Дори и с солиден план за доставки, сделките ви зациклят ли? Доставчиците не спазват ли ангажиментите си или се отказват от обещаните количествени отстъпки?
Често срещани пречки като тези могат да подкопаят всичките ви усилия за оптимизиране на доставките. Дори и да прекарваме часове в управление на оферти, сравнения на цени и поръчки за покупка, често пренебрегваме един важен детайл: договорът за доставка – може би най-важната част от процеса.
Доставчиците могат лесно да се откажат от устните си обещания, но с договор за доставка те трябва да спазват ангажиментите си.
Нека ви запознаем с подробностите, предимствата и видовете договори за покупка, за да подобрите сключването на сделки и да максимизирате ползите! Запознайте се и с платформата ClickUp – тя оптимизира управлението на договорите с автоматично подновяване за безпроблемно преживяване.
Какво е договор за доставка?
Договорът за доставка е правно обвързващо споразумение между купувач и продавач, в което се очертават условията за придобиване на стоки, услуги или работи. Това договорно споразумение служи като рамка за управление на целия процес на доставка, като подробно описва спецификациите на продукта, количеството, цените, графиците за доставка, условията за плащане и всички други съответни условия, договорени от двете страни.
Представете си го като празен лист, на който записвате ключовите точки от споразумението си с продавача – качество на материалите, срокове за доставка, разходи и др. След като и двете страни подпишат договора, продавачите са правно задължени да изпълнят обещанията си.
Договорът за покупка действа и в двете посоки – той също така ви обвързва юридически, като купувач, да приемете доставката и да уредите плащането за доставките или разходите по проекта.
Договорът за доставки премахва догадките, изяснява съмненията и от двете страни и спомага за изграждането на солидни отношения между клиента и доставчика. Той улеснява и работата на екипа по доставките, като предотвратява проблеми в последния момент или неизпълнение на ангажименти.
Предимства на използването на договори за обществени поръчки
Договорите за обществени поръчки ви носят дългосрочни ползи. Ето защо ви препоръчваме да ги използвате:
1. Яснота и сигурност
В свят на геополитически промени, промени в политиките и динамика на пазара, бизнеса трябва да се възползва от всичко, което помага за намаляване на несигурността.
Договорите за доставки могат да ви помогнат да управлявате бизнес операциите си с яснота. Един солиден договор осигурява ясни условия, избягва недоразумения и спестява време и пари на всички участници.
2. Защита от потенциални рискове
Договорът за доставка може да ви предпази от несигурността на пазара, като например колебания в цените, като ви гарантира доставка на стоки на предварително определена цена.
Договорите позволяват на купувачите и продавачите да си сътрудничат на базата на доверие. Те защитават интересите и на двете страни и им помагат да работят заедно с увереност. Като ясно формулират всички условия на сделката, те помагат на бизнеса да избегне ненужни рискове.
3. Предоставя бизнес информация
Като изброяват всички договорени подробности – цени, качество на материалите, параметри на услугите, дати и т.н., договорите за доставки или покупки създават прозрачност и помагат за вземането на информирани решения.
Вземете за пример дългосрочните договори с доставчици. Те гарантират цените на бъдещите доставки. Това ви позволява да прогнозирате бъдещите разходи, да изготвите по-точни цени и да прецените дали получавате достатъчна стойност за парите си от доставчика.
3 вида договори за обществени поръчки
Съществуват различни споразумения с доставчици, които съответстват на степента на риск, която сте готови да поемете, целите на вашата компания и др.
Договорите за обществени поръчки могат да бъдат разделени на три основни типа. Нека разгледаме всеки от тях по-подробно.
1. Договор с фиксирана цена
Както подсказва името, договорите с фиксирана цена определят фиксирана цена за договорените стоки или услуги.
Такъв договор се нарича още договор за обща сума. Той фиксира цената на купувача за закупените материали или услуги, независимо от колебанията на пазара или други фактори. Това може да е идеалният тип договор за основни доставки, необходими за функционирането на вашия бизнес. Тези договори са изгодни по два начина:
- Първо, това намалява всички възможности за надхвърляне на разходите, тъй като знаете точната цена, която ще платите за конкретно количество.
- Второ, това помага на продавача да оцени точно печалбата си, стига да може да предостави договорените продукти в очакваното количество.
Единственото, което трябва да запомните, е, че трябва редовно да оценявате качеството, особено по време на колебания в пазарните цени. Договорите с фиксирана цена могат да бъдат разделени на три категории. Те включват:
Фиксирана цена
Този най-основен договор гарантира, че доставчикът спазва предварително определената цена и условия. За да го разберете по-добре, помислете как функционират държавните договори.
Те определят предварително цената на крайния проект.
Фиксирана цена и стимулираща такса (FPIF)
Това споразумение е форма на изравняване, при която давате стимул на продавача, когато той надхвърли обичайните очаквания.
Това е система, базирана на възнаграждение, с фиксирана цена за предоставяните услуги, но с предварително определен стимул, когато доставчикът надхвърли очакванията. Тази форма на договор е в полза на доставчика и обикновено се използва в случаи, когато въпросните стоки са дефицитни.
Фиксирана цена с икономическа корекция на цената (FPEPA)
Договорът с фиксирана цена и икономическа корекция на цената определя предварително обхвата на работата и цената, която трябва да се плати, но с клауза за промени в пазарната цена и инфлация. Това означава, че крайната цена може да бъде коригирана в случай, че производствените разходи се повишат поради фактори, които са извън контрола на доставчика.
Това е най-често използваният договор за многогодишни сделки, при които доставчикът се нуждае от резерв за непредвидими пазарни обстоятелства. Той се използва често и когато купувачите желаят да си осигурят запаси от продукт, за който очакват да има търсене в продължение на години.
2. Договори с възстановяване на разходите
В договора за възстановяване на разходите продавачът се задължава да покрие разходите за разработване, производство и доставка на продукта, като се разбира, че купувачът ще възстанови тези разходи при успешно изпълнение на договора.
Въпреки че има възможност за промени, купувачът и продавачът се споразумяват за потенциален бюджет и определят максималната допустима цена. Различните видове договори за възстановяване на разходите включват:
Цена плюс фиксирана цена (CPFF)
Доставчиците по проекта се колебаят да се ангажират поради възприемания риск? Няма проблем – просто покрийте всичките им рискове.
При този вид договор продавачът получава плащане за всички свои разходи плюс фиксирана сума, което го предпазва от всякакви рискове или несигурност по отношение на плащанията. Фиксираната сума може да бъде процент от общата цена.
Ако продавачът не може да изпълни условията на договора, той може да бъде задължен по този договор да поеме някои разходи.
Цена плюс стимулираща такса (CPIF)
В сравнение с предишния договор, този включва фиксирана цена, покрива рисковете за купувача и предлага система за стимулиране, базирана на резултатите на продавача.
Стимулът тук зависи от това колко можете да спестите благодарение на работата на продавача. Всичко е предварително определено в договора, така че не е нужно да се притеснявате от колебания в сумите.
Ако продавачът не може да изпълни условията на договора, разходите за неуспешния проект трябва да се поделят между купувача и продавача.
Цена плюс възнаграждение (CPAF)
При този вид договор купувачът възстановява на продавача производствените разходи плюс допълнителна премия. Размерът на премията може да бъде толкова висок или нисък, колкото купителят реши.
Цена плюс процент от цената (CPPC)
При този последен тип договор с възстановяване на разходите продавачът получава пълното заплащане, което покрива разходите за услугата плюс процент от разходите като печалба.
Това насърчава продавача да увеличи продажбите си, за да повиши процента на печалбата си. Просто следете за качеството на услугите и продуктите, за да постигнете оптимални резултати.
3. Договор за време и материали
Ако все още се колебаете дали да изберете договор с фиксирана цена или договор за възстановяване на разходите и искате да се възползвате от предимствата и на двата вида договори, може да обмислите договора за време и материали.
Той съчетава най-доброто от двата свята – договори с фиксирана цена и договори с възстановяване на разходите – за да ви предложи идеалното решение. При такива договори купувачът се съгласява да заплати на продавача за времето и материалите, инвестирани в услуга или продукт. За да се контролират разходите, договорът определя фиксирана цена за материалите и труда и поставя таван на времето и материалите, които могат да бъдат изразходвани. Това е най-добрият начин за проекти, при които не можете да определите точно обхвата или изискванията.
Договорът за време и материали дава спокойствие на продавачите и купувачите, като разпределя равномерно рисковете и за двете страни.
Когато избирате този договор, определете горна граница, за да се предпазите от потенциални превишения.
Процесът на сключване на договори за обществени поръчки: подробен преглед
Сега, когато знаете за различните договори за покупка, можете с увереност да направите най-добрия избор за вашите нужди. Ето подробен преглед на процеса на доставка, който ще ви помогне да започнете.
Стъпка 1: Определете обхвата на работата
Всъщност първата стъпка не е ваша. Тя идва от екипа за управление на проекти, който идентифицира бизнес изискването и ви изпраща заявка за покупка.
Преди да ангажира екипа по доставките, заявителят трябва да оцени подробно обхвата на работата и изискванията за стоките и услугите. След получаване на заявката ще разгледате нуждите на екипа и спецификациите на продукта.
2. Поискайте оферти от доставчици
След като разберете обхвата на задачата, свържете се с потенциални доставчици и съберете оферти. Ако изискванията са подобни на нещо, което вече сте закупували, можете просто да се свържете с предишните си доставчици и да поискате оферта.
Въпреки това, за нови изисквания, помолете потенциалните доставчици да предложат план за действие и вместо това подайте заявка за оферта.
3. Изберете предложение на доставчик
С всички предложения и оферти на доставчиците на ваше разположение, вече можете да изберете доставчика, който най-добре отговаря на вашите изисквания.
Когато разглеждате предложенията, обърнете внимание на тези, които отговарят най-добре на вашите бизнес изисквания и предлагат най-голяма стойност за вашата инвестиция. Търсете баланс между ефективното задоволяване на вашите нужди и предоставянето на рентабилни решения. Това гарантира, че ще постигнете вашите бизнес цели и ще извлечете максимална полза от вашите финансови ресурси.
4. Изгответе договор за обществена поръчка
След като вече сте избрали продавача, нека се насочим към важната стъпка, която обсъждахме – изготвянето на договор.
За стандартни договори използвайте шаблони за договори и попълнете вашите данни. Ако обаче става въпрос за уникален случай, може да се наложи да създадете договор от нулата и да потърсите съвет от правния отдел.
5. Одобрете договора
След като договорът бъде изготвен, той преминава през още една проверка от отдела по закупуване, преди да бъде изпратен на продавача.
Всички преговори относно условията на договора се провеждат на този етап и след като двете страни се споразумеят, те подписват договора. Това гарантира, че всички са на едно мнение и договорените условия са официално документирани в подписания договор.
6. Архивирайте договора
След като двете страни финализират и подпишат договора, съхранявайте го в специално предназначено за целта хранилище. По този начин ще имате лесен достъп до договора и ще можете да се позовавате на него, ако възникнат бъдещи проблеми или спорове.
Съхраняването на всички договори на едно място улеснява намирането им и поддържа пълна документация за бъдещи справки, като гарантира прозрачност и отчетност.
7. Продължете с процеса на закупуване
Сега, когато всичко е готово, е време да направите поръчка за стоките, като използвате поръчка за покупка.
След като договорените продукти или услуги бъдат доставени, уверете се, че отговарят на спецификациите в договора. Може да е необходимо да сравните поръчката за покупка, разписката за доставка и фактурата на доставчика.
След като всичко е проверено, освободете плащането в рамките на договорения срок. Тази последна стъпка гарантира, че целият процес на доставка, от поръчката до плащането, е завършен и следва договорените условия.
8. Приключване на договора
След като изпълните всички условия по договора, е време да обмислите прекратяването му.
Ако услугите на доставчика са се оказали задоволителни, можете да ги запазите в архивите си, като по този начин поставите основата за дългосрочни и надеждни бизнес отношения.
По този начин ще поддържате успешни партньорства, което ще допринесе за стабилността и ефективността на вашите процеси по възлагане на обществени поръчки в дългосрочен план.
Изпълнение на договори за обществени поръчки
Ефективното управление на договорите за обществени поръчки може да изглежда като трудна задача, но с подходящия инструмент за управление на обществените поръчки можете да се справите с лекота.
ClickUp ви предоставя всички инструменти, от които се нуждаете, за да започнете работа веднага. Ето няколко начина, по които ClickUp може да направи вашите процеси по доставките по-гладки и по-организирани.
Управление на договори в ClickUp
Използвайте шаблона за управление на договори на ClickUp, за да оптимизирате управлението на договорите за покупки.
С негова помощ можете да наблюдавате и управлявате всичките си договори за обществени поръчки на всеки етап – от разработването им до одобрението и окончателното им подаване. Няма нужда да си набавяте допълнителни инструменти за проследяване на процеса на обществените поръчки – всичко това може да се случи в ClickUp.
Шаблони за доставки на ClickUp
Шаблонът за доставки на ClickUp е цялостно решение за всички ваши нужди в областта на доставките. Той ви помага да стандартизирате процесите, като осигурява прозрачност и по-лесно управление.
Управлявайте лесно процесите си по доставки с персонализирани статуси и полета. Проследявайте дейностите по доставките с помощта на етикети за приоритет, задачи, отговорни лица и тагове. Използвайте актуализации на статуса, за да информирате автоматично заинтересованите страни за напредъка.
Проследявайте задачите в изгледа „Списък“; анализирайте взаимоотношенията с доставчиците в изгледа „Нива на доставчиците“; създавайте стандартизирани процеси в изгледа „Стандартни оперативни процедури за доставки“; следете графиците в изгледа „Календар“.
С ClickUp можете да се откажете от ежедневните проверки на календара, тъй като приложението ви изпраща навременни известия. Тази функция ви гарантира, че ще сте в крак с задачите и крайните срокове, без да се налага постоянно ръчно наблюдение, което оптимизира работния ви процес и повишава ефективността на процеса на доставки.
Задачи в ClickUp
Чувствате се претоварени, докато се опитвате да се справите с множество процеси и договори за доставки едновременно?
ClickUp Tasks ви облекчава, като улеснява изпълнението на задачите. С Tasks можете да разделите процесите си на управляеми стъпки и подзадачи и да ги възложите на различни отговорни лица.
Създайте списъци, за да следите всички задачи, които трябва да изпълните, и да ги организирате по приоритет. ClickUp улеснява и сътрудничеството с екипа ви по различни задачи с коментари, споделяеми екранни записи и споделяне на файлове. Това повишава ефективността и производителността, което ви позволява да постигнете повече.
ClickUp Automations
ClickUp Automations революционизира процесите по договорите за доставки, като автоматично задейства повтарящи се задачи, като например подновяване на договори.
Тази функция осигурява навременно и безпроблемно управление на договорите за обществени поръчки, без да е необходима ръчна намеса.
Опростете договорите си за доставки с ClickUp
Сега, когато сте запознати с трите вида договори за обществени поръчки и техните отличителни характеристики, можете да планирате стратегията си за обществени поръчки с увереност.
Шаблоните за доставки, управлението на договори и функциите за управление на задачи на ClickUp могат да ви помогнат да създадете ефикасни и ефективни работни процеси за доставки.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и превърнете управлението на договорите за доставки в лесна задача.