Ключови показатели за ефективност в областта на обществените поръчки: Ръководство за проследяване на показателите за ефективност в областта на обществените поръчки

Една добра стратегия за обществени поръчки означава много повече от просто спестяване на разходи.

Мениджърите по доставки постоянно търсят инструменти и показатели за оптимизиране на стратегията си и измерване на ефективността на доставчиците. Заклещени ли сте в подобен цикъл? Ние сме ви подготвили този наръчник за проследяване на показателите за ефективност при доставките .

Съгласно доклада за проучване на пазара, пазарът на услугите за доставки като услуга (PaaS) ще отбележи ръст от 6,4% между 2020 и 2027 г. С нарастващата сложност на дейностите по доставките, данните се превръщат във важен фактор за ефективност.

Поради тази причина компаниите активно проследяват показателите за закупуване (известни още като KPI за доставки).

Изброили сме някои от най-важните KPI, които лидерите в областта на доставките използват за измерване на ефективността на отдела за доставки. Прекъснете цикъла и подобрете ефективността на доставките си с помощта на това ръководство.

Разбиране на ключовите показатели за ефективност при обществените поръчки

Процесът на доставки обхваща всичко, което вашият отдел по доставки прави, за да получи и набави стоки и услуги.

Ключовите показатели за ефективност (KPI) при обществените поръчки са измерителни показатели, които помагат да се разбере ефективността на управлението на обществените поръчки. Тези KPI анализират как компанията регулира времето, разходите и качеството.

Когато става въпрос за определяне на тези KPI за доставките, трябва да имате предвид няколко неща, като например:

Вашият избор на KPI за доставките може да варира в зависимост от това къде се намирате по отношение на тези пет параметра.

Не забравяйте, че няма перфектен набор от показатели за доставките. Това не е универсално решение, а изисква индивидуален подход.

Защо се нуждаете от показатели за доставките

Трите основни фактора, които правят показателите за обществените поръчки важни, са:

Прочетете също: 20 маркетингови KPI, които трябва да проследявате

Значението на измерването на ефективността на обществените поръчки

Измерването на ефективността на доставките има много предимства за вашия бизнес:

Идентифициране на възможности за икономии: Чрез проследяване на показатели като управлявани разходи, възвръщаемост на инвестициите в доставките и разходи на фактура, екипите по доставките могат да намерят начини за икономии и подобряване на общата рентабилност на организацията.

Управление на риска, свързан с доставчиците: Рискът, свързан с доставчиците, е реална грижа за ръководителите на отделите по доставки навсякъде. Рисковете, свързани с доставчиците, могат да бъдат финансови, правни, оперативни или дори свързани с репутацията. Показатели като процент на дефекти при доставчиците, точност на поръчките и процент на наличност на доставчиците могат да ви помогнат да избегнете недостатъците на работата с доставчик, който не отговаря на стандартите.

Оптимизиране на дейностите по доставките: Доставките могат да бъдат децентрализирани в големи организации с множество бизнес единици. В такива случаи проследяването на показатели за доставките, като ценова конкурентоспособност, честота на цикъла на поръчките и степен на съответствие, може да ви помогне да гарантирате, че дейностите по доставките в цялата организация следват конкретни процеси и най-добри практики.

Съгласуване с целите на организацията: Ръководителите трябва да проследяват и ключовите показатели за ефективност в областта на доставките, за да гарантират, че усилията на екипа са в съответствие с общата стратегическа насока на организацията. Например, ако целта на организацията е да предлага продукти с най-високо качество, ключовите показатели за ефективност на екипите по доставките трябва да отразяват акцента върху качеството, дори ако това означава по-ниски икономии.

Основни KPI за обществените поръчки, които всеки екип трябва да измерва

Макар че идеалната стратегия за доставки е субективна, ние сме очертали някои основни показатели, от които всеки екип по доставки може да се възползва.

1. Брой доставчици

Измерете колко доставчици имате и от кои от тях зависите най-много, като използвате този показател. Компаниите понякога имат няколко пункта за продажба на различни продукти или дори няколко доставчици за един и същ продукт.

Макар че ограниченият брой доставчици се оказва полезен под формата на отстъпки и по-добро управление на офертите, той може да повиши зависимостта. От друга страна, наличието на много доставчици може да намали зависимостта ви, но да увеличи разходите.

Увеличаването на броя на доставчиците, особено за критични продукти, може да спомогне за намаляване на риска и удовлетворяване на новите пазарни изисквания.

2. Оценка на качеството на доставчиците

Помислете за този KPI като ваша скала за оценка на доставчиците. Оценката на качеството на доставчиците ви помага да идентифицирате рискове или проблеми и да подобрите качеството на доставчиците с течение на времето. Тя разглежда скоростта на доставка, отзивчивостта на доставчиците, разходите и качеството на услугата. Освен количествени мерки, организациите могат да използват и качествени мерки, като одити на доставчиците и оценки на управлението.

Определянето на ясни цели за качеството на доставчиците и наблюдението на данните за доставчиците може да помогне на екипите по доставките да подобрят качеството на доставчиците и ефективността на доставките с течение на времето.

3. Степен на съответствие

Степента на съответствие е важен показател за обществените поръчки, свързан с ефективността на доставчиците. Той ви помага да разберете дали доставчиците спазват изискванията за съответствие и отговарят на нуждите на бизнеса.

Ключовият показател за съответствие е от решаващо значение за управлението, тъй като спадът в него автоматично води до увеличаване на непрякото снабдяване. Съответствието с договорните и правните изисквания също е от решаващо значение за правната сигурност. За да изчислите този показател, определете дела на оспорваните фактури от общия брой фактури и проследете разликите между посочената цена и платената цена.

За начало, KPI за съответствие от 50% е разумна цел за средно голяма фирма.

4. Наличност на доставчици

Дори и при най-подробното планиране, неизбежно възникват извънредни ситуации, в които се нуждаете от спешни доставки. Този KPI показва колко надежден е даден доставчик, така че можете да се обърнете към него с увереност в извънредни ситуации. KPI за наличността на доставчика се изчислява като съотношение между броя на спешните доставки, извършени от доставчика, и общия брой на спешните поръчки.

Наличност на доставчици от 90% и повече е показател за надеждни доставчици и ефективно функционираща верига за доставки.

5. Процент на дефекти при доставчиците

Процентът на дефекти при доставчиците е мярка за оценка на качеството на отделния доставчик. Този показател се превръща в решаващ фактор за отдела по закупуване при оценката на цялостното качество на продукта.

Изчислете процента на дефектите при доставчиците, като разделите общия брой на нестандартните продукти на общия брой проверени единици, често изразен като процент на дефектите на милион единици. Тази мярка активно оценява качеството на продуктите и държи доставчиците отговорни. За да получите по-задълбочени познания, разбийте процента на дефектите при доставчиците по вид на дефекта, като по този начин подобрите разбирането си за качеството на отделните доставчици.

Естествено, процентът на дефектите при доставчиците е критичен показател в индустрии като авиацията или автомобилната промишленост, където дефектите могат да доведат до загуба на човешки живот. Разчитайте на този ключов показател, за да класифицирате вашите продавачи и да гарантирате най-високо качество при доставката на вашите продукти.

6. Цикъл на поръчката за покупка

Времето за изпълнение на поръчката е ключов показател за ефективност, който не може да бъде пренебрегнат. Той определя кой доставчик е идеален, когато сте в спешност.

Този показател обхваща целия процес на закупуване – от подаване и одобрение на поръчката до доставка, фактуриране и плащане. Времето за изпълнение на поръчката варира от няколко часа до няколко дни.

Категоризирайте доставчиците си в зависимост от цикъла на поръчките им и поставяйте поръчки при тях съответно.

Разпределяйте спешните поръчки към доставчиците, като гарантирате по-кратък цикъл на поръчките и удобни поръчки за тези с относително по-дълъг цикъл. Проследяването на този показател поддържа процеса на доставки стабилен и точен.

7. Време за изпълнение

Времето за изпълнение се отнася до времето, необходимо на даден доставчик за изпълнение на поръчка. То се измерва, като се проверява времето, изминало между момента на подаване на поръчката към компанията и момента на доставка на продукта.

Математиката зад него е доста проста: просто извадете времето, необходимо за приемане на поръчката за покупка, от общото време за доставка и готово! Това е времето за доставка на вашия доставчик в две думи.

Време за доставка от доставчика = Време за доставка – Време за поръчка (приемане на поръчката)

Постигането на по-кратки срокове за доставка без компромис с качеството може да допринесе за удовлетвореността на клиентите.

8. Покупки, направени в рамките на бюджета и времето

Този показател отчита броя на навременните покупки в рамките на определените бюджети. Докладът, основан на данни за този KPI, дава представа на екипа по закупуване дали ресурсите на организацията се използват оптимално. Това е оперативен KPI, който отразява пряко ефективността на отдела по доставки.

Ако по-голямата част от вашите покупки съответстват на целевите разходи и срокове, вашата ефективност при закупуването е на ниво. И обратно, честото надвишаване на предвиденото време и разходи би трябвало да предизвика тревога сред екипите по закупуване.

Внимателното проследяване на този показател и оптимизирането му при необходимост ще ви помогне да спазите бюджета за покупки и целевия срок.

9. Разходи за поръчка за покупка

Освен анализиране на разходите и качеството на доставчиците, ръководителите на доставките трябва да проследяват и различни показатели, свързани с разходите, като например вътрешните разходи по поръчката за покупка. Това е общата стойност на покупката на поръчката, от покупката и създаването до приключването на фактурата.

Факторите, които съставляват разходите за покупка, варират от бизнес до бизнес. Докато някои предприятия могат да отчитат както преките, така и косвените разходи, други могат да вземат предвид само преките разходи.

Ако искате една обща формула за този KPI, той може да се изчисли като сумата от разходите за покупка, поръчка и съхранение.

Отчитането на този KPI спомага за повишаване на ефективността на цикъла от закупуване до плащане и гарантира, че разходите и грешките са сведени до минимум.

10. Разходи под управление

Управляваните разходи се отнасят до процента от разходите за доставки, регулирани от ръководството. Увеличаването на управляваните разходи на дадена компания подобрява способността за оптимизиране на разходите и прогнозиране на разходите. Този показател е особено влиятелен при реализирането на нереализирани икономии на разходи.

Оценявайте непрекъснато разходите и следете договорите с доставчиците, за да идентифицирате възможностите за подобрение. Консолидираните покупки и отстъпките за количество в крайна сметка допринасят за финансовия резултат на организацията.

11. Възвръщаемост на инвестициите в обществените поръчки

Това е критичен показател за доставките, който проследява рентабилността на инвестициите – крайната цел на всички предприятия. Той ви дава представа за рентабилността и ефективността на разходите на стратегията за доставки. Изчислете възвръщаемостта на инвестициите в доставки, като разделите годишните спестявания на разходите на годишните разходи за доставки.

Не забравяйте, че въпреки че е водещ фактор, който трябва да се вземе под внимание, само възвръщаемостта на инвестициите в доставките няма да ви даде правилна представа. За най-добри резултати комбинирайте този показател с други, като например избягване на разходи за доставки, за да получите пълна картина.

За да стартирате добра стратегия за доставки, определете целта си за възвръщаемост на инвестициите в покупки като 10 пъти по-висока от вътрешните инвестиции.

12. Съотношение на спешните покупки

Искате да проследите колко често вашата компания се нуждае от спешни покупки? Това е показателят, от който се нуждаете.

Няколко спешни заявки са неизбежни за всички предприятия. Въпреки това, подаването на спешни заявки отново и отново се отразява негативно на вашите операции. Спешните покупки оказват влияние върху вашия бизнес, като увеличават общите ви разходи за доставки.

Ниският коефициент на спешни покупки помага на предприятията да спестят разходи, да оптимизират плановете за доставки, да осигурят непрекъснати услуги и да минимизират рисковете, свързани с доставките. Този показател отразява ефективността на доставките и е основа за управлението на бъдещите операции.

Ефективното управление елиминира неефективността в процеса на доставки и предотвратява недостига на продукти. Изчислете съотношението на спешните покупки, като разделите броя на спешните покупки на общия брой покупки за определен период.

13. Процент на отхвърлени доставчици и разходи

Показателят за процент на отхвърляне на доставчици и разходи измерва вътрешното управление на качеството. Той отразява честотата и въздействието върху разходите на отхвърлянето на продукти на доставчици поради лошо качество или други проблеми. Увеличението на някой от тези два фактора изисква действие от страна на купувача.

Идентифицирането на отклонения и прилагането на решения за възстановяване помагат да се избегнат затрудненията и да се поддържат здрави отношения между купувачите и доставчиците.

Разгледайте тези инструменти за управление на доставчици!

14. Намаляване на разходите за обществени поръчки

Осезаемите икономии на разходи продължават да бъдат основна цел на екипите по доставки. Намаляването на разходите за доставки е ефективен показател за проучване на ефективността на функцията по доставки. Той измерва процента на икономиите на разходи за всяка поръчка, направена чрез преговори за цени.

Общите икономии на разходи, реализирани през годината чрез преговори за цени и отстъпки, подчертават ефективността на управлението на разходите.

Ефективен начин за измерване на намаляването на разходите е сравняването на старите и новите цени за един и същ продукт или услуга. Това изчисление ви помага да оптимизирате управлението на жизнения цикъл на доставчиците и да обучите персонала за мерки за намаляване на разходите. В крайна сметка, то ви помага да изработите стратегии за управление на разходите.

Редовното проследяване на ключовите показатели за ефективност при обществените поръчки е от съществено значение за подобряване на процесите на възлагане на обществени поръчки. Въпреки че споменахме често избираните ключови показатели за ефективност при обществените поръчки, размерът, категорията и функционирането на вашия бизнес ще определят показателите, които са най-подходящи за вас.

Проследяването на функционирането на доставките помага за спестяване на разходи, оптимизиране на бизнес функционирането, идентифициране на пречки и изработване на стратегии за преодоляването им. Изберете комбинация от тези показатели и ги съчетайте с други, за да укрепите бизнеса си и да подобрите цялостната ефективност.

Как да проследявате ключовите показатели за ефективност в областта на обществените поръчки

Освен да определят подходящите KPI за проследяване, организациите трябва да изберат и специален софтуер за управление на доставките, за да управляват ефективно доставките.

Нашият екип в ClickUp е имал предвид всички ваши KPI за доставки при разработването на шаблона за проследяване на KPI за доставки на ClickUp. Той е напълно оборудван, за да улесни проследяването на KPI показателите. Неговите мощни функции като „Цели“, „Бели дъски“, „Документи“, „Персонализирани полета“ и „Табла“ ви позволяват да проследявате ефективно KPI на едно място.

Проследявайте и постигайте целите си в областта на доставките с ClickUp

С ClickUp Goals можете лесно да организирате, проследявате и споделяте KPI за доставките. За всеки KPI определете целта в рамките на задачата и посочете постигането й в рамките на определения период. Сега персонализирайте показателите си, за да проследявате целите си:

С ClickUp можете също така да визуализирате изпълнението и напредъка на задачите чрез ленти за напредък, графики и диаграми.

Освен това, използвайте таблата за управление на ClickUp, за да комбинирате различни цели в един общ преглед. Функциите на таблата за управление на ClickUp ви дават възможност да:

Тези изгледи предлагат анализ на резултатите с един поглед, за да ви помогнат да идентифицирате и преодолеете пропуските. Шаблонът за доставки на ClickUp категоризира KPI в пет категории: Завършено, Извън план, В план, Незапочнато и В риск, за да проследява напредъка.

Не само това, но функцията за отчитане на ClickUp ви предоставя ценна информация, която ви помага да вземете решения, основани на данни.

Управлявайте и анализирайте показателите си за доставки с ClickUp, за да постигнете максимална ефективност. Изчисляването на данни, анализирането им и използването на резултатите за подобряване на управлението на доставките става лесно с ClickUp.

Изберете ClickUp още сега, за да улесните измерването на показателите за ефективност на доставките!