Чудите се дали Jira е добър инструмент за управление на проекти?
Jira е инструмент за управление на проекти, предлаган от Atlassian, който ви помага да планирате, проследявате и управлявате огромно количество проекти.
Ако се замислите, Jira е като Годзила сред инструментите за управление на проекти.
Той е огромен, предполагаемо всемогъщ и непобедим, и донякъде плашещ.
Но това прави ли Jira подходящия инструмент за управление на проекти за вас?
Е, това зависи.
В тази публикация ще опишем как изглежда управлението на проекти с Jira и как се вписва в методологията Agile. Ще се запознаете и с някои значителни ограничения на Jira и как можете да ги преодолеете.
Да започнем!
Какво е Jira?
Jira е софтуер за управление на проекти, който първоначално се фокусираше върху проследяването на бъгове, но сега може да помогне на компаниите да се справят и с по-голямата част от останалата си проектна работа.
Интересен факт:
Думата „Godzilla“ произлиза от японската дума „Go-jira“, което прави Jira истинският Godzilla сред инструментите за управление на проекти!
Компаниите вече използват софтуера Jira за:
- Проследяване на бъгове, проблеми, функции, задачи и др.
- Възможността му да се интегрира с множество външни приложения като Salesforce, Git и др.
- Възможности за управление на проекти, като създаване на персонализиран работен процес, гъвкави билети и управление на разходите
- Техните Scrum и Kanban табла
Инструментът за управление на проекти Jira се опитва да отговори на много от тези изисквания на потребителите, въпреки че понякога изглежда малко прекален и контрапродуктивен.
Проверете нашата рецензия за Jira за повече информация.
Никой не е казал, че да укротиш Годзила ще е лесно!
Използване на Jira за гъвкаво управление на проекти
Atlassian Jira взема Agile практиките много на сериозно.
В методологията Agile разбивате проекта или изискването на по-малки, по-лесно управляеми части или подзадачи.
След това вашият Agile екип започва да работи съвместно по тези задачи, изпълнявайки ги една по една, преди да получи обратна връзка от клиентите за всяка фаза.
Вижте, Agile се основава на непрекъснато сътрудничество и усъвършенстване.
При управлението на проекти по метода Agile, инструментът Jira ви помага да:
Всяка от тези общи стъпки е от решаващо значение за управлението на проекти и ще видим защо:
1. Създайте план за проекта
В началото на всеки Agile проект първо трябва да създадете списък с задачи (поредица от задачи) и да ги организирате в спринтове.
Задачите в Jira се наричат „проблеми“ и се представят с помощта на цифрови карти.
Ето как можете да добавите задача в софтуера Jira:
- Създайте задача в Jira от таблото на Jira и изберете Задача като тип задача.
- Опишете подробностите за задачата или всички изисквания под картата.
- Добавете всички необходими подкрепящи документи или изображения
- Определете крайните срокове за изпълнение на задачите
- Разделете задачите в Jira на още по-малки части, ако е необходимо.
След като създадете задача или проблем в Jira, можете да я добавите към плана на проекта си.
Това е като да строите скулптура от LEGO.
Сглобявате блокове с различни цветове и форми, за да образувате цялост.
2. Разпределете роли и разрешения на екипа по проекта
След като задачата е създадена, следващата стъпка е да я възложите на някого. Въз основа на вашия опит ще изберете подходящ член на проектния екип и ще му възложите задачата.
Но преди това трябва да определите ролите на членовете на екипа в инструмента за управление на проекти Jira и да решите кой има достъп до какво.
3. Проследяване на напредъка на проекта
Сега имате подробен план за проекта и сте разпределили подходящи членове на екипа за всяка от задачите си.
Сега можете да се отпуснете на шезлонга и да се отпуснете, нали? 😴
Може би е време да излезете на брънч и да гледате нов филм за чудовища, нали?
За съжаление, това се случва рядко.
Нещата не винаги вървят по план и преди да се усетите, крайният срок на проекта е следващата седмица, а вие сте само на половината.
Можете да използвате тези функции в инструмента Jira, за да следите сроковете си:
- Отчети за проследяване на времето: след като настроите проследяването на времето в Jira, те предоставят информация в реално време за колко време е отнето всеки проект или задача.
- Burnup Charts: визуално представяне на това, което вече сте постигнали
- Отчети с кръгови диаграми: разбивка на задачите в Jira в рамките на даден проект под формата на кръгова диаграма
- Отчети за средната възраст: показва средното време, през което даден проблем в Jira е останал нерешен.
- Кумулативна диаграма на потока: представлява статуса на задачите по проекта във времето
По този начин можете да идентифицирате потенциални пречки, да потърсите възможности за подобрение и да се уверите, че всички членове на вашия Agile екип работят с оптимална производителност.
Бонус: Monday.com срещу Jira & Jira срещу Linear
Подходящ ли е Jira за управление на проекти?
Преди да вземете решение и да изберете Jira като софтуер за управление на проекти, имайте предвид следните ограничения:
Ще разгледаме по-подробно всяко от тези ограничения и ще проучим как можете да преодолеете тези недостатъци в управлението на задачите с друг инструмент за управление на проекти, ClickUp.
1. Сложен за използване
Потребителите често споделят, че Atlassian Jira е труден за настройка и че интерфейсът е объркващ при управлението на проекти.
В края на краищата, Jira започна като инструмент за проследяване на грешки за екип за разработка на софтуер и това все още е основната му функция.
Въпреки че бяха добавени няколко модификации и функции, Jira все още е просто инструмент за проследяване на проблеми, опакован така, че да изглежда като софтуер за управление на проекти.
Това е като да облечеш костюм на тиранозавър и да си мислиш, че си достатъчно добър, за да получиш роля в новия филм за Годзила!
Инструментът Jira може да бъде много сложен за членовете, които не са част от вашия софтуерен екип, поради сложния му потребителски интерфейс и стръмната крива на обучение, необходима за овладяване на неговите функционалности.
Решението на ClickUp: лесно въвеждане, интуитивен потребителски интерфейс
ClickUp е най-добрият инструмент за управление на проекти в света и алтернатива на Jira, защото неговите функции са проектирани с оглед на крайния потребител.
Ето как ClickUp преодолява сложния потребителски интерфейс на Jira:
- Софтуерът за управление на проекти е лесен за настройка и работа.
- Интуитивният потребителски интерфейс е изключително лесен за използване.
- Слаш команди ви помагат да изпълнявате проектни дейности директно от клавиатурата си.
- Опростени йерархии на задачите за бързо навигиране и организиране на дейностите на вашия екип
Сравнете Jira и Trello!
2. Липса на функции за управление на ресурсите
Разбира се, Годзила се справи с работата си съвсем сам.
Но не можете.
Затова имате екип с много други ресурси, които трябва да управлявате!
За съжаление, управлението на ресурсите ви е по-трудно, отколкото би трябвало да бъде с Jira. Липсват много основни функции за управление на екипа и ресурсите, които да поддържат всички на една и съща страница, като OKR и функции за управление на времето.
Решението на ClickUp: множество функции за управление на ресурсите и натоварването
С ClickUp няма да имате проблеми с управлението на ресурсите си, за да се уверите, че всички са на една и съща страница, за да поддържате нещата оптимизирани.
Ето няколко функции, които ще ви помогнат:
- Изглед на натоварването: лесно визуализирайте капацитета на екипа си за ефективно управление на ресурсите
- Изглед на кутията: сортира задачите по възложител, за да видите бързо върху какво работи всеки
- Цели: разбийте целите си (задачите) на по-малки подцели (ключови резултати), за да следвате подхода OKR.
- Native Time Tracker: следете колко време вие и вашият екип работите по задачите
- Sprint Widgets: проследявайте напредъка на вашите проекти с диаграми Burn Ups, Burndowns и Velocity.
3. Не можете да възлагате задачи на няколко изпълнители
Сложните проекти често включват редица сложни задачи, които изискват участието на повече от един човек.
За съжаление, Jira поддържа възлагането на задачи само на един човек, независимо от това колко сложна или изискваща е задачата.
Понякога просто се нуждаете от повече от един мозък, който да работи по даден проблем, и не е разумно да не позволявате на потребителите да добавят няколко изпълнители към дадена задача.
Решението на ClickUp: Добавете няколко изпълнители
ClickUp разбира, че понякога един човек просто не е достатъчен, за да изпълни дадена задача.
Ето защо ClickUp ви позволява да добавите няколко изпълнители към задача, която изисква повече от един човек. А ако имате нужда от цяла група хора, можете просто да възложите задачите на екип (група потребители).
Не забравяйте, че един човек не може да победи Годзила. За това ви е нужен страхотен екип!
Можете също да сортирате и филтрирате задачите си по няколко изпълнители и екипи в календара, списъка или таблото.
4. Не можете да създавате шаблони за задачи
Вероятно в даден момент ще работите по няколко проекта. И някои от тези проекти вероятно ще имат сходни задачи.
Няма ли да е чудесно, ако можехте просто да копирате сходни задачи от един проект и да ги поставите в друг проект?
За съжаление, не е толкова просто.
Jira няма вградени възможности за създаване на шаблони за задачи и повторното им използване за други проекти.
За да използвате шаблони за задачи в Jira, трябва да посетите Atlassian Marketplace и да закупите добавка.
Всичко това допълнителна работа, само за един шаблон!
Ние мислим по същия начин.
Решението на ClickUp: шаблони за задачи
За щастие, ClickUp предлага интелигентно решение за това.
С шаблоните за задачи на ClickUp, повторното използване на шаблони е лесно. Можете да ги използвате за събития, процеси или всичко друго, което пожелаете в бъдеще.
ClickUp предлага и множество готови шаблони, така че не е нужно да се притеснявате да създавате шаблони от нулата. Просто изберете един от тях, за да започнете.
По този начин можете лесно да създавате мощни и персонализирани шаблони за задачи. Можете също така бързо да редактирате, презаписвате и зареждате от шаблони.
5. Липса на вградена функция за проследяване на цели
Когато работите неуморно по редица задачи, лесно е да изгубите представа за цялостната картина.
Как задачата, върху която работите, се отразява на проекта като цяло?
Ще успеем ли да постигнем очаквания напредък по проекта преди определения краен срок?
Поставянето на цели дава яснота и посока на вашия екип и помага да ги свържете с по-голямата цел.
Въпреки това, Jira не разполага с вградена функция за цели.
А ако искате да проследявате целите си за планиране на спринтове, ще трябва да закупите отделно допълнително приложение от Atlassian Marketplace.
Някак си напомня на iPhone 12.
Захранващият адаптер не е включен в комплекта. Прилагат се допълнителни такси 😐
Решението на ClickUp: Вградена функция за цели
ClickUp осъзнава колко е важно за екипите да поставят и проследяват своите цели и задачи. Ето защо функцията Цели е вградена в програмата. Без допълнителни такси.
С ClickUp можете да разделите целите си на по-малки задачи. С всяко изпълнена задача се доближавате до постигането на целите си!
Имате пълен контрол и над целите си. Те могат да бъдат:
- Числа: Проследявайте увеличенията и намаленията в числовите диапазони
- Вярно/Невярно: Когато дадена задача е „изпълнена“ или „неизпълнена“
- Валута: За да сте в крак с финансовото си управление
- Задачи: Следете задачите си или списъка с задачи
6. Няма профили
Ако сте проектен мениджър, ще искате да знаете върху какво работи екипът ви, дали някой е претоварен и кои задачи са изпълнени.
Без тази информация ще ви е трудно да мотивирате екипа си да работи с оптимална производителност и да постигне важните си цели навреме.
Това обаче не е възможно с Jira.
С Jira разполагате с Kanban табло и Scrum табло, които ви предлагат цялостен поглед върху задачите по проекта.
Но това е всичко.
Получавате обща представа, но нищо подробно за натоварването на членовете на екипа ви.
Разбира се, има доклад за натоварването на потребителите, но той не съдържа подробна информация за това кой извършва най-много работа, кои са наскоро завършените задачи и дали има непланирани задачи в списъка с неизпълнени задачи.
Решението на ClickUp: Профили
Функцията Профили в ClickUp е като прозорец към отговорностите на хората. Тя помага на вас и на екипа да останете отговорни.
С помощта на профилите можете:
- Достъп до описание, роля, местоположение и др. на дадено лице.
- Прегледайте списъка с задачи или индивидуалните списъци със задачи
- Разгледайте дейностите, с които хората се занимават на работното място.
- Създавайте напомняния за членовете на екипа си относно крайните срокове
- Идентифицирайте задачи, които все още не са планирани, но са възложени
- Вижте най-популярните задачи за хората, заедно с процентите, базирани на активността по задачите.
Освен това, с помощта на Team Insights и Reporting на ClickUp можете да анализирате дали някой изостава с работата си, кой работи най-много и колко време отнема всяка задача.
Освен това, като използвате изгледа Box, можете да разберете точно върху какво работят хората, какво е свършено, кой се нуждае от повече задачи и кой има прекалено много задачи.
И това не е всичко.
Pulse в ClickUp ви позволява да анализирате активността в работното си пространство за даден ден, въз основа на броя активни потребители на час. Получавате също така информация за задачите, които хората коментират или разглеждат в момента, така че можете веднага да се включите и да започнете да сътрудничите.
Всички тези функции работят заедно, за да ви предоставят безпрецедентен достъп до резултатите на вашия екип, като ви помагат да използвате тази информация за ефективно управление на проекти.
7. Липса на функция за чат
Агилното управление на проекти се основава на непрекъснато сътрудничество с членовете на екипа и заинтересованите страни.
Разбира се, можете да използвате електронна поща.
Въпреки това, в една динамична среда, защо да избирате пощенските услуги, когато можете да използвате незабавни съобщения?
Той е спонтанен, удобен и лесен за проследяване.
За съжаление, Jira не предлага функция за чат на живо, за да си сътрудничите с екипа си. За да имате достъп до чат на живо, ще трябва да закупите отделно допълнение от Atlassian Marketplace.
Решението на ClickUp: Чатове
Chat view на ClickUp поддържа бързи разговори в реално време с членовете на вашия екип или други заинтересовани страни.
А най-хубавото е, че дори не е нужно да напускате работната среда, за да започнете чат. Можете просто да изберете да разговаряте успоредно с работата си!
Но това не е всичко. Можете също да добавяте прикачени файлове, да изпращате известия, да споделяте кодове и дори да включвате вградени елементи в чата си.
Освен това, всяка задача в ClickUp има своя собствена секция за коментари. Можете да я използвате, за да провеждате лесно дискусии, свързани със задачите.
А ако нещо е твърде сложно за обяснение с текст, можете да запишете кратко видео с Clip, за да илюстрирате своята теза. Това ще ви помогне да избегнете недоразумения и ще улесни сътрудничеството между членовете на екипа ви.
Но това не е всичко.
Това
предлага множество други функции, които ще ви помогнат да изпреварите Jira, като например:
- Присвоени коментари : превърнете коментарите в задачи за действие, за да сте сигурни, че ще бъдат изпълнени
- Персонализирани статуси: персонализирайте статусите, за да подчертаете различните етапи от работния процес на задачите си.
- Множество изгледи : изберете от изгледи като Списък, Кутия, Табло и Календар, за да получите уникални перспективи за вашата работа.
- Автоматизация : автоматизирайте повтарящи се действия във вашия проект, като настроите комбинации от персонализирани тригери и действия.
- Agile Board : бъдете една крачка пред сроковете си, като използвате диаграмите Velocity, Burndown, Burnup и Cumulative Flow от Agile таблото си.
- Гледни точки на диаграмата на Гант: планирайте задачи, управлявайте зависимости и следете напредъка на проекта от едно място.
- Разрешения : решете какво могат (и не могат) да правят членовете на вашия екип и гостите ви в ClickUp
- Типове потребителски полета: добавете богата информация към вашите изгледи, като етикети, отметки, дати, файлове и т.н.
- Мобилни приложения : изтеглете приложението ClickUp за Android или iOS, за да останете продуктивни, докато сте в движение.
Спрете да позволявате на Jira да отнема от вашата продуктивност 🐲
Разбира се, Jira е многофункционален инструмент за управление на проекти, който ви помага да се справяте със задачи, проблеми, бъгове и функции.
Въпреки това, тъй като първоначално е бил проектиран, за да помага на типичния софтуерен разработчик да проследява бъгове и проблеми, той не разполага с няколко критични функционалности за управление на проекти.
За щастие, ClickUp може да компенсира тези недостатъци.
Той е лесен за използване, поддържа множество изпълнители, може да се справя с цели и ви предоставя шаблони за задачи, наред с други страхотни функции.
Защо да не преминете от Jira към ClickUp и да сте сигурни, че винаги ще спазвате сроковете си!
