Традиционно закупуването на софтуер се извършваше от екипите по доставки, които закупуваха и всичко останало за компанията, от кафе машини до хартиени кърпички.
Това беше възможно, защото закупуването на софтуер не изискваше специализирани познания. Всяка категория включваше само няколко продукта, а ценообразуването беше просто.
Появата на облачните технологии и моделите Software-as-a-Service (SaaS) промени това драстично.
- Всяка категория е пренаселена; например, G2 изброява 712 продукта за софтуер за отчитане на работното време.
- Макар че SaaS обикновено се предлага на абонаментен принцип, ценообразуването може да бъде на базата на потребителя, на базата на употребата, на базата на ниво или комбинация от тези фактори.
- SaaS договорите могат да бъдат сложни; например, доставчикът на данни може да определи ограниченията за „използване“ в технически термини, които са непознати за екипите по доставки.
- Преговорите за SaaS може да се налага да се провеждат ежемесечно, тримесечно или ежегодно, което държи екипите по доставките в напрежение.
Ето защо бизнеса се нуждае от персонализирана стратегия за закупуване, която да преодолее оперативните предизвикателства, да спести разходи и да подобри ефективността на процеса при закупуването на SaaS. Ето как.
Процесът на доставка на SaaS
Изборът на подходящия SaaS продукт не се състои само в избора на решение. Става въпрос за това да се гарантира, че подходящото SaaS решение се закупува на подходяща цена, за подходящите хора и с подходящи договорни условия.
За да постигнете това, се нуждаете от задълбочен процес на закупуване на SaaS. Използването на софтуер за управление на закупуването в инструмент като ClickUp също помага за пълна прозрачност и контрол. Нека видим как.
1. Идентифициране на бизнес нуждите
Преди да започнете да търсите SaaS инструменти, определете какво точно ви е необходимо. Ето няколко въпроса, които да зададете на вашите екипи.
От какво се нуждаете?
Какъв продукт търсите? Например, това може да бъде SaaS решение за управление на проекти, индексиране на данни, управление на заплатите и т.н. Не забравяйте да го дефинирате ясно.
Например, вие може да наричате даден инструмент софтуер за управление на задачи, докато доставчикът може да предпочита термина виртуално работно пространство. Познаването на разликата е полезно за избягване на двусмислието.
Кои функции са важни за вас?
Не всички инструменти за управление на проекти са еднакви. За да изберете подходящия за вас, избройте всички функции, от които се нуждаете. Това могат да бъдат:
- Управление на задачите
- Проследяване на времето
- Контрол на достъпа
- Офлайн достъпност и др.
Докато изготвяте списъка, не забравяйте да го подредите по приоритет.
За какво ви е необходим този инструмент?
Някои инструменти, като например управлението на проекти, могат да бъдат постоянни. Други, като инструмента за индексиране на данни, могат да бъдат специфични за един от проектите, които реализирате. Знанието колко дълго ще ви е необходимо SaaS решението и за каква цел ще го използвате, помага за оптимизиране на решенията.
Кои са потребителите?
Знаейки кой екип ще използва софтуера, по-лесно ще определите необходимите функции. Например, ако става въпрос за инструмент за екипа по продажбите, ще е необходимо мобилно приложение. Финансовите екипи може да се нуждаят от изглед на електронна таблица.
Затова попитайте кой ще го използва. Пребройте и броя на необходимите лицензи, което по-късно може да се окаже важен аргумент при преговорите.
Какви цели ще постигне този инструмент?
Въпреки че проблемът, който решава, може да е прост, всеки инструмент, който купувате, трябва да има бизнес цел. Например, дадена компания се нуждае от SaaS система за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM), за да проследява по-добре взаимодействията с клиентите и да оптимизира процесите.
Така че целите могат да бъдат определени по отношение на:
- Точност на прогнозите за продажбите
- Увеличаване на привличането или задържането на клиенти
- Повишаване на ефективността на маркетинговите кампании
В зависимост от инструмента, който купувате, определете целите си. Запишете цялата тази информация и я документирайте. ClickUp Forms е чудесен инструмент за използване на стандартизиран въпросник за събиране на цялата необходима информация.
Всеки път, когато някой се нуждае от софтуер, екипът по доставките може просто да изпрати въпросник и да събере всички данни на едно място.
След като получите предварителната информация, документирайте я в ClickUp Docs и я споделете с всички заинтересовани страни. Можете също да проведете интервюта, за да добавите повече качествени данни.
Ако сте начинаещ в закупуването на SaaS, започнете по-лесно и по-бързо с шаблона за закупуване на ClickUp. Този напълно персонализируем шаблон ви позволява да управлявате вашите закупувания, да проследявате, наблюдавате и вземате решения въз основа на данни. Дори след внедряването, можете да използвате този шаблон, за да проследявате взаимоотношенията с доставчиците!
2. Проучване и сравняване на опциите
Пазарът на B2B SaaS софтуер за предприятия е изключително пренаселен. Има десетки, ако не и стотици инструменти за всяка категория. Всеки от тях използва различни SaaS маркетингови стратегии, за да привлече и задържи клиенти. Ето защо проучването и сравняването на опциите е от решаващо значение.
- Изберете 3-5 инструмента: Въз основа на собственото си проучване в интернет, изберете 3-5 инструмента, които отговарят на вашите нужди.
- Сравнете: Направете таблица с всички инструменти SaaS, които сте включили в краткия списък, като редове, и параметрите като колони, за да ги сравните ефективно.
- Организирайте: сортирайте ги въз основа на параметрите, които са най-важни за вас.
Докато използвате ClickUp за управление на процеса на доставка, можете да използвате табличния изглед, за да организирате и сортирате автоматично данните по начина, по който ви е необходим.
Можете също да използвате персонализирани полета, за да представите сравнението си точно по начина, по който искате.
3. Искане на предложения
Сега, когато вече знаете кои инструменти ви харесват, е време да поканите оферти и да ги оцените.
Свържете се с доставчиците с ясно искане за оферта (RFP), в което очертавате вашите изисквания и очаквания. Шаблонът за заявка и одобрение на проект на ClickUp е идеалната отправна точка.
На този етап трябва да се уверите, че предложенията са съпоставими. Всеки доставчик може да използва различен термин за сходна функция, което затруднява сравнението. Затова създайте стандартизация от ваша страна.
- Включете списъка с функциите, които искате да има инструментът (в номенклатурата си), и помолете да бъдат проверени приложимите от тях.
- Попитайте за цени според вашите условия – във вашата валута, въз основа на очакваното използване и т.н.
- Потърсете демонстрации и пробни периоди, за да може екипът ви да изпробва инструмента сам.
- Посочете краен срок, до който всички одобрени SaaS доставчици трябва да подадат своите предложения.
- Ако е възможно, поканете ги да попълнят въпросник като ClickUp Forms, за да събирате автоматично данни в сравнителна таблица.
4. Оценяване на предложенията
Преди да започнете да оценявате предложенията, проверете дали са пълни и съответстват на вашите бизнес нужди. Ако липсват някои аспекти, като стандарти за сигурност или политика за прекратяване, попитайте за тях.
С всички тези данни сравнете следното.
Обща цена на собственост (TCO): Цената на потребител не е добър показател, тъй като не показва колко ще платите общо. Затова изчислете разходите за инструмента, внедряването, въвеждането, поддръжката и т.н. Сравнете общите суми.
Съотношение цена-качество: Инструментът, който предлага най-ниската обща цена на притежание, не е задължително да е най-добрият. Затова се уверете, че общата цена на притежание предлага най-добрата стойност по отношение на функции, поддръжка на клиенти и т.н.
Персонализиране: Повечето SaaS инструменти са предназначени за незабавна употреба. Ако обаче се нуждаете от персонализиране, проверете дали това е възможно.
Потребителско преживяване: Това е значително по-важно, отколкото осъзнават екипите по доставки. Лошото потребителско преживяване ще повлияе на приемането, използването и в крайна сметка на възвръщаемостта на инвестицията ви. Уверете се, че разполагате с малка група пилотни потребители, които могат да дадат обратна връзка за потребителското преживяване с продукта.
Поддръжка на клиенти: Повечето SaaS инструменти очакват потребителите да се справят сами, като се възползват от ръководствата за употреба и базите от знания. Ако това не ви е достатъчно, проучете какви опции за поддръжка на клиенти предлага всеки доставчик. Преценете дали си заслужава да платите допълнително за допълнителна поддръжка.
5. Договаряне на условия
Въз основа на стъпка 4 изберете най-добрия доставчик и договорете условия, които защитават вашите интереси. Обсъдете всичко, което е важно за вас, като цени, нива на обслужване, поддръжка, политики за отказ и др. и договорете условия.
Разберете кои са неотменимите условия. Например, индустрии като финансите или здравеопазването се нуждаят от строги контролни мерки за сигурност. Ако вашият доставчик не може да предложи това ниво на съответствие, е време да преминете към втория избор в списъка си.
Когато се съгласите с условията, подпишете договора и започнете.
6. Внедряване на софтуера
Когато внедрявате SaaS в предприятието си, трябва да го направите внимателно, като имате предвид редица фактори. Работете в тясно сътрудничество с доставчика, за да внедрите софтуера в организацията си. Фокусирайте се върху ефективността на следното:
- Настройка на софтуера според нуждите на вашата организация
- Процес на въвеждане за нови потребители
- Процес на напускане за служители, които напускат организацията/екипа
- Обучение за потребители
- Интеграция със съществуващи системи
- Ограничения за използване/функции/достъп и др., както се изисква от вашата организация.
- Матрица за ескалиране на проблеми и жалби
7. Наблюдение на използването
Работата на отдела по доставки не приключва с внедряването на софтуера. Всъщност, за да се гарантира, че екипите използват максимално наличните им инструменти, е необходимо да продължите да наблюдавате използването и нагласите с помощта на инструменти за анализ на SaaS.
- Проверете дали потребителите използват софтуера по предназначение
- Измерете въздействието върху спестяванията, ефективността, производителността и др.
- Следете жалбите/проблемите, които се повдигат във връзка с инструмента.
- Провеждайте проучвания на нагласите на потребителите, за да разберете дали екипите харесват инструмента.
От време на време седнете с екипите и проведете качествен анализ, за да разберете в дълбочина как се използва продукта.
При внедряването на този процес вероятно ще се сблъскате с определени предизвикателства и ще допуснете някои грешки. Нека видим как можете да ги избегнете.
Грешки, които трябва да се избягват при закупуването на SaaS
За екипите по закупуване, които са свикнали да купуват софтуер по традиционния начин, закупуването на SaaS може да е нещо ново. В резултат на това може да се сблъскате с предизвикателства при закупуването и да допуснете основни грешки, които лесно могат да бъдат избегнати.
Ето най-често срещаните грешки при закупуването на SaaS.
Пренебрегване на скритите разходи: Цената, посочена на уебсайта, често не е общата цена. Договорът може да включва разходи за интеграция, миграция на данни, премиум поддръжка и др., които могат да увеличат общата цена на собствеността. Пренебрегването им може да доведе до увеличаване на разходите ви.
Отхвърляне на изчисленията на възвръщаемостта на инвестициите: Всеки разход трябва да показва някакъв бизнес резултат. Неизвършването на изчисления на възвръщаемостта на инвестициите за преки ползи като ръст на приходите или спестяване на разходи, както и за непреки ползи като чувството на ценност у служителите, може да доведе до съжаление от страна на купувача.
Извършване на изолирани покупки: Закупуването на SaaS решения, без да се обмисли как те се интегрират с съществуващите системи, е друга голяма грешка. Изолираната покупка може да не е съвместима с други инструменти, които вашата компания използва, което води до неефективност и допълнителни разходи за преодоляване на тези пропуски.
Пренебрегване на мащабируемостта: Краткосрочната перспектива за закупуването на SaaS води до затруднения с разрастването на вашата компания. Пренебрегването на мащабируемостта означава, че не можете да се справите с нарастващия обем на работа и допълнителните потребители без да се наложи пълна реорганизация.
Подценяване на важността на поддръжката от доставчика: Лесно е да се мисли, че съвременните инструменти са лесни за употреба и затова не е необходима поддръжка на клиенти. Тя обаче е необходима за разрешаване на технически проблеми, помощ при актуализации и бъдещи интеграции. Не подценявайте важността да имате на кого да се обадите, когато имате проблеми.
Пропускане на оценки на сигурността: Доверяването на доставчика да се погрижи за сигурността може да бъде огромна грешка. В епоха, в която нарушенията на сигурността на данните са често срещани, вие носите същата отговорност за оценката на сигурността на доставчика на SaaS.
Прибързано вземане на решения: Накрая, прибързаното вземане на решения в процеса на закупуване на SaaS може да доведе до лоши решения. Изборът на първия инструмент, който ви попадне, може да доведе до продължително неудовлетворение в дългосрочен план.
Можете да избегнете тези грешки, като следвате няколко най-добри практики за закупуване на SaaS. Да видим.
Най-добри практики в закупуването на SaaS
За да избегнете грешки, забавяния, надхвърляне на разходите и неефективност, ето най-добрите практики, които трябва да следвате при закупуването на SaaS решения.
Сравнителна цена
Сравнете цените по два показателя. Единият е как избраният от вас продукт се сравнява с други софтуери в същата категория. Например, ако сте избрали Asana като инструмент за управление на проекти, сравнете цените с примери за SaaS, като Jira, Zoho Projects и ClickUp.
След това сравнете с това, което компании, подобни на вашата, плащат за избрания от вас инструмент. Тази информация може да не е публично достъпна, затова е полезно да попитате приятели и колеги насаме, за да се ориентирате в пазара.
Провеждане на правни и сигурностни прегледи
Ваша отговорност е да се уверите, че вашият SaaS инструмент е в съответствие с всички закони и регламенти, приложими за вас, не само в настоящето, но и в бъдеще. Провеждайте задълбочени оценки на правните и сигурностните политики на доставчика.
Освен това, извършвайте периодични прегледи, за да се уверите, че те са актуални.
Използвайте софтуер за управление на SaaS
След като сте закупили инструмент, създайте система за правилното му управление. Софтуер за управление на SaaS:
- Осигурява прозрачност по отношение на абонаментите за SaaS и използването на софтуера.
- Централизира контрола на лицензите
- Автоматизира проследяването на разходите, включително добавки или нива на премиум услуги.
- Оптимизира назначаването и напускането на служители
Проследявайте датите за подновяване
Повечето SaaS договори се подновяват автоматично, което може да доведе до ненужни разходи. Проследяването на датите за подновяване и настройването на автоматични напомняния ви гарантира, че:
- Избягвайте подновяване на лицензи за служители, които са напуснали организацията.
- Създайте пространство за предоговаряне
- Преоценете дали продуктът наистина работи
- Дайте обратна връзка на доставчика относно вашите нужди.
Управление на данни от договори
Подобно на датите за подновяване, е важно да се следят и данните по договора, като срок на споразумението, отговорности на двете страни, споразумения за ниво на обслужване (SLA), санкции, ангажименти за подновяване и др.
Добрата платформа за закупуване на SaaS може да ви помогне в това. Наличието на организиран и достъпен инструмент за управление на договорите за закупуване спомага за спазването на изискванията, одита и преговорите за подновяване.
Оценявайте представянето на доставчиците
Планирайте периодични оценки на представянето на доставчиците. Преглед:
- Спазване на SLA от страна на доставчика
- Отзивчивост и удовлетвореност от услугата
- Бизнес резултати и възвръщаемост на инвестициите в софтуера
- Оптимизации и непрекъснати подобрения
Също така е полезно да следите за други инструменти на пазара и да сравнявате представянето на настоящия си доставчик с тях.
Внедрете стандартен процес на закупуване на SaaS
След като преминете през този процес веднъж, ще разберете как трябва да се прави. Въз основа на вашия опит и знания, внедрете стратегически процес на закупуване на SaaS.
Типичният процес на закупуване на SaaS включва стъпки и рамки за събиране на изисквания, оценка на доставчици, одобрение от заинтересованите страни, преглед след внедряването и необходимия софтуер за закупуване на SaaS.
Успешно управление на SaaS доставките с ClickUp
Преходът от традиционното закупуване на софтуер към SaaS е драстичен. Екипите, които са били обучени в традиционния модел, са били принудени да научат нови трикове в кратък срок.
За да улесните тази трансформация и да направите процеса безпроблемен, се нуждаете от най-добрите решения за закупуване на SaaS. Комплексната платформа за управление на проекти на ClickUp е проектирана така, че да може да се персонализира и адаптира към всеки процес, от който се нуждаете, включително закупуването на SaaS.
Управлявайте задачите, проследявайте напредъка и поддържайте организация с решенията за SaaS доставки на ClickUp. Опитайте ClickUp безплатно още днес.