{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво е управление на програми?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Управлението на програми е стратегическо планиране и координиране на програми за постигане на инициативи и промяна в дадена организация. Програмата е съвкупност от свързани проекти, процеси и дейности, управлявани като група за постигане на обща цел. " } } ] }
Поглеждали ли сте някога списъка си със задачи и сте си помислили: „Можем ли да прескочим планирането на програмата и да преминем направо към частта, в която празнуваме?“
Ние ви разбираме и знаем защо управлението на програми ви се струва, че отнема повече от работното ви време, отколкото ви дава. Ако харчите време, пари и ресурси по грешен начин, това е много вероятно. Но ние няма да допуснем това да се случи.
Вместо това ще ви покажем как да преосмислите подхода си към мащабирането и управлението на програмите си.
Често бъркано с управлението на проекти, управлението на програми има стратегическа специфика и заслужава своето място! Как да различим програма от проект? Кои програми има смисъл да се реализират? Каква е стойността на програмите за една организация, нейните служители и клиенти?
Вие имате въпроси, а ние имаме отговорите! Нека разгледаме как програмите се различават от проектите, ролята на програмния мениджър и основните технологични елементи за успешното управление на програми!
Какво е управление на програми?
Управлението на програми е стратегическо планиране и координиране на програми за постигане на инициативи и промяна в дадена организация. Програмата е съвкупност от свързани проекти, процеси и дейности, управлявани като група за постигане на обща цел.
Чудите се: „Ако заместя думата „програма“ с „проект“ във вашето определение, то също означава същото... ваш ход. “
Ако третираме програмите по същия начин като проектите, вече сме създали първото си препятствие. Ето защо:
Вие (проектният мениджър) сте капитан на кораб (проект), който наблюдава операциите и достига дестинацията по график. Около вас има други кораби (проекти) с техните капитани (проектни мениджъри). Би ли било възможно да управлявате всички кораби, техните операции и графици? Вероятно не.
Опитайте нашите шаблони за управление на програми!
Управление на програми срещу управление на проекти
Каква е разликата между управлението на програми и управлението на проекти? Проектът се занимава с пътя и ресурсите до крайната цел. Програмата надхвърля традиционните отговорности на проекта и се фокусира върху това, което се случва, след като проектите достигнат крайната си цел. Ползите, трансформацията и промяната в организацията. ✨
Животният цикъл на една програма
С оглед на това, как изглежда жизненият цикъл на една програма? За начало, тук трябва да се имат предвид три основни фази, включително:
- Фаза на концептуализация на програмата. Заинтересованите страни и ръководителите се събират, за да изготвят кратко описание на програмата, което обхваща визията, обхвата, минималните цели, прогнозния бюджет, управлението на ресурсите и ползите. Описанието се предава на мениджъра на програмата, за да идентифицира участниците в програмата, зависимостите между проектите, рисковите фактори, графика и техническите изисквания.
- Фаза на изпълнение на програмата. Изпълнение има двойно значение. Първото значение е резултатите от изпълнението, постигнати от проектните екипи. Второто значение е преходният период, през който се осъществява интеграцията и промяната в организацията.
- Фаза на приключване на програмата. Програмите продължават, докато организацията се възползва от тяхната стойност. Но преди да започне да функционира самостоятелно, тя трябва да премине през множество проверки и инструкции, за да се поддържа. Проектните екипи се разпускат, оценяват се спестените разходи и информацията за програмата се запазва като организационни активи за бъдещи подобрения (или други програми).
Нека разгледаме няколко примера за програми, които са подходящи за всяка индустрия:
- Програма за процесно преминаване за подкрепа на сложни проблеми в софтуерното инженерство
- Програма за таланти и култура за издигане на кариерата на служителите на по-високо ниво
- Програма за въвеждане на клиенти за обучение на мениджъри по продажбите
- Програма за достъпност за насочване на системата за дизайн на продукти
- Програма за растеж за изграждане и обучение на международни екипи
Не е възможно тези бизнес инициативи да съществуват в рамките на един-единствен проект. Помните ли нашата аналогия с лодката?
В основата си една програма включва повече функции извън обхвата на еднократен проект, което изисква специализирани хора да отговарят за разработването и текущото управление на програмата.
Програмните мениджъри са влезли в чата.
Какво прави един програмен мениджър?
В сърцето на всяка програмна екосистема е програмният мениджър. Неговите ежедневни приоритети включват:
- Задавайте уточняващи въпроси, за да определите обхвата на бизнес проблемите и да дефинирате какво означава успех.
- Осигурете навигация на най-високо ниво, за да помогнете на проектните екипи да вземат информирани решения.
- Управлявайте темпото на програмата, за да се постигат редовно измерими резултати.
- Фокусирайте се върху цялостното състояние на програмата
Често програмен мениджърът няма пряка власт над проектните мениджъри и участниците в програмата. Ако се замислите, една програма включва различни видове екипи: маркетинг, продажби, набиране на персонал, обслужване на клиенти, ИТ, човешки ресурси и др. Тези екипи са специализирани в своята област, а програмен мениджърът предоставя дългосрочната стратегия, за да поддържа всички екипи в синхрон с целите и резултатите на програмата.
Въпросът е, че програмен мениджър може да не разполага с всички отговори веднага. Ако се занимавате с нещо, което никога не е правено преди във вашата индустрия или организация, има изключително висока степен на неясни моменти. А програмите са предимно неясни в началото. Ето един реален пример за програма:
Програмата SparkShorts е създадена, за да открива нови разказвачи, да изследва нови техники за разказване на истории и да експериментира с нови производствени процеси. Тези филми са различни от всичко, което сме правили досега в Pixar, и предоставят възможност да се разкрие потенциалът на отделните артисти и техните творчески подходи към кинопроизводството в по-малък мащаб от обичайния за нас.
Програмата SparkShorts е създадена, за да открива нови разказвачи, да изследва нови техники за разказване на истории и да експериментира с нови производствени процеси. Тези филми са различни от всичко, което сме правили досега в Pixar, и предоставят възможност да се разкрие потенциалът на отделните артисти и техните творчески подходи към кинопроизводството в по-малък мащаб от обичайния за нас.
Само първото изречение е изпълнено с въпроси. Не, всички въпроси: Как откриваме разказвачите? Какви са нашите критерии за разказвач? Какъв е обхватът на тези експерименти? Ще се наложи ли тези нови работни процеси да изискват помощ от основния ни екип?
Програмните мениджъри започват с това, което знаят, и постепенно си изясняват останалото. Тъй като не се занимават с всеки проект в детайли (отново, помислете за аналогията с лодката), те разчитат на проектните мениджъри да им предоставят тактическа подкрепа. На високо ниво програмните мениджъри:
- Прилагайте гъвкави методологии в рамките на екосистемата на програмата, за да постигнете бизнес целите си.
- Прилагайте принципи, процеси и експертни познания по темата, за да постигнете резултати.
- Бъдете лидер в мисленето, за да решавате сложни въпроси и да намалявате рисковете
- Създайте бюджета, обхвата и стандартите за качество на програмата
- Съгласувайте или пресъгласувайте резултатите от проектите с резултатите от програмата
- Използвайте показатели, за да информирате и ангажирате редовно заинтересованите страни
- Управлявайте взаимозависимостите между проектите
- Елиминирайте дублиращите се или ненужни усилия
- Разгледайте постъпилите предложения за програми
- Поддържайте документацията на програмата
Какво ще кажете за още няколко примера за програми? ⬇️
Съвети за успешно управление на програми
От стартиращи компании до утвърдени бизнеси, стъпките, необходими за превръщането на идеите в реални организационни резултати, изглеждат прекалено сложни. Колко, колко бързо и как се реализира една програма? Ето три съвета, които можете да приложите още днес, за да създадете успешни и ефективни програми.
Съвет 1: Насърчавайте екипите да изразяват мнението си рано и често
Качеството на нашите човешки умения ни прави по-добри изпълнители и лидери.
Прочетете отново това изречение.
По-рано установихме, че някои програмни мениджъри нямат пряка власт над екипите. Но те носят отговорност за напредъка и резултатите от програмата. Много добри неща произтичат от насърчаването на екипите да изразяват мнението си рано и често:
- Наближаващите пречки се отбелязват и ефективно се разрешават.
- Разнообразните перспективи провокират творчески решения на сложни проблеми
- Членовете получават полезна обратна връзка, за да се подобрят
- Доверието се изгражда органично
Успехът на една програма зависи от работата в екип. Много е важно да се комуникира това от първия ден на жизнения цикъл на програмата, но никога не е късно да се започне. Ако търсите практични съвети за изграждане на ефективна работа в екип, ние сме тук, за да ви помогнем!
Съвет 2: Направете пълна оценка на идеята за програмата
Не приемайте няколко думи, обменени за идея за програма, като зелена светлина! Определянето на програмата е най-критичният етап в нейния жизнен цикъл, защото енергията, парите и ресурсите на вашата организация ще бъдат изразходвани за това голямо начинание. Затова, преди да напишете имейл с вашия мечтан екип в копие, отделете малко време, за да помислите какво ще донесе тази програма.
- На кои бизнес области ще окаже влияние програмата? ( Човешки ресурси, Качество, Маркетинг и др.)
- Какви са потенциалните заплахи и последствия? (Нарушаване на организационните услуги, промяна на обхвата, дезинформация и др. )
- Какво ще повлияе на нашите системи, услуги, инструменти и технологии?
- Коя е целевата аудитория?
Съвет 3: Използвайте най-добрия софтуер за управление на програми
Как изглежда най-добрият софтуер в своя клас? Конкурентни ценови планове и надеждност на платформата? Разбира се, но за успешно управление на програми ще ви трябват и:
- Мощна интеграция с други инструменти за обединяване на данните под един покрив
- Солидна функционалност за зависимост между задачи и проекти
- 360-градусова гледка към цялата работа в компанията
Нека разгледаме № 3: 360-градусова гледка към цялата работа в компанията. Знаете ли колко часа губим седмично, превключвайки контекста и преминавайки от един инструмент към друг? Qatalog и изследователи от Ellis Idea Lab на Корнелския университет направиха изчисления и ето какво откриха в съвременната работна среда:
Броят часове, които губим всяка седмица в търсене на информация, затворена в приложенията.
Процентът на хората, които споделят, че им отнема много време да намерят информацията, необходима за работата им.
⅔
Броят на хората, които споделят, че не са сигурни дали всички отдели използват едни и същи онлайн приложения.
Можете ли да се идентифицирате с това?
Ако раменете ви се чувстват малко тежки, нека променим нещата!
Разбирам, ако сте изморени от софтуера , след като сте пробвали Monday, Asana, Jira и други. Първите няколко седмици са чудесни, но изведнъж екипите се сблъскват с конкуриращи се приоритети и проектите зациклят.
3 функции на ClickUp, от които се нуждаете за управлението на програми
ClickUp е софтуерът за управление на програми, който вашите екипи ще искат да използват всеки ден. С ClickUp те имат контрол върху оптимизирането на производителността си, докато работят съвместно за постигане на инициативите на програмата. Ето три задължителни функции на ClickUp за изпълнение на вашата програма:
1. Цели на ClickUp за свързване на всяка задача с резултатите от програмата
„Целите на ClickUp помагат на всеки член на отдела да се фокусира върху това, което е наистина важно, което е от решаващо значение при пускането на нов продукт на пазара.“
Дарья HYPERVSN
2. Табла на ClickUp за показване на данните
„Използването на Clickup ни помогна най-много, особено с пестенето на време. Преди използвахме система, при която в края на седмицата всеки член на екипа изпращаше седмични отчети по имейл, които се анализираха през уикенда. Но с Clickup постепенно премахваме излишните отчети, като по този начин пестим време, което сега се насочва към по-продуктивни дейности.“
3. Над 15 персонализируеми изгледа за визуализиране на задачи и работни процеси
„Въпреки че на пръв поглед тези функции изглеждат незначителни, те играят огромна роля в запълването на празнината за нас, като се има предвид, че нашите екипи работят дистанционно. С трите различни изгледа в ClickUp нашите клиенти и мениджъри имат 360-градусова представа за това, което се случва на ниво основа, което им позволява да се фокусират повече върху стратегията и креативното мислене, в сравнение с блатото на управлението на задачи и екип.“
Джошуа Розарио Mindshare Digital
Примери за управление на програми в ClickUp
Често ни питат дали ние в ClickUp използваме ClickUp за управление на нашите програми. Честно казано, това е един от любимите ни въпроси, защото ни напомня колко ефективно платформата се справя както с рутинните задачи, така и със сложните, което ни дава възможност да се разрастваме.
Цялата ни работа е взаимосвързана. Работим по едни и същи списъци с проекти и вземаме информирани решения като екип. Всеки има достъп до централизирана информация, за да си свърши работата.
Ето няколко стартирани програми на ClickUp, за чийто успех са били необходими много програмни мениджъри и цялото налично количество студено питие. Екип, можете ли да ми помогнете?
ClickUp разширява екипа си за региона EMEA с 233% ръст на търсенето в Европа
Не губихме време в създаването на основния ни ръководен екип за региона EMEA, като привлякохме изключителни таланти, които постигат резултати, като същевременно поддържат фокуса върху нашата основна ценност „забавлявай се, намери радост и бъди себе си“.
Вече разполагаме със солидна база от служители в региона, като членовете на екипа са разпръснати из цяла Европа. Наемаме най-добрите хора за работата и използваме ClickUp, за да гарантираме, че нашите екипи са изключително продуктивни, когато не работят на едно място. Ние сме дълбоко ангажирани с изграждането на бизнеса, като в основата му са сътрудничеството, културата и общността. ”
Не губихме време в създаването на основния ни ръководен екип за региона EMEA, като привлякохме изключителни таланти, които постигат резултати, като същевременно поддържат фокуса върху нашата основна ценност „забавлявай се, намери радост и бъди себе си“.
Вече разполагаме със солидна база от служители в региона, като членовете на екипа са разпръснати из цяла Европа. Наемаме най-добрите хора за работата и използваме ClickUp, за да гарантираме, че нашите екипи са изключително продуктивни, когато не работят на едно място. Ние сме дълбоко ангажирани с изграждането на бизнеса, като в основата му са сътрудничеството, културата и общността. ”
ClickUp University, безплатна онлайн платформа за обучение
Нашата цел с ClickUp University (CUU) е проста: да помогнем на нашата общност да постигне целите си по-бързо, да спести време, да продължи да расте с 1% в своята област всеки ден и да елиминира ненужните разочарования, причинени от неефективността на работата.
Независимо дали сте нови в ClickUp или сте с нас от години, CUU ще ви помогне да придобиете знанията и практическия опит, от които се нуждаете, за да създадете идеалния си работен процес и да повишите производителността си.
Ще научите как да използвате ClickUp, как да го персонализирате, за да отговаря на нуждите на вашия проект и предпочитанията ви за работния процес, и ще станете суперпродуктивен гуру на ClickUp, който спестява време.
Нашата цел с ClickUp University (CUU) е проста: да помогнем на нашата общност да постигне целите си по-бързо, да спести време, да продължи да расте с 1% в своята област всеки ден и да елиминира ненужните разочарования, причинени от неефективността на работата.
Независимо дали сте нови в ClickUp или сте с нас от години, CUU ще ви помогне да придобиете знанията и практическия опит, от които се нуждаете, за да създадете идеалния си работен процес и да повишите производителността си.
Ще научите как да използвате ClickUp, как да го персонализирате, за да отговаря на нуждите на вашия проект и предпочитанията ви за работния процес, и ще станете суперпродуктивен гуру на ClickUp, който спестява време.
LevelUp от ClickUp (издание 2021)
За LevelUp, макар че всичко беше направено вътрешно, трябваше да интегрираме процеса на използване на външни трети страни, като продуцентски компании и услуги за стрийминг на живо. Затова създадохме специални списъци – ключът към цялостната организация на това събитие.
Създадохме основен списък и направихме някои задачи публични за нашите партньори. Поканихме гости и позволихме на нашите партньори да координират задачите. Това ни позволи да работим по-бързо, отколкото ако използвахме няколко инструмента, включително имейл. Можете ли да си представите да преглеждате хиляди имейли? ClickUp реши всички тези проблеми за нас.
За LevelUp, макар че всичко беше направено вътрешно, трябваше да интегрираме процеса на използване на външни трети страни, като продуцентски компании и услуги за стрийминг на живо. Затова създадохме специални списъци – ключът към цялостната организация на това събитие.
Създадохме основен списък и направихме някои задачи публични за нашите партньори. Поканихме гости и позволихме на нашите партньори да координират задачите. Това ни позволи да работим по-бързо, отколкото ако използвахме няколко инструмента, включително имейл. Можете ли да си представите да преглеждате хиляди имейли? ClickUp реши всички тези проблеми за нас.
Успехът на нашите програми не би бил възможен без разнообразната група от програмни мениджъри и екипи, които комуникират заявките и споделят обратна връзка бързо и ефективно. И искаме същото за вас. 🤝
Постигнете най-големите си организационни цели с ClickUp
ClickUp е всемогъщ софтуер, с който можете да координирате големите си идеи, да следите напредъка в реално време и да управлявате проектите си с пълна прозрачност. С ClickUp и управлението на програми ще създадете здрав и високофункционален екип още от първия ден!
Нашият екип е тук, за да ви помогне, ако имате конкретен случай на употреба и се нуждаете от подкрепа. Честно казано, можем да говорим за програми целият ден и обичаме да се срещаме с други хора, които също го правят! 👋