Преди да стигнем до основните предизвикателства, с които се сблъскват екипите по доставки, нека анализираме защо функцията по доставки се сблъсква с предизвикателства.
Отделът за доставки се разглеждаше като административна функция на бизнеса, която гарантира наличието на качествени материали в подходящия момент. От 2000-те години насам обаче ролята на доставките се разшири, като включи и стратегическите интереси на организацията.
Днес професионалистите в областта на доставките са отговорни за разработването на стратегии, които оказват положително влияние върху финансовите резултати на бизнеса. Те трябва също така да оптимизират ежедневните си операции, като управление на поръчки за покупка и доставчици и извършване на проверки за съответствие.
Управлението на доставчиците и търговците, веригата на доставки, оптимизацията на разходите и намаляването на риска са допълнителните отговорности на съвременния мениджър по доставките.
Въпреки това, пазарните рискове, критичният недостиг на суровини, нестабилните глобални търговски проблеми и самодоволният подход на бизнес лидерите към новите технологии изправят отдела по доставки на ръба на колапса.
💡Съвет от професионалист: Таблото за доставки, което ви дава бърз поглед върху ситуацията, може да ви помогне да се справите с всички предизвикателства в реално време. Научете как да създадете такова.
8 често срещани предизвикателства при доставките
Разширяващият се характер на процеса на доставки го излага на различни рискове и предизвикателства. Най-често срещаните предизвикателства при доставките са:
Нарастваща инфлация
Повишаващите се цени на суровините не дават покой на професионалистите в областта на доставките. Фактори като прекъсвания в веригата на доставки, рискове при доставките, ограничени пазари на труда и неблагоприятни икономически политики са довели до повишаване на разходите.
COVID-19 и продължаващите войни са двата основни фактора за увеличаването на цените на материалите. Периодичните карантини поддържаха ниско ниво на производството, което увеличи разликата между търсенето и предлагането и в крайна сметка доведе до по-високи цени.
Русия и Украйна са ключови износители на енергия, но поради конфликта производството е ниско, което създава допълнителен натиск върху екипите по доставките да организират необходимите ресурси на по-висока цена. След инвазията цените на енергията се повишиха с 20% за пет месеца.
Мениджърите по доставките се нуждаят от помощ за поддържане на рентабилни стратегии за доставки поради бързото покачване на цените. Това прави нарастващата инфлация едно от най-големите предизвикателства в областта на доставките през 2024 г., което бизнес лидерите трябва да преодолеят.
Недостиг на таланти
Значително предизвикателство, пред което са изправени компаниите, е нуждата от по-квалифицирани специалисти в областта на доставките и веригата на доставки. Голямото напускане, което засегна предимно пазара в САЩ, и последващите рецесионни тенденции, предизвикаха суматоха на пазара на труда.
Компаниите натискат настоящите си служители да правят повече с по-малко ресурси, за да запълнят празнината. Поради това съществуващият персонал е претоварен и постоянно изтощен. Производителността е на най-ниското си ниво, а отсъствията от работа се увеличават, което допълнително усложнява стратегията за доставки.
През 2024 г. ръководителите на отделите по доставки трябва да идентифицират неефективните процеси, които отнемат време и енергия на персонала, и да намерят начини за тяхното автоматизиране.
Управление на договори
Управлението на договорите е основата за поддържане на отношенията с доставчиците. Макар договорът да е правен документ, който означава началото на нови отношения с доставчик, неговите цели са много по-широки от това.
Целта е да се даде възможност на бизнеса да доставя продукти на конкурентни цени. Договорът гарантира стабилна и качествена доставка на материали и обща рентабилност на сделката.
Въпреки това, повечето екипи по доставките не могат да работят с пълен капацитет поради дългото време за изпълнение, ръчните процеси, проблеми, свързани с доставчиците, липса на комуникация и координация, както и загубени договори.
Това води до пропуснати възможности за спестяване на разходи, рискове от несъответствие с нормативните изисквания, напрегнати отношения с доставчиците и лошо вземане на решения. Компаниите се нуждаят от ефективна система за доставки, за да автоматизират и централизират процеса на управление на веригата за доставки.
Неточни данни
В повечето компании екипите по доставки управляват въвеждането на данни ръчно. Те въвеждат данни в електронни таблици и стари системи с ограничени възможности за автоматизация и анализ. Тъй като данните се обработват ръчно, те са предимно непоследователни и податливи на човешки грешки.
Последствията от лошото качество на базата данни се отразяват в лошо и бавно вземане на решения. Бизнесът губи важни възможности и се излага на нежелани рискове, като поръчване на излишни запаси поради несъответствия в данните за нивото на запасите.
От друга страна, точните и надеждни данни позволяват на ръководителите на отделите по доставки да вземат обосновани решения и да получат по-добра представа за процесите по доставките.
Те получават информация в реално време и точни данни за моделите на търсене, пазарните рискове, изискванията за доставка и ключовите показатели за ефективност, специфични за доставчиците, като време за доставка и възвръщаемост на инвестициите.
Отделът по доставки в бързоразвиващите се компании трябва да обмисли използването на централизирано решение за данни, за да автоматизира събирането и анализа на данни, с цел да улесни работата си и финансовите одити.
📮ClickUp Insight: 13% от участниците в нашето проучване искат да използват изкуствен интелект, за да вземат трудни решения и да решават сложни проблеми. Въпреки това само 28% казват, че използват изкуствен интелект редовно в работата си.
Възможна причина: Съображения за сигурност! Потребителите може да не желаят да споделят чувствителни данни, свързани с вземането на решения, с външна изкуствена интелигенция.
ClickUp решава този проблем, като предоставя AI-базирано решаване на проблеми директно във вашето защитено работно пространство. От SOC 2 до ISO стандарти, ClickUp отговаря на най-високите стандарти за сигурност на данните и ви помага да използвате безопасно генеративната AI технология в цялото си работно пространство.
Липса на вътрешна комуникация
Лошата вътрешна комуникация е едно от най-изненадващите предизвикателства в областта на доставките, тъй като тя открито противоречи на очакванията на висшето ръководство от екипа по доставките, който поема ролята на стратегически лидери.
Екипът по доставките работи независимо, затова разчита предимно на ресурсите на други екипи, като финансова информация и междуфункционално сътрудничество.
Тази информация обаче може да им бъде предоставена, когато има стабилна вътрешна комуникационна мрежа.
Едно от критичните предизвикателства, пред които е изправен екипът по доставките, е, че те работят в изолация; те не са запознати с цялостната стратегия на организацията и имат ограничено разбиране за бъдещите изисквания.
Липсата на технологии забавя ключовите процеси, тъй като въвеждането на данни се извършва ръчно и е неорганизирано. Това също така намалява способността за решаване на настоящите проблеми и прави бизнеса по-уязвим към рискове. Необходима е техническа система, за да може компанията да се адаптира към променящите се бизнес условия и да преодолее предизвикателствата, свързани с доставките.
Управление на риска
Екипите по доставки постигат най-добри резултати, когато има солидна основа за управление на риска. Доставките са дълъг процес, който се влияе от няколко вътрешни и външни фактора.
Тези фактори водят и до вътрешни рискове, като поведението на служителите, и външни рискове, които са по-трудни за контролиране, като глобални събития.
Но следните рискове са начело в списъка на рисковете, които мениджърът по доставките трябва да управлява в веригата на доставки:
Нестабилност на цените
В момента пазарът на веригата за доставки е нестабилен. Непрекъснатите промени в цените увеличават разходите за доставки. Тъй като доставчиците изискват повече пари, е необходимо да имате гъвкав бюджет, за да избегнете недостиг на запаси.
Нарушение на веригата на доставки
Веригите за доставки могат да бъдат неочаквано прекъснати от фактори като война, политически проблеми и природни бедствия. Най-голямото предизвикателство тук е да се намерят материали от друг доставчик в последния момент. Ключът тук е да се създаде система за реагиране, за да се управляват такива случаи по-ефективно, като се работи с експерт по доставките.
Измама
Процесът на доставки е податлив на измами от различни източници: служители, доставчици или подизпълнители. Измамите с фактури обикновено се случват, когато доставчиците завишават цената, а екипът по доставките я одобрява, без да я провери. Фиксирането на цените е друга често срещана измама, при която подизпълнителите се обединяват, за да повишат цената или да отменят отстъпките.
Проблеми с доставчиците
Поддържането на солидни и положителни отношения с доставчиците е в основата на решаването на предизвикателствата, свързани с доставките. Много от проблемите с доставчиците се дължат на вътрешни фактори, като неясни спецификации и изисквания. Ако доставчиците комуникират своите очаквания, ще бъде по-лесно да се управляват доставките с високо качество.
По същия начин, липсата на надлежна проверка при оценката на доставчиците, за да се разберат техните възможности, и липсата на съгласие по отношение на ключовите показатели за ефективност са други фактори, които увеличават напрежението в управлението на взаимоотношенията с доставчиците.
Липса на технологии
Липсата на дигитализация в процесите на доставки е проблем за компаниите, които имат солидни планове за разширяване на дейността си в тази област. Ако новите технологии не станат неразделна част от ежедневните дейности, те никога няма да реализират пълния потенциал на стратегията за доставки.
Липсата на технологии забавя ключовите процеси, тъй като въвеждането на данни се извършва ръчно и е неорганизирано. Това също така намалява способността за решаване на настоящите проблеми и прави бизнеса по-уязвим към рискове. Бизнесът се нуждае от техническа система, за да се адаптира към променящите се бизнес условия.
Ролята на технологиите в справянето с предизвикателствата, свързани с доставките
Технологиите ще играят ключова роля в преодоляването на основните предизвикателства, свързани с доставките в компаниите. Ето няколко области, които ще претърпят максимална трансформация в резултат на дигитализацията:
Автоматизирани процеси
Технологията ще доведе до най-значителната промяна чрез автоматизиране на задачи с ниска стойност, като заявки за покупка, поръчки за покупка и обработка на фактури. В същото време, с автоматизацията, човешките грешки намаляват.
Това ще освободи графиците на мениджърите по доставките, които ще могат да се съсредоточат върху критични задачи на стратегическо ниво, като планиране на нови стратегически инициативи, разработване на идеи за преговори с доставчици и управление на доставчиците.
Създаване на система за електронни обществени поръчки
Системите за електронни обществени поръчки са софтуер за управление на обществените поръчки, който автоматизира целия процес на обществените поръчки от заявката за оферта (RFQ) до плащането. Те също така играят значителна роля в прилагането на политиките и осигуряването на по-голяма прозрачност. Софтуерът централизира всички вътрешни данни и инструменти за обществени поръчки, като ясно показва къде е необходимо наблюдение.
Разширени анализи и отчети
Цифровата трансформация ще даде на компаниите така необходимия достъп до по-задълбочени анализи на данните за доставките. С помощта на усъвършенствани аналитични възможности екипът по доставките може да анализира големи масиви от данни, за да идентифицира модели на разходите и възможности за спестяване на разходи, с които да оцени представянето на доставчиците.
Инструментите за изкуствен интелект (AI) ще го подобрят още повече, като прогнозират търсенето, идентифицират пазарните тенденции и оптимизират стратегията за доставки. Тези прозрения ще подготвят ръководството да бъде по-устойчиво на прекъсвания в веригата на доставки и да приеме съответната стратегия за управление на запасите.
Подобрено сътрудничество
Централизирането на данните от различни инструменти обединява всички екипи. Сътрудничеството в реално време между различни отдели вече не е далечна мечта, защото екипите имат достъп до всички видове данни с помощта на софтуер за управление на доставките.
Софтуерът синхронизира всички участници по отношение на напредъка и предоставя на заинтересованите страни цялостен поглед върху целия проект.
Това е отлична възможност за отдела по доставки да поддържа прозрачност с доставчиците, като централизира информацията за договорите и оценява рисковете с помощта на софтуер за управление на доставчиците.
Повече иновации
Ръководителите на отделите по доставки най-накрая ще седнат на масата на заинтересованите страни, за да допринесат за стратегията на компанията, като работят върху идеи за иновации в продуктите.
Те могат да си сътрудничат с отдела за научноизследователска и развойна дейност, за да обмислят планове за по-устойчиво развитие на процеса на доставки и да наблегнат на сътрудничеството с доставчици, които предлагат екологично чисти материали.
Общи съвети за преодоляване на предизвикателствата при доставките с ClickUp
Доставките са дълъг процес и технологията е отговорът на най-належащите предизвикателства. Въпреки това, компаниите трябва внимателно да подбират софтуера, за да оптимизират операциите.
ClickUp е усъвършенстван софтуер за доставки, който запълва празнините чрез автоматизиране на процесите по доставките. Функциите за автоматизация са напълно съобразени с изискванията на екипите по доставките.
Има предварително създадени работни потоци за автоматизация на процесите, които можете да изберете и да персонализирате според изискванията. Проследявайте заявките за доставки, възложени на членовете на вашия екип, и актуализациите на статуса.
ClickUp се интегрира с вашите съществуващи инструменти като Slack и Google Sheets, като ви дава възможност да си сътрудничите с екипа си, без да превключвате прозорци и да достъпвате данни в чатовете на екипа. Започнете дискусии с вътрешни заинтересовани страни, получите одобрения и споделете оферти в съответните канали.
Шаблонът за доставки на ClickUp ви позволява да оптимизирате процеса на управление на веригата за доставки. Лесно проследявайте, управлявайте и наблюдавайте всички дейности, като заявки за приемане на заинтересовани страни, приемане на ценови предложения от доставчици и доставчици, и бъдете в крак с преговорите по договорите и работните процеси по одобряването.
Базата данни без код ви помага да визуализирате напредъка на едно място. Оптимизирайте комуникацията и сътрудничеството с доставчиците и членовете на екипа, като гарантирате справедливост и прозрачност.
Успешното управление на веригата за доставки има два аспекта: създаване на план за действие за доставките и стратегия за оптимизиране на веригата за доставки.
Планът за действие гарантира, че ще разполагате с всички доставки и услуги навреме и в рамките на бюджета.
Стратегията ви помага да поддържате организация, да подобрите комуникацията и да бъдете една крачка напред в преговорите.
Шаблонът за план за действие за доставки на ClickUp ви помага да направите точно това, като:
- Разпределяне на задачите, възлагане на членовете на екипа и добавяне на срокове
- Приоритизиране на целите за ефективно изпълнение
- Бързо и лесно споделяне на актуална информация за напредъка с висшето ръководство
Най-хубавото е, че ClickUp комбинира доставки, документи, цели, диаграми и други, така че не губите време в преминаване между различни платформи, за да изпълните една задача.
Например, ClickUp List View е идеален за процесите по доставките и управлението на бюджети с персонализирани полета, етикети и функции за сортиране. Получете обща представа за задачите си и бързо ги сортирайте или филтрирайте.
ClickUp AI автоматично попълва документите и шаблоните за управление на доставките, за да повиши производителността на екипа ви и да намали човешките грешки. След това превърнете плановете за доставки в изпълними задачи за секунди.
Накрая, съхранявайте цялата си вътрешна и външна документация в ClickUp Workspace и използвайте ClickUp като единствен източник на информация за всичките си изисквания по отношение на доставките.
Готови ли сте да се справите с предизвикателствата, свързани с доставките? Създайте безплатен акаунт в ClickUp и започнете да оптимизирате процесите по доставките.