Чудили ли сте се някога как изглежда един ден от живота на мениджър по доставките? Това е роля, която може да изглежда загадъчна и объркваща, ако не я изпълнявате сами, но днес ще ви разкрием как изглежда животът на мениджър по доставките и какво включва той.
В този подробен наръчник ще разгледаме какво представлява мениджърът по доставки, какви са ежедневните му задачи, какви са уменията и техниките му и как можете да изградите успешна кариера в сектора на доставките. 💼
Какво е мениджър по доставките?
Ролята на мениджъра по доставки е да контролира управлението на веригата на доставки и начина, по който компанията купува (или доставя) материали, услуги или консумативи. Работата му включва намиране на подходящи доставчици, договаряне на цени по договори или поръчки за покупка и намиране на най-добрите услуги или материали на най-добрата цена.
Въпреки че в тази статия ще говорим за мениджъри по доставки, може да чуете тази длъжност да се нарича и мениджър по закупуване или специалист по доставки. Конкретното наименование зависи от политиката на компанията, но ролята е една и съща – ефективно да се осигуряват доставки за организацията.
Типичен ден на мениджър по доставките
Нека да разгледаме какво всъщност прави мениджърът по доставки всеки ден. Тези задачи често се споменават в описанията на длъжността, но само по неясен начин, затова ето по-подробен поглед върху това, което включва тази работа, за да можете да решите дали е подходяща за вас.
Работа по договори за покупка
Голяма част от ролята на мениджъра по доставки е свързана с намирането на изгодни източници за компанията. Това включва работа по договори за покупка – договори, в които се съгласявате да купите определено количество продукт или услуга в замяна на отстъпка. 🤝
Управлението на покупко-продажбени споразумения и договори отнема време, което означава, че много мениджъри прекарват част от всеки ден в преговори, преглед на договори и финализиране на споразумения. Тези задачи обаче могат да се изпълняват на седмична или месечна база.
След като бъдат договорени, тези сделки осигуряват отстъпка от цената на услугите или доставките за определен период от време, което улеснява всички да прогнозират разходите и да спазват бюджетите.
Осигуряване на съответствие
Като мениджър по доставките трябва да имате добро разбиране за процесите и процедурите, за да сте сигурни, че спазвате изискванията. Част от ролята ви е да създавате и спазвате политики и процедури за доставки, да управлявате рисковете и да провеждате одити, за да гарантирате спазването на изискванията. ⚖️
Спазването на вашите вътрешни политики за доставки е от съществено значение, тъй като в противен случай се излагате на риск от оспорване от потенциални доставчици или обвинения в фаворизиране или подкуп. Освен да спазвате вашите собствени политики, трябва да проверите дали вашите доставчици имат подходящи политики, особено ако сте бенефициент на финансиране или държавна субсидия, която изисква от вас да го направите.
Оценяване на доставчици
Преди да подпишете договор за покупка с доставчик, първо трябва да намерите подходящия. Ролята на специалиста по доставки включва проучване на потенциални доставчици, изготвяне на списък и след това оценяване на доставчиците, за да се намери най-подходящият.
Освен ако не работите в малка организация, тази задача ще включва и други членове на екипа и може да се наложи да бъде отнесена до ниво борд за окончателно решение. Екипът по закупуване ще работи заедно, за да намери доставчици, да провери референциите им, да получи оферти с шаблони за запитване за оферта и да използва рамка или метод за оценка, за да ги класифицира един спрямо друг или в рамките на веригата за доставки.
Управление и координиране на персонала
Ако заемате длъжността мениджър по закупуване или снабдяване, често ще работите заедно с екип по снабдяване, който може да ви подкрепи в усилията ви да постигнете най-добрата сделка за вашата организация. Ролята на мениджъра включва координиране на персонала и предоставяне на възможности за работа на най-високо ниво. 🎉
В по-голяма организация може да управлявате редица поддържащи роли на начално ниво и служители по доставките. В зависимост от структурата на вашия екип, вашата роля може да бъде да разпределяте задачи, да наблюдавате обучението, да предлагате подкрепа и да действате като лидер, който води екипа ви към успеха.
Поддържане на актуални данни
Светът на покупките и снабдяването включва много данни. Има всичко – от списъка с доставчици до точната цена на единица за всеки материал или доставка, които бихте искали да закупите. 📝
Ако работите самостоятелно или като част от малък екип, част от ежедневните ви дейности ще включват поддържане на тези данни и гарантиране, че те са актуални и точни. В по-голям екип тази роля може да бъде поета от служител или асистент по доставките.
Ключови умения за успешен мениджър по доставки
Сега, когато вече сме запознати с някои от ежедневните или седмичните задачи на мениджъра по доставки, нека разгледаме по-отблизо уменията и знанията, които са ви необходими, за да успеете.
Умения за водене на преговори
Отличните професионалисти в областта на доставките са блестящи преговарящи. Това е умение, на което ще разчитате многократно, за да постигнете изгодни отстъпки и да сключите договори за покупка с най-търсените доставчици.
Ако това не е една от най-силните ви страни в момента, запишете се на курс по преговорни умения или опитайте да натрупате опит в среда, в която тези умения се използват често, като например в продажбите. За да успеете в сектора на доставките, трябва да можете да изразявате ясно мнението си, да преговаряте и да постигате по-добри сделки от тези, които можете да намерите другаде – затова това трябва да бъде начело в списъка ви с умения. 💡
Аналитични умения
Мениджърите по доставки вземат много решения, което означава, че трябва да знаете как да анализирате данни, за да вземете най-информираното решение, което можете в дадения момент.
Ръководителите в областта на закупуването знаят как да интерпретират данните, какво да правят с тях и как да ги използват, за да вземат информирани решения. Те могат да използват наличните данни, знаят откъде да потърсят информация, която им липсва, и комбинират всичките си знания, за да изберат подходящия доставчик. ✅
Умения за управление на взаимоотношенията с доставчиците
Може да ви се струва, че снабдяването се отнася само до данни и доставки, но всъщност то включва много умения за управление на взаимоотношенията и комуникация. Ако не можете да изградите силни връзки, е малко вероятно да създадете дългосрочни партньорства с другите.
Бъдещите мениджъри по доставки трябва да се фокусират върху комуникацията, уменията за слушане и работа с хора, ако искат да успеят в тази индустрия. Трябва да знаете как да опознавате хората, да разбирате техните желания и нужди и да можете да комуникирате ефективно във всички етапи на процеса по доставките. 💬
Умения за контрол на запасите
Не можете да знаете какво трябва да поръчате, ако не сте сигурни какви са нивата на запасите ви. Поради тази причина, силните умения за контрол на запасите са задължителни в сектора на доставките.
Добрите мениджъри по доставки знаят какви са нивата на запасите и инвентара им по всяко време. Вие мислите напред, поръчвате с достатъчно време, за да поддържате доставките, и се адаптирате към всякакви промени, ако поемете нов проект или договор. 📋
ERP познания
За щастие, от вас не се очаква да знаете наизуст дали запасите от даден продукт са на привършване или дали е необходимо да увеличите доставките в определена област. За това има инструменти за управление на ресурсите на предприятието (ERP).
Колко и какви ресурси трябва да управлявате зависи от ролята ви в екипа по доставките. На основно ниво трябва да знаете как да управлявате запасите и да планирате наличността на екипа си, но може да се очаква от вас да се занимавате и с бюджети или подизпълнители. 📊
Икономически познания
Докато се фокусирате върху осигуряването на най-добрите сделки за доставки и договори за вашата компания, не можете да пренебрегнете по-широката икономическа картина.
Мениджърите по доставки трябва да познават финансовите подробности и плановете за растеж на компанията си, но също така да са наясно с това, което се случва в света около тях. Фактори като рецесии, политически проблеми и предизвикателства в доставната верига могат да повлияят на това колко лесно е да се набавят доставки и на каква цена, затова си струва да се обръща специално внимание на по-голямата икономическа картина. 🌍
Умения за управление на риска
В идеалния случай вашите доставчици могат да задоволят вашите нужди, вие можете да изпълните поръчките на клиентите навреме и вашите проекти протичат гладко. Това обаче не винаги е така, затова ръководителите на отдела за доставки трябва да са опитни в управлението на риска и да могат да идентифицират препятствията, преди те да се превърнат в проблем.
Най-добрите мениджъри по доставки знаят как да изчисляват риска, да следят промените и да предвиждат малките проблеми, преди те да доведат до по-големи предизвикателства. Управлението на риска е неразделна част от ежедневната ви работа, а не нещо, което имате предвид, когато нещата се объркат. ❌
Инструменти и техники, използвани от мениджърите по доставки
Процесът на доставките е дълъг и подробен, а управлението на толкова много очаквания, бюджети, срокове и изисквания понякога може да бъде стресиращо. Но това не е нещо, с което трябва да се справяте сами. Има много инструменти и техники за доставки, които могат да ускорят процесите, да опростят задачите и да въведат по-лесни начини за управление на работния процес от начало до край.
Ето някои от най-популярните софтуерни инструменти и техники за управление на доставките, които мениджърите по доставките използват, за да работят по-ефективно. 🤖
Рамки за управление на доставките
Провеждането на дълъг процес на снабдяване за всеки отделен проект или нужда от доставки не е реалистично и отнема време от други важни задачи. Начинът да се избегне това е да се създаде или да се присъедини към съществуваща рамка за управление на снабдяването.
Тези рамки действат като готов път към качествени доставчици и услуги, без да се провежда пълен тръжен или снабдителен процес. Необходими са големи поръчки или количества, за да имат смисъл тези рамки за всички участници, затова те обикновено се използват от големи организации и правителствени агенции.
Инструменти за управление на проекти
Макар че мениджърите по доставки не отговарят директно за управлението на проекти, доброто разбиране на проектния мениджмънт и използването на инструментите на екипа им може да им даде предимство и да улесни процеса.
Инструменти като ClickUp оптимизират управлението на проекти и правят всичко по-достъпно за цялата организация. С йерархията на проектите в ClickUp можете бързо да видите напредъка на даден проект, да идентифицирате препятствия, да комуникирате с мениджърите на проекти относно техните нужди от доставки и да изградите вътрешна система, която помага на всички да бъдат по-организирани, когато става въпрос за доставки.
За разлика от много други общи инструменти за управление на проекти, ClickUp разполага със специални функции, които го правят лесен за адаптиране към управлението на доставките. Например, шаблоните за доставки на ClickUp ви позволяват да управлявате целия процес от начало до край, като всички ваши проекти, задачи и информация са на едно място.
Инструменти за ангажиране на доставчици
Голяма част от ежедневната ви работа включва разговори с доставчици и поддържане на добри отношения с тях. Подходящите софтуерни инструменти за ангажираност и управление на доставчици могат да направят огромна разлика тук, превръщайки това, което може да бъде отнемаща време задача, в нещо, което става част от много по-бърз процес.
ClickUp опростява процеса на взаимодействие с доставчиците, като съхранява всичко на едно място. Не само можете да комуникирате с членовете на екипа чрез задачи, коментари и редактиране в реално време, но можете да управлявате и външни имейли – всичко това, без да напускате платформата за управление на проекти.
Намерете нужната ви информация, като използвате един от многото изгледи на ClickUp, а след това се свържете с доставчиците си по по-ефективен начин.
Инструменти за управление на риска
Управлението на рисковете е неразделна част от ролята на мениджъра по доставките. От гарантирането, че доставчиците ви могат да изпълнят поръчките ви, до управлението на бюджетите, за да можете да плащате навреме на доставчиците си, има много възможности нещата да се объркат.
Опростете целия процес, като използвате инструменти и функции за създаване на собствена система за управление на риска. Използвайте шаблона за регистър на рисковете за управление на риска на ClickUp, за да започнете да изграждате собствена вътрешна база данни, която улеснява идентифицирането, смекчаването и отразяването на рисковете, и опитайте инструмент за картографиране на процесите, за да създадете работен поток за управление на риска.
Комбинирайте това с функциите за управление на задачи и проекти на ClickUp, за да съхранявате цялата си ежедневна работа на едно място.
Инструменти за планиране на ресурсите на предприятието
Почти невъзможно е да управлявате ефективно доставките, ако не знаете как изглеждат запасите ви, как се съотнасят те с данните в POS системата, колко членове на екипа имате на разположение и с какви бюджетни ограничения работите. Ето защо софтуерът за планиране на ресурсите на предприятието и логистика е толкова полезен.
Най-добрите мениджъри по доставки разбират как работят ERP софтуерните инструменти и как да ги използват в своя полза. ERP инструментите обхващат всичко – от графика на служителите до закупуването на инвентар, а областите, за които отговаряте, зависят от размера на вашата организация.
Насърчете вашата организация да започне да използва инструмент като ClickUp, за да оптимизира управлението на операциите, така че да можете да контролирате не само материалите и доставките, но и наличността на членовете на екипа.
С цялото планиране на оперативната стратегия и управлението на ресурсите в една система, е по-лесно да проверите бързо дали имате всичко необходимо или да вземете решения въз основа на това, от което ще се нуждаете в бъдеще.
Ключови уроци и съвети от опитни професионалисти в областта на доставките
Да бъдеш успешен професионалист в областта на доставките не означава само да анализираш данни и да преговаряш за сделки с потенциални доставчици. Ако искаш да успееш в тази индустрия, вземи под внимание съветите на експерти, които вече са направили кариера в тази област.
Участвайте в събития в бранша
Струва си да се посветите на това да опознаете организацията си отвътре и отвън, но е полезно и да излезете извън офиса и да се потопите в по-широката индустрия.
Участието в събития в бранша има много предимства. Имате възможност да се срещнете с други хора, които заемат същата позиция като вас или са по-напред в кариерата си, и да се учите от тях. Можете да срещнете потенциални контакти, доставчици или дори работодатели за бъдеща работа. Можете да посещавате семинари и работни групи, за да освежите уменията си или да научите нови.
Участието в събития в бранша е задължително, ако искате да направите нещо повече от това просто да сте добри в работата си. 💻
Разширете мрежата си от контакти
Едно от ключовите умения, от които ще се нуждаете като професионалист в областта на доставките, е способността да общувате добре. Чудесен начин да го практикувате е чрез създаване на контакти и разширяване на вашата лична общност.
Започнете да изграждате присъствие за себе си на платформа като LinkedIn и разширете списъка си с последователи, като станете лидер на мнението или подкрепящ член на общността. Свържете се с потенциални доставчици или заинтересовани страни дигитално или лично, като използвате срещи и събития в бранша като идеален мост за изграждане на силни и трайни взаимоотношения. 📣
Потърсете ментор
Друг начин да се възползвате от опита и експертните познания на другите е да си намерите ментор. Има много хора, които вече са проправили пътя си в сектора на доставките и с удоволствие помагат и на другите да успеят.
Първо попитайте в организацията си дали има някой, когото имат предвид, или се обърнете към вашата мрежа. Ако няма такъв човек във вашата мрежа, опитайте да я разширите или се свържете с хора, които уважавате, за да попитате дали предлагат такава услуга. 🏆
Започнете или продължете кариерата си като мениджър по доставките
Да бъдеш мениджър по доставките изисква умения и опит, но също така и знания кога да делегираш задачи или процеси на инструменти и софтуер. Изборът на подходящия софтуер може да ви помогне да оптимизирате работните процеси, да автоматизирате прости задачи и да получите по-ясна представа, за да можете да вземете по-стратегически решения.
Ако търсите един инструмент, който да надмине всички останали, опитайте ClickUp безплатно още днес и открийте по-добър начин за управление на всички аспекти на доставките. ✨